• 08123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive SPMI

Memberi Solusi bagi Pengembangan Mutu Pendidikan & SPMI

Sukses SPMI Pendidikan Unggul

“Sukses SPMI Pendidikan Unggul”


Tips Sukses SPMI #7:

“Jadilah Bagian dari Solusi…”

Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah“. Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim SPMI mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota organisasi dalam lembaga pendidikan.

Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target

Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.

Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk  pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.

Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda. SPMI akan berhasil bila anggota organisasi memiliki motivasi kerja yang unggul.

Mutu Pendidikan

Apabila standar SPMI sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.

Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI

Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar SPMI yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan,  rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.

APAKAH ANDA BAGIAN DARI SOLUSI?
  • Bagaimana Anda, secara khusus, dapat menggunakan waktu pertemuan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda adalah “bagian dari solusi”?
  • Apa pengertian menjadi “bagian dari solusi” bagi tim Anda, bagi departemen Anda dan bagi organisasi Anda?
  • Apa langkah-langkah inovasi Anda agar SPMI menjadi Unggul?

Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI Pendidikan Unggul” semoga bermanfaat.


mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Audit Mutu Internal Pendidikan

Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?

“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.

Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.

Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi  dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.

Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.

Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.

Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.

Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.

Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.

Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.

Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

“Kendala Budaya Mutu Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Membangun budaya mutu yang kuat tentu saja tidak mudah, perlu ada strategi dan pola kepemimpinan yang kuat. Tidak sedikit dijumpai, lembaga pendidikan memiliki budaya mutu yang kokoh dan ada pula yang lemah dalam membangun budaya mutu.

Mengapa budaya mutu di masing-masing organisasi berbeda-beda? Dalam kehidupan organisasi (misal pendidikan) faktor pendukung dan penghambat budaya mutu menjadi sesuatu yang alamiah. Hal ini lahir disebabkan adanya pro dan kontra dari masing-masing kepentingan.


Power Point (PDF):

Penghambat Mutu Pendidikan

Instagram: @mutupendidikan


Berikut akan diuraikan beberapa permasalahan dan kendala dalam membangun budaya mutu organisasi pendidikan, baik di perguruan tinggi, mapun di sekolah dasar dan sekolah menengah.

Contoh Penghambat Budaya Mutu

  1. Resiko Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium
  2. Rekrutmen pegawai berbasis kolusi, korupsi, nepotisme (KKN)
  3. Rendahnya budaya disiplin
  4. Pemasungan kreatifitas SDM di lembaga pendidikan (perguruan tinggi/sekolah)
  5. Budaya Aji Mumpung (Bersikap Adigang, Adigung dan adiguna)
  6. Orientasi materialitas bukan pengembangan Tradisi akademik
  7. Perpustakaan dianggap hanya sebatas pelengkap akreditasi
  8. Pembiaran budaya negatif seperti egois, pesimis, sentimen dan materialitas
  9. Merasa nyaman dengan kondisi gagap teknologi
  10. Pengambilan keputusan tidak berbasis data
  11. Manipulasi dokumen Akreditasi
  12. Menghabiskan anggaran di akhir tahun (agar terserap)
Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium

Pengambilan keputusan lewat forum yudisium berarti lebih menitikberatkan pada aspek “kebijakan rapat pimpinan” untuk memutuskan siapa saja yang berhak untuk lulus, diterima atau dimuluskan dalam suatu seleksi. Rapat yudisium beresiko pada budaya mutu, bila keputusan tidak berdasarkan standar yang telah disusun.

Rekrutmen pegawai berbasis KKN

Tradisi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) juga sering menjadi penghambat peningkatan mutu pendidikan. Pemilihan pejabat (rektor/dekan/kepa sekolah), penerimaan guru / dosen, tenaga kependidikan tidak melalui ujian secara selektif melalui uji kompetensi, wawancara  maupun tes psikologi. Demikian pula untuk menerimaan mahasiswa / siswa baru, dapat beresiko terjadinya KKN.

Lemahnya Tradisional Disiplin
  • Misalnya disiplin untuk masuk kelas tepat waktu, disiplin untuk menyerahkan laporan tepat waktu. dll
  • Rendahnya disiplin mengejar target yang telah ditetapkan, seperti terlambat meraih gelar doktor, guru besar, atau tertinggal dalam update kapasitas penguasaan keilmuan dll.
  • Lemahnya tradisi disiplin bagi tenaga kependidikan, beresiko tidak dapat berkembang dan tidak siap bersaing dalam menghadapi dunia global.
Pemasungan kreativitas

            Pemasungan kreativitas SDM di lembaga pendidikan, kerap terjadi pada pihak-pihak akibat gejolak perpolitikan yang tidak sehat. Misal: Seorang dosen tidak mendapatkan proyek penelitian karena ia bukan tim sukses dalam pemilihan rektor.

Budaya Aji Mumpung

Budaya “Aji mumpung” beresiko untuk merusak budaya mutu pendidikan. Aji Mumpung berasal dari bahasa jawa yakni menghandalkan sesuatu yang melekat pada dirinya. Misal Bapaknya menjabat sebagai pemimpin pada suatu lembaga pendidikan, anak-anaknya termasuk kerabat dengan mudah memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti rekruitmen, tender proyek dll.

Baca juga: Penilaian Kinerja Dosen berbasis Peningkatan Mutu Akademik

Orientasi pada Materialitas

Bekerja yang sarat dengan budaya trasaksional. Semua diukur dengan materi atau umbalan, ada gula ada semut, ada imbalan ada kerja. Sistim imbalan memang penting, namun kalau semua diukur secara transaksional, iklim budaya mutu yang mendorong layanan yang berkualitas tidak akan bisa maksimal. Perlu budaya memberi (giving), saling menolong, nilai-nilai berbagi, nilai-nilai pelayanan dll.

Perpustakaan Sebagai Pelengkap Akreditasi

Perpustakaan dalam sebuah institusi pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berposisi sebagai jantung kehidupan ilmiah yang harus terus dikembangkan. Pengembang perpustakaan harus secara menyeluruh dari aspek SDM, gedung, koleksi, sarpras dll. Semua itu  tentu memerlukan perhatian dan dukungan seluruh stakeholder.

Baca juga: SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu

Budaya Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis

Dalam organisasi manapun, sikap Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis dapat terjadi pada beberapa orang karyawan. Demikian pula pada institusi pendidikan, pudaya negatif diatas, dapat terjadi antar pegawai maupun antar guru / dosen.  

Nyaman Dengan Kondisi Gagap Teknologi

Misalnya tuntutan seorang dosen harus mampu menciptakan penemuan ilmiah sekaligus harus menyampaikan dalam forum ilmiah tampaknya tidak terlepas dari peran dan perangkat teknologi. Pembelajaran saat ini lebih bersifat Learning by doing yang mengedepankan  action dari  setiap peserta didiknya. Guru merasa nyaman saja bila tidak dapat berpartisipasi aktif dengan program online learning (LMS).

Pengambilan Keputusan Tidak Berbasis Data

Pengambilan keputusan diupayakan melalui sumber data yang lengkap serta analisa yang tepat. Namun realita yang terjadi, sering kali lembaga pendidikan terkadang miskin data dan dokumen. Dari data yang tidak lengkap tersebut, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.

Manipulasi Dokumen Akreditasi

Basis-Basis Kebohongan untuk manipulasi dokumen akreditasi, misal:

  1. Kebohongan berbasis dokumen
  2. Kebohongan berbasis fasilitas

Misal: Menyulap ruang kantor, ruang dosen, laboratorium, perpustakaan, ruang kelas dan sarana fisik lainnya yang statusnya milik jurusan lain diakui menjadi milik prodi.

Menghabiskan Anggaran Di Akhir Tahun

Orientasi pelaksanaan kegiatan ini sekedar menghabiskan anggaran agar dianggap sukses dalam penyerapan anggaran sekaligus dana yang telah dianggarkan tidak dikembalikan kepada Negara (Institusi Pendidikan Negeri). Disamping pihak pengelola/ manajemen tetap memperoleh keuntungan pribadi atas terlaksananya kegiatan tersebut. Apakah kegiatan ini dapat dipastikan efektif dan efisien?

Demikian, semoga penjelasan singkat ini bermanfaat…Aamiin.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

mutupendidikan.com


Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Manual PPEPP dalam SPMI

Manual PPEPP dalam SPMI

“Manual PPEPP dalam SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Big Picture MODEL PDCA ini insyaAllah akan sangat membantu. Dengan mengikuti alur dalam model ini, kita akan mudah untuk mengembangkan SPMI melalui proses Kaizen. Model ini dapat pula diterapkan tidak hanya di Perguruan tinggi, dapat pula di implementasikan di SMA, SMP maupun Pendidikan SD.

SPMI
MODEL PDCA untuk pengembangan SPMI
Proses PDCA

Agar proses Kaizen (perbaikan terus menerus) dapat berjalan dengan baik, konsep Sistem Manajemen Mutu mengenalkan empat fungsi penting TQM (Total Quality Mangement) yang dikenal dengan PDCA:

  • Plan: Meletakkan Standar, sasaran serta proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Melakukan
  • Do: Implementasi proses sesuai standar yang telah ditetapkan.
  • Check: Memantau dan mengevaluasi proses/ standar dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
  • Act: Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses/standar untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Manual PPEPP

Prosen kaizen dalam SPMI Perguruan Tinggi menggunakan manual SPMI yang dikenal dengan istilah PPEPP. Sedangkan untuk Dikdasmen menggunakan konsep PDCA.

Manual PPEPP- SPMI  pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan mengelolaan standar melalui mekanisme PDCA (Kaizen):

  1. Tahap Penetapan (P) Standar: Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang berwenang pada Lembaga Pendidikan
  2. Tahap Pelaksanaan (P) Standar: Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
  3. Tahap Evaluasi (E) Standar: Pada tahap ini, pihak yang yang bertanggung jawab melakukan proses evaluasi terhadap masing-masing standar. Tahap ini dapat dilakukan melalui kegiatan Monev, yang didalamnya terkandung juga kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
  4. Tahap Pengendalian (P) Standar: Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal  tentang pelaksanaan standar.
  5. Tahap Peningkatan (P) Standar: Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus  ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.
Garis Besar isi Manual SPMI
  1. Tujuan dan maksud Manual SPMI.
  2. Luas lingkup Manual SPMI.
    • Manual Penetapan Standar;
    • Manual Pelaksanaan Standar;
    • Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Peningkatan Standar.
  3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
  4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu
  5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai manual SPMI.
  6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
  7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI.
  8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Demikian sekilas info tentang Model PDCA dan Manual PPEPP. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Info Pelatihan SPMI

mutupendidikan.com


Instagram: @mutupendidikan

Kendala utama implementasi SPMI

Quo Vadis SPMI

Kendala utama implementasi SPMI


Mengapa beberapa lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) yang menerapkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI), belum mendapatkan hasil yang diharapkan?

Program penjaminan mutu (SPMI) telah dilaksanakan, perangkatnya telah disiapkan, dokumennya telah dibangun, investasi jutaan rupiah telah dikeluarkan, namun perbaikan mutu yang diharapkan tidak kunjung dapat dirasakan dan tidak ada perubahan signifikan, bahkan tragisnya semua pelaksana menjadi apatis, mengapa hal ini dapat terjadi?

Dari begitu banyak problem/ kendala implementasi SPMI diantarannya adalah sbb:

  • Lemahnya komitmen dari otoritas institusi pendidikan (PT, Sekolah dan Madrasah)
  • Lemahnya dasar hukum untuk menjamin legalitas pelaksanaan SPMI-PT & SPMP Sekolah /Madrasah.
  • Gaya kepemimpinan yang kurang optimal
  • Keterbatasan jumlah dan kompetensi SDM pada PT/ Sekolah yang paham tentang SPMI secara utuh dan benar.
  • Ketidak-pedulian dari para pemangku kepentingan internal tentang pentingnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan.
  • Budaya penolakan (resistance) yang kuat terhadap setiap perubahan, termasuk perubahan ke arah perbaikan mutu, dari pejabat struktural, dosen, guru maupun tenaga kependidikan.
  • Kelemahan dalam sosialisasi terhadap seluruh pemangku kepentingan, termasuk juga kesalahan strategi pengelolaan organisasi.
  • Sikap dan pendapat bahwa tanggungjawab untuk menjamin, meningkatkan, dan membudayakan mutu hanya terletak pada Pimpinan atau para pejabat struktural, dan bukan pada setiap individu yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.
  • Kelemahan dalam merumuskan isi kebijakan, standar dan manual SPMI, termasuk kelemahan dalam perumusan indikator Sasaran keberhasilan yang terukur.
  • Ketidak-siapan sarana dan prasarana di bidang teknologi informasi.
  • SPMI hanya diterapkan secara formalitas belaka, Standar dan dokumen SPMI lainnya disusun sekedarnya, budaya mutu tidak dibangun sesuai kebijakan SPMI yang telah dibangun.

Baca juga:

Pengelolaan, Kepemimpinan, dan Pemberdayaan

Kebijakan SPMI dan Permasalahannya

Quo Vadis SPMI

Demikian sekilas informasi tentang Kendala utama implementasi SPMI, semoga bermanfaat.

________________________

Instagram: @mutupendidikan

Training & Development

spmi motivasi kerja budaya mutu

Motivasi Kerja & Budaya Mutu

“Motivasi Kerja & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja di dalam organisasi (lembaga pendidikan). Motivasi merupakan kondisi atau energi yang menggerakkan diri pegawai/karyawan/guru/dosen yang terarah atau tertuju untuk mencapai tujuan organisasi (lembaga pendidikan).

Instagram: @mutupendidikan

Sikap mental pegawai yang pro dan positif terhadap situasi-kondisi kerja itulah yang memperkuat motivasi pegawai untuk mencapai prestasi kerja yang maksimal.

______________________________________

Power Point (PDF):

SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu

______________________________________

Secara umum, teori-teori motivasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok besar yaitu teori motivasi dengan pendekatan isi/kepuasan (content theory), teori motivasi dengan pendekatan proses (process theory) dan teori motivasi dengan pendekatan penguatan (reinforcement theory)

Teori-teori tersebut dapat diimplementasikan pada berbagai bentuk lembaga pendidikan, baik Perguruan Tinggi, Sekolah maupun madrasah.

Keberhasilan implementasi SPMI, tidak luput dari sejauh mana pimpinan organisasi pendidikan mampu menerapkan teknik-teknik motivasi yang tepat dalam mengelola sumber daya manusia.

Penerapan teknik motivasi yang sesuai akan mampu meningkatkan produktivitas kerja, meningkatkan kualitas Sistem manajemen Mutu pendidikan dan membantu membangun Budaya Mutu pendidikan dan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal)

Pencapaian Standar SPMI akan sulit dicapai bila anggota organisasi (tenaga struktural, dosen, guru, tenaga kependidikan) tidak memiliki motivasi kerja yang tinggi. Inilah tantangan yang dihadapi organisasi pendidikan saat ini.

Pimpinan lembaga pendidikan, wajib menggerakan seluruh anggota organisasi agar dapat bekerja dengan kinerja yang tinggi. Kinerja ini diwujudkan dalam pencapaian standar SPMI yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk memahami lebih dalam tentang teori-teori motivasi, berikut dapat di unduh materi SlideShare file power point (PDF) pada tautan diatas.

Baca juga: Perencanaan Karir & Budaya Mutu

Demikian, semoga bermanfaat dan berkah selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development


Dapatkan Slideshare Budaya Mutu:

Silahkan di klik: Membangun Budaya Mutu


Dapatkan informasi terkait: Pelatihan / Bintek / Training / Training Kerja / Pelatihan kerja / Lokakarya / Workshop / Mutu / Pendidikan / Kualitas / Guru / Dosen / karyawan / Pegawai / manajemen / Kepemimpinan / Leadership / Motivasi / Sistem / Budaya / Komunikasi / Teori Motivasi

Mutu dan proses Benchmarking Lembaga Pendidikan

Benchmarking Mutu Pendidikan

Benchmarking Mutu Pendidikan

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk mengenal dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara-cara atau  “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk.

Benchmarking dapat dilakukan untuk produk,  proses produksi, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi/perusahaan.

Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Tolok Ukur” atau “Patokan”. Benchmarking adalah proses mengidentifikasikan “Best Practice” terhadap suatu produk/jasa dan proses produksinya hingga produk tersebut dikonsumsi.

Baca juga: SPMI dan Kegagalan Benchmarking

Benchmarking memberikan gambaran yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang sejenis maupun dengan industri-industri yang lain.

Proses Benchmarking

Proses Benchmarking adalah proses yang mencoba melihat/mempelajari faktor luar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana pihak lain mencapai tingkat kinerja dan memahami proses-proses kerja yang mereka gunakan.

Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik keberhasilan/ kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Apabila diimplementasikan dengan benar, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi/lembaga untuk meningkatkan prestasi/ kinerja organisasinya maupunpun proses-proses didalamnya.

Jenis Benchmarking

Benchmarking dapat dilakukan kedalam organisasi (secara Internal), yang dilakukan adalah membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi.

Sedangkan Benchmarking eksternal adalah membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat pula dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain :

  • Strategic Benchmarking, adalah Benchmarking yang mencoba mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
  • Product Benchmarking, adalah yaitu Benchmarking yang membandingkan produk atau layanan pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
  • Process Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
  • Functional Benchmarking, adalah Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
  • Financial Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
  • Performance Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.

Tahapan Benchmarking:

  • Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
  • Menganalisis/ mempelajari proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
  • Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
  • Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memcontoh/ mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Baca juga: Pengendalian Proses Statistik

Benchmarking Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan, baik pendidikan tinggi, sekolah dan madrasah, juga sangat dianjurkan untuk melakukan proses benchmarking. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, kegiatan benchmark perlu diselenggarakan sebagai salah satu program Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Dalam lingkungan yang semakin disrupsi saat ini, lembaga pendidikan tidak boleh cepat merasa puas dengan prestasi yang telah dihasilkan selama ini. Lengah sedikit, maka akan ketinggalan dalam memberikan layanan terbaik untuk stakeholdernya.

Dengan mengimplementasikan proses benchmarking, manajemen akan memperoleh bahan-bahan yang valid untuk pengambilan keputusan untuk melakukan continuous improvement.

Pakar Benchmarking, Robert Camp dalam bukunya, mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, antara lain :

  1. Memilih Subyek Benchmarking, misal benchmarking tentang:
    • Proses belajar mengajar di PT lain.
    • Proses Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
    • Proses Penerimaan Mahasiswa baru
    • Proses Layanan Perpustakaan
    • Proses layanan Perpustakaan online
    • Kuliah jarak jauh (distance learning)
    • Proses pengelolaan keuangan
    • Proses kerjasama luar negeri dll
  2. Menentukan Proses-proses yang akan di teliti
  3. Mengidentifikasikan Mitra/partner yang berpotensi untuk dibandingkan
  4. Mengidentifikasikan sumber-sumber data
  5. Mengumpulkan data-data
  6. Menentukan kesenjangannya yang terjadi
  7. Menetapkan perbedaan proses
  8. Target kinerja yang diharapkan
  9. Melakukan Komunikasi dengan berbagi pihak terkait
  10. Penetapkan Tujuan
  11. Menerapkan/ implementasi
  12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Baca juga: Kunjungan Bisnis & Pendidikan ke Jepang

Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana lembaga pendidikan perlu melakukan kegiatan Benchmarking?
  2. Proses-Proses apa saja yang menurut saudara perlu dilakukan bencmarking?
  3. Apa saja kendala yang mungkin dihadapi ketika melakukan Benchmarking lembaga pendidikan?

Untuk memahami lebih dalam tentang metodologi Benchmarking, berikut dapat di unduh/ download ppt materi berikut ini:

Klik Link dibawah ini:

Demikian uraian singkat tentang Benchmarking Mutu Pendidikan, semoga bermanfaat dan berkah selalu.

______________________________

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Mutu Pendidikan dan Manajemen konflik

SPMI & Manajemen Konflik

“Mengelola SPMI & Manajemen Konflik”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

mutupendidikan.com – Setiap lembaga pendidikan selalu memiliki tujuan, proses-proses dan sumber daya. Dalam mengelola 3 hal tersebut seringkali manajemen dihadapkan dengan situasi konflik yang menuntut untuk diselesaikan secara konstruktif, baik itu konflik antar individu, antar kelompok, maupun antar organisasi.


Power Point (PDF):

Mengelola SPMI & Manajemen Konflik

IG: @mutupendidikan


SPMI & Manajemen Konflik

Lembaga pendidikan yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentu saja berpotensi menghadapi situasi konflik yang tidak nyaman.

Contoh Konflik SPMI
  • Konflik dalam penetapan Visi & Misi Organisasi
  • Konflik dalam penetapan standar SPMI
  • Konflik dapam pencapaian indikator Standar SPMI
  • Konflik dalam implementasi manual PPEPP
  • Konflik dalam menetapkan status temuan Audit Mutu Internal
  • Konflik dalam pelaksanaan SOP & Instruksi kerja
  • Konflik dalam mencari akar masalah disaat Tinjauan Manajemen
  • Konflik dalam pengelolaan formulir & arsip SPMI dll.

Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus mengembangkan teknik-teknik manajemen konflik yang fungsional sehingga konflik tersebut dapat diselesaikan secara kondusif dan mampu mendorong pencapaian sasaran organisasi dengan baik.

Robbins (2006:545) menyatakan konflik sebagai proses yang bermula ketika satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan segera mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi keperdulian pihak pertama.

Manajemen Konflik merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi SPMI. Jika konflik dikelola secara sistematis dapat berdampak positif yaitu, memperkuat hubungan kerja sama, meningkatkan kepercayaan dan harga diri, mempertinggi kreativitas dan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan kerja.

Baca Juga: Politik & Konflik Organisasi

Tujuan manajemen konflik adalah untuk mencapai kinerja yang optimal dengan cara memelihara konflik tetap fungsional dan meminimalkan akibat konflik yang merugikan. Mengingat kegagalan dalam mengelola konflik dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, maka pemilihan teknik pengendalian konflik perlu menjadi perhatian pimpinan organisasi.

Manajemen Konflik

Mengelola konflik berarti kita harus meyakini bahwa konflik memiliki peran dalam rangka pencapaian sasaran secara efektif & efisien. Mengelola konflik perlu skala prioritas, agar tidak menimbulkan kekacauan dalam koordinasi & integrasi antar fungsi/divisi dalam organisasi

3 Hal pokok dalam konflik

3 hal pokok yang perlu di perhatikan dalam manajemen konflik adalah:

  1. KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelompok yang dibiarkan memuncak.
  2. KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda
  3. ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu pihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain
4 strategi penyelesaian konflik

4 Strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola konflik adalah Menghindar, Memperhalus, Memaksa dan Berkolaborasi. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:

  1. Menghindar (Denial) : menarik diri secara fisik dan mental dari konflik yang terjadi
  2. Memperhalus (smoothing) : mengakomodasikan kepentingan pihak lain
  3. Memaksa (fight) : menggunakan taktik kekuasaan untuk memenangkan konflik
  4. Kolaborasi : menghadapi konflik secara langsung dan menyelesaikannya dengan cara memuaskan semua pihak.

Untuk penjelasan bahan dalam bentuk Power Point (PDF) silahkan diunduh file slideshare diatas.

Pertanyaan Penutup
  1. Bagaimana dampak kegagalan manajemen konflik terhadap program implementasi SPMI?
  2. Bagaimana peran Rektor / Kepala Sekolah dalam mengelola Konflik dalam organisasi pendidikan?

Demikian, semoga materi singkat ini bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami