• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive Audit Mutu Internal

Temuan Audit Mutu Internal dalam SPMI dan ISO 21001

Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal

“Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Lembaga Pendidikan diwajibkan menjalankan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI). Ketika menjalankan tugas audit, seringkali auditor mendapatkan beberapa temuan (finding). Jenis temuan dapat bermacam-macam, diantaranya:

  1. Temuan Positif
    • Good Practice; Prestasi
    • Conformities; kesesuaian
  2. Temuan negatif
    • Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
      • Major (berat)
      • Minor (ringan)
  3. Observasi (OB)
    • Peluang untuk perbaikan (Opportunities for Improvement)

_________________________________

_________________________________

Jenis-Jenis Temuan

Temuan Positif (kesesuaian):

Ketika mendapatkan temuan positif. Auditor harus mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, kesesuaian yang ditemukan. Jadi jangan hanya temuan negatif (non-conformities) saja yang dicatat, namun juga temuan-temuan positif.

Contoh Temuan-temuan positif seperti:
  • Standar di tingkatkan dan di update sesuai tuntutan perubahan.
  • Kesesuaian program dengan standar.
  • Indikator standar dapat dicapai.
  • Target standar berhasil dilampaui.
  • SOP dijalankan dengan benar.
  • Target SOP dilampaui.
  • Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik.
  • Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
  • Formulir digunakan dengan baik.

Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal.

Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif. Hal ini sesuai dengan teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu

Temuan Ketidak sesuaian (KTS):
Kategori Berat:
  • KTS yang menghambat keberhasilan sertifikasi, akreditasi atau registrasi.
  • KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT
  • KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa
  • KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
Kategori Ringan:
  • KTS yang mudah diperbaiki/diralat
  • KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan.
  • KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi dll.
Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana peran Audit Mutu Internal bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
  2. Jenis-jenis temuan apa saja yang ditemukan saat kegiatan AMI?
  3. Bagaimana cara mencatat temuan audit  dengan benar ?
  4. Bagaimana cara menulis PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)?

Untuk mengenal lebih dalam tentang temuan-temuan audit dan aspek-aspeknya, silahkan diunduh file Slideshare diatas.

Demikian uraian singkat tentang Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal. Semoga bermanfaat & salam sukses selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_________________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Explore: Info Pelatihan

Mutu Pendidikan

Selamat datang di website mutupendidikan.com

Assalaamu’alaikum Wr.Wb.

Bapak Ibu Pengiat Mutu Pendidikan yang kami hormati.

Kami mengucapkan terima kasih atas kunjungan ke Website kami.

Website ini di desain agar komunikatif dan mudah dinavigasi.

Website ini diharapkan dapat menjadi wadah bersama untuk berbagi pengalaman terkait pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP), Pengembangan Manajemen Sekolah dan Pengembangan Kualitas Dosen dan di Indonesia

Masukan, kritik dan saran Bapak, Ibu sangat kami harapkan untuk perbaikan website ini di kemudian hari.

Semoga Allah SWT, meridhoi langkah ini, Aamiin.

Mari bersemangat untuk Membangun Mutu Pendidikan Indonesia.

Alamat resmi website kami:

mutupendidikan.com 

Hormat kami,

Admin,

Dapatkan informasi terkait: SPMI / SPMP / SNP / Mutu Pendidikan / Penjaminan Mutu / Sekolah / SD / SMP / SMA / SMU / Bimtek / Pelatihan / Training / Perguruan Tinggi / Lokakarya / Jakarta / Surabaya / Yogyakarta / Bandung / Audit Mutu Internal / 5 R / Pelayanan Prima / Sasaran Mutu / Balance scorecard / Manajemen / Strategi


VISI KAMI

Menjadi partner aktif bagi Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah di Indonesia dalam membangun Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan yang efektif dan efisien.

MISI:

Menyediakan layanan tepat guna bagi pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal (SPMI / SPME / SPMP) Institusi Pendidikan di Indonesia.

Menyediakan modul-modul praktis guna memudahkan proses pembelajaran SPMI/SPMP Institusi Pendidikan Indonesia.

Menyediakan jasa konsultasi dan pelatihan SPMI/SPMP yang sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah/ SMA/SMP/SD/Institusi Pendidikan di Indonesia.

MOTTO KAMI:

“Senantiasa bergerak dan berempati untuk menebar manfaat bagi Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah/ Institusi Pendidikan di Indonesia”

KLIEN KAMI:

Meliputi Perguruan Tinggi, SMA, SMP dan Sekolah Dasar di Indonesia

KONTAK:

Untuk informasi Pelatihan & Proposal In-House Training silahkan kontak Customer Service kami (Klik disini)


Audit Mutu INternal

Formulir Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Audit Mutu Internal Pendidkan

Yang terhormat kawan-kawan SPMI…

Setelah proses audit mutu dilakukan, auditor perlu menuangkan temuan-temuan yang diperoleh ke dalam formulir PTK (Permintaan Tindakan Koreksi). Bagi kawan-kawan PJM yang belum memiliki formulir PTK, berikut kami share contoh formulir PTK untuk menjadi bahan pertimbangan.

Berikut contoh fomulir PTK, silahkan diunduh:

  1. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi Model 1
  2. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi Model 2

Demikian, semoga bermanfaat.

Hormat kami,

Admin,

mutupendidikan.com


Untuk Informasi Pelatihan/In-House Training/Pendampingan Audit Mutu Internal

Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)


Audit Mutu Internal

Klasifikasi Audit Mutu Internal untuk Lembaga Pendidikan

“Mengenal Klasifikasi bentuk Audit Mutu Internal”

 بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Audit Mutu Internal adalah Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri.

Silahkan diunduh tautan berikut ini:

____________________________

Power Point (PDF):

Klasifikasi Audit Mutu

____________________________

Tujuan Audit Mutu Internal Pendidikan
  1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik /proses akademik serta proses non akademik pada Universitas/Sekolah/Madrasah.
  2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu Universitas/ Sekolah/ Madrasah telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu pendidikan tersebut.
  3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangannya secara profesional berkelanjutan.
AMI vs AMAI
  • AMI: Audit Mutu Internal (AMI), digunakan apabila ruang lingkup yang diaudit meliputi semua aspek dalam organisasi (akademik dan non akademik).
  • AMAI: Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), digunakan apabila ruang lingkup yang di audit hanya sebatas fungsi AKADEMIK
Proses AMI mengikuti siklus sebagai berikut
  1. Menetapkan tujuan audit
  2. Merencanakan audit tahunan
  3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
  4. Membentuk tim audit
  5. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (Audit Sistem)
  6. Menyelenggarakan rapat tim audit
  7. Menetapkan jadwal audit
  8. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit Kepatuhan)
  9. Menyusun laporan audit (Temuan, KTS, OB & PTK)
  10. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Frekuensi Audit Mutu Internal

Seberapa sering kegiatan AMI dilakukan? Tentu saja pertimbangan “Manajemen Resiko” perlu menjadi rujukan utama. Semakin beresiko suatu kegiatan ( proses), semakin perlu lebih sering dilakukan kegiatan audit.

Pertimbangan lain untuk menentukan frekuensi AMI adalah sbb:

  • Atas permintaan klien.
  • Sesuai persyaratan peraturan.
  • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.
  • Terdapat perubahan sistem.
  • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.
  • Sesuai dengan manajemen resiko
3 Tipe Audit
  1. Audit tipe pertama (audit internal)
  2. Audit tipe kedua (audit eksternal)
  3. Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)

Baca juga: Pengenalan Audit Mutu Internal (AMI)

Bagaimana penjelasan lebih lanjut, silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Demikian uraian singkat tentang Klasifikasi Audit Mutu Internal, semoga bermanfaat & Salam Mutu

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan

Tips komunikasi audit SPMI

Tips Komunikasi Auditor SPMI

“Tips Komunikasi Auditor SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.

Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:


Unduh:

Kiat Komunikasi Auditor SPMI


Syarat Sukses AMI

Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:

  • Auditor harus berpengalaman. Tanpa pengalaman yang cukup, proses auditor tidak dapat maksimal. Oleh karena itu auditor pemula harus didampingi auditor senior yang sudah memiliki pengalaman.
  • Auditor harus terlatih. Audit wajib telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, agar trampil dalam menjalankan kegiatan audit dengan baik.
  • Program audit lengkap. Misalkan, ada proses perencanaan, ada audit sistem (desk evaluation), ada audit visitasi, dll.
  • Jumlah auditor harus mencukupi. Bila tim auditor terlalu sedikit, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan untuk mencetak calon-calon auditor baru. Berikut link info tentang pelatihan calon auditor: Info Pelatihan
  • Harus ada komitmen dari pihak manajemen. Benar sekali, tanpa adanya komitmen dari semua pihak, khususnya dari pimpinan, proses audit mutu internal akan mengalami kegagalan.
Kegagalan  komunikasi

Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:

  • Auditor merespon Auditee  terlalu cepat.
  • Auditor merespon  Auditee dengan emosi.
  • Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
  • Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
  • Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
  • Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
  • Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
  • Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.
Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.

Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Tips berkomunikasi Bagi Auditor

Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:

  • Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
  • Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
  • Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
  • Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
  • Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
  • Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi
Diskusi

Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?

Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

___________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan

Audit Mutu Internal Pendidikan

Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?

“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.

Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.

Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi  dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.

Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.

Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.

Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.

Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.

Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.

Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.

Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Kode Etik Auditor Mutu Internal Institusi Pendidikan

Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)

“Contoh Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Lembaga Pendidikan Seperti Perguruan Tinggi, Sekolah & Madrasah perlu merumuskan kode etik auditor (KEA) yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI)

Tujuan perumusan KEA ini untuk mendorong budaya etis di kalangan profesi auditor mutu internal. Kode etik ini diperlukan oleh profesi auditor mutu internal untuk menumbuhkan kepercayaan terhadap tim auditor yang akan melaksanakan tugas audit.

________________________

Contoh Kode Etik Auditor

________________________

Asas-Asas

Auditor harus menerapkan dan memegang teguh asas-asas berikut.

  1. Asas Kerahasiaan.
  2. Asas Integritas.
  3. Asas Objektivitas.
  4. Asas Kompetensi.
  5. Asas Independen.

“I don’t think of myself as a role model for others, but I like to live my life by my own integrity…”

Asas Kerahasiaan
  • menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas.
  • menghindari penyalahgunaan informasi yangdiperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etikakelembagaan.
Asas Integritas
  • melaksanakan audit dengan jujur dan  bertanggung jawab.
  • mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku.
  • menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor atau mendiskreditkan organisasi teraudit.
  • menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit.
Asas Objektivitas
  • menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu internal.
  • menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuannya untuk berlaku adil.
  • melaporkan semua fakta hasil audit (yang seharusnyadilaporkan).
Asas Kompetensi
  • menguasai (mempunyai) pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit,
  • melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan Standar dan Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal,
  • Auditor dituntut selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.

Baca juga: Memahami Kompentensi Auditor

Asas Independensi
  • bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya,
  • tidak memihak kepada siapa pun,
  • tidak terlibat dalam pertentangan kepentingandengan teraudit.
Sanksi bagi Pelanggaran Kode Etik
  • peringatan lisan,
  • peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga,
  • pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu,
  • pemberhentian sebagai auditor.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit

Demikian uraian singkat ini kami sampaikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

IG: @mutupendidikan

Referensi: Kode Etik Auditor Universitas Gajah Mada

1
×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami