• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Budaya Mutu

SPMI & Analisis Akar Masalah

SPMI & Analisis Akar Masalah

“SPMI & Analisis Akar Masalah”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:

Tahap 1: Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder?  (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)

Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung

Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?

Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.

Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:

  • Customer (konsumen),
  • Actor (pihak yang terlibat),
  • Transformation Process (proses yang diteliti),
  • World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
  • Owner (pemilik proses), dan
  • Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
  • Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
  • Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
  • Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.


RCA diaplikasikan bukan  hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.


Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :

  • Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
  • Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
  • Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
  • Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
  • Mengapa faktor kausal tersebut ada?
  • Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
  • Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
  • Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
  • Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
  • Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.

Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

Unsur-Unsur Prosedur Operasional Standar

Unsur Prosedur Operasional Standar

“Unsur dalam Prosedur Operasional Standar”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Prosedur Operasional Standar atau SOP, merupakan salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam SPMI. Pembuatan SOP yang baik dan benar mutlak diperlukan agar anggota organisasi memiliki panduan yang baku dan dapat dipertanggung jawabkan.

SOP yang baik memiliki “unsur-unsur”. Keberadaan UNSUR – UNSUR dalam Standard Operating Procedure (SOP) perlu disusun dan direncanakan dengan baik. Keefektifan SOP sangat ditentukan dari keberadaan unsur-unsur tersebut. 

Secara umum unsur dalam Prosedur Operasional Standar dapat (opsi) terdiri dari:

  • Tujuan
  • Kebijakan
  • Petunjuk Operasional
  • Pihak Yang Terlibat
  • Formulir
  • Masukan
  • Proses
  • Laporan
  • Validasi
  • Kontrol

Jenis unsur-unsur yang digunakan dalam SOP tidak harus baku seperti disebutkan diatas. Dalam setiap organisasi (Madrasah, PT, Sekolah) jumlah dan jenis unsur (istilah & penamaan) tergantung dari kebutuhan tiap organisasi.

Untuk penjelasan dan contoh unsur-unsur SOP, kami sajikan dalam power point (PDF) berikut ini, silakan diunduh:

_________________________

Power Point (PDF):

Unsur-Unsur dalam SOP

Follow Instagram: @mutupendidikan

_________________________

Menulis Tujuan SOP
  • Menulis tujuan SOP merupakan langkah awal untuk menentukan apa harapan yang hendak dicapai dari adanya SOP
  • Penulisan Tujuan SOP harus dinyatakan dengan jelas agar dapat menjadi dasar bagi setiap prosedur & langkah-langkah kegiatan yang dinyatakan kemudian.
Pernyataan Kebijakan dalam SOP

Dalam menyusun tujuan SOP, kebijakan selalu menjadi bagian dan menjadi pedoman / rujukan dalam pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan dalam organisasi.

Baca juga: Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

Pihak Yang Terlibat

Dalam SOP harus dicantumkan pihak-pihak mana saja yang  terlibat dalam aktifitas yang prosedur operasionalnya dinyatakan dalam SOP.

Formulir dalam SOP
  • Formulir merupakan dokumen atau blanko yang berfungsi sebagai media validasi & kontrol yang menghubungkan antara keputusan dan pelaksanaan kegiatan diantara pihak- pihak yang terlibat.
  • Format formulir atau blanko harus disajikan sesuai bentuk aslinya dan menjadi lampiran SOP.
Masukan
  • Masukan merupakan sebuah tahapan setelah formulir atau blanko telah siap.
  • Tahapan pengisian formulir atau blanko adalah merupakan masukan dan menjadi bagian tak terpisah dari tahapan berikutnya ,yaitu proses
Proses

Dalam proses, data-data yang dihimpun dalam tahapan masukan akan dijadikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Bagaimana dengan uraian unsur-unsur yang lain? Untuk penjelasan unsur-unsur yang lain, silahkan diunduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Baca Juga: SOP: Fungsi, Tujuan & Manfaatnya

Demikian uraian singkat tentang Unsur Prosedur Operasional Standar. Semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Gugus Kendali Mutu untuk SPMI

Gugus Kendali Mutu SPMI

“Gugus Kendali Mutu SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah sekelompok kecil karyawan (Dosen, Guru, Pegawai) yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja/ pelaksana proses yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Institusi pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) dapat meningkatkan kualitas sistem penjaminan mutu dengan menambahkan peran GKM (Gugus Kendali Mutu).


Unduh disini:

Gugus Kendali Mutu

Instagram: @mutupendidikan


Tentu tidak mudah untuk membangun Tim KGM yang handal, perlu komitmen, kesadaran mutu prima dan sistem manajemen yang tepat dengan didukung standar dan SOP yang benar. Namun demikian upaya yang serius untuk membangun tim GKM tentu akan menghasilkan banyak manfaat.

Manfaat GKM
  • Mendorong setiap dosen/ guru/pegawai  untuk terlibat aktif dlm suatu bentuk kerjasama yang dinamis.
  • Mendorong setiap dosen/ guru/pegawai mencari pemecahan masalah atas pencapaian mutu pelayanan/produk/mutu kerja
  • Mendorong setiap karyawan untuk mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dg pengendalian & perbaikan mutu.
  • Meningkatkan semangat & moral karyawan dg membuka kesempatan untuk berperan serta dlm mengembangkan mutu di unit kerjanya masing masing.
Tujuan GKM
  • Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dari anggota /tim KGM
  • Meningkatkan keterlibatan dosen/guru/pegawai anggota GKM pd persoalan pekerjaan dan pemecahannya
  • Menggalang kerjasama tim yang lebih efektif
  • Menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan masalah (preventive)
  • Meningkatkan kualitas komunikasi dlm tim
  • Mengurangi kesalahan dalam pekerjaan
  • Meningkatkan motivasi dosen/ guru/ pegawai
  • Hubungan atasan-bawahan yang lebih sinergis
  • Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya kesehatan & keselamatan kerja
Mekanisme Kerja GKM
  • Anggota tim berasal dari unit kerja yang sama
  • Jumlah anggota dapat terdiri dari 3-10 orang (ideal 7-8 orang)
  • Anggota memilih pimpinan kelompok/ tim
  • Bersama sama menetapkan waktu pertemuan dan diketahui atasan
  • Isu/ masalah yang dipilih hendaknya berkaitan dg tugas
  • Anggota didorong untuk terlibat aktif
  • Masalah dipilih dan dipecahkan bersama dengan menggunakan teknik kendali mutu
  • Hasil pertemuan dicatat secara singkat & didokumentasikan

Nah.. bagaimana bentuknya, mekanisme kerjanya, tupoksinya? Silahkan diunduh file PPT pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Gugus Kendali Mutu SPMI, semoga bermanfaat. Tetap semangat dan Salam Mutu…

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

“Kendala Budaya Mutu Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Membangun budaya mutu yang kuat tentu saja tidak mudah, perlu ada strategi dan pola kepemimpinan yang kuat. Tidak sedikit dijumpai, lembaga pendidikan memiliki budaya mutu yang kokoh dan ada pula yang lemah dalam membangun budaya mutu.

Mengapa budaya mutu di masing-masing organisasi berbeda-beda? Dalam kehidupan organisasi (misal pendidikan) faktor pendukung dan penghambat budaya mutu menjadi sesuatu yang alamiah. Hal ini lahir disebabkan adanya pro dan kontra dari masing-masing kepentingan.


Power Point (PDF):

Penghambat Mutu Pendidikan

Instagram: @mutupendidikan


Berikut akan diuraikan beberapa permasalahan dan kendala dalam membangun budaya mutu organisasi pendidikan, baik di perguruan tinggi, mapun di sekolah dasar dan sekolah menengah.

Contoh Penghambat Budaya Mutu

  1. Resiko Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium
  2. Rekrutmen pegawai berbasis kolusi, korupsi, nepotisme (KKN)
  3. Rendahnya budaya disiplin
  4. Pemasungan kreatifitas SDM di lembaga pendidikan (perguruan tinggi/sekolah)
  5. Budaya Aji Mumpung (Bersikap Adigang, Adigung dan adiguna)
  6. Orientasi materialitas bukan pengembangan Tradisi akademik
  7. Perpustakaan dianggap hanya sebatas pelengkap akreditasi
  8. Pembiaran budaya negatif seperti egois, pesimis, sentimen dan materialitas
  9. Merasa nyaman dengan kondisi gagap teknologi
  10. Pengambilan keputusan tidak berbasis data
  11. Manipulasi dokumen Akreditasi
  12. Menghabiskan anggaran di akhir tahun (agar terserap)
Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium

Pengambilan keputusan lewat forum yudisium berarti lebih menitikberatkan pada aspek “kebijakan rapat pimpinan” untuk memutuskan siapa saja yang berhak untuk lulus, diterima atau dimuluskan dalam suatu seleksi. Rapat yudisium beresiko pada budaya mutu, bila keputusan tidak berdasarkan standar yang telah disusun.

Rekrutmen pegawai berbasis KKN

Tradisi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) juga sering menjadi penghambat peningkatan mutu pendidikan. Pemilihan pejabat (rektor/dekan/kepa sekolah), penerimaan guru / dosen, tenaga kependidikan tidak melalui ujian secara selektif melalui uji kompetensi, wawancara  maupun tes psikologi. Demikian pula untuk menerimaan mahasiswa / siswa baru, dapat beresiko terjadinya KKN.

Lemahnya Tradisional Disiplin
  • Misalnya disiplin untuk masuk kelas tepat waktu, disiplin untuk menyerahkan laporan tepat waktu. dll
  • Rendahnya disiplin mengejar target yang telah ditetapkan, seperti terlambat meraih gelar doktor, guru besar, atau tertinggal dalam update kapasitas penguasaan keilmuan dll.
  • Lemahnya tradisi disiplin bagi tenaga kependidikan, beresiko tidak dapat berkembang dan tidak siap bersaing dalam menghadapi dunia global.
Pemasungan kreativitas

            Pemasungan kreativitas SDM di lembaga pendidikan, kerap terjadi pada pihak-pihak akibat gejolak perpolitikan yang tidak sehat. Misal: Seorang dosen tidak mendapatkan proyek penelitian karena ia bukan tim sukses dalam pemilihan rektor.

Budaya Aji Mumpung

Budaya “Aji mumpung” beresiko untuk merusak budaya mutu pendidikan. Aji Mumpung berasal dari bahasa jawa yakni menghandalkan sesuatu yang melekat pada dirinya. Misal Bapaknya menjabat sebagai pemimpin pada suatu lembaga pendidikan, anak-anaknya termasuk kerabat dengan mudah memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti rekruitmen, tender proyek dll.

Baca juga: Penilaian Kinerja Dosen berbasis Peningkatan Mutu Akademik

Orientasi pada Materialitas

Bekerja yang sarat dengan budaya trasaksional. Semua diukur dengan materi atau umbalan, ada gula ada semut, ada imbalan ada kerja. Sistim imbalan memang penting, namun kalau semua diukur secara transaksional, iklim budaya mutu yang mendorong layanan yang berkualitas tidak akan bisa maksimal. Perlu budaya memberi (giving), saling menolong, nilai-nilai berbagi, nilai-nilai pelayanan dll.

Perpustakaan Sebagai Pelengkap Akreditasi

Perpustakaan dalam sebuah institusi pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berposisi sebagai jantung kehidupan ilmiah yang harus terus dikembangkan. Pengembang perpustakaan harus secara menyeluruh dari aspek SDM, gedung, koleksi, sarpras dll. Semua itu  tentu memerlukan perhatian dan dukungan seluruh stakeholder.

Baca juga: SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu

Budaya Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis

Dalam organisasi manapun, sikap Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis dapat terjadi pada beberapa orang karyawan. Demikian pula pada institusi pendidikan, pudaya negatif diatas, dapat terjadi antar pegawai maupun antar guru / dosen.  

Nyaman Dengan Kondisi Gagap Teknologi

Misalnya tuntutan seorang dosen harus mampu menciptakan penemuan ilmiah sekaligus harus menyampaikan dalam forum ilmiah tampaknya tidak terlepas dari peran dan perangkat teknologi. Pembelajaran saat ini lebih bersifat Learning by doing yang mengedepankan  action dari  setiap peserta didiknya. Guru merasa nyaman saja bila tidak dapat berpartisipasi aktif dengan program online learning (LMS).

Pengambilan Keputusan Tidak Berbasis Data

Pengambilan keputusan diupayakan melalui sumber data yang lengkap serta analisa yang tepat. Namun realita yang terjadi, sering kali lembaga pendidikan terkadang miskin data dan dokumen. Dari data yang tidak lengkap tersebut, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.

Manipulasi Dokumen Akreditasi

Basis-Basis Kebohongan untuk manipulasi dokumen akreditasi, misal:

  1. Kebohongan berbasis dokumen
  2. Kebohongan berbasis fasilitas

Misal: Menyulap ruang kantor, ruang dosen, laboratorium, perpustakaan, ruang kelas dan sarana fisik lainnya yang statusnya milik jurusan lain diakui menjadi milik prodi.

Menghabiskan Anggaran Di Akhir Tahun

Orientasi pelaksanaan kegiatan ini sekedar menghabiskan anggaran agar dianggap sukses dalam penyerapan anggaran sekaligus dana yang telah dianggarkan tidak dikembalikan kepada Negara (Institusi Pendidikan Negeri). Disamping pihak pengelola/ manajemen tetap memperoleh keuntungan pribadi atas terlaksananya kegiatan tersebut. Apakah kegiatan ini dapat dipastikan efektif dan efisien?

Demikian, semoga penjelasan singkat ini bermanfaat…Aamiin.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

mutupendidikan.com


Silahkan di klik: Membangun Budaya Mutu


Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Training need analysis & SPMI

SPMI & Training Need Analysis

“SPMI & Training Need Analysis bagi Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Setiap institusi pendidikan yang menjalankan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), tentu memerlukan SDM yang handal & berkinerja tinggi. SDM lembaga pendidikan harus memiliki keunggulan dalam segi kemampuan, karakter, dan pemikiran. Oleh karena itu, lembaga pendidikan harus secara berkesinambungan mengadakan training atau pelatihan bagi segenap pegawainya (dosen/ guru/ tenaga kependidikan).

Untuk merencanakan tujuan pelatihan tersebut, tentu saja harus didahului dengan kegiatan yang dikenal dengan istilah “Training Need Analysis” (TNA). Dengan TNA yang tepat, InsyaAllah pelaksanaan Pelatihan Pelatihan akan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.


Unduh materi PPT:

Mengelola Training Need Analysis


Pengertian Pelatihan (Training)

Suatu kegiatan investasi untuk mewujudkan SDM yang mapan dari segi pemikiran, sikap, dan keterampilan. Kegiatan training harus tepat sasaran, sehingga mampu memenuhi kebutuhan lembaga pendidikan.

Manfaat Pelatihan:

  1. Implementasi SPMI akan berjalan lebih efektif dan efisien.
  2. Peningkatan produktivitas kerja Lembaga Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah)  sebagai keseluruhan
  3. Terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan
  4. Proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat
  5. Motivasi & semangat kerja seluruh tenaga kerja dalam prganisasi dengan komitmen organisasional yang lebih tinggi
  6. Mendorong sikap keterbukaan manajemen melalui penerapan gaya manajerial yang partisipati
  7. Membangun komunikasi yang lebih efektif
  8. Membantu penyelesaian konflik secara fungsional.
Pengertian Training Need Analysis (TNA)

Proses analisis yang di lakukan manajemen lembaga pendidikan untuk mengetahui faktor apa saja yang harus di perbaiki ataupun ditingkatkan didalam organisasi agar dapat meningkatkan kinerja lembaga pendidikan.

Tujuan TNA bagi lembaga pendidikan
  1. Dapat meningkatkan kompetensi dalam peningatan produktivitas kerja anggota organisasi
  2. Mengidentifikasi jenis pelatihan yang akan dibutuhkan
  3. Dasar dalam penyusunan materi training
  4. Sesuai dengan kebutuhan lembaga pendidikan
  5. Dasar penyusunan anggaran training

Dalam pelaksanaan TNA, terdapat beberapa pendekatan analisis yang harus diperhatikan, pendekatan tersebut meliputi:

  • Analisis Organisasi
  • Analisis Individu
  • Analisis Kompetensi Kerja
  • Analisis Kesesuaian Pelatihan
  • Analisis Performa
  • Analisis Konten
  • Analisis Biaya-Manfaat.
Menentukan Metode

Pelaksanaan Training Need Analysis (TNA) dapat direalisasikan dengan menggunakan metode yang sesuai dengan kondisi lembaga pendidikan.

Langkah-Langkah TNA
  1. Analisis organisasi: menetapkan prioritas training yang sesuai dengan tujuan, visi & misi lembaga pendidikan.
  2. Analisis tugas: mengelola & menyusun tugas secara sistematis untuk menghasilkan daftar tugas yang harus dilakukan.
  3. Analisis individu: memahami karakteristik SDM yang akan berpartisipasi dalam training.
Menetapkan Peserta Training

Penetapkan peserta merupakan hal yang sangat krusial karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan.  Setelah peserta ditetapkan akan memudahkan dalam pemilihan trainer yang tepat. Dengan demikian proses pembelajaran dapat sesuai dengan sasaran.

Dukungan dan Komitmen Pimpinan Lembaga Pendidikan

Komitmen dari pimpinan lembaga pendidikan sangat diperlukan untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan.  Dengan adanya dukungan yang tepat, memudahkan implementasi apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan.

Suasana Kondusif di Lembaga Pendidikan
  • Menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya (the right man in the right place)
  • Mendengarkan keluhan serta permasalahan yang sedang di hadapi oleh pegawai (dosen, guru, karyawan)
  • Memberikan reward yang adil dan layak bagi pekerja berkinerja baik.
  • Memberikan feedback atas kinerja keryawan secara berkala. Kegiatan ini dapat meningkatkan motivasi kerja para pegawai.
Biaya untuk kegiatan pelatihan

Biaya pelatihan merupakan Investasi yang harus dikeluarkan oleh lembaga pendidikan ketika memutuskan program pelatihan. Kegiatan pelatihan harus dapat meningkatkan kinerja, meningkatkan produktifitas dan efisiensi lembaga pendidikan.

Demikian poin-poin singkat terkait materi Training Need Analysis, untuk lebih jelas, silahkan di unduh slide ppt (pdf) diatas.

Semoga artikel singkat ini dapat bermanfaat, salam sukses selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

mutupendidikan.com


Informasi Pelatihan :

Pelatihan & Pendampingan


Kata kunci untuk penelusuran: training need analysis, analisis kebutuhan pelatihan, motivasi, pelatihan pegawai, training sdm, pelatihan manajemen, workshop pegawai, manajemen sumber daya manusia, spmi

Pelatihan SPMI dan Budaya Mutu Pendidikan

Membangun Budaya Mutu Organisasi

“Membangun Budaya Mutu Organisasi”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Budaya Mutu merupakan sistem nilai dari sebuah organisasi yang menghasilkan keadaan lingkungan yang kondusif dalam pembentukan perbaikan yang berkelanjutan dalam segi mutu. 

Budaya Mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur, dan harapan yang mengedepankan mutu. Lembaga pendidikan seperti Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah, yang ingin menerapkan manajemen Total Quality, penting sekali untuk membangun budaya mutu sedini mungkin.

Silahkan diunduh file PowerPoint berikut:

_________________________________

Belajar Mudah dengan PowerPoint (PDF):

Membangun Budaya Mutu

Follow Instagram: @mutupendidikan

_________________________________

Poin-Poin Bahasan:

Budaya Mutu & Peran Penting Pemimpin

Perubahan budaya adalah salah satu tantangan yang paling sulit bagi banyak organisasi. Budaya organisasi akan sulit untuk dirubah /diperbaiki tanpa perubahan  terlebih dahulu dari seorang pemimpin. Sebagaimana Ki Hajar Dewantoro mengajarkan:

“Ing ngarso sung tulodo, ing madyo mbangun karso, tut wuri handayani”

Petuah tokoh pendidikan ini menjelaskan bagaimana peran penting figur pemimpin. Pemimpin memainkan peran sentral dalam membangun budaya mutu. Bawahan sudah tentu punya kecenderungan meniru perilaku pemimpin sebagai “role model“.

Pemimpin yang punya kepedulian pada mutu, akan ditiru oleh para bawahan. Sebaliknya pemimpin yang acuh pada kegiatan menjaga mutu akan ditiru pula oleh para bawahan.

Contoh & Pengertian Budaya Mutu
  • Secara luas terbagi dalam filosofi manajemen
  • Menekankan pada sumber daya manusia organisasi
  • Menyelenggarakan  acara perayaan  organisasi/ ritual.
  • Pengakuan dan penghargaan bagi karyawan yang sukses
  • Jaringan internal yang efektif untuk mengkomunikasikan  budaya
  • Aturan perilaku informal 
  • Sistem nilai yang kuat
  • Standar kinerja yang lebih tinggi
  • Karakter organisasi  yang didefinisikan.
Strategi Membangun Budaya Mutu
  • Mengidentifikasi perubahan /perbaikan yang dibutuhkan
  • Masukkan perubahan yang direncanakan secara tertulis
  • Mengembangkan rencana untuk membuat perubahan
  • Memahami proses transisi emosional
  • Mengidentifikasi orang-orang dan mendukung mereka
  • Mengambil pendekatan hati dan pikiran
  • Menerapkan strategi courtship
  • Mendukung program Budaya Mutu

________________________________________

Pertanyaan:
  1. Bagaimana lembaga pendidikan ditempat Anda membangun budaya mutu?
  2. Bagaimana pendapat Anda tentang kutipan berikut: “Your Culture is Your Brand“.
  3. Tantangan apa yang dihadapi lembaga pendidikan dalam membangun budaya mutu?

________________________________________

Langkah Mempertahankan Budaya Mutu
  • Mempertahankan kesadaran mutu sebagai kunci penting
  • Pastikan bahwa ada banyak bukti kepemimpinan manajemen
  • Memberdayakan dan mendorong pengembangan diri dan inisiatif diri karyawan
  • Kenali dan hargai perilaku yang cenderung memelihara dan mempertahankan budaya mutu

Baca juga: Membangun Mutu dengan Karakter

Bagaimana ulasan selanjutnya? Silahkan diunduh tautan PowerPoint (ppt) diatas.

Demikian uraian singkat tentang Membangun Budaya Mutu Organisasi. Semoga bermanfaat & Salam Mutu Pendidikan.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

___________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

SPMI, budaya mutu dan employee engagement

Employee Engagement & Budaya Mutu

“Employee Engagement & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Dapatkah SPMI & Budaya Mutu Pendidikan dicapai bila “Employee Engagement” masih belum optimal?

Istilah employee engagement diperkenalkan oleh Kahn (1990), beliau menjelaskan bahwa employee engagement sebagai keterikatan anggota organisasi dengan organisasi itu sendiri. Keterikatan disini bukan hanya secara fisik & kognitif tetapi juga secara emosional.


Silahkan diunduh:

(Employee Engagement, SPMI dan Budaya Mutu)


Employee Engagement merupakan bentuk fisik, kognitif, dan emosi yang “penuh dan positif” yang diberikan karyawan lembaga pendidikan (dosen/guru/ tenaga pendidikan) terhadap pekerjaan dan organisasi.

Beberapa pertanyaan:

  1. Bagaimana Employee Engagement Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  2. Bagaimana Motivasi Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  3. Bagaimana Komitmen Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  4. Bagaimana Kepuasan Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  5. Bagaimana Budaya Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
Tipe-Tipe Pegawai
  1. Engaged : pegawai yang bekerja dengan passion dan menemukan hubungan yang erat dengan organisasi.
  2. Not engaged : pegawai yang menghabiskan waktu tanpa memberikan passion atau energi untuk organisasi.
  3. Actively disangaged : pegawai yang tidak hanya membenci pekerjaannya namun juga menutupi ketidak bahagiaanya.
Pengertian Sikap kerja

Kumpulan perasaan, kepercayaan, dan pemikiran yang dipegang tentang bagaimana cara berperilaku mengenai pekerjaan dan organisasi.

Bentuk Sikap pegawai
  • kejujuran dan integritas : selalu menjunjung tinggi sikap jujur serta tidak melakukan kecurangan dalam hal apapun.
  • keterampilan interpersonal : mampu mendengarkan dan memahami orang lain. Mampu berkomunikasi dengan baik.
  • sikap positif : percaya diri, optimis dan selalu berfikir kreatif.
  • keterbukaan : mampu berbagi perasaan kepada orang lain (rekan kerja).
  • menghargai & menghormati rekan kerja : mampu menerima pendapat serta dapat beradaptasi dengan lingkungan maupun perubahan yang ada.
Pengertian Job Involvement

Pekerjaan yang menjadi identitas dari pegawai lembaga pendidikan. Job Involvement secara psikologis terdiri dari aspek kogntif dan belief (aspek fisik dan emosi).

Faktor-faktor yang mempengaruhi job involvement dalam lembaga pendidikan
  1. Aktif & proaktif berpartisipasi dalam pekerjaannya
  2. Memandang pekerjaannya sebagai suatu yang penting bagi harga diri
  3. Membuktikan bahwa pekerjaannya sebagai yang utama
Komitmen

Sikap setia dan tanggung jawab yang ditunjukkan oleh pegawai (pimpinan dan bawahan) yang telah memutuskan untuk bergabung dalam suatu keanggotaan tertentu.

Pilar yang membangun Komitmen Organisasi
  • Rasa antusias
  • Rasa memiliki
  • Kepercayaan manajemen
7 Key drivers membuat pegawai lembaga pendidikan menjadi “engaged”
  1. Feedback dan dialog berkala dengan pimpinan lembaga pendidikan (Rektor, Ketua, Kepala Sekolah)
  2. Hubungan kerja yang berkualitas/ harmonis antar rekan kerja
  3. Persepsi positif pegawai mengenai pentingnya pekerjaan mereka
  4. Kejelasan informasi mengenai harapan atas pekerjaan dalam organisasi pendidikan
  5. Peluang dan peningkatan karier
  6. Komunikasi yang efektif antar anggota organisasi (formal dan informal)

Semoga ringkasan point-point singkat ini bermanfaat.

mutupendidikan.com


Informasi Pelatihan :

Pelatihan & Pendampingan


Kata kunci untuk penelusuran: employee engagement, komitmen pegawai, motivasi karyawan, pelatihan pegawai, training sdm, pelatihan manajemen, workshop pegawai, manajemen sumber daya manusia, mutu pendidikan, spmi, standar spmi

Menjaga Kebersihan di Sekolah

Metode 5S Kebersihan Sekolah

“Metode 5S Kebersihan Sekolah : Penerapan Seiso di Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan pendidikan (kampus, sekolah, madrasah) merupakan hal sangat penting dan pondasi dasar dalam membangun mutu pendidikan. Lingkungan yang bersih, akan menciptakan kenyamanan dan motivasi belajar siswa/ mahasiswa. Sarana prasarana yang bersih akan mendukung lingkungan yang tertib dan sehat. Sarana prasarana yang senantiasa rapi dan bersih akan lebih tahan lama (awet) dan dapat menekan biaya berawatan (maintenance)

Seiso

Setelah semua barang/ perkakas/ peralatan memiliki tempat penyimpanan masing-masing, maka langkah berikutnya adalah membersihkan & memastikan tercapainya kebersihan semua barang dan area kerja pada kondisi terbaik/ ideal. Usahakan Bersih, cemerlang dan bersinar seperti ruang-ruang pameran.

Area kerja di lingkungan lembaga pendidikan (kampus, sekolah, laboratorium dll) yang bersih, dapat menjadikan lingkungan lembaga pendidikan sehat, bersih dan nyaman.

Lingkungan yang bersih, juga sangat berpengaruh pada motivasi kerja dan motivasi belajar siswa siswi. Sebaliknya lingkungan yang kotor dan tidak terawat (tidak bersinar/ cemerlang) akan menyebabkan semangat kerja serta motivasi menjadi turun.

Seiso (resik) menekankan pentingnya kebersihan dengan menjaga segala sesuatu tetap bersih dan bersinar. Lingkungan kampus/ sekolah/ madrasah yang bersih/ nyaman dapat mencegah perlengkapan sarana prasarana tidak cepat rusak. Secara psikologi, akan muncul rasa cinta dan tanggung jawab untuk merawat semua sarana dan prasarana yang ada.

Untuk implementasi seiso perlu ditetapkan petugas yang bertanggung jawab. Dibuat standar, SOP dan formulir yang diperlukan. Perlu juga disiapkan dan didukung dengan peralatan yang diperlukan untuk pelaksanaan seiso, seperti sapu, lap, sabun dll.

Siswa-siswa perlu dilatih untuk membersihkan area belajar, seperti ruang kelas, laboratorium, bengkel dan ruang belajar lainnya. Siswa siswi dilatih membersihkan mesin/peralatan setelah dipakai, dilatih membersihkan benda kerja / peralatan bengkel/ lab serta hasil-hasil pembelajaran praktek

Untuk menjamin / memastikan terwujudnya kondisi yang bersih bersinar tersebut, perlu ditunjuk penanggung jawabnya. Secara bergantian, siswa siswi yang bertugas mengawasi/ mengontrol/ membersihkan apakah peralatan/ sarana prasarana telah benar benar bersih cemerlang.

Baca juga: Sarana Prasarana & Program Tata Graha 5 S (bag.1)

Proses seiso atau pembersihan area kerja/ pendidikan dapat diatur dalam bentuk kerja piket. Pengaturan tim kerja untuk pembersihan ruang-ruang belajar termasuk halaman, teras, selasar, taman di lingkungan kampus/ sekolah.

Proses Seiso ini akan membiasakan siswa siswi untuk selalu menjaga kebersihan lingkungan belajar. Mereka akan mengerti pentingnya lingkungan, peralatan kerja dan diri sendiri yang bersih. Mereka akan trampil dalam melaksanakan kebersihan serta termotivasi menciptakan kondisi lingkungan yang bersih.

Berikut konsep 5 S, metode tatagraha asal Jepang  yang bisa diadopsi lembaga pendidikan, silahkan di unduh disini:

Menjaga Kebersihan Lingkungan Belajar (Metode Seiso)

Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode 5S Kebersihan Sekolah ini, dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan Mutu Pendidikan


Untuk Informasi In-house Training 5S/5R, Hubungi Customer Service Kami

Instagram: @mutupendidikan

Ciri ciri sekolah bermutu

Ciri-Ciri Sekolah Bermutu

“Ciri-Ciri Sekolah Bermutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tentu saja kita semua berharap dapat menyekolahkan anak-anak di sekolah yang bermutu. Melalui sekolah yang bermutu, capaian pembelajaran akan sesuai dengan harapan setiap pemangku kepentingan (Stakeholder).


Slide pdf / ppt: Karakteristik Sekolah Bermutu


Apa karakeristik atau ciri-ciri sekolah bermutu? Untuk menjawabnya, berikut info karakteristik/ ciri-ciri sekolah bermutu yang disarikan dari beberapa pendapat pakar pendidikan.

13 ciri-ciri sekolah bermutu menurut para Ahli, yaitu:
  1. Sekolah senantiasa fokus pada keinginan dan kebutuhan konsumen (Stakeholder), baik itu konsumen internal, maupun konsumen eksternal.
  2. Sekolah yang berkomitmen kuat untuk senantiasa memberikan yang terbaik dan bertindak benar sejak awal kegiatan. Dengan demikian sudah diantisipasi munculnya kesalahan-kesalahan yang tidak perlu terjadi.
  3. Sekolah yang melakukan investasi pada bidang sumber daya manusia secara tepat, sehingga memperoleh kualitas SDM yang benar-benar unggul.
  4. Sekolah memiliki strategi untuk mencapai kualitas, baik di tingkat pimpinan, tenaga akademik, maupun tenaga administratif.
  5. Sekolah mengelola atau memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk mencapai kualitas dan memposisikan kesalahan sebagai instrumen untuk berbuat benar pada masa berikutnya
  6. Sekolah memiliki kebijakan dalam perencanaan untuk mencapai kualitas, baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.
  7. Sekolah mengupayakan proses perbaikan dengan melibatkan semua orang sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawabnya.
  8. Sekolah mendorong orang orang agar memiliki kreativitas, mampu menciptakan kualitas dan merangsang yang lainnya agar dapat bekerja secara berkualitas.
  9. Sekolah memperjelas peran dan tanggung jawab setiap orang, termasuk kejelasan arah kerja secara vertikal dan horizontal.
  10. Sekolah memiliki strategi jangka panjang, jangka menengah  dan jangka pendek. Sekolah memiliki kriteria evaluasi yang jelas.
  11. Sekolah memandang atau menempatkan kualitas yang telah dicapai sebagai jalan untuk untuk memperbaiki kualitas layanan lebih lanjut.
  12. Sekolah memandang kualitas sebagai bagian integral dari budaya kerja.
  13. Sekolah menempatkan peningkatan kualitas secara terus menerus sebagai suatu keharusan.

Demikan sekilas informasi tentang ciri-ciri sekolah bermutu, bagaimana pendapat Anda?

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

Dapatkan informasi terkait: Pelatihan, In-House Training,  Pengembangan Mutu Pendidikan, Pelatihan SPMI dan AMI, Budaya Mutu.

Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi TQM

Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi TQM

“Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi implementasi TQM”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Menurut Prof. Sondang P. Siagian, pengertian pendidikan adalah keseluruhan proses, teknik dan metode mengajar dalam rangka mengalihkan sesuatu pengetahuan dari seseorang kepada orang yang lain dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

Instagram: @mutupendidikan

Sedangkan pelatihan adalah juga proses belajar mengajar dengan memakai teknik dan metode tertentu.

Belajar Mudah dengan PowerPoint (PDF):

Pendidikan dan Pelatihan

Sementara John Suprihanto menjelaskan bahwa pendidikan dan pelatihan adalah suatu proses pembinaan pengertian dan pengetahuan terhadap kelompok fakta, aturan serta metode yang terorganisasikan dengan megutamakan pembinaan, kejujuran dan ketrampilan.

Pendapat pakar lain Wijaya, “Pendidikan dimaksudkan untuk membina kemampuan atau mengembangkan kemampuan berpikir para pegawai, meningkatkan kemampuan mengeluarkan gagasan-gagasan pada pegawai sehingga mereka dapat menunaikan tugas kewajiban dengan sebaik-baiknya”. Waktu yang diperlukan untuk pendidikan bersifat lebih formal. Sedangkan latihan lebih mengembangkan ketrampilan teknis sehinga pegawai dapat menjalankan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Latihan berhubungan dengan pengajaran tugas pekerjaan dan waktunya belajarnya lebih singkat,  dan tidak terlalu formal formal.

Pelatihan dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan pegawai melaksanakan tugas sekarang, sedangkan pendidikan lebih berorientasi pada peningkatan produkktivitas kerja pegawai di masa depan. Namun demikian perbedaan itu tidak perlu ditonjolkan karena kedua pengertian itu umumnya sering digunakan bersama-sama.

Menurut Soekidjo Natoatmodjo, berbedaan antara pendidikan dan pelatihan secara teoritis dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

No.ParameterPendidikanPelatihan
1Pengembangan KemampuanMenyeluruh (komprehensif)Khusus (spesific)
2Area kemampuanArea Kognitif, afektifArea Psikomotorik
3Jangka waktu pelaksanaanPanjang /lamaPendek /singkat
4Materi yang diberikanLebih umumLebih khusus
5Penekanan penggunaan Metode Belajar MengajarKonvensionalInkonvensional
6Penghargaan akhir prosesGelar (degree)Sertifikat (Non gelar)
Perbedaan antara Pendidikan dengan Pelatihan


Dari penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulkan bahwa pelakasanaan pendidikan (education) dan pelatihan (training) menitikberatkan pada :

  • Membantu karyawan guna meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan
  • Pengetahuan  dan ketrampilan yang diperoleh sangat erat hubungannya dengan pekerjaan sekarang maupun pekerjaan di masa yang akan datang.

Pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan hendaknya direncanakan dan diorganisasikan sebaik mungkin untuk mendapatkan efektivitas program kerja.

Pertanyaan:
  1. Bagaimana Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi keberhasilan manajemen mutu (SPMI, TQM, ISO 21001)?
  2. Sejauh mana kesesuaian program Pelatihan dan Pengembangan di Lembaga Pendidikan dengan tuntutan SPMI?

Untuk materi detail tentang implementasi program pendidikan dan pelatihan  menurut pakar manajemen mutu /TQM, Silahkan diunduh pada file power point diatas.

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_________________________________

mutupendidikan.com

Pelatihan & Pendampingan