• 08123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive Total Quality Management

SPMI Butuh Upgrade: Apa yang Bisa Dipelajari dari Total Quality Management

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Pendahuluan

Di sebuah perguruan tinggi bernama Universitas Sangkuriang (fiktif), rektor baru menghadapi tantangan besar. Meskipun akreditasi institusi telah mencapai peringkat unggul, suara mahasiswa dan dosen menyuarakan ketidakpuasan terhadap mutu pembelajaran dan administrasi. Evaluasi SPMI menunjukkan bahwa proses penjaminan mutu sering kali bersifat formalitas administratif belaka, tanpa menghasilkan dampak nyata yang subtantif.

Pertanyaan yang menjadi renungan bersama ini, akhirnya membuka jalan menuju eksplorasi makna filosofi dari model Total Quality Management (TQM). Hal menarik apa yang bisa dipetik dari pendekatan TQM? Apakah TQM, yang terbukti berhasil di beberapa industri manufaktur, dapat diimplementasikan pada pendidikan tinggi (industri jasa)?

Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI

Mencari Nafas Baru

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah kerangka kerja (framework) wajib bagi perguruan tinggi di Indonesia. Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar (Siklus PPEPP) menjadi tulang punggung implementasi mutu pendidikan tinggi. Namun, realitanya, masih terdengar pelaksanaan SPMI sering kali terjebak dalam formalitas administratif tanpa ada dampak signifikan terhadap mutu pendidikan.

Di sinilah kebutuhan akan “upgrade SPMI” muncul. Total Quality Management, sebagaimana dibahas Edward Sallis dalam Total Quality Management in Education, menawarkan pendekatan holistik untuk perbaikan berkelanjutan.

Baca juga: SPMI Tanpa Knowledge Management? Jurang Kegagalan!

Menggali Filosofi TQM

Edward Sallis dalam bukunya menjelaskan bahwa TQM bukan hanya alat manajerial, tetapi filosofi yang menekankan tentang pentingnya perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dan fokus pada pelanggan. Ada tiga gagasan utama yang relevan untuk pendidikan tinggi:

Gagasan pertama adalah “Kaizen dan Perbaikan Berkelanjutan”. Dalam konsep Kaizen, setiap individu di organisasi, mulai dari pemimpin hingga staf terendah, memiliki peran dalam memperbaiki sistem. Sallis menegaskan bahwa budaya ini tidak hanya berlaku di pabrik, tetapi juga di ruang kelas dan administrasi pendidikan. Sebagai contoh, di Universitas Sangkuriang, semua anggota organisasi—dari rektor hingga satpam—diminta untuk mengidentifikasi satu hal yang dapat diperbaiki di lingkup tugas mereka. Seorang satpam, misalnya, mengusulkan agar pintu akses mahasiswa dibuka lebih awal untuk mendukung ketepatan waktu kuliah. Usulan sederhana ini diterima dan ternyata meningkatkan kenyamanan mahasiswa. Namun, tantangannya adalah membangun mindset perbaikan berkelanjutan di setiap level. Apakah perguruan tinggi siap melatih semua staf untuk berpikir dalam kerangka mutu yang berkelanjutan? Apakah mampu membangun pola pikir, pola sikap dan pola perilaku (budaya mutu) yang sesuai dengan standar SPMI? Kembali kepada lembaga masing-masing, apakah siap menghadapi tantangan ini!

Baca juga: Benchmarking: Membuka Jalan Menuju SPMI Unggul

Mahasiswa, sebagai pelanggan utama, harus menjadi pusat dari setiap keputusan institusi. Lebih jauh lagi, dosen, staf, dan masyarakat adalah pelanggan internal dan eksternal yang harus didengarkan dan dilibatkan. Di sinilah peran penting semangat pelayanan prima (service excellence) dipahami dan diterapkan secara bersama-sama. Di Universitas Sangkuriang, pelatihan pelayanan prima diadakan untuk semua staf, baik dosen maupun petugas administrasi. Dalam simulasi, staf administrasi belajar cara memberikan solusi cepat bagi mahasiswa yang kehilangan dokumen penting, alih-alih mengarahkan mereka ke departemen lain. Hasilnya, mahasiswa merasa lebih dihargai karena semua kebutuhan mereka diselesaikan di satu tempat melalui layanan terpadu (one-stop service). Komitmen seperti ini mencerminkan bagaimana layanan prima dapat menjadi bagian integral dari budaya organisasi.

Konsep Piramida Terbalik

Sallis juga memperkenalkan model “Organisasi Piramida Terbalik”, di mana mahasiswa berada di puncak piramida, dan administrasi berfungsi untuk mendukung pembelajaran mereka. Namun, penerapan model ini kerap menemui hambatan di perguruan tinggi yang masih mengutamakan struktur hierarkis tradisional. Di Universitas Sangkuriang, misalnya, seorang dekan yang terbiasa dilayani merasa keberatan ketika diminta untuk duduk bersama mahasiswa dalam forum diskusi terbuka. Untuk mengatasi hal ini, universitas mulai memperkenalkan program “Pemimpin Melayani”, di mana pejabat kampus secara bergantian melayani mahasiswa di layanan administrasi selama satu hari penuh. Melalui pengalaman langsung ini, para pemimpin kampus mulai memahami kesulitan dan kebutuhan mahasiswa, sehingga perlahan mengubah mindset dari “dilayani” menjadi “melayani”.

Baca juga: Misi SPMI: Menjadikan Kualitas sebagai DNA Perguruan Tinggi

Integrasi SPMI dan TQM

Untuk mengintegrasikan SPMI dengan TQM, perguruan tinggi perlu mengambil langkah-langkah strategis yang relevan dengan kebutuhan organisasi.

Misalnya, di Universitas Sangkuriang, standar penilaian kinerja dosen tidak lagi hanya mengandalkan publikasi jurnal bereputasi, namun juga mencakup survei kepuasan mahasiswa terhadap pembelajaran. Survei ini menjadi komponen penting dalam mendesain ulang metode pengajaran yang lebih relevan dengan dunia kerja. Penting juga untuk mengembangkan standar penilaian kinerja dengan memasukkan kompenen ide keratif yang di hasilkan dosen, langkah ini menjadi bagian penting untuk menumbuhkan budaya inovasi di perguruan tinggi.

Budaya “Kaizen” juga harus dibangun melalui proses evaluasi yang inspiratif.

Contohnya, Universitas Sangkuriang mengadakan forum evaluasi terbuka setiap 3 bulan, di mana dosen dan mahasiswa saling bertukar masukan. Hasil dari forum diskusi ini kemudian diterjemahkan ke dalam rencana aksi nyata, seperti peningkatan fasilitas laboratorium atau penambahkan koleksi ebook di perpustakaan.

Di Universitas Sangkuriang, rektor menginisiasi program mentorship, di mana pimpinan fakultas bersama-sama mendampingi dosen-dosen muda dalam menyusun rencana pengajaran yang inovatif. Langkah ini tidak hanya memperkuat kompetensi dosen, namun juga menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kolaborasi dan inovasi.

Baca juga: Menghidupkan SPMI dengan SOP Berbasis Prinsip

Penutup

Integrasi SPMI dan TQM tidak hanya memberikan arah baru dalam pengelolaan mutu pendidikan tinggi, namun juga menanamkan budaya mutu yang berkelanjutan (kaizen).

Dengan menjadikan mutu sebagai prioritas utama, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa setiap proses, dari perencanaan hingga evaluasi, menciptakan dampak nyata yang dirasakan oleh seluruh stakeholder. Sebagaimana dikatakan oleh Crosby, salah satu tokoh TQM, “Quality is free. It’s not a gift, but it’s free. What costs money are the unquality things — all the actions that involve not doing jobs right the first time.” Pendidikan tinggi yang bermutu adalah hasil dari kebiasaan kolektif untuk selalu bertanya, memperbaiki, dan melayani dengan lebih baik.

Baca juga: Connecting The Dots: Transformasi SPMI melalui Kolaborasi Tim


Referensi

  1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
  2. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
  3. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
  4. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
  5. Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.

Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Komunikasi

TQM & Komunikasi yang Efektif

“TQM & Komunikasi yang Efektif”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Sejak usia bayi, manusia telah diberi Allah S.W.T. kemampuan alami untuk berkomunikasi. Bayi berkomunikasi melalui beberapa cara seperti tangisan, celoteh serta ekspresi wajah.

Komunikasi merupakan “bakat” manusia yang dimiliki secara alami, itulah sebabnya banyak kalangan yang menganggap komunikasi adalah sesuatu yang semua orang bisa melakukan dan tidak perlu dipelajari.

______________________________________

Power Point (PDF):

Komunikasi Yang Efektif

______________________________________

Namun fakta menjelaskan, komunikasi merupakan proses yang sangat kompleks. Banyak hal yang berperan dalam menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Hal ini terjadi karena komunikasi tidak melibatkan satu individu, namun juga melibatkan individu-individu lain dengan sifat dan latar belakang situasi yang berbeda beda.

Satu hal yang sering membuat banyak orang berselisih paham (konflik) adalah karena kurangnya ketrampilan komunikasi (communication skills).

Komunikasi sering kali menjadi hal yang dianggap remeh, padahal kesalahan dalam komunikasi dapat menimbulkan problem/konflik yang mengganggu dalam hubungan dua orang atau lebih.

Pemahaman konsep komunikasi yang paling sederhana adalah proses penyampaian pesan (message) dari komunikator kepada penerima pesan (komunikan). Proses ini dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari komunikan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara dua arah (two way) antara komunikator dan komunikan.

Setiap individu dapat berkomunikasi dengan gaya dan caranya masing-masing, tetapi tidak semua individu mampu berkomunikasi secara efektif (tepat guna).

Nah, sekarang apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif (tetap guna) dapat diartikan sebagai komunikasi yang dapat menghasilkan perubahan sikap pada orang lain. Perubahan sikap ini (attitude change),  biasanya terlihat pada saat proses komunikasi berlangsung, maupun pada saat setelah proses komunikasi berlangsung (pasca komunikasi).

Komunikasi yang efektif biasanya memiliki tujuan (goals) untuk memudahkan orang lain dalam memahami isi atau pesan yang disampaikan oleh komunikator (pemberi pesan).

Komunikasi yang efektif juga bertujuan agar  informasi/pesan yang disampaikan dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari si penerima pesan (komunikan). Karena faktor-faktor itulah, maka proses komunikasi yang efektif harus dilakukan dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak ambigu / dapat dipahami oleh orang lain.

Demikian juga dalam lembaga pendidikan yang mengembangkan Total Quality Management (TQM). Implementasi TQM diwujudkan dalam bentuk Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).  Organisasi pendidikan yang menerapkan SPMI, wajib pula memperbaiki kualitas komunikasi dalam organisasi mereka. Semua saluran komunikasi organisasi arus terkelola dengan baik.

Agar Implementasi SPMI dapat berjalan baik, komunikasi organisasi yang perlu diperbaiki dapat berbentuk komunikasi atasan dan bawahan (komunikasi vertikal), komunikasi antar sejawat (komunikasi horizontal) dan komunikasi diagonal/silang.

Baca juga: Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

Demikian uraian singkat tentang TQM & Komunikasi yang Efektif. Penjelasan dalam bentuk Power Point (PDF) dapat diunduh pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Follow Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

1
×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami