- 628123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Tag Archive Peningkatan
Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI): “If you fail to prepare, you are preparing to fail“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Quotes diatas menjelaskan tentang pentingnya perencanaan. Kalau kita gagal dalam membuat perencanaan berarti kita mempersiapkan untuk gagal. Demikian juga dalam kegiatan Audit, perencanaan perlu disiapkan sebaik mungkin agar proses audit yang diselenggarakan tepat sasaran dan dapat terlaksana dengan baik.
Dalam membuat perencanaan Audit Mutu Internal (AMI), hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sbb:
- Visi, Misi & Struktur organisasi.
- Ruang lingkup kegiatan
- Ruang lingkup produk dan pelayanan.
- Ukuran dan lokasi.
- Harapan pelanggan/stakeholders.
- Tujuan dan kebijakan organisasi.
- Jumlah & pengalaman auditor dll.
Memilih Tim Auditor
- Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan).
- Terdiri dari Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
- Jumlah anggota Tim bisa bertambah bila ruang lingkupnya semakin besar
Peran Pimpinan (Rektor/Dekan)
- Memberi mandat staf senior sebagai MP-AMI.
- Mengesahkan rencana audit tahunan.
- Melaksanakan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
- Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.
- Memastikan jalannya proses Audit berjalan efektif & efisien
Peran Manajer Program-AMI
- Membuat rencana audit tahunan.
- Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor.
- Menunjuk & menetapkan Tim Audit.
- Melaksanakan kegiatan audit.
- Membuat & mengelola laporan audit.
- Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.
Ketua Tim Auditor
- Membuka rapat.
- Menetapkan anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu).
- Membuat jadwal dan program audit.
- Memimpin kegiatan audit.
- Membuat keputusan akhir atas hasil temuan audit.
- Memantau tindak lanjut hasil temuan Audit
- Menyerahkan laporan audit.
- Menutup rapat.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor
- Mengaudit sesuai lingkup audit.
- Melaksanakan tugas secara obyektif.
- Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
- Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
- Mampu menjawab pertanyaan.
Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Teraudit
- Menginformasikan kepada pejabat yang relevan tentang rencana, tujuan dan lingkup audit.
- Mendampingi tim audit bila melakukan kunjungan
- Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
- Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor.
- Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.
Untuk dapat memahami apa saja yang perlu dipersiapkan dalam perencanaan AMAI/AMI, berikut kami sampaikan file slideshare sbb, silahkan diunduh:
Demikian, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI
“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.
Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.
Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.
Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?
Pengertian Laporan
Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.
Tujuan Pembuatan Laporan
- Menjelaskan tujuan
- Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
- Menguraikan fakta-fakta
- Menganalisis kegiatan
- Memberikan penilaian
- Menyampaikan usulan & rekomendasi
- Membuat kesimpulan
- Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
- Dasar penentuan kebijakan.
- Dasar pengarahan pimpinan.
- Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
- Dasar untuk melakukan perbaikan.
- Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
- Sebagai arsip/ data sejarah, dll.
Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?
Laporan Audit Mutu Internal
Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:
- Lingkup dan tujuan audit
- Jadwal pelaksanaan audit.
- Nama-nama anggota tim auditor
- Nama-nama obyek/unit teraudit.
- Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
- Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
- Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
- Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit
Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:
- Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
- Anggota tim kajiulang manajemen
- MP-AMI/ Manajer Program AMI
- Segenap Auditor dan teraudit.
- Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.
Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal
Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :
Demikian semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
_____________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
Daftar Pengecekan Audit SPMI (Checklist)
“Daftar Pengecekan untuk Audit SPMI (Checklist)”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.
Instagram: @mutupendidikan
Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.
Kelebihan adanya checklist adalah:
- Auditor menjadi lebih siap. Auditor lebih percaya diri karena telah memiliki topik-topik yang perlu ditanyakan. Auditor lebih menguasai permasalahan karena telah belajar lebih awal.
- Efisiensi waktu. Proses audit menjadi lebih cepat karena bahan-bahan yang akan ditanyakan telah tersedia.
- Lebih sistematis. Tentu saja proses audit akan berlangsung lebih sistematis karena daftar pertanyaan telah disusun dalam kerangka kerja tertentu.
- Memorisasi/pengingat. Adanya daftar pertanyaan yang telah dibuat, menjadi alat bukti /dokumen yang membantu mengingat.
- Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture). Daftar pertanyaan yang disusun lengkap akan membantu memahami ruang lingkup bahasan yang akan di audit.
Adapun kelemahannya adalah:
- Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. Auditor dikuatirkan akan terlalu fokus pada isi daftar pertanyaan (kacamata kuda). Padahal sering kali ada hal-hal lain (diluar checklist) yang menarik untuk ditanyakan pada saat proses audit.
- Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel. Benar sekali, bila terlalu fokus pada daftar check list, proses audit akan kaku dan kurang menghasilkan temuan-temuan yang baru.
- Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik. Daftar pertanyaan, sering kali disusun pada saat audit sistem (desk evaluation). Penyusun daftar pengecekan sering dilakukan di kantor auditor (bukan di lokasi teraudit), sehingga sering kurang realistis.
Contoh Daftar Pengecekan
Berikut contoh sederhana daftar pengecekan, tentu perlu dikembangkan oleh masing-masing lembaga sesuai standar yang dipakai:
- Daftar Pengecekan
- Checklist Pembuatan Laporan Audit
- Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
- Tips untuk keberhasilan Audit Mutu Internal
Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ? Daftar pengecekan dapat dikembangkan dari data:
- Visi dan Misi
- Restra, Renop atau Statuta
- SNP, BAN-PT, BAN-SM atau Standar Internasional
- Kebijakan, Standar, Manual PPEPP, SOP dan Formulir
Demikian, semoga info tentang “Daftar Pengecekan untuk Audit SPMI” ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Courses, Training & Development
Tindakan Koreksi, Korektif & Preventif dalam AMI
“Tindakan Koreksi Korektif & Preventif dalam Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Tindakan koreksi, korektif dan preventif sangat penting dalam kegiatan Audit Mutu Internal pada lembaga pendidikan.
Organisasi akan merasakan manfaat keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bilamana tindakan koreksi, korektif dan preventif benar-benar dijalankan.
Sayangnya dalam prakteknya, masih sering dijumpai tindakan koreksi dilakukan sekedarnya tanpa menyentuh akar masalah. Sering dijumpai pimpinan kurang peduli dengan hasil-hasil tindakan koreksi, korektif dan preventif, sehingga masalah yang sama akan muncul berulang kali saat diaudit periode berikutnya.
Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh file power point (PDF) berikut ini:
_____________________________
Power Point (PDF):
IG: @mutupendidikan
_____________________________
Tugas Auditor
- Mengidentifikasi Kesesuaian & Ketidak sesuaian /KTS (berdasarkan standar yang diacu).
- Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa terjadi KTS.
- Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas-tugas Teraudit
- Memahami isi KTS secara rinci.
- Konsultasi dgn atasan satu tingkat.
- Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya.
- Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi, korektif dan pencegahan.
- Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas.
Langkah2 bila menerima PTKP
Ketika menerima PTKP (Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif & Pencegahan), hal yang perlu dilakukan sbb:
- Bersyukur & positive thinking.
- Lakukan tindakan koreksi secepatnya.
- Lakukan analisis Resiko, bila ada, auditee bersama atasan mengidentifikasi “akar masalah” dari setiap KTS.
- Membuat “CAPA Plan”
- Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.
- Implementasi langkah perbaikan.
- Mendokumentasi tindakan perbaikan
Tindakan koreksi, adalah langkah perbaikan yang dilakukan ketika ada temuan KTS (Ketidak-sesuaian) dalam proses audit. Dalam praktek seringkali tindakan koreksi yang dilakukan terkesan seadanya, tidak lengkap, tidak mencukupi dan tidak efisien. Bila hal ini terjadi tentu saja harapan adanya perbaikan berkelanjutan dari proses PDCA tidak akan diperoleh sesuai harapan.
Makna Tindakan Korektif
Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan dapat membawa organisasi pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
Bagaimana mekanismenya dan siapa saja yang terlibat dalam proses ini, silahkan diunduh file SlideShare power point (PDF) diatas.
Demikian, semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
__________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
Konsultasi, Training, Pelatihan & In-house Training
TQM untuk Lembaga Pendidikan bag. 1
TOTAL QUALITY MANAGEMENT
“Mutu lebih menekankan pada kegembiraan dan kebahagiaan pelanggan dan bukan sekedar kepuasan pelanggan”
(Tony Henry, Rektor East Birmingham College, dikutip dalam Sallis dan Hingley,
Total Quality Management, 1992)
Begitu dalam makna kutipan diatas. Agar manajemen dapat memahami filosofi penjaminan mutu yang benar, institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk mendalami konsep Total Quality Management (TQM).
TQM memberikan falsafah dasar bagi pengembangan SPMI/ SPMP yang sekarang banyak dilakukan.
Berikut Slideshare materi TQM untuk diunduh :
TQM untuk Lembaga Pendidikan bag-1
Salam mutu dan kompak selalu,
mutupendidikan.com
Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan :
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
INFO PUBLIC TRAINING :
Silahkan di Klik : Public Training
TQM, Biaya Pencegahan dan Biaya Kegagalan
Biaya Pencegahan & Biaya Kegagalan
Dear Pejuang Penjaminan Mutu Pendidikan dimanapun berada…
Berikut materi lanjutan TQM (Total Quality Management), yang membahas tentang “Biaya Pencegahan” dan “Biaya Kegagalan”. Dengan menyadari kedua jenis komponen biaya ini, Institusi Pendidikan diharapkan dapat mengelola kedua biaya tersebut agar dapat ditekan serendah mungkin. Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh materi pada tautan dibawah ini:
PDF TQM untuk Lembaga Pendidikan bag-5
Salam Hormat,
admin,
mutupendidikan.com
Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training:
“Pelatihan Dokumentasi SPMI”
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
INFO PUBLIC TRAINING :
Silahkan di Klik : Public Training
Checklist Pembuatan Laporan Audit
Assalaamu’alaikum. Wr.Wb.
Dear Penggerak SPMI/SPMP yang berbahagia, salam mutu…
Laporan audit yang lengkap dan komprehensif, akan memberikan manfaat besar bagi organisasi / manajemen. Dengan laporan yang lengkap dan komprehensif, maka manajemen lembaga pendidikan akan memperolah data-data yang lengkap untuk mengambil langkah-langkah tindakan perbaikan yang diperlukan.
Tautan penting: E-learning Audit Mutu Internal Pendidikan
Daftar periksa (Checklist) berikut diharapkan dapat membantu Tim Audit untuk mengetahui apa saja yang perlu di dipersiapkan dalam menyusun laporan hasil Audit Mutu Internal yang baik. Untuk mendapatkannya, silahkan diunduh disini:
“Tetaplah semangat untuk membangun sistem manajemen mutu pendidikan yang efektif dan efisien”
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk Informasi Pelatihan dan In-House Training
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
TQM, Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan & Evaluasi Mutu
Yang Terhormat Tim SPMI di Tempat,
Pengawasan & Evaluasi sering digunakan untuk memperbaiki masa depan, bukan masa sekarang, akibatnya tentu akan ada siswa yang dirugikan. Siswa/ mahasiswa tidak boleh dibiarkan menderita kerugian akibat sistem evaluasi yang tidak tepat. Perbaikan atau tindakan koreksi yang dilakukan hanya untuk masa depan sama sekali tidak membantu mereka. Mereka membutuhkan aksi korektif secepatnya untuk meningkatkan hasil belajar mereka atau untuk menghindari mereka dari kegagalan.
Bagaimana Top Manajemen dapat mengelola persoalan ini?
Berikut kami upload materi yang berjudul : TQM, Pengawasan dan Evaluasi. Dalam materi ini dibahas pengawasan mendesak/segera, pengawasan jangka pendek dan pengawasan jangka panjang.
Untuk lebih jelasnya silahkan diunduh file berikut ini:
Salam Kompak dan Tetap Semangat,
admin,
mutupendidikan.com
Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan:
“Pelatihan Dokumentasi SPMI”
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
INFO PUBLIC TRAINING :
Silahkan di Klik : Public Training
Menghadirkan informasi terkait: Pelatihan, Pengembangan, Training, Training Center, Pelatihan Kerja, TQM, Evaluasi, Kualitas, Pendidikan, Sekolah, SMA, SMP, Sekolah Model, Sekolah SPMI, Perguruan Tinggi, Sekolah Unggulan, Sekolah rujukan, Pengawasan, Pengendalian, Monitoring SMEA, Evaluasi di Stikes
IWA 2 Klausul 7: Realisasi Jasa Pendidikan
IWA 2: Panduan Implementasi ISO 9001
International Workshop Agreement 2 edisi I yaitu IWA-2 : 2003 pertama kali diterbitkan pada tahun 2003 dan di setujui pada suatu workshop yang diselenggarakan di Kota Acapulco, Mexico, bulan Oktober 2002. Kemudian muncul edisi I yaitu IWA2 : 2007. Edisi ini disetujui pada workshop yang diadakan di Kota Busan, Korea pada bulan November 2006. Edisi II ini menggantikan edisi I (IWA-2: 2003). Edisi I dari IWA-2 ini dikembangkan oleh anggota workshop yang terdiri dari 47 pakar dibidang pendidikan dan pakar penjaminan mutu meliputi kepala sekolah, dosen, guru, konsultan mutu, profesor, praktisi, pengamat Pendidikan, auditor dan tim konsultan pendidikan.
IWA2 adalah sebuah panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 bagi institusi pendidikan. IWA adalah kependekan dari International Workshop Agreement. Panduan ini dipublikasikan oleh International Organization for Standardization serta dikembangkan melalui mekanisme workshop (bukan melalui proses komite). IWA2 ini disetujui melalui kesepakatan diantara para partisipan. Panduan ini ditinjau ulang setiap 3 tahun untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar sistem manajemen mutu yang berlaku.
IWA2 dapat menjadi panduan yang cukup menarik bagi para praktisi pendidikan dalam upaya menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001. Adapun yang harus diperhatikan bahwa IWA2 adalah sebagai panduan, IWA2 bukanlah suatu persyaratan (requirements) seperti standar ISO 9001. IWA2 tidak dapat dijadikan acuan kontrak dalam peninjauan kesesuaian maupun untuk tujuan sertifikasi.
Walaupun ISO 9000 berlaku generik, namun panduan IWA2 dikeluarkan guna memudahkan lembaga pendidikan mulai dari level pendidikan dasar, menengah, atas, universitas untuk menerapkan ISO 9001 secara efektif dan efisien. Dengan mengimplementasikan IWA2, lembaga pendidikan dapat memiliki efektifitas yang tinggi untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan. IWA2 dapat memperjelas implementasi ISO 9001, IWA2 dapat membantu mencapai pengembangan dan keberhasilan yang berkelanjutan.
Berikut kami upload materi IWA 2 klausul 7
Dalam materi tersebut, akan dibahas 6 hal penting yang meliputi:
- Perencanaan Realisasi Jasa Pendidikan
- Proses-proses yang berhubungan dengan siswa/pelajar
- Desain dan pengembangan dalam organisasi pendidikan
- Proses Pembelian
- Penyediaan Jasa Pendidikan
- Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran
Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh materi presentasi berikut ini:
Klik disini:
IWA2 klausul 7 untuk SPMI SPMP
Demikian, semoga bermanfaat.
Salam hormat,
mutupendidikan.com
Untuk Informasi In-house Training ISO 9001:2015 & IWA 2
Hubungi Customer Service kami
IWA2 Klausul 5: Tanggung Jawab Manajemen
Tanggung Jawab Manajemen
IWA-2 (International Workshop Agreement) merupakan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 bagi lembaga pendidikan. Dengan panduan IWA-2, lembaga pendidikan akan lebih mudah memahami isi standar ISO 9001.
Berikut dapat diunduh materi presentasi dalam bentuk powerpoint:
Klik dibawah ini:
Demikian, semoga bermanfaat.
Hormat kami,
mutupendidikan.com
Pelatihan, Pendampingan & Bimtek
Untuk In-House Training Manajemen Mutu ISO 9001 & SPMI
Hubungi Customer Service Kami
Icon Mutu Pendidikan
Info Pelatihan:
Icon Mutu Pendidikan