Pendidikan Archives -

Budaya mutu, Mutu, PDCA, Pendidikan, SPMI, SPMP

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Pelatihan, Tips Sukses SPMI

1 Dec 0

SPMI dan Kesadaran Mutu

SPMI dan Kesadaran Mutu

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.

Makna Kesadaran Mutu

Kesadaran mutu (Quality awareness) adalah kemampuan organisasi atau karyawan untuk mengenali, memahami dan menghargai pentingnya mutu dalam segala aspek kehidupan atau organisasi. Kesadaran mutu meliputi keterampilan untuk mengidentifikasi standar-standar mutu yang baik dan mencari solusi untuk meningkatkan mutu secara terus menerus.

Kesadaran mutu sangat penting bagi strategi pengelolaan organisasi. Quality awareness dapat membantu meningkatkan kepuasan stakeholder, meningkatkan motivasi kerja, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan meningkatkan citra organisasi.

SPMI dan Kesadaran Mutu

Kesadaran mutu merupakan salah satu faktor penting dalam keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI perguruan tinggi dibangun melalui 4 (empat) dokumen penting yaitu: Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan Formulir-formulir. Dokumen-dokumen diatas dibangun berdasarkan keinginan yang kuat untuk membangun mutu pendidikan. Tentu saja membangun dokumen mutu harus diawali adanya kesadaran mutu yang kuat.

Berikut beberapa contoh manfaat kesadaran mutu bagi keberhasilan SPMI:

Kepuasan stakeholder: Kesadaran mutu membantu institusi pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah) untuk lebih memahami need & want stakeholder. Upaya maksimal untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan menghasilkan layanan yang bermutu.
Meningkatkan produktivitas: Kesadaran mutu membantu institusi pendidikan untuk mengidentifikasi masalah-masalah mutu. Masalah mutu akan segera dicarikan solusi dengan berbagai tindakan, seperti tindakan koreksi, korektif dan preventif, upaya ini tentu berpengaruh pada produktivitas dan efisiensi organisasi.
Keterlibatan karyawan: Kesadaran mutu membantu anggota organisasi (dosen, guru, tendik) untuk memahami bagaimana tugas dan pekerjaan mereka berkontribusi pada mutu pendidikan. Kesadaran mutu dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, rasa ikut memiliki serta memotivasi segenap karyawan untuk bekerja dengan lebih baik.
Mengurangi biaya operasional: Kesadaran mutu tentu dapat membantu mengurangi biaya-biaya operasional. Pekerjaan dilakukan dengan sungguh-sungguh, tindakan preventif lebih diutamakan daripada upaya-upaya koreksi. Budaya mengutamakan pencegahan (preventif) dapat mengurangi biaya-biaya operasional organisasi.
Citra organisasi: Institusi pendidikan yang memiliki mutu yang baik dapat membangun reputasi di mata pelanggan dan pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya. Citra organisasi yang baik akan meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan. Semua hal diatas tentu saja diawali dari terbangunnya kesadaran mutu dari internal organisasi.

Sebagai penutup, kesadaran mutu (quality awareness) memiliki peran yang penting bagi keberhasilan SPMI. Bila lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) ingin memiliki sistem mutu SPMI yang handal, mulailah secara terus menerus membangun kesadaran mutu di internal organisasi.

Dengan meningkatkan kesadaran mutu, organisasi dapat meningkatkan kepuasan stakeholder, produktivitas kerja, keterlibatan karyawan, mengurangi biaya, serta membangun citra (image) yang baik di mata pelanggan (stakeholder). Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, PDCA, Pendidikan, Peningkatan, Perguruan Tinggi, SPMI, SPMP

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Pelatihan, Tips Sukses SPMI

29 Nov 0

SPMI dan Market Positioning

SPMI dan Market Positioning

Market Positioning

Market positioning adalah konsep dalam ilmu marketing yang mengacu pada bagaimana organisasi atau merek tertentu memposisikan diri dalam benak konsumen. Tujuan dari market positioning adalah untuk membuat merek atau layanan organisasi menjadi lebih menarik dan berbeda dari layanan kompetitor. Keberhasilan market positioning dapat menawarkan nilai tambah atau manfaat yang “unik” dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan (stakeholder).

Market positioning meliputi beberapa aktivitas penting, termasuk segmentasi pasar, targeting, dan positioning (STP). Segmentasi pasar adalah proses membagi-bagi pasar menjadi kelompok-kelompok konsumen yang homogen. Targeting adalah upaya memilih kelompok-kelompok konsumen yang paling menjanjikan untuk menjadi target pelanggan. Posisi pasar (positioning) kemudian dipilih dan ditetapkan. Organisasi yang sukses berusaha memposisikan layanan mereka, sehingga terlihat jelas dalam benak konsumen dengan mempertimbangkan atribut layanan, manfaat, dan pesan-pesan promosi.

Untuk membangun posisi pasar yang efektif, organisasi perlu mengenal, memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan. Organisasi perlu melakukan analisis kompetitor, analisis SWOT dan tren perubahan lingkungan pasar. Market positioning yang dirumuskan dengan baik, dapat membantu organisasi untuk tampil beda, meningkatkan kesadaran merek, dan menghasilkan nilai penjualan yang lebih baik.

SPMI dan Market Positioning

Konsep SPMI dan Market Positioning perlu saling mendukung dan melengkapi dalam konteks mencapai keberhasilan organisasi. Dalam SPMI, lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah) berusaha untuk memahami kebutuhan, keinginan dan harapan konsumen, lalu berupaya meningkatkan mutu pendidikan atau jasa mereka agar memenuhi harapan tersebut.

Sedangkan, market positioning dapat membantu lembaga pendidikan untuk memilih pangsa pasar yang tepat (targeting), mengambil posisi yang menguntungkan sehingga lembaga pendidikan memiliki keunikan (diferensiasi) dan menempati kesan tertentu di benak/ pikiran konsumen.

Dengan memahami konsep market positioning, lembaga pendidikan dapat merancang strategi SPMI yang lebih tepat sasaran, lebih efektif dalam memenuhi harapan-harapan stakeholder.

Market positioning dapat memberi berkontribusi bagi keberhasilan SPMI dengan memastikan bahwa lembaga pendidikan dapat fokus pada meningkatkan standar-standar SPMI yang relevan dengan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Isi standar dirancang dengan menyesuaikan pada posisi pasar yang telah dipilih.

Contoh Market Positioning

Berikut adalah beberapa contoh market positioning di industri pendidikan:

Fokus pada mutu pendidikan: Institusi pendidikan dapat memposisikan diri sebagai penyedia pendidikan bermutu tinggi, mengutamakan pengajaran yang efektif, kurikulum yang komprehensif, dan kelas-kelas yang kecil untuk memastikan perhatian yang lebih banyak siswa / mahasiswa.
Harga yang terjangkau: Institusi pendidikan dapat memposisikan diri sebagai tempat yang menawarkan pendidikan bermutu dengan harga yang terjangkau.
Spesialisasi di bidang tertentu: Institusi pendidikan dapat memposisikan diri sebagai spesialis dalam bidang-bidang tertentu, seperti kelautan,teknologi informasi, bisnis IT, kedokteran penyakit tropis, atau seni dan desain. Dengan fokus pada bidang tertentu, lembaga pendidikan dapat menarik calon siswa / mahasiswa yang memiliki minat dan bakat yang sama. Universitas Lambung Mangkurat di Kota Banjarmasin, mengambil posisi sebagai spesialis dalam bidang pengelolaan lingkungan lahan basah.
Keunggulan ekstrakurikuler: Lembaga pendidikan menawarkan kegiatan ekstrakurikuler yang beragam, unik dan menarik, contoh klub orkestra, olahraga, musik jazz, seni, atau program-program sosial.
Akreditasi & sertifikasi: Lembaga pendidikan dapat memposisikan diri sebagai tempat yang menawarkan program yang diakui secara resmi oleh badan-badan akreditasi atau sertifikasi, seperti BAN PT, BAN SM, LAM, ISO 21001 dll.

Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Market Positioning, semoga bermanfaat. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, Mutu, PDCA, Pedoman, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Tips Sukses SPMI

29 Nov 0

SPMI dan Followership

SPMI dan Followership

Pengertian Followership

Followership adalah kemampuan bawahan untuk menjadi pengikut yang efektif dalam sebuah organisasi atau tim. Followership mencakup keterlibatan aktif dalam mencapai sasaran organisasi dan aktif membantu pemimpin dalam penyelesaian pekerjaannya.

Followership tidak cukup sekadar mengikuti perintah dari pimpinan (secara pasif), tetapi juga aktif partisipasi dalam mengambil keputusan. Aktif memberikan ide serta masukan untuk mencapai tujuan organisasi. Followership yang efektif mampu memberi kontribusi pada organisasi. Followership meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu pekerjaan dalam organisasi.

SPMI dan Followership

SPMI merupakan pendekatan manajemen yang fokus pada peningkatan mutu pendidikan dan kepuasan stakeholder. SPMI dibangun melalui partisipasi aktif semua anggota karyawan dalam organisasi. Membangun partisipasi aktif semua anggota, memerlukan ketrampilan Followership. Jadi Followership sangat dibutuhkan bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu (SPMI).

Berikut beberapa manfaat dan peran followership bagi keberhasilan SPMI:

Patuh pada Aturan: Followership dicirikan patuh mengikuti panduan, standar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai mutu pendidikan yang diinginkan. Seorang pengikut yang efektif akan berusaha memahami & mengikuti standar-standar SPMI lembaga pendidikan dengan cermat dan konsisten.
Aktif Berpartisipasi: Ikut aktif berpartisipasi dalam pengambilan keputusan terkait pencapaian mutu pendidikan, tidak hanya menerima keputusan yang dibuat oleh pemimpin, namun juga memberikan ide, masukan dan saran yang inovatif bagi peningkatan mutu. Berusaha meningkatkan standar SPMI agar semakin unggul dalam memberi pelayanan pada stakeholder.
Komunikasi Asertif: Mampu berempati dan berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerja dan manajemen. Pengikut yang efektif akan berkomunikasi dengan asertif, jelas dan terbuka, mampu membantu memperbaiki mutu pendidikan dan memperkuat hubungan kerja (human relationship) di dalam organisasi.
Menjadi Teladan: Menjadi teladan yang baik bagi pegawai lain dalam lembaga. Pengikut yang efektif akan memperlihatkan semangat, dedikasi dan keseriusannya terhadap SPMI, mampu memotivasi karyawan lain untuk berpartisipasi dalam upaya meningkatkan mutu.

Berikut ada beberapa tipe follower:

Tipe Sheep: adalah tipe individu yang demikian pasif dan membutuhkan motivasi dari pemimpin.
Tipe Yess-man: adalah tipe bawahan yang selalu berkomitmen untuk pemimpin kelompok, dan akan selalu di baris terdepan dalam menjalankan perintah dari pimpinan.
Tipe Pragmatis: Karyawan tipe ini tidak proaktif sama sekali, dan akan mengikuti apa yang menjadi keinginannya.
Tipe Alien: Karyawan dengan tipe yang cerdas, namun tidak cocok dengan anggota tim yang lain dan cenderung untuk menurunkan semangat karyawan lain. Tipe ini cenderung akan selalu komplain dan mempertanyakan keputusan dari pimpinan.
Tipe Star follower: Karyawan ini adalah teladan yang pemikir positif dan aktif. Karyawan tipe ini tidak akan secara membabi buta menerima keputusan pimpinan. Bijak dan selalu empati memahami orang lain. Pengikut tipe ini bisa berhasil walau tanpa kehadiran seorang pemimpin.

Tentu tipe terakhir (Star Follower) adalah yang terbaik bagi keberhasilan SPMI. Follower yang positif dan aktif mensukseskan keberhasilan manajemen mutu. Aktif meningkatkan standar mutu dan menerapkan secara konsisten pada segenap unit yang dipimpinnya.

Penutup, perilaku followership sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Followership dapat membantu meningkatkan partisipasi karyawan, meningkatkan komunikasi di internal organisasi, dan meningkatkan pencapaian standar mutu SPMI. Stay Relevant !

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, PDCA, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Pelatihan, Tips Sukses SPMI

29 Nov 0

Tantangan dalam Implementasi SPMI

Tantangan dalam Implementasi SPMI

Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi, sekolah dan madrasah di Indonesia tidaklah mudah. Kendala-kendala yang ditemukan perlu dihadapi dengan optimis dan menjadikan sebagai tantangan yang harus dihadapi.

Berikut beberapa tantangan terkait implementasi SPMI, yang mungkin dapat muncul pada lembaga Anda, dan harus dihadapi dengan kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas:

Rendahnya pemahaman tentang SPMI: Banyak perguruan tinggi, sekolah dan madrasah yang belum terbiasa dengan prinsip-prinsip SPMI, belum sepenuhnya memahami fungsi dan makna SPMI. Hal ini menyebabkan kurangnya kesadaran tentang pentingnya SPMI dan kurangnya komitmen dari semua pihak dalam menjalankan sistem mutu ini. Tantangannya, bagaimana membangun pemahaman yang kokoh tentang SPMI?
Tingkat partisipasi SDM yang rendah: Implementasi SPMI memerlukan partisipasi aktif dan dukungan dari semua pihak, pimpinan, dosen, guru, mahasiswa, staf, dan semua pihak yang berkepentingan. Sayangnya, masih banyak yang belum/ kurang berpartisipasi aktif dalam menjalankan SPMI, baik karena kurangnya kesadaran atau kurangnya motivasi. Tantangan, bagaimana menumbuhkan partisipasi aktif dan dukungan semua SDM lembaga pendidikan?
Regulasi yang terus berkembang: Dalam pendidikan tinggi, munculnya Permendikbudristek no 53 tahun 2023, menunjukkan bahwa regulasi yang dibuat pemerintah terus diperbaharui dan disempurnakan. Kondisi ini tentu saja membuat anggota organisasi yang terlibat dalam pengembangan mutu harus terus update, tentu saja hal ini tidak mudah. Tantangannya, bagaimana pemerintah membuat aturan regulasi yang sederhana, komprehensif dan mudah diterapkan.
Kurangnya SDM yang terlatih: Implementasi SPMI memerlukan SDM yang terlatih dan berkompeten dalam mengelola SPMI. Sayangnya, banyak perguruan tinggi, sekolah dan madrasah di Indonesia masih kekurangan tenaga ahli atau staf yang terlatih dalam hal ini. SPMI dipersepsi hanya menjadi tugas dan tanggung jawab unit Penjaminan Mutu saja. Padahal jargon “Quality is everyone’s job” mengandung makna bahwa mutu adalah pekerjaan semua orang dalam organisasi.
Keterbatasan finansial: Implementasi SPMI juga memerlukan budget anggaran yang cukup besar, mulai dari pengembangan sarana prasarana, pembelian alat-alat laboratorium dan perlengkapan hingga pelatihan tim SPMI. Keterbatasan dana seringkali menjadi kendala bagi perguruan tinggi, sekolah dan madrasah, khususnya lembaga yang masih tergolong baru berdiri.

Penutup, agar dapat mengatasi tantangan-tantangan tersebut, perguruan tinggi, sekolah dan madrasah perlu memperkuat semangat, komitmen dan kesadaran dari semua unsur. Lembaga perlu mengalokasikan budget yang memadai untuk mengembangkan SPMI secara terus menerus.

Pemerintah, khususnya kementerian pendidikan dan kebudayaan, juga perlu membuat regulasi yang sederhana, praktis, mudah dan memberikan dukungan dalam bentuk pelatihan atau bantuan teknis untuk membantu lembaga dalam menerapkan SPMI dengan baik. Demikian uraian singkat tentang Tantangan dalam Implementasi SPMI.

Stay Relevant !

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, Mutu, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Materi SPMP, Pelatihan, SPME, Tips Sukses SPMI

29 Nov 0

Dokumen SPMI Sederhana Menarik

Dokumen SPMI Sederhana Menarik

Dokumen SPMI Membosankan?

Bagaimana cara membuat dokumen SPMI Pendidikan Tinggi seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI, dan Formulir lebih sederhana, tidak membosankan dan menarik untuk dibaca?

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat dokumen SPMI lebih sederhana dan menarik untuk dibaca:

Desain yang Menarik: Gunakan elemen-elemen visual seperti infografik, gambar, atau tabel untuk membantu memperjelas pesan yang ingin disampaikan. Pastikan desainnya sederhana (simpel) & tidak terlalu banyak memakai warna agar tidak terkesan berlebihan. Dokumen kebijakan SPMI merupakan dokumen level I yang perlu diperhatikan terlebih dahulu bentuk tampilannya.
Bahasa yang Mudah Dipahami: Hindari menggunakan bahasa (kosa kata) yang terlalu teknis & sulit dipahami oleh orang awam. Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dan beri penjelasan jika diperlukan. Dalam pembuatan dokumen SPMI, dianjurkan menambahkan penjelasan (definisi) untuk kata-kata teknis yang sulit dipahami orang awam.
Teks Pendek & Padat: Hindari menggunakan kalimat-kalimat yang terlalu panjang & rumit. Pisahkan isi dokumen SPMI menjadi paragraf pendek dan padat. Gunakan titik dan koma untuk mempermudah pemahaman. Dengan demikian, membaca dokumen menjadi nyaman dan tidak melelahkan.
Informasi dalam Bentuk List: Gunakan bullet untuk memisahkan poin-poin penting dalam dokumen SPMI. Dengan cara ini, dokumen SPMI menjadi lebih simpel, dapat membantu pembaca untuk lebih mudah memahami pesan yang ingin disampaikan.
Fokus pada Pesan Utama: Pastikan pesan utama dalam dokumen SPMI jelas dan terletak di awal dokumen. Gunakan kata kunci (key word) untuk memperjelas tujuan dokumen tersebut. Dokumen SPMI menjadi lebih mudah dipahami bilamana pesan-pesan utama jelas dan diletakkan di awal dokumen.
Memakai Format PDF: Untuk memudahkan akses & pengiriman dokumen SPMI, gunakan format PDF yang dapat dibuka di berbagai perangkat dan sistem operasi. Format PDF memiliki kelebihan diantaranya: Mudah dibaca dan dicetak, ukuran file kecil, keamanan data dan konsistensi tampilan.

Dengan mengikuti beberapa tips di atas, dokumen SPMI akan lebih mudah dibaca, dipahami dan menarik bagi para pemakai. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, PDCA, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Materi SPMP, Tips Sukses SPMI

29 Nov 0

SPMI dan Pengendalian Dokumen

SPMI dan Pengendalian Dokumen

Pengendalian Dokumen

Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengaturan, pengawasan, dan pemeliharaan dokumen yang diperlukan oleh organisasi. Kegiatan ini meliputi pengumpulan, pengorganisasian, penataan, penyimpanan, pemutakhiran (update), dan distribusi dokumen-dokumen pada unit-unit yang memerlukan.

Kegiatan Pengendalian dokumen umumnya dilakukan untuk memastikan bahwa semua dokumen-dokumen organisasi dipastikan telah dikelola dengan baik, update, mudah diakses oleh unit kerja yang berwenang, dan tidak mengalami kerusakan atau hilang.

SPMI dan Pengendalian Dokumen

Dalam Permendikbudristek no 53 tahun 2023, pasal 69 ayat 1, point a.4. disebutkan: Perguruan tinggi dalam mengimplementasikan SPMI mempunyai tugas: menetapkan perangkat SPMI yang minimal mencakup: “tata cara pendokumentasian implementasi SPMI“.

Dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), pengendalian dokumen memainkan peran penting dalam menjaga konsistensi dan mutu layanan pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah). Contoh dokumen SPMI untuk pendidikan tinggi diantaranya: Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir-formulir.

Berikut beberapa peran penting pengendalian dokumen bagi keberhasilan SPMI:

Menjaga konsistensi: Dokumen SPMI yang disusun harus konsisten dengan visi misi organisasi. Visi Misi harus menjadi landasan dalam menyusun kebijakan SPMI Perguruan Tinggi, manual PPEPP, standar SPMI dan prosedur. Melalui pengendalian dokumen, lembaga harus dapat dapat memastikan bahwa proses-proses pendidikan telah konsisten dan sesuai dengan visi misi yang telah ditetapkan.
Efisiensi dan produktivitas: Dokumen SPMI yang tertata baik (terstruktur dan terorganisir) dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi & produktivitas organisasi. Pengendalian dokumen yang baik, dapat membantu memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan untuk decision making dan menjalankan kegiatan lembaga, tersedia dan mudah diakses.
Akurasi dan keamanan: Dokumen SPMI yang dihasilkan oleh organisasi harus akurat & aman. Terjaga dari resiko diubah oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab atau manipulasi yang tidak sah. Pengelola SPMI harus dapat memastikan bahwa semua dokumen aman, tidak dirusak atau diubah tanpa sepengetahuan dan izin dari yang berwenang.
Mendorong kepatuhan: Pengendalian dokumen juga dapat membantu lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah), untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang dibuat telah memenuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku.

Sebagai penutup, dapat disimpulkan bahwa pengendalian dokumen (document control) memainkan peran penting bagi keberhasilan implementasi SPMI. Pengendalian dokumen yang baik dapat memastikan efisiensi, konsistensi, akurasi, keamanan & kepatuhan dalam semua kegiatan SPMI. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, Mutu, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI, SPMP

Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Materi SPMP, Pelatihan, Pendidikan, Tips Sukses SPMI

28 Nov 0

SPMI dan Pengukuran Kepuasan

SPMI dan Pengukuran Kepuasan

Kepuasan Konsumen

Kepuasan Konsumen (stakeholder) adalah ukuran apakah konsumen merasa puas dengan produk atau layanan yang telah diberikan oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Kepuasan konsumen dapat dievaluasi dan diukur melalui berbagai indikator, seperti jumlah pengaduan, tingkat retensi konsumen, loyalitas konsumen, dan lain sebagainya.

Kepuasan konsumen sangat penting bagi keberhasilan organisasi, karena dapat mempengaruhi reputasi dan citra (image) suatu organisasi. Kepuasan konsumen dapat mempengaruhi loyalitas dan keputusan pembelian di masa yang akan depan.

SPMI dan Mengukur Kepuasan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah suatu pendekatan manajemen yang bertujuan untuk memastikan kepuasan konsumen/ stakeholder dapat dicapai. Pendekatan manajemen ini dilakukan dengan mengintegrasikan konsep mutu dalam semua aspek organisasi. Kepuasan konsumen/ stakeholder dituangkan dalam standar-standar SPMI yang harus dicapai.

Berikut beberapa cara untuk mengukur kepuasan konsumen:

Survei Kepuasan: Survei kepuasan dapat dilakukan dengan mengirimkan kuesioner atau melakukan wawancara langsung dengan stakeholder. Cara ini sering digunakan untuk mendapatkan umpan balik terkait kepuasan konsumen seperti: mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua terhadap layanan pendidikan yang telah diberikan.
Keluhan Konsumen: Lembaga pendidikan dapat mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data keluhan konsumen. Cara ini bertujuan untuk menemukan masalah yang sering muncul dalam proses pendidikan, selanjutnya dicari upaya tindakan solusi yang tepat.
Analisis data: Lembaga pendidikan dapat mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan kepuasan konsumen. Contoh data yang diperlukan seperti: kepuasan terhadap proses belajar mengajar, bimbingan akademik, tingkat retensi mahasiswa, jumlah pengaduan, waktu penyelesaian komplain dan lain lain. Data yang telah diperoleh kemudian diolah dengan teknik statistik yang tepat.
Analisis Komplain dan Saran: Penting sekali untuk menganalisis komplain dan saran konsumen. Selanjutnya dicari akar masalah dan bentuk tindakan perbaikan yang relevan. Tindakan perbaikan dapat berbentuk tindakan koreksi, korektif dan preventif.
Observasi: Lembaga melakukan observasi (mengamati) terhadap layanan yang diberikan, serta dapat melakukan diskusi (focus group) dan pembicaraan langsung untuk mendapatkan masukan dari konsumen.

Penutup, untuk keberhasilan SPMI, pengukuran kepuasan konsumen perlu dilaksanakan secara rutin. Pengukuran ini memungkinkan organisasi untuk mengevaluasi apakah tujuan SPMI telah tercapai atau tidak. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, Mutu, PDCA, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, Tips Sukses SPMI

15 Nov 0

SPMI dan Penggerak Keberhasilan

SPMI dan Penggerak Keberhasilan

Ron Ashkenas adalah seorang penulis buku & konsultan yang terkenal dengan konsep-konsep tentang perubahan manajemen, strategi dan transformasi organisasi. Dalam jurnal manajemen yang ditulis Ron Ashkenas, beliau mengajukan konsep “Empat Penggerak Keberhasilan” (new drivers of organizational success), yaitu speed, flexibility, integration, & innovation.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem manajemen mutu yang dikembangkan untuk meningkatkan mutu pendidikan di Indonesia. SPMI terdiri dari dokumen yang digunakan sebagai acuan kerja lembaga pendidikan. Pada lembaga pendidikan tinggi, dokumen SPMI meliputi kebijakan SPMI, manual PPEPP, tandar SPMI dan formulir-formulir.

Untuk memperkuat implementasi SPMI agar maju dan unggul, lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) dapat memanfaatkan ide dan konsep-konsep transformasi yang digulirkan oleh Ron Ashkenas.

SPMI dan Empat Penggerak Keberhasilan

Berikut uraian singkat dari empat penggerak keberhasilan:

Pertama adalah Kecepatan (Speed): Untuk keberhasilan SPMI, penting sekali untuk responsif dan cepat dalam setiap aktivitas manajemen. Kecepatan dapat mencakup berbagai aspek, seperti kecepatan merespon perubahan (lingkungan internal dan lingkungan eksternal), kecepatan mengambil keputusan, dan mengembangkan standar-standar SPMI baru dalam lembaga pendidikan. Dokumen SPMI harus cepat disesuaikan dengan perubahan-perubahan baru, agar update dan tetap relevan.
Kedua adalah Fleksibilitas (Flexibility): Di era digital seperti saat ini, perubahan berlangsung sangat cepat. Fleksibilitas meliputi kemampuan lembaga untuk beradaptasi dengan dengan cepat. Fleksibilitas disini dapat berbentuk perubahan visi misi, perubahan struktur organisasi, perubahan tupoksi, perubahan standar, perubahan SOP dll.
Ketiga adalah Integrasi (Integration): Apakah integrasi itu? Integrasi adalah kemampuan lembaga untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi yang berbeda dalam organisasi, seperti level universitas, level fakultas, level departemen, prodi dan unit-unit pendukung. Semua fungsi apakah sudah sinkron? Atau jalan sendiri-sendiri tanda kesatuan arah? Tujuan integrasi agar semua komponen organisasi dapat bergerak dalam satu komando, sehingga dapat beroperasi dengan lebih efisien dan efektif.
Keempat adalah Inovasi (Innovation): Apakah lembaga sudah mampu berinovasi? Atau masih menggunakan cara-cara lama? Inovasi adalah kemampuan untuk mengembangkan metode baru, cara baru, sistem baru, layanan baru, dan mengadopsi teknologi baru. Lembaga pendidikan yang inovatif mampu menciptakan keunggulan kompetitif dan memenuhi kebutuhan stakeholder yang terus berkembang. Misalnya inovasi dalam layanan kemahasiswaan, layanan perpustakaan, layanan akademik dan lain sebagainya.

Sebagai penutup, keempat penggerak keberhasilan diatas saling terkait dan saling memperkuat. Lembaga pendidikan yang mampu memadukan kecepatan, fleksibilitas, integrasi, dan inovasi ke dalam SPMI, memiliki peluang menjadi unggul dalam jangka panjang. Stay Relevant !

Instagram: @mutupendidikan

Budaya mutu, Mutu, Pendidikan, Perguruan Tinggi, SPMI, TQM

Berita, Budaya Mutu, Inspirasi, Manajemen, Materi SPMI, SOP, Tips Sukses SPMI

3 Nov 0

SPMI dan VUCA

SPMI dan VUCA

SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) adalah suatu sistem manajemen pendidikan yang digunakan untuk memastikan bahwa proses-proses (pendidikan) yang kerjakan telah memenuhi standar yang ditetapkan. Selanjutnya standar tersebut akan ditingkatkan secara terus menerus untuk memenuhi harapan stakeholder.

VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, and Ambiguity) adalah istilah yang sering dipakai untuk menggambarkan kondisi lingkungan eksternal yang tidak stabil, tidak pasti & berubah-ubah. VUCA dapat menjadi peluang sekaligus ancaman bagi eksistensi lembaga pendidikan. Lembaga yang mampu beradaptasi dengan baik, tentu akan tetap eksis, sebaliknya lembaga yang kaku, tidak proaktif dan tidak inovatif tentu akan hilang dari peredaran (out of business).

Dampak VUCA terhadap SPMI

Dampak VUCA terhadap SPMI, bisa bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi lingkungan yang ada (internal dan eksternal). Akan tetapi, secara garis besar, lingkungan eksternal yang tidak stabil atau berubah-ubah dapat mempengaruhi keberhasilan SPMI, berikut penjelasannya:

Volatilitas (Volatility), atau tingkat perubahan yang sangat cepat. Seperti perubahan teknologi digital pembelajaran, perubahan demografi, perubahan permintaan layanan pendidikan dll. Hal ini dapat memaksa institusi untuk mengubah strategi, standar dan kegiatan dengan cepat untuk tetap relevan. SPMI harus dapat menyesuaikan dengan perubahan ini, dan terus berusaha memastikan semua kegiatan telah memenuhi standar yang ditetapkan.
Ketidakpastian (Uncertainty) atau ketidakjelasan kondisi saat ini. Uncertainty, dapat membuat situasi sulit untuk pengambilan keputusan dan perencanaan jangka panjang. Oleh sebab itu, institusi yang ingin unggul harus berani fleksibel dalam perencanaan & mempertimbangkan beberapa skenario yang mungkin terjadi, berani membuat plan A dan plan B.
Kompleksitas (Complexity) suatu keadaan dimana manajemen merasa bingung dan sulit untuk memahami proses-proses & sistem SPMI secara keseluruhan. Sebagai solusi, institusi hendaknya mengembangkan pendekatan-pendekatan yang sistematis & terstruktur. Hal ini untuk memastikan bahwa semua dokumen SPMI dapat dipahami dengan jelas dan dapat diterapkan secara konsisten.
Ambiguitas (Ambiguity), kebingungan terhadap situasi, fakta dan evant yang ada. Situasi ini membuat manajemen sulit untuk menentukan cara-cara mengevaluasi dan mengukur SPMI. Bila SPMI tidak bisa diukur dan dievaluasi, maka akan sulit untuk memperbaiki proses dan sistem yang ada.

Kesimpulan umum, lembaga pendidikan yang menerapkan SPMI (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah) harus terus mengembangkan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal. Kondisi VUCA akan terus berlangsung dan semakin bergejolak, siapkah lembaga Anda untuk beradaptasi? Stay Relevant !

Instagram: @mutupendidikan