- 628123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Tag Archive Pendidikan
SPMI & Analisis Akar Masalah
“SPMI & Analisis Akar Masalah”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:
Tahap 1: Definisikan Masalah
Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder? (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)
Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!
Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung
Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?
Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.
Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:
- Customer (konsumen),
- Actor (pihak yang terlibat),
- Transformation Process (proses yang diteliti),
- World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
- Owner (pemilik proses), dan
- Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
- Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
- Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
- Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?
Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.
RCA diaplikasikan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.
Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :
- Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
- Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
- Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
- Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
- Mengapa faktor kausal tersebut ada?
- Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?
Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.
Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
- Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
- Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
- Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
- Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?
Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.
Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI): “If you fail to prepare, you are preparing to fail“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Quotes diatas menjelaskan tentang pentingnya perencanaan. Kalau kita gagal dalam membuat perencanaan berarti kita mempersiapkan untuk gagal. Demikian juga dalam kegiatan Audit, perencanaan perlu disiapkan sebaik mungkin agar proses audit yang diselenggarakan tepat sasaran dan dapat terlaksana dengan baik.
Dalam membuat perencanaan Audit Mutu Internal (AMI), hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sbb:
- Visi, Misi & Struktur organisasi.
- Ruang lingkup kegiatan
- Ruang lingkup produk dan pelayanan.
- Ukuran dan lokasi.
- Harapan pelanggan/stakeholders.
- Tujuan dan kebijakan organisasi.
- Jumlah & pengalaman auditor dll.
Memilih Tim Auditor
- Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan).
- Terdiri dari Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
- Jumlah anggota Tim bisa bertambah bila ruang lingkupnya semakin besar
Peran Pimpinan (Rektor/Dekan)
- Memberi mandat staf senior sebagai MP-AMI.
- Mengesahkan rencana audit tahunan.
- Melaksanakan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
- Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.
- Memastikan jalannya proses Audit berjalan efektif & efisien
Peran Manajer Program-AMI
- Membuat rencana audit tahunan.
- Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor.
- Menunjuk & menetapkan Tim Audit.
- Melaksanakan kegiatan audit.
- Membuat & mengelola laporan audit.
- Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.
Ketua Tim Auditor
- Membuka rapat.
- Menetapkan anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu).
- Membuat jadwal dan program audit.
- Memimpin kegiatan audit.
- Membuat keputusan akhir atas hasil temuan audit.
- Memantau tindak lanjut hasil temuan Audit
- Menyerahkan laporan audit.
- Menutup rapat.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor
- Mengaudit sesuai lingkup audit.
- Melaksanakan tugas secara obyektif.
- Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
- Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
- Mampu menjawab pertanyaan.
Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Teraudit
- Menginformasikan kepada pejabat yang relevan tentang rencana, tujuan dan lingkup audit.
- Mendampingi tim audit bila melakukan kunjungan
- Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
- Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor.
- Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.
Untuk dapat memahami apa saja yang perlu dipersiapkan dalam perencanaan AMAI/AMI, berikut kami sampaikan file slideshare sbb, silahkan diunduh:
Demikian, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Manual PPEPP dalam SPMI
“Manual PPEPP dalam SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Big Picture MODEL PDCA ini insyaAllah akan sangat membantu. Dengan mengikuti alur dalam model ini, kita akan mudah untuk mengembangkan SPMI melalui proses Kaizen. Model ini dapat pula diterapkan tidak hanya di Perguruan tinggi, dapat pula di implementasikan di SMA, SMP maupun Pendidikan SD.
Proses PDCA
Agar proses Kaizen (perbaikan terus menerus) dapat berjalan dengan baik, konsep Sistem Manajemen Mutu mengenalkan empat fungsi penting TQM (Total Quality Mangement) yang dikenal dengan PDCA:
- Plan: Meletakkan Standar, sasaran serta proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Melakukan
- Do: Implementasi proses sesuai standar yang telah ditetapkan.
- Check: Memantau dan mengevaluasi proses/ standar dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
- Act: Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses/standar untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Manual PPEPP
Prosen kaizen dalam SPMI Perguruan Tinggi menggunakan manual SPMI yang dikenal dengan istilah PPEPP. Sedangkan untuk Dikdasmen menggunakan konsep PDCA.
Manual PPEPP- SPMI pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan mengelolaan standar melalui mekanisme PDCA (Kaizen):
- Tahap Penetapan (P) Standar: Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang berwenang pada Lembaga Pendidikan
- Tahap Pelaksanaan (P) Standar: Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
- Tahap Evaluasi (E) Standar: Pada tahap ini, pihak yang yang bertanggung jawab melakukan proses evaluasi terhadap masing-masing standar. Tahap ini dapat dilakukan melalui kegiatan Monev, yang didalamnya terkandung juga kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
- Tahap Pengendalian (P) Standar: Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal tentang pelaksanaan standar.
- Tahap Peningkatan (P) Standar: Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.
Garis Besar isi Manual SPMI
- Tujuan dan maksud Manual SPMI.
- Luas lingkup Manual SPMI.
- Manual Penetapan Standar;
- Manual Pelaksanaan Standar;
- Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar;
- Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar;
- Manual Peningkatan Standar.
- Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
- Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu
- Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai manual SPMI.
- Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
- Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI.
- Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.
Demikian sekilas info tentang Model PDCA dan Manual PPEPP. Semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Daftar Pengecekan Audit SPMI (Checklist)
“Daftar Pengecekan untuk Audit SPMI (Checklist)”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.
Instagram: @mutupendidikan
Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.
Kelebihan adanya checklist adalah:
- Auditor menjadi lebih siap. Auditor lebih percaya diri karena telah memiliki topik-topik yang perlu ditanyakan. Auditor lebih menguasai permasalahan karena telah belajar lebih awal.
- Efisiensi waktu. Proses audit menjadi lebih cepat karena bahan-bahan yang akan ditanyakan telah tersedia.
- Lebih sistematis. Tentu saja proses audit akan berlangsung lebih sistematis karena daftar pertanyaan telah disusun dalam kerangka kerja tertentu.
- Memorisasi/pengingat. Adanya daftar pertanyaan yang telah dibuat, menjadi alat bukti /dokumen yang membantu mengingat.
- Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture). Daftar pertanyaan yang disusun lengkap akan membantu memahami ruang lingkup bahasan yang akan di audit.
Adapun kelemahannya adalah:
- Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. Auditor dikuatirkan akan terlalu fokus pada isi daftar pertanyaan (kacamata kuda). Padahal sering kali ada hal-hal lain (diluar checklist) yang menarik untuk ditanyakan pada saat proses audit.
- Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel. Benar sekali, bila terlalu fokus pada daftar check list, proses audit akan kaku dan kurang menghasilkan temuan-temuan yang baru.
- Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik. Daftar pertanyaan, sering kali disusun pada saat audit sistem (desk evaluation). Penyusun daftar pengecekan sering dilakukan di kantor auditor (bukan di lokasi teraudit), sehingga sering kurang realistis.
Contoh Daftar Pengecekan
Berikut contoh sederhana daftar pengecekan, tentu perlu dikembangkan oleh masing-masing lembaga sesuai standar yang dipakai:
- Daftar Pengecekan
- Checklist Pembuatan Laporan Audit
- Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
- Tips untuk keberhasilan Audit Mutu Internal
Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ? Daftar pengecekan dapat dikembangkan dari data:
- Visi dan Misi
- Restra, Renop atau Statuta
- SNP, BAN-PT, BAN-SM atau Standar Internasional
- Kebijakan, Standar, Manual PPEPP, SOP dan Formulir
Demikian, semoga info tentang “Daftar Pengecekan untuk Audit SPMI” ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Courses, Training & Development
Ikutilah Pelatihan 5S Tata Graha untuk Pendidikan
“Ikutilah Pelatihan 5S Tata Graha untuk Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
CATAT JADWAL BERIKUT:
- 17-18 Maret 2021 di Hotel Neo Jl Jawa no. 17 Gubeng Surabaya
- 16-17 Juni 2021 di Hotel Neo Jl Jawa no. 17 Gubeng Surabaya
Kontak kami bila memerlukan brosur dan undangan
PELATIHAN 5S / 5R
Institusi Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung proses pembangunan suatu bangsa. Lembaga pendidikan akan tumbuh dan berkembang dengan cepat apabila didukung dengan sarana dan prasarana belajar yang memadai.
Mengelola sarana dan prasarana (Sarpras) memang bukan pekerjaan yang mudah. Selain diperlukan standar sarpras dan SOP yang memadai, metode pengelolaan sarpras harus dikelola secara efektif dan efisien.
5S adalah singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke yang dapat diterjemahkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Metode ini terbuktif efektif dalam berbagai industri baik industri manufaktur maupun jasa.
Saat ini lembaga pendidikan juga sudah mulai banyak yang menerapkan pendekatan Tata Graha 5S. Ada banyak alasan, salah satunya adalah masalah yang terkait tentang kebersihan, keteraturan dan kenyamanan sarana prasarana pendidikan.
Pelatihan 5S bertujuan membimbing institusi pendidikan dalam mengelola semua fasilitas, seperti ruang kelas, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, ruang kerja dosen/guru dll., agar menjadi lebih nyaman, teratur, bersih dan rapi. Dengan kondisi lingkungan tersebut, tentunya akan memberikan kepuasan maksimal bagi siswa/ mahasiswa yang belajar maupun bagi pengajar/pegawai yang bekerja dalamnya.
Pelatihan 5S adalah dasar dari segala program peningkatan mutu dan produktivitas. Dengan 5S organisasi diharapkan akan mampu mencapai target prestasi, pelayanan prima dan produktifitas kerja.
MANFAAT PELATIHAN
Setelah mengikuti training 5S ini, diharapkan peserta pelatihan akan dapat:
- Memahami KAIZEN, dan Falsafahnya
- Memahami konsep Kualitas & Kepuasan Pelanggan dalam dunia Pendidikan
- Memahami Konsep 5S dan Manfaat Program 5S bagi Institusi Pendidikan
- Memahami Penerapan Konsep 5S pada Institusi Pendidikan
- Mempersiapkan langkah-langkah Implementasi program 5S untuk Institusi Pendidikan
- Melaksanakan Benchmarking dan Praktek pelaksanaan 5S.
GARIS BESAR PROGRAM TRAINING 5S
- TQM & KAIZEN (Continuous Improvement)
- Kepuasan Pelanggan dan Pelayanan Prima
- Standar Sarana Prasarana dan SOP Tata Graha
- Konsep 5S, Definisi, Aktivitas dan Sasaran
- Konsep 5S dan penerapannya dalam dunia pendidikan: Seiri-Ringkas, Seiton-Rapi, Seiso-Resik, Seiketsu-Rawat, Shitsuke-Rajin
- Penerapan Program 5S di lembaga pendidikan:
- Organisasi 5S dan Peran Dosen/Guru/Pegawai.
- Langkah-langkah Penerapan dan dokumentasi
- Teknik motivasi, Alat-alat bantu 5S & Media Suasana
- Kunci sukses di dalam Penerapan Program 5S dan Audit 5 S
- Bencmarking, Praktek lapangan dan diskusi kelompok.
SIAPA YANG PERLU MENGHADIRI PELATIHAN 5S
Pimpinan Institusi Pendidikan, Kepala Unit Kerja, Dosen, Guru, MR, Ka TU, Yayasan. dll
DURASI TRAINING 5S
Pelatihan dilaksanakan 2 hari mulai pukul : 09.00 s.d 16.00 WIB
METODE PELATIHAN
Metode pelatihan diberikan dalam bentuk presentasi dan diskusi di kelas dan dilanjutkan dengan lokakarya yang terdiri dari pembahasan studi kasus dan praktek latihan. Materi disajikan dalam bahasa Indonesia. Setiap kasus diselesaikan secara kelompok untuk kemudian dipresentasikan.
FASILITATOR
Untuk informasi Fasilitator, kunjungi halaman berikut: Tentang Kami
INVESTASI
- Rp. 2.000.000,- /peserta (harga normal)
- Early bird : Rp. 1.800.000,- /peserta (Pendaftaran & pelunasan 1 minggu sebelum training)
FASILITAS PELATIHAN
Sertifikat, Modul softcopy, Training kit, Lunch, Coffee Break 2x
(Peserta diharapkan membawa laptop)
Demikian informasi Pelatihan 5S Tata Graha untuk Pendidikan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Menyediakan Informasi terkait: Pelatihan / Training / In house Training / Pelatihan Kerja / Contoh Pelatihan / Training Center / 5R / 5 S / Tata Graha / House Keeping / TQM / Workshop / Tutorial / SPMI / Audit Mutu
Courses, Training & Development
Membangun SPMI & Tim Kerja
“Membangun SPMI & Tim Kerja yang Unggul”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Organisasi Pendidikan tidak akan terkelola dengan baik apabila “Tim Kerja” yang ada tidak produktif. Tim yang tidak produktif, pada umumnya memiliki ciri ciri sbb:
- Tujuan yang tidak jelas
- Pembagian tugas yang ambigu
- Motivasi yang tidak terbangun dan konflik yang tidak fungsional.
Instagram: @mutupendidikan
Pengertian Tim Kerja
Merupakan kegiatan yang dilakukan secara kolektif dimana anggotanya bekerja secara sinergi untuk mencapai tujuan bersama.
Ciri-Ciri Tim Yang Efektif
- Anggota Tim berpartisipasi secara aktif & positif
- Komunikasi yang harmonis, aktif mendengar dan memberi umpan balik
- Siap mengambil resiko
- Fokus pada tujuan utama
- Anggota percaya dan patuh pada keputusan tim
- Anggota Tim mengambil inisiatif untuk keberhasilan pencapaian tujuan bersama.
Jenis-Jenis Tim
- Gugus Kendali Mutu: Tim yang terdiri dari 5 sampai 12 orang, yang berasal dari departemen yang sama, bertemu beberapa jam dalam seminggu untuk berdiskusi membahas peningkatan kualitas, efisiensi dan perbaikan lingkungan kerja.
- Tim Kerja yang mengelola sendiri: Tim kerja yang dikelola sendiri dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Tim Lintas Fungsional: Karyawan dari level yang sama, berbeda area/unit kerja, namun bekerja sama untuk mencapai tujuan/tugas tertentu. Contoh: Kegiatan Proyek, Kepanitiaan.
- Tim Virtual: Dengan menggunakan TI, Tim ini menyatukan anggota yang secara fisik berjauhan untuk bekerja sama mencapai tujuan.
Ketrampilan Penting bagi Anggota Tim
- Listening (Mendengar)
- Questioning (Bertanya)
- Persuading (Mempengaruhi)
- Respecting (Menghormati)
- Helping (Menolong)
- Sharing (Berbagi)
- Participating (Berpartisipasi)
Tips Untuk Tim SPMI
- Lembaga Pendidikan (PT, Sekolah, Madrasah) secara periodik mengadakan kegiatan untuk membangun Tim, seperti kegiatan Training, Seminar, Diskusi, Silaturohim dll.
- Adakan pertemuan unit kerja untuk mengevaluasi proyek-proyek, memantau kemajuan dan mengkoordinasikan langkah tindak lanjut.
- Tindak lanjuti setiap kesempatan yang ada secara menyenangkan.
- Bila tim berhasil mencapai target tertentu, rayakan, beri reward dan syukuri.
Dalam rangka mendukung perbaikan budaya mutu pendidikan melalui optimalisasi Tim Kerja, materi presentasi berikut InsyaAllah dapat bermanfaat sebagai referensi:
Silahkan diunduh ppt/ pdf disini:
Membangun Tim Kerja yang Unggul
Demikian, semoga uraian singkat dengan topik Membangun SPMI & Tim Kerja ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
SPMI & Budaya Mutu menuju Pencapaian SNP
Pentingnya Budaya Mutu
Membangun sistem penjaminan mutu internal (SPMI) tidak cukup hanya sekedar dokumen hitam putih seperti manual, prosedur ataupun instruksi kerja. Lebih dari itu, yang terpenting adalah terbentuknya perilaku produktif yang terbangun dari budaya mutu Perguruan Tinggi/Sekolah/Madrasah. Tidak ada artinya punya dukumen mutu yang lengkap dan bagus bila personel pelaksananya memiliki nilai-nilai yang tidak sejalan dengan budaya mutu.
Oleh karena itu, kesadaran mutu dan budaya mutu harus benar-benar dibangun secara sadar dan berkesinambungan. Prinsip-prinsip mutu & keinginan untuk memberi pelayanan terbaik bagi pengguna proses (konsumen internal/eksternal) harus tertanam kuat bagi segenap anggota organisasi mulai dari tukang sapu sampai pucuk pimpinan. Inilah pekerjaan utama pimpinan Institusi Pendidikan. Sanggup?
Demikian, semoga bermanfaat.
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Kunjungan Slideshare berikut ini:
Membangun Budaya Mutu Pendidikan
Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan
“Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk mengenal dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara-cara atau “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk.
Benchmarking dapat dilakukan untuk produk, proses produksi, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi/perusahaan.
Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Tolok Ukur” atau “Patokan”. Benchmarking adalah proses mengidentifikasikan “Best Practice” terhadap suatu produk/jasa dan proses produksinya hingga produk tersebut dikonsumsi.
Benchmarking memberikan gambaran yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang sejenis maupun dengan industri-industri yang lain.
Tahapan Proses Benchmarking
Proses Benchmarking adalah proses yang mencoba melihat/mempelajari faktor luar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana pihak lain mencapai tingkat kinerja dan memahami proses-proses kerja yang mereka gunakan.
Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik keberhasilan/ kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Apabila diimplementasikan dengan benar, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi/lembaga untuk meningkatkan prestasi/ kinerja organisasinya maupunpun proses-proses didalamnya.
Jenis-jenis Benchmarking
Benchmarking dapat dilakukan kedalam organisasi (secara Internal), yang dilakukan adalah membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi.
Sedangkan Benchmarking eksternal adalah membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat pula dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain :
- Strategic Benchmarking, adalah Benchmarking yang mencoba mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
- Product Benchmarking, adalah yaitu Benchmarking yang membandingkan produk atau layanan pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
- Process Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
- Functional Benchmarking, adalah Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
- Financial Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
- Performance Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.
4 tahapan penting Benchmarking :
- Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
- Menganalisis/ mempelajari proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
- Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
- Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memcontoh/ mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.
Baca juga: Pengendalian Proses Statistik
Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan
Lembaga pendidikan, baik pendidikan tinggi, sekolah dan madrasah, juga sangat dianjurkan untuk melakukan proses benchmarking. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, kegiatan benchmark perlu diselenggarakan sebagai salah satu program Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Dalam lingkungan yang semakin disrupsi saat ini, lembaga pendidikan tidak boleh cepat merasa puas dengan prestasi yang telah dihasilkan selama ini. Lengah sedikit, maka akan ketinggalan dalam memberikan layanan terbaik untuk stakeholdernya.
Dengan mengimplementasikan proses benchmarking, manajemen akan memperoleh bahan-bahan yang valid untuk pengambilan keputusan untuk melakukan continuous improvement.
Pakar Benchmarking, Robert Camp dalam bukunya, mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, antara lain :
- Memilih Subyek Benchmarking, misal benchmarking tentang:
- Proses belajar mengajar di PT lain.
- Proses Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
- Proses Penerimaan Mahasiswa baru
- Proses Layanan Perpustakaan
- Proses layanan Perpustakaan online
- Kuliah jarak jauh (distance learning)
- Proses pengelolaan keuangan
- Proses kerjasama luar negeri dll
- Menentukan Proses-proses yang akan di teliti
- Mengidentifikasikan Mitra/partner yang berpotensi untuk dibandingkan
- Mengidentifikasikan sumber-sumber data
- Mengumpulkan data-data
- Menentukan kesenjangannya yang terjadi
- Menetapkan perbedaan proses
- Target kinerja yang diharapkan
- Melakukan Komunikasi dengan berbagi pihak terkait
- Penetapkan Tujuan
- Menerapkan/ implementasi
- Meninjau ulang dan penyesuaian ulang
Baca juga: Kunjungan Bisnis & Pendidikan ke Jepang
Pertanyaan Diskusi:
- Sejauh mana lembaga pendidikan perlu melakukan kegiatan Benchmarking?
- Proses-Proses apa saja yang menurut saudara perlu dilakukan bencmarking?
- Apa saja kendala yang mungkin dihadapi ketika melakukan Benchmarking lembaga pendidikan?
Untuk memahami lebih dalam tentang metodologi Benchmarking, berikut dapat di unduh/ download ppt materi berikut ini:
Klik Link dibawah ini:
- Benchmarking
- Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
- Manajemen Perguruan Tinggi
- Kendala Utama Implementasi SPMI
Demikian uraian singkat tentang Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat dan berkah selalu.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
______________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
IG: @mutupendidikan
12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.
Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.
Baca juga: Manajemen Kualitas
Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.
Berikut 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
- Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
- Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
- Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
- Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
- Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
- Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
- Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
- Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
- Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
- Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
- Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
- Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
- Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.
Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.
________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
Dapatkan Informasi Terkait: ami /amai / training / pelatihan / temuan / akar masalah / ppepp / konflik /temuan audit /standar /mutu internal / sma /smp / sd / perguruan tinggi / pendidikan / mutu
Mutu, Etika & Tanggung Jawab Sosial
“Mutu, Etika & Tanggung Jawab Sosial”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Etika adalah sesuatu hal yang dianggap benar dalam konteks moral. Dengan kata lain, Etika adalah bentuk implementasi dari moralitas. Etika dalam organisasi memiliki peran penting dalam manajemen total quality.
Manajemen Total Quality (baca : SPMI) akan gagal apabila suatu organisasi ( seperti Institusi Pendidikan) tidak berhasil mengimplementasikan standar perilaku yang etis. Perilaku etika yang terimplementasi dengan baik dapat membangun kepercayaan. Kepercayaan (trust) adalah unsur penting dalam Total Quality Management.
____________________________________
Power Point (PDF):
____________________________________
Hambatan paling umum untuk bisa berperilaku secara etis adalah sifat dasar manusia, dimana mereka cenderung untuk berperilaku sesuai dengan apa yang mereka inginkan dan rasakan.
Pendekatan Total Quality (baca: SPMI) tidak dapat berhasil dilaksanakan dalam suatu organisasi yang gagal untuk mengimplementasikan standar perilaku yang etis. karena perilaku etika ini dapat membangun kepercayaan, dan kepercayaan adalah unsur penting dalam Total Quality.
Unsur Total Quality yang bergantung pada kepercayaan (trust):
- Komunikasi
- Hubungan interpersonal
- Manajemen konflik
- Pemecahan masalah
- Kerja tim
- keterlibatan karyawan dan pemberdayaan
- Fokus pelanggan
Nilai & Tanggung Jawab
Nilai adalah keyakinan-keyakinan inti yang memandu perilaku kita. Individu dan organisasi menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang mereka percayai benar.
Tanggung Jawab adalah bagian dari perilaku etis. Orang-orang yang melemparkan kesalahan kepada orang lain berarti tidak berperilaku etis. Secara Total Quality, orang yang bertanggung jawab atas kinerjanya Ketika berbicara tentang organisasi mereka, maka akan mengatakan ‘kita’ bukan ‘mereka’.
Para Pimpinan (Baca: pimpinan institusi pendidikan) dapat berperan dalam membangun iklim organisasi yang etis dan bertanggung jawab sosial melalui cara-cara seperti:
- Memberikan contoh perilaku etis
- Mendorong karyawan untuk membuat pilihan etis
- Membantu karyawan menindak lanjuti dan menunjukkan perilaku etis setelah pilihan yang tepat telah dibuat.
Pertanyaan Kritis:
- Bagaimana Lembaga Pendidikan Anda membangun budaya mutu yang etis dan bertanggung jawab sosial yang benar?
- Bagaimana organisasi mengintegrasikan sistem etika dalam standar-standar SPMI (Misal standar Pengelolaan)
Demikian, semoga bermanfaat.
__________________________
mutupendidikan.com
Follow Instagram: @mutupendidikan
Explore: Training & Development
Icon Mutu Pendidikan
Info Pelatihan:
Icon Mutu Pendidikan