- 628123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Tag Archive TQM
SPMI & Analisis Akar Masalah
“SPMI & Analisis Akar Masalah”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:
Tahap 1: Definisikan Masalah
Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder? (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)
Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!
Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung
Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?
Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.
Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:
- Customer (konsumen),
- Actor (pihak yang terlibat),
- Transformation Process (proses yang diteliti),
- World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
- Owner (pemilik proses), dan
- Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
- Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
- Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
- Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?
Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.
RCA diaplikasikan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.
Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :
- Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
- Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
- Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
- Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
- Mengapa faktor kausal tersebut ada?
- Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?
Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.
Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
- Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
- Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
- Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
- Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?
Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.
Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Gugus Kendali Mutu SPMI
“Gugus Kendali Mutu SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah sekelompok kecil karyawan (Dosen, Guru, Pegawai) yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja/ pelaksana proses yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.
Institusi pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) dapat meningkatkan kualitas sistem penjaminan mutu dengan menambahkan peran GKM (Gugus Kendali Mutu).
Unduh disini:
Gugus Kendali Mutu
Instagram: @mutupendidikan
Tentu tidak mudah untuk membangun Tim KGM yang handal, perlu komitmen, kesadaran mutu prima dan sistem manajemen yang tepat dengan didukung standar dan SOP yang benar. Namun demikian upaya yang serius untuk membangun tim GKM tentu akan menghasilkan banyak manfaat.
Manfaat GKM
- Mendorong setiap dosen/ guru/pegawai untuk terlibat aktif dlm suatu bentuk kerjasama yang dinamis.
- Mendorong setiap dosen/ guru/pegawai mencari pemecahan masalah atas pencapaian mutu pelayanan/produk/mutu kerja
- Mendorong setiap karyawan untuk mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dg pengendalian & perbaikan mutu.
- Meningkatkan semangat & moral karyawan dg membuka kesempatan untuk berperan serta dlm mengembangkan mutu di unit kerjanya masing masing.
Tujuan GKM
- Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dari anggota /tim KGM
- Meningkatkan keterlibatan dosen/guru/pegawai anggota GKM pd persoalan pekerjaan dan pemecahannya
- Menggalang kerjasama tim yang lebih efektif
- Menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan masalah (preventive)
- Meningkatkan kualitas komunikasi dlm tim
- Mengurangi kesalahan dalam pekerjaan
- Meningkatkan motivasi dosen/ guru/ pegawai
- Hubungan atasan-bawahan yang lebih sinergis
- Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya kesehatan & keselamatan kerja
Mekanisme Kerja GKM
- Anggota tim berasal dari unit kerja yang sama
- Jumlah anggota dapat terdiri dari 3-10 orang (ideal 7-8 orang)
- Anggota memilih pimpinan kelompok/ tim
- Bersama sama menetapkan waktu pertemuan dan diketahui atasan
- Isu/ masalah yang dipilih hendaknya berkaitan dg tugas
- Anggota didorong untuk terlibat aktif
- Masalah dipilih dan dipecahkan bersama dengan menggunakan teknik kendali mutu
- Hasil pertemuan dicatat secara singkat & didokumentasikan
Nah.. bagaimana bentuknya, mekanisme kerjanya, tupoksinya? Silahkan diunduh file PPT pada tautan diatas.
Demikian uraian singkat tentang Gugus Kendali Mutu SPMI, semoga bermanfaat. Tetap semangat dan Salam Mutu…
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan
“Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk mengenal dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara-cara atau “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk.
Benchmarking dapat dilakukan untuk produk, proses produksi, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi/perusahaan.
Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Tolok Ukur” atau “Patokan”. Benchmarking adalah proses mengidentifikasikan “Best Practice” terhadap suatu produk/jasa dan proses produksinya hingga produk tersebut dikonsumsi.
Benchmarking memberikan gambaran yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang sejenis maupun dengan industri-industri yang lain.
Tahapan Proses Benchmarking
Proses Benchmarking adalah proses yang mencoba melihat/mempelajari faktor luar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana pihak lain mencapai tingkat kinerja dan memahami proses-proses kerja yang mereka gunakan.
Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik keberhasilan/ kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Apabila diimplementasikan dengan benar, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi/lembaga untuk meningkatkan prestasi/ kinerja organisasinya maupunpun proses-proses didalamnya.
Jenis-jenis Benchmarking
Benchmarking dapat dilakukan kedalam organisasi (secara Internal), yang dilakukan adalah membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi.
Sedangkan Benchmarking eksternal adalah membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat pula dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain :
- Strategic Benchmarking, adalah Benchmarking yang mencoba mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
- Product Benchmarking, adalah yaitu Benchmarking yang membandingkan produk atau layanan pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
- Process Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
- Functional Benchmarking, adalah Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
- Financial Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
- Performance Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.
4 tahapan penting Benchmarking :
- Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
- Menganalisis/ mempelajari proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
- Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
- Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memcontoh/ mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.
Baca juga: Pengendalian Proses Statistik
Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan
Lembaga pendidikan, baik pendidikan tinggi, sekolah dan madrasah, juga sangat dianjurkan untuk melakukan proses benchmarking. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, kegiatan benchmark perlu diselenggarakan sebagai salah satu program Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Dalam lingkungan yang semakin disrupsi saat ini, lembaga pendidikan tidak boleh cepat merasa puas dengan prestasi yang telah dihasilkan selama ini. Lengah sedikit, maka akan ketinggalan dalam memberikan layanan terbaik untuk stakeholdernya.
Dengan mengimplementasikan proses benchmarking, manajemen akan memperoleh bahan-bahan yang valid untuk pengambilan keputusan untuk melakukan continuous improvement.
Pakar Benchmarking, Robert Camp dalam bukunya, mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, antara lain :
- Memilih Subyek Benchmarking, misal benchmarking tentang:
- Proses belajar mengajar di PT lain.
- Proses Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
- Proses Penerimaan Mahasiswa baru
- Proses Layanan Perpustakaan
- Proses layanan Perpustakaan online
- Kuliah jarak jauh (distance learning)
- Proses pengelolaan keuangan
- Proses kerjasama luar negeri dll
- Menentukan Proses-proses yang akan di teliti
- Mengidentifikasikan Mitra/partner yang berpotensi untuk dibandingkan
- Mengidentifikasikan sumber-sumber data
- Mengumpulkan data-data
- Menentukan kesenjangannya yang terjadi
- Menetapkan perbedaan proses
- Target kinerja yang diharapkan
- Melakukan Komunikasi dengan berbagi pihak terkait
- Penetapkan Tujuan
- Menerapkan/ implementasi
- Meninjau ulang dan penyesuaian ulang
Baca juga: Kunjungan Bisnis & Pendidikan ke Jepang
Pertanyaan Diskusi:
- Sejauh mana lembaga pendidikan perlu melakukan kegiatan Benchmarking?
- Proses-Proses apa saja yang menurut saudara perlu dilakukan bencmarking?
- Apa saja kendala yang mungkin dihadapi ketika melakukan Benchmarking lembaga pendidikan?
Untuk memahami lebih dalam tentang metodologi Benchmarking, berikut dapat di unduh/ download ppt materi berikut ini:
Klik Link dibawah ini:
- Benchmarking
- Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
- Manajemen Perguruan Tinggi
- Kendala Utama Implementasi SPMI
Demikian uraian singkat tentang Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat dan berkah selalu.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
______________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
IG: @mutupendidikan
SPMI & Manajemen Konflik
“Mengelola SPMI & Manajemen Konflik”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
mutupendidikan.com – Setiap lembaga pendidikan selalu memiliki tujuan, proses-proses dan sumber daya. Dalam mengelola 3 hal tersebut seringkali manajemen dihadapkan dengan situasi konflik yang menuntut untuk diselesaikan secara konstruktif, baik itu konflik antar individu, antar kelompok, maupun antar organisasi.
Power Point (PDF):
IG: @mutupendidikan
SPMI & Manajemen Konflik
Lembaga pendidikan yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentu saja berpotensi menghadapi situasi konflik yang tidak nyaman.
Contoh Konflik SPMI
- Konflik dalam penetapan Visi & Misi Organisasi
- Konflik dalam penetapan standar SPMI
- Konflik dapam pencapaian indikator Standar SPMI
- Konflik dalam implementasi manual PPEPP
- Konflik dalam menetapkan status temuan Audit Mutu Internal
- Konflik dalam pelaksanaan SOP & Instruksi kerja
- Konflik dalam mencari akar masalah disaat Tinjauan Manajemen
- Konflik dalam pengelolaan formulir & arsip SPMI dll.
Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus mengembangkan teknik-teknik manajemen konflik yang fungsional sehingga konflik tersebut dapat diselesaikan secara kondusif dan mampu mendorong pencapaian sasaran organisasi dengan baik.
Robbins (2006:545) menyatakan konflik sebagai proses yang bermula ketika satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan segera mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi keperdulian pihak pertama.
Manajemen Konflik merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi SPMI. Jika konflik dikelola secara sistematis dapat berdampak positif yaitu, memperkuat hubungan kerja sama, meningkatkan kepercayaan dan harga diri, mempertinggi kreativitas dan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan kerja.
Baca Juga: Politik & Konflik Organisasi
Tujuan manajemen konflik adalah untuk mencapai kinerja yang optimal dengan cara memelihara konflik tetap fungsional dan meminimalkan akibat konflik yang merugikan. Mengingat kegagalan dalam mengelola konflik dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, maka pemilihan teknik pengendalian konflik perlu menjadi perhatian pimpinan organisasi.
Manajemen Konflik
Mengelola konflik berarti kita harus meyakini bahwa konflik memiliki peran dalam rangka pencapaian sasaran secara efektif & efisien. Mengelola konflik perlu skala prioritas, agar tidak menimbulkan kekacauan dalam koordinasi & integrasi antar fungsi/divisi dalam organisasi
3 Hal pokok dalam konflik
3 hal pokok yang perlu di perhatikan dalam manajemen konflik adalah:
- KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelompok yang dibiarkan memuncak.
- KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda
- ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu pihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain
4 strategi penyelesaian konflik
4 Strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola konflik adalah Menghindar, Memperhalus, Memaksa dan Berkolaborasi. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:
- Menghindar (Denial) : menarik diri secara fisik dan mental dari konflik yang terjadi
- Memperhalus (smoothing) : mengakomodasikan kepentingan pihak lain
- Memaksa (fight) : menggunakan taktik kekuasaan untuk memenangkan konflik
- Kolaborasi : menghadapi konflik secara langsung dan menyelesaikannya dengan cara memuaskan semua pihak.
Untuk penjelasan bahan dalam bentuk Power Point (PDF) silahkan diunduh file slideshare diatas.
Pertanyaan Penutup
- Bagaimana dampak kegagalan manajemen konflik terhadap program implementasi SPMI?
- Bagaimana peran Rektor / Kepala Sekolah dalam mengelola Konflik dalam organisasi pendidikan?
Demikian, semoga materi singkat ini bermanfaat.
_______________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi
“Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Total Quality Management (TQM) adalah upaya komprehensip dan berkesinambungan untuk memenuhi / memuaskan kebutuhan Stakeholder.
____________________________
Power Point (PDF):
IG: @mutupendidikan
____________________________
Karakteristik dari Total Quality Management
- Fokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan
- Target bersama jelas bagi semua
- Keputusan berbasis pendekatan ilmiah
- Komitmen untuk keberhasilan jangka panjang
- Melibatkan semua unsur organisasi
- Cek ricek secara bersinambung
- Melaksanakan diklat & Lokakarya rutin
- Kebebasan yg terkendali untuk ide baru, transparan.
Sejarah Perkembangan TQM
Sekilas perkembangan manajemen mutu:
- Pertengahan 1970 kualitas produk Jepang mulai berkembang & mengalahkan produk Amerika.
- Tahun 1980-an pangsa pasar produk Amerika menurun tajam
- Pilihan generasi muda Amerika lebih pada program studi MBA, sementara sebagian besar mahasiswa Prodi Teknik di Amerika berasal dari mahasiswa asing.
- Amerika lebih fokus mengiklankan produknya, sementara pesaingnya lebih fokus pada perbaikan kualitas produk.
- Fakta yang terjadi dilapangan: “Kunci memenangkan persaingan adalah kualitas”.
Pengalaman Jepang
- Selesai PD II Produk Jepang kalah kualitas, namun harga produk Jepang lebih murah dibandingkan dg produk Amerika.
- Amerika berusaha menekan harga, dan Jepang menyadari bahwa kunci persaingan sesungguhnya adalah kualitas.
- Dunia barat fokus pada penekanan biaya produksi, Jepang fokus menaikkan mutu.
- Fokus Jepang pada perbaikan sdm, proses, dan fasilitas. Kegiatan inti; pelatihan, pendidikan, penterjemahan buku, melibatkan semua tenaga kerja dalam perbaikan kualitas.
Falsafah TQM
- Sebagian besar teori dan teknik manajemennya berasal dari ilmu ilmu sosial; teknik manajemen keuangan (ekonomi), pemasaran (psikologi), desain organisasi (sosiologi), dan dasar teoritis TQM sendiri adalah statistika yaitu sampling dan analisis varian.
- Sumber pengembangan dan inovasinya sebagian besar dihasilkan oleh para pemikir yg berasal dari pekerja industri/ pemerintah sedangkan manajemen lain bersumber dari sekolah bisnis dan konsultan manajemen.
- Sebagian besar perkembangan ilmu dalam bidang manajemen keuangan, pemasaran, strategik, dan desain organisasi berasal dari AS kemudian menyebar keberbagai penjuru dunia. Adapun TQM memang berasal dari AS tetapi lebih banyak dikembangkan di Jepang terus ke Amerika Utara dan Eropa. Jadi perkembangan ilmu TQM merupakan kombinasi keterampilan tehnik dan analisis Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, dan tradisi serta integritas Eropah dan Asia.
- Penyebaran/desiminasi manajemen lainnya bersifat top-down, sementara TQM bersifat bottom-up. Bahkan penggerak utamanya adalah para manajer departemen/divisi.
Mengapa TQM bisa gagal ?
- TQM menuntut perbaikan pada sistem nilai dan budaya yg telah dianut bertahun tahun dari sistem manajemen yang lama.
- TQM bukan obat mujarab melainkan suatu pendekatan baru yg membutuhkan komitmen jangka panjang, kebulatan tekat bersama, dan didukung oleh upaya upaya pelatihan yg khusus.
- Intinya, komitmen yg kuat dan konsistensi.
Pertanyaan diskusi?
- Apakah prinsip-prinsip TQM dapat diterapkan pada lembaga pendidikan?
- Apakah ada kesamaan SPMI (sistem Penjaminan Mutu Internal) dengan manajemen TQM?
- Apakah kesalahan umum penerapan TQM pada lembaga pendidikan?
Untuk informasi yang lebih jelas tentang TQM dan tantangannya di dunia pendidikan, berikut dapat diunduh file power point pada tautan diatas.
Demikian uraian singkat tentang Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI. semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
_____________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan
“Mengenal 14 Point penting Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Dr. Edward Deming, pelopor gerakan manajemen mutu, memperkenalkan 14 Point penting untuk peningkatan mutu produk atau jasa.
_____________________________
Power Point (PDF):
IG: @mutupendidikan
_____________________________
Siapakah Dr. Edward Deming?
- Dr. William Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) adalah seorang pakar statistik, profesor, penulis, dosen, dan konsultan manajemen mutu.
- Dr. Deming memperkenalkan 14 Point untuk Peningkatan Kualitas.
14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan:
- Ciptakan tujuan & Sasaran yang mantap demi Perbaikan Produk dan Jasa.
- Adopsi pengunaan falsafah baru.
- Kurangi ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu.
- Akhiri praktek-praktek menghargai bisnis dengan harga.
- Tingkatkan secara konsisten sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas. Gunakan metode statistik untuk menemukan titik permasalahan.
- Lembagakan pelatihan kerja. Lembagakan penggunaan metode-metode modern.
- Lembagakan kepemimpinan. Bangun pola kepemimpinan yang membimbing.
- Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif & Efisien
- Uraikan kendala-kendala antar departemen. Kembangkan cara-cara untuk membuka komunikasi yang efektif antar unit kerja
- Hapuslah slogan, desakan dan target serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja
- Hapuskan/kurangi standar kerja yang menggunakan quota numerik
- Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan pegawai atas keahliannya
- Kembangkan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja
- Tempatkan dan dorong setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi
Dapatkah 14 point ini diterapkan di lembaga pendidikan?
1. Tetapkan tujuan yang kokoh…
- Apakah Visi & Misi Institusi Pendidikan dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh dosen/ guru serta karyawan?
- Apakah Institusi Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) memiliki tujuan yang jelas bagi organisasi ? Contoh: “Meningkatkan kemampuan dan kinerja lulusan sehingga mampu memberi kontribusi positif yang membanggakan pada Masyarakat”.
2. Tetapkan filosofi baru…
- Apakah pimpinan lembaga pendidikan mengambil tanggung jawab untuk melakukan perubahan / perbaikan?
- Apakah telah dilakukan pemberdayaan untuk setiap pegawai (Dosen, Guru, Tenaga kependidikan)?
- Apakah karyawan ikut merasa merasakan memiliki dan mendapatkan bagi hasil bersama dalam setiap kesuksesan Institusi?
3. Hentikan ketergantungan pada Inspeksi Masal…
- Dengan partisipasi seluruh civitas akademika, institusi pendidikan berusaha untuk memberikan kualitas terbaik bagi segenap stakeholder. Contoh:
- Menghentikan ketergantungan pada tes/ ujian
- Menciptakan pengalaman belajar yang mendorong prestasi siswa, dll.
4. Dorong perbaikan kualitas sekolah …
- Institusi pendidikan hendaknya mengembangkan hubungan jangka panjang dengan sekolah penyedia calon siswa
Bagaimana bentuk penjelasan point berikutnya? Untuk uraian point-point Deming berikutnya silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.
Baca juga: Kendala utama implementasi SPMI
Demikian uraian singkat tentang 14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan, semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
__________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
Pengantar Total Quality Management
“Pengantar Total Quality Management“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pentingnya Sistem Manajemen
Setiap lembaga memerlukan sistem manajemen untuk mengelola organisasi agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Ada banyak pendekatan yang dipakai organisasi, diantaranya pendekatan TQM atau Total Quality Management.
Pendekatan TQM cukup populer dipakai beberapa organisasi, termasuk institusi pendidikan. Pemerintah telah menetapkan penggunaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) sebagai pendekatan manajemen mutu untuk pengelolaan pendidikan. Payung hukumnya adalah Permendikbud Nomor 28 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) Dasar dan Menengah. Sedangkan untuk pendidikan tinggi Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016.
Berikut akan disampaian intisari dari Pendekatan TQM yang diuraikan oleh Dr. David L. Goetsch and Stanley Davis dalam bukunya Quality Management for Organizational Excellence Edisi 8.
Dalam bab 1 buku tersebut, dibahas kajian tentang Pengantar Total Quality Management, didalamnya terdapat sub topik sbb:
- Apa pengertian mutu?
- Pendekatan Total Quality
- Dua pandangan tentang mutu
- Elemen kunci dari Total Quality
- Tokoh pioner Total Quality
- Kunci keberhasilan Total Quality
- Bgm mencapai Six Sigma?
- Masa depan manajemen mutu
Pengertian Mutu
Mutu dapat didefinisikan dalam beberapa cara. Bila dilihat dari sudut pandang konsumen, mutu berarti kemampuan untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.
Pengertian Total Quality
Total Quality adalah pendekatan bisnis yang mencoba memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan kualitas terus-menerus yaitu perbaikan kualitas produk, jasa, orang, proses, dan lingkungan
Ciri Utama Total Quality
- Berpikir strategis
- Fokus pada pelanggan
- Obsesi pada kualitas
- Pendekatan ilmiah
- Komitmen jangka panjang
- Kerjasama tim
- Keterlibatan karyawan dan pemberdayaan
- Perbaikan proses terus menerus
- Pendidikan bottom-up dan pelatihan
- Kebebasan terkendali
- dan adanya kesatuan tujuan
Tren Manajemen Mutu…
- Tuntutan Pasar Global
- Pergeseran harapan pelanggan
- Tekanan ekonomi
- Pendekatan baru ilmu manajemen
Baca juga: TQM untuk Lembaga Pendidikan bag. 1
Demikian sekilas informasi, bagi kawan-kawan yang bertugas di unit penjaminan mutu dan SPMI, dapat menggunakan bahan ini untuk pengembangan efektifitas sistem manajemen mutu di institusi masing-masing (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah).
Materi SlideShare dapat diunduh pada tautan berikut ini:
Bab 1 : Pengenalan Total Quality Management
Selamat berkarya, tetap semangat dan salam mutu!
Hormat kami.
_____________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
Follow Instagram: @mutupendidikan
Komitmen Perbaikan terus-menerus
“Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus”
Dr. Edwards Deming, penulis dari Out of the Crisis, dikenal sebagai “ayah” dari gerakan Total Quality Management (TQM). Dr. Deming mengajurkan “mendekati mutu” dengan cara melakukan “kaizen” atau perbaikan terus-menerus.
Tips Sukses SPMI #1:
“Buatlah Komitmen untuk Perbaikan yang Tanpa Akhir”
Kaizen harus menjadi cara sebuah organisasi / lembaga pendidikan melakukan perbaikan. Barangkali merupakan bagian dari alasan Amerika Serikat kehilangan pasar dunia, yakni bahwa ia sudah puas dengan status-quo-nya. Amerika Serikat melihat dirinya pada puncak kapabilitasnya, tanpa ruang untuk perbaikan.
“Keunggulan – Entah dalam Upaya Nasional, perusahaan, Persaingan Atlet, atau Tujuan Pribadi – berasal dari Pengejaran Perbaikan yang Tanpa-Akhir”
Perhatikan beberapa cara bahwa perbaikan terus-menerus (continuous improvement) telah mempengaruhi kehidupan kita: Pada tahun 1950-an, virus polio membunuh dan membuat pincang ribuan anak setiap tahun. Apa yang terjadi ketika virus Corona (Covid 19) di tahun 2020 telah membunuh ribuan nyawa. Apa yang akan terjadi jika para periset medis setelah mencoba salah satu pengobatan, dan menemukan bahwa obat itu tidak berfungsi, lalu berhenti eksperimen? Atau perhatikan program “orang pergi ke bulan”. Jika para insinyur NASA puas dengan kalkulasi yang “cukup baik”, rintangan apa yang dialami para astrounout ketika benar-benar tiba di bulan?
Baca juga: Perilaku Keorganisasian
Mungkin sulit untuk melihat pekerjaan Anda dalam spirit yang besar atau bersaing semacam itu, tetapi pasar global dewasa ini menuntut perbaikan terus menerus. Negara-negara lain mengejek perusahaan-perusahaan Amerika yang mundur pada tahun 1970-an dan membiarkan pasar mereka diambil alih oleh para pesaing, yang berkeinginan untuk melakukan pekerjaan yang sama namun sedikit lebih baik, sedikit lebih efisien, dan dengan lebih banyakperhatian pada pelanggan.
Baca juga: Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI
Dr. Deming berpendapat bahwa “tidak ada hal yang harus ditingkatkan terus seperti halnya mutu…” Kapan pun anda menjangkau satu titik kepuasan dengan produk atau layanan, sudah waktunya untuk mendorong ke perbaikan berikutnya. Bagaimana Pendapat Anda?
DAFTAR PERIKSA KOMITMEN TERHADAP MUTU PENDIDIKAN:
- Sejauhmana komitmen berpengaruh pada perbaikan mutu pendidikan?
- Kapan kali terakhir Anda memperbaiki Standar SPMI atau layanan Pendidikan?
- Apa yang menghambat Anda melakukan perbaikan di lembaga Pendidikan?
Demikian uraian singkat tentang strategi Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus, semoga bermanfaat dan salam mutu.
_____________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
SPMI, Politik & Konflik Organisasi
“SPMI, Politik & Konflik Organisasi”
mutupendidikan.com – Manajer dalam organisasi yang menerapkan TQM perlu juga memahami tentang perilaku politik dalam organisasi. Perilaku politik internal organisasi, apabila dapat dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebaliknya apabila tidak terkelola dengan baik akan berdampak pada buruknya kinerja organisasi.
________________________________
Power Point (PDF):
________________________________
Dalam organisasi pendidikan, implementasi SPMI juga rentan terhadap masalah politik dan konflik organisasi. Organisasi pendidikan terdiri dari banyak stakeholder yang masing-masing membawa kepentingan yang ingin dicapai.
Tugas pemimpin dalam organisasi pendidikan adalah mencapat tujuan, visi dan misi yang telah ditetapkan dalam Statuta, RIP dan Renstra. Untuk mencapat tujuan organisasi tentu saja akan ada pihak-pihak yang menolak (resistence) untuk mendukung tujuan organisasi.
Konflik dan politik internal dapat terjadi ketika organisasi menyusun kebijakan SPMI, standar dan manual SPMI. Konflik dan politik internal dapat terjadi saat pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar dan pengendalian standar.
Baca juga: SPMI & Manajemen Konflik
Pemimpin yang cakap, dapat mengelola konflik dan perilaku politik internal. Pemimpin dapat menciptakan keseimbangan yang etis yang dapat diterima oleh semua pihak. Konflik dan politik internal merupakan keniscayaan yang tidak bisa dihindari, namun perlu dikelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektifitas organisasi.
Pengertian Politik Internal
Politik internal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan atau mempengaruhi pengambilan keputusan organisasi untuk tujuan lain selain kepentingan organisasi.
Ada beberapa metode politik internal yang sering digunakan dalam organisasi diantaranya sbb:
- Melobi
- Membangun koalisi
- Menerapkan gangguan dan tekanan
- Berkampanye
- Bergosip dan menyebarkan rumor
Bagaimana dampak politik internal terhadap mutu
Tentu saya apabila konflik dan politik internal tidak terkelola dengan baik akan berdampat negatif seperti:
- Hilang moral
- Keputusan yang diragukan
- Persaingan internal yang tidak produktif
- Kehilangan karyawan yang terbaik
- Kelangsungan proses, prosedur, dan teknologi yang kadaluarsa
- Konflik terus menerus
- Hilangnya kualitas, persaingan, dan pelanggan
Untuk penjelasan lebih lengkap, silahkan di unduh file power point diatas.
Demikian, semoga bermanfaat dan salam mutu.
________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Hubungi Customer Service kami
Untuk In-House Training “Manajemen Konflik dalam Organisasi”
Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI
“Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI”
Tips Sukses SPMI #6:
“Temukan Kekuatan dahsyat dalam Diri & dalam Tim Anda…”
Untuk mencapai sasaran & keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Lembaga Pendidikan “harus” terus melakukan evaluasi diri untuk mengenal kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT Analysis).
Langkah pertama, Anda dapat berlatih untuk mengenal kekuatan diri Anda dan kekuatan tim (unit kerja) Anda. Ingin mencoba?
Baca juga: Kumpulan Artikel dan Power Point MSDM 1
Berikut latihan sederhana yang bisa Anda coba. Dengan latihan ini, Anda diharapkan dapat mengetahui strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kekuatan-kekuatan yang Anda miliki dan dimiliki oleh Tim Kerja Anda. Dengan optimalisasi potensi tersebut tentu akan sangat membantu dalam pencapaian standar-standar kinerja (Standar SPMI) lembaga pendidikan. Mari kita coba:
MENEMUKAN KEKUATAN DIRI ANDA
Kenalilah Kekuatan/ Keunggulan/Kelebihan Diri Anda Sendiri. Untuk bahan renungan, Anda dapat mengevaluasi 3 hal berikut ini:
- Hasil (Outcome) dari pekerjaan Anda
- Cara Anda mendekati/menyelesaikan masalah
- Umpan balik yang Anda dapatkan dari pelanggan internal dan eksternal Anda.
Uraikan disini kekuatan/ Kelebihan Diri Pribadi Sbb:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Setelah Anda mengenal kekuatan/ kelebihan/ keunggulan diri, sekarang silahkan Anda mencoba merumuskan sasaran pekerjaan yang sesuai/sejalan dengan kekuatan/keunggulan diri. Dalam merumuskan sasaran pekerjaan, Anda dapat mengacu pada hal-hal sbb:
- Apakah Anda akan membutuhkan bantuan atau sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran pekerjaan Anda?
- Kapan Anda ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut?
- Bagaimana cara mengukur pencapaian prestasi Anda?
Menetapkan Sasaran/target Pribadi:
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
Setelah Anda telah menetapkan beberapa kekuatan/kelebihan diri pribadi dan sasaran/target pribadi, kini waktunya untuk berbagi semuanya dengan tim Anda.
MENEMUKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN/ KEUNGGULAN TIM ANDA
Diskusikan, bahaslah kekuatan/kelebihan diri pribadi dengan tim Anda. Ingat ini hanyalah satu kesempatan untuk berbagi informasi dan pengertian, tidak ada definisi yang “lebih baik” atau “lebih buruk”.
Baca juga: Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Terus Menerus
Dapatkah tim Anda mencapai konsensus dengan satu definisi tentang “keunggulan” tim (unit kerja Anda)? definisi (hasil konsesus) tim ini mungkin sangat berbeda dari definisi (target) pribadi Anda, tetapi sebagai individu juga Anda sangat berbeda dari tim Anda, bukankah demikian?
Uraikan disini Kekuatan/ Kelebihan Tim Kerja Anda:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Seperti sebelumnya, menetapkan Sasaran Tim Kerja adalah langkah berikut. Rumuskan sekurang-kurangnya 3 Sasaran Tim Kerja Anda. Sasaran ini akan menjadi langkah unit kerja dalam menciptakan kegiatan/ program kerja yang sesuai. Dalam menyusun sasaran unit kerja, Anda harus mengacu Standar SPMI dan Job description yang menjadi tugas tim Anda.
Sasaran yang baik hendaknya disusun mengikuti kaidah ABCD, yaitu ada Audience, Behavior, Competence dan Degree. Sasaran yang baik dapat juga mengikuti kaidah KPI (Key Performance Indicator) yang meliputi: Target, Indikator dan mekanisme pengukuran (measure). Dalam bahasa lain, sasaran yang baik harus SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed).
Uraikan disini, Sasaran Tim Kerja Anda (Unit Kerja) :
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
Demikian uraian tentang Mengenal Diri, Mengenal Tim sebagai Kunci Keberhasilan SPMI, semoga latihan singkat ini bermanfaat… Aamiin Yaa Rabb.
Salam mutu,
admin,
Hubungi Customer Service kami untuk informasi:
Pelatihan & Outbound Training Membangun Budaya Mutu Pendidikan
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Icon Mutu Pendidikan
Info Pelatihan:
Icon Mutu Pendidikan