• +628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive TQM

Mutu dan proses Benchmarking Lembaga Pendidikan

Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan

“Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk mengenal dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara-cara atau  “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk.

Benchmarking dapat dilakukan untuk produk,  proses produksi, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi/perusahaan.

Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Tolok Ukur” atau “Patokan”. Benchmarking adalah proses mengidentifikasikan “Best Practice” terhadap suatu produk/jasa dan proses produksinya hingga produk tersebut dikonsumsi.

Benchmarking memberikan gambaran yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang sejenis maupun dengan industri-industri yang lain.

Tahapan Proses Benchmarking

Proses Benchmarking adalah proses yang mencoba melihat/mempelajari faktor luar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana pihak lain mencapai tingkat kinerja dan memahami proses-proses kerja yang mereka gunakan.

Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik keberhasilan/ kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Apabila diimplementasikan dengan benar, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi/lembaga untuk meningkatkan prestasi/ kinerja organisasinya maupunpun proses-proses didalamnya.

Jenis-jenis Benchmarking

Benchmarking dapat dilakukan kedalam organisasi (secara Internal), yang dilakukan adalah membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi.

Sedangkan Benchmarking eksternal adalah membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat pula dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain :

  • Strategic Benchmarking, adalah Benchmarking yang mencoba mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
  • Product Benchmarking, adalah yaitu Benchmarking yang membandingkan produk atau layanan pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
  • Process Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
  • Functional Benchmarking, adalah Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
  • Financial Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
  • Performance Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.
4 tahapan penting Benchmarking :
  • Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
  • Menganalisis/ mempelajari proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
  • Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
  • Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memcontoh/ mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Baca juga: Pengendalian Proses Statistik

Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan, baik pendidikan tinggi, sekolah dan madrasah, juga sangat dianjurkan untuk melakukan proses benchmarking. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, kegiatan benchmark perlu diselenggarakan sebagai salah satu program Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Dalam lingkungan yang semakin disrupsi saat ini, lembaga pendidikan tidak boleh cepat merasa puas dengan prestasi yang telah dihasilkan selama ini. Lengah sedikit, maka akan ketinggalan dalam memberikan layanan terbaik untuk stakeholdernya.

Dengan mengimplementasikan proses benchmarking, manajemen akan memperoleh bahan-bahan yang valid untuk pengambilan keputusan untuk melakukan continuous improvement.

Pakar Benchmarking, Robert Camp dalam bukunya, mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, antara lain :

  1. Memilih Subyek Benchmarking, misal benchmarking tentang:
    • Proses belajar mengajar di PT lain.
    • Proses Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
    • Proses Penerimaan Mahasiswa baru
    • Proses Layanan Perpustakaan
    • Proses layanan Perpustakaan online
    • Kuliah jarak jauh (distance learning)
    • Proses pengelolaan keuangan
    • Proses kerjasama luar negeri dll
  2. Menentukan Proses-proses yang akan di teliti
  3. Mengidentifikasikan Mitra/partner yang berpotensi untuk dibandingkan
  4. Mengidentifikasikan sumber-sumber data
  5. Mengumpulkan data-data
  6. Menentukan kesenjangannya yang terjadi
  7. Menetapkan perbedaan proses
  8. Target kinerja yang diharapkan
  9. Melakukan Komunikasi dengan berbagi pihak terkait
  10. Penetapkan Tujuan
  11. Menerapkan/ implementasi
  12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Baca juga: Kunjungan Bisnis & Pendidikan ke Jepang

Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana lembaga pendidikan perlu melakukan kegiatan Benchmarking?
  2. Proses-Proses apa saja yang menurut saudara perlu dilakukan bencmarking?
  3. Apa saja kendala yang mungkin dihadapi ketika melakukan Benchmarking lembaga pendidikan?

Untuk memahami lebih dalam tentang metodologi Benchmarking, berikut dapat di unduh/ download ppt materi berikut ini:

Klik Link dibawah ini:

Demikian uraian singkat tentang Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat dan berkah selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

IG: @mutupendidikan

Mutu Pendidikan dan Manajemen konflik

SPMI & Manajemen Konflik

“Mengelola SPMI & Manajemen Konflik”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

mutupendidikan.com – Setiap lembaga pendidikan selalu memiliki tujuan, proses-proses dan sumber daya. Dalam mengelola 3 hal tersebut seringkali manajemen dihadapkan dengan situasi konflik yang menuntut untuk diselesaikan secara konstruktif, baik itu konflik antar individu, antar kelompok, maupun antar organisasi.


Power Point (PDF):

Mengelola SPMI & Manajemen Konflik

IG: @mutupendidikan


SPMI & Manajemen Konflik

Lembaga pendidikan yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentu saja berpotensi menghadapi situasi konflik yang tidak nyaman.

Contoh Konflik SPMI
  • Konflik dalam penetapan Visi & Misi Organisasi
  • Konflik dalam penetapan standar SPMI
  • Konflik dapam pencapaian indikator Standar SPMI
  • Konflik dalam implementasi manual PPEPP
  • Konflik dalam menetapkan status temuan Audit Mutu Internal
  • Konflik dalam pelaksanaan SOP & Instruksi kerja
  • Konflik dalam mencari akar masalah disaat Tinjauan Manajemen
  • Konflik dalam pengelolaan formulir & arsip SPMI dll.

Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus mengembangkan teknik-teknik manajemen konflik yang fungsional sehingga konflik tersebut dapat diselesaikan secara kondusif dan mampu mendorong pencapaian sasaran organisasi dengan baik.

Robbins (2006:545) menyatakan konflik sebagai proses yang bermula ketika satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan segera mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi keperdulian pihak pertama.

Manajemen Konflik merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi SPMI. Jika konflik dikelola secara sistematis dapat berdampak positif yaitu, memperkuat hubungan kerja sama, meningkatkan kepercayaan dan harga diri, mempertinggi kreativitas dan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan kerja.

Baca Juga: Politik & Konflik Organisasi

Tujuan manajemen konflik adalah untuk mencapai kinerja yang optimal dengan cara memelihara konflik tetap fungsional dan meminimalkan akibat konflik yang merugikan. Mengingat kegagalan dalam mengelola konflik dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, maka pemilihan teknik pengendalian konflik perlu menjadi perhatian pimpinan organisasi.

Manajemen Konflik

Mengelola konflik berarti kita harus meyakini bahwa konflik memiliki peran dalam rangka pencapaian sasaran secara efektif & efisien. Mengelola konflik perlu skala prioritas, agar tidak menimbulkan kekacauan dalam koordinasi & integrasi antar fungsi/divisi dalam organisasi

3 Hal pokok dalam konflik

3 hal pokok yang perlu di perhatikan dalam manajemen konflik adalah:

  1. KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelompok yang dibiarkan memuncak.
  2. KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda
  3. ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu pihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain
4 strategi penyelesaian konflik

4 Strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola konflik adalah Menghindar, Memperhalus, Memaksa dan Berkolaborasi. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:

  1. Menghindar (Denial) : menarik diri secara fisik dan mental dari konflik yang terjadi
  2. Memperhalus (smoothing) : mengakomodasikan kepentingan pihak lain
  3. Memaksa (fight) : menggunakan taktik kekuasaan untuk memenangkan konflik
  4. Kolaborasi : menghadapi konflik secara langsung dan menyelesaikannya dengan cara memuaskan semua pihak.

Untuk penjelasan bahan dalam bentuk Power Point (PDF) silahkan diunduh file slideshare diatas.

Pertanyaan Penutup
  1. Bagaimana dampak kegagalan manajemen konflik terhadap program implementasi SPMI?
  2. Bagaimana peran Rektor / Kepala Sekolah dalam mengelola Konflik dalam organisasi pendidikan?

Demikian, semoga materi singkat ini bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

TQM SPMI & Budaya Mutu

Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi

“Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Total Quality Management (TQM) adalah upaya komprehensip dan berkesinambungan untuk memenuhi / memuaskan kebutuhan Stakeholder.

____________________________

Power Point (PDF):

TQM, Sejarah & Pendidikan

IG: @mutupendidikan

____________________________

Karakteristik dari Total Quality Management
  • Fokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan
  • Target bersama jelas bagi semua
  • Keputusan berbasis pendekatan ilmiah
  • Komitmen untuk keberhasilan jangka panjang
  • Melibatkan semua unsur organisasi
  • Cek ricek secara bersinambung
  • Melaksanakan diklat & Lokakarya rutin
  • Kebebasan yg terkendali untuk ide baru, transparan.
Sejarah Perkembangan TQM

Sekilas perkembangan manajemen mutu:

  • Pertengahan 1970 kualitas produk Jepang mulai berkembang & mengalahkan produk Amerika.
  • Tahun 1980-an pangsa pasar produk Amerika menurun tajam
  • Pilihan generasi muda Amerika lebih pada program studi MBA, sementara sebagian besar mahasiswa Prodi Teknik di Amerika berasal dari mahasiswa asing.
  • Amerika lebih fokus mengiklankan produknya, sementara pesaingnya lebih fokus pada perbaikan kualitas produk.
  • Fakta yang terjadi dilapangan: Kunci memenangkan persaingan adalah kualitas.
Pengalaman Jepang
  • Selesai PD II Produk Jepang kalah kualitas, namun harga produk Jepang lebih murah dibandingkan dg produk Amerika.
  • Amerika berusaha menekan harga, dan Jepang menyadari bahwa kunci persaingan sesungguhnya adalah kualitas.
  • Dunia barat fokus pada penekanan biaya produksi, Jepang fokus menaikkan mutu.
  • Fokus Jepang pada perbaikan sdm, proses, dan fasilitas. Kegiatan inti; pelatihan, pendidikan, penterjemahan buku, melibatkan semua tenaga kerja dalam perbaikan kualitas.
Falsafah TQM
  1. Sebagian besar teori dan teknik manajemennya berasal dari ilmu ilmu sosial; teknik manajemen keuangan (ekonomi), pemasaran (psikologi), desain organisasi (sosiologi), dan dasar teoritis TQM sendiri adalah statistika yaitu sampling dan analisis varian.
  2. Sumber pengembangan dan inovasinya sebagian besar dihasilkan oleh para pemikir yg berasal dari pekerja industri/ pemerintah sedangkan manajemen lain bersumber dari sekolah bisnis dan konsultan manajemen.
  3. Sebagian besar perkembangan ilmu dalam bidang manajemen keuangan, pemasaran, strategik, dan desain organisasi berasal dari AS kemudian menyebar keberbagai penjuru dunia. Adapun TQM memang berasal dari AS tetapi lebih banyak dikembangkan di Jepang terus ke Amerika Utara dan Eropa. Jadi perkembangan ilmu TQM merupakan kombinasi keterampilan tehnik dan analisis Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, dan tradisi serta integritas Eropah dan Asia.
  4. Penyebaran/desiminasi manajemen lainnya bersifat top-down, sementara TQM bersifat bottom-up. Bahkan penggerak utamanya adalah para manajer departemen/divisi.
Mengapa TQM bisa gagal ?
  • TQM menuntut perbaikan pada sistem nilai dan budaya yg telah dianut bertahun tahun dari sistem manajemen yang lama.
  • TQM bukan obat mujarab melainkan suatu pendekatan baru yg membutuhkan komitmen jangka panjang, kebulatan tekat bersama, dan didukung oleh upaya upaya pelatihan yg khusus.
  • Intinya, komitmen yg kuat dan konsistensi.
Pertanyaan diskusi?
  1. Apakah prinsip-prinsip TQM dapat diterapkan pada lembaga pendidikan?
  2. Apakah ada kesamaan SPMI (sistem Penjaminan Mutu Internal) dengan manajemen TQM?
  3. Apakah kesalahan umum penerapan TQM pada lembaga pendidikan?

Untuk informasi yang lebih jelas tentang TQM dan tantangannya di dunia pendidikan, berikut dapat diunduh file power point pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI. semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan

14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan

“Mengenal 14 Point penting Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dr. Edward Deming, pelopor gerakan manajemen mutu, memperkenalkan 14 Point penting untuk peningkatan mutu produk atau jasa.

_____________________________

Power Point (PDF):

TQM & 14 point Peningkatan Kualitas

IG: @mutupendidikan

_____________________________

Siapakah Dr. Edward Deming?
  • Dr. William Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) adalah seorang pakar statistik, profesor, penulis, dosen, dan konsultan manajemen  mutu.
  • Dr. Deming memperkenalkan 14 Point untuk Peningkatan Kualitas.
14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan:
  1. Ciptakan tujuan & Sasaran yang mantap demi Perbaikan Produk dan Jasa.
  2. Adopsi pengunaan falsafah baru.
  3. Kurangi ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu.
  4. Akhiri praktek-praktek  menghargai bisnis dengan harga.
  5. Tingkatkan secara konsisten sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas. Gunakan metode statistik untuk menemukan titik permasalahan.
  6. Lembagakan pelatihan kerja. Lembagakan penggunaan metode-metode modern.
  7. Lembagakan kepemimpinan. Bangun pola kepemimpinan yang membimbing.
  8. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif & Efisien
  9. Uraikan kendala-kendala antar departemen. Kembangkan cara-cara untuk membuka komunikasi  yang efektif antar unit kerja
  10. Hapuslah slogan, desakan dan target serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja
  11. Hapuskan/kurangi standar kerja yang menggunakan quota numerik
  12. Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan pegawai atas keahliannya
  13. Kembangkan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja
  14. Tempatkan  dan dorong setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi
Dapatkah 14 point ini diterapkan di lembaga pendidikan?
1. Tetapkan tujuan yang kokoh…
  • Apakah Visi & Misi Institusi Pendidikan dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh dosen/ guru serta karyawan?
  • Apakah Institusi Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) memiliki tujuan yang jelas bagi organisasi ? Contoh: “Meningkatkan kemampuan dan kinerja lulusan sehingga mampu memberi kontribusi positif yang membanggakan pada Masyarakat”.
2. Tetapkan filosofi baru…
  • Apakah pimpinan lembaga pendidikan mengambil tanggung jawab untuk melakukan perubahan / perbaikan?
  • Apakah telah dilakukan pemberdayaan untuk setiap pegawai (Dosen, Guru, Tenaga kependidikan)?
  • Apakah karyawan  ikut merasa merasakan memiliki dan mendapatkan bagi hasil bersama dalam setiap kesuksesan Institusi?
3. Hentikan ketergantungan pada Inspeksi Masal…
  • Dengan partisipasi seluruh civitas akademika, institusi pendidikan berusaha untuk memberikan kualitas terbaik bagi segenap stakeholder. Contoh:
    • Menghentikan ketergantungan pada tes/ ujian
    • Menciptakan pengalaman belajar yang mendorong prestasi siswa, dll.
4. Dorong perbaikan kualitas sekolah …
  • Institusi pendidikan hendaknya mengembangkan hubungan jangka panjang dengan sekolah penyedia calon siswa

Bagaimana bentuk penjelasan point berikutnya? Untuk uraian point-point Deming berikutnya silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Baca juga: Kendala utama implementasi SPMI

Demikian uraian singkat tentang 14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pengantar Total Quality Management

“Pengantar Total Quality Management

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pentingnya Sistem Manajemen

Setiap lembaga memerlukan sistem manajemen untuk mengelola organisasi agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Ada banyak pendekatan yang dipakai organisasi, diantaranya pendekatan TQM atau Total Quality Management.

Pendekatan TQM cukup populer dipakai beberapa organisasi, termasuk institusi pendidikan. Pemerintah telah menetapkan penggunaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) sebagai pendekatan manajemen mutu untuk pengelolaan pendidikan. Payung hukumnya adalah Permendikbud Nomor 28 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) Dasar dan Menengah. Sedangkan untuk pendidikan tinggi Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016.

Berikut akan disampaian intisari dari Pendekatan TQM yang diuraikan oleh Dr. David L. Goetsch and Stanley Davis dalam bukunya Quality Management for Organizational Excellence Edisi 8.

Dalam bab 1 buku tersebut, dibahas kajian tentang Pengantar Total Quality Management, didalamnya terdapat sub topik sbb:

  1. Apa pengertian mutu?
  2. Pendekatan Total Quality
  3. Dua pandangan tentang mutu
  4. Elemen kunci dari Total Quality
  5. Tokoh pioner Total Quality
  6. Kunci keberhasilan Total Quality
  7. Bgm mencapai Six Sigma?
  8. Masa depan manajemen mutu
Pengertian Mutu

Mutu dapat didefinisikan dalam beberapa cara. Bila dilihat dari sudut pandang konsumen, mutu berarti kemampuan untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.

Pengertian Total Quality

Total Quality adalah pendekatan bisnis yang mencoba memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan kualitas terus-menerus yaitu perbaikan kualitas produk, jasa, orang, proses, dan lingkungan

Ciri Utama Total Quality
  • Berpikir strategis
  • Fokus pada pelanggan
  • Obsesi pada kualitas
  • Pendekatan ilmiah
  • Komitmen jangka panjang
  • Kerjasama tim
  • Keterlibatan karyawan dan pemberdayaan
  • Perbaikan proses terus menerus
  • Pendidikan bottom-up dan pelatihan
  • Kebebasan terkendali
  • dan adanya kesatuan tujuan
Tren Manajemen Mutu…
  • Tuntutan Pasar Global
  • Pergeseran harapan pelanggan
  • Tekanan ekonomi
  • Pendekatan baru ilmu manajemen

Baca juga: TQM untuk Lembaga Pendidikan bag. 1

Demikian sekilas informasi, bagi kawan-kawan yang bertugas di unit penjaminan mutu dan SPMI, dapat menggunakan bahan ini untuk pengembangan efektifitas sistem manajemen mutu di institusi masing-masing (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah).

Materi SlideShare dapat diunduh pada tautan berikut ini:

Bab 1 : Pengenalan Total Quality Management

Selamat berkarya, tetap semangat dan salam mutu!

Hormat kami.

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Follow Instagram: @mutupendidikan

SPMI dan Komitmen Perbaikan terus-menerus

Komitmen Perbaikan terus-menerus

“Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus”

Dr. Edwards Deming, penulis dari Out of the Crisis, dikenal sebagai “ayah” dari gerakan Total Quality Management (TQM). Dr. Deming mengajurkan “mendekati mutu” dengan cara melakukan “kaizen” atau perbaikan terus-menerus.

Tips Sukses SPMI #1:
“Buatlah Komitmen untuk Perbaikan yang Tanpa Akhir”

Kaizen harus menjadi cara sebuah organisasi / lembaga pendidikan melakukan perbaikan. Barangkali merupakan bagian dari alasan Amerika Serikat kehilangan pasar dunia, yakni bahwa ia sudah puas dengan status-quo-nya. Amerika Serikat melihat dirinya pada puncak kapabilitasnya, tanpa ruang untuk perbaikan.

“Keunggulan – Entah dalam Upaya Nasional, perusahaan, Persaingan Atlet, atau Tujuan Pribadi – berasal dari Pengejaran Perbaikan yang Tanpa-Akhir”

Perhatikan beberapa cara bahwa perbaikan terus-menerus (continuous improvement) telah mempengaruhi kehidupan kita: Pada tahun 1950-an, virus polio membunuh dan membuat pincang ribuan anak setiap tahun. Apa yang terjadi ketika virus Corona (Covid 19) di tahun 2020 telah membunuh ribuan nyawa. Apa yang akan terjadi jika para periset medis setelah mencoba salah satu pengobatan, dan menemukan bahwa obat itu tidak berfungsi, lalu berhenti eksperimen? Atau perhatikan program “orang pergi ke bulan”. Jika para insinyur NASA puas dengan kalkulasi yang “cukup baik”, rintangan apa yang dialami para astrounout ketika benar-benar tiba di bulan?

Baca juga: Perilaku Keorganisasian

Mungkin sulit untuk melihat pekerjaan Anda dalam spirit yang besar atau bersaing semacam itu, tetapi pasar global dewasa ini menuntut perbaikan terus menerus. Negara-negara lain mengejek perusahaan-perusahaan Amerika yang mundur pada tahun 1970-an dan membiarkan pasar mereka diambil alih oleh para pesaing, yang berkeinginan untuk melakukan pekerjaan yang sama namun sedikit lebih baik, sedikit lebih efisien, dan dengan lebih banyakperhatian pada pelanggan.

Baca juga: Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI

Dr. Deming berpendapat bahwa “tidak ada hal yang harus ditingkatkan terus seperti halnya mutu…” Kapan pun anda menjangkau satu titik kepuasan dengan produk atau layanan, sudah waktunya untuk mendorong ke perbaikan berikutnya. Bagaimana Pendapat Anda?

DAFTAR PERIKSA KOMITMEN TERHADAP MUTU PENDIDIKAN:
  1. Sejauhmana komitmen berpengaruh pada perbaikan mutu pendidikan?
  2. Kapan kali terakhir Anda memperbaiki Standar SPMI atau layanan Pendidikan?
  3. Apa yang menghambat Anda melakukan perbaikan di lembaga Pendidikan?

Demikian uraian singkat tentang strategi Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus, semoga bermanfaat dan salam mutu.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

Politik dan konflik Organisasi

SPMI, Politik & Konflik Organisasi

“SPMI, Politik & Konflik Organisasi”

mutupendidikan.com – Manajer dalam organisasi yang menerapkan TQM perlu juga memahami tentang perilaku politik dalam organisasi. Perilaku politik internal organisasi, apabila dapat dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebaliknya apabila tidak terkelola dengan baik akan berdampak pada  buruknya kinerja organisasi.

________________________________

Power Point (PDF):

Politik & Konflik Organisasi

________________________________

Dalam organisasi pendidikan, implementasi SPMI juga rentan terhadap masalah politik dan konflik organisasi. Organisasi pendidikan terdiri dari banyak stakeholder yang masing-masing membawa kepentingan yang ingin dicapai.

Tugas pemimpin dalam organisasi pendidikan adalah mencapat tujuan, visi dan misi yang telah ditetapkan dalam Statuta, RIP dan Renstra. Untuk mencapat tujuan organisasi tentu saja akan ada pihak-pihak yang menolak (resistence) untuk mendukung tujuan organisasi.

Konflik dan politik internal dapat terjadi ketika organisasi menyusun kebijakan SPMI, standar dan manual SPMI. Konflik dan politik internal dapat terjadi saat pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar dan pengendalian standar.

Baca juga: SPMI & Manajemen Konflik

Pemimpin yang cakap, dapat mengelola konflik dan perilaku politik internal. Pemimpin dapat menciptakan keseimbangan yang etis yang dapat diterima oleh semua pihak. Konflik dan politik internal merupakan keniscayaan yang tidak bisa dihindari, namun perlu dikelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektifitas organisasi.

Pengertian Politik Internal

Politik internal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan atau mempengaruhi pengambilan keputusan organisasi untuk tujuan lain selain kepentingan organisasi.

Ada beberapa metode politik internal yang sering digunakan dalam organisasi diantaranya sbb:

  • Melobi
  • Membangun koalisi
  • Menerapkan gangguan dan tekanan
  • Berkampanye
  • Bergosip dan menyebarkan rumor
Bagaimana dampak politik internal terhadap mutu

Tentu saya apabila konflik dan politik internal tidak terkelola dengan baik akan berdampat negatif seperti:

  • Hilang moral
  • Keputusan yang diragukan
  • Persaingan internal yang tidak produktif
  • Kehilangan karyawan yang terbaik
  • Kelangsungan proses, prosedur, dan teknologi yang kadaluarsa
  • Konflik terus menerus
  • Hilangnya kualitas, persaingan, dan pelanggan

Untuk penjelasan lebih lengkap, silahkan di unduh file power point diatas.

Demikian, semoga bermanfaat dan salam mutu.

________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan


Hubungi Customer Service kami
Untuk In-House Training “Manajemen Konflik dalam Organisasi”

Kiat sukses keberhasilan SPMI

Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI

“Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI”


Tips Sukses SPMI #6:

“Temukan Kekuatan dahsyat dalam Diri & dalam Tim Anda…”

Untuk mencapai sasaran & keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Lembaga Pendidikan “harus” terus melakukan evaluasi diri untuk mengenal kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT Analysis).

Langkah pertama, Anda dapat berlatih untuk mengenal kekuatan diri Anda dan kekuatan tim (unit kerja) Anda. Ingin mencoba?

Baca juga: Kumpulan Artikel dan Power Point MSDM 1

Berikut latihan sederhana yang bisa Anda coba. Dengan latihan ini, Anda diharapkan dapat mengetahui strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kekuatan-kekuatan yang Anda miliki dan dimiliki oleh Tim Kerja Anda. Dengan optimalisasi potensi tersebut tentu akan sangat membantu dalam pencapaian standar-standar kinerja (Standar SPMI) lembaga pendidikan. Mari kita coba:

MENEMUKAN KEKUATAN DIRI ANDA

Kenalilah Kekuatan/ Keunggulan/Kelebihan Diri Anda Sendiri. Untuk bahan renungan, Anda dapat mengevaluasi 3 hal berikut ini:

  • Hasil (Outcome) dari pekerjaan Anda
  • Cara Anda mendekati/menyelesaikan masalah
  • Umpan balik yang Anda dapatkan dari pelanggan internal dan eksternal Anda.
Uraikan disini kekuatan/ Kelebihan Diri Pribadi  Sbb:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Setelah Anda mengenal kekuatan/ kelebihan/ keunggulan diri, sekarang silahkan Anda mencoba merumuskan sasaran pekerjaan yang sesuai/sejalan dengan kekuatan/keunggulan diri. Dalam merumuskan sasaran pekerjaan, Anda dapat mengacu pada hal-hal sbb:

  • Apakah Anda akan membutuhkan bantuan atau sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran pekerjaan Anda?
  • Kapan Anda ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut?
  • Bagaimana cara mengukur pencapaian prestasi Anda?
Menetapkan Sasaran/target Pribadi:
  1. _____________________________________________________________________
  2. _____________________________________________________________________
  3. _____________________________________________________________________

Setelah Anda telah menetapkan beberapa kekuatan/kelebihan diri pribadi dan sasaran/target pribadi, kini waktunya untuk berbagi semuanya dengan tim Anda.

MENEMUKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN/ KEUNGGULAN TIM ANDA

Diskusikan, bahaslah kekuatan/kelebihan diri pribadi dengan tim Anda. Ingat ini hanyalah satu kesempatan untuk berbagi informasi dan pengertian, tidak ada definisi yang “lebih baik” atau “lebih buruk”.

Baca juga: Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Terus Menerus

Dapatkah tim Anda mencapai konsensus dengan satu definisi tentang “keunggulan” tim (unit kerja Anda)? definisi (hasil konsesus) tim ini mungkin sangat berbeda dari definisi (target) pribadi Anda, tetapi sebagai individu juga Anda sangat berbeda dari tim Anda, bukankah demikian?

Uraikan disini Kekuatan/ Kelebihan Tim Kerja Anda:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Seperti sebelumnya, menetapkan Sasaran Tim Kerja adalah langkah berikut. Rumuskan sekurang-kurangnya 3 Sasaran Tim Kerja Anda. Sasaran ini akan menjadi langkah unit kerja dalam menciptakan kegiatan/ program kerja yang sesuai. Dalam menyusun sasaran unit kerja, Anda harus mengacu Standar SPMI dan Job description yang menjadi tugas tim Anda.

Sasaran yang baik hendaknya disusun mengikuti kaidah ABCD, yaitu ada Audience, Behavior, Competence dan Degree. Sasaran yang baik dapat juga mengikuti kaidah KPI (Key Performance Indicator) yang meliputi: Target, Indikator dan mekanisme pengukuran (measure). Dalam bahasa lain, sasaran yang baik harus SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed).

Uraikan disini, Sasaran Tim  Kerja Anda (Unit Kerja) :
  1. ____________________________________________________________________
  2. ____________________________________________________________________
  3. ____________________________________________________________________
  4. ____________________________________________________________________
  5. ____________________________________________________________________
  6. ____________________________________________________________________

Demikian uraian tentang Mengenal Diri, Mengenal Tim sebagai Kunci Keberhasilan SPMI, semoga latihan singkat ini bermanfaat… Aamiin Yaa Rabb.

Salam mutu,

admin,


Hubungi Customer Service kami untuk informasi:

Pelatihan & Outbound Training Membangun Budaya Mutu Pendidikan


mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Pengendalian Proses Statistik

SPMI dan Pengendalian Proses Statistik

“SPMI dan Pengendalian Proses Statistik”

Dalam implementasi SPMI, Proses perbaikannya melalui mekanisme PDCA atau dalam istilah Dikti dikenal dengan PPEPP. Proses yang nomor 3 yaitu “E” atau evaluasi pelaksanaan standar SPMI.

Dalam proses evaluasi pelaksanaan standar SPMI, kadang-kadang diperlukan tool statistik untuk mengolah data yang ada sehingga dapat memberikan saran-saran akurat untuk pengambilan keputusan manajemen. Tools ini kita sebut “Pengendalian proses statistik”.

Beberapa pakar menjelaskan manfaat Pengendalian Proses Statistik bagi organisasi antara lain :

  1. Tersedianya data dan informasi yang memadai bagi karyawan apabila akan memperbaiki proses.
  2. Membantu karyawan perusahaan untuk mengenal dan memisahkan sebab umum dan sebab khusus terjadinya kesalahan.
  3. Komunikasi yang lebih baik dengan konsumen/ stakeholder tentang kemampuan produk dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
  4. Membantu institusi/organisasi lebih berorientasi pada data statistik dari pada hanya beberapa asumsi saja.
  5. Perbaikan proses, sehingga kualitas produk menjadi lebih baik, biaya lebih rendah, dan produktivitas meningkat.
  6. Tersedianya Bahasa/ istilah yang baku dalam proses untuk dipahami berbagai pihak.
  7. Mencegah penyimpangan karena sebab khusus untuk mencapai konsistensi dan kinerja yang lebih baik.
  8. Pengurangan waktu (pemborosan) yang signifikan dalam penyelesaian masalah kualitas.
  9. Pengurangan biaya pembuangan produk cacat, pengerjaan ulang terhadap produk cacat, inspeksi ulang, dll.

___________________________________

Power Point (PDF):

Statistical Process Control

___________________________________

Sementara pakar lain menjelaskan beberapa manfaat lain pengendalian proses statistik. Manfaat-manfaat tersebut adalah:

  1. Pengurangan adanya pemborosan.
  2. Meningkatkan pemahaman terhadap proses.
  3. Meningkatkan keterlibatan karyawan.
  4. Pengurangan keluhan pelanggan.
  5. Peningkatan pemberdayaan personil organisasi.
  6. Perbaikan kualitas komunikasi.
  7. Perbaikan pengendalian dalam proses.
  8. Peningkatan efisiensi operasional organisasi
  9. Peningkatan kesadaran karyawan.
  10. Peningkatan jaminan kualitas pelanggan.
  11. Perbaikan analisis dan monitoring proses.
  12. Pengurangan waktu penyampaian jasa atau pelayanan (efisiensi produksi).

Baca juga: Key Performance Indicator (KPI)

Kendala Penerapan

Beberapa kesulitan/ kendala yang dihadapi dalam penerapan pengendalian proses statistik. Kendala-kendala tersebut antara lain (Antony, 2000):

  1. kurangnya dukungan dan komitmen manajemen yang membantu pengenalan program pengendalian proses statistik.
  2. Kurangnya pendidikan dan pelatihan yang memadai. Pendidikan yang jelas mengenai alat dan teknik pengendalian proses statistik, seperti histogram, diagram pareto, diagram sebab-akibat, dan sebagainya.
  3. Ketidak cukupan adanya sistem pengukuran. Industri seringkali mengabaikan sistem pengukuran dalam program pengendalian proses statistik. Pengendalian proses statistik tergantung pada sistem pengukuran yang tepat. Bila sistem pengukuran tidak memenuhi persyaratan, maka pengendalian proses statistik harus ditunda penggunaannya.
  4. Kurangnya pemahaman mengenai apa yang dimonitor, diukur dan dikembangkan. Pengukuran adalah elemen kunci dalam continuous improvement. Kurangnya koordinasi dan komunikasi antara para manajer, perencanan dan operator.

Baca juga: Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan

Tertarik mengetahui lebih dalam? Berikut materi power point PPT tentang Statistical Process Control. Untuk itu silahkan diunduh slideshare pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Pengendalian Proses Statistik, semoga bermanfaat.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan


Dapatkan Informasi terkait: Statistical Process control / pengendalian proses statistik / Pareto charts / Cause-and-effect diagram / Stratification / Check sheets / Histogram / Scatter diagram / Run charts and control charts / Flowcharts / Design of experiments / pelatihan / training

Komitmen PPEPP dalam SPMI

Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI

“Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI”


Tips Sukses SPMI #2:

“Hormatilah Komitmen Anda”


Dalam membangun SPMI yang handal, salah satu persyaratan utama adalah komitmen dari segenap jajaran manajemen. Apakah mereka berkomitmen untuk meningkatkan standar SNP secara terus menerus atau tidak? Apakah mereka berkomitmen menjalankan manual PPEPP secara benar dan terus menerus?

Cara Anda menangani komitmen yang Anda buat “bercerita banyak” tentang prioritas Anda. Pepatah lama mengatakan “Kekuasaan didefinisikan sebagai siapa yang membuat siapa menunggu” yang didasarkan pada fakta bahwa seseorang yang terlambat untuk suatu kencan atau janji bertemu (appointment), mengandaikan dia lebih penting daripada orang yang menunggu. Mengapa orang selalu datang terlambat 10 menit setelah waktu yang ditetapkan? Orang yang datang terlambat mengandaikan bahwa apa pun yang mereka lakukan, yang menyebabkan mereka terlambat itu jauh lebih penting daripada apa pun yang dilakukan orang-orang lain, walaupun mereka juga harus menghentikan pekerjaan itu karena harus memenuhi appointment.

Baca juga: Key Performance Indicator (KPI)

Jika Anda sering terlambat untuk sebuah appointment, coba pikirkan, mengapa. Kebanyakan orang yang secara kronis terlambat menyalahkan situasi: “lalu lintasnya macet,” atau “saya lama berbicara di telepon dengan orang dari pembelian itu lagi” namun faktanya mereka terlambat karena tepat waktu bukan merupakan prioritas mereka.

Ada dua jenis komitmen: komitmen yang “jelas dan komitmen yang “samar-samar”. Komitmen yang jelas adalah janji-janji verbal atau tertulis yang dipahami dan disepakati oleh kedua pijak untuk ditepati, seperti kontrak pekerjaan, undang-undang pemerintah dan ikrar pernikahan.

Komitmen yang samar-samar adalah komitmen budaya dan organisasional yang Anda harapkan untuk “sekedar tau” dan taat. Sebagai contoh, ada perilaku tertentu yang diharapkan karyawan terhadap penyelia, pria terhadap wanita (dan sebaliknya), dan dari anak-anak pada fungsi-fungsi sosial dewasa.

Banyak orang mengalami kesulitan untuk menjaga komitmen yang samar-samar. Dalam banyak contoh standar yang diharapkan ini tidak sejalan dengan nilai-nilai personal mereka. Dalam beberapa masyarakat, orang mungkin memiliki kebebasan untuk tidak menjaga komitmen samar-samar (tapi mereka masih harus menderita konsekuensi sosial).

Komitmen yang jelas adalah cerita lain lagi. Ia merupakan imperatif agar Anda mengetahui dan menjaga komitmen yang didefinisikan secara jelas, yang Anda buat untuk organisasi Anda dan untuk anggota tim Anda. Jika Anda tidak membuat komitmen dalam kepercayaan yang baik, lebih baik untuk tidak membuatnya sejak awal daripada kemudian melanggarnya.

Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI

Perhatikan komitmen jelas (clear commitments) Anda. Apakah Anda melakukan apa yang Anda komit karena menghargai waktu dan usaha dari orang lain pada tim Anda? Atau apakah Anda memiliki agenda pribadi yang membuat Anda terus-menerus secara konstan meminta maaf, karena terlambat datang pada waktunya atau tidak menyelesaikan bagian proyek Anda?

DAFTAR PERIKSA KOMITMEN ANDA:
  1. Jika Anda punya kesulitan untuk menjaga kesepakatan Anda yang didefinisikan secara jelas, apa yang dapat Anda lakukan untuk mengubahnya?
  2. Bagaimana dengan orang lain pada tima Anda? Daftarkan komitmen-komitmen jelas (clear commitments) yang sering dilanggar oleh salah satu atau lebih anggota Anda.

Gunakan proses tiga langkah untuk membantu menjamin pemahaman dan kerjasama dalam memenuhi komitmen.

  1. Buatlah semua komitmen menjadi jelas – tuliskan.
  2. Mintalah setiap anggota tim untuk menyepakati komitmen secara pribadi, mintalah tanda tangan.
  3. Tindak lanjuti satu komitmen yang dilanggar dengan mengakuinya dan meminta orang yang bertanggung jawab untuk menemukan cara menghindari agar tidak terjadi lagi, dan sajikan pilihan itu bagi tim. (Perhatikan bahwa ini bukan salah satu aktivitas untuk membebankan kesalahan tapi fokusnya adalah pada menyelesaikan masalah).

Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI, semoga bermanfaat.

__________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

123