• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive Komunikasi

Pelatihan komunikasi

Tips Komunikasi Auditor SPMI

“Tips Komunikasi Auditor SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dll, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication).

Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan  dan teknik komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:


Unduh:

Kiat Komunikasi Auditor SPMI


Syarat Sukses AMI

Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:

  • Auditor harus berpengalaman.
  • Auditor harus terlatih.
  • Program audit lengkap.
  • Jumlah auditor harus mencukupi.
  • Harus ada komitmen dari pihak manajemen.
Kegagalan  komunikasi

Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:

  • Auditor merespon Auditee  terlalu cepat.
  • Auditor merespon  Auditee dengan emosi.
  • Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
  • Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
  • Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
  • Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
  • Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
  • Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.
Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.

Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Tips berkomunikasi Bagi Auditor

Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:

  • Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
  • Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
  • Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
  • Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
  • Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
  • Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi
Diskusi

Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?

Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

___________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan


Teknik Bertanya dalam AMI

Teknik Bertanya dalam AMI

“Teknik Bertanya dalam AMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Teknik membuat pertanyaan dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) memang tidak mudah. Dalam situasi audit yang berat, seringkali teraudit/ Auditee , merasa takut, grogi dan kesulitan dalam memahami pertanyaan-pertanyaan auditor. Untuk itu ketrampilan bertanya perlu sekali dipelajari oleh para auditor. Apakah memakai pertanyaan terbuka (open questions), tertutup (close questions) atau pertanyaan untuk menggali informasi lebih dalam (probing).

Tugas Penting Auditor

“Tugas Auditor diharapkan tidak hanya mencari temuan ketidaksesuaian saja… tapi mencari kesesuaian (good point) dan juga harus bisa mencari peluang-peluang perbaikan dan mengurangi hal-hal yang tidak memiliki nilai tambah”

Pertanyaan yang baik

  • Mudah dipahami oleh teraudit/ auditee.
  • Harus memenuhi kebutuhan informasi.
  • Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu.
  • Tidak ada bias

Tipe Pertanyaan

  • Terbuka/ Open question:
    • Jelaskan … ?
    • Uraikan…? l 
    • Bagaimana mengerjakan … ?(Batasi, jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.)
  • Tertutup/ Close question:
    • Benar atau salah? Ya atau tidak ?
    • Setuju atau tidak?
  • Mencari Penjelasan/ Probing:
    • Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting/ tindak lanjut.
    • Harus diakhiri dengan “tunjukkan (dokumen/ arsip atau bukti)”.

Pertanyaan Terbuka

  • Kelebihan: mengetahui jawaban secara rinci.
  • Kelemahan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.

Pertanyaan Tertutup

  • Kelebihan: cepat, mudah.
  • Kelemahan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).

Yang Ditanyakan dalam AMI

  • Orang: Terlatih, tersertifikasi, pengetahuan
  • Metode: Tahap, monitor, pemeriksaan
  • Bahan: Inspeksi, kriteria, standar
  • Mesin/alat: Teruji, terpelihara, terkalibrasi
  • Dokumen: Termutakhirkan, terkendali
  • Lingkungan: Terspesifikasi, terkendali

Softskills Auditor

  • Sikap Profesional.
  • Trampil berkomunikasi.
  • Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan.
  • Diplomatis.
  • Jujur dan tidak bias dalam melakukan penilaian.
  • Punya rasa ingin tahu dan pengamat yang baik.
  • Ramah, santun & dapat bekerjasama.
  • Penuh pengertian.
  • Rajin bekerja.
  • Dapat mengendalikan diri.
  • Mampu menjadi pemimpin maupun follower/ anak buah.
  • Pendengar yang baik.

Baca juga: Perencanaan Audit Mutu Internal

Penting untuk diingat…

  • Tugas Auditor bukan mengaudit individu tapi mengaudit “system”.
  • Tugas Auditor adalah mencari kesesuaian, bukan mencari ketidaksesuaian.
  • Auditor harus dapat memberikan added value (nilai tambah) untuk perbaikan berkelanjutan.

Demikian uraian singkat tentang Teknik Bertanya dalam AMI, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Untuk mempelajari lebih dalam tentang berbagai teknik bertanya,  silahkan diunduh materi slideshare berikut ini:

Teknik Bertanya dalam Audit SPMI


mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan


Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Komunikasi

TQM & Komunikasi yang Efektif

“TQM & Komunikasi yang Efektif”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Sejak usia bayi, manusia telah diberi Allah S.W.T. kemampuan alami untuk berkomunikasi. Bayi berkomunikasi melalui beberapa cara seperti tangisan, celoteh serta ekspresi wajah.

Komunikasi merupakan “bakat” manusia yang dimiliki secara alami, itulah sebabnya banyak kalangan yang menganggap komunikasi adalah sesuatu yang semua orang bisa melakukan dan tidak perlu dipelajari.

______________________________________

Power Point (PDF):

Komunikasi Yang Efektif

______________________________________

Namun fakta menjelaskan, komunikasi merupakan proses yang sangat kompleks. Banyak hal yang berperan dalam menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Hal ini terjadi karena komunikasi tidak melibatkan satu individu, namun juga melibatkan individu-individu lain dengan sifat dan latar belakang situasi yang berbeda beda.

Satu hal yang sering membuat banyak orang berselisih paham (konflik) adalah karena kurangnya ketrampilan komunikasi (communication skills).

Komunikasi sering kali menjadi hal yang dianggap remeh, padahal kesalahan dalam komunikasi dapat menimbulkan problem/konflik yang mengganggu dalam hubungan dua orang atau lebih.

Pemahaman konsep komunikasi yang paling sederhana adalah proses penyampaian pesan (message) dari komunikator kepada penerima pesan (komunikan). Proses ini dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari komunikan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara dua arah (two way) antara komunikator dan komunikan.

Setiap individu dapat berkomunikasi dengan gaya dan caranya masing-masing, tetapi tidak semua individu mampu berkomunikasi secara efektif (tepat guna).

Nah, sekarang apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif (tetap guna) dapat diartikan sebagai komunikasi yang dapat menghasilkan perubahan sikap pada orang lain. Perubahan sikap ini (attitude change),  biasanya terlihat pada saat proses komunikasi berlangsung, maupun pada saat setelah proses komunikasi berlangsung (pasca komunikasi).

Komunikasi yang efektif biasanya memiliki tujuan (goals) untuk memudahkan orang lain dalam memahami isi atau pesan yang disampaikan oleh komunikator (pemberi pesan).

Komunikasi yang efektif juga bertujuan agar  informasi/pesan yang disampaikan dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari si penerima pesan (komunikan). Karena faktor-faktor itulah, maka proses komunikasi yang efektif harus dilakukan dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak ambigu / dapat dipahami oleh orang lain.

Demikian juga dalam lembaga pendidikan yang mengembangkan Total Quality Management (TQM). Implementasi TQM diwujudkan dalam bentuk Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).  Organisasi pendidikan yang menerapkan SPMI, wajib pula memperbaiki kualitas komunikasi dalam organisasi mereka. Semua saluran komunikasi organisasi arus terkelola dengan baik.

Agar Implementasi SPMI dapat berjalan baik, komunikasi organisasi yang perlu diperbaiki dapat berbentuk komunikasi atasan dan bawahan (komunikasi vertikal), komunikasi antar sejawat (komunikasi horizontal) dan komunikasi diagonal/silang.

Baca juga: Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

Demikian uraian singkat tentang TQM & Komunikasi yang Efektif. Penjelasan dalam bentuk Power Point (PDF) dapat diunduh pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Follow Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan In-House Training

1
×

Powered by WhatsApp Chat

× Hubungi Kami