Budaya Mutu

Manajemen Perubahan

“Kiat Mengelola Manajemen Perubahan”

---

Power Point (PDF):

Manajemen Perubahan bagian 1, Manajemen Perubahan bagian 2

---

Lingkungan Organisasi selalu berubah, baik lingkungan internal maupun eksternal. Bagaimana organisasi menyikapi hal ini? Berikut Tips Manajemen Perubahan dan kiat-kiatnya:

Sebagian besar organisasi menyerah pada saat bisnis gagal karena ketertinggalan dalam persingan bisnis atau menerima proses perubahan. Hal tersebut merupakan bagian alami kehidupan bisnis yang bertujuan untuk tetap berada sejalur dengan permintaan pelanggan. Materi ini menekankan bahwa rencana manajemen perubahan akan gagal jika tidak didukung oleh sponsor utama, biasanya sponsor tersebut adalah manajemen senior organisasi.

Stakeholder organisasi harus menerima bahwa perubahan seperti itu dilihat sebagai hal yang wajar untuk organisasi tertentu dan para pelanggan akan merespon dengan positif perubahan tersebut. Ada sejumlah alasan terjadinya perubahan, malalui arus kecil akibat ketertinggalan dari yang lainnya atau kebutuhan perubahan yang muncul dalam skala besar melalui evolusi atau revolusi.

Baca juga: Bolehkah dokumen SPMI dirubah?

Meskipun ada basis dukungan manajemen senior, proses perubahan sepertinya memakan waktu dan manajemen harus memikirkan tipe strategi perubahan yang paling sesuai untuk meraih tujuan baru organisasi. Ada sejumlah faktor yang diperlukan karena setiap pendekatan bisa sesuai dengan kondisi yang berbeda. Tentu, jika hal tersebut tidak sesuai dengan tuntutan situasi, orang-orang, kondisi budaya, dan lingkungan bisnis pasti akan menyebabkan masalah dan gagal mendukung perubahan jangka panjang yang diperlukan.

Proses penerapan perubahan perlu diselaraskan dan sesuai dengan organisasi. Odel pendekatan tiga tahap akan digambarkan sebagai berikut:

1. Tahap 1: Pre-Positioning Organisasi. Fase pertama fokus pada persiapan melalui komunikasi dengan staff dan stakeholder. Tahap penting ini bertujuan mempersiapkan organisasi terhadap perubahan, memperoleh komitmen dari mereka yang terlibat dan mengatasi risiko yang akan terjadi.
2. Tahap 2: Penerapan Rencana Manajemen Perubahan. Tahap ini berfokus pada penerapan perubahan dengan pertimbangan rencana yang telah disetujui dan mempertimbangkan tujuan bisnis. Selama tahap ini, biasanya perjanjian manajemen senior baru akan diusulkan dan struktur organisasi baru akan diterapkan
3. Tahap 3: Dukungan Tanpa Henti dan Tahap Konsolidasi. Disini fokus terhadap dukungan tanpa henti dan peningkatan ketika perubahan ditanamkan di dalam perusahaan dianggap sebagai “cara untuk melakukan bisnis.” Pada tahap ini menghasilkan perubahan kebudayaan jangka panjang dan semakin sulit seperti ditunjukan di dalam

Pola perubahan stategi

Ketika terjadi kelancaran dimana strategi yang telah dibuat tetaplah tidak berubah, organisasi umum pasti berubah seiring dengan terbentuknya strategi secara bertahap.Beberapa organisasi tanpa tujuan yang jelas mengalami masa fluktuasi dimana perubahan juga terjadi. Perbahan utama yang terencana juga dapat terjadi tetapi seiring berupa tindakan yang jarang terjadi dan menjadi bagian dari usulan manajemen perubahan yang lebih besar.

Dua Ujung Ekstrim Pengelolaan Perubahan

• Pendekatan untuk melakukan perubahan terdapat dua tahap ekstrim perubahan utama (Revolusi) dan ekstrim yang halus perubahan kenaikan (Evolusi)

REVOLUSI	EVOLUSI
Business Process Re-Engineering (penyusunan kembali proses bisnis)	Perbaikan yang berelanjutan
Mulai dari awal	Membangun yang telah ada sebelumnya
Sangat cepat	Perlahan dan terus menerus
Inovatif	Pemeliharaan dan perbaikan

Empat pilihan perubahan individu

1. Mengubah diri Anda sendiri
2. Mengubah situasi
3. Meninggalkan situasi
4. Tidak melakukan apa-apa

Merencanakan perubahan keorganisasian

Siklus manajemen kualaitas ‘rencana lakukan tinjau’ pendekatan empat siklus tahap perubahan hidp mengevaluasi sekaligus menerapakan perubahan.tahap perencanaan berkaitan dengan dua model lainnya: model yang pertama yaitu empat jenis perubahan keorganisasian dan model kedua menunjukkan bahwa merencanakan pendekatan pada penolokan teradap perubahan merupakan bagian dari keseluruhan proses.

Pertimbangan Strategi Perubahan

Manajemen organisasi perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Tingkat tantangan yang diharapkan
• Dasar kekuatan dari pencetus perubahan
• Sifat dasar budaya organisasi dan kemungkinan respon terhadap perubahan

Enam Pendekatan Menghadapi Penolakan

1. Pendidikan & Komunikasi
2. Partisipasi
3. Fasilitas & Dukungan
4. Negosiasi
5. Manipulasi
6. Pemaksaan & penggunaan wewenang

Kesalahan Menghadapi Perubahan & Konflik

1. Tidak membuat kewaspadaan yang cukup kuat
2. Tidak membentuk koalisi panduan yang kuat
3. Kurangnya visi
4. Kurangnya komunikasi visi
5. Tidak menghilangkan rintangan untuk visi yang baru
6. Tidak merencanakan & menciptakan keberhasilan jangka pendek
7. Mengumumkan kemenangan terlalu cepat
8. Tidak mengenalkan & mengkoordinasi perubahan dalam kebudayaan organisasi

Kesiapan Menghadapi Perubahan

Dibawah ini merupakan model lain perubahan dan keamanan yang menekan kemali beberapa faktor umum yang mempunyai peran terhadap keamananyang dirasakan.

Empat Jenis “Perjalanan” Perubahan

1. Penyesuaian

Ex: penyederhanaan proses kerja, pengurangan biaya
Hasil untuk mendukung perubahan: Penyampian perubahan, pelatihan kembali

2. Pembangunan

Ex: pembentukan dari awal, Joint venture yang baru
Hasil untuk mendukung perubahan: penyampaian visi dan nilai, menetapkan peran & tanggung jawab yang baru dan mengenali rangkaian keahlian baru

3. Perubahan

Ex: memasuki pasar baru, berusaha menetepkan tujuan strategi
hasil untuk mendukung perubahan: menciptakan struktur kinerja baru dan mengetahui keahlian yang diperlukan, mengembangkan kurkulum pelatihan dan mengadakan pelatihan

4. Krisis

Ex: perubahan haluan organisasi yang tinggi, perampingan
hasil untuk mendukung perubahan: mengenali stakeholder dan menyampaikan yang terjadi

Empat Komponen Utama Perubahan

1. Manajemen Program

Merencanakan untuk bergerak organisasi “dari yang ada” menuju posisi “yang seharusnya” diinginkan.

2. Proyek enablement

Produk penting yang dikembangkan yang memberikan pengetahuan, keahlian, peralatan, kerangka kerja, & dukungan bagi individu & organisasi untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses

3. Kepemimpinan eksekutif

Dukungan perusahaan oleh eksekutif utama, menggambarkan komitmen manajemen organisasi secara keseluruhan dalam usaha perubahan

4. Kepemilikan bisnis

Kepemilikan & komitmen menuju perubahan dialami oleh semua individu dalam organisasi

Demikian, semoga point-point singkat ini dapat bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Pelatihan & Pendampingan