• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Budaya Mutu

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

TQM SPMI & Budaya Mutu

Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi

“Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Total Quality Management (TQM) adalah upaya komprehensip dan berkesinambungan untuk memenuhi / memuaskan kebutuhan Stakeholder.

____________________________

Power Point (PDF):

TQM, Sejarah & Pendidikan

IG: @mutupendidikan

____________________________

Karakteristik dari Total Quality Management
  • Fokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan
  • Target bersama jelas bagi semua
  • Keputusan berbasis pendekatan ilmiah
  • Komitmen untuk keberhasilan jangka panjang
  • Melibatkan semua unsur organisasi
  • Cek ricek secara bersinambung
  • Melaksanakan diklat & Lokakarya rutin
  • Kebebasan yg terkendali untuk ide baru, transparan.
Sejarah Perkembangan TQM

Sekilas perkembangan manajemen mutu:

  • Pertengahan 1970 kualitas produk Jepang mulai berkembang & mengalahkan produk Amerika.
  • Tahun 1980-an pangsa pasar produk Amerika menurun tajam
  • Pilihan generasi muda Amerika lebih pada program studi MBA, sementara sebagian besar mahasiswa Prodi Teknik di Amerika berasal dari mahasiswa asing.
  • Amerika lebih fokus mengiklankan produknya, sementara pesaingnya lebih fokus pada perbaikan kualitas produk.
  • Fakta yang terjadi dilapangan: Kunci memenangkan persaingan adalah kualitas.
Pengalaman Jepang
  • Selesai PD II Produk Jepang kalah kualitas, namun harga produk Jepang lebih murah dibandingkan dg produk Amerika.
  • Amerika berusaha menekan harga, dan Jepang menyadari bahwa kunci persaingan sesungguhnya adalah kualitas.
  • Dunia barat fokus pada penekanan biaya produksi, Jepang fokus menaikkan mutu.
  • Fokus Jepang pada perbaikan sdm, proses, dan fasilitas. Kegiatan inti; pelatihan, pendidikan, penterjemahan buku, melibatkan semua tenaga kerja dalam perbaikan kualitas.
Falsafah TQM
  1. Sebagian besar teori dan teknik manajemennya berasal dari ilmu ilmu sosial; teknik manajemen keuangan (ekonomi), pemasaran (psikologi), desain organisasi (sosiologi), dan dasar teoritis TQM sendiri adalah statistika yaitu sampling dan analisis varian.
  2. Sumber pengembangan dan inovasinya sebagian besar dihasilkan oleh para pemikir yg berasal dari pekerja industri/ pemerintah sedangkan manajemen lain bersumber dari sekolah bisnis dan konsultan manajemen.
  3. Sebagian besar perkembangan ilmu dalam bidang manajemen keuangan, pemasaran, strategik, dan desain organisasi berasal dari AS kemudian menyebar keberbagai penjuru dunia. Adapun TQM memang berasal dari AS tetapi lebih banyak dikembangkan di Jepang terus ke Amerika Utara dan Eropa. Jadi perkembangan ilmu TQM merupakan kombinasi keterampilan tehnik dan analisis Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, dan tradisi serta integritas Eropah dan Asia.
  4. Penyebaran/desiminasi manajemen lainnya bersifat top-down, sementara TQM bersifat bottom-up. Bahkan penggerak utamanya adalah para manajer departemen/divisi.
Mengapa TQM bisa gagal ?
  • TQM menuntut perbaikan pada sistem nilai dan budaya yg telah dianut bertahun tahun dari sistem manajemen yang lama.
  • TQM bukan obat mujarab melainkan suatu pendekatan baru yg membutuhkan komitmen jangka panjang, kebulatan tekat bersama, dan didukung oleh upaya upaya pelatihan yg khusus.
  • Intinya, komitmen yg kuat dan konsistensi.
Pertanyaan diskusi?
  1. Apakah prinsip-prinsip TQM dapat diterapkan pada lembaga pendidikan?
  2. Apakah ada kesamaan SPMI (sistem Penjaminan Mutu Internal) dengan manajemen TQM?
  3. Apakah kesalahan umum penerapan TQM pada lembaga pendidikan?

Untuk informasi yang lebih jelas tentang TQM dan tantangannya di dunia pendidikan, berikut dapat diunduh file power point pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI. semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Komunikasi

TQM & Komunikasi yang Efektif

“TQM & Komunikasi yang Efektif”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Sejak usia bayi, manusia telah diberi Allah S.W.T. kemampuan alami untuk berkomunikasi. Bayi berkomunikasi melalui beberapa cara seperti tangisan, celoteh serta ekspresi wajah.

Komunikasi merupakan “bakat” manusia yang dimiliki secara alami, itulah sebabnya banyak kalangan yang menganggap komunikasi adalah sesuatu yang semua orang bisa melakukan dan tidak perlu dipelajari.

______________________________________

Power Point (PDF):

Komunikasi Yang Efektif

______________________________________

Namun fakta menjelaskan, komunikasi merupakan proses yang sangat kompleks. Banyak hal yang berperan dalam menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Hal ini terjadi karena komunikasi tidak melibatkan satu individu, namun juga melibatkan individu-individu lain dengan sifat dan latar belakang situasi yang berbeda beda.

Satu hal yang sering membuat banyak orang berselisih paham (konflik) adalah karena kurangnya ketrampilan komunikasi (communication skills).

Komunikasi sering kali menjadi hal yang dianggap remeh, padahal kesalahan dalam komunikasi dapat menimbulkan problem/konflik yang mengganggu dalam hubungan dua orang atau lebih.

Pemahaman konsep komunikasi yang paling sederhana adalah proses penyampaian pesan (message) dari komunikator kepada penerima pesan (komunikan). Proses ini dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari komunikan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara dua arah (two way) antara komunikator dan komunikan.

Setiap individu dapat berkomunikasi dengan gaya dan caranya masing-masing, tetapi tidak semua individu mampu berkomunikasi secara efektif (tepat guna).

Nah, sekarang apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif (tetap guna) dapat diartikan sebagai komunikasi yang dapat menghasilkan perubahan sikap pada orang lain. Perubahan sikap ini (attitude change),  biasanya terlihat pada saat proses komunikasi berlangsung, maupun pada saat setelah proses komunikasi berlangsung (pasca komunikasi).

Komunikasi yang efektif biasanya memiliki tujuan (goals) untuk memudahkan orang lain dalam memahami isi atau pesan yang disampaikan oleh komunikator (pemberi pesan).

Komunikasi yang efektif juga bertujuan agar  informasi/pesan yang disampaikan dapat menghasilkan umpan balik (feedback) dari si penerima pesan (komunikan). Karena faktor-faktor itulah, maka proses komunikasi yang efektif harus dilakukan dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak ambigu / dapat dipahami oleh orang lain.

Demikian juga dalam lembaga pendidikan yang mengembangkan Total Quality Management (TQM). Implementasi TQM diwujudkan dalam bentuk Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).  Organisasi pendidikan yang menerapkan SPMI, wajib pula memperbaiki kualitas komunikasi dalam organisasi mereka. Semua saluran komunikasi organisasi arus terkelola dengan baik.

Agar Implementasi SPMI dapat berjalan baik, komunikasi organisasi yang perlu diperbaiki dapat berbentuk komunikasi atasan dan bawahan (komunikasi vertikal), komunikasi antar sejawat (komunikasi horizontal) dan komunikasi diagonal/silang.

Baca juga: Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

Demikian uraian singkat tentang TQM & Komunikasi yang Efektif. Penjelasan dalam bentuk Power Point (PDF) dapat diunduh pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Follow Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan In-House Training

Budaya Mutu Perguruan Tinggi Unggul

Membangun Budaya Mutu Pendidikan Tinggi

“Membangun Budaya Mutu Pendidikan Tinggi”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Untuk mewujudkan Budaya Mutu Perguruan Tinggi, ada 5 aspek budaya yang harus dibangun. Kelima aspek budaya mutu tersebut meliputi:

1. Quality first

Semua pikiran dan tindakan dari semua elemen-elemen didalam organisasi Perguruan Tinggi harus memprioritaskan mutu. Mutu harus menjadi utama dan nomor satu. Kepuasan pelanggan internal dan pelanggan eksternal menjadi prioritas. Standar SPMI disusun dalam rangka untuk memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan.

2. Stakeholder- in

Semua pikiran dan tindakan dari semua elemen-elemen didalam organisasi Perguruan Tinggi harus ditujukan pada kepuasan stakeholders. Targetnya agar Stakeholders menjadi senang dan gembira atas layanan yang diberikan organisasi pendidikan.

3. The next process is our stakeholders

Setiap orang yang melaksanakan tugas dalam organisasi Perguruan Tinggi harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholdernya yang harus dipuaskan. Stakeholder atau customer ada yang dari eksternal dan ada yang dari internal. Melalui pemetaan proses bisnis, akan diketahui stakeholder mana saja yang harus dipenuhi harapan dan kebutuhannya.

4. Speak with data

Setiap orang pelaksana didalam organisasi Perguruan Tinggi harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa. Pengambilan keputusan dengan data yang valid dan reliabel tentu akan lebih sesuai dengan kondisi di lapangan. Dalam implementasi budaya mutu, dapat mengunakan total quality tools untuk pengambilan keputusan. Penjelasan total quality tools dapat di klik pada tautan dibawah ini.

Baca juga: Mengenal Total Quality Tools

5. Upstream management

Semua pengambilan keputusan di dalam Organisasi Perguruan Tinggi dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif. Gaya kepemimpinan partisipatif dan demokratif lebih cocok diterapkan dalam lembaga pendidikan. Pimpinan lembaga pendidikan juga harus mampu untuk melakukan program pemberdayaan karyawan. Karyawan yang memperoleh pemberdayaan akan lebih kreatif dan termotivasi untuk bekerja dengan maksimal.

Baca juga: Pemberdayaan Karyawan & Sistem Manajemen Mutu

Mampukah kita berkomitmen membangun ke 5 aspek budaya diatas? Tentu hanya waktulah yang akan membuktikan. Lembaga pendidikan harus menerapkan 5 aspek budaya mutu diatas dalam suatu sistem mutu yang dikenal dengan SPMI ( Sistem Penjaminan Mutu Internal).

Demikian sekilas informasi tentang Membangun Budaya Mutu Pendidikan Tinggi. Semoga bermanfaat.

_________________________

mutupendidikan.com

Follow Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

SPMI, Budaya Mutu & Perencanaan Karir Individu

Perencanaan Karir & Budaya Mutu

“Perencanaan Karir & Budaya Mutu”


Power Point (PDF):

Individual Career Planning


Titik awal dari perencanaan karir tergantung pada individu masing-masing, dimana setiap orang bertanggung jawab atas tercapainya karir masing-masing. Untuk mencapai tujuan ahkir karir, organisasi/ lembaga pendidikan didorong menyediakan layanan konseling untuk memberikan motivasi dan pemahaman karir pada segenap karyawan (dosen/ guru/tenaga kependidikan)

Pengertian Karir (Career) 

Suatu pekerjaan yang dipegang selama kehidupan kerja seseorang dalam suatu organisasi yang memberikan kelangsungan, keteraturan, dan nilai bagi kehidupan seseorang. Contoh karir dalam lembaga pendidikan adalah tenaga pendidik (guru, dosen, dan tutor), tenaga struktural, administrasi, dan pustakawan.

Pertanyaan Pembuka
  • Sejauh mana “Kejelasan Peluang Karir” berpengaruh positif pada motivasi kerja Dosen/ Guru/ Tenaga Kependidikan?
  • Dapatkah organisasi/ lembaga pendidikan meningkatkan “Motivasi Kerja & Budaya Mutu” apabila kebutuhan “Growth” pegawai belum terpenuhi?
Komponen Career dalam Organisasi
  • Alur karir: pola pekerjaan yang beruntun
  • Tujuan karir: pernyataan posisi yang akan dicapai di masa yang akan datang
  • Perencanaan karir: seleksi tujuan karir dan arus karir
  • Pengembangan karir: perbaikan personal untuk menggapai tujuan karir
Tipe Career
  1. Steady state. Mengabdikan diri dalam satu jenis pekerjaan tertentu. Misalnya pekerjaan profesi pada lembaga pendidikan yaitu guru, pustakawan, dosen, dll.
  2. Linier. Adanya peningkatan keatas dalam satu jenis pekerjaan. Misalnya saat ini anda bekerja sebagai guru/ dosen pendidik kemudian anda beralih menjadi kepala sekolah atau dekan
  3. Spiral. Tetap menekuni satu bidang pekerjaan dalam waktu tertentu kemudian beralih pekerjaan dengan menggunakan pengalaman yang sudah ada. Misalnya anda bekerja di sebuah lembaga pendikan sebagai dosen, kemudian beberapa tahun kemudian anda beralih menjadi konselor pendidikan.
  4. Transitory. Beralih karir dalam jangka waktu yang cepat. Misalnya anda bekerja sebagai dosen kemudian beralih profesi sebagai seorang analyst.

Baca juga: Budaya Organisasi

Individual Career Planning

Proses dimana individu  dapat mengidentifikasi dan mengambil langkah-langah untuk menggapai tujuan karirnya. Keterlibatan lembaga pendidikan sangat diperlukan dalam membantu siswa dalam mengidentifikasi dalam mengembangkan karirnya.

Alur Individual Career Planning
  1. Penilaian diri: mengenali kesempatan untuk perbaikan
  2. Periksa realitas: mengenali kebutuhan realistik untuk berkembang
  3. Penetapan sasaran: mengenali sasaran dan metode untuk menentukan kemajuanya
  4. Rencana tindakan: mengenali langkah dan jadwal untuk mencapai sasaran
Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Career
  1. Pendidikan formal
  2. Pengalaman kerja
  3. Sikap atasanya
  4. Prestasi kerja
  5. Bobot pekerjaanya
  6. Lowongan jabatan
  7. Produktivitas kerja

Baca juga: SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu

Manfaat Program Pengembangan Career
  • Meningkatkan motivasi kerja dosen/ guru/ tenaga kependidikan
  • Membantu pengembangan budaya mutu dan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
  • Memperbaiki implementasi Standar SPMI, khususnya standar dosen, guru dan tenaga kependidikan.
  • Menggunakan segenap potensi yang dimiliki secara baik dan bermanfaat
  • Meningkatkan tingkat keilmuan dengan baik dengan mengikuti steps pembelajaran yang ada di lembaga pendidikan.
  • Adanya tantangan dalam belajar yang membuat individu dapat melangkah menjadi lebih baik lagi
  • Meningkatkan tanggung jawab baik terhadap diri sendiri maupun jenis pekerjaannya

Demikian, semoga artikel Perencanaan Karir, SPMI & Budaya Mutu ini dapat bermanfaat.

mutupendidikan.com


e-Learning : 

Membangun Budaya Mutu 1

Membangun Budaya Mutu 2


Info Public Training:

 Public Training

Kiat sukses keberhasilan SPMI

Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI

“Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI”


Tips Sukses SPMI #6:

“Temukan Kekuatan dahsyat dalam Diri & dalam Tim Anda…”

Untuk mencapai sasaran & keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Lembaga Pendidikan “harus” terus melakukan evaluasi diri untuk mengenal kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT Analysis).

Langkah pertama, Anda dapat berlatih untuk mengenal kekuatan diri Anda dan kekuatan tim (unit kerja) Anda. Ingin mencoba?

Baca juga: Kumpulan Artikel dan Power Point MSDM 1

Berikut latihan sederhana yang bisa Anda coba. Dengan latihan ini, Anda diharapkan dapat mengetahui strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kekuatan-kekuatan yang Anda miliki dan dimiliki oleh Tim Kerja Anda. Dengan optimalisasi potensi tersebut tentu akan sangat membantu dalam pencapaian standar-standar kinerja (Standar SPMI) lembaga pendidikan. Mari kita coba:

MENEMUKAN KEKUATAN DIRI ANDA

Kenalilah Kekuatan/ Keunggulan/Kelebihan Diri Anda Sendiri. Untuk bahan renungan, Anda dapat mengevaluasi 3 hal berikut ini:

  • Hasil (Outcome) dari pekerjaan Anda
  • Cara Anda mendekati/menyelesaikan masalah
  • Umpan balik yang Anda dapatkan dari pelanggan internal dan eksternal Anda.
Uraikan disini kekuatan/ Kelebihan Diri Pribadi  Sbb:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Setelah Anda mengenal kekuatan/ kelebihan/ keunggulan diri, sekarang silahkan Anda mencoba merumuskan sasaran pekerjaan yang sesuai/sejalan dengan kekuatan/keunggulan diri. Dalam merumuskan sasaran pekerjaan, Anda dapat mengacu pada hal-hal sbb:

  • Apakah Anda akan membutuhkan bantuan atau sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran pekerjaan Anda?
  • Kapan Anda ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut?
  • Bagaimana cara mengukur pencapaian prestasi Anda?
Menetapkan Sasaran/target Pribadi:
  1. _____________________________________________________________________
  2. _____________________________________________________________________
  3. _____________________________________________________________________

Setelah Anda telah menetapkan beberapa kekuatan/kelebihan diri pribadi dan sasaran/target pribadi, kini waktunya untuk berbagi semuanya dengan tim Anda.

MENEMUKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN/ KEUNGGULAN TIM ANDA

Diskusikan, bahaslah kekuatan/kelebihan diri pribadi dengan tim Anda. Ingat ini hanyalah satu kesempatan untuk berbagi informasi dan pengertian, tidak ada definisi yang “lebih baik” atau “lebih buruk”.

Baca juga: Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Terus Menerus

Dapatkah tim Anda mencapai konsensus dengan satu definisi tentang “keunggulan” tim (unit kerja Anda)? definisi (hasil konsesus) tim ini mungkin sangat berbeda dari definisi (target) pribadi Anda, tetapi sebagai individu juga Anda sangat berbeda dari tim Anda, bukankah demikian?

Uraikan disini Kekuatan/ Kelebihan Tim Kerja Anda:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Seperti sebelumnya, menetapkan Sasaran Tim Kerja adalah langkah berikut. Rumuskan sekurang-kurangnya 3 Sasaran Tim Kerja Anda. Sasaran ini akan menjadi langkah unit kerja dalam menciptakan kegiatan/ program kerja yang sesuai. Dalam menyusun sasaran unit kerja, Anda harus mengacu Standar SPMI dan Job description yang menjadi tugas tim Anda.

Sasaran yang baik hendaknya disusun mengikuti kaidah ABCD, yaitu ada Audience, Behavior, Competence dan Degree. Sasaran yang baik dapat juga mengikuti kaidah KPI (Key Performance Indicator) yang meliputi: Target, Indikator dan mekanisme pengukuran (measure). Dalam bahasa lain, sasaran yang baik harus SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed).

Uraikan disini, Sasaran Tim  Kerja Anda (Unit Kerja) :
  1. ____________________________________________________________________
  2. ____________________________________________________________________
  3. ____________________________________________________________________
  4. ____________________________________________________________________
  5. ____________________________________________________________________
  6. ____________________________________________________________________

Demikian uraian tentang Mengenal Diri, Mengenal Tim sebagai Kunci Keberhasilan SPMI, semoga latihan singkat ini bermanfaat… Aamiin Yaa Rabb.

Salam mutu,

admin,


Hubungi Customer Service kami untuk informasi:

Pelatihan & Outbound Training Membangun Budaya Mutu Pendidikan


mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Dokumen SPMI dan Budaya Mutu

Bolehkah dokumen SPMI dirubah?

Bolehkah dokumen SPMI dirubah?

Mutupendidikan.com – Ada pemahaman pada sebagian kalangan bahwa sistem manajemen mutu yang telah didokumentasikan dan disahkan tidak boleh dirubah lagi. Pemahaman ini sungguh keliru dan perlu diluruskan.

Dalam kehidupan ini tidak ada yang sifatnya abadi, semuanya berubah. Demikian juga dengan isi dokumen SPMI, perlu mengalami perubahan secara dinamis untuk mengikuti tantangan tuntutan perubahan jaman

Faktor pertama karena  adanya perubahan kebutuhan/ ekspektasi, persyaratan, undang-undang, harapan dan persepsi stakeholder. Perubahan lingkungan tersebut akan mendorong perubahan visi, misi, kebijakan, strategi dan sistem operasional pengelolaan lembaga pendidikan, dan tentu saja akan merubah sistem dokumentasi SPMI yang telah dibuat sebelumnya. Standar, Sasaran Mutu, Program Kerja dan SOP dan berbagai dokumen mutu lainnya akan berubah.

Perubahan dapat disebabkan karena faktor  internal organisasi ataupun faktor eksternal organisasi seperti Sistem Politik, Hukum, Sosial Budaya dan Faktor Ekonomi.

Baca juga: Kendala utama implementasi SPMI

Pimpinan lembaga pendidikan dapat menggalang semangat inovatif dan perbaikan pada segenap jajarannya. Kemampuan Leadership, motivasi dan komunikasi sangat diperlukan untuk mendorong percepatan, menggerakkan prakarsa untuk unggul dalam kompetisi usaha.

Oleh karena itu, sekali lagi pemahaman bahwa sistem manajemen mutu yang telah didokumentasikan dan telah disahkan tidak boleh dirubah harus buang jauh-jauh. Semangat PDCA (Plan, Do, Check, Act) harus terus dipacu untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.


mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

SPMI dan Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan

“Kiat Mengelola Manajemen Perubahan”


Power Point (PDF):

Manajemen Perubahan bagian 1, Manajemen Perubahan bagian 2


Lingkungan Organisasi selalu berubah, baik lingkungan internal maupun eksternal. Bagaimana organisasi menyikapi hal ini? Berikut Tips Manajemen Perubahan dan kiat-kiatnya:

Sebagian besar organisasi menyerah pada saat bisnis gagal karena ketertinggalan dalam persingan bisnis atau menerima proses perubahan. Hal tersebut merupakan bagian alami kehidupan bisnis yang bertujuan untuk tetap berada sejalur dengan permintaan pelanggan. Materi ini menekankan bahwa rencana manajemen perubahan akan gagal jika tidak didukung oleh sponsor utama, biasanya sponsor tersebut adalah manajemen senior organisasi.

Stakeholder organisasi harus menerima bahwa perubahan seperti itu dilihat sebagai hal yang wajar untuk organisasi tertentu dan para pelanggan akan merespon dengan positif perubahan tersebut. Ada sejumlah alasan terjadinya perubahan, malalui arus kecil akibat ketertinggalan dari yang lainnya atau kebutuhan perubahan yang muncul dalam skala besar melalui evolusi atau revolusi.

Baca juga: Bolehkah dokumen SPMI dirubah?

Meskipun ada basis dukungan manajemen senior, proses perubahan sepertinya memakan waktu dan manajemen harus memikirkan tipe strategi perubahan yang paling sesuai untuk meraih tujuan baru organisasi. Ada sejumlah faktor yang diperlukan karena setiap pendekatan bisa sesuai dengan kondisi yang berbeda. Tentu, jika hal tersebut tidak sesuai dengan tuntutan situasi, orang-orang, kondisi budaya, dan lingkungan bisnis pasti akan menyebabkan masalah dan gagal mendukung perubahan jangka panjang yang diperlukan.

Proses penerapan perubahan perlu diselaraskan dan sesuai dengan organisasi. Odel pendekatan tiga tahap akan digambarkan sebagai berikut:

  1. Tahap 1: Pre-Positioning Organisasi. Fase pertama fokus pada persiapan melalui komunikasi dengan staff dan stakeholder. Tahap penting ini bertujuan mempersiapkan organisasi terhadap perubahan, memperoleh komitmen dari mereka yang terlibat dan mengatasi risiko yang akan terjadi.
  2. Tahap 2: Penerapan Rencana Manajemen Perubahan. Tahap ini berfokus pada penerapan perubahan dengan pertimbangan rencana yang telah disetujui dan mempertimbangkan tujuan bisnis. Selama tahap ini, biasanya perjanjian manajemen senior baru akan diusulkan dan struktur organisasi baru akan diterapkan
  3. Tahap 3: Dukungan Tanpa Henti dan Tahap Konsolidasi. Disini fokus terhadap dukungan tanpa henti dan peningkatan ketika perubahan ditanamkan di dalam perusahaan dianggap sebagai “cara untuk melakukan bisnis.” Pada tahap ini menghasilkan perubahan kebudayaan jangka panjang dan semakin sulit seperti ditunjukan di dalam
Pola perubahan stategi

Ketika terjadi kelancaran dimana strategi yang telah dibuat tetaplah tidak berubah, organisasi umum pasti berubah seiring dengan terbentuknya strategi secara bertahap.Beberapa organisasi tanpa tujuan yang jelas mengalami masa fluktuasi dimana perubahan juga terjadi. Perbahan utama yang terencana juga dapat terjadi tetapi seiring berupa tindakan yang jarang terjadi dan menjadi bagian dari usulan manajemen perubahan yang lebih besar.

Dua Ujung Ekstrim Pengelolaan Perubahan
  • Pendekatan untuk melakukan perubahan terdapat dua tahap ekstrim perubahan utama (Revolusi) dan ekstrim yang halus perubahan kenaikan (Evolusi)
REVOLUSIEVOLUSI
Business Process Re-Engineering (penyusunan kembali proses bisnis)Perbaikan yang berelanjutan
Mulai dari awalMembangun yang telah ada sebelumnya
Sangat cepatPerlahan dan terus menerus
InovatifPemeliharaan dan perbaikan
Empat pilihan perubahan individu
  1. Mengubah diri Anda sendiri
  2. Mengubah situasi
  3. Meninggalkan situasi
  4. Tidak melakukan apa-apa
Merencanakan perubahan keorganisasian

Siklus manajemen kualaitas ‘rencana lakukan tinjau’ pendekatan empat siklus tahap perubahan hidp mengevaluasi sekaligus menerapakan perubahan.tahap perencanaan berkaitan dengan dua model lainnya: model yang pertama yaitu empat jenis perubahan keorganisasian dan model kedua menunjukkan bahwa merencanakan pendekatan pada penolokan teradap perubahan merupakan bagian dari keseluruhan proses.

Pertimbangan Strategi Perubahan

Manajemen organisasi perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • Tingkat tantangan yang diharapkan
  • Dasar kekuatan dari pencetus perubahan
  • Sifat dasar budaya organisasi dan kemungkinan respon terhadap perubahan
Enam Pendekatan Menghadapi Penolakan
  1. Pendidikan & Komunikasi
  2. Partisipasi
  3. Fasilitas & Dukungan
  4. Negosiasi
  5. Manipulasi
  6. Pemaksaan & penggunaan wewenang
Kesalahan Menghadapi Perubahan & Konflik
  1. Tidak membuat kewaspadaan yang cukup kuat
  2. Tidak membentuk koalisi panduan yang kuat
  3. Kurangnya visi
  4. Kurangnya komunikasi visi
  5. Tidak menghilangkan rintangan untuk visi yang baru
  6. Tidak merencanakan & menciptakan keberhasilan jangka pendek
  7. Mengumumkan kemenangan terlalu cepat
  8. Tidak mengenalkan & mengkoordinasi perubahan dalam kebudayaan organisasi
Kesiapan Menghadapi Perubahan

Dibawah ini merupakan model lain perubahan dan keamanan yang menekan kemali beberapa faktor umum yang mempunyai peran terhadap keamananyang dirasakan.

Empat Jenis “Perjalanan” Perubahan
  1. Penyesuaian

Ex: penyederhanaan proses kerja, pengurangan biaya
Hasil untuk mendukung perubahan: Penyampian perubahan, pelatihan kembali

  1. Pembangunan

Ex: pembentukan dari awal, Joint venture yang baru
Hasil untuk mendukung perubahan: penyampaian visi dan nilai, menetapkan peran & tanggung jawab yang baru dan mengenali rangkaian keahlian baru

  1. Perubahan

Ex: memasuki pasar baru, berusaha menetepkan tujuan strategi
hasil untuk mendukung perubahan: menciptakan struktur kinerja baru dan mengetahui keahlian yang diperlukan, mengembangkan kurkulum pelatihan dan mengadakan pelatihan

  1. Krisis

Ex: perubahan haluan organisasi yang tinggi, perampingan
hasil untuk mendukung perubahan: mengenali stakeholder dan menyampaikan yang terjadi

Empat Komponen Utama Perubahan
  1. Manajemen Program

Merencanakan untuk bergerak organisasi “dari yang ada” menuju posisi “yang seharusnya” diinginkan.

  1. Proyek enablement

Produk penting yang dikembangkan yang memberikan pengetahuan, keahlian, peralatan, kerangka kerja, & dukungan bagi individu & organisasi untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses

  1. Kepemimpinan eksekutif

Dukungan perusahaan oleh eksekutif utama, menggambarkan komitmen manajemen organisasi secara keseluruhan dalam usaha perubahan

  1. Kepemilikan bisnis

Kepemilikan & komitmen menuju perubahan dialami oleh semua individu dalam organisasi

Demikian, semoga point-point singkat ini dapat bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Pelatihan & Pendampingan

Komitmen PPEPP dalam SPMI

Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI

“Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI”


Tips Sukses SPMI #2:

“Hormatilah Komitmen Anda”


Dalam membangun SPMI yang handal, salah satu persyaratan utama adalah komitmen dari segenap jajaran manajemen. Apakah mereka berkomitmen untuk meningkatkan standar SNP secara terus menerus atau tidak? Apakah mereka berkomitmen menjalankan manual PPEPP secara benar dan terus menerus?

Cara Anda menangani komitmen yang Anda buat “bercerita banyak” tentang prioritas Anda. Pepatah lama mengatakan “Kekuasaan didefinisikan sebagai siapa yang membuat siapa menunggu” yang didasarkan pada fakta bahwa seseorang yang terlambat untuk suatu kencan atau janji bertemu (appointment), mengandaikan dia lebih penting daripada orang yang menunggu. Mengapa orang selalu datang terlambat 10 menit setelah waktu yang ditetapkan? Orang yang datang terlambat mengandaikan bahwa apa pun yang mereka lakukan, yang menyebabkan mereka terlambat itu jauh lebih penting daripada apa pun yang dilakukan orang-orang lain, walaupun mereka juga harus menghentikan pekerjaan itu karena harus memenuhi appointment.

Baca juga: Key Performance Indicator (KPI)

Jika Anda sering terlambat untuk sebuah appointment, coba pikirkan, mengapa. Kebanyakan orang yang secara kronis terlambat menyalahkan situasi: “lalu lintasnya macet,” atau “saya lama berbicara di telepon dengan orang dari pembelian itu lagi” namun faktanya mereka terlambat karena tepat waktu bukan merupakan prioritas mereka.

Ada dua jenis komitmen: komitmen yang “jelas dan komitmen yang “samar-samar”. Komitmen yang jelas adalah janji-janji verbal atau tertulis yang dipahami dan disepakati oleh kedua pijak untuk ditepati, seperti kontrak pekerjaan, undang-undang pemerintah dan ikrar pernikahan.

Komitmen yang samar-samar adalah komitmen budaya dan organisasional yang Anda harapkan untuk “sekedar tau” dan taat. Sebagai contoh, ada perilaku tertentu yang diharapkan karyawan terhadap penyelia, pria terhadap wanita (dan sebaliknya), dan dari anak-anak pada fungsi-fungsi sosial dewasa.

Banyak orang mengalami kesulitan untuk menjaga komitmen yang samar-samar. Dalam banyak contoh standar yang diharapkan ini tidak sejalan dengan nilai-nilai personal mereka. Dalam beberapa masyarakat, orang mungkin memiliki kebebasan untuk tidak menjaga komitmen samar-samar (tapi mereka masih harus menderita konsekuensi sosial).

Komitmen yang jelas adalah cerita lain lagi. Ia merupakan imperatif agar Anda mengetahui dan menjaga komitmen yang didefinisikan secara jelas, yang Anda buat untuk organisasi Anda dan untuk anggota tim Anda. Jika Anda tidak membuat komitmen dalam kepercayaan yang baik, lebih baik untuk tidak membuatnya sejak awal daripada kemudian melanggarnya.

Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI

Perhatikan komitmen jelas (clear commitments) Anda. Apakah Anda melakukan apa yang Anda komit karena menghargai waktu dan usaha dari orang lain pada tim Anda? Atau apakah Anda memiliki agenda pribadi yang membuat Anda terus-menerus secara konstan meminta maaf, karena terlambat datang pada waktunya atau tidak menyelesaikan bagian proyek Anda?

DAFTAR PERIKSA KOMITMEN ANDA:
  1. Jika Anda punya kesulitan untuk menjaga kesepakatan Anda yang didefinisikan secara jelas, apa yang dapat Anda lakukan untuk mengubahnya?
  2. Bagaimana dengan orang lain pada tima Anda? Daftarkan komitmen-komitmen jelas (clear commitments) yang sering dilanggar oleh salah satu atau lebih anggota Anda.

Gunakan proses tiga langkah untuk membantu menjamin pemahaman dan kerjasama dalam memenuhi komitmen.

  1. Buatlah semua komitmen menjadi jelas – tuliskan.
  2. Mintalah setiap anggota tim untuk menyepakati komitmen secara pribadi, mintalah tanda tangan.
  3. Tindak lanjuti satu komitmen yang dilanggar dengan mengakuinya dan meminta orang yang bertanggung jawab untuk menemukan cara menghindari agar tidak terjadi lagi, dan sajikan pilihan itu bagi tim. (Perhatikan bahwa ini bukan salah satu aktivitas untuk membebankan kesalahan tapi fokusnya adalah pada menyelesaikan masalah).

Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI, semoga bermanfaat.

__________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

Budaya Mutu, SPMI dan Sikap Kerja

Budaya SPMI & Sikap Kerja Produktif

“Budaya SPMI & Sikap Kerja Produktif”


Tips Sukses SPMI #8:

“Akuilah Kesalahan Anda…”

Bolehkah karyawan dalam organisasi melakukan kesalahan dalam kegiatannya? Tentu hal ini menarik untuk dikaji. Kita tahu bahwa semua orang tentu pernah membuat kesalahan, hal ini merupakan kewajaran. Fenomena yang sering dijumpai adalah banyak karyawan yang takut membuat kesalahan. Mereka takut menjadi gunjingan teman-temannya, mereka takut mendapat hukuman, mereka takut diberhentikan sebagai pegawai. Sehatkah ini?

Adakah orang yang tidak pernah melakukan kesalahan dalam kehidupannya? Tentu saja tidak. Setiap orang sejak kecil melakukan kesalahan dan terus berproses sampai mereka dewasa. Mereka belajar dari kesalahan tersebut.

Dalam organisasi, tentu saja proses itu terus berlangsung. Pimpinan Institusi Pendidikan, perlu memberi toleransi pada bawahan untuk melakukan kesalahan dalam  pekerjaan. Pegawai sulit akan bisa berkembang apabila tidak ada ruang gerak untuk mencoba, berkreasi dan belajar. Pegawai akan sulit untuk bisa berkembang apabila mereka dirasuki perasaan takut melakukan kesalahan.

Baca juga: Employee Engagement dalam Organisasi Pendidikan

Apabila organisasi ingin budaya mutu & Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berjalan baik, tentu prinsip-prinsip Total Quality Management perlu terus-menerus dikembangkan.

Salah satu dari 14 point Deming:

Keluarlah dari ketakutan. Banyak karyawan takut untuk mengajukan pertanyaan, bahkan ketika mereka tidak memahami apa pekerjaan mereka, atau apa yang benar, atau apa yang salah. Mereka takut bertanya karena tidak ada ruang komunikasi yang nyaman bagi mereka.

Apa akibatnya, karyawan akan terus melakukan segala sesuatu dengan cara yang salah, atau mereka menjadi pasif tidak melakukannya sama sekali. Kerugian ekonomi dan produktifitas dari ketakutan ini sangat besar. Organisasi tidak dapat berkembang dengan baik, sinergi tidak diperoleh, biaya pengelolaan SDM menjadi besar.

“Untuk memastikan mutu dan produktivitas yang lebih baik, karyawan harus merasa nyaman dan aman”.

DAFTAR PERIKSA APAKAH ANDA SIAP PENGAKUAN KESALAHAN

  • Apakah Anda pernah merasa perlu “menutupi” satu kesalahan yang Anda lakukan pada pekerjaan Anda, karena takut akan konsekuensinya?
  • Bagaimana mengubahnya?
  • Sebutkan beberapa manfaat yang di dapatkan, karena Anda mampu mengakui kesalahan?

Demikian, semoga uraian singkat tentang Budaya SPMI & Sikap Kerja Produktif, ini bermanfaat.

Salam hormat,

admin,

mutupendidikan.com

Workshop, Training, Pelatihan & Pendampingan


Hubungi Customer Service Kami untuk info:

“Pelatihan Memangun Budaya Mutu & SPMI”

×

Assalamu'alaikum...

× Hubungi Kami