• +628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

TQM

Karakter & Budaya Mutu SPMI

Membangun Karakter & Budaya Mutu SPMI

“Membangun Karakter & Budaya Mutu SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Mutu Tidak Terletak pada “Dokumen”

Membuat produk dan jasa yang bermutu, seperti jasa pendidikan tentu saja tidak mudah. Tidak cukup dengan hanya membuat sistem dokumen mutu yang terdiri dari kebijakan SPMI, standar, prosedur maupun manual mutu.

Mutu tidak terletak pada tinta diatas kertas. Mutu ada pada diri pribadi-pribadi manusia yang menjadi penggerak roda organisasi.

Mutu terletak pada nilai-nilai, emosi, sikap dan kepribadian anggota organisasi secara keseluruhan. Semua level dalam organisasi memiliki andil penting dalam mewujudkan arti sebuah mutu.

Semua anggota organisasi harus memiliki kepedulian, perilaku dan sikap yang sesuai untuk membangun sebuah mutu.

Pentingnya Karakter & Sikap Positif

Dalam membangun mutu, yang perlu dibangun adalah sikap masing-masing individu anggota organisasi.

Secara definisi, pengertian sikap (attitude) adalah perasaan, pikiran, dan kecenderungan seseorang yang relatif permanen mengenal aspek-aspek tertentu dalam lingkungannya. 

Komponen-komponen sikap terdiri dari pengetahuan (kognitif), perasaan-perasaan (afektif), dan kecenderungan untuk bertindak (psikomotorik).

Contoh bentuk sikap-sikap yang positif (mendukung mutu) antara lain sikap peduli, kreatif, bertanggung jawab, jujur, melayani, responsif, proaktif dll.

Sedangkan sebaliknya, contoh sikap-sikap yang negatif (tidak sesuai dengan mutu) seperti sikap acuh, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, pasif, kaku dll.

Peran Pemimpin dalam Membangun Sikap

Bagaimana terbentuknya sikap dari seorang karyawan? Sikap seorang karyawan dapat terbentuk dari pengaruh lingkungan keluarga, lingkungan pergaulan dan lingkungan pendidikan yang mereka peroleh sebelumnya.

Organisasi tempat kerja, bisa juga membentuk sikap kerja melalui proses rekruitmen, seleksi, pelatihan, pembinaan serta pengkondisian dengan sistem mutu yang ada.

Peran utama ada pada faktor pemimpin. Pemimpinlah yang memberi arahan, motivasi, teladan, reward & Punishment.

Dengan arahan pemimpin dan didukung sistem manajemen mutu yang baik, perilaku karyawan akan dapat dibimbing kearah budaya mutu secara konsisten dan konsekuen.

Perilaku mutu yang dilakukan secara terus menerus lama kelamaan akan menjadi habit (kebiasaan). Kebiasaan yang dilakukan oleh seluruh karyawan akan menjadi budaya, dan bila budaya tersebut semakin kuat akan menjadi karakter organisasi.

Membangun mutu dengan karakter yang sesuai, bisa dipastikan jauh lebih efektif dan efisien. Bagaimana pendapat Anda?

Baca juga: Membangun Budaya Mutu Organisasi

Demikian uraian singkat tentang Membangun Karakter & Budaya Mutu SPMI. Semoga bermanfaat dan sukses Mutu Pendidikan Indonesia.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

IG: SDM Unggul Indonesia Maju

Konsultasi, Online / Offline Training, Pelatihan & In-house Training

Mutu dan proses Benchmarking Lembaga Pendidikan

Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan

“Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk mengenal dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara-cara atau  “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk.

Benchmarking dapat dilakukan untuk produk,  proses produksi, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi/perusahaan.

Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Tolok Ukur” atau “Patokan”. Benchmarking adalah proses mengidentifikasikan “Best Practice” terhadap suatu produk/jasa dan proses produksinya hingga produk tersebut dikonsumsi.

Benchmarking memberikan gambaran yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang sejenis maupun dengan industri-industri yang lain.

Tahapan Proses Benchmarking

Proses Benchmarking adalah proses yang mencoba melihat/mempelajari faktor luar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana pihak lain mencapai tingkat kinerja dan memahami proses-proses kerja yang mereka gunakan.

Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik keberhasilan/ kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Apabila diimplementasikan dengan benar, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi/lembaga untuk meningkatkan prestasi/ kinerja organisasinya maupunpun proses-proses didalamnya.

Jenis-jenis Benchmarking

Benchmarking dapat dilakukan kedalam organisasi (secara Internal), yang dilakukan adalah membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi.

Sedangkan Benchmarking eksternal adalah membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat pula dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain :

  • Strategic Benchmarking, adalah Benchmarking yang mencoba mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
  • Product Benchmarking, adalah yaitu Benchmarking yang membandingkan produk atau layanan pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
  • Process Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
  • Functional Benchmarking, adalah Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
  • Financial Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
  • Performance Benchmarking, adalah Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.
4 tahapan penting Benchmarking :
  • Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
  • Menganalisis/ mempelajari proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
  • Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
  • Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memcontoh/ mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Baca juga: Pengendalian Proses Statistik

Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan, baik pendidikan tinggi, sekolah dan madrasah, juga sangat dianjurkan untuk melakukan proses benchmarking. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, kegiatan benchmark perlu diselenggarakan sebagai salah satu program Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Dalam lingkungan yang semakin disrupsi saat ini, lembaga pendidikan tidak boleh cepat merasa puas dengan prestasi yang telah dihasilkan selama ini. Lengah sedikit, maka akan ketinggalan dalam memberikan layanan terbaik untuk stakeholdernya.

Dengan mengimplementasikan proses benchmarking, manajemen akan memperoleh bahan-bahan yang valid untuk pengambilan keputusan untuk melakukan continuous improvement.

Pakar Benchmarking, Robert Camp dalam bukunya, mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, antara lain :

  1. Memilih Subyek Benchmarking, misal benchmarking tentang:
    • Proses belajar mengajar di PT lain.
    • Proses Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
    • Proses Penerimaan Mahasiswa baru
    • Proses Layanan Perpustakaan
    • Proses layanan Perpustakaan online
    • Kuliah jarak jauh (distance learning)
    • Proses pengelolaan keuangan
    • Proses kerjasama luar negeri dll
  2. Menentukan Proses-proses yang akan di teliti
  3. Mengidentifikasikan Mitra/partner yang berpotensi untuk dibandingkan
  4. Mengidentifikasikan sumber-sumber data
  5. Mengumpulkan data-data
  6. Menentukan kesenjangannya yang terjadi
  7. Menetapkan perbedaan proses
  8. Target kinerja yang diharapkan
  9. Melakukan Komunikasi dengan berbagi pihak terkait
  10. Penetapkan Tujuan
  11. Menerapkan/ implementasi
  12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Baca juga: Kunjungan Bisnis & Pendidikan ke Jepang

Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana lembaga pendidikan perlu melakukan kegiatan Benchmarking?
  2. Proses-Proses apa saja yang menurut saudara perlu dilakukan bencmarking?
  3. Apa saja kendala yang mungkin dihadapi ketika melakukan Benchmarking lembaga pendidikan?

Untuk memahami lebih dalam tentang metodologi Benchmarking, berikut dapat di unduh/ download ppt materi berikut ini:

Klik Link dibawah ini:

Demikian uraian singkat tentang Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat dan berkah selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

IG: @mutupendidikan

Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

“Mengenal Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pertanyaan Pembuka
  1. Bagaimana peran penting STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) bagi manajemen organisasi pendidikan?
  2. Bagaimana kiat membuat SOP yang efektif dan efisien?
  3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi lembaga pendidikan dalam pembuatan SOP?

Untuk lebih jelasnya, silahkan di unduh file Slideshare berikut ini:

___________________________

Belajar Mudah dengan Power Point (PDF):

Peran SOP bagi manajemen pendidikan

Follow Instagram: @mutupendidikan

___________________________

Organisasi Pendidikan (Madrasah, Perguruan Tinggi, Sekolah Dasar dan Menengah) adalah kumpulan dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama.

Kumpulan ini yang kemudian secara sah membentuk badan hukum sebagai wadah untuk mencapai tujuan pendidikan.

Tujuan Organisasi dapat dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial. Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, Standar, manual dan prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures (SOP).

Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)

Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi tahapan, langkah-langkah, prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi.

SOP ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.

Makna Penting SOP
  • Prosedur kerja harus dilakukan secara benar dan konsisten
  • SOP harus menjadi pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Contoh: SOP Penelitian, SOP Perkuliahan online dll.

Baca juga: Unsur-unsur penting dalam SOP

Siapa Pengguna SOP

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para Dosen, Guru, Tenaga Pendidikan, karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di lembaga pendidikan, staf perpustakaan, supervisor dan manager dll.

Kapan SOP diperlukan?

SOP tidak harus dibuat untuk semua kegiatan/ proses dalam organisasi. SOP cukup dibuat untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang penting dan beresiko, seperti:

  • Bila sering terjadi masalah dalam proses penciptaan nilai tambah.
  • SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
Pengembangan SOP

Secara garis besar, langkah-langkah pengembangan SOP adalah sbb:

  • Susun draf SOP
  • Lakukan uji coba SOP sebelum dijalankan & lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
  • Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya tehnologi baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
  • Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP

Baca juga: Peran penting SOP bagi Sekolah & PT

Demikian uraian singkat tentang Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah. Untuk uraian lengkapnya dapat diunduh power point (PDF) pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

_____________________________

In-House Training Online / Offline:
 “Penyusunan SOP Lembaga Pendidikan”

Customer Service Anda disini

Visi Misi Organisasi

TQM Pendidikan: Visi, Misi, Nilai & Tujuan

“TQM Pendidikan: Pembangun Visi, Misi, Nilai & Tujuan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Membangun Pernyataan Visi, Misi dan Nilai-Nilai suatu Lembaga Pendidikan merupakan hal yang sangat penting.

Visi dan Misi yang baik akan memberi panduan dan arah yang jelas bagi anggota organisasi untuk melangkah mencapai cita-cita bersama.

Dalam perencanaan strategik, tugas pimpinan lembaga pendidikan adalah membangun pernyataan Visi, Misi, Nilai dan Tujuan organisasi.

Silahkan diunduh file power point (PDF) berikut:

_____________________

Belajar mudah dengan PowerPoint (PDF):

Visi, Misi & Tujuan

IG: @mutupendidikan

_____________________

Berikut poin-poin penting tentang Visi, Misi, Nilai & Tujuan
Pengertian Visi:
  • Pernyataan visi mengisyaratkan tujuan puncak dari sebuah institusi & untuk apa visi itu dicapai.
  • Visi harus singkat, langsung, & menunjukkan tujuan puncak institusi, misalnya : “Seluruh pelajar kita akan sukses”
  • Beberapa organisasi membuat visi yang : pendek, singkat, dan mudah diingat
  • Untuk institusi pendidikan, kalimat seperti “Menyediakan Standar Belajar yang Unggul” bisa menjadi sebuah statemen visi yang tepat
Pengertian Misi:

Statemen misi sangat berkaitan dengan visi dan memberikan arahan yang jelas baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.

Pernyataan Misi yang Efektif:
  • HARUS mudah diiingat
  • HARUS mudah dikomunikasikan
  • Sifat dasar bisnis HARUS diperjelas
  • HARUS ada komitmen terhadap peningkatan mutu
  • HARUS berupa statemen tujuan jangka panjang dari sebuah organisasi
  • HARUS difokuskan pada pelanggan
  • HARUS fleksibel
Pengertian Nilai-Nilai Organisasi:
  • Merupakan prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut dalam mencapai visi & misinya.
  • Nilai-nilai tersebut mengekspresikan kepercayaan dan cita-cita institusi.
Contoh Nilai-Nilai Lembaga Pendidikan:
  1. KITA mengutamakan para pelajar kita
  2. KITA  bekerja dengan standar integritas profesional tertinggi
  3. KITA bekerja sebagai tim
  4. KITA memiliki komitmen terhadap peningkatan yang kontinyu
  5. KITA  memberikan kesempatan yang sama pada semua
  6. KITA akan memberikan mutu pelayanan tertinggi
Pengertian Tujuan / Sasaran Lembaga Pendidikan:
  • Sering diekspresikan sebagai sasaran & cita-cita
  • Sebuah tujuan harus: diekspresikan dalam metode yang TERUKUR sehingga hasil akhirnya dapat dievaluasi
  • REALISTIS
  • DAPAT DICAPAI
Pertanyaan Diskusi:
  1. Apakah Lembaga Pendidikan perlu memiliki Visi, Misi, Nilai-Nilai dan Tujuan?
  2. Bagaimana cara menyusun Visi yang realistis namun juga visioner?
  3. Apa yang dimaksud dengan misi lembaga pendidikan?
  4. Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), bagaimana evaluasi saudara terkait keberadaan Visi, Misi, Nilai-Nilai dan Tujuan?

Baca juga: SPMI & Peran Penting Kepemimpinan

Slideshare (Power Point) visi, misi & nilai-nilai Organisasi yang kami sarikan dari buku Total Quality Management in Education yang di tulis oleh Edward Sallis. Materi tersebut dapat diunduh (download) pada tautan diatas.

Semoga bermanfaat & Sukses Mutu Pendidikan, Sukses SPMI

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

_________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Mutu Pendidikan dan Manajemen konflik

SPMI & Manajemen Konflik

“Mengelola SPMI & Manajemen Konflik”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

mutupendidikan.com – Setiap lembaga pendidikan selalu memiliki tujuan, proses-proses dan sumber daya. Dalam mengelola 3 hal tersebut seringkali manajemen dihadapkan dengan situasi konflik yang menuntut untuk diselesaikan secara konstruktif, baik itu konflik antar individu, antar kelompok, maupun antar organisasi.


Power Point (PDF):

Mengelola SPMI & Manajemen Konflik

IG: @mutupendidikan


SPMI & Manajemen Konflik

Lembaga pendidikan yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentu saja berpotensi menghadapi situasi konflik yang tidak nyaman.

Contoh Konflik SPMI
  • Konflik dalam penetapan Visi & Misi Organisasi
  • Konflik dalam penetapan standar SPMI
  • Konflik dapam pencapaian indikator Standar SPMI
  • Konflik dalam implementasi manual PPEPP
  • Konflik dalam menetapkan status temuan Audit Mutu Internal
  • Konflik dalam pelaksanaan SOP & Instruksi kerja
  • Konflik dalam mencari akar masalah disaat Tinjauan Manajemen
  • Konflik dalam pengelolaan formulir & arsip SPMI dll.

Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus mengembangkan teknik-teknik manajemen konflik yang fungsional sehingga konflik tersebut dapat diselesaikan secara kondusif dan mampu mendorong pencapaian sasaran organisasi dengan baik.

Robbins (2006:545) menyatakan konflik sebagai proses yang bermula ketika satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan segera mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi keperdulian pihak pertama.

Manajemen Konflik merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi SPMI. Jika konflik dikelola secara sistematis dapat berdampak positif yaitu, memperkuat hubungan kerja sama, meningkatkan kepercayaan dan harga diri, mempertinggi kreativitas dan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan kerja.

Baca Juga: Politik & Konflik Organisasi

Tujuan manajemen konflik adalah untuk mencapai kinerja yang optimal dengan cara memelihara konflik tetap fungsional dan meminimalkan akibat konflik yang merugikan. Mengingat kegagalan dalam mengelola konflik dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, maka pemilihan teknik pengendalian konflik perlu menjadi perhatian pimpinan organisasi.

Manajemen Konflik

Mengelola konflik berarti kita harus meyakini bahwa konflik memiliki peran dalam rangka pencapaian sasaran secara efektif & efisien. Mengelola konflik perlu skala prioritas, agar tidak menimbulkan kekacauan dalam koordinasi & integrasi antar fungsi/divisi dalam organisasi

3 Hal pokok dalam konflik

3 hal pokok yang perlu di perhatikan dalam manajemen konflik adalah:

  1. KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelompok yang dibiarkan memuncak.
  2. KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda
  3. ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu pihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain
4 strategi penyelesaian konflik

4 Strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola konflik adalah Menghindar, Memperhalus, Memaksa dan Berkolaborasi. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:

  1. Menghindar (Denial) : menarik diri secara fisik dan mental dari konflik yang terjadi
  2. Memperhalus (smoothing) : mengakomodasikan kepentingan pihak lain
  3. Memaksa (fight) : menggunakan taktik kekuasaan untuk memenangkan konflik
  4. Kolaborasi : menghadapi konflik secara langsung dan menyelesaikannya dengan cara memuaskan semua pihak.

Untuk penjelasan bahan dalam bentuk Power Point (PDF) silahkan diunduh file slideshare diatas.

Pertanyaan Penutup
  1. Bagaimana dampak kegagalan manajemen konflik terhadap program implementasi SPMI?
  2. Bagaimana peran Rektor / Kepala Sekolah dalam mengelola Konflik dalam organisasi pendidikan?

Demikian, semoga materi singkat ini bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

TQM SPMI & Budaya Mutu

Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi

“Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Total Quality Management (TQM) adalah upaya komprehensip dan berkesinambungan untuk memenuhi / memuaskan kebutuhan Stakeholder.

____________________________

Power Point (PDF):

TQM, Sejarah & Pendidikan

IG: @mutupendidikan

____________________________

Karakteristik dari Total Quality Management
  • Fokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan
  • Target bersama jelas bagi semua
  • Keputusan berbasis pendekatan ilmiah
  • Komitmen untuk keberhasilan jangka panjang
  • Melibatkan semua unsur organisasi
  • Cek ricek secara bersinambung
  • Melaksanakan diklat & Lokakarya rutin
  • Kebebasan yg terkendali untuk ide baru, transparan.
Sejarah Perkembangan TQM

Sekilas perkembangan manajemen mutu:

  • Pertengahan 1970 kualitas produk Jepang mulai berkembang & mengalahkan produk Amerika.
  • Tahun 1980-an pangsa pasar produk Amerika menurun tajam
  • Pilihan generasi muda Amerika lebih pada program studi MBA, sementara sebagian besar mahasiswa Prodi Teknik di Amerika berasal dari mahasiswa asing.
  • Amerika lebih fokus mengiklankan produknya, sementara pesaingnya lebih fokus pada perbaikan kualitas produk.
  • Fakta yang terjadi dilapangan: Kunci memenangkan persaingan adalah kualitas.
Pengalaman Jepang
  • Selesai PD II Produk Jepang kalah kualitas, namun harga produk Jepang lebih murah dibandingkan dg produk Amerika.
  • Amerika berusaha menekan harga, dan Jepang menyadari bahwa kunci persaingan sesungguhnya adalah kualitas.
  • Dunia barat fokus pada penekanan biaya produksi, Jepang fokus menaikkan mutu.
  • Fokus Jepang pada perbaikan sdm, proses, dan fasilitas. Kegiatan inti; pelatihan, pendidikan, penterjemahan buku, melibatkan semua tenaga kerja dalam perbaikan kualitas.
Falsafah TQM
  1. Sebagian besar teori dan teknik manajemennya berasal dari ilmu ilmu sosial; teknik manajemen keuangan (ekonomi), pemasaran (psikologi), desain organisasi (sosiologi), dan dasar teoritis TQM sendiri adalah statistika yaitu sampling dan analisis varian.
  2. Sumber pengembangan dan inovasinya sebagian besar dihasilkan oleh para pemikir yg berasal dari pekerja industri/ pemerintah sedangkan manajemen lain bersumber dari sekolah bisnis dan konsultan manajemen.
  3. Sebagian besar perkembangan ilmu dalam bidang manajemen keuangan, pemasaran, strategik, dan desain organisasi berasal dari AS kemudian menyebar keberbagai penjuru dunia. Adapun TQM memang berasal dari AS tetapi lebih banyak dikembangkan di Jepang terus ke Amerika Utara dan Eropa. Jadi perkembangan ilmu TQM merupakan kombinasi keterampilan tehnik dan analisis Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, dan tradisi serta integritas Eropah dan Asia.
  4. Penyebaran/desiminasi manajemen lainnya bersifat top-down, sementara TQM bersifat bottom-up. Bahkan penggerak utamanya adalah para manajer departemen/divisi.
Mengapa TQM bisa gagal ?
  • TQM menuntut perbaikan pada sistem nilai dan budaya yg telah dianut bertahun tahun dari sistem manajemen yang lama.
  • TQM bukan obat mujarab melainkan suatu pendekatan baru yg membutuhkan komitmen jangka panjang, kebulatan tekat bersama, dan didukung oleh upaya upaya pelatihan yg khusus.
  • Intinya, komitmen yg kuat dan konsistensi.
Pertanyaan diskusi?
  1. Apakah prinsip-prinsip TQM dapat diterapkan pada lembaga pendidikan?
  2. Apakah ada kesamaan SPMI (sistem Penjaminan Mutu Internal) dengan manajemen TQM?
  3. Apakah kesalahan umum penerapan TQM pada lembaga pendidikan?

Untuk informasi yang lebih jelas tentang TQM dan tantangannya di dunia pendidikan, berikut dapat diunduh file power point pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Sejarah TQM, Budaya Mutu & Implementasi untuk SPMI. semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

TQM & Manajemen Strategik

“TQM & Manajemen Strategik”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Manajemen strategik adalah manajemen yang mendasarkan semua tindakan, kegiatan, dan keputusan tentang apa yang paling mungkin untuk memastikan kinerja terbaik.

Perencanaan strategik adalah proses dimana organisasi mengembangkan visi, misi, prinsip-prinsip, tujuan yang luas, dan taktik untuk mencapai tujuan.

Tujuan strategi kompetitif adalah menciptakan keuntungan dan mencari posisi yang mendukung dari  kekuatan yang dimiliki dari banyaknya persaingan industri.

Silahkan di unduh materi power point berikut:
Manajemen Strategik 

Topik-topik Manajemen Strategik :

  • Apa itu Manajemen Strategik
  • Strategi kompetitif
  • Kompetensi inti dan Keunggulan Kompetitif
  • Komponen Manajemen Strategis
  • Perencanaan Strategis
  • Berpikir Kreatif dalam Perencanaan Strategis
  • Melakukan Analisis SWOT
  • Mengembangkan Visi
  • Mengembangkan Misi
  • Mengembangkan Prinsip-Prinsip Panduan
  • Mengembangkan Tujuan Strategis yang luas
  • Mengembangkan Taktik (Action Plan)
  • Melaksanakan Rencana Strategis
Berpikir Kreatif dalam Perencanaan Strategik
  • Mulailah dengan membuat beberapa cerita tentang ide-ide kreatif
  • Buatlah ide yang paling konyol
  • Buatlah dengan beberapa pendekatan yang ada
  • Berikan waktu untuk membuat ide, jangan mencoba untuk menyelesaikan proses perencanaan terlalu cepat.
Pentingnya Analisis SWOT

Dalam penyusunan rencana strategi, lembaga pendidikan perlu melakukan evaluasi diri atau analisis SWOT, yang meliputi:

  • Faktor Internal : Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness)
  • Faktor Eksternal : Peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threat)

Pengembangan Visi & Misi:

  • Visi adalah gambaran dan tujuan suatu organisasi di masa yang akan datang
  • Misi adalah langkah berikutnya untuk mencapai tujuan, apa yang dilakukannya, dan di mana organisasi akan pergi.
Pelaksanaan Perencanaan Strategis
  • Ciptakan komunikasi
  • Membangun keterampilan
  • Memberikan insentif, reward, dll
  • Menghilangkan hambatan administratif
  • Identifikasi pendukung dan penentang
  • Mengalokasikan sumber daya berdasarkan prioritas
  • Flexible dan berimprovisasi
  • Memantau dan menyesuaikan dengan kebutuhan
SPMI & Manajemen Strategik

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMI) tidak lepas dari proses manajemen strategik. Perguruan Tinggi, Sekolah Dasar dan Menengah, dituntut untuk mampu menjalankan proses manajemen strategik agar rumusan dokumen SPMI yang dihasilkan tepat dan relevan.

Dengan manajemen strategik yang benar, proses evaluasi diri (Analisis SWOT) akan dihasilkan data-data yang akurat untuk penetapan tujuan organisasi jangka panjang, menengah dan pendek.

Dengan Manajemen strategik, Penyusunan Standar SPMI akan lebih SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant & Timed)

Baca juga: SPMI & Manajemen Konflik

Pertanyaan Penutup
  1. Bagaimana peran manajemen strategik dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
  2. Bagaimana peran analisis SWOT dalam penetapan Kebijakan SPMI?

Demikian point-point singkat tentang TQM & manajemen strategik, semoga bermanfaat.

________________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development
Permasalahan Audit Mutu Internal

12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.

Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.

Baca juga: Manajemen Kualitas

Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.

Berikut 12  Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
  1. Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
  2. Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
  3. Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
  4. Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
  5. Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
  6. Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
  7. Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
  8. Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
  9. Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
  10. Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
  11. Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
  12. Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
  13. Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.

Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.

________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan


Dapatkan Informasi Terkait: ami /amai / training / pelatihan / temuan / akar masalah / ppepp / konflik /temuan audit /standar /mutu internal / sma /smp / sd / perguruan tinggi / pendidikan / mutu

SPMI dan Komitmen Perbaikan terus-menerus

Komitmen Perbaikan terus-menerus

“Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus”

Dr. Edwards Deming, penulis dari Out of the Crisis, dikenal sebagai “ayah” dari gerakan Total Quality Management (TQM). Dr. Deming mengajurkan “mendekati mutu” dengan cara melakukan “kaizen” atau perbaikan terus-menerus.

Tips Sukses SPMI #1:
“Buatlah Komitmen untuk Perbaikan yang Tanpa Akhir”

Kaizen harus menjadi cara sebuah organisasi / lembaga pendidikan melakukan perbaikan. Barangkali merupakan bagian dari alasan Amerika Serikat kehilangan pasar dunia, yakni bahwa ia sudah puas dengan status-quo-nya. Amerika Serikat melihat dirinya pada puncak kapabilitasnya, tanpa ruang untuk perbaikan.

“Keunggulan – Entah dalam Upaya Nasional, perusahaan, Persaingan Atlet, atau Tujuan Pribadi – berasal dari Pengejaran Perbaikan yang Tanpa-Akhir”

Perhatikan beberapa cara bahwa perbaikan terus-menerus (continuous improvement) telah mempengaruhi kehidupan kita: Pada tahun 1950-an, virus polio membunuh dan membuat pincang ribuan anak setiap tahun. Apa yang terjadi ketika virus Corona (Covid 19) di tahun 2020 telah membunuh ribuan nyawa. Apa yang akan terjadi jika para periset medis setelah mencoba salah satu pengobatan, dan menemukan bahwa obat itu tidak berfungsi, lalu berhenti eksperimen? Atau perhatikan program “orang pergi ke bulan”. Jika para insinyur NASA puas dengan kalkulasi yang “cukup baik”, rintangan apa yang dialami para astrounout ketika benar-benar tiba di bulan?

Baca juga: Perilaku Keorganisasian

Mungkin sulit untuk melihat pekerjaan Anda dalam spirit yang besar atau bersaing semacam itu, tetapi pasar global dewasa ini menuntut perbaikan terus menerus. Negara-negara lain mengejek perusahaan-perusahaan Amerika yang mundur pada tahun 1970-an dan membiarkan pasar mereka diambil alih oleh para pesaing, yang berkeinginan untuk melakukan pekerjaan yang sama namun sedikit lebih baik, sedikit lebih efisien, dan dengan lebih banyakperhatian pada pelanggan.

Baca juga: Pentingnya Komitmen Pimpinan bagi Keberhasilan SPMI

Dr. Deming berpendapat bahwa “tidak ada hal yang harus ditingkatkan terus seperti halnya mutu…” Kapan pun anda menjangkau satu titik kepuasan dengan produk atau layanan, sudah waktunya untuk mendorong ke perbaikan berikutnya. Bagaimana Pendapat Anda?

DAFTAR PERIKSA KOMITMEN TERHADAP MUTU PENDIDIKAN:
  1. Sejauhmana komitmen berpengaruh pada perbaikan mutu pendidikan?
  2. Kapan kali terakhir Anda memperbaiki Standar SPMI atau layanan Pendidikan?
  3. Apa yang menghambat Anda melakukan perbaikan di lembaga Pendidikan?

Demikian uraian singkat tentang strategi Bangun Komitmen untuk Perbaikan terus-menerus, semoga bermanfaat dan salam mutu.

_____________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

123