Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Manajemen
3 Aug
0
SPMI dan 7S McKinsey Framework
SPMI dan 7S McKinsey Framework
Pendahuluan
Saat ini begitu banyak lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) namun belum bisa mendapatkan manfaat dari sistem mutu tersebut. Perbaikan mutu yang diinginkan belum dapat terealisir dengan baik.
SPMI telah dikembangkan dengan membuat begitu banyak dokumen seperti kebijakan, standar mutu, manual dan formulir-formulir, namun dalam tataran implementasi, masih banyak lembaga pendidikan yang belum melihat manfaat dan berbaikan yang signifikan.
Mengapa hal ini bisa terjadi? Secara teoritis dapat diduga karena kegiatan pengembangan SPMI “masih fokus” hanya pada perbaikan elemen “System” saja. Masih ada 6 elemen lain yang belum terkelola dengan baik. Penjelasan tentang 6 elemen tersebut dituangkan dalam Model 7S Mc Kinsey.
Model 7S Mc Kinsey
Berikut uraian singkat tentang Model 7S McKinsey. Model ini merupakan tool yang sering dipakai untuk menganalisis aspek internal dalam organisasi, termasuk dalam institusi pendidikan.
Dengan memperhatikan 7 elemen ini, pimpinan lembaga pendidikan akan lebih mudah menganalisis kondisi internal organisasi. Apakah elemen-elemen tersebut telah dirancang dengan baik, telah selaras atau masih bermasalah.
Dengan melakukan tindakan yang tepat untuk masing-masing elemen, Pimpinan lembaga pendidikan (universitas ataupun dikdasmen) akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam pencapaian sasaran-sasaran mutu yang tertuang dalam sandar nasional pendidikan (SNP) atau melampauinya.
7 Elemen Mc Kinsey Framework
7 elemen dalam model 7S McKinsey terdiri dari 3S hard elements dan 4S Soft element, berikut uraiannya:
3S Hard Elements
Institusi pendidikan yang ingin mencapai sasaran-sasaran mutu dengan baik, perlu meninjau dan memperbaiki 3S Hard Elements, yakni:
- Strategy (Strategi). Strategi merupakan rumusan rencana jangka panjang, menengah dan pendek lembaga pendidikan yang digunakan untuk membangun keunggulan kompetitif. Perguruan tinggi perlu melakukan analisis SWOT, menetapkan positioning dan strategi pencapaiannya.
- Systems (Sistem). Terdiri dari kebijakan mutu, manual mutu, standar, manual dan prosedur yang berisi proses operasional lembaga sehari-hari. Sistem ini membantu membuat keputusan-keputusan dalam lembaga pendidikan. Dalam implemetasi SPMI, lembaga pendidikan telah penyusunan dokumen ini. Namun keberadaan dokumen ini, tidak cukup untuk menjamin terlaksananya SPMI dengan baik, perlu didukung keberhasilan 6 elemen yang lain.
- Structure (Struktur). Struktur organisasi lembaga pendidikan berfungsi mengatur sistem kerja, uraian jabatan, wewenang & tanggung jawab serta proses pendelegasian. Dengan struktur kerja yang tepat, sasaran SPMI akan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.
Baca juga:
4S Soft element
Selain 3S hard elements, berikut penjelasan tentang 4S soft elements. 4 Elemen ini relatif lebih sulit dideskripsikan:
- Shared Values (Nilai-nilai Lembaga). Nilai-nilai budaya yang tertuang dalam kebijakan SPMI, standar ataupun norma-norma yang menjadi pedoman perilaku bagi seluruh pegawai dan pimpinan lembaga pendidikan. Nilai-nilai ini harus harus terus dibangun untuk menunjang tercapainya budaya mutu. Pola pikir, pola sikap dan pola perilaku harus sesuai dengan standar mutu lembaga pendidikan.
- Style (Gaya Kepemimpinan). Elemen ini berkaitan dengan pola atau gaya kepemimpinan dalam organisasi. Kepemimpinan yang tepat membantu organisasi untuk mencapai sasaran-sasarannya. Sudahkah para pemimpin memiliki komitmen yang kuat untuk menjalankan SPMI? Bagaimana gaya kepemimpinan yang cocok untuk diterapkan? Bagaimana Leadership & followership harus dibangun?
- Staff (Dosen / Guru dan Tenaga kependidikan). Merupakan para pegawai yang bekerja di lembaga pendidikan. Motivasi dan pola kerja mereka sangat berpengaruh bagi keberhasilan SPMI. Perilaku mereka dipengaruhi bagaimana mereka direkrut, dipilih, dilatih, dimotivasi, diarahkan, dipimpin, dan dikembangkan.
- Skills (Keterampilan). Kemampuan dan kompetensi dosen / guru dan tenaga kependidikan yang diperlukan institusi. Tentu saja mereka diharapkan berkinerja tinggi sesuai dengan harapan stakeholder. Mereka harus punya orientasi yang kuat dalam menjalankan budaya mutu pendidikan. Bagaimana cara efektif dan efisien untuk membangun kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan?
Manfaat Model 7S Mc Kinsey
Tom Peters & Robert Waterman, pakar yang pernah bekerja di perusahaan konsultan McKinsey, mengatakan bahwa keselarasan 7 elemen ini merupakan faktor kunci bagi keberhasilan organisasi. Model 7S Mc Kinsey ini, dapat diimplementasikan dalam lembaga pendidikan untuk banyak hal seperti:
- Menyusun strategi pengembangan SPMI dan budaya mutu lembaga pendidikan.
- Menyelaraskan integrasi antar departemen, fakultas dan unit kerja (prodi).
- Merancang desain baru struktur organisasi (reingenering).
- Meningkatkan kinerja manajemen, pendidikan dan tenaga kependidikan.
- Menguji faktor-faktor pendukung dan penghambat untuk perbaikan SPMI.
- Evaluasi keberhasilan program SPMI.
SPMI & Penerapan 7S Mckinsey
- Identifikasi area internal institusi pendidikan yang belum selaras / efektif. Dalam menerapkan SPMI, identifikasi apakah elemen 7S telah selaras satu dengan lainnya. Apakah ada gap, celah, ketidakkonsistenan, gap, celah dan kelemahan lainnya.
- Merancang desain organisasi yang optimal. Rancang desain organisasi yang efektif dan efisien untuk keberhasilan SPMI. Kerjasama yang harmonis antara pimpinan, senat dan yayasan, tentu sangat diperlukan (termasuk stakeholder lainnya).
- Tetapkan area perbaikan. Rancang detail tindakan, rinci area-area yang ingin diperbaiki dan diselaraskan. Tetapkan manajemen perubahan yang baik.
- Lakukan tindakan perbaikan. Perbaikan yang tepat akan memiliki dampak positif bagi institusi pendidikan. Oleh karena itu, perlu dicari anggota tim yang tepat atau merekrut tenaga konsultan. Peran penting kepemimpinan yang efektif sangat diperlukan.
- Monitoring & Evaluasi Pelaksanaan 7S. Monitor, evaluasi dan tinjau ulang secara berkelanjutan. 7S elemen Mc Kinsey bersifat dinamis & berubah secara konstan. Dinamika di satu elemen tentu memiliki efek pada elemen-elemen yang lain. Terapkan model PDCA dan PPEPP yang tepat.
Demikian uraiang singkat tentang SPMI & 7S McKinsey Framework, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
3 Aug
0
SPMI dan Keterampilan Konseptual
SPMI dan Keterampilan Konseptual
Pendahuluan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah pendekatan manajemen yang fokus pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (kaizen) dan melibatkan semua elemen organisasi. Sebagai suatu sistem manajemen mutu yang komprehensif, SPMI memerlukan peran yang kuat dari para pemimpin organisasi. Peran ini penting ini dalam bentuk memperkenalkan, mengimplementasikan, dan memelihara praktik SPMI.
Ada banyak keterampilan yang penting untuk dikuasai para pemimpin, salah satunya adalah keterampilan konseptual. Keterampilan ini membantu memimpin institusi pendidikan menuju keberhasilan implementasi SPMI.
Keterampilan Konseptual
Keterampilan konseptual (conceptual skills) adalah kemampuan individu untuk mengenal, memahami dan menggunakan konsep-konsep dan prinsip-prinsip abstrak dalam situasi kerja & manajemen. Keterampilan konseptual berkaitan dengan kemampuan untuk memahami gambaran besar (big picture), memahami kaitan antara konsep-konsep, dan mengembangkan strategi / rencana berdasarkan pemahaman konseptual.
Manfaat Keterampilan Konseptual
Berikut beberapa manfaat keterampilan konseptual pemimpin bagi keberhasilan SPMI:
- Membangun pemahaman yang kuat tentang SPMI: Pemimpin Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus memiliki pemahaman yang kokoh tentang ide, konsep, prinsip, dan metode SPMI, serta memahami bagaimana SPMI berperan membantu lembaga mencapai sasaran jangka panjang.
- Membangun visi, misi dan strategi SPMI: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam merumuskan visi, misi dan strategi SPMI yang jelas dan terarah. Rencana strategi tersebut harus relevan dan dapat diimplementasikan oleh seluruh karyawan organisasi (pendidik & dan tenaga kependidikan)
- Membangun komunikasi yang efektif: Pemimpin lembaga pendidikan harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif tentang konsep-konsep, prinsip-prinsip SPMI dan mampu mengartikulasikan visi, misi dan strategi SPMI. Selain itu pemimpin (rektor, kepala sekolah dan pemimpin lainnya) harus mampu memotivasi karyawan untuk bekerja keras menuju keberhasilan standar SPMI.
- Mendorong inovasi dan perubahan: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk keberhasilan SPMI. Kegagalan dalam mendorong inovasi dan perubahan menyebabkan organisasi menjadi tidak relevan dalam lingkungan yang sedang berubah pesat.
- Meningkatkan keterampilan analitis: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data, sehingga mampu membuat keputusan (decision making) yang tepat berdasarkan data.
Baca juga: Cara Meningkatkan Keterampilan Konseptual
Penutup
Kesimpulan, keterampilan konseptual (conceptual skills) sangat penting bagi pemimpin lembaga pendidikan dalam mengimplementasikan SPMI. Rektor, Ketua, Kepala Sekolah yang memiliki keterampilan konseptual akan lebih efektif dalam mengembangkan strategi, menyusun visi-misi, mendorong perubahan, dan menganalisis data untuk mencapai keberhasilan SPMI. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
24 Dec
0
Pentingnya Semangat Inovasi dalam SPMI
Pentingnya Semangat Inovasi bagi keberhasilan SPMI
Inovasi adalah proses atau metode baru dan berbeda. Inovasi membawa perbaikan dalam suatu layanan, proses, atau sistem. Inovasi dapat berupa metode, teknologi, layanan, ide, produk, proses bisnis. Inovasi juga dapat berupa model layanan baru yang membantu memecahkan masalah atau memenuhi kebutuhan stakeholder yang lebih baik.
Inovasi kerap kali melibatkan ide-ide kreatif yang out-of-the-box. Inovasi mampu meningkatkan mutu, produktivitas, efisiensi dan membantu organisasi kompetitif serta unggul dalam persaingan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Inovasi memainkan peran penting dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), baik di lingkungan pendidikan tinggi maupun dikdasmen. Inovasi dapat membantu setiap lembaga pendidikan untuk mencapai dan mempertahankan mutu layanan yang mereka berikan.
Manfaat Inovasi dalam SPMI
- Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan: Inovasi membantu institusi pendidikan untuk membangun layanan yang lebih baik dan memenuhi harapan stakeholder. Proses ini bertujuan memastikan bahwa pelanggan puas dan loyal terhadap organisasi. Stakeholder disini diantaranya: Pemerintah, Dunia industri, Wali murid, Mahasiswa / siswa, Karyawan, Pemasok dll.
- Memperbaiki proses-proses internal: Inovasi dapat membantu dalam mengevaluasi dan memperbaiki proses-proses internal menjadi lebih efisien dan efektif. Hal memastikan bahwa proses internal yang dibangun telah sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan dan memastikan bahwa layanan pendidikan yang diterima oleh stakeholder memenuhi harapan mereka.
- Efisiensi biaya: Inovasi dapat membantu mengurangi biaya dengan mengidentifikasi dan menghilangkan proses-proses yang tidak efisien, upaya meminimalkan pemborosan dan memperbaiki produktivitas. Sinkronisasi program masing-masing unit kerja agar tidak ada duplikasi.
- Meningkatkan percepatan inovasi: Inovasi membantu mempromosikan kultur inovasi dalam organisasi pendidikan. Pimpinan lembaga pendidikan memfasilitasi pengembangan ide-ide baru dan solusi agar standar-standar pendidikan dapat dicapai dan dilampaui dengan baik.
- Keterbukaan dan transparansi: Program Inovasi membantu meningkatkan budaya keterbukaan dan transparansi. Segenap stakeholders dapat ikut andil, memahami, berkontribusi bagaimana layanan pendidikan dibuat dan diuji.
- Komunikasi dan kerja sama: Program Inovasi membantu institusi meningkatkan mutu komunikasi dan kerja sama. Misalnya kerja sama antara departemen, antar fakultas dan antar individu dalam organisasi. Dengan komunikasi yang baik, dapat memastikan semua pihak bekerja sama, bersinergi untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian, dapat disimpulkan, inovasi jelas memainkan peran penting dalam keberhasilan SPMI. Proses inovasi membantu memperbaiki proses internal, meningkatkan mutu layanan, mengurangi biaya, dan banyak manfaat-manfaat lainnya.
Metode Inovasi
Berikut beberapa contoh metode inovasi yang dapat diterapkan dalam proses SPMI:
- Continuous Improvement (CI): Salah satu prinsip penting dalam SPMI adalah peningkatan berkesinambungan (CI). Ini berarti bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan dan perubahan yang positif dalam proses-proses pendidikan. CI memerlukan pemikiran brilian, kreatif dan inovatif dari semua anggota organisasi. Mulai dari Rektor, Dekan, Kepala Sekolah, Kaprodi dituntun untuk memfasilitasi peluang-peluang untuk perbaikan.
- Kaizen: Kaizen adalah falsafah Jepang yang bermakna “peningkatan”. Dalam SPMI Perguruan Tinggi, dikenal 5 manual PPEPP, yaitu Manual Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar. Bila manual ini dilaksanakan dengan benar, maka akan diperoleh “peningkatan”, inilah yang disebut dengan Kaizen. Kaizen menekankan pada peningkatan mutu secara berkelanjutan melalui perbaikan kecil secara terus menerus.
- Brainstorming: Brainstorming adalah proses kreatif yang memungkinkan anggota unit kerja untuk berbicara bebas untuk mencari ide baru. Tujuan brainstorming untuk mendapatkan ide-ide segar yang “out of box”. Brainstorming dapat dilaksanakan secara individual maupun berkelompok.
- Benchmarking: Benchmarking adalah upaya mengukur kebijakan lembaga pendidikan, meliputi layanan, program, kegiatan, strategi, dan hal-hal lain dengan cara membandingkan dengan lembaga /organisasi terbaik dibidangnya. Tujuan benchmarking adalah untuk mendapat informasi seputar apa saja yang perlu diperbaiki guna meningkatkan kinerja institusi pendidikan.
- Tata Graha 5S: Program 5S adalah metode Jepang untuk peningkatan kualitas dan efisiensi pengelolaan lingkungan kerja. 5S meliputi 5 langkah, yang terdiri dari Seiri (menyisihkan), Seiton (penata), Seiso (pembersihan), Seiketsu (menyusun standar), dan Shitsuke (disiplin).
Baca juga: SPMI dan Peran Motivasi
Dengan menggunakan metode-metode inovasi diatas, InsyaAllah lembaga pendidikan dapat meningkatkan mutu layanan, meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder) dan memperbaiki masalah-masalah efisiensi dan produktivitas.
Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Semangat Inovasi dalam SPMI, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
24 Dec
0
SPMI dan Manajemen Strategik
SPMI dan Manajemen Strategik
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Manajemen strategik adalah proses menentukan arah organisasi dan mengelola sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang. Ini termasuk identifikasi dan evaluasi peluang dan ancaman dari lingkungan eksternal, pemilihan sasaran dan strategi untuk mencapainya, dan alokasi sumber daya dan tindakan-tindakan taktis untuk mewujudkannya. Manajemen strategik membantu organisasi memanfaatkan peluang dan mengatasi tantangan agar dapat tumbuh, berkembang dan unggul /sukses.
Manajemen Strategik dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah proses perencanaan, pengembangan dan implementasi strategi-strategi lembaga pendidikan yang memfokuskan pada peningkatan mutu pendidikan melalui penerapan prinsip-prinsip SPMI.
Manajemen strategik dalam SPMI melibatkan identifikasi visi, misi dan tujuan lembaga pendidikan, analisis faktor eksternal dan internal, pemilihan strategi, implementasi dan evaluasi hasil. Upaya memastikan bahwa lembaga pendidikan (pendidikan tinggi) memiliki arah yang jelas dan berfokus dalam upaya memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder (pemangku kepentingan)
Manajemen Strategik Lembaga Pendidikan
Bagaimana proses manajemen strategik? Berikut tahapan atau langkah-langkah dalam proses implementasi manajemen strategik. Pengelolaan manajemen strategi harus terintegrasi dengan pengelolaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal).
- Analisis lingkungan: Melakukan analisis lingkungan eksternal dan internal untuk mengidentifikasi tantangan dan peluang yang ada. Lembaga pendidikan harus jeli melakukan evaluasi diri, agar tidak keliru dalam membaca perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan internal dan eksternal.
- Pemilihan strategi: Memilih strategi yang sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi. Penting sekali bagi lembaga pendidikan untuk mempertimbangan strategi yang tepat. Misalnya, dapat memilih strategi kepemimpinan biaya, strategi fokus atau strategi diferensiasi.
- Penentuan visi, misi dan tujuan: Menentukan visi, misi dan tujuan jangka panjang lembaga pendidikan. Tujuan yang baik, harus diupayakan SMART: Specific, Measurable, Attainable, Relevant & Timed. Tujuan lembaga pendidikan dapat disusun dalam bentuk rencana induk, rencana strategis (renstra) dan rencana tahunan (renop).
- Implementasi strategi Lembaga Pendidikan: Merealisasikan strategi yang dipilih melalui tindakan konkret, inovatif dalam pengalokasian sumber daya yang terbatas. Membangun semangat kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas. Semua program kerja dan kegiatan, harus dirancang dalam rangka mencapai standar SPMI yang telah ditetapkan.
- Monitoring dan evaluasi: Melakukan monitoring dan evaluasi hasil implementasi strategi untuk menentukan apakah perubahan yang diharapkan telah tercapai. Monitoring dilakukan oleh pimpinan melalui perangkat tupoksi struktur organisasi yang ada. Untuk melakukan evaluasi, lembaga pendidikan perlu juga melaksanakan kegiatan audit mutu internal (AMI) secara periodik.
- Merevisi strategi: Disrupsi perubahan lingkungan telah membuat rencana yang sudah disusun menjadi usang dan tidak relevan. Lembaga pendidikan harus merevisi strategi bila diperlukan. Pada lembaga pendidikan tinggi harus mampu mengimplementasikan manual SPMI dengan benar, manual ini terdiri dari manual penetapan standar, manual pelaksanaan standar, manual evaluasi standar, manual pengendalian standar dan manual peningkatan standar (Manual PPEPP)
Langkah-langkah ini harus dilakukan secara berkesinambungan dan terus menerus untuk memastikan lembaga pendidikan tetap relevan dan adaptif terhadap perubahan lingkungan.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Manajemen Strategik, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
24 Dec
0
SPMI dan Manfaat Program Benchmark
SPMI dan Manfaat Program Benchmark
Benchmark adalah proses membandingkan aspek tertentu dari sebuah organisasi dengan aspek yang sebanding milik organisasi yang dianggap terbaik di industri yang sama atau pasar yang lebih luas.
Benchmark bertujuan untuk mengetahui apakah kinerja dari suatu proses dapat ditingkatkan dengan mencontoh praktik-praktek baik dari organisasi lain atau industri lain.
SPMI dan Program Benchmark
Manfaat Benchmark antara lain:
- Identifikasi keunggulan dan kelemahan: Benchmark membantu lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah) untuk mengetahui area-area proses pendidikan yang sudah berjalan baik dan yang perlu ditingkatkan.
- Perbaikan mutu SPMI: Benchmark memfokuskan perhatian pada standar-standar tertentu dan berusaha mencapai tingkat mutu yang lebih tinggi.
- Peningkatan daya saing: Benchmark membantu lembaga pendidikan untuk membandingkan kinerja mereka dengan lembaga lain yang terbaik, mengambil inspirasi, adaptasi dan membuat perbaikan.
- Memperbaiki proses: Melalui benchmark, lembaga pendidikan dapat menemukan metode yang lebih efisien & efektif, sehingga mampu memperbaiki proses-proses organisasi. Misal proses pengajaran, proses PMB, proses penilaian, wisuda dll.
- Mengembangkan ide baru: Benchmark mampu memberikan inspirasi bagi lembaga pendidikan untuk mencoba cara-cara baru, ide-ide inovatif untuk meningkatkan kinerja.
- Membuat keputusan: Benchmark membantu mendapatkan data dan informasi untuk membuat keputusan. Keputusan yang didukung data, akan menghasilkan standar dan implementasi yang terbaik.
- Kolaborasi dan kerja sama: Benchmark memfasilitasi kerja sama antar lembaga dan organisasi, membantu proses belajar dari satu sama lain dan memperkuat hubungan kerja sama. Membangun sinergi antar lembaga.
Langkah Benchmark
Berikut beberapa cara implementasi benchmarking dalam SPMI:
- Identifikasi area: Lembaga pendidikan perlu menetapkan area-area mana saja yang akan ditingkatkan mutunya, misalnya kegiatan di perpustakaan, kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat, kegiatan akademik, non akademik atau manajemen sumber daya manusia.
- Memilih obyek benchmark: Cari dan tetapkan organisasi atau industri yang memiliki performance terbaik dalam area yang ingin ditingkatkan. Organisasi yang akan menjadi sasaran benchmark akan dijadikan patokan. Organisasi tersebut dapat berasal dari industri yang sama, dapat pula dari industri yang berbeda.
- Analisis dan proses: Analisis data-data dan proses-proses dari organisasi patokan untuk melihat apa saja yang menjadi keunggulan mereka. Pelajari bagaimana mereka berhasil mencapai kinerja terbaik. Apakah mereka unggul karena SDM, karena teknologi, karena budaya atau ada sebab-sebab lainnya.
- Adaptasi, modifikasi dan implementasi: Setelah memahami berbagai keunggulan organisasi atau industri patokan, lembaga pelaksana benchmark, dapat menyesuaikan, memodifikasi dan menerapkan proses-proses yang telah dipelajari. Tentu saja hal ini tidak mudah, perlu kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.
- Evaluasi dan perbaikan: Langkah berikutnya, berdasarkan hasil benchmark yang telah dilakukan, institusi pendidikan harus secara berkesinambungan mengevaluasi dan memperbaiki proses-proses internal mereka. Organisasi harus memastikan bahwa mereka berhasil mendapatkan manfaat dari kegiatan benchmark.
Kesimpulan, melalui kegiatan benchmark, lembaga pendidikan dapat membandingkan kinerja mereka dengan yang terbaik dalam industri atau organisasi lain dan menentukan tingkat keberhasilan SPMI mereka. Benchmark membantu lembaga pendidikan untuk mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan dan memastikan area-area tersebut terus berkembang dan beradaptasi dengan lingkungan yang terus berubah.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Program Benchmark, semoga bermanfaat,
Instagram: @mutupendidikan
24 Dec
0
Cara Meningkatkan Keterampilan Konseptual
Cara Meningkatkan Keterampilan Konseptual
Keterampilan konseptual adalah kemampuan individu untuk mengenal, mengelola & memanfaatkan konsep-konsep yang kompleks dan abstrak secara efektif. Meliputi keterampilan individu untuk mengenali pola, hubungan, informasi dan ide-ide yang rumit. Keterampilan memahami abstraksi, generalisasi & membuat inferensi (penalaran yang cermat).
Keterampilan konseptual (conceptual skills) juga meliputi keterampilan untuk melakukan visualisasi (membayangkan) dan menerapkan konsep-konsep secara praktis. Ketrampilan ini sangat penting pada banyak bidang seperti bisnis, teknologi, sains, matematika, dan seni, di mana konsep-konsep kompleks sering dibutuhkan.
Dengan meningkatkan keterampilan konseptual, individu dapat menjadi lebih efektif dalam problem solving dan mengambil keputusan yang tepat dalam situasi-situasi yang rumit.
Pengelola lembaga pendidikan perlu memiliki keterampilan konseptual, sehingga mereka dapat melakukan perencanaan dengan baik, menyusun strategi, visi dan misi yang tepat. Melalui Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) ide-ide konseptual yang brilian dapat diterapkan dalam perencanaan strategis lembaga pendidikan.
Pada Perguruan Tinggi, terdapat 5 manual PPEPP yang digunakan untuk meningkatkan mutu standar pendidikan. Manual pertama adalah manual penetapan standar. Melalui manual penetapan standar, pimpinan perguruan tinggi dapat mengimplementasikan ide-ide konseptual yang dimilikinya.
Meningkatkan Keterampilan Konseptual
Meningkatkan keterampilan konseptual individu dapat melalui cara-cara berikut:
- Praktek menerapkan konsep: Menerapkan konsep dalam keseharian dapat membantu individu memperkuat pemahaman dan semakin terbiasa untuk membuat perencanaan jangka panjang.
- Rajin tukar pikiran dan berdiskusi: Dialog dengan pihak lain tentang topik-topik yang sama dapat membantu memperoleh ide-ide dan sudut pandang yang berbeda. Hal ini dapat memperkuat pemahaman mereka tentang topik-topik tersebut.
- Membuat rangkuman dan mind mapping: Membuat rangkuman tentang apa yang dipelajari dan dipahami dapat membantu individu memperkuat pemahaman mereka topik-topik yang ditekuni. Mind Mapping juga dapat dipakai untuk mengembangkan ide-ide baru yang inovatif.
- Membaca & Menulis: Rajin membaca buku, journal atau artikel yang berkaitan dengan topik yang ingin dipahami dapat memperkuat keterampilan konseptual. Rajin menulis tentang topik tertentu, juga dapat membantu memperkuat pemahaman konseptual.
- Membuat pertanyaan: Rajin membuat pertanyaan, akan membuat seseorang menjadi lebih paham tentang ide konsep yang ingin dipelajari. Individu yang memiliki keterampilan konseptual sering dan terbiasa membuat pertanyaan-pertanyaan yang mendalam.
- Rajin berlatih: Keterampilan konseptual juga perlu dilatih secara terus menerus. Pemimpin lembaga pendidikan sangat dianjurkan berlatih secara teratur untuk memperkuat keterampilan konseptual mereka.
- Ikut seminar / workshop / kursus / pelatihan: Menghadiri forum-forum ilmiah dengan topik yang ingin dipahami dapat membantu individu memperoleh informasi, dan menemukan cara-cara baru untuk memperkuat keterampilan konseptual mereka.
Baca juga: SPMI dan Keterampilan Konseptual
Instagram: @mutupendidikan
22 Dec
0
SPMI dan Peran Penting Kaizen
SPMI dan Peran Penting Kaizen
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Kaizen
Awal mula Kaizen muncul dari Jepang. Kaizen terdiri dari kata “kai” yang bermakna perubahan dan “zen” yang bermakna baik atau ke arah yang lebih baik. Kaizen dapat diartikan sebagai upaya perbaikan tanpa henti, ini dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.
SPMI dan Kaizen
Kaizen adalah metode perbaikan tanpa henti yang fokus pada meningkatkan mutu, inovasi, dan produktivitas kerja. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah suatu pendekatan manajemen untuk meningkatkan mutu dan kepuasan stakeholder melalui partisipasi semua anggota lembaga pendidikan.
Implementasi Kaizen sangat penting bagi keberhasilan SPMI, baik SPMI untuk Pendidikan Tinggi maupun SPMI untuk Dikdasmen pendidikan dasar dan menengah). Kaizen membantu institusi pendidikan dalam mencapai target-target mutu (pencapaian standar) melalui perbaikan berkelanjutan. Contoh dalam dikdasmen dikenal 8 indikator standar mutu SNP. Untuk Pendidikan tinggi tertuang dalam standar pendidikan dan pengajaran, standar penelitian dan standar pengabdian pada masyarakat.
Kaizen juga mempromosikan budaya perbaikan tanpa henti dalam institusi pendidikan, setiap anggota organisasi diminta untuk berpartisipasi penuh dalam upaya setiap perbaikan. Semua karyawan didorong untuk memberikan ide dan saran bagi meningkatkan mutu dan efisiensi.
Langkah-Langkah Kaizen
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk melakukan kaizen. Dalam lembaga pendidikan, upaya ini sering dilakukan pada saat kegiatan Monitoring dan AMI (audit mutu internal):
- Identifikasi masalah: Melalui monitoring, penilaian dan AMI, organisasi melakukan identifikasi masalah dan mencari peluang perbaikan yang ingin dicapai.
- Analisis masalah: Lakukan analisis mendalam untuk mengenal penyebab masalah atau peluang-peluang perbaikan yang ada. Cari akar masalah dengan baik, bedakan antara akar masalah sesungguhnya atau hanya simptom (gejala).
- Cari solusi: Temukan solusi atau ide-ide kreatif yang dapat membantu lembaga pendidikan mengatasi masalah atau menangkap peluang-peluang perbaikan. Libatkan seluruh anggota tim dalam mencari solusi atau ide-ide out of box. Gunakan tools manajemen mutu seperti brainstorming, bertanya why sebanyak 5 kali, atau pakai diagram tulang ikan (fishbone)
- Implementasi: Lakukan perbaikan, terapkan solusi atau ide yang telah sepakati. Tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Kapan dilaksanakan, bagaimana pelaksanaannya. Lakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Kegiatan Evaluasi: Lakukan evaluasi atas hasil-hasil yang telah dicapai. Lakukan pengukuran, apakah target mutu telah tercapai atau tidak. Kegiatan ini sering juga dilakukan pada saat kegiatan tinjauan manajemen (management review)
- Kaizen: Terus menerus meningkatkan proses dalam lembaga pendidikan, lakukan pertemuan dan evaluasi secara berkala. Cari terus peluang-peluang untuk menjadi lebih baik (opportunity for improvement).
Demikianlah uraian singkat tentang SPMI dan Peran Kaizen, semoga bermanfaat dan Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
5 Dec
0
SPMI dan Peran Motivasi
SPMI dan Peran Motivasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Motivasi adalah kondisi emosional & psikologis yang menggerakkan individu untuk melakukan tindakan atau mencapai tujuan. Sumber motivasi dapat berasal dari dalam diri individu, dari faktor luar / eksternal, atau kombinasi keduanya.
Motivasi mampu mempengaruhi tingkat energi, fokus, dan komitmen seseorang terhadap pencapaian tugas-tugas atau tujuan. Motivasi memainkan peranan penting bagi kesuksesan dan keberhasilan seseorang, baik dalam aspek pekerjaan, belajar, dan kegiatan lainnya.
Peran Motivasi bagi Keberhasilan SPMI
Motivasi memainkan peran sangat penting bagi keberhasilan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Motivasi mampu menggerakkan individu dan tim untuk berusaha keras mencapai tujuan, menjaga komitmen terhadap keberhasilan SPMI.
Tanpa motivasi yang kuat, SPMI tentu akan gagal dalam upaya mencapai hasil standar / output yang diinginkan. Motivasi dapat bersumber dari dalam diri individu, dari pimpinan lembaga pendidikan, atau dari budaya organisasi yang mendorong inisiatif dan keterlibatan aktif anggota organisasi. Oleh sebab itu, peran motivasi tidak diragukan lagi, sangat penting bagi keberhasilan SPMI.
Kiat Membangun Motivasi
Berikut beberapa cara membangun motivasi SPMI:
- Sosialisasi dan Edukasi: Sosialisasi, pelatihan dan edukasi tentang manfaat dan tujuan dari SPMI sangat penting untuk membangun motivasi. Membangun kesadaran mutu (quality awareness) dapat menumbuhkan semangat dan motivasi kerja.
- Keterlibatan Pimpinan: Pimpinan (rektor, dekan, kepala sekolah, kaprodi dll.) harus terlibat aktif dan menunjukkan komitmen kuat terhadap implementasi SPMI. Memberi contoh, keteladanan dengan memberikan dukungan dan bimbingan bagi semua tim.
- Membangun Keterlibatan: Membangun budaya keterlibatan (engagement) dan partisipasi aktif dari semua anggota organisasi, dapat memotivasi mereka untuk berpartisipasi, bekerja keras mencapai hasil yang lebih baik.
- Latihan dan Pengembangan: Program latihan dan pengembanan terkait teknis SPMI dapat membantu individu dan tim untuk memahami dan mempraktikkan prinsip-prinsip SPMI, sehingga semua unit kerja dapat bekerja dengan lebih efektif dan termotivasi.
- Kerjasama dan Keterbukaan: Kerjasama dan keterbukaan antar tim, antar individu dapat membantu membangun motivasi dan memfasilitasi komunikasi yang efektif dalam implementasi SPMI. Rasa saling percaya (trust) akan membangun sinergi yang kokoh dalam lembaga pendidikan.
- Reward and Punishment: Penguatan perilaku positif dapat dilakukan dengan sistem imbalan dan hukuman yang tepat. Penghargaan dan imbalan bagi individu dan tim yang sukses menjalankan program SPMI dapat memotivasi anggota organisasi. Mereka akan terus berinovasi dan berupaya keras untuk mencapai hasil yang lebih baik (kaizen).
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Peran Motivasi , semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
4 Dec
0
SPMI dan Sinkronisasi Kerja
SPMI dan Sinkronisasi Kerja
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Sinkronisasi Kerja
Sinkronisasi adalah proses menyelaraskan 2 (dua) atau lebih elemen-elemen agar dapat berjalan bersama-sama, dapat bekerja dalam keseimbangan yang baik. Dalam konteks mutu organisasi, sinkronisasi merujuk pada integrasi dan koordinasi antara berbagai departemen, devisi atau fungsi dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan bersama. Sinkronisasi memastikan bahwa semua kegiatan/ program/ aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Sinkronisasi juga dapat mencakup koordinasi yang ketat antara orang, sistem, atau proses untuk memastikan semua karyawan mampu bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif.
Sinkronisasi juga dapat membantu organisasi agar terhindar dari konflik dan tumpang tindih pekerjaan (overlapping), baik antar individu, antara unit kerja, antar departemen maupun antar divisi.
SPMI dan Sinkronisasi Kerja
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) baik di lingkungan Pendidikan Tinggi maupun Dikdasmen akan berjalan optimal apabila manajemen mampu melakukan sinkronisasi pekerjaan antar unit kerja.
Berikut contoh beberapa alasan mengapa sinkronisasi penting dalam SPMI:
- Kepuasan Pelanggan: Sinkronisasi antara departemen / unit kerja dalam lingkup SPMI dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan (stakeholder) Dalam SPMI, membangun mutu dan kepuasan pelanggan dianggap sebagai salah satu indikator yang paling penting.
- Responsivitas (tanggap): SPMI melibatkan interaksi yang intens antara lembaga pendidikan dengan stakeholder. Misal, melalui tracer study, alumni sering memberikan umpan balik tentang mutu atau layanan pendidikan, dan institusi harus mampu merespons dengan cepat untuk memperbaiki masalah atau meningkatkan standar mutu SPMI.
- Efisiensi: Dalam SPMI, setiap departemen atau bagian organisasi berkontribusi pada pencapaian standar-standar SPMI yang berkaitan dengan mutu pendidikan. Jika setiap departemen / prodi / unit kerja jalan sendiri sendiri tanpa koordinasi, hal ini tentu dapat mengakibatkan tumpang tindih (overlapping) dalam penggunaan sumber daya, jelas ini tidak efisien.
- Mengurangi Kesalahan: SPMI melibatkan upaya yang berkelanjutan (kaizen) untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan. Sinkronisasi antara departemen/ fakultas/ Program studi penting sekali untuk dioptimalkan. Informasi data dan hasil evaluasi harus dikoordinasikan dan dibagi secara efektif. Bila informasi gagal disinkronkan dengan baik, masalah-masalah dapat terjadi yang menyebabkan biaya-biaya dan pemborosan.
Kesimpulan, sinkronisasi (integrasi dan koordinasi) yang baik sangat penting bagi keberhasilan SPMI (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah). Sinkronisasi membantu meningkatkan kepuasan konsumen (stakeholder), meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan dan meningkatkan responsivitas. Semangat!
Instagram: @mutupendidikan
4 Dec
0
Penyebab Kegagalan SPMI
Penyebab Kegagalan SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Bila diterapkan dengan benar, SPMI tentu memiliki potensi untuk berhasil dan membawa manfaat bagi pengembangan mutu lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah), namun faktanya tidak semudah membalik telapak tangan. Masih banyak lembaga pendidikan yang belum merasakan manfaat SPMI, bahkan ada pula yang bersikap pesimis dan apatis.
Berikut contoh-contoh yang menjadi penyebab kegagalan SPMI:
- Lemahnya Dukungan Manajemen: SPMI membutuhkan support, dukungan dan komitmen dari segenap manajemen tingkat atas seperti Rektor, Dekan, Kepala sekolah, Kaprodi dll. Bila pimpinan ragu-ragu atau setengah hati mendukung dan mempromosikan SPMI, tentu upaya SPMI dapat dipastikan akan gagal.
- Kurangnya Keterlibatan Karyawan: Keterlibatan karyawan (guru, dosen, tendik) adalah faktor kunci bagi keberhasilan SPMI. Bila karyawan tidak terlibat dalam proses identifikasi dan menangani masalah-masalah mutu, maka upaya SPMI akan mengalami kegagalan.
- Pelatihan yang Tidak Memadai: Program SPMI harus didukung kegiatan pelatihan dan pendidikan yang memadai untuk berhasil. Bila karyawan belum menerima pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, mereka mungkin belum memiliki kesadaran mutu dan belum memahami prinsip-prinsip penting SPMI.
- Menolak Perubahan: SPMI memerlukan perubahan pada proses dan budaya organisasi, bisa jadi beberapa karyawan akan menolak perubahan ini (resistance to change). Jika karyawan tidak bersedia mengubah budaya organisasi, maka dapat dipastikan program SPMI cenderung akan gagal. Budaya mutu adalah pola pikir, pola sikap dan perilaku yang sesuai dengan standar dan prinsip mutu.
- Kegagalan Penerapan Kaizen: SPMI adalah proses perbaikan yang berlangsung terus menerus. Bila organisasi gagal berinovasi dan melakukan perbaikan, maka program SPMI dapat menjadi stagnan dan pada akhirnya menuju kegagalan.
- Kurang Fokus pada Pelanggan: SPMI pada dasarnya adalah upaya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan / stakeholder. Jika organisasi tidak mampu fokus pada pelanggan / stakeholder, maka upaya SPMI dapat gagal.
- Visi Misi, Tujuan dan Sasaran yang kurang Jelas: Upaya SPMI harus didukung adanya visi misi tujuan dan sasaran yang jelas. Bila visi misi, tujuan dan sasaran tidak dirumuskan dengan baik, bisa dipastikan upaya SPMI akan mengalami kegagalan.
Sebagai penutup, keberhasilan SPMI sangat tergantung pada berbagai faktor. Ketidakmampuan untuk mengatasi faktor-faktor tersebut dapat menyebabkan kegagalan SPMI. Stay Relevant!
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
