• +628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

AMI

Kode Etik Auditor Mutu Internal Institusi Pendidikan

Contoh Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)

“Contoh Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Lembaga Pendidikan Seperti Perguruan Tinggi, Sekolah & Madrasah perlu merumuskan kode etik auditor (KEA) yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI)

Tujuan perumusan KEA ini untuk mendorong budaya etis di kalangan profesi auditor mutu internal. Kode etik ini diperlukan oleh profesi auditor mutu internal untuk menumbuhkan kepercayaan terhadap tim auditor yang akan melaksanakan tugas audit.

________________________

Contoh Kode Etik Auditor

________________________

Asas-Asas

Auditor harus menerapkan dan memegang teguh asas-asas berikut.

  1. Asas Kerahasiaan.
  2. Asas Integritas.
  3. Asas Objektivitas.
  4. Asas Kompetensi.
  5. Asas Independen.

“I don’t think of myself as a role model for others, but I like to live my life by my own integrity…”

Asas Kerahasiaan
  • menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas.
  • menghindari penyalahgunaan informasi yangdiperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etikakelembagaan.
Asas Integritas
  • melaksanakan audit dengan jujur dan  bertanggung jawab.
  • mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku.
  • menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor atau mendiskreditkan organisasi teraudit.
  • menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit.
Asas Objektivitas
  • menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu internal.
  • menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuannya untuk berlaku adil.
  • melaporkan semua fakta hasil audit (yang seharusnyadilaporkan).
Asas Kompetensi
  • menguasai (mempunyai) pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit,
  • melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan Standar dan Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal,
  • Auditor dituntut selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.

Baca juga: Memahami Kompentensi Auditor

Asas Independensi
  • bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya,
  • tidak memihak kepada siapa pun,
  • tidak terlibat dalam pertentangan kepentingandengan teraudit.
Sanksi bagi Pelanggaran Kode Etik
  • peringatan lisan,
  • peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga,
  • pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu,
  • pemberhentian sebagai auditor.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit

Demikian uraian singkat ini kami sampaikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

IG: @mutupendidikan

Referensi: Kode Etik Auditor Universitas Gajah Mada

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Tindakan Koreksi dalam AMI dan SPMI

Tindakan Koreksi, Korektif & Preventif dalam AMI

“Tindakan Koreksi Korektif & Preventif dalam Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tindakan koreksi, korektif dan preventif sangat penting dalam kegiatan Audit Mutu Internal pada lembaga pendidikan.

Organisasi akan merasakan manfaat keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bilamana tindakan koreksi, korektif dan preventif benar-benar dijalankan.

Sayangnya dalam prakteknya, masih sering dijumpai tindakan koreksi dilakukan sekedarnya tanpa menyentuh akar masalah. Sering dijumpai pimpinan kurang peduli dengan hasil-hasil tindakan koreksi, korektif dan preventif, sehingga masalah yang sama akan muncul berulang kali saat diaudit periode berikutnya.

Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh file power point (PDF) berikut ini:

_____________________________

Power Point (PDF):

Tindakan Koreksi dalam Audit Mutu Intenal

IG: @mutupendidikan

_____________________________

Tugas Auditor
  • Mengidentifikasi Kesesuaian & Ketidak sesuaian /KTS (berdasarkan standar yang diacu).
  • Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa terjadi KTS.
  • Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas-tugas Teraudit
  • Memahami isi KTS secara rinci.
  • Konsultasi dgn atasan satu tingkat.
  • Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya.
  • Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi, korektif dan pencegahan.
  • Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas.

Langkah2 bila menerima PTKP

Ketika menerima PTKP (Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif & Pencegahan), hal yang perlu dilakukan sbb:

  • Bersyukur & positive thinking.
  • Lakukan tindakan koreksi secepatnya.
  • Lakukan analisis Resiko, bila ada, auditee bersama atasan mengidentifikasi “akar masalah” dari setiap KTS.
  • Membuat “CAPA Plan”
  • Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.
  • Implementasi langkah perbaikan.
  • Mendokumentasi tindakan perbaikan

Tindakan koreksi, adalah langkah perbaikan yang dilakukan ketika ada temuan KTS (Ketidak-sesuaian) dalam proses audit. Dalam praktek seringkali tindakan koreksi yang dilakukan terkesan seadanya, tidak lengkap, tidak mencukupi dan tidak efisien. Bila hal ini terjadi tentu saja harapan adanya perbaikan berkelanjutan dari proses PDCA tidak akan diperoleh sesuai harapan.

Makna Tindakan Korektif

Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan dapat membawa organisasi pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continuous Improvement).

Bagaimana mekanismenya  dan siapa saja yang terlibat dalam proses ini, silahkan diunduh file SlideShare power point (PDF) diatas.

Demikian, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Konsultasi, Training, Pelatihan & In-house Training

Audit Mutu Internal

Klasifikasi Audit Mutu Internal untuk Lembaga Pendidikan

“Mengenal Klasifikasi bentuk Audit Mutu Internal”

 بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Audit Mutu Internal adalah Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri.

Silahkan diunduh tautan berikut ini:

____________________________

Power Point (PDF):

Klasifikasi Audit Mutu

IG: @mutupendidikan

____________________________

Tujuan Audit Mutu Internal Pendidikan
  1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik /proses akademik serta proses non akademik pada Universitas/Sekolah/Madrasah.
  2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu Universitas/ Sekolah/ Madrasah telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu pendidikan tersebut.
  3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangannya secara profesional berkelanjutan.
AMI vs AMAI
  • AMI: Audit Mutu Internal (AMI), digunakan apabila ruang lingkup yang diaudit meliputi semua aspek dalam organisasi (akademik dan non akademik).
  • AMAI: Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), digunakan apabila ruang lingkup yang di audit hanya sebatas fungsi AKADEMIK
Proses AMI mengikuti siklus sebagai berikut
  1. Menetapkan tujuan audit
  2. Merencanakan audit tahunan
  3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
  4. Membentuk tim audit
  5. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (Audit Sistem)
  6. Menyelenggarakan rapat tim audit
  7. Menetapkan jadwal audit
  8. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit Kepatuhan)
  9. Menyusun laporan audit (Temuan, KTS, OB & PTK)
  10. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Frekuensi Audit Mutu Internal

Seberapa sering kegiatan AMI dilakukan? Tentu saja pertimbangan “Manajemen Resiko” perlu menjadi rujukan utama. Semakin beresiko suatu kegiatan ( proses), semakin perlu lebih sering dilakukan kegiatan audit.

Pertimbangan lain untuk menentukan frekuensi AMI adalah sbb:

  • Atas permintaan klien.
  • Sesuai persyaratan peraturan.
  • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.
  • Terdapat perubahan sistem.
  • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.
  • Sesuai dengan manajemen resiko
3 Tipe Audit
  1. Audit tipe pertama (audit internal)
  2. Audit tipe kedua (audit eksternal)
  3. Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)

Bagaimana penjelasan lebih lanjut, silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Demikian uraian singkat tentang Klasifikasi Audit Mutu Internal, semoga bermanfaat & Salam Mutu

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan

Permasalahan Audit Mutu Internal

12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.

Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.

Baca juga: Manajemen Kualitas

Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.

Berikut 12  Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
  1. Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
  2. Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
  3. Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
  4. Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
  5. Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
  6. Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
  7. Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
  8. Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
  9. Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
  10. Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
  11. Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
  12. Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
  13. Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.

Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.

________________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan


Dapatkan Informasi Terkait: ami /amai / training / pelatihan / temuan / akar masalah / ppepp / konflik /temuan audit /standar /mutu internal / sma /smp / sd / perguruan tinggi / pendidikan / mutu

Temuan Audit Mutu Internal dalam SPMI dan ISO 21001

Jenis-Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal

“Jenis-Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Lembaga Pendidikan diwajibkan menjalankan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).

Ketika menjalankan tugas audit, seringkali auditor mendapatkan beberapa temuan (finding). Jenis temuan dapat bermacam-macam, diantaranya:

  1. Temuan Positif
    • Good Practice; Prestasi
    • Conformities; kesesuaian
  2. Temuan negatif
    • Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
      • Major (berat)
      • Minor (ringan)
  3. Observasi (OB)
    • Peluang untuk perbaikan (Opportunities for Improvement)

_________________________________

Belajar Mudah dengan Power Point (PDF):

Jenis Temuan dalam AMI

IG: @mutupendidikan

_________________________________

Berikut Poin-poin Penting tentang Jenis-Jenis Temuan

Temuan Positif (kesesuaian):

Ketika mendapatkan temuan positif. Auditor harus mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, kesesuaian yang ditemukan. Jadi jangan hanya temuan negatif (non-conformities) saja yang dicatat, namun juga temuan-temuan positif.

Contoh Temuan-temuan positif seperti:
  • Kesesuaian program dengan standar
  • Target standar berhasil dilampaui
  • SOP dijalankan dengan benar
  • Target SOP dilampaui.
  • Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik
  • Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
  • Formulir digunakan dengan baik.

Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal.

Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif. Hal ini sesuai dengan teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu

Temuan Ketidak sesuaian (KTS) Berat adalah:
  • KTS yang menghambat keberhasilan sertifikasi, akreditasi atau registrasi.
  • KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT
  • KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa
  • KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
Temuan Ketidak sesuaian (KTS) Ringan adalah:
  • KTS yang mudah diperbaiki/diralat
  • KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan.
  • KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi dll.
Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana peran Audit Mutu Internal bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
  2. Jenis-jenis temuan apa saja yang ditemukan saat kegiatan AMI?
  3. Bagaimana cara mencatat temuan audit  dengan benar ?
  4. Bagaimana cara menulis PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)?

Untuk mengenal lebih dalam tentang temuan-temuan audit dan aspek-aspeknya, silahkan diunduh file Slideshare diatas.

Demikian uraian singkat ini, semoga bermanfaat & salam sukses Mutu Pendidikan.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_________________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan SPMI, AMI dan ISO 21001


Menghadirkan informasi terkait: Pelatihan Daring /Pelatihan Kerja / TQM / PDCA / Pendidikan / Sekolah / SMA / SMP / Sekolah Model / Sekolah SPMI /

Penyelesaian Masalah Pendidikan

5 Tahap  Melakukan Analisis Akar Masalah

Root Cause Analysis (Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim GKM lembaga Pendidikan menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul, RCA (Root Cause Analysis) dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:

Tahap 1: Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder?  (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)

Jelasklan simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung

Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll) Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?

Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Dalam tahap ini, tim GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) yang dijalankan efektif, kumpulkanlah wakil dari setiap departemen yang terlibat (tenaga pendidik dan kependidikan), yang memahami situasi dan kondisi masalah. Wakil tersebut dapat menjadi sumber informasi yang sangat dibutuhkan dalam RCA.

Pada tahap ini tim GKM lembaga pendidikan dapat menggunakan metode “CATWOE”. CATWOE merupakan singkatan dari Customer (konsumen), Actor (pihak yang terlibat), Transformation Process (proses yang diteliti), World View (gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar), Owner (pemilik proses), dan Environmental Constraint (keterbatasan).

Tahap 3: Identifikasi Penyebab yang Mungkin Terjadi
  • Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
  • Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
  • Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.

RCA diaplikasikan bukan  untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. Namun RCA akan membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.

Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :

  • Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
  • Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
  • Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
  • Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua factor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
  • Mengapa faktor kausal tersebut ada?
  • Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

Langkah 5: Ajukan dan Implementasikan Solusi
  • Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
  • Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
  • Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
  • Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Demikian sekilas informasi tentang langkap-langkap problem solving yang dapat digunakan oleh tim GKM Institusi Pendidikan. Semoga bermanfaat.

Hormat kami,

Admin,

mutupendidikan.com


Untuk Informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan
” 7 Tools dan Analisis Akar Masalah”
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini) 

Kata kunci untuk membantu penelusuran: Kaizen, Improvement, Perbaikan, SPMI, SPMP, Budaya Mutu, Penjaminan Mutu, Pendidikan, Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah, Quo vadis, Komitmen, Resistence, Sosialisasi, Instrumen, Metode, peningkatan mutu pendidikan, kendala utama implementasi SPMI, bimtek spmi, workshop sistem penjaminan mutu internal, 7 tools, analisis akar masalah, problem solving

Daftar Pengecekan untuk Audit SPMI

Mengoptimalkan Fungsi CheckList

Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.

Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.

Kelebihan adanya checklist adalah:
  1. Auditor menjadi lebih siap.
  2. Efisiensi waktu.
  3. Lebih sistematis.
  4. Memorisasi/pengingat
  5. Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture)
Adapun kelemahannya adalah:
  1. Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan.
  2. Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel.
  3. Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik.

Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ?

Untuk itu Bapak Ibu yang berminat mempelajari lebih dalam silahkan diunduh file PDF berikut ini:


Silahkan unduh materi berikut:


Demikian, semoga bermanfaat.

Salam Mutu,

mutupendidikan.com

Pelatihan dan Pendampingan SPMI

 


Dapatkan Slideshare lengkap Audit Mutu Pendidikan:

Silahkan klik disini


 

Audit Mutu

Checklist Pembuatan Laporan Audit

Assalaamu’alaikum. Wr.Wb.

Dear Penggerak SPMI/SPMP yang berbahagia, salam mutu…

Laporan audit yang lengkap dan komprehensif, akan memberikan manfaat besar bagi organisasi / manajemen. Dengan laporan yang lengkap dan komprehensif, maka manajemen lembaga pendidikan akan memperolah data-data yang lengkap untuk mengambil langkah-langkah tindakan perbaikan yang diperlukan.

Tautan penting: E-learning Audit Mutu Internal Pendidikan

Daftar periksa (Checklist) berikut diharapkan dapat membantu Tim Audit untuk mengetahui apa saja yang perlu di dipersiapkan dalam menyusun laporan hasil Audit Mutu Internal yang baik. Untuk mendapatkannya, silahkan diunduh disini:

Checklist Pelaporan Audit Mutu Internal AMI SPMI

“Tetaplah semangat untuk membangun sistem manajemen mutu pendidikan yang efektif dan efisien”

Hormat kami,

admin,

mutupendidikan.com

Pelatihan & Pendampingan


Untuk Informasi Pelatihan dan In-House Training
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)

Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi

Problem Audit Mutu Internal

Salah satu problem dalam kegiatan audit mutu internal (AMI) adalah:

“Anggota Tim audit kurang dibekali dengan berbagai pengetahuan dan skill tentang proses audit”

Institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk memberi pembekalan yang cukup agar tenaga auditor mereka dapat terjun ke lapangan secara memadai. Tenaga auditor yang tidak terampil, tentu saja dapat merusak tatanan sistem manajemen mutu yang telah dibangun selama ini. Lembaga penjaminan mutu akan berkurang wibawanya apabila tenaga auditor tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Seorang Auditor yang cakap/terlatih umumnya memiliki ketrampilan audit seperti:

  1. Memiliki rasa percaya diri dan kewenangan yang cukup dalam menjalankan fungsinya.
  2. Menguasai teknik-teknik dan sikap yang tepat untuk menjalankan audit mutu internal
  3. Menguasai konsep-konsep penting dalam audit mutu internal
  4. Memahami proses-proses inti dan proses-proses pendukung yang ada dalam organisasi pendidikan
  5. Memahapi konsep P-D-C-A atau “PPEPP” dan cara beroperasi sistem manajemen mutu (SPMI)
  6. Memahami standar-standar yang dimiliki lembaga pendidikan yang di audit
  7. Memahami proses pendokumentasian sistem manajemen mutu.

Demikian kriteria penting yang harus dimiliki tenaga auditor internal. Kegiatan audit mutu internal bukan pekerjaan yang mudah, bukan pekerjaan yang remeh, bukan pekerjaan sambilan. Pembekalan yang cukup dan memadai sangat diperlukan bagi semua calon auditor.

Tautan Penting: E-Learning Audit Mutu Internal

Demikian, tetap semangat dan selamat berjuang.

admin,

mutupendidikan.com

123