Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Tips Sukses SPMI
1 Apr
0
SPMI dan Audit Kepatuhan
SPMI dan Audit Kepatuhan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Untuk dapat mengimplementasikan SPMI dengan baik, perlu dilakukan kegiatan evaluasi. Salah satu bentuk evaluasi disini adalah kegiatan audit mutu internal (AMI). Ada dua jenis audit dalam AMI yaitu audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan atau audit kepatuhan.
Audit kepatuhan adalah jenis audit yang bertujuan untuk memeriksa & mengevaluasi apakah lembaga pendidikan (pelaksana SPMI) telah mematuhi semua kebijakan, peraturan, hukum, dan standar yang berlaku.
Audit kepatuhan dilaksanakan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan tersebut menjalankan roda organisasi dengan benar dan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh ketentuan regulasi yang berlaku.
Secara garis besar, audit kepatuhan melibatkan sejumlah aktivitas para auditor, seperti:
- Analisis Data: Menganalisis data & informasi yang diperoleh selama proses audit untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Data dikumpulkan dari dokumen-dokumen SPMI yang ada.
- Pemeriksaan Dokumen: Pemeriksaan dokumen dan catatan lembaga terkait kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Dokumen yang diperiksa diantaranya kebijakan SPMI, manual PPEPP, standar SPMI dan formulir-formulir. Catatan yang diperiksa dapat berbentuk arsip-arsip / catatan mutu / rekaman / atau record dll.
- Wawancara: Wawancara dapat dilakukan untuk menggali data dari auditee. Wawancara dilakukan dengan manajemen (pimpinan lembaga), kepala unit kerja dan pihak terkait lainnya. Wawancara dilakukan untuk memahami implementasi dokumen SPMI dan pemahaman pelaksana terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Pengamatan: Pengamatan langsung terhadap aktivitas dan proses yang terkait dengan standar, peraturan dan regulasi yang berlaku. Auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses-proses dan layanan pendidikan yang menjadi tanggung jawab mereka.
- Menyusun Laporan AMI: Setelah dilakukan audit kepatuhan, dan menerbitkan PTK (permintaan tindakan korektif) bila ada penyimpangan maka auditor menyusun laporan AMI. Laporan AMI berisi ringkasan temuan positif (praktek baik), ringkasan temuan negatif (Ketidaksesuaian), rencana perbaikan, rekomendasi dan kesimpulan.
Tujuan dari audit kepatuhan adalah untuk memastikan bahwa lembaga telah menjalankan roda organisasi dengan benar. Lembaga telah menjalankan organisasi sesuai dengan standar, aturan & regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan membantu lembaga untuk mencegah risiko dan sanksi yang mungkin muncul bila mereka melanggar peraturan atau regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan juga membantu lembaga pendidikan untuk meningkatkan kinerja sistem penjaminan mutu internal (SPMI), sehingga dapat memastikan pencapaian target mutu pendidikan yang ingin diraih. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
30 Mar
0
Mengenal Tinjauan Manajemen
Mengenal Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen (TM) atau Management Review, ada juga yang memakai istilah RTM (rapat tinjauan manajemen) adalah suatu proses evaluasi dan analisis sistematis oleh tim manajemen terhadap performance organisasi dalam mencapai standar, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
TM merupakan suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian & efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.
Tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen organisasi bekerja dengan efektif dan efisien serta memenuhi semua persyaratan dan standar yang telah ditetapkan.
Efektif berarti mampu mencapai semua target yang telah ditetapkan, sedangkan efisien berarti kemampuan untuk menghemat sumber daya yang dipakai. Organisasi yang kompetitif adalah organisasi yang paling efektif dan efisien.
Proses Tinjauan Manajemen (TM) biasanya dilakukan secara periodik atau bisa dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan. Dalam iklim perubahan yang semakin tidak pasti saat ini (era disrupsi), sangat relevan bila kegiatan TM dilakukan lebih sering, misal setiap bulan sekali atau setiap 3 bulan.
Agar tinjauan manajemen efektif perlu melibatkan semua unsur dalam organisasi, melibatkan seluruh level manajemen. Pada perguruan tinggi (PT) yang besar, TM dapat dilakukan di level Universitas dan di level Fakultas. Sedangkan pada PT yang masih sedikit prodinya, kegiatan TM dapat diadakan di level pimpinan puncak saja.
Baca juga: SPMI dan Tinjauan Manajemen
Dalam Tinjauan Manajemen, manajemen meninjau dan mengevaluasi performance organisasi, mencari peluang-peluang perbaikan, menetapkan rencana aksi, dan menetapkan standar, tujuan dan sasaran baru. Agenda atau input kegiatan TM diantaranya dapat bersumber dari:
- Kinerja proses
- Kesesuaian produk (sasaran mutu),
- Hasil Audit Mutu Internal & Eksternal,
- Penanganan Keluhan Pelanggan,
- Umpan Balik stakeholder,
- Perubahan Sistem Manajemen Mutu,
- Pengendalian Tindakan Perbaikan & Pencegahan,
- Saran – saran perbaikan, tindak lanjut hasil manajemen lalu
Proses TM mencakup beberapa elemen seperti evaluasi kinerja organisasi, penilaian resiko, evaluasi efektivitas sistem manajemen, evaluasi kepatuhan terhadap peraturan & persyaratan stakeholder.
Hasil keputusan Tinjauan Manajemen, hendaknya dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan-keputusan strategis di masa depan. Demikian uraian singkat tentang Mengenal Tinjauan Manajemen, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Kriteria Auditor SPMI
Kriteria Auditor SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Auditor Mutu Internal (AMI) adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan audit atau pemeriksaan internal secara independen pada sistem manajemen mutu suatu lembaga, hal ini dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi efektivitas sistem tersebut dan memberikan rekomendasi perbaikan bila diperlukan.
Dalam SPMI, salah satu manual penting adalah manual PPEPP (penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan). Manual ini berfungsi menjadi acuan untuk peningkatan standar SPMI. Salah satu manual PPEPP yang ke 3, adalah manual evaluasi standar SPMI, bentuk kegiatan evaluasi salah satunya adalah AMI.
Pelaksana AMI adalah para auditor, tentu saja agar proses AMI dapat berjalan optimal, perlu ada tim auditor yang kompeten. Bagaimana kriteria auditor SPMI yang kompeten?
Kriteria Auditor SPMI
Seorang auditor SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perlu memenuhi beberapa kriteria diantaranya:
- Memahami SPMI: Seorang auditor SPMI wajib memahami dan menguasai konsep dan prinsip SPMI serta dokumen yang berlaku di bidang tersebut. Dalam perguruan tinggi, dokumen SPMI meliputi: Kebijakan SPMI, manual SPMI, standar SPMI dan formulir SPMI.
- Mengenal Lingkungan Internal dan Eksternal: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memahami konsep evaluasi diri (SWOT Analysis). Memahami perubahan lingkungan yang sangat bergejolak. Memahami situasi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity). Memahami strategi bisnis, visi-misi, konteks kompetisi, kegiatan, dan proses yang ada di lembaga pendidikan.
- Kompetensi Audit: Seorang auditor bidang SPMI, wajib memiliki keterampilan audit dan mampu menerapkan metode audit yang tepat untuk memeriksa efektivitas SPMI. Memiliki pengetahuan, afeksi dan keterampilan sebagai auditor. Memiliki kecerdasan emosional yang baik untuk berinteraksi dengan orang lain.
- Integritas & Etika: Seorang auditor SPMI wajib mematuhi standar etika & standar profesionalisme yang tinggi serta memiliki integritas yang dijunjung tinggi.
- Keterampilan Analitis: Seorang auditor SPMI yang baik wajib mampu menganalisis data, informasi dan dokumen terkait dengan SPMI. Seorang auditor yang baik wajib memiliki keterampilan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar SPMI dan efektivitasnya.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memiliki keterampilan komunikasi & keterampilan sosial yang baik. Hal ini penting untuk dapat mengkomunikasikan temuan audit dan rekomendasi kepada manajemen, auditee dan pihak-pihak terkait lainnya.
Demikian uraian singkat tentang Kriteria Auditor SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Tips Menyusun Rencana Audit
Tips Menyusun Rencana Audit
Agar pelaksanaan AMI (audit mutu internal) dapat berjalan optimal, tentu saja perlu perencanaan yang matang pula. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Berikut adalah beberapa kiat dan langkah dalam menyusun perencanaan AMI yang baik:
- Tetapkan Ruang Lingkup: Tetapkan ruang lingkup audit, yaitu area-area atau departemen atau fakultas mana yang akan diaudit. Rencanakan jenis audit yang akan dilakukan, serta standar atau persyaratan mana saja yang akan digunakan.
- Tetapkan Tujuan & Sasaran Audit: Tujuan dan sasaran audit harus ditetapkan secara jelas, terukur dan spesifik sehingga proses AMI dapat menghasilkan manfaat yang optimal. Tujuan dan sasaran AMI harus mengacu pada hasil evaluasi diri (SWOT), visi misi, rencana strategi (renstra), dan harus relevan dengan ruang lingkup audit.
- Tetapkan Anggota Tim Audit: Tetapkan siapa saja tim audit yang akan ditugaskan. Tim audit harus terdiri dari para auditor yang kompeten dan memiliki pengalaman di bidang audit. Mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan audit secara profesional dan objektif. Mereka juga harus punya minat, waktu dan motivasi untuk melakukan audit.
- Tetapkan Jadwal Audit: Susun jadwal audit yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Pelaksanaan AMI harus mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas. Pertimbangkan waktu yang tepat untuk melakukan audit, sehingga tidak mengganggu proses belajar mengajar di kampus, sekolah dan madrasah. Frekuensi audit juga tidak harus sama antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, pergunakan konsep Manajemen Risiko untuk menetapkan jadwal AMI.
- Persiapan Awal: Persiapan awal meliputi pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan audit. Data yang diperlukan dapat berbentuk dokumen SPMI seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir. Selain itu auditor juga dapat mengumpulkan data-data historis seperti arsip, catatan mutu, record, rekaman dll. Setelah mendapatkan dokumen-dokumen tersebut, auditor melakukan audit sistem atau desk evaluation, outputnya berupa daftar pertanyaan (checklist) dan kuesioner.
- Rencana Audit Lapangan (visitasi): Audit visitasi dilakukan dengan mengikuti rencana audit yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan bukti dan data-data yang cukup untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai persyaratan standar SPMI.
- Menganalisis Temuan: Auditor perlu mengevaluasi temuan audit yang diperoleh. Temuan dapat berbentuk praktek baik (best practice) bila standar SPMI dapat dicapai atau dilampaui. Selain temuan positif, ada pula temuan negatif, yaitu penyimpangan dari kebijakan, standar-standar atau prosedur yang telah ditetapkan.
- Rencana Tindakan Perbaikan: Setelah proses audit selesai, tim auditor harus menganalisis jenis temuan dan membuat laporan AMI. Lembaga harus memperbaiki temuan-temuan negatif yang diperoleh selama audit dan mengembangkan rencana tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Temuan audit ditulis dalam formulir PTK (permintaan tindakan korektif), yang selanjutnya diserahkan kepada auditee untuk segera dilakukan tindakan perbaikan.
- Tindakan Perbaikan: Lembaga harus memantau kemajuan tindakan perbaikan dan memastikan bahwa masalah (temuan audit) telah diselesaikan dengan benar. Auditor dapat melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan efektif.
- Laporan Hasil Audit: Setelah proses SMI selesai, auditor harus membuat laporan audit yang berisi hasil audit & rekomendasi untuk perbaikan. Laporan audit harus dibuat dengan jelas dan disampaikan kepada manajemen organisasi. Isi laporan audit, setidaknya berisi:
- lingkup audit,
- tujuan audit,
- jadwal auditor,
- nama-nama tim auditor,
- nama-nama auditee,
- ringkasan temuan positif dan negatif,
- rencana perbaikan dan rekomendasi.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Rencana Audit, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
21 Mar
0
Peran SPMI dalam Akreditasi
Peran SPMI dalam Akreditasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) memiliki peran yang sangat penting dalam mensukseskan keberhasilan akreditasi. Perguruan tinggi akan diakreditasi dengan BAN-PT atau LAM, sedangkan untuk sekolah atau madrasah akan diakreditasi oleh BAN-SM.
Tentu saja setiap lembaga berharap mendapatkan nilai akreditasi yang baik, berikut beberapa peran penting SPMI dalam mendukung proses akreditasi:
- Menjaga Konsistensi Mutu Pendidikan: SPMI berperan membantu organisasi untuk memastikan bahwa proses-proses pendidikan dan layanan yang diberikan semua konsisten, baik dari segi mutu proses maupun hasil akhirnya (standar kompetensi lulusan). Dengan demikian, SPMI harus mampu membantu organisasi memenuhi kriteria akreditas dan standar-standar yang ditetapkan dalam proses akreditasi.
- Menjaga Akuntabilitas Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi mempertanggungjawabkan kinerjanya. Kinerja dalam hal peningkatan mutu pendidikan dan pengembangan program-program. Hal ini menjadi salah satu aspek penting dalam proses kegiatan akreditasi.
- Memfasilitasi Proses Evaluasi Diri: SPMI berperan membantu organisasi untuk melakukan proses evaluasi diri secara berkelanjutan (kaizen). Kegiatan evaluasi diri bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan, mutu layanan dan mutu program kerja. Evaluasi diri ini merupakan salah satu syarat penting dalam proses akreditasi.
- Memfasilitasi Pengembangan Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi untuk mengembangkan aktivitas, kegiatan, program dan layanan yang lebih baik. Penerapan manual PPEPP dalam SPMI dapat meningkatkan mutu pendidikan dan relevansi program / meningkatkan kepuasan stakeholder. Program pengembangan berkelanjutan (kaizen) merupakan salah satu aspek penting dalam penilaian akreditasi.
Sebagai kesimpulan, SPMI berperan dalam membantu lembaga untuk memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan BAN-PT atau BAN-SM. SPMI Perguruan Tinggi (melalui manual PPEPP) atau SPMI Sekolah (melalui siklus PDCA) berperan meningkatkan mutu program dan layanan pendidikan. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
5 Mar
0
SPMI dan Diagram Fishbone
SPMI dan Diagram Fishbone
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Diagram fishbone (diagram Ishikawa /diagram tulang ikan) adalah salah tools yang dapat digunakan untuk melakukan proses perbaikan berkelanjutan (kaizen). Diagram fishbone adalah metode visualisasi yang dapat dipakai untuk menganalisis faktor-faktor apa saja yang pengaruh pada suatu masalah atau hasil tertentu.
SPMI dan Diagram Fishbone
Dalam konteks SPMI atau Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Internal, lembaga pendidikan dapat menggunakan diagram fishbone sebagai alat (tools) untuk membantu pengambilan keputusan. Diagram fishbone dapat dipakai untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada permasalahan/ hasil tertentu.
Berikut contoh faktor-faktor yang dapat diidentifikasi dengan menggunakan diagram fishbone:
- Faktor manusia (SDM): Keberhasilan SPMI sangat bergantung pada kesadaran (quality awareness) dan partisipasi penuh seluruh stakeholder, baik pimpinan, dosen, guru, staf administrasi, maupun mahasiswa. Untuk itu, faktor-faktor seperti budaya mutu, komitmen, pengetahuan, motivasi, dan keterlibatan stakeholders dapat dianalisis lebih dalam dengan menggunakan diagram fishbone. Pada akhirnya upaya penguatan faktor-faktor yang positif dapat dilakukan. Demikian pula faktor-faktor yg negatif segera bisa dicari tindakan perbaikan.
- Faktor proses: SPMI melibatkan banyak proses (program / kegiatan) yang harus dijalankan secara terstruktur, sistematis dan produktif. Faktor-faktor penting seperti efektivitas, efisiensi proses, kesesuaian dengan kebijakan, manual dan standar, serta pengelolaan risiko dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
- Faktor lingkungan: Analisis situasi dan kondisi lingkungan sangat penting bagi keberhasilan lembaga pendidikan. Analisis ini sering dikenal dengan istilah “evaluasi diri”. Lingkungan eksternal & internal kampus/ sekolah dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi SPMI. Faktor-faktor ada saja yang paling berpengaruh dan berdampak signifikan perlu diketahui oleh manajemen. Faktor-faktor seperti peraturan dan regulasi, demografi, perubahan budaya, ketersediaan sumber daya, dan kondisi fisik kampus dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
Sebagai kesimpulan, diagram fishbone dapat memudahkan lembaga pendidikan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan SPMI. Hal ini dapat membantu institusi untuk mengembangkan visi misi, strategi dan rencana aksi yang lebih tepat untuk meningkatkan mutu pendidikan. Stay relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Feb
0
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan sistem manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. Proses ini dilakukan dengan beberapa tahapan seperti: Membangun kesadaran mutu, Membangun dokumen SPMI dan upaya-upaya implementasi.
Pimpinan lembaga pendidikan berupaya membangun dokumen SPMI, mensosialisasikan, mengimplementasikan dan mengintegrasikan di semua lini departemen, bidang dan fungsi-fungsi organisasi. Namun seringkali proses ini menjadi rumit dan birokratis.
Kerumitan dalam pengelolaan SPMI, bisa dipastikan akibat mismanagement. Ego sektoral, struktur yang kaku, komunikasi yang buruk adalah jawaban atas permasalahan diatas. Oleh karena itu SPMI perlu dibuat lebih sederhana, mudah dipahami namun berfungsi dengan baik. Pepatah mengatakan Keep it simple & sweet (KISS).
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Berikut beberapa cara untuk membuat SPMI menjadi lebih simpel dan mudah:
- Fokus pada Kepuasan Stakeholder: Budaya SPMI harus dibangun untuk fokus pada pemuasan kebutuhan stakeholder. Seluruh pengelola SPMI harus mengupayakan terpenuhinya harapan-harapan mereka. Ingat, jangan terjebak dalam proses administrasi- birokrasi yang berlebihan. Fokus pada apa yang penting untuk pelanggan dan berupaya memberikan “the best solutions”.
- Keterlibatan Tim: Setiap anggota tim dalam lembaga harus dilibatkan dalam penerapan SPMI. Masing-masing anggota tim memiliki tupoksi yang jelas dalam meningkatkan mutu pendidikan. Beri motivasi dan semangat kepada setiap anggota tim untuk aktif berpartisipasi dalam perbaikan yang berkelanjutan (kaizen). Selanjutnya tidak lupa memberikan reward / penghargaan sebagai pengakuan atas jerih payah mereka.
- Membangun Nilai-Nilai SPMI: Penting sekali untuk membangun nilai-nilai (values) organisasi. Khususnya nilai-nilai yang berkaitan dengan azas kualitas, seperti kesetiaan pelanggan, inovasi, tepat waktu, pelayanan prima, efisiensi, kepercayaan, dan integritas. Kurangi dokumen prosedural yang kaku, ganti dengan nilai-nilai pelayanan yang unggul.
- Membangun Komunikasi: Komunikasi yang efektif antara fakultas, departemen dan tim sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Upayakan menumbuhkan saluran komunikasi yang terbuka dan jelas, sehingga setiap anggota organisasi dapat berkontribusi dengan maksimal. Ciptakan forum-forum informal agar komunikasi menjadi lancar dan tidak terjebak budaya birokratis “red tape”.
- Perbaikan Terus-menerus: SPMI pendidikan tinggi dikembangkan melalui siklus PPEPP, SPMI Dikdasmen dikembangkan melalui siklus PDCA, keduanya harus diterapkan untuk mencapai target mutu pendidikan. Terus fokus pada perbaikan berkelanjutan, dorong anggota organisasi untuk berinovasi dan mencari solusi-solusi terbaik.
- Pengukuran yang Sederhana: Dalam SPMI sangat penting untuk memiliki alat ukur dan metode analisis yang tepat. Ingat, jangan sampai terjebak dengan alat-alat ukur yang rumit. Gunakan alat yang sederhana dan mudah dipahami oleh pelaksana di lapangan.
Baca juga: Penyebab Kegagalan SPMI
Demikian, uraian singkat tentang bagaimana mengatasi SPMI yang rumit dan birokratis, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
21 Feb
0
SPMI dan Peran AMI
SPMI dan Peran AMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI): Proses pemeriksaan yang dilakukan oleh tim auditor internal, untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas & efisiensi dari sistem manajemen mutu, termasuk didalamnya kepatuhan terhadap standar-standar yang telah ditetapkan.
SPMI dan Peran AMI
Audit mutu internal (AMI) memiliki peran penting bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI adalah suatu pendekatan manajemen untuk lembaga pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan yang ditawarkan.
Berikut adalah peran audit mutu dalam keberhasilan SPMI:
- Menilai efektivitas sistem: Audit mutu dapat membantu lembaga pendidikan dalam mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan. Audit Mutu dapat membantu organisasi mengetahui apakah sistem mutu telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan juga apakah sistem mutu memberikan hasil terbaik yang diinginkan.
- Mengidentifikasi kelemahan: Audit mutu juga membantu lembaga pendidikan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan peluang-peluang perbaikan. Dengan data tersebut, lembaga dapat mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Meningkatkan akuntabilitas: Audit mutu tentu dapat meningkatkan akuntabilitas dan tanggung jawab di internal lembaga pendidikan. Melalui audit mutu, setiap karyawan di lembaga harus mempertanggungjawabkan tindakan-tindakan mereka dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Semangat ini dapat membantu organisasi untuk menciptakan budaya kerja yang kondusif dan fokus pada mutu.
- Membangun trust: Audit mutu dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kepercayaan (trust) pelanggan atau stakeholder. Melalui kegiatan audit mutu, lembaga pendidikan dapat menunjukkan bahwa mereka benar-benar fokus pada mutu, siap untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif, bila ada kelemahan-kelemahan dalam layanan pendidikan mereka.
Sebagai penutup, audit mutu memiliki peran penting bagi keberhasilan SPMI. Audit mutu yang baik akan membantu lembaga untuk meningkatkan efektivitas sistem mutu, sehingga kepuasan pelanggan atau stakeholder dapat dicapai. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
21 Feb
0
SPMI dan Visi Misi
SPMI dan Visi Misi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Visi
Visi organisasi (vision) adalah pernyataan yang jelas dan inspiratif tentang keinginan masa depan yang ingin dicapai oleh organisasi (long term goals). Visi organisasi mencerminkan dream (cita-cita) yang ingin diraih oleh organisasi dan menjadi sumber penyemangat (motivasi) bagi seluruh anggota organisasi.
Pengertian Misi
Misi organisasi (mission) adalah kalimat yang menjelaskan tujuan utama atau kegiatan inti yang dilakukan organisasi untuk meraih visi jangka panjang. Misi organisasi mencakup bisnis-bisnis inti yang dilakukan oleh organisasi, berguna memberikan arah bagi seluruh anggota organisasi.
Peran Visi Misi bagi Keberhasilan SPMI
Visi dan misi adalah elemen penting dalam membangun Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Visi misi yang jelas, akurat dan terdefinisi dengan baik akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan jangka panjang dan dapat memotivasi anggota organisasi untuk bekerja dengan baik.
Peran visi misi bagi keberhasilan SPMI:
- Membantu untuk fokus: Visi misi yang jelas dapat membantu lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) untuk menentukan fokus & arah yang tepat. Lembaga pendidikan dapat menetapkan tujuan & sasaran jangka panjang yang spesifik, terukur dan dapat dicapai.
- Menyediakan kerangka kerja: Visi misi yang dirumuskan dengan baik dapat menyediakan kerangka kerja bagi SPMI. Visi misi dapat menjadi pedoman yang berguna untuk memprioritaskan masalah-masalah yang perlu diselesaikan. Untuk mencapai keunggulan kompetitif, lembaga pendidikan dapat mengambil posisi (positioning) agar memiliki kekhasan tertentu. Kekhasan tersebut dituangkan dalam bentuk visi misi tujuan dan sasaran yang tepat.
- Sebagai motivator: Visi misi yang jelas dan dirumuskan dengan baik mampu memberi arahan dan motivasi kepada segenap karyawan (pimpinan, dosen, guru, tenaga kependidikan) untuk bekerja dengan penuh semangat.
- Kreativitas dan inovasi: Visi misi yang terancang dengan baik dapat mendorong kreativitas dan inovasi. Organisasi dapat mengembangkan proses-proses, sistem-sistem, SOP dan praktik yang baru.
Kesimpulan, visi misi memiliki peran penting bagi keberhasilan SPMI. Visi misi yang jelas dan tersusun dengan baik dapat membantu lembaga pendidikan untuk maju dan berkembang cepat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
15 Feb
0
SPMI dan Penerapan 5S
SPMI dan Penerapan 5S
Program tata graha 5S merupakan salah satu metode yang dapat diterapkan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). 5S adalah singkatan dari lima kata bahasa Jepang yaitu: Seiri (Sort, Sisih), Seiton (Set in Order, Susun), Seiso (Shine, Sapu), Seiketsu (Standardize, Seragam), dan Shitsuke (Sustain, Senantiasa Amal).
Program tata graha 5S bertujuan untuk memastikan bahwa semua area kerja telah diatur dengan rapi, bersih, dan efisien. Tempat kerja yang nyaman tentu akan meningkatkan motivasi kerja seluruh karyawan.
Manfaat Penerapan 5S
Berikut contoh beberapa manfaat penerapan 5S dalam kegiatan SPMI:
- Produktivitas dan efisiensi: Memastikan area-area kerja dalam institusi pendidikan terorganisir dengan baik. Pendidikan dan tenaga kependidikan dapat lebih fokus bekerja, produktivitas dan efisiensi akan meningkat.
- Mutu layanan pendidikan: Dengan memastikan area-area kerja (kelas, ruang dosen, laboratorium dll) bersih dan terorganisir, lembaga pendidikan dapat meminimalkan risiko kegagalan mutu.
- Efisiensi biaya: Dengan menyisihkan barang-barang yang tidak diperlukan dan memastikan semua area kerja terorganisir, insyaAllah dapat mengurangi biaya-biaya, dan waktu yang diperlukan untuk mencari barang / dokumen menjadi lebih singkat.
- Partisipasi karyawan: Melalui menerapkan program tata graha 5S, pendidikan dan tendik merasa dilibatkan dalam kegiatan pengembangan dan pemeliharaan. Hal tersebut mampu meningkatkan motivasi dan partisipasi karyawan dalam kegiatan SPMI.
- Keamanan kerja: Dengan memastikan area-area kerja seperti bengkel latihan, laboratorium, kelas dll. menjadi bersih dan terorganisir, insyaAllah lembaga pendidikan dapat mengurangi risiko cedera dan kecelakaan di tempat kerja.
- Citra (image) Institusi: Karena semua area kerja telah bersih, rapi, teratur, terorganisir dan efisien, citra institusi pendidikan menjadi meningkat, membuat institusi menjadi dikenal baik oleh masyarakat.
SPMI dan Penerapan 5S
Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berkewajiban melaksanakan standar nasional pendidikan (SNP). Salah satu standar pendidikan yang penting untuk dikelola adalah standar sarana dan prasarana (sarpras). Program tata graha 5S, dapat memberi panduan praktis dalam mengelola sarpras dengan baik.
Berikut contoh penerapan 5S dalam mensukseskan SPMI:
- Seiri (Sort, Sisih)
- Identifikasi dan sisihkan, singkirkan semua barang yang tidak diperlukan dalam area kerja.
- Menyingkirkan, membuang barang-barang yang telah rusak atau sudah tidak berguna.
- Prioritaskan serta kelompokkan barang inventaris berdasarkan frekuensi pemakaian dan urgensi.
- Seiton (Set in Order, Susun)
- Tentukan tempat-tempat khusus untuk menyimpan barang-barang/ peralatan pendidikan yang diperlukan.
- Beri label ( stiker tanda) pada setiap tempat penyimpanan dan pastikan setiap item barang ditempatkan pada tempat yang cocok /sesuai.
- Atur posisi dan aliran barang / bahan-bahan agar mudah ditemukan, mudah diakses dan dipakai.
- Seiso (Shine, Sapu)
- Laksanakan pembersihan dan perawatan rutin di semua area sarpras institusi pendidikan, pastikan semua bersih dan rapi.
- Pastikan peralatan bengkel kerja, laboratorium, kelas, ruang perpustakaan dll. tetap bersih dan terawat dengan baik.
- Pastikan seluruh tenaga pendidik dan kependidikan menjaga kebersihan area kerja dan membuang sampah pada tempatnya. Sampah-sampah dipilah sesuai jenisnya.
- Seiketsu (Standardize, seragam)
- Tetapkan panduan, standar, prosedur yang tepat untuk pengaturan dan perawatan area kerja.
- Adakan kegiatan training pada segenap pendidik / tenaga kependidikan untuk memastikan bahwa mereka mampu dan mau mengikuti standar, prosedur yang telah ditetapkan.
- Evaluasi secara periodik untuk memastikan bahwa semua standar telah diikuti dan diperbarui (update) sesuai kebutuhan.
- Shitsuke (Sustain, Senantiasa Amal)
- Evaluasi dan perbaiki secara rutin untuk memastikan sistem tata graha 5S berjalan dengan baik sesuai harapan.
- Pastikan program tata graha 5S menjadi bagian dari budaya mutu lembaga pendidikan. Pastikan semua pendidik dan tenaga kependidikan terlibat dalam pengembangan dan pemeliharaan program 5S.
- Berikan penghargaan (reward) dan pengakuan atas prestasi-prestasi yang telah dicapai dalam menjalankan program tata graha 5S.
Dengan menerapkan program 5S dalam SPMI, insyaAllah institusi pendidikan dapat meningkatkan kinerja, efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan mutu, dan mencapai kepuasan pelanggan (stakeholder pendidikan). Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
