Tips Komunikasi Auditor SPMI

Tips Komunikasi Auditor SPMI

“Tips Komunikasi Auditor SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.

Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:

Unduh:

Kiat Komunikasi Auditor SPMI

Syarat Sukses AMI

Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:

• Auditor harus berpengalaman. Tanpa pengalaman yang cukup, proses auditor tidak dapat maksimal. Oleh karena itu auditor pemula harus didampingi auditor senior yang sudah memiliki pengalaman.
• Auditor harus terlatih. Audit wajib telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, agar trampil dalam menjalankan kegiatan audit dengan baik.
• Program audit lengkap. Misalkan, ada proses perencanaan, ada audit sistem (desk evaluation), ada audit visitasi, dll.
• Jumlah auditor harus mencukupi. Bila tim auditor terlalu sedikit, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan untuk mencetak calon-calon auditor baru. Berikut link info tentang pelatihan calon auditor: Info Pelatihan
• Harus ada komitmen dari pihak manajemen. Benar sekali, tanpa adanya komitmen dari semua pihak, khususnya dari pimpinan, proses audit mutu internal akan mengalami kegagalan.

Kegagalan  komunikasi

Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:

• Auditor merespon Auditee  terlalu cepat.
• Auditor merespon  Auditee dengan emosi.
• Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
• Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
• Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
• Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
• Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
• Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.

Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.

Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Tips berkomunikasi Bagi Auditor

Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:

• Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
• Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
• Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
• Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
• Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
• Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi

Diskusi

Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?

Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

___________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan