بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
10 Kesalahan yang Paling Sering Terjadi Saat Menulis Kebijakan SPMI
Oleh:
Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, Mentor Budaya Mutu, SPMI dan ISO 21000
“Dokumen SPMI bisa tampak resmi, tebal, dan lengkap. Tapi tanpa logika proses, ia mudah berubah jadi arsip, bukan alat kendali mutu.”
Banyak perguruan tinggi punya Kebijakan SPMI. Dokumennya lengkap, disahkan pimpinan, bahasanya juga sering terdengar meyakinkan. Tapi pertanyaan pentingnya bukan itu. Yang lebih penting: apakah dokumen itu betul-betul dipakai untuk mengarahkan mutu, atau cuma hadir sebagai pelengkap administrasi?
Di situlah masalahnya sering muncul.
Kalau belajar dari pengalaman sistem lain seperti ISO 9001 dan ISO 21001, kita juga tidak sedang bicara soal sistem yang selalu mulus. Praktik berbasis ISO pun banyak jatuh ke lubang yang sama: terlalu sibuk mengurus dokumen, terlalu percaya pada formalitas, dan kadang kehilangan hubungan dengan proses nyata sehari-hari. Jadi pelajarannya bukan “ISO hebat lalu harus ditiru”, melainkan lebih sederhana: bahkan sistem yang kelihatan mapan pun bisa gagal. ISO 9001 menekankan sistem manajemen mutu yang harus dibangun, dijalankan, dipelihara, dan terus ditingkatkan. ISO 21001:2025 membawa semangat yang sama ke organisasi pendidikan, dengan fokus pada kebutuhan peserta didik dan pemangku kepentingan. Artinya, nilai sebuah dokumen bukan pada judulnya, tetapi pada gunanya bagi sistem.
Kalau pelajaran itu dibawa ke konteks Indonesia, lalu dibaca dengan kerangka Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025, terlihat bahwa SPMI memang tidak dimaksudkan berhenti pada keberadaan dokumen. Ia ada untuk menopang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi yang betul-betul berjalan. Dari sini, ada setidaknya sepuluh kesalahan yang paling sering muncul ketika Kebijakan SPMI ditulis.
Kesalahan pertama, dokumen ditulis hanya untuk memenuhi syarat. Ini yang paling klasik. Ada kebutuhan akreditasi, audit, atau permintaan kelengkapan, lalu dokumen disusun cepat-cepat. Begitu selesai, semua lega. Tetapi setelah itu, dokumen jarang dipakai. Kalau orientasinya hanya “supaya ada”, “supaya punya”, maka sejak awal kebijakan itu memang tidak lahir untuk bekerja.
Kesalahan Kedua, isinya terlalu normatif. Kalimat-kalimat indah, seperti “berkomitmen meningkatkan mutu secara berkelanjutan” memang terdengar bagus. Masalahnya, kalimat semacam itu sering tidak diturunkan ke arah yang lebih konkret. Tidak jelas prosesnya, tidak jelas ukuran hasilnya, dan tidak jelas siapa yang mengawal jika target tidak tercapai. Dokumen akhirnya terdengar bagus saat dibaca, tapi lemah saat dipakai.
Kesalahan Ketiga, banyak Kebijakan SPMI masih disusun mengikuti struktur organisasi: siapa memimpin, siapa membawahi siapa, dan siapa berada di unit mana. Padahal, kejelasan struktur saja belum cukup untuk menjaga mutu. Sistem mutu juga membutuhkan kejelasan proses, hubungan antarbagian, titik kendali, serta mekanisme evaluasi dan perbaikan. Kalau kebijakan hanya berhenti pada struktur, dokumen itu akan lemah saat dipakai untuk menjelaskan bagaimana mutu benar-benar dikelola.
Kesalahan Keempat, ruang lingkupnya kabur. Ada dokumen yang ingin mencakup semua hal. Sekian banyak prodi. Pendidikan, penelitian, pengabdian, tata kelola, layanan mahasiswa, kerja sama, semuanya dimasukkan. Sekilas tampak lengkap. Tapi sering kali justru tidak tajam. Scope yang terlalu luas membuat organisasi terlihat ambisius di atas kertas, tetapi bingung ketika harus menentukan prioritas pengendalian.
Kesalahan Kelima, kebijakan tidak sungguh-sungguh terhubung dengan kebutuhan pemangku kepentingan. Ini makin terasa kalau kita melihat contoh ISO 21001:2025 yang jelas menempatkan kebutuhan peserta didik dan pihak terkait sebagai hal penting dalam organisasi pendidikan. Di kampus, ini mestinya diterjemahkan ke mahasiswa, dosen, pengguna lulusan, mitra, bahkan masyarakat. Sayangnya, tidak sedikit kebijakan yang terlalu bicara dari sudut pandang internal lembaga, seolah mutu hanya urusan meja birokrasi.
Kesalahan Keenam, tidak nyambung dengan sasaran dan indikator. Dokumen level satu memang tidak harus penuh angka, tapi tetap perlu menunjukkan arah ke ukuran kinerja. Kalau tidak ada jejak ke target, evaluasi, atau indikator, maka kebijakan mudah berubah jadi semacam pidato tertulis. Contoh dari ISO 9001 maupun sistem mutu pendidikan (ISO 21001) pada dasarnya menuntut hasil yang bisa dinilai, bukan hanya niat yang terdengar baik.
Kesalahan Ketujuh, kebijakan dicampur dengan prosedur teknis. Ini sering terjadi karena penyusunnya ingin sekalian lengkap. Akibatnya, Kebijakan SPMI memuat detail langkah kerja, alur administratif, sampai hal-hal teknis yang seharusnya ada di pedoman atau SOP. Hasilnya bukan jadi lebih kuat, malah jadi berat, susah dibaca, dan cepat usang kalau ada perubahan operasional.
Kesalahan Kedelapan, suara kepemimpinan nyaris tidak terasa. Secara formal, dokumen mungkin ditetapkan rektor. Tapi ketika dibaca, terasa sekali bahwa isinya sepenuhnya bahasa teknis unit mutu. Padahal sistem mutu tidak akan bergerak kalau pimpinan hanya hadir di halaman pengesahan. Di banyak sistem manajemen, termasuk ISO, leadership itu inti. Kalau kepemimpinan lemah, dokumen level atas akan terdengar resmi, tapi kosong, tanpa daya.
Kesalahan Kesembilan, hubungan dengan PPEPP tidak tergambar jelas. Dalam konteks Indonesia, ini penting sekali. Banyak kebijakan menyebut PPEPP, tetapi tidak memperlihatkan bagaimana penetapan tersambung ke pelaksanaan, lalu ke evaluasi, pengendalian, dan peningkatan. Akibatnya PPEPP hanya muncul sebagai istilah wajib, bukan sebagai mesin kerja mutu. Padahal justru di sanalah roh sistemnya.
Kesalahan Kesepuluh, dokumen tidak pernah diperbarui secara serius. Ini sering terjadi diam-diam. Dokumen dibuat pada satu momen penting, lalu dibiarkan bertahun-tahun. Sementara organisasi berubah, tuntutan berubah, regulasi berubah, kebutuhan mahasiswa juga berubah. Akhirnya dokumen tetap resmi, tapi tidak lagi relevan. Sistem yang sehat seharusnya berani meninjau ulang dokumentasinya, bukan memeliharanya seperti benda museum.
Kalau diringkas, akar masalahnya bukan semata-mata mutu penulisan. Yang lebih dalam adalah cara berpikirnya. Kebijakan SPMI sering gagal karena diperlakukan sebagai dokumen formal, bukan sebagai penjelas sistem. Terlalu umum untuk memandu, terlalu administratif untuk dipakai, dan terlalu jauh dari proses nyata.
Jadi, kalau sebuah perguruan tinggi sedang merevisi Kebijakan SPMI hari ini, mungkin pertanyaan yang paling berguna bukan “apakah bahasa resminya sudah bagus?” Pertanyaan yang lebih jujur adalah: apakah dokumen ini membantu kampus menjalankan, mengendalikan, dan memperbaiki mutu?
Kalau belum, berarti pekerjaannya memang belum selesai.
Referensi
International Organization for Standardization. (2015). ISO 9001:2015 quality management systems—Requirements. ISO.
International Organization for Standardization. (2025). ISO 21001:2025 educational organizations—Management systems for educational organizations—Requirements with guidance for use. ISO.
Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia. (2025). Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Instagram: @mutupendidikan
