بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Langkah-Langkah Menyusun Kebijakan SPMI: Panduan Teknis untuk Perguruan Tinggi
Oleh:
Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, Mentor Budaya Mutu, SPMI dan ISO 21000
“Kebijakan SPMI tidak cukup disusun rapi. Ia harus ditulis dengan langkah yang benar agar benar-benar bisa dipakai kampus.”
Menyusun Kebijakan SPMI sering kelihatan gampang. Tinggal cari contoh dokumen, ubah nama kampus, sesuaikan beberapa bagian, lalu lanjut ke tahap pengesahan. Di atas kertas, cara seperti itu memang praktis dan cepat. Namun, hasilnya sering terasa datar. Dokumennya jadi, tapi tidak sungguh-sungguh terasa milik kampus sendiri. Dokumen template seperti jatuh dari langit.
Padahal, kalau merujuk pedoman implementasi terbaru, Kebijakan SPMI adalah bagian dari Perangkat SPMI. Di dalamnya ada juga pedoman penerapan siklus PPEPP, standar atau kriteria mutu, dan tata cara pendokumentasian implementasi SPMI. Sementara di level regulasi, SPMI dipahami sebagai rangkaian unsur dan proses yang saling berkaitan untuk menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara otonom. Jadi, sejak awal sebenarnya sudah jelas: dokumen ini bukan sekadar formalitas. Ia dokumen strategis. Ia harus nyambung dengan sistem, dan juga nyambung dengan kampus yang menyusunnya.
Sebelum mulai menulis, ada satu hal yang perlu dibereskan dulu. Tim penyusun harus paham posisi dokumen ini. Kebijakan SPMI itu bukan SOP. Bukan petunjuk teknis. Bukan juga daftar langkah PPEPP. Fungsinya lebih mendasar: memberi arah, memberi kerangka, dan menjelaskan cara kampus memandang penyelenggaraan mutunya.
Supaya lebih gampang dilihat, posisi sederhananya kira-kira seperti ini:
| Komponen Perangkat SPMI | Fungsi Umum |
|---|---|
| Kebijakan SPMI | Memberi arah dan kerangka dasar penyelenggaraan mutu |
| Pedoman Penerapan Siklus PPEPP | Menjelaskan cara penerapan siklus mutu |
| Standar/kriteria/acuan mutu | Menjadi rujukan mutu yang harus dipenuhi atau dikembangkan |
| Tata cara pendokumentasian implementasi SPMI | Menjadi pedoman pencatatan dan pembuktian pelaksanaan SPMI |
Kalau bagian ini sudah dipahami, biasanya tim lebih mudah menahan diri. Tidak semua hal harus dimasukkan ke dalam Kebijakan SPMI. Justru kalau terlalu banyak isi teknis, dokumen ini akan cepat kehilangan bentuknya. Terlalu tebal tetapi tidak praktis.
Langkah berikutnya adalah membentuk tim penyusun. Ini kelihatannya sepele, tapi cukup menentukan. Dokumen level kebijakan tidak ideal kalau dikerjakan oleh unit mutu sendirian. Akan lebih sehat kalau ada unsur pimpinan bidang akademik atau mutu, LPM atau LPMI, perwakilan fakultas atau program studi, dan kalau perlu unsur tata kelola internal. Tidak harus banyak orang. Yang penting ada orang yang paham arah institusi, ada yang paham mutu, dan ada yang paham praktik di lapangan. Tentu ini tidak mudah.
Setelah itu, kumpulkan bahan dasarnya. Jangan langsung menulis. Ini salah satu kebiasaan yang sering bikin dokumen cepat jadi tapi tipis isinya. Sebelum menyusun kalimat, tim perlu membaca dulu visi, misi, tujuan perguruan tinggi, statuta, renstra, struktur organisasi, standar yang sudah dimiliki, dan hasil evaluasi mutu yang relevan. Dua rujukan utama juga harus dibaca betul: Pedoman Implementasi SPMI 2024 dan Permendiktisaintek No. 39 Tahun 2025. Kalau bagian ini dilewati, biasanya dokumen akan terlalu bergantung pada template. Rapi, tapi kurang mengakar.
Sesudah bahan dasar dibaca, baru masuk ke tahap yang sering justru paling menentukan: mengenali misi dan kekhasan perguruan tinggi. Pedoman implementasi menegaskan bahwa penerapan SPMI perlu memperhatikan misi dan kekhasan perguruan tinggi. Ini artinya penting. Kampus tidak diminta menjadi seragam. Kerangkanya memang sama, tapi isi kebijakannya seharusnya tetap terasa sesuai karakter institusinya.
Jadi tim perlu duduk sebentar dan menjawab pertanyaan yang cukup mendasar. Kampus ini ingin dikenal karena apa? Kekuatan utamanya di mana? Mandatnya lebih berat ke vokasi, riset, pengabdian, atau kombinasi tertentu? Pertanyaan semacam ini bukan mengada-ada. Justru di sinilah dokumen mulai punya arah.
Kalau arahnya sudah lebih jelas, susun kerangka dokumennya dulu. Tidak usah langsung masuk ke paragraf penuh. Kerangka sederhana biasanya sudah cukup: pendahuluan, landasan penyusunan, tujuan, ruang lingkup, nilai dasar dan pedoman penyelenggaraan mutu, arah kebijakan, tata kelola, keterkaitan dengan Perangkat SPMI, lalu penutup. Kerangka seperti ini membantu tim menulis dengan lebih tertib. Tidak loncat-loncat.
Di bagian isi, kampus dapat merumuskan asas sebagai nilai dasar dan prinsip sebagai pedoman penyelenggaraan mutu, sepanjang tetap selaras dengan misi, kekhasan, dan Perangkat SPMI yang diatur dalam pedoman implementasi. Saya kira rumusan ini cukup aman. Tidak memaksakan bahwa regulasi mewajibkan bab khusus bernama asas dan prinsip, tetapi tetap memberi ruang bagi kampus untuk menyusun dokumen secara lebih jelas.
Biar lebih sederhana, bisa dibaca seperti ini.
| Unsur | Fungsi | Contoh |
|---|---|---|
| Nilai dasar | Menjadi pijakan dalam penyelenggaraan mutu | akuntabilitas, kualitas, kemanfaatan |
| Pedoman penyelenggaraan mutu | Menjadi arah dalam menjalankan sistem mutu | berbasis proses, berbasis data, berkelanjutan |
Dalam Kebijakan SPMI, yang penting di sini bukan jumlah istilahnya. Malah kalau terlalu banyak, dokumen jadi berat dan kehilangan fokus. Pilih saja yang memang relevan dan mungkin dipakai. Kalau kampus punya orientasi kuat pada dunia kerja, misalnya, unsur kemanfaatan dan relevansi akan terasa lebih hidup. Kalau kampus lebih kuat di riset, pilihan bahasanya juga bisa sedikit berbeda.
Setelah itu, masuk ke bagian yang lebih inti: tujuan, ruang lingkup, dan arah Kebijakan SPMI. Bagian tujuan tidak perlu panjang. Cukup menjelaskan kenapa dokumen ini disusun. Ruang lingkup juga perlu jelas, apakah mencakup pendidikan, penelitian, pengabdian, tata kelola, serta layanan pendukung. Lalu arah kebijakan harus mulai menunjukkan orientasi mutu kampus. Di sini hubungan dengan visi dan misi mestinya mulai terasa, tidak berhenti sebagai hiasan di halaman awal.
Jangan lupa, Kebijakan SPMI bukan dokumen yang berdiri sendiri. Di dalam naskah perlu dijelaskan hubungannya dengan pedoman penerapan siklus PPEPP, dengan standar atau kriteria mutu, dan dengan tata cara pendokumentasian implementasi SPMI. Dari situ pembaca akan paham bahwa Kebijakan SPMI adalah titik arah, bukan seluruh sistem.
Sebelum ditetapkan, draf perlu dibaca ulang dengan kepala dingin. Apakah misinya sudah terasa? Apakah bahasanya terlalu normatif? Apakah terlalu mirip dokumen kampus lain? Apakah ada bagian yang tumpang tindih dengan pedoman atau standar? Pertanyaan-pertanyaan ini penting. Kadang justru dari review sederhana seperti itu, kelemahan dokumen cepat kelihatan.
Tahap akhirnya tentu finalisasi, penetapan, lalu sosialisasi. Banyak dokumen berhenti di penetapan. Padahal kalau tidak dipahami oleh unit yang menjalankan, ia akan kembali jadi arsip. Jadi, setelah sah, dokumen tetap perlu diperkenalkan, dijelaskan, dan dibaca dalam konteks kerja nyata.
Harapannya sebenarnya sederhana. Kebijakan SPMI yang baik tidak lahir dari kebiasaan menyalin. Ia lahir dari proses penyusunan yang serius, jujur membaca konteks, dan cukup sadar pada karakter (keunikan) kampus sendiri. Kalau langkah dasarnya benar, dokumen ini bukan cuma selesai ditulis. Ia lebih mungkin dicintai dan tentu saja diimplementasikan.
Referensi
International Organization for Standardization. (2015). The process approach in ISO 9001:2015. ISO. https://www.iso.org/iso/iso9001_2015_process_approach.pdf
Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. (2024). Pedoman implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bagi perguruan tinggi penyelenggara pendidikan akademik. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. https://kemdiktisaintek.go.id/api/file/humas-production/2024/07/Buku-Pedoman-Implementasi-SPMI-PTA-2024-Direktorat-Pembelajaran-dan-Kemahasiswaan.pdf
Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia. (2025). Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. https://lamdik.or.id/wp-content/uploads/2025/09/salinan-Permendiktisaintek-Nomor-39-Tahun-2025.pdf
Porter, M. E. (1996). What is strategy? Harvard Business Review, 74(6), 61–78.
Instagram: @mutupendidikan
