بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Mendesain Ulang SPMI di Era AI: Apa yang Perlu Ditulis, Dipantau, dan Disederhanakan?
Oleh:
Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, Mentor Budaya Mutu, SPMI dan ISO 21000
“Tidak semua hal dalam SPMI harus ditulis. Di era AI, kampus justru perlu lebih cerdas memilah yang inti dan yang administratif.”
Di Indonesia, banyak perguruan tinggi yang telah menyusun dokumen SPMI. SPMI sering tumbuh dengan satu naluri yang sama: kalau ada persoalan, tulis. Kalau ada tuntutan baru, tambah dokumen atau klausul. Kalau ada evaluasi, buat laporan lagi. Lama-lama sistem mutu menumpuk naskah, tetapi tidak selalu menambah kejernihan.
Padahal, di era AI, masalah utamanya bukan lagi pada banyaknya dokumen. Justru sebaliknya. Saat ini kampus dibanjiri informasi, sinyal, dan perubahan. Kalau semua masalah mutu masih diperlakukan seolah harus ditulis panjang, sistem akan sibuk mencatat, tetapi lambat membaca mana saja yang benar-benar penting dan mana yang perlu segera di respons.
Dalam kondisi ini, saya kira kita perlu menyadari: tidak semua hal dalam SPMI layak dan perlu dijadikan dokumen.
Pedoman Implementasi SPMI sendiri sebenarnya menegaskan bahwa standar seharusnya memuat rasional, isi standar, strategi pencapaian, indikator, dan pihak yang terlibat. Artinya, dokumen mutu semestinya berfungsi sebagai penentu arah dan pengendali, bukan sebagai penumpukan administrasi yang terus membesar.
Masalahnya, dalam praktik, banyak kampus gagal membedakan mana yang strategis dan mana yang teknis. Kebijakan mutu, standar inti, PPEPP, pembagian kewenangan, dan aturan dasar integritas akademik seharusnya memang ditulis. Itu fondasi. Itu jangkar. Tetapi gejala yang berubah cepat, seperti pola keterlambatan umpan balik dosen, anomali nilai, keluhan mahasiswa, atau risiko asesmen, lebih masuk akal dipantau lewat data. Sementara laporan naratif yang isinya berulang dari satu periode ke periode berikutnya, sering kali tidak menambah mutu apa-apa selain tebal map dan lelah administratif.
Disini bisa kita duga, di banyak kampus, energi pengelola mutu habis bukan untuk membaca masalah, melainkan untuk merapikan laporan.
Ini bukan soal orang-orangnya tidak mau bekerja. Mereka semangat. Hanya saja, sistemnya terlalu sering meminta data dan bukti yang berulang, bukan keputusan yang relevan.
Coba bayangkan satu situasi sederhana; sebuah program studi melihat gejala yang sama: tugas mahasiswa makin seragam, argumentasinya masuk akal, tetapi dangkal, dan diskusi kelas melemah. Dalam pola lama, temuan seperti ini bisa saja berakhir menjadi bahan laporan semester. Dibahas saat evaluasi atau saat RTM, dirangkum, lalu masuk berkas. Dalam desain SPMI yang lebih cerdas, gejala seperti itu tidak perlu menunggu laporan panjang. Ia harus muncul di dashboard risiko akademik, dibaca cepat dan langsung memicu tindakan nyata.
Di sinilah gagasan Jay R. Galbraith dalam artikel “Organization Design: An Information Processing View”tahun 1974 menjadi relevan. Galbraith menjelaskan bahwa organisasi harus mendesain cara memproses informasi sesuai tingkat kompleksitas yang dihadapi. Ketika lingkungan makin rumit, organisasi tidak cukup menambah laporan; ia harus mengatur ulang mana informasi yang perlu diformalkan, mana yang cukup dipantau, dan mana yang harus dipercepat menjadi keputusan.
Kalau ditarik ke SPMI, hikmahnya jelas. Yang perlu ditulis adalah yang bersifat inti: kebijakan mutu, standar inti, batas kewenangan, dan aturan dasar. Yang perlu dipantau adalah gejala yang bergerak cepat, terutama risiko akademik. Yang perlu disederhanakan adalah kebiasaan membuat laporan naratif berulang yang tidak sungguh-sungguh dipakai untuk bertindak.
Jadi, mendesain ulang SPMI di era AI bukan berarti membuang dokumen. Bukan juga memindahkan semua hal ke dashboard. Yang dibutuhkan adalah keberanian menetapkan prioritas.
Dan keberanian itu, jujur saja, harus dimulai dari pimpinan.
Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
