بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Cara Menulis Kebijakan SPMI yang Benar:
Pendekatan Process Approach untuk Perguruan Tinggi
Oleh:
Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, Mentor Budaya Mutu, SPMI dan ISO 21000
“Kebijakan SPMI yang baik bukan yang paling tebal, tapi yang paling mampu menunjukkan arah mutu kampus secara nyata.”
Banyak perguruan tinggi saat ini sudah punya Kebijakan SPMI. Dokumennya ada, ditandatangani, disahkan, disimpan rapi. Bila diperlukan, bisa langsung ditunjukkan saat audit atau akreditasi. Secara formal, terlihat lengkap, semuanya baik-baik saja.
Masalahnya, dokumen yang “ada” belum tentu dokumen yang “berfungsi”, yang “bekerja”.
Di banyak kampus, Kebijakan SPMI memang hadir sebagai bagian penting dari tata kelola mutu. Namun, bila diperhatikan dan dibaca dengan teliti, sering terasa ada yang kurang. Dokumen itu menjelaskan komitmen, menjelaskan tujuan, kadang juga memuat istilah-istilah (definisi) yang terdengar meyakinkan. Namun, ketika dipakai untuk membaca arah mutu kampus, fungsinya mulai menipis. Ia lebih mirip dokumen pengantar daripada panduan mutu yang operasional.
Jadi, di sinilah persoalan utamanya. Kebijakan SPMI terlalu sering ditulis sebagai dokumen formal yang harus ada, bukan sebagai dokumen hidup yang membantu perguruan tinggi memahami cara kerja sistem mutunya sendiri.
Bila sejak awal posisinya sudah seperti itu, maka tidak terlalu sulit untuk ditebak. Dokumen memang ada dan sah. Bisa dipresentasikan. Bisa ditunjukkan saat ada pemeriksaan. Tetapi belum tentu menolong pimpinan, unit mutu, fakultas, atau program studi untuk melihat satu hal yang justru paling penting: mutu ini sebenarnya dijalankan dengan logika apa, dan sedang diarahkan ke mana.
Padahal mutu tidak bergerak lewat kalimat-kalimat umum. Mutu bergerak lewat proses.
Karena itu, pendekatan process approach sangat penting kalau kita ingin menulis Kebijakan SPMI dengan poweful. Pendekatan ini mengingatkan hal yang sering terlupakan: perguruan tinggi bukan sekadar kumpulan unit, jabatan, dan dokumen, tetapi jaringan proses yang saling berhubungan. Pembelajaran berhubungan dengan kurikulum, kurikulum berhubungan dengan evaluasi, evaluasi berhubungan dengan perbaikan, perbaikan berhubungan lagi dengan pengambilan keputusan. Begitu seterusnya.
Bila logika ini dipakai, maka Kebijakan SPMI tidak cukup diisi dengan kalimat normatif tentang komitmen mutu dan peningkatan berkelanjutan. Itu perlu dan penting, tapi tidak cukup. Dokumen itu harus bisa membantu pembaca memahami bagaimana proses-proses mutu saling bertemu, saling memengaruhi, dan membentuk arah institusi.
Jadi, ukuran dokumen yang baik bukan terutama pada tebalnya. Justru orang tidak suka membaca dokumen tebal. Juga bukan pada banyaknya istilah (definisi) yang berhasil dikumpulkan. Yang lebih mendasar justru ini: apakah setelah membaca dokumen, unit kerja jadi lebih paham bagaimana mutu di kampus dijalankan?
Kalau jawabannya banyak yang belum paham, ada kemungkinan dokumennya terlalu sibuk menjelaskan hal-hal umum, namun belum benar-benar menjelaskan sistem dan proses.
Ada kawan yang bertanya bagaimana mengisi bagian asas dan prinsip? bagian asas dan prinsip memang sangat penting. Sayangnya, dua bagian ini juga sering ditulis seadanya. Banyak cuga yang copy paste dari kampus lain. Secara administratif mungkin aman. Tapi secara substantif, cara berisiko dan terlalu dangkal.
Asas seharusnya dipahami sebagai fondasi nilai. Ia menjelaskan apa yang dijunjung oleh perguruan tinggi dalam mengelola mutu. Misalnya akuntabilitas, kualitas, kemanfaatan, transparansi, atau otonomi. Bagian ini penting karena mutu bukan hanya soal target dan indikator. Mutu juga perlu punya pijakan nilai. Kampus ingin menjaga apa, dan tidak mau kehilangan apa.
Pilihan asas apa yang perlu dipakai? Nanti kita bahas.
Sementara prinsip lebih dekat ke cara berpikir. Ia bukan sekadar daftar istilah teknis, melainkan penjelasan tentang pendekatan yang dipilih kampus dalam menjalankan sistem mutunya. Misalnya berbasis proses, berbasis data, berorientasi pada pemangku kepentingan, perbaikan berkelanjutan, atau kontekstual sesuai kekhasan institusi.
Kalau mau kita sederhanakan: asas memberi fondasi nilai, prinsip memberi arah operasional.
Problemnya, tidak semua kampus sadar bahwa asas dan prinsip ini seharusnya dipilih, bukan sekadar dicantumkan.Pilih yang sesuai dengan visi misi dan positioning kampus.
Menurut saya, ini bagian yang sangat menentukan. Perguruan tinggi tidak perlu merasa wajib memakai rumusan asas dan prinsip yang sama persis dengan kampus lain. Yang lebih penting adalah relevansinya dengan visi, misi, dan posisi strategis institusi itu sendiri. Kalau kampus punya mandat yang berbeda, sangat wajar bila penekanan mutunya juga berbeda.
Misalnya kampus vokasi, masuk akal bila lebih menonjolkan kemanfaatan, relevansi, dan keterhubungan dengan kebutuhan dunia kerja.
Kampus riset bisa saja memberi tekanan lebih besar pada mutu akademik, penggunaan data dan bukti, serta hubungan yang kuat antara pendidikan dan penelitian.
Kampus yang membawa mandat pemberdayaan masyarakat mungkin lebih tepat menonjolkan relevansi sosial, partisipasi, dan konteks lokal.
Visi dan misi kampus tidak cukup hanya diletakkan di halaman pembuka, lalu ditinggalkan begitu saja. Visi dan misi harus masuk ke dalam cara kampus memilih asasnya, memilih prinsipnya, lalu merumuskan arah mutu yang ingin dibangun. Kalau tidak, asas dan prinsip hanya template. Kebijakan SPMI akan mudah jatuh menjadi dokumen yang generik: aman, rapi, resmi, tetapi datar.
Dokumen generik biasanya memang terasa nyaman. Tidak banyak yang mempersoalkan. Bahasanya netral. Susunannya familiar. Tapi karena terlalu aman, ia sering tidak cukup kuat untuk memimpin. Semua terdengar penting, semua seolah-olah prioritas. Padahal kampus yang sehat justru perlu tahu nilai apa yang perlu diprioritaskan. Asas dan prinsip yang betul-betul bisa memimpin lebih serius.
Oleh sebab itu, menulis Kebijakan SPMI yang benar bukan soal format. Bukan soal siapa yang paling pandai merangkai kalimat indah. Yang lebih penting adalah kekuatan konsep dan kejernihan berpikir. Kampus ini ingin menjaga mutu seperti apa? Proses apa yang paling menentukan? Nilai apa yang tidak boleh hilang? Dan prinsip apa yang paling cocok dengan jati dirinya? Adakah kearifan lokal yang bisa diintegrasikan?
Pertanyaan-pertanyaan itu mungkin tidak mudah dijawab. Tapi justru dari sanalah dokumen yang hidup biasanya lahir.
Sebagai penutup, Kebijakan SPMI yang baik bukan dokumen yang “sekadar ada”, “sekedar punya”, “sekadar lengkap”, atau “sekadar sah”. Ia harus powerful. Ia harus bisa dipahami, dipakai, dan membantu perguruan tinggi membaca arahnya sendiri. Bila Kebijakan SPMI mampu melakukan itu, barulah ia punya fungsi yang otentik. Bukan hanya arsip institusi.
Referensi
International Organization for Standardization. (2015). The process approach in ISO 9001:2015. ISO. https://www.iso.org/iso/iso9001_2015_process_approach.pdf
Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. (2024). Pedoman implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bagi perguruan tinggi penyelenggara pendidikan akademik. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. https://kemdiktisaintek.go.id/api/file/humas-production/2024/07/Buku-Pedoman-Implementasi-SPMI-PTA-2024-Direktorat-Pembelajaran-dan-Kemahasiswaan.pdf
Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia. (2025). Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. https://lamdik.or.id/wp-content/uploads/2025/09/salinan-Permendiktisaintek-Nomor-39-Tahun-2025.pdf
Porter, M. E. (1996). What is strategy? Harvard Business Review, 74(6), 61–78.
Instagram: @mutupendidikan
