SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

24Sep 0

SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Pendahuluan

Di era digital atau yang dikenal sebagai era BANI, kecepatan komunikasi menjadi faktor penting dalam mendukung operasional organisasi, termasuk perguruan tinggi. BANI menggambarkan lingkungan yang rapuh, gelisah, non-linier, dan sulit dipahami, sehingga menuntut organisasi untuk dapat beradaptasi dengan cepat. Dalam situasi seperti ini, kecepatan dalam menyampaikan dan menerima informasi sangat penting agar organisasi tetap dapat berjalan efektif, efisien dan responsif.

Dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi, kecepatan informasi memainkan peran penting di setiap tahapan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan standar). Dengan respons yang cepat dan tepat, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa setiap tahap SPMI berjalan sesuai rencana, serta mampu melakukan peningkatan secara terus-menerus untuk mencapai mutu yang lebih baik.

Penggunaan email dan WhatsApp sebagai media komunikasi di perguruan tinggi sudah cukup meluas. Kedua platform ini sering digunakan untuk bertukar informasi secara cepat antara unit kerja dan individu di dalam organisasi. Respons yang cepat di email dan WhatsApp menjadi sangat penting dalam menjaga kelancaran siklus SPMI, memastikan setiap tugas dan keputusan berjalan sesuai rencana.

Namun, untuk individu-individu tertentu, kebiasaan yang lambat merespons pesan digital dapat menjadi hambatan serius. Ketika pesan tidak direspon dengan cepat, proses dalam PPEPP, seperti penetapan standar SPMI, akan terkendala jadwal penyusunannya. Akibatnya, kelancaran dan efektivitas pelaksanaan penjaminan mutu di perguruan tinggi dapat terganggu secara signifikan.

Baca juga: Transformatif SPMI: Kunci Bertahan di Era BANI

Kecepatan: Kunci Kesuksesan

Ron Ashkenas, dalam Management: How to Loosen Organizational Boundaries (Journal of Business Strategy) menekankan pentingnya kecepatan sebagai salah satu kunci kesuksesan organisasi.

Kecepatan sangat relevan dalam konteks perguruan tinggi, terutama ketika terkait dengan respons terhadap pesan di platform digital seperti email dan WhatsApp. Dalam dunia akademik yang dinamis, respons cepat terhadap informasi menjadi penting untuk menjaga efektivitas operasional.

Email dan WhatsApp tidak hanya memfasilitasi pertukaran informasi antar individu dan unit kerja dalam perguruan tinggi, tetapi juga membantu memastikan setiap tahapan dalam siklus PPEPP berjalan sesuai rencana. Setiap tahapan, mulai dari penetapan standar hingga peningkatan standar, membutuhkan respons yang cepat dan tepat agar proses penjaminan mutu tidak terhambat.

Keterlambatan dalam merespons pesan, baik melalui email maupun WhatsApp, dapat menimbulkan penundaan yang signifikan dalam pelaksanaan standar dan pengendalian standar. Ketika individu atau tim tidak merespons pesan tepat waktu, tugas yang seharusnya segera ditindaklanjuti menjadi terhambat, dan ini dapat berdampak langsung pada efektivitas SPMI di perguruan tinggi.

WhatsApp dan Email: Alat Decision Making?

Kecepatan merespons pesan digital, terutama email dan WhatsApp, menjadi sangat penting dalam setiap tahap PPEPP. Pada tahap Penetapan standar, keputusan terkait kebijakan mutu sering kali memerlukan persetujuan lintas unit yang mungkin disampaikan melalui email. Jika email yang berisi “konfirmasi” atau “masukan penting” terlambat direspon, proses penetapan kebijakan bisa terhambat dan mengganggu kelancaran tahapan berikutnya.

Pada tahap Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI, pengumpulan data dari berbagai unit harus dilakukan dengan cepat agar analisis bisa segera dilakukan. Respons yang lambat terhadap pesan-pesan elektronik yang meminta data evaluasi dapat menunda proses analisis tersebut. Akibatnya, tindakan perbaikan yang seharusnya segera dilakukan juga akan tertunda.

WhatsApp, meskipun sering dianggap sebagai platform komunikasi informal, kini menjadi alat penting untuk koordinasi dalam banyak konteks, termasuk di pendidikan tinggi. Kemampuan WA dalam menyampaikan pesan instan menjadikannya sangat berguna untuk pengambilan keputusan cepat. Oleh karena itu, lambat merespons pesan WhatsApp dalam perguruan tinggi dapat berpengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektivitas implementasi PPEPP.

Baca juga: Penguatan SPMI melalui Komunikasi Internal Perguruan Tinggi

“Fast Respon”: Cermin Komitmen?

Kecepatan merespons pesan email dan WhatsApp berhubungan erat dengan budaya organisasi (quality culture). Perguruan tinggi yang mendorong respons cepat menunjukkan bahwa mereka menghargai efisiensi dan waktu. Ini cermin komitmen mereka terhadap mutu dan kelancaran operasional.

Sebaliknya, jika individu dalam organisasi terbiasa menunda merespons, dan terjadi “pembiaran”, hal ini mencerminkan kurangnya perhatian organisasi terhadap mutu pendidikan. Penundaan bisa mengganggu alur kerja dan menghambat koordinasi, yang pada akhirnya berdampak pada penurunan mutu pekerjaan.

Organisasi yang responsif, lebih mampu menjaga reputasi mutu dan mampu mencapai target operasional standar dengan lebih baik.

Membangun Budaya Speed

Untuk membangun budaya organisasi yang mendukung respons cepat terhadap pesan digital, perguruan tinggi perlu menetapkan standar waktu respons yang jelas dan dapat diukur. Misalnya kebijakan setiap pesan yang membutuhkan tindakan segera harus direspon maksimal 1-2 jam agar tidak menghambat alur kerja.

Pesan yang tidak mendesak, organisasi dapat membuat kebijakan boleh dijawab dalam maksimal 12 jam. Dengan demikian, setiap pesan memiliki prioritas yang jelas dan ditangani sesuai tingkat kepentingannya. Konsisten kebijakan ini membantu menjaga keteraturan dan meminimalkan penundaan dalam proses komunikasi.

Selain itu, pelatihan time management (manajemen waktu) bagi staf karyawan dan dosen sangat diperlukan. Pelatihan ini membantu mereka mengelola pesan digital yang terus meningkat tanpa mengorbankan efisiensi kerja. Dengan keterampilan manajemen waktu yang baik, individu dapat merespons pesan dengan lebih cepat dan efektif. Ada banyak aplikasi project management yang dapat digunakan seperti trello, manday.com dan lain sebagainya.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Sebagai penegasan akhir, SPMI membutuhkan kecepatan, bukan “slow respon.”

Kecepatan dalam merespons pesan email, WhatsApp atau aplikasi lain, menjadi kunci utama untuk memastikan keberhasilan implementasi PPEPP di perguruan tinggi. Respons cepat memastikan bahwa setiap tahap dalam siklus PPEPP berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Kebiasaan lambat merespons pesan digital dapat menjadi problem serius bagi tercapainya standar mutu yang diinginkan.

Penundaan dalam komunikasi bisa memperlambat pengambilan keputusan, menghambat perbaikan, dan merusak efektivitas penjaminan mutu di perguruan tinggi.

Dengan membangun budaya “fast respon“, perguruan tinggi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Teknologi yang tepat, seperti fitur prioritas di email atau WhatsApp, juga harus dimanfaatkan untuk mendukung kelancaran komunikasi dan mencegah keterlambatan.

Penetapan standar komunikasi yang jelas akan memperkuat sistem penjaminan mutu. Ini akan memastikan bahwa siklus PPEPP berjalan efektif, mendukung peningkatan mutu secara berkelanjutan, dan memperkuat reputasi perguruan tinggi. Stay Relevant!

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan