Penguatan SPMI melalui Komunikasi Internal Perguruan Tinggi

3Aug 0

Penguatan SPMI melalui Komunikasi Internal Perguruan Tinggi

Pendahuluan

Peningkatan mutu pendidikan di perguruan tinggi merupakan salah satu prioritas utama dalam menghadapi tantangan globalisasi dan perkembangan teknologi yang cepat.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), dengan siklus PPEPPnya, menjadi instrumen vital dalam memastikan bahwa seluruh proses pendidikan memenuhi standar yang ditetapkan.

Namun, perlu diingat bahwa keberhasilan SPMI sangat bergantung pada efektivitas komunikasi internal yang dibangun dalam organisasi.

Komunikasi internal yang baik memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami visi, tujuan, kebijakan, standar dan prosedur yang ditetapkan, serta berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaannya.

Konsep Dasar SPMI

SPMI adalah sistem yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Siklus utama SPMI dikenal dengan PPEPP yaitu:

Penetapan Standar: Penetapan kebijakan SPMI dan standar SPMI yang jelas dan terukur.
Pelaksanaan Standar: Implementasi kebijakan, standar SPMI dan prosedur untuk mencapai target-target yang telah ditetapkan.
Evaluasi Pelaksanaan Standar: Pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan untuk memastikan pencapaian target-target standar SPMI.
Pengendalian Pelaksanaan Standar: Tindakan korektif dan preventif untuk memastikan pencapaian target-target standar SPMI dan mengatasi penyimpangan.
Peningkatan Standar: Upaya berkelanjutan untuk meningkatkan standar SPMI melalui inovasi dan perubahan.

Pentingnya Komunikasi Internal

Komunikasi internal yang efektif adalah hal yang sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Melalui komunikasi internal, informasi mengenai kebijakan, standar, dan prosedur mutu dapat disebarkan dengan jelas dan merata kepada seluruh anggota organisasi.

Berikut beberapa alasan utama pentingnya komunikasi internal dalam SPMI:

Meningkatkan Pemahaman: Memastikan bahwa seluruh anggota organisasi memahami tujuan, standar dan prosedur SPMI.
Mendorong Keterlibatan: Mengajak semua pihak untuk peduli dan terlibat aktif dalam proses penjaminan mutu.
Memfasilitasi Kolaborasi: Mendorong kerja sama antara berbagai unit kerja /departemen di perguruan tinggi.
Mengidentifikasi dan Mengatasi Masalah: Memungkinkan deteksi dini terhadap masalah dan penyimpangan, serta penerapan tindakan korektif / preventif yang tepat.
Mendorong Peningkatan Berkelanjutan: Menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan (kaizen) melalui umpan balik dan inovasi.

Bentuk dan Strategi Komunikasi Internal

Dalam rangka mempromosikan pelaksanaan siklus PPEPP, berikut diuraikan contoh-contoh penggunaan media komunikasi internal perguruan tinggi:

1. Memo dan Email

Contoh: Pemanfaatan memo dan email untuk menyampaikan informasi penting mengenai kebijakan mutu baru, perubahan prosedur, atau hasil audit mutu. Informasi yang disampaikan harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh seluruh anggota organisasi.

2. Rapat (Meeting)

Contoh: Mengadakan rapat rutin dengan “agenda khusus” mengenai penjaminan mutu. Rapat ini dapat melibatkan pimpinan, dosen, dan staf administrasi untuk membahas pencapaian, tantangan, dan langkah-langkah peningkatan mutu. Tinjauan manajemen atau RTM, juga dapat dilakukan rutin setiap bulan, karena kecepatan dalam melakukan upaya tindak lanjut adalah hal yang sangat penting.

3. Newsletter Internal

Contoh: Menerbitkan newsletter internal secara berkala yang berisi berita, pengumuman, dan informasi penting mengenai kegiatan dan pencapaian SPMI. Newsletter ini dapat didistribusikan dalam bentuk cetak maupun elektronik. Informasi singkat bila disampaikan secara terus menerus tentu akan berdampak besar dikemudian hari.

4. Papan Pengumuman (Bulletin Board)

Contoh: Menggunakan papan pengumuman di lokasi strategis untuk menyampaikan informasi terbaru mengenai kebijakan, standar dan prosedur SPMI. Papan pengumuman harus mudah diakses dan selalu diperbarui. Papan pengumuman dapat diletakkan di lorong kampus, di ruang dosen dan karyawan atau ditempat tempat yang strategis.

5. Intranet dan Internet

Contoh: Memanfaatkan intranet untuk menyediakan akses mudah ke dokumen, kebijakan, standar dan prosedur SPMI. Intranet juga dapat digunakan untuk berbagi hasil evaluasi dan laporan kinerja secara transparan.

Sistem informasi SPMI juga dapat disajikan dalam bentuk website khusus yang bisa diakses dari manapun. Untuk menjaga kerahasiaan dokumen, pengguna dapat mengunakan password khusus untuk akses informasi SPMI.

6. Pesan Instan WA, SMS, Telegram dan lainnya.

Contoh: Menggunakan platform pesan instan seperti SMS, WA, Line, Trello atau Microsoft Teams untuk komunikasi cepat dan kolaborasi antara tim penjaminan mutu dan anggota organisasi lainnya. Pesan instan memungkinkan respons cepat terhadap berbagai pertanyaan dan masalah yang muncul.

7. Laporan (Reports)

Contoh: Menyusun laporan berkala mengenai kemajuan kinerja penjaminan mutu dan menyebarkannya kepada seluruh anggota organisasi. Laporan ini harus mencakup analisis pencapaian, kendala yang dihadapi, dan rekomendasi perbaikan. Dengan berbagi laporan secara rutin, anggota organisasi dapat update tentang kondisi organisasi terbaru.

8. Presentasi

Contoh: Mengadakan presentasi untuk menyampaikan hasil evaluasi (monev, audit) dan rencana peningkatan mutu kepada seluruh anggota organisasi. Presentasi ini dapat dilakukan dalam rapat besar atau melalui webinar. Buat slide presentasi yang menarik dan mudah dipahami sehingga meningkatkan gairah dan semangat semua anggota organisasi.

9. Survei dan Kuesioner

Contoh: Melakukan survei, wawancara dan kuesioner untuk mengumpulkan umpan balik dari dosen, staf, dan mahasiswa mengenai efektivitas kebijakan, standar dan prosedur mutu. Hasil survei digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merencanakan perbaikan. Input (masukan) untuk bahan Tinjauan manajemen (RTM) perlu dilengkapi dengan hasil survey yang valid dan reliable.

10. Video dan Webinar

Contoh: Membuat konten video dan menyelenggarakan webinar untuk pelatihan dan penyebaran informasi mengenai SPMI dan budaya mutu. Media ini efektif untuk menjangkau anggota organisasi yang tidak dapat menghadiri rapat secara langsung. file Video dapat diletakan di penyimpanan cloud internal atau di media sosial seperti youtube.

11. Forum Diskusi

Contoh: Membentuk forum diskusi offline dan online di mana anggota organisasi dapat berbagi ide, bertanya, dan mendiskusikan isu-isu terkait penjaminan mutu. Forum ini memfasilitasi komunikasi yang terbuka dan kolaboratif. Forum diskusi ini dapat berbentu WA Group dan sejenisnya.

12. Konten Media Sosial

Contoh: Pembuatan konten-konten rutin melalui media sosial seperti Instagram, Facebook, Youtube, Tiktok dan lainnya. Konten dibuat untuk promosi kepada segenap stakeholder bahwa institusi telah berhasil membangun budaya mutu yang berkesinambungan.

13. Pembuatan Buku Saku

Institusi juga dapat membuat buku saku kecil yang berisi komitmen dan tips-tips sederhana terkait SPMI, buku saku wajib dibawa ke kantor sehingga sering dipakai untuk acuan kerja anggota organisasi.

Penutup

Penguatan SPMI melalui komunikasi internal menawarkan pendekatan yang komprehensif untuk memastikan bahwa seluruh anggota organisasi (pimpinan, dosen dan karyawan) memahami dan berkontribusi dalam proses penjaminan mutu.

Dengan memanfaatkan berbagai bentuk media dan strategi komunikasi internal, perguruan tinggi dapat menciptakan lingkungan yang kondusif untuk mendukung peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan (kaizen).

Komunikasi yang efektif tidak hanya meningkatkan efektivitas, efisiensi dan koordinasi, tetapi juga membangun budaya organisasi yang berfokus pada mutu dan inovasi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan