Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
AMAI
1 Apr
0
SPMI dan Audit Kepatuhan
SPMI dan Audit Kepatuhan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Untuk dapat mengimplementasikan SPMI dengan baik, perlu dilakukan kegiatan evaluasi. Salah satu bentuk evaluasi disini adalah kegiatan audit mutu internal (AMI). Ada dua jenis audit dalam AMI yaitu audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan atau audit kepatuhan.
Audit kepatuhan adalah jenis audit yang bertujuan untuk memeriksa & mengevaluasi apakah lembaga pendidikan (pelaksana SPMI) telah mematuhi semua kebijakan, peraturan, hukum, dan standar yang berlaku.
Audit kepatuhan dilaksanakan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan tersebut menjalankan roda organisasi dengan benar dan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh ketentuan regulasi yang berlaku.
Secara garis besar, audit kepatuhan melibatkan sejumlah aktivitas para auditor, seperti:
- Analisis Data: Menganalisis data & informasi yang diperoleh selama proses audit untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Data dikumpulkan dari dokumen-dokumen SPMI yang ada.
- Pemeriksaan Dokumen: Pemeriksaan dokumen dan catatan lembaga terkait kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Dokumen yang diperiksa diantaranya kebijakan SPMI, manual PPEPP, standar SPMI dan formulir-formulir. Catatan yang diperiksa dapat berbentuk arsip-arsip / catatan mutu / rekaman / atau record dll.
- Wawancara: Wawancara dapat dilakukan untuk menggali data dari auditee. Wawancara dilakukan dengan manajemen (pimpinan lembaga), kepala unit kerja dan pihak terkait lainnya. Wawancara dilakukan untuk memahami implementasi dokumen SPMI dan pemahaman pelaksana terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Pengamatan: Pengamatan langsung terhadap aktivitas dan proses yang terkait dengan standar, peraturan dan regulasi yang berlaku. Auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses-proses dan layanan pendidikan yang menjadi tanggung jawab mereka.
- Menyusun Laporan AMI: Setelah dilakukan audit kepatuhan, dan menerbitkan PTK (permintaan tindakan korektif) bila ada penyimpangan maka auditor menyusun laporan AMI. Laporan AMI berisi ringkasan temuan positif (praktek baik), ringkasan temuan negatif (Ketidaksesuaian), rencana perbaikan, rekomendasi dan kesimpulan.
Tujuan dari audit kepatuhan adalah untuk memastikan bahwa lembaga telah menjalankan roda organisasi dengan benar. Lembaga telah menjalankan organisasi sesuai dengan standar, aturan & regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan membantu lembaga untuk mencegah risiko dan sanksi yang mungkin muncul bila mereka melanggar peraturan atau regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan juga membantu lembaga pendidikan untuk meningkatkan kinerja sistem penjaminan mutu internal (SPMI), sehingga dapat memastikan pencapaian target mutu pendidikan yang ingin diraih. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tentu saja semua auditor bercita-cita ingin menjadi auditor ideal yang baik, yaitu auditor yang benar-benar dapat memberi nilai tambah bagi lembaga pendidikan yang mengelola SPMI (sistem penjaminan mutu internal).
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu para auditor SPMI untuk menjadi lebih baik:
- Pemahaman Tentang AMI dan SPMI: Seorang auditor harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang AMI (audit mutu internal), dan pernah mengikuti pelatihan tentang AMI. Seorang auditor SPMI juga wajib memiliki pemahaman yang komprehensif tentang SPMI dan pernah mengikuti pelatihan SPMI.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor wajib memiliki keterampilan komunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk mendengarkan dengan teliti (listening skills) dan mengajukan pertanyaan yang relevan. Seorang auditor yang handal juga harus mampu mengkomunikasikan hasil temuan audit dengan jelas dan diplomatis kepada para stakeholder.
- Analisis dan Kritis: Seorang auditor SPMI harus mampu melakukan analisis yang mendalam terhadap fakta-fakta dan bukti yang dikumpulkan saat proses audit. Dengan kejelian melihat hubungan sebab akibat, auditor akan dapat mengambil kesimpulan yang tepat dan relevan.
- Keterampilan Manajerial: Seorang auditor juga perlu memiliki keterampilan manajerial dan keorganisasian yang baik. Keterampilan membuat perencanaan audit yang efektif, mengatur jadwal dan anggota tim audit, serta mengelola sumber daya (resources) yang tersedia dengan efisien.
- Objektif dan Independen: Auditor harus mampu mempertahankan temuan-temuannya secara objektivitas dan independen, tidak dipengaruhi oleh pihak lain dan hanya fokus berkonsentrasi pada fakta dan bukti yang ada.
- Berpikir Out-of-The-Box: Seorang auditor harus mampu berpikir out-of-the-box, yakni mampu melihat masalah dari berbagai sudut pandang yang ada. Auditor dapat memberi rekomendasi yang kreatif untuk segala problematik yang dihadapi.
- Pengembangan Diri: Seorang auditor perlu terus belajar dan mengikuti program mengembangkan diri (self development). Terus update ilmu-ilmu baru dan mengikuti pelatihan yang relevan.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menjadi Auditor SPMI. Dengan mengikuti tips diatas, InsyaAllah seseorang auditor dapat maju dan berkembang. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Kriteria Auditor SPMI
Kriteria Auditor SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Auditor Mutu Internal (AMI) adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan audit atau pemeriksaan internal secara independen pada sistem manajemen mutu suatu lembaga, hal ini dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi efektivitas sistem tersebut dan memberikan rekomendasi perbaikan bila diperlukan.
Dalam SPMI, salah satu manual penting adalah manual PPEPP (penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan). Manual ini berfungsi menjadi acuan untuk peningkatan standar SPMI. Salah satu manual PPEPP yang ke 3, adalah manual evaluasi standar SPMI, bentuk kegiatan evaluasi salah satunya adalah AMI.
Pelaksana AMI adalah para auditor, tentu saja agar proses AMI dapat berjalan optimal, perlu ada tim auditor yang kompeten. Bagaimana kriteria auditor SPMI yang kompeten?
Kriteria Auditor SPMI
Seorang auditor SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perlu memenuhi beberapa kriteria diantaranya:
- Memahami SPMI: Seorang auditor SPMI wajib memahami dan menguasai konsep dan prinsip SPMI serta dokumen yang berlaku di bidang tersebut. Dalam perguruan tinggi, dokumen SPMI meliputi: Kebijakan SPMI, manual SPMI, standar SPMI dan formulir SPMI.
- Mengenal Lingkungan Internal dan Eksternal: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memahami konsep evaluasi diri (SWOT Analysis). Memahami perubahan lingkungan yang sangat bergejolak. Memahami situasi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity). Memahami strategi bisnis, visi-misi, konteks kompetisi, kegiatan, dan proses yang ada di lembaga pendidikan.
- Kompetensi Audit: Seorang auditor bidang SPMI, wajib memiliki keterampilan audit dan mampu menerapkan metode audit yang tepat untuk memeriksa efektivitas SPMI. Memiliki pengetahuan, afeksi dan keterampilan sebagai auditor. Memiliki kecerdasan emosional yang baik untuk berinteraksi dengan orang lain.
- Integritas & Etika: Seorang auditor SPMI wajib mematuhi standar etika & standar profesionalisme yang tinggi serta memiliki integritas yang dijunjung tinggi.
- Keterampilan Analitis: Seorang auditor SPMI yang baik wajib mampu menganalisis data, informasi dan dokumen terkait dengan SPMI. Seorang auditor yang baik wajib memiliki keterampilan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar SPMI dan efektivitasnya.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memiliki keterampilan komunikasi & keterampilan sosial yang baik. Hal ini penting untuk dapat mengkomunikasikan temuan audit dan rekomendasi kepada manajemen, auditee dan pihak-pihak terkait lainnya.
Demikian uraian singkat tentang Kriteria Auditor SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Tips Menyusun Rencana Audit
Tips Menyusun Rencana Audit
Agar pelaksanaan AMI (audit mutu internal) dapat berjalan optimal, tentu saja perlu perencanaan yang matang pula. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Berikut adalah beberapa kiat dan langkah dalam menyusun perencanaan AMI yang baik:
- Tetapkan Ruang Lingkup: Tetapkan ruang lingkup audit, yaitu area-area atau departemen atau fakultas mana yang akan diaudit. Rencanakan jenis audit yang akan dilakukan, serta standar atau persyaratan mana saja yang akan digunakan.
- Tetapkan Tujuan & Sasaran Audit: Tujuan dan sasaran audit harus ditetapkan secara jelas, terukur dan spesifik sehingga proses AMI dapat menghasilkan manfaat yang optimal. Tujuan dan sasaran AMI harus mengacu pada hasil evaluasi diri (SWOT), visi misi, rencana strategi (renstra), dan harus relevan dengan ruang lingkup audit.
- Tetapkan Anggota Tim Audit: Tetapkan siapa saja tim audit yang akan ditugaskan. Tim audit harus terdiri dari para auditor yang kompeten dan memiliki pengalaman di bidang audit. Mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan audit secara profesional dan objektif. Mereka juga harus punya minat, waktu dan motivasi untuk melakukan audit.
- Tetapkan Jadwal Audit: Susun jadwal audit yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Pelaksanaan AMI harus mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas. Pertimbangkan waktu yang tepat untuk melakukan audit, sehingga tidak mengganggu proses belajar mengajar di kampus, sekolah dan madrasah. Frekuensi audit juga tidak harus sama antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, pergunakan konsep Manajemen Risiko untuk menetapkan jadwal AMI.
- Persiapan Awal: Persiapan awal meliputi pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan audit. Data yang diperlukan dapat berbentuk dokumen SPMI seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir. Selain itu auditor juga dapat mengumpulkan data-data historis seperti arsip, catatan mutu, record, rekaman dll. Setelah mendapatkan dokumen-dokumen tersebut, auditor melakukan audit sistem atau desk evaluation, outputnya berupa daftar pertanyaan (checklist) dan kuesioner.
- Rencana Audit Lapangan (visitasi): Audit visitasi dilakukan dengan mengikuti rencana audit yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan bukti dan data-data yang cukup untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai persyaratan standar SPMI.
- Menganalisis Temuan: Auditor perlu mengevaluasi temuan audit yang diperoleh. Temuan dapat berbentuk praktek baik (best practice) bila standar SPMI dapat dicapai atau dilampaui. Selain temuan positif, ada pula temuan negatif, yaitu penyimpangan dari kebijakan, standar-standar atau prosedur yang telah ditetapkan.
- Rencana Tindakan Perbaikan: Setelah proses audit selesai, tim auditor harus menganalisis jenis temuan dan membuat laporan AMI. Lembaga harus memperbaiki temuan-temuan negatif yang diperoleh selama audit dan mengembangkan rencana tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Temuan audit ditulis dalam formulir PTK (permintaan tindakan korektif), yang selanjutnya diserahkan kepada auditee untuk segera dilakukan tindakan perbaikan.
- Tindakan Perbaikan: Lembaga harus memantau kemajuan tindakan perbaikan dan memastikan bahwa masalah (temuan audit) telah diselesaikan dengan benar. Auditor dapat melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan efektif.
- Laporan Hasil Audit: Setelah proses SMI selesai, auditor harus membuat laporan audit yang berisi hasil audit & rekomendasi untuk perbaikan. Laporan audit harus dibuat dengan jelas dan disampaikan kepada manajemen organisasi. Isi laporan audit, setidaknya berisi:
- lingkup audit,
- tujuan audit,
- jadwal auditor,
- nama-nama tim auditor,
- nama-nama auditee,
- ringkasan temuan positif dan negatif,
- rencana perbaikan dan rekomendasi.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Rencana Audit, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
17 Sep
0
Jenis Temuan dalam Audit
Jenis Temuan dalam Audit
Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Lembaga Pendidikan diwajibkan menjalankan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI). Ketika menjalankan tugas audit, seringkali auditor mendapatkan beberapa temuan (finding). Jenis temuan dapat bermacam-macam, diantaranya:
- TemuanPositif
- Good Practice; Prestasi
- Conformities; kesesuaian
- Temuannegatif
- Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
- Major (berat)
- Minor (ringan)
- Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
- Observasi (OB)
- Peluang untuk perbaikan (Opportunities for Improvement)
_________________________________
_________________________________
Jenis-Jenis Temuan
Temuan Positif (kesesuaian):
Ketika mendapatkan temuan positif. Auditor harus mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, kesesuaian yang ditemukan. Jadi jangan hanya temuan negatif (non-conformities) saja yang dicatat, namun juga temuan-temuan positif.
Contoh Temuan-temuan positif seperti:
- Standar di tingkatkan dan di update sesuai tuntutan perubahan.
- Kesesuaian program dengan standar.
- Indikator standar dapat dicapai.
- Target standar berhasil dilampaui.
- SOP dijalankan dengan benar.
- Target SOP dilampaui.
- Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik.
- Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
- Formulir digunakan dengan baik.
Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal.
Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif. Hal ini sesuai dengan teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)
Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu
Temuan Ketidak sesuaian (KTS):
Kategori Berat:
- KTS yang menghambat keberhasilan sertifikasi, akreditasi atau registrasi.
- KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT
- KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa
- KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
Kategori Ringan:
- KTS yang mudah diperbaiki/diralat
- KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan.
- KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi dll.
Pertanyaan Diskusi:
- Sejauh mana peran Audit Mutu Internal bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
- Jenis-jenis temuan apa saja yang ditemukan saat kegiatan AMI?
- Bagaimana cara mencatat temuan audit dengan benar ?
- Bagaimana cara menulis PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)?
Untuk mengenal lebih dalam tentang temuan-temuan audit dan aspek-aspeknya, silahkan diunduh file Slideshare diatas.
Demikian uraian singkat tentang Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal. Semoga bermanfaat.
_________________________________
Instagram: @mutupendidikan
30 Apr
0
Formulir Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
Audit Mutu Internal Pendidkan
Yang terhormat kawan-kawan SPMI…
Setelah proses audit mutu dilakukan, auditor perlu menuangkan temuan-temuan yang diperoleh ke dalam formulir PTK (Permintaan Tindakan Koreksi). Bagi kawan-kawan PJM yang belum memiliki formulir PTK, berikut kami share contoh formulir PTK untuk menjadi bahan pertimbangan.
Berikut contoh fomulir PTK, silahkan diunduh:
Demikian, semoga bermanfaat.
Hormat kami,
Admin,
mutupendidikan.com
Untuk Informasi Pelatihan/In-House Training/Pendampingan Audit Mutu Internal
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
29 Apr
0
Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
Checklist Persiapan AMI
Dear kawan-kawan Penggerak SPMI /SPMP yang berbahagia, apa kabar?
Untuk melakukan kegiatan Audit Mutu Internal yang baik, perlu melakukan persiapan dan perencanaan yang baik. Berikut contoh form checklist untuk memeriksa kesiapan tim audit dalam merencanakan Audit Mutu Internal SPMI. Dengan mengisi checklist ini, Tim Auditor Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah akan dapat mengetahui hal-hal apa saja yang masih perlu disempurnakan dan hal ada saja yang sudah berjalan baik. Bagi yang berminat dapat mengunduh form berikut ini:
Checklist Persiapan Audit Mutu Internal AMI SPMI
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk In-House Training Audit Mutu Internal Lembaga Pendidikan
Hubungi Customer Service kami
8 Apr
0
Checklist Pembuatan Laporan Audit
Assalaamu’alaikum. Wr.Wb.
Dear Penggerak SPMI/SPMP yang berbahagia, salam mutu…
Laporan audit yang lengkap dan komprehensif, akan memberikan manfaat besar bagi organisasi / manajemen. Dengan laporan yang lengkap dan komprehensif, maka manajemen lembaga pendidikan akan memperolah data-data yang lengkap untuk mengambil langkah-langkah tindakan perbaikan yang diperlukan.
Tautan penting: E-learning Audit Mutu Internal Pendidikan
Daftar periksa (Checklist) berikut diharapkan dapat membantu Tim Audit untuk mengetahui apa saja yang perlu di dipersiapkan dalam menyusun laporan hasil Audit Mutu Internal yang baik. Untuk mendapatkannya, silahkan diunduh disini:
“Tetaplah semangat untuk membangun sistem manajemen mutu pendidikan yang efektif dan efisien”
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk Informasi Pelatihan dan In-House Training
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
6 Apr
0
Kajiulang Manajemen dalam Audit Mutu Internal
Management Review
Dear all,
Segenap Pengelola Unit Jaminan Mutu di Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah.
Salam mutu…
Salah satu kegiatan penting dalam AMI (Audit Mutu Internal) adalah proses “Kajiulang Manajemen”. Kajiulang Manajemen/ Tinjauan manajemen /Management Review bertujuan menyempurnakan melaksanakan PDCA (Plan-Do-Check-Act) sehingga dapat terjadi perbaikan yang berkelanjutan (Kaizen). Dengan Kajiulang Manajemen, segala permasalahan akan dicarikan solusi untuk perbaikannya, sehingga mutu pendidikan dapat terus disempurnakan.
Untuk dapat memahami proses ini dengan jelas, silahkan diungguh SlideShare berikut ini:
Demikian, semoga bermanfaat.
Salam,
mutupendidikan.com
Dapatkan Slideshare lengkap Audit Mutu Pendidikan:
Silahkan Klik disini
Untuk informasi silahkan kontak:
Hasan Bagus S.
Email: bagus.suminar@gmail.com
atau SMS/WA ke no. 08123070905
6 Apr
0
Common Finding pada ISO 9001:2008 Klausul 8
TEMUAN UMUM:
Apa saja temuan-temuan umum yang seringkali muncul (common findings) selama proses audit ISO 9001:2008 Klausul 8 ?
Berikut dapat diunduh SlideShare mengenal “Common Findings” pada Audit ISO 9001:2008 Klausul 8 tentang “Pemantauan dan pengukuran”.
Silahkan diunduh bahan berikut ini:
Temuan umum audit ISO 9001:2008 Klausul 8
Dengan memahami potensi temuan-temuan diatas (common findings), diharapkan tim auditor dan tim auditee dapat melakukan perbaikan dan mengantisipasi munculnya temuan tersebut.
Demikian, semoga bermanfaat.
Terima kasih dan salam mutu…
mutupendidikan.com
INFO PUBLIC TRAINING:
Silahkan di Klik : Public Training Mutu Pendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
