• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive Temuan

Permasalahan Audit Mutu Internal

12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.

Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.

Baca juga: Manajemen Kualitas

Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.

Berikut 12  Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
  1. Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
  2. Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
  3. Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
  4. Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
  5. Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
  6. Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
  7. Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
  8. Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
  9. Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
  10. Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
  11. Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
  12. Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
  13. Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.

Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

Metode Audit Mutu Internal

Metode Audit Mutu Internal

“Metode Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Agar proses Audit Mutu Internal (AMI) atau Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dapat berjalan dengan baik, sukses dan lancar, metode-metode nya perlu disiapkan dan dipahami dengan baik.

Mulai bagaimana melakukan perencanaan, apa saja yang harus dipersiapkan, bagaimana menyiapkan daftar periksa (checklist), bagaimana proses audit akan dilakukan, bagaimana penyiapan timnya dll.

Untuk itu berikut kami upload slideshare metode Audit Mutu Pendidikan, bagi yang tertarik, silahkan diunduh disini:

____________________

Metode Audit Mutu SPMI

____________________

Menyusun Jadwal Audit
  • Hendaknya sesuai dengan lingkup audit.
  • Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit.
  • Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit (management risk).
  • Jadwal audit  harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit/auditee.
Langkah Opening Meeting
  1. Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor.
  2. Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit.
  3. Menjelaskan tujuan dan lingkup audit.
  4. Menjelaskan metode dan prosedur audit.
  5. Meminta persetujuan/kesepakatan jadwal audit.
  6. Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
  7. Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
  8. Mengkonfirmasi kerahasiaan.
  9. Mengkonfirmasi jadwal Closing meeting.
  10. Menjelaskan klasifikasi masalah yang mungkin timbul.
Membuat Daftar Pengecekan
  • Membantu proses perencanaan audit.
  • Memberi  panduan dalam wawancara yang sistematis.
  • Memastikan memastikan kelancaran audit.
  • Untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
  • (Akan dibahas khusus di slideshare Daftar Pengecekan)
Metode Proses Audit
  • Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab/PIC
  • Melaksanakan kajiulang dokumen dan catatan-catatan yang ada.
  • Mengamati pekerjaan-pekerjaan yang sedang berlangsung.
  • Menguji masukan/input, proses, dan keluaran/output pekerjaan.
  • Menguji sumber daya dan fasilitas.

Baca juga: Pengantar AMI

Metode Audit
  • Lakukan kegiatan audit sesuai rencana.
  • Gunakan daftar pengecekan /check-list untuk menemukan fakta-fakta.
  • Temukan fakta/ bukti dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik.
  • Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi.
  • Aculah dokumen SPMI saat mengaudit.
  • Tetap menjaga hubungan baik dengan teraudit.
  • Gagasan-gagasan tanpa bukti  tidak dapat diaudit.
  • Mintalah tenaga pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi Kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai.
  • Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku Manual Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK).
  • Pilihlah salah satu sampel proyek, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.

Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode Audit Mutu Internal, dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Audit Mutu INternal

Formulir Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Audit Mutu Internal Pendidkan

Yang terhormat kawan-kawan SPMI…

Setelah proses audit mutu dilakukan, auditor perlu menuangkan temuan-temuan yang diperoleh ke dalam formulir PTK (Permintaan Tindakan Koreksi). Bagi kawan-kawan PJM yang belum memiliki formulir PTK, berikut kami share contoh formulir PTK untuk menjadi bahan pertimbangan.

Berikut contoh fomulir PTK, silahkan diunduh:

  1. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi Model 1
  2. Formulir Permintaan Tindakan Koreksi Model 2

Demikian, semoga bermanfaat.

Hormat kami,

Admin,

mutupendidikan.com


Untuk Informasi Pelatihan/In-House Training/Pendampingan Audit Mutu Internal

Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)


 

1
×

Powered by WhatsApp Chat

× Hubungi Kami