Populer: Audit Mutu Internal
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Author Archive admin
30 Mar
0
SPMI dan Tinjauan Manajemen
SPMI dan Tinjauan Manajemen
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Tinjauan Manajemen (Management Review) merupakan salah satu elemen penting dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Tinjauan Manajemen atau atau Kaji Ulang Manajemen adalah proses evaluasi dan analisis secara sistematis oleh pihak manajemen terhadap kinerja organisasi dalam mencapai tujuan & sasaran yang telah ditetapkan. Tinjauan Manajemen dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen organisasi (SPMI) bekerja dengan efektif & efisien serta memenuhi semua persyaratan dan standar yang telah ditetapkan.
Fungsi Tinjauan Manajemen
Fungsi dari Tinjauan Manajemen dalam program SPMI adalah sebagai berikut:
- Memastikan Kepatuhan: Tinjauan Manajemen digunakan untuk memastikan bahwa program SPMI mematuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku. Hal ini penting untuk mempertahankan akreditasi / sertifikasi dan memastikan kepercayaan stakeholder terhadap layanan pendidikan yang dihasilkan.
- Evaluasi Kinerja: Tinjauan Manajemen dilakukan untuk mengevaluasi kinerja SPMI secara keseluruhan (semua kegiatan). Evaluasi kinerja tersebut diantaranya penilaian terhadap pencapaian standar SPMI, pengukuran kinerja, efektivitas dan efisiensi proses pendidikan, serta kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan yang berlaku.
- Kegiatan Perbaikan: Hasil Tinjauan Manajemen akan menjadi dasar untuk menentukan jenis perbaikan yang akan dilakukan. Tinjauan Manajemen membantu untuk mengenal kelemahan dan peluang-peluang perbaikan dalam SPMI. Pengelolaan Tinjauan Manajemen yang tepat akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem penjaminan mutu.
- Memilih Prioritas: Hasil Tinjauan Manajemen membantu menetapkan prioritas dalam penyusunan rencana perbaikan. Prioritas tersebut dapat ditentukan berdasarkan urgensi, dampak, dan kepentingan terhadap pencapaian tujuan SPMI. Tindakan perbaikan dapat berbentuk koreksi, korektif dan preventif.
- Menyusun Rencana Aksi: Tinjauan Manajemen juga digunakan untuk menyusun rencana aksi yang diperlukan. Rencana aksi ini dapat meliputi tindakan koreksi, korektif, tindakan pencegahan, dan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja SPMI.
Kesimpulan, Tinjauan Manajemen memiliki beberapa fungsi penting diantaranya untuk mengevaluasi kinerja SPMI, menetapkan rencana perbaikan, memilih prioritas, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan stakeholder. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tentu saja semua auditor bercita-cita ingin menjadi auditor ideal yang baik, yaitu auditor yang benar-benar dapat memberi nilai tambah bagi lembaga pendidikan yang mengelola SPMI (sistem penjaminan mutu internal).
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu para auditor SPMI untuk menjadi lebih baik:
- Pemahaman Tentang AMI dan SPMI: Seorang auditor harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang AMI (audit mutu internal), dan pernah mengikuti pelatihan tentang AMI. Seorang auditor SPMI juga wajib memiliki pemahaman yang komprehensif tentang SPMI dan pernah mengikuti pelatihan SPMI.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor wajib memiliki keterampilan komunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk mendengarkan dengan teliti (listening skills) dan mengajukan pertanyaan yang relevan. Seorang auditor yang handal juga harus mampu mengkomunikasikan hasil temuan audit dengan jelas dan diplomatis kepada para stakeholder.
- Analisis dan Kritis: Seorang auditor SPMI harus mampu melakukan analisis yang mendalam terhadap fakta-fakta dan bukti yang dikumpulkan saat proses audit. Dengan kejelian melihat hubungan sebab akibat, auditor akan dapat mengambil kesimpulan yang tepat dan relevan.
- Keterampilan Manajerial: Seorang auditor juga perlu memiliki keterampilan manajerial dan keorganisasian yang baik. Keterampilan membuat perencanaan audit yang efektif, mengatur jadwal dan anggota tim audit, serta mengelola sumber daya (resources) yang tersedia dengan efisien.
- Objektif dan Independen: Auditor harus mampu mempertahankan temuan-temuannya secara objektivitas dan independen, tidak dipengaruhi oleh pihak lain dan hanya fokus berkonsentrasi pada fakta dan bukti yang ada.
- Berpikir Out-of-The-Box: Seorang auditor harus mampu berpikir out-of-the-box, yakni mampu melihat masalah dari berbagai sudut pandang yang ada. Auditor dapat memberi rekomendasi yang kreatif untuk segala problematik yang dihadapi.
- Pengembangan Diri: Seorang auditor perlu terus belajar dan mengikuti program mengembangkan diri (self development). Terus update ilmu-ilmu baru dan mengikuti pelatihan yang relevan.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menjadi Auditor SPMI. Dengan mengikuti tips diatas, InsyaAllah seseorang auditor dapat maju dan berkembang. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Kriteria Auditor SPMI
Kriteria Auditor SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Auditor Mutu Internal (AMI) adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan audit atau pemeriksaan internal secara independen pada sistem manajemen mutu suatu lembaga, hal ini dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi efektivitas sistem tersebut dan memberikan rekomendasi perbaikan bila diperlukan.
Dalam SPMI, salah satu manual penting adalah manual PPEPP (penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan). Manual ini berfungsi menjadi acuan untuk peningkatan standar SPMI. Salah satu manual PPEPP yang ke 3, adalah manual evaluasi standar SPMI, bentuk kegiatan evaluasi salah satunya adalah AMI.
Pelaksana AMI adalah para auditor, tentu saja agar proses AMI dapat berjalan optimal, perlu ada tim auditor yang kompeten. Bagaimana kriteria auditor SPMI yang kompeten?
Kriteria Auditor SPMI
Seorang auditor SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perlu memenuhi beberapa kriteria diantaranya:
- Memahami SPMI: Seorang auditor SPMI wajib memahami dan menguasai konsep dan prinsip SPMI serta dokumen yang berlaku di bidang tersebut. Dalam perguruan tinggi, dokumen SPMI meliputi: Kebijakan SPMI, manual SPMI, standar SPMI dan formulir SPMI.
- Mengenal Lingkungan Internal dan Eksternal: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memahami konsep evaluasi diri (SWOT Analysis). Memahami perubahan lingkungan yang sangat bergejolak. Memahami situasi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity). Memahami strategi bisnis, visi-misi, konteks kompetisi, kegiatan, dan proses yang ada di lembaga pendidikan.
- Kompetensi Audit: Seorang auditor bidang SPMI, wajib memiliki keterampilan audit dan mampu menerapkan metode audit yang tepat untuk memeriksa efektivitas SPMI. Memiliki pengetahuan, afeksi dan keterampilan sebagai auditor. Memiliki kecerdasan emosional yang baik untuk berinteraksi dengan orang lain.
- Integritas & Etika: Seorang auditor SPMI wajib mematuhi standar etika & standar profesionalisme yang tinggi serta memiliki integritas yang dijunjung tinggi.
- Keterampilan Analitis: Seorang auditor SPMI yang baik wajib mampu menganalisis data, informasi dan dokumen terkait dengan SPMI. Seorang auditor yang baik wajib memiliki keterampilan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar SPMI dan efektivitasnya.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memiliki keterampilan komunikasi & keterampilan sosial yang baik. Hal ini penting untuk dapat mengkomunikasikan temuan audit dan rekomendasi kepada manajemen, auditee dan pihak-pihak terkait lainnya.
Demikian uraian singkat tentang Kriteria Auditor SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Tips Menyusun Rencana Audit
Tips Menyusun Rencana Audit
Agar pelaksanaan AMI (audit mutu internal) dapat berjalan optimal, tentu saja perlu perencanaan yang matang pula. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Berikut adalah beberapa kiat dan langkah dalam menyusun perencanaan AMI yang baik:
- Tetapkan Ruang Lingkup: Tetapkan ruang lingkup audit, yaitu area-area atau departemen atau fakultas mana yang akan diaudit. Rencanakan jenis audit yang akan dilakukan, serta standar atau persyaratan mana saja yang akan digunakan.
- Tetapkan Tujuan & Sasaran Audit: Tujuan dan sasaran audit harus ditetapkan secara jelas, terukur dan spesifik sehingga proses AMI dapat menghasilkan manfaat yang optimal. Tujuan dan sasaran AMI harus mengacu pada hasil evaluasi diri (SWOT), visi misi, rencana strategi (renstra), dan harus relevan dengan ruang lingkup audit.
- Tetapkan Anggota Tim Audit: Tetapkan siapa saja tim audit yang akan ditugaskan. Tim audit harus terdiri dari para auditor yang kompeten dan memiliki pengalaman di bidang audit. Mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan audit secara profesional dan objektif. Mereka juga harus punya minat, waktu dan motivasi untuk melakukan audit.
- Tetapkan Jadwal Audit: Susun jadwal audit yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Pelaksanaan AMI harus mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas. Pertimbangkan waktu yang tepat untuk melakukan audit, sehingga tidak mengganggu proses belajar mengajar di kampus, sekolah dan madrasah. Frekuensi audit juga tidak harus sama antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, pergunakan konsep Manajemen Risiko untuk menetapkan jadwal AMI.
- Persiapan Awal: Persiapan awal meliputi pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan audit. Data yang diperlukan dapat berbentuk dokumen SPMI seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir. Selain itu auditor juga dapat mengumpulkan data-data historis seperti arsip, catatan mutu, record, rekaman dll. Setelah mendapatkan dokumen-dokumen tersebut, auditor melakukan audit sistem atau desk evaluation, outputnya berupa daftar pertanyaan (checklist) dan kuesioner.
- Rencana Audit Lapangan (visitasi): Audit visitasi dilakukan dengan mengikuti rencana audit yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan bukti dan data-data yang cukup untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai persyaratan standar SPMI.
- Menganalisis Temuan: Auditor perlu mengevaluasi temuan audit yang diperoleh. Temuan dapat berbentuk praktek baik (best practice) bila standar SPMI dapat dicapai atau dilampaui. Selain temuan positif, ada pula temuan negatif, yaitu penyimpangan dari kebijakan, standar-standar atau prosedur yang telah ditetapkan.
- Rencana Tindakan Perbaikan: Setelah proses audit selesai, tim auditor harus menganalisis jenis temuan dan membuat laporan AMI. Lembaga harus memperbaiki temuan-temuan negatif yang diperoleh selama audit dan mengembangkan rencana tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Temuan audit ditulis dalam formulir PTK (permintaan tindakan korektif), yang selanjutnya diserahkan kepada auditee untuk segera dilakukan tindakan perbaikan.
- Tindakan Perbaikan: Lembaga harus memantau kemajuan tindakan perbaikan dan memastikan bahwa masalah (temuan audit) telah diselesaikan dengan benar. Auditor dapat melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan efektif.
- Laporan Hasil Audit: Setelah proses SMI selesai, auditor harus membuat laporan audit yang berisi hasil audit & rekomendasi untuk perbaikan. Laporan audit harus dibuat dengan jelas dan disampaikan kepada manajemen organisasi. Isi laporan audit, setidaknya berisi:
- lingkup audit,
- tujuan audit,
- jadwal auditor,
- nama-nama tim auditor,
- nama-nama auditee,
- ringkasan temuan positif dan negatif,
- rencana perbaikan dan rekomendasi.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Rencana Audit, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Kegagalan Audit Mutu Internal
Kegagalan Audit Mutu Internal
Dalam melaksanakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), lembaga pendidikan diminta untuk melakukan AMI (Audit Mutu Internal) secara periodik. Pelaksanaan AMI tentu saja memerlukan persiapan-persiapan yang matang agar dapat efektif dan efisien.
Bila persiapan AMI dilakukan dengan baik, tentu akan mendapatkan hasil yang diinginkan. Proses AMI yang baik akan membantu lembaga pendidikan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan (Kaizen). Sebaliknya proses AMI yang tidak dilakukan dengan benar, tentu akan sia-sia, tidak memberi manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan.
Kegagalan dalam kegiatan AMI (audit mutu internal) dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti:
- Kurangnya Pemahaman Terhadap Proses AMI: Kurangnya pemahaman terhadap proses audit mutu internal dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Pelaksana audit mutu internal harus memahami dengan baik semua dokumen yang menjadi acuan AMI. Standar apa saja yang dijadikan acuan, serta metode dan teknik audit mutu internal yang benar. Umumnya pimpinan lembaga telah menetapkan panduan AMI sebagai aturan main yang harus dikuasai oleh para auditor.
- Kurangnya Persiapan: Kurangnya persiapan sebelum melakukan proses AMI dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Persiapan meliputi pengumpulan informasi, analisis data, dan pemahaman terhadap proses yang akan diaudit. Menetapkan tujuan audit yang relevan, menetapkan jumlah auditor yang dibutuhkan, perencanaan jadwal audit dll.
- Kesalahan Memilih Auditor: Kesalahan dalam pemilihan auditor yang tepat dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Auditor yang dipilih harus memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam melakukan audit mutu internal. Bila belum memiliki tim auditor internal yang memadai, lembaga perlu menugaskan calon-calon auditor untuk mengikuti pelatihan audit, baik secara offline maupun online.
- Lemahnya komunikasi Auditor dengan Auditee: Lemahnya komunikasi antara auditor dengan auditee dapat menyebabkan kegagalan dalam proses audit. Komunikasi yang baik harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah audit untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan telah diperoleh. Ada 2 jenis audit, audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan. Kedua jenis audit ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung dengan komunikasi yang baik pula.
- Tidak Dilakukan Tindakan Perbaikan: Tidak adanya tindakan perbaikan (tindakan korektif) setelah audit dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memperbaiki proses & sistem yang ada. Bila tidak ada tindakan perbaikan setelah audit, maka audit tidak bisa memberikan nilai tambah /manfaat yang diharapkan.
Langkah Perbaikan AMI
Untuk mencegah kegagalan dalam proses AMI, berikut adalah beberapa tips yang dapat dipertimbangkan:
- Menetapkan tujuan, target dan ruang lingkup audit yang jelas.
- Menunjuk auditor yang memiliki kompetensi & pengalaman yang memadai. Tidak saja mempertimbangkan ketrampilan namun juga melihat sikap dan soft-skills yang dimiliki.
- Melakukan perencanaan yang matang sebelum melakukan audit. Perencanaan meliputi 5 W dan 1 H, what, where, why, who, when dan how.
- Membangun komunikasi yang baik antara auditor dengan auditee. Yakinkan auditee, bahwa proses AMI ini bukan untuk mencari kesalahan, namun untuk mencari peluang-peluang perbaikan.
- Membuat laporan audit yang jelas dan sistematis. Laporan harus dibuat tepat waktu, sehingga tidak menghambat proses penyusunan rencana tindak lanjut dan kegiatan Tinjauan Manajemen.
- Melakukan tindakan perbaikan dan perbaikan yang diperlukan setelah audit. Disinilah manfaat audit baru dapat dirasakan. Tindakan koreksi, korektif dan preventif yang tepat akan mampu mendorong organisasi untuk melakukan perbaikan terus menerus.
Demikian uraian singkat ini, kami sampaikan. Dengan memperbaiki poin-poin di atas, insyaAllah audit mutu internal (AMI) dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam upaya peningkatan mutu organisasi. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Mar
0
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Salah satu dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi yang perlu untuk disusun adalah Standar Kompetensi Lulusan. Standar Kompetensi Lulusan adalah kriteria capaian pembelajaran lulusan pendidikan tinggi yang merupakan internalisasi ranah sikap, pengetahuan, dan keterampilan.
Bagaimana prosedur atau langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk menyusun Standar Kompetensi Lulusan?
Menyusun standar kompetensi lulusan yang baik memerlukan beberapa tahap, diantaranya:
- Identifikasi Kebutuhan Dunia Industri: Cermati kebutuhan industri, konsumen dan perusahaan yang berkaitan dengan lulusan program studi. Lakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan dapat dilakukan dengan melakukan beberapa metode seperti fokus group discussion, survei, atau wawancara dengan para pakar, profesional di industri terkait.
- Identifikasi Kebutuhan Akademik: Pelajari kebutuhan akademik yang diperlukan oleh mahasiswa untuk bisa memenuhi harapan /kebutuhan industri yang tadi telah diidentifikasi. Proses analisis kebutuhan akademik, dapat dilakukan dengan mengevaluasi kurikulum program studi yang sejenis di perguruan tinggi lain atau dengan melakukan sharing /diskusi dengan para akademisi di bidang yang bersangkutan. Kegiatan ini sering juga dilakukan melalui kegiatan Benchmarking.
- Menetapkan Kompetensi: Dari hasil analisis kebutuhan industri & akademik, selanjutnya dibuat daftar kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh lulusan program studi. Umumnya kompetensi tersebut mencakup pengetahuan (kognitif), keterampilan (psikomotorik), dan sikap (afeksi) yang dibutuhkan untuk dapat sukses di suatu industri.
- Susun Indikator: Setelah menyusun daftar kompetensi, lalu tentukan indikator-indikator yang dapat diukur untuk setiap kompetensi. Indikator yang baik harus spesifik, terukur, dan relevan dengan kompetensi yang ingin diraih.
- Tetapkan Level Kompetensi: Tetapkan level kompetensi yang diinginkan dari lulusan program studi. Level kompetensi tersebut dapat berupa pemahaman dasar, kemahiran yang terampil, atau tingkat keahlian yang sangat mahir. Dengan adanya level kompetensi akan mudah bagi manajemen untuk mengukur sejauh mana capaian pembelajaran telah diraih.
- Validasi Standar Kompetensi: Validasi standar kompetensi dilakukan dengan melibatkan stakeholder. Stakeholder yang dilibatkan dapat berasal dari industri, akademisi, orang tua dan mahasiswa.
- Implementasi dan Evaluasi: Setelah standar kompetensi dibuat dan disetujui, maka harus diimplementasikan dan dievaluasi secara berkala. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan apakah lulusan program studi telah memenuhi standar kompetensi yang telah ditetapkan.
Melalui langkah-langkah diatas, maka InsyaAllah akan diperoleh standar kompetensi lulusan yang baik. Standar yang baik dapat meningkatkan mutu lulusan, dan meningkatkan kepuasan stakeholder. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
21 Mar
0
Peran SPMI dalam Akreditasi
Peran SPMI dalam Akreditasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) memiliki peran yang sangat penting dalam mensukseskan keberhasilan akreditasi. Perguruan tinggi akan diakreditasi dengan BAN-PT atau LAM, sedangkan untuk sekolah atau madrasah akan diakreditasi oleh BAN-SM.
Tentu saja setiap lembaga berharap mendapatkan nilai akreditasi yang baik, berikut beberapa peran penting SPMI dalam mendukung proses akreditasi:
- Menjaga Konsistensi Mutu Pendidikan: SPMI berperan membantu organisasi untuk memastikan bahwa proses-proses pendidikan dan layanan yang diberikan semua konsisten, baik dari segi mutu proses maupun hasil akhirnya (standar kompetensi lulusan). Dengan demikian, SPMI harus mampu membantu organisasi memenuhi kriteria akreditas dan standar-standar yang ditetapkan dalam proses akreditasi.
- Menjaga Akuntabilitas Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi mempertanggungjawabkan kinerjanya. Kinerja dalam hal peningkatan mutu pendidikan dan pengembangan program-program. Hal ini menjadi salah satu aspek penting dalam proses kegiatan akreditasi.
- Memfasilitasi Proses Evaluasi Diri: SPMI berperan membantu organisasi untuk melakukan proses evaluasi diri secara berkelanjutan (kaizen). Kegiatan evaluasi diri bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan, mutu layanan dan mutu program kerja. Evaluasi diri ini merupakan salah satu syarat penting dalam proses akreditasi.
- Memfasilitasi Pengembangan Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi untuk mengembangkan aktivitas, kegiatan, program dan layanan yang lebih baik. Penerapan manual PPEPP dalam SPMI dapat meningkatkan mutu pendidikan dan relevansi program / meningkatkan kepuasan stakeholder. Program pengembangan berkelanjutan (kaizen) merupakan salah satu aspek penting dalam penilaian akreditasi.
Sebagai kesimpulan, SPMI berperan dalam membantu lembaga untuk memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan BAN-PT atau BAN-SM. SPMI Perguruan Tinggi (melalui manual PPEPP) atau SPMI Sekolah (melalui siklus PDCA) berperan meningkatkan mutu program dan layanan pendidikan. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
5 Mar
0
SPMI dan Diagram Fishbone
SPMI dan Diagram Fishbone
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Diagram fishbone (diagram Ishikawa /diagram tulang ikan) adalah salah tools yang dapat digunakan untuk melakukan proses perbaikan berkelanjutan (kaizen). Diagram fishbone adalah metode visualisasi yang dapat dipakai untuk menganalisis faktor-faktor apa saja yang pengaruh pada suatu masalah atau hasil tertentu.
SPMI dan Diagram Fishbone
Dalam konteks SPMI atau Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Internal, lembaga pendidikan dapat menggunakan diagram fishbone sebagai alat (tools) untuk membantu pengambilan keputusan. Diagram fishbone dapat dipakai untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada permasalahan/ hasil tertentu.
Berikut contoh faktor-faktor yang dapat diidentifikasi dengan menggunakan diagram fishbone:
- Faktor manusia (SDM): Keberhasilan SPMI sangat bergantung pada kesadaran (quality awareness) dan partisipasi penuh seluruh stakeholder, baik pimpinan, dosen, guru, staf administrasi, maupun mahasiswa. Untuk itu, faktor-faktor seperti budaya mutu, komitmen, pengetahuan, motivasi, dan keterlibatan stakeholders dapat dianalisis lebih dalam dengan menggunakan diagram fishbone. Pada akhirnya upaya penguatan faktor-faktor yang positif dapat dilakukan. Demikian pula faktor-faktor yg negatif segera bisa dicari tindakan perbaikan.
- Faktor proses: SPMI melibatkan banyak proses (program / kegiatan) yang harus dijalankan secara terstruktur, sistematis dan produktif. Faktor-faktor penting seperti efektivitas, efisiensi proses, kesesuaian dengan kebijakan, manual dan standar, serta pengelolaan risiko dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
- Faktor lingkungan: Analisis situasi dan kondisi lingkungan sangat penting bagi keberhasilan lembaga pendidikan. Analisis ini sering dikenal dengan istilah “evaluasi diri”. Lingkungan eksternal & internal kampus/ sekolah dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi SPMI. Faktor-faktor ada saja yang paling berpengaruh dan berdampak signifikan perlu diketahui oleh manajemen. Faktor-faktor seperti peraturan dan regulasi, demografi, perubahan budaya, ketersediaan sumber daya, dan kondisi fisik kampus dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
Sebagai kesimpulan, diagram fishbone dapat memudahkan lembaga pendidikan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan SPMI. Hal ini dapat membantu institusi untuk mengembangkan visi misi, strategi dan rencana aksi yang lebih tepat untuk meningkatkan mutu pendidikan. Stay relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Feb
0
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan sistem manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. Proses ini dilakukan dengan beberapa tahapan seperti: Membangun kesadaran mutu, Membangun dokumen SPMI dan upaya-upaya implementasi.
Pimpinan lembaga pendidikan berupaya membangun dokumen SPMI, mensosialisasikan, mengimplementasikan dan mengintegrasikan di semua lini departemen, bidang dan fungsi-fungsi organisasi. Namun seringkali proses ini menjadi rumit dan birokratis.
Kerumitan dalam pengelolaan SPMI, bisa dipastikan akibat mismanagement. Ego sektoral, struktur yang kaku, komunikasi yang buruk adalah jawaban atas permasalahan diatas. Oleh karena itu SPMI perlu dibuat lebih sederhana, mudah dipahami namun berfungsi dengan baik. Pepatah mengatakan Keep it simple & sweet (KISS).
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Berikut beberapa cara untuk membuat SPMI menjadi lebih simpel dan mudah:
- Fokus pada Kepuasan Stakeholder: Budaya SPMI harus dibangun untuk fokus pada pemuasan kebutuhan stakeholder. Seluruh pengelola SPMI harus mengupayakan terpenuhinya harapan-harapan mereka. Ingat, jangan terjebak dalam proses administrasi- birokrasi yang berlebihan. Fokus pada apa yang penting untuk pelanggan dan berupaya memberikan “the best solutions”.
- Keterlibatan Tim: Setiap anggota tim dalam lembaga harus dilibatkan dalam penerapan SPMI. Masing-masing anggota tim memiliki tupoksi yang jelas dalam meningkatkan mutu pendidikan. Beri motivasi dan semangat kepada setiap anggota tim untuk aktif berpartisipasi dalam perbaikan yang berkelanjutan (kaizen). Selanjutnya tidak lupa memberikan reward / penghargaan sebagai pengakuan atas jerih payah mereka.
- Membangun Nilai-Nilai SPMI: Penting sekali untuk membangun nilai-nilai (values) organisasi. Khususnya nilai-nilai yang berkaitan dengan azas kualitas, seperti kesetiaan pelanggan, inovasi, tepat waktu, pelayanan prima, efisiensi, kepercayaan, dan integritas. Kurangi dokumen prosedural yang kaku, ganti dengan nilai-nilai pelayanan yang unggul.
- Membangun Komunikasi: Komunikasi yang efektif antara fakultas, departemen dan tim sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Upayakan menumbuhkan saluran komunikasi yang terbuka dan jelas, sehingga setiap anggota organisasi dapat berkontribusi dengan maksimal. Ciptakan forum-forum informal agar komunikasi menjadi lancar dan tidak terjebak budaya birokratis “red tape”.
- Perbaikan Terus-menerus: SPMI pendidikan tinggi dikembangkan melalui siklus PPEPP, SPMI Dikdasmen dikembangkan melalui siklus PDCA, keduanya harus diterapkan untuk mencapai target mutu pendidikan. Terus fokus pada perbaikan berkelanjutan, dorong anggota organisasi untuk berinovasi dan mencari solusi-solusi terbaik.
- Pengukuran yang Sederhana: Dalam SPMI sangat penting untuk memiliki alat ukur dan metode analisis yang tepat. Ingat, jangan sampai terjebak dengan alat-alat ukur yang rumit. Gunakan alat yang sederhana dan mudah dipahami oleh pelaksana di lapangan.
Baca juga: Penyebab Kegagalan SPMI
Demikian, uraian singkat tentang bagaimana mengatasi SPMI yang rumit dan birokratis, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
21 Feb
0
SPMI dan Peran AMI
SPMI dan Peran AMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI): Proses pemeriksaan yang dilakukan oleh tim auditor internal, untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas & efisiensi dari sistem manajemen mutu, termasuk didalamnya kepatuhan terhadap standar-standar yang telah ditetapkan.
SPMI dan Peran AMI
Audit mutu internal (AMI) memiliki peran penting bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI adalah suatu pendekatan manajemen untuk lembaga pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan yang ditawarkan.
Berikut adalah peran audit mutu dalam keberhasilan SPMI:
- Menilai efektivitas sistem: Audit mutu dapat membantu lembaga pendidikan dalam mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan. Audit Mutu dapat membantu organisasi mengetahui apakah sistem mutu telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan juga apakah sistem mutu memberikan hasil terbaik yang diinginkan.
- Mengidentifikasi kelemahan: Audit mutu juga membantu lembaga pendidikan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan peluang-peluang perbaikan. Dengan data tersebut, lembaga dapat mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Meningkatkan akuntabilitas: Audit mutu tentu dapat meningkatkan akuntabilitas dan tanggung jawab di internal lembaga pendidikan. Melalui audit mutu, setiap karyawan di lembaga harus mempertanggungjawabkan tindakan-tindakan mereka dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Semangat ini dapat membantu organisasi untuk menciptakan budaya kerja yang kondusif dan fokus pada mutu.
- Membangun trust: Audit mutu dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kepercayaan (trust) pelanggan atau stakeholder. Melalui kegiatan audit mutu, lembaga pendidikan dapat menunjukkan bahwa mereka benar-benar fokus pada mutu, siap untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif, bila ada kelemahan-kelemahan dalam layanan pendidikan mereka.
Sebagai penutup, audit mutu memiliki peran penting bagi keberhasilan SPMI. Audit mutu yang baik akan membantu lembaga untuk meningkatkan efektivitas sistem mutu, sehingga kepuasan pelanggan atau stakeholder dapat dicapai. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
