Kegagalan Audit Mutu Internal

Kegagalan Audit Mutu Internal

Kegagalan Audit Mutu Internal

Dalam melaksanakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), lembaga pendidikan diminta untuk melakukan AMI (Audit Mutu Internal) secara periodik. Pelaksanaan AMI tentu saja memerlukan persiapan-persiapan yang matang agar dapat efektif dan efisien.

Bila persiapan AMI dilakukan dengan baik, tentu akan mendapatkan hasil yang diinginkan. Proses AMI yang baik akan membantu lembaga pendidikan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan (Kaizen). Sebaliknya proses AMI yang tidak dilakukan dengan benar, tentu akan sia-sia, tidak memberi manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan.

Kegagalan dalam kegiatan AMI (audit mutu internal) dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti:

1. Kurangnya Pemahaman Terhadap Proses AMI: Kurangnya pemahaman terhadap proses audit mutu internal dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Pelaksana audit mutu internal harus memahami dengan baik semua dokumen yang menjadi acuan AMI. Standar apa saja yang dijadikan acuan, serta metode dan teknik audit mutu internal yang benar. Umumnya pimpinan lembaga telah menetapkan panduan AMI sebagai aturan main yang harus dikuasai oleh para auditor.
2. Kurangnya Persiapan: Kurangnya persiapan sebelum melakukan proses AMI dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Persiapan meliputi pengumpulan informasi, analisis data, dan pemahaman terhadap proses yang akan diaudit. Menetapkan tujuan audit yang relevan, menetapkan jumlah auditor yang dibutuhkan, perencanaan jadwal audit dll.
3. Kesalahan Memilih Auditor: Kesalahan dalam pemilihan auditor yang tepat dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Auditor yang dipilih harus memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam melakukan audit mutu internal. Bila belum memiliki tim auditor internal yang memadai, lembaga perlu menugaskan calon-calon auditor untuk mengikuti pelatihan audit, baik secara offline maupun online.
4. Lemahnya komunikasi Auditor dengan Auditee: Lemahnya komunikasi antara auditor dengan auditee dapat menyebabkan kegagalan dalam proses audit. Komunikasi yang baik harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah audit untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan telah diperoleh. Ada 2 jenis audit, audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan. Kedua jenis audit ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung dengan komunikasi yang baik pula.
5. Tidak Dilakukan Tindakan Perbaikan: Tidak adanya tindakan perbaikan (tindakan korektif) setelah audit dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memperbaiki proses & sistem yang ada. Bila tidak ada tindakan perbaikan setelah audit, maka audit tidak bisa memberikan nilai tambah /manfaat yang diharapkan.

Langkah Perbaikan AMI

Untuk mencegah kegagalan dalam proses AMI, berikut adalah beberapa tips yang dapat dipertimbangkan:

1. Menetapkan tujuan, target dan ruang lingkup audit yang jelas.
2. Menunjuk auditor yang memiliki kompetensi & pengalaman yang memadai. Tidak saja mempertimbangkan ketrampilan namun juga melihat sikap dan soft-skills yang dimiliki.
3. Melakukan perencanaan yang matang sebelum melakukan audit. Perencanaan meliputi 5 W dan 1 H, what, where, why, who, when dan how.
4. Membangun komunikasi yang baik antara auditor dengan auditee. Yakinkan auditee, bahwa proses AMI ini bukan untuk mencari kesalahan, namun untuk mencari peluang-peluang perbaikan.
5. Membuat laporan audit yang jelas dan sistematis. Laporan harus dibuat tepat waktu, sehingga tidak menghambat proses penyusunan rencana tindak lanjut dan kegiatan Tinjauan Manajemen.
6. Melakukan tindakan perbaikan dan perbaikan yang diperlukan setelah audit. Disinilah manfaat audit baru dapat dirasakan. Tindakan koreksi, korektif dan preventif yang tepat akan mampu mendorong organisasi untuk melakukan perbaikan terus menerus.

Demikian uraian singkat ini, kami sampaikan. Dengan memperbaiki poin-poin di atas, insyaAllah audit mutu internal  (AMI) dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam upaya peningkatan mutu organisasi. Stay Relevant !

---

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan