SPMI dan Metode “5 Why” untuk Menggali Akar Masalah

SPMI dan Metode “5 Why” untuk Menggali Akar Masalah

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) telah menjadi fokus utama lembaga pendidikan untuk memastikan standar SPMI yang tinggi dalam proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

Salah satu pendekatan yang efektif dalam mendukung upaya ini adalah metode bertanya “5 Why”, yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan akar masalah (root cause analysis) secara sistematis.

Artikel ini akan membahas tentang pentingnya integrasi metode “5 Why” dalam SPMI serta bagaimana metode ini dapat membantu institusi pendidikan mencapai tujuan peningkatan mutu secara berkelanjutan (kaizen).

SPMI dan Peningkatan Mutu

SPMI tidak hanya sekadar merupakan persyaratan formal untuk memenuhi standar yang diperlukan untuk akreditasi, namun SPMI juga sebuah pendekatan strategis untuk meningkatkan mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Dengan fokus pada kegiatan evaluasi berkelanjutan, perbaikan proses, dan manajemen mutu, SPMI memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk memastikan bahwa pendidikan yang diberikan, telah sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Metode “5 Why”

Metode bertanya “5 Why” merupakan alat analisis sederhana namun cukup efektif bila digunakan untuk menggali lebih dalam tentang akar masalah yang mendasari suatu isu atau tantangan tertentu (misal temuan Audit Mutu Internal).

Ide utamanya adalah dengan bertanya “mengapa?” secara berulang-ulang, biasanya bisa sampai lima kali. Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab fundamental dari suatu masalah (root cause analysis).

Dalam konteks SPMI, seringkali temuan (finding) dalam proses monev maupun audit mutu internal (AMI), terjadi muncul berulang-ulang dalam kasus yang sama. Mengapa hal ini terjadi? Salah satu jawabannya adalah kegagalan dalam mencari akar masalah. Langkah bertanya “5 Why” adalah salah satu solusi yang bisa ditawarkan.

Langkah-langkah Metode “5 Why”

1. Identifikasi Masalah: Mengidentifikasi masalah atau tantangan spesifik yang mempengaruhi mutu pendidikan di institusi. Contoh masalah bisa termasuk penurunan tingkat kehadiran mahasiswa atau mutu proses pembelajaran yang tidak memenuhi harapan.
2. Pertanyaan “Mengapa?”: Tim SPMI atau Auditee dapat mengumpulkan data dan mulai bertanya “mengapa masalah ini terjadi?” secara berulang. Setiap jawaban mengarah pada pertanyaan berikutnya, membantu untuk mengungkap faktor-faktor yang mendasari menculnya masalah tersebut.
3. Penggalian Akar Masalah: Dengan melanjutkan proses bertanya “5 Why”, tim SPMI / Auditee/ manajemen dapat menggali lebih dalam untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. Misalnya, penurunan tingkat kehadiran mahasiswa bisa disebabkan oleh transportasi yang tidak memadai atau kurangnya motivasi intrinsik dalam proses belajar mengajar.
4. Perumusan Tindakan Perbaikan: Setelah akar masalah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah merumuskan tindakan perbaikan yang konkret dan terukur. Misalnya, meningkatkan akses transportasi bagi siswa atau mengimplementasikan strategi motivasi tambahan dalam pengajaran. Tindakan perbaikan harus diupayakan dapat menyelesaikan akar masalah, yang dapat terdiri dari tindakan koreksi, korektif dan preventif.
5. Evaluasi dan Pelacakan: SPMI memonitor implementasi tindakan perbaikan (koreksi, korektif dan preventif) serta mengukur dampaknya terhadap mutu pendidikan. Evaluasi berkelanjutan diperlukan untuk memastikan bahwa solusi yang diambil telah efektif dalam mengatasi masalah.

Manfaat Metode “5 Why”

Penerapan metode beranya “5 Why” dalam SPMI memberikan beberapa manfaat penting, diantaranya:

• Penemuan Akar Masalah: Memungkinkan institusi untuk tidak hanya menangani gejala masalah (simtoms), tetapi juga menemukan akar penyebabnya (root cause).
• Pemecahan Masalah yang Berkelanjutan: Mendukung upaya perbaikan berkelanjutan (kaizen) dengan menargetkan masalah yang mendasari secara efektif.
• Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas: Memastikan alokasi sumber daya yang tepat untuk solusi yang relevan dan berdampak tinggi.

Contoh Implementasi 5 Why?

Masalah: Terjadi penurunan yang signifikan dalam partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ekstrakurikuler di Perguruan Tinggi.

Menggunakan teknik bertanya “5 Why”:

1. Mengapa terjadi penurunan dalam partisipasi mahasiswa?
   • Jawaban 1: Mahasiswa melaporkan bahwa jadwal dan waktu kegiatan sering tumpang tindih dengan kegiatan lain.
2. Mengapa jadwal kegiatan sering tumpang tindih?
   • Jawaban 2: Jadwal kegiatan ekstrakurikuler tidak terintegrasi dengan baik dengan jadwal kuliah di kampus.
3. Mengapa jadwal kegiatan ekstrakurikuler tidak terintegrasi dengan baik?
   • Jawaban 3: Kurangnya koordinasi antara departemen akademik dan departemen kegiatan ekstrakurikuler / kemahasiswaan.
4. Mengapa kurangnya koordinasi terjadi?
   • Jawaban 4: Evaluasi menunjukkan bahwa tidak ada forum reguler di mana staf akademik dan staf kemahasiswaan dapat membagikan informasi dan berdiskusi tentang jadwal kegiatan.
5. Mengapa tidak ada forum koordinasi yang reguler?
   • Jawaban 5: Kebijakan kampus saat ini belum mendorong atau menyediakan waktu bagi staf tekait untuk berdiskusi tentang jadwal kegiatan secara teratur.

Usulan Tindakan Perbaikan: Membuat forum koordinasi yang rutin antara departemen akademik dan departemen ekstrakurikuler (kemahasiswaan) untuk menyinkronkan jadwal kegiatan, sehingga sesuai dengan kebutuhan mahasiswa dan keluarga.

Kesimpulan

Dengan mengintegrasikan metode bertanya “5 Why” dalam proses evaluasi SPMI, institusi pendidikan dapat lebih efektif dalam mengidentifikasi, memahami, dan menyelesaikan masalah yang mempengaruhi mutu pendidikan.

Pendekatan ini tidak hanya mendukung upaya pemantauan dan evaluasi berkelanjutan, namun juga memperkuat mutu proses pendidikan secara keseluruhan. Dengan demikian, penerapan metode bertanya “5 Why” tidak hanya relevan, namun juga krusial dalam upaya institusi untuk mencapai standar SPMI Perguruan Tinggi. Stay Relevant!