Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Tips Sukses SPMI
7 Feb
0
Prinsip Pelaksanaan SPMI Dikdasmen
Prinsip Pelaksanaan SPMI Dikdasmen
Satuan pendidikan (Dikdasmen) berperan dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang terdiri atas perancangan organisasi, kebijakan, dan proses-proses yang terkait dalam melaksanakan penjaminan mutu pendidikan. SPMI dibangun dan ditingkatkan untuk menjamin terwujudnya pendidikan yang bermutu dalam rangka memenuhi atau melampaui SNP.
Agar dicapai keberhasilan, SPMI Dikdasmen harus menjalankan prinsip-prinsip sebagai berikut:
Mandiri dan partisipatif
SPMI harus dikembangkan, ditingkatkan dan diimplementasikan secara mandiri oleh satuan pendidikan. SPMI dikembangkan dengan membangun partisipasi aktif dari seluruh stakeholder. Untuk membangun partisipatif aktif dari stakeholder tentu tidak mudah, perlu adanya upaya komunikasi yang baik dari pimpinan satuan pendidikan.
Terstandar
SPMI memakai acuan mutu minimal SNP dan dapat ditetapkan oleh satuan pendidikan. Dengan adanya standar yang jelas dan terukur akan memudahkan satuan pendidikan untuk melaksanakan program kerja yang tepat. Program kerja disusun untuk mencapai target-target yang telah ditetapkan sesuai SNP atau dalam rangka melampaui acuan mutu minimal SNP. SPMI harus mengacu pada standar mutu yang berlaku, baik standar nasional maupun internasional, sehingga hasil evaluasi dapat diterima stakeholder secara universal.
Integritas
SPMI harus menggunakan data & informasi yang jujur, obyektif sesuai dengan situasi kondisi yang ada di satuan pendidikan (Dikdasmen). SPMI dibangun dengan semangat menjunjung tinggi integritas dan etika dalam semua implementasi yang dilakukan, sehingga hasil evaluasi dari SPMI dapat dipercayai oleh sekenap stakeholder.
Sistematis dan berkelanjutan
SPMI harus dibangun secara sistematis dan logis dalam kerangka Plan-Do-Check-Action (PDCA). Sehingga semua staf pelaksana di lapangan, mampu mengerjakan / menyelesaikan tugas-tugas sesuai urutan, tahapan, langkah-langkah, atau perencanaan yang tepat.
SPMI diimplementasikan secara terus menerus mengikuti 5 langkah penjaminan mutu yang membentuk suatu siklus yang dilaksanakan secara berurutan. Dengan siklus ini, maka ada terjadi proses Kaizen, atau perbaikan yang tidak henti (continuous improvement).
Holistik
SPMI dibangun, dilaksanakan, dikembangkan terhadap keseluruhan unsur yang meliputi organisasi, kebijakan, dan proses-proses yang terkait. SPMI harus melihat organisasi secara totalitas / keseluruhan, mencakup semua aspek operasional, termasuk sumber daya manusia, proses bisnis, finansial dan sistem teknologi informasi.
Transparan dan Akuntabel
Dalam mengimplementasikan SPMI, diupayakan seluruh aktivitas SPMI terdokumentasi dengan baik. Dokumen tertulis perlu dibangun, dikembangkan dan di update. Dokumen SPMI diantaranya meliputi dokumen kebijakan mutu, prosedur dan formulir. Dokumen-dokumen tersebut harus terkomunikasikan dan mudah diakses oleh stakeholder.
Demikian uraian singkat tentang Prinsip Pelaksanaan SPMI Dikdasmen, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
6 Feb
0
Kepemimpinan dalam SPMI Dikdasmen
Kepemimpinan dalam SPMI Dikdasmen
Untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang baik dan benar, tentu memerlukan pola kepemimpinan yang tepat. Pemimpin yang paham benar konsep SPMI dan mampu mengimplementasikan siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA) dalam rangka perbaikan terus menerus (Kaizen).
Kepemimpinan yang tepat dalam implementasi SPMI Pendidikan Dasar dan Menengah (Dikdasmen), memiliki karakteristik sbb:
- Memiliki Visi yang jelas dan komitmen untuk meningkatkan mutu sekolah. Dapat melakukan evaluasi diri (SWOT Analysis) menetapkan strategi yang tepat dalam rangka mencapai standar Mutu yang diharapkan para pemangku kepentingan (Stakeholder)
- Kemampuan melibatkan seluruh stakeholder dalam proses pengembangan dan implementasi SPMI. Merupakan maksimal untuk memenuhi harapan stakeholder dengan sebaik-baiknya. Stakeholder disini diantaranya pemerintah, masyarakat dan ulama, dunia usaha dan Industri, wali murid, siswa, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Kemampuan untuk memotivasi dan menggerakkan para guru dan staf sekolah (Dikdasmen) untuk berpartisipasi dalam proses peningkatan mutu. Membangun tim yang handal dan menumbuhkan sinergi bersama.
- Keterbukaan dan transparansi dalam mengelola dan mengawasi pelaksanaan SPMI. Setiap problem dibicarakan dengan stakeholder terkait, saling bekerjasama, saling memperkuat untuk berupaya mencari solusi-solusi terbaik.
- Kemampuan untuk problem solving dan memecahkan hambatan dalam implementasi SPMI. Kemampuan mencari akar masalah secara tepat, kemampuan mencari tindakan perbaikan, koreksi, korektif dan preventif.
- Ketrampilan untuk melakukan monitoring – evaluasi dan pemantauan secara berkala untuk memastikan bahwa sistem yang ada berjalan dengan efektif dan memberikan hasil yang diharapkan.
Peran Kepala Sekolah
Kepala Sekolah Dikdasmen merupakan manajer, pemimpin sekaligus penggerak proses perbaikan pada satuan pendidikan yang dipimpinnya. Terkait Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), kepala sekolah dituntut untuk mampu menjadi penggerak utama, team building, motivator, bahkan mampu memberikan teladan bagi para pendidik dan tenaga kependidikan.
Sesuai tupoksinya, kepala sekolah dapat memprakarsai pembentukan TPMPS, Membantu menyusun jobdesk/uraian kerja dari TPMPS. Kepala Sekolah dapat membangun komitmen dari semua warga sekolah dalam melaksanakan SPMI. Kepala Sekolah dapat memberi arahan, pembinaan dan pengawasan agar SPMI dapat berjalan efektif dan efisien.
Kepala sekolah sebagai pribadi, juga perlu menampilkan dirinya sebagai pembelajar yang kompeten. Kepala sekolah hendaknya menguasai serba serbi masalah SPMI, paham Kaizen dan PDCA. Sebagai pemimpin, kepala sekolah wajib memberi pengarahan, motivasi dan bimbingan dalam implementasi SPMI.
Sebagai figur teladan, kepala sekolah harus mampu mendengarkan berbagai keluhan, aspirasi dan harapan dari stakeholder, khususnya para guru dan staf. Berkoordinasi dengan anggota tim berkaitan berbagai program untuk menyukseskan SPMI.
Demikian uraian singkat tentang Kepemimpinan dalam SPMI Dikdasmen, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
3 Feb
0
Pentingnya Sosialisasi SPMI Dikdasmen
Pentingnya Sosialisasi SPMI Dikdasmen
Untuk meningkatkan mutu pendidikan, Kemendikbud telah mendorong setiap lembaga satuan pendidikan untuk melaksanakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) sehingga dapat dicapai Standar Nasional Pendidikan (SNP).
Ketentuan SPMI Dikdasmen diatur dalam peraturan menteri. Peraturan menteri yang digunakan adalah Permendikbud No 28 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) Dasar dan Menengah.
Menurut pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa “Penjaminan Mutu Pendidikan adalah suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi, dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses penyelenggaraan pendidikan telah sesuai dengan standar mutu”.
Pasal 1 ayat 3 menjelaskan “Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Dasar dan Menengah adalah suatu kesatuan unsur yang terdiri atas organisasi, kebijakan, dan proses terpadu yang mengatur segala kegiatan untuk meningkatkan mutu pendidikan dasar dan menengah yang saling berinteraksi secara sistematis, terencana dan berkelanjutan.”
Pasal 1 ayat 4 menambahkan penjelasan bahwa “Sistem Penjaminan Mutu Internal Pendidikan Dasar dan Menengah, yang selanjutnya disingkat SPMI-Dikdasmen adalah suatu kesatuan unsur yang terdiri atas kebijakan dan proses yang terkait untuk melakukan penjaminan mutu pendidikan yang dilaksanakan oleh setiap satuan pendidikan dasar dan satuan pendidikan menengah untuk menjamin terwujudnya pendidikan bermutu yang memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan.”
Pentingnya Sosialisasi
Agar implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dapat berjalan baik, membutuhkan proses sosialisasi yang tepat. Sosialisasi SPMI kepada seluruh Warga Sekolah. Proses sosialisasi ini dapat dilakukan oleh tim yang terdiri dari Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP), Tim Penjaminan Mutu Pendidikan Daerah (TPMPD), fasilitator daerah (pengawas), kepala sekolah, atau Tim Penjaminan Mutu Pendidikan Sekolah (TPMPS). Tentu masih anggota tim ini perlu menjalankan peran masing-masing sesuai tupoksi.
Ada berbagai macam bentuk sosialisasi, seperti Poster, Flyer, Workshop, Seminar, In House Training (IHT) dll. Publikasi informasi baik secara lisan, tertulis atau melalui media audio visual melalui media sosial seperti Instagram, WA, Facebook dll.
Adanya program pengimbasan juga dapat mempercepat & memperluas proses implementasi SPMI. Sekolah sekolah yang ditugaskan sebagai sekolah model umumnya memiliki lima sekolah imbas, tugas mereka adalah menginspirasi, memotivasi, memberi contoh agar “virus” penjaminan mutu (SPMI) dapat semakin tersebar pada khalayak luas.
Tantangan Sosialisasi SPMI
Dikalangan sekolah-sekolah, ada yang masih beranggapan bahwa SPMI adalah proyek yang sewaktu-waktu dapat datang dan pergi. dianggap hanya program sesaat saja, temporel.
SPMI sebenarnya amanat dari Permendikbud Nomor 28 Tahun 2016 yang wajib dilaksanakan semua sekolah Dikdasmen. Namun sayangnya, sekolah-sekolah yang “sibuk” mengimplementasikan SPMI hanya sekolah yang berlabel “sekolah model” saja, adapun sekolah yang tidak “berlabel” sekolah model kurang peduli terhadap pentingnya implementasi SPMI. Atas kondisi ini, bagaimana solusi yang tepat?
Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Sosialisasi SPMI Dikdasmen, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
29 Jan
0
Syarat Penting Keberhasilan SPMI
Syarat Penting Keberhasilan SPMI
Mutu adalah derajat kesesuaian hasil kerja yang dibuat dengan harapan/ ekspektasi dari pelanggan. Untuk itu segenap anggota organisasi hendaknya benar-benar terobsesi untuk mencapai mutu.
Untuk mewujudkan harapan-harapan konsumen tersebut, ada syarat-syarat normatif yang harus dipenuhi oleh setiap Institusi pendidikan. Ada enam syarat penting untuk keberhasilan SPMI:
- Komitmen
- Kepatuhan kepada rencana
- Internally driven
- Tanggungjawab/pengawasan melekat
- Evaluasi
- Peningkatan mutu berkelanjutan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) diharapkan dapat menjadi solusi untuk menjawab problematik pendidikan di Indonesia. Berikut ini adalah pengertian Penjaminan Mutu (quality assurance) pendidikan tinggi:
- Proses yang dibangun untuk menjamin agar mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/ dijanjikan agar mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara terus-menerus.
- Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pelanggan/ konsumen memperoleh kepuasan.
Perguruan tinggi dikatakan bermutu / berkualitas bilamana mampu menetapkan dan mewujudkan visi perguruan tinggi melalui pelaksanaan misi yang sudah disusun.
Perguruan tinggi dikatakan bermutu bila mampu memenuhi kebutuhan / memuaskan kepentingan stakeholders. Contoh stakeholder adalah mahasiswa, orang tua siswa, masyarakat, pemerintah, dunia kerja dan profesional.
Menilik UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, Sistem Penjaminan Mutu (SPM) Dikti meliputi SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) dan SPME (Sistem Penjaminan Mutu Eksternal). SPME sering diartikan sebagai Akreditasi. Oleh karena itu SPM Dikti meliputi 2 hal yaitu sistem penjaminan mutu internal dan external.
Perguruan tinggi harus mampu mencapai target mutu yang telah ditetapkan. Perguruan tinggi harus mampu merencanakan (plan), menjalankan (do) dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu.
Namu sayang, sering dijumpai perguruan tinggi lebih mengutamakan akreditasi daripada implementasi SPMI. Begitu hasil akreditasi keluar, institusi pendidikan sering tidak fokus lagi pada SPMI, siklus PPEPP tidak dijalankan secara konsisten. Padahal dengan meningkatkan penjaminan mutu internal melalui SPMI, dapat dipastikan proses pencapaian akreditasi (SPME) akan ikut meningkat juga.
Demikian uraian singkat tentang Syarat Penting Keberhasilan SPMI, semoga bermanfaat dan Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
27 Jan
0
Persiapan Implementasi SPMI
Persiapan Implementasi SPMI
Terdapat beberapa alasan sebuah lembaga Pendidikan Tinggi membutuhkan SPMI, salah satunya untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi kampus. SPMI merupakan sistem mutu yang membantu organisasi pendidikan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Perbaikan ini dimungkinkan bila seluruh anggota organisasi berkomitmen untuk mengimplementasikan siklus mutu dengan baik.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sangat sesuai dengan semangat kebijakan program Kampus Merdeka, yang mengacu pada Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Permendikbud Nomor 5 tahun 2020 tentang Akreditasi Perguruan Tinggi dan Prodi.
Dalam artikel ini akan dibahas mengenai beberapa poin penting atau checklist, agar kampus dapat menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Berikut tahapan agar penerapan SPMI di Lembaga Pendidikan Tinggi dapat Berhasil.
Perlukah Membuat Lembaga Penjaminan Mutu?
Untuk implementasi SPMI ada 3 pendekatan, Pertama, SPMI dilaksanakan oleh sistem struktur organisasi yang sudah ada. Model ini berarti pengelolaan SPMI melekat pada struktur organisasi, dimana semua level dalam organisasi terlibat penuh dalam implementasi SPMI.
Kedua, organisasi dapat membentuk lembaga penjaminan mutu, yang bertugas membantu pelaksanaan Sistem Mutu. Ketiga, menggunakan gabungan dari model diatas, misalnya pada aras Universitas menggunakan pendekatan kedua, pada aras fakultas menggunakan pendekatan pertama (embeded).
Menyiapkan Dokumen
Dokumen SPMI terdiri dari dokumen kebijakan SPMI, dokumen manual SPMI atau PPEPP, dokumen standar SPMI, serta dokumen form mutu atau yang dikenal juga dengan formulir Sistem Penjaminan Mutu Internal. Tentu tidak mudah menyusun dokumen ini. Perlu bantuan tim ahli/ konsultan yang berpengalaman dan memahami konsep TQM (total quality management).
Audit Mutu Internal
Audit dilaksanakan dengan tujuan untuk melakukan proses perbaikan secara terus menerus. AMI harus dilakukan secara independen dan obyektif, untuk mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai oleh setiap unit di lingkungan perguruan tinggi. Hasil audit berupa temuan-temuan, baik temuan positif (best practice), maupun temuan negatif atau ketidak sesuaian (KTS).
Tindak Lanjut AMI
Audit mutu internal (AMI) yang dilakukan pada langkah sebelumnya tentu menghasilkan laporan. Laporan AMI yang sudah dibuat oleh auditor internal harus diproses dan ditindaklanjuti, hal-hal yang sulit dipecahkan solusinya, biasanya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. Tantangannya adalah bagaimana menjalankan proses AMI secara baik dan benar. Tidak sekedar formalitas prosedural, namun secara subtansi mampu menghasilan perbaikan-perbaikan yang signifikan.
PPEPP
Manual PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) merupakan Siklus yang bersifat sistematis dan harus dijalankan secara kontinyu. Sesuai panduan DIKTI, PPEPP digunakan untuk membantu kampus mengimplementasikan SPMI agar tercapai perbaikan yang berkelanjutan (Kaizen).
Tentu saja tidak mudah membangun budaya PPEPP dalam keseharian manajemen pada pendidikan tinggi. Budaya mutu PPEPP tidak saja sebagai slogan semata tetapi menjadi jiwa dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial.
Mengukur Kepuasan Pelanggan
Pengukuran kepuasan penting untuk dilakukan, biasanya sering dilakukan dengan survey. Dari hasil pengukuran kepuasan akan dapat diketahui capaian-capaian dari SPMI. Contoh pengukuran kepuasan penggunaan fasilitas pendidikan, yang dimaksud dengan pengguna fasilitas di sini bisa merupakan pihak internal seperti tenaga pendidik dan mahasiswa, bisa juga pihak eksternal seperti stakeholder atau instansi yang diajak bekerja sama oleh kampus.
Alat ukur Kepuasan Pelanggan harus dipastikan simpel, mudah, valid dan reliable. Hasil dari survey kepuasan akan menjadi masukan penting dalam upaya meningkatkan standar-standar dalam institusi pendidikan.
Demikian sekilas informasi tentang Persiapan Implementasi SPMI, semoga bermanfaat dan Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
27 Jan
0
Mengelola Data Dukung SPMI
Mengelola Data Dukung SPMI
Pengolahan data merupakan sebuah rangkaian yang dilakukan secara sistematis untuk menghasilkan informasi dan pengetahuan melalui data mentah. Pengolahan data harusnya dilakukan secara terperinci dan terprogram mengikuti perkembangan teknologi yang ada.
Digitalisasi data merupakan sebuah metode terbaru dimana sebuah data disimpan secara online, lalu setiap orang dapat mengakses data tersebut apabila memiliki persetujuan dari pemilik data. Dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat tentunya juga membuat kejahatan dalam dunia digital juga menjadi meningkat, sehingga tak heran hal ini menjadi momok yang menakutkan bagi pemilik data karena takut disebarluaskan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan suatu kegiatan penjaminan mutu yang terdokumentasi dengan baik melalui standar mutu dari mulai proses penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan (PPEPP). Dimana dokumen data dukung SPMI meliputi: dokumen kebijakan, manual, standar, dan formulir. Artikel ini akan membahas mengenai tips pengelolaan data dukung SPMI agar dapat terdokumentasi dengan baik.
Sistem Manajemen terintegrasi dengan Baik
Banyaknya pihak yang terlibat atas kepentingan dokumen SPMI, sebaiknya pengolahannya didasarkan pada pedoman manajemen dokumen agar pihak yang terlibat dapat mengetahui kodifikasi (penamaan), jadwal pengumpulan, dan lainnya.
Digitalkan Dokumen Pendukung
Dokumen yang terdigitalisasi memudahkan penelusuran kembali dan menghemat ruang penyimpanan fisik. Alat bantu (tools) pengelolaan dokumen untuk memudahkan SPMI di era digital dapat menggunakan server, dropbox, google drive dan Aplikasi/ software pendukung lainnya.
Pengelompokan data Pendukung SPMI
Meskipun penyimpanan sudah dilakukan secara digital, namun hendaknya data dikelompokan dalam sebuah dokumen yang saling berhubungan sehingga terstruktur dengan baik. Selanjutnya data sebaiknya diberikan tanda berdasarkan deadline yang sudah dibuat.
Membuat Kebijakan Terkait Sharing Data SPMI
Tidak semua data bisa diakses oleh semua orang, hal ini bisa menjadi penyebab fraud serta penyebaran data oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Dalam kasus dalam Perguruan Tinggi, data yang bersifat spesifik hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan atas data tersebut.
Apresiasi Terkait Peningkatan Standar
Digitalisasi sangat memudahkan untuk menandai sebuah dokumen yang telah mengalami peningkatan standar, dimana pihak manajemen haruslah memberi apresiasi setiap peningkatan standar sehingga pihak terkait menjadi lebih termotivasi / bersemangat untuk memperbaiki data dalam dokumen.
Demikian uraian singkat tentang Mengelola Data Dukung SPMI, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
26 Jan
0
Peran Komunikasi Dalam SPMI
Peran Komunikasi Dalam SPMI
Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan dari sebuah organisasi. Komunikasi terjadi ketika seseorang ingin menyampaikan informasi kepada orang lain. Informasi yang disampaikan dapat membuat orang lain memiliki persamaan maupun perbedaan maknanya. Komunikasi berfungsi untuk mengendalikan banyaknya pesan yang disampaikan, memotivasi untuk menyampaikan pesan, ekspresi perasaan dan yang paling utama adalah menyampaikan informasi.
Sistem Penjaminan Mutu Internal
Perlu diketahui bahwa Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan bagian dari Total Quality Management (TQM) yang memiliki tujuan yang sama yakni memaksimumkan daya saing organisasi melalui proses perbaikan secara terus menerus (Kaizen).
SPMI wajib diimplementasikan pada setiap komponen lembaga Pendidikan di Indonesia, hal ini ditujukan agar Pendidikan di Indonesia memiliki daya saing yang tinggi serta memiliki kualitas / mutu Pendidikan yang baik.
SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu Pendidikan Tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Agar sebuah organisasi Lembaga Pendidikan sukses dalam menjalankan harus berkonsentrasi pada 8 (delapan) elemen kunci yaitu: Etika (etics), Integritas (Integrity), Kepercayaan (trust), Pelatihan (training), Kerja Tim (team work), Kepemimpinan (leadership), Penghargaan (recognition) dan Komunikasi (Communication).
Peran Komunikasi Dalam SPMI
Kesuksesan SPMI membutuhkan peran komunikasi untuk menghubungkan seluruh rantai penghubung semua elemen SPMI. Para pihak yang terlibat haruslah memelihara keterbukaan dari arus komunikasi, dimana seluruh komponen yang terlibat dapat mengirim dan menerima semua informasi tentang proses-proses SPMI.
Supaya komunikasi bisa menjadi sesuatu yang dapat dipercaya maka pesan yang disampaikan harus jelas dan penerima informasi harus memiliki penafsiran yang sama dengan apa yang dimaksud pengirimnya.
Kesuksesan sebuah Lembaga Pendidikan dalam Mengimplementasikan SPMI sangat berpengaruh terhadap keterlibatan seluruh individu untuk berkomitmen dalam mengembangkan organisasinya. Dengan komunikasi yang terbuka dan jujur maka niscaya SPMI akan dapat dilaksanakan dengan baik.
Komunikasi Berdasarkan Arahnya
Komunikasi kebawah
Merupakan komunikasi dominan yang sering terjadi di sebuah organisasi, dimana Rektor, Kepala Sekolah atau ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) menjelaskan mengenai strategi kesuksesan SPMI kepada seluruh unit yang terlibat.
Komunikasi keatas
Komunikasi yang memungkinkan karyawan pada level bawah menyampaikan saran serta usulan kepada manajemen yang lebih tinggi terkait proses implementasi SPMI di Lembaga Pendidikan.
Komunikasi kesamping
Jenis komunikasi ini juga penting sebab ia sangat berguna untuk mematahkan penghalang antar departemen. Ia juga memudahkan urusan dengan pelanggan dan pemasok dalam cara yang lebih profesional.
SPMI berisi berbagai dokumen-dokumen penting yang harus diimplementasikan dengan baik. Tanpa komunikasi yang efektif, niscaya upaya kaizen (perbaikan secara terus menerus) tidak dapat berjalan dengan baik.
Demikian uraian singkat tentang Peran Komunikasi Dalam SPMI, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
26 Jan
0
SPMI dan Perubahan Generasi
SPMI dan Perubahan Generasi, bagaimana menyikapinya?
Perbedaan zaman dan peristiwa yang terjadi di setiap generasi mempengaruhi seseorang dalam menjalani hidupnya. Oleh karena itu, secara tidak langsung dapat memberi pengaruh terhadap pembentukan karakter maupun cara pandang seseorang mengenai segala sesuatu.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dibangun untuk dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan Stakeholder. Upaya ini dituangkan dalam berbagai bentuk standar dan dokumen mutu pendidikan yang relevan. Agar dapat unggul, Isi pernyataan standar-standar SPMI harus terus disesuaikan dan ditingkatkan, sehingga dapat memenuhi tuntutan perkembangan zaman.
Isi standar SPMI diharapkan adaptif dengan perubahan perilaku masing-masing generasi yang dilayani. Setiap generasi memiliki pola perilaku yang unik dan berbeda. Berbagai generasi dengan berbagai karakternya akan diuraikan dalam penjelasan berikut ini.
Seorang pakar pengelompokan generasi yang Bernama Dr. Alexis Abramson dalam laman BBC, menjelaskan jika setiap generasi memiliki karakternya masing-masing. Di Indonesia pembagian generasi didasarkan pada tahun kelahiran setiap orang. Hasil Sensus Penduduk 2022 per Juni 2022 terdapat 275,36 juta jiwa penduduk Indonesia. Penduduk tersebut terbagi kedalam 6 generasi berdasarkan tahun lahirnya.
Pre Boomer
Generasi ini lahir tahun 1945, jumlah generasi ini sebanyak 5,03 juta jiwa atau sekitar 1,87% dari total penduduk Indonesia pada tahun 2022. Generasi pre boomers lahir di zaman ‘The Greatest Depression’ atau kekacauan ekonomi global, sehingga memiliki karakter berikut:
- Jiwa kepemimpinan yang tinggi & bertanggung jawab
- Kurang berani dalam berpendapat
- Taat hukum dan kewajiban
- Sangat berhati-hati dalam membelanjakan uang
Baby Boomers
Generasi ini lahir tahun 1946-1964, jumlah generasi ini sebanyak 31,01 juta jiwa atau sekitar 11,56% dari total penduduk Indonesia pada tahun 2022. Generasi ini lahir dan tumbuh ketika zaman belum modern dan minim lapangan pekerjaan akibat pasca Perang Dunia II, sehingga memiliki karakter berikut:
- Berkomitmen, mandiri, positif
- Tidak suka terhadap kritik
- Mempertahankan adat istiadat
- Workaholic atau pekerja keras
Generasi X
Generasi ini lahir tahun 1965-1980, jumlah generasi ini sebanyak 58,65 juta jiwa atau sekitar 21,88% dari total penduduk Indonesia pada tahun 2022. Generasi ini lahir Ketika teknologi sedang berkembang, sehingga memiliki karakter berikut:
- Individualistis dan pemalas
- Toleran terhadap gaya hidup
- Senang mengambil risiko
- Logis dan cenderung tidak puas
Generasi Y
Generasi ini lahir tahun 1981-1996, jumlah generasi ini sebanyak 58,65 juta jiwa atau sekitar 21,88% dari total penduduk Indonesia pada tahun 2022. Generasi ini lahir Ketika teknologi sudah maju, sehingga memiliki karakter berikut
- Ambisius serta rasa percaya diri tinggi
- Lebih terbuka dalam menerima perubahan
- Rentan mengalami stres dan depresi
- Tidak bisa lepas dari gadged
Generasi Z
Generasi ini lahir tahun 1997-2012, jumlah generasi ini sangat banyak yakni 74,93 juta jiwa atau sekitar 27,94% dari total penduduk Indonesia pada tahun 2022. Generasi ini sering disebut sebagai penduduk asli pada era digital, sehingga memiliki ciri sebagai berikut:
- Suka mengumbar privasi dan berkomunikasi secara maya
- Menyukai hal instan dan cenderung keras kepala
- Tech savvy (mahir teknologi)
- Sangat termotivasi akan pencapaian
Post Gen Z
Generasi ini lahir tahun 2013-Seterusnya, Generation Alpha adalah anak-anak dari para Millenials. Generasi ini tumbuh dengan dikelilingi oleh teknologi sebagai hiburan saat mereka berusia masih sangat dini. Kebanyakan dari orang tua mereka adalah pengguna teknologi dan media sosial, sehingga generasi ini akan mengenali masa kecil mereka dengan tren-tren yang terjadi belakangan ini
- Menyukai permainan berbasis aplikasi
- Pembelajaran berfokus pada skill
- Suka membuat identitasnya sendiri
- Tidak membutuhkan struktur otoritas dan kekuasaan
Setelah memahami karakter dari berbagai generasi diatas, lalu bagaimana Kebijakan SPMI dibangun? Bagaimana standar-standar SPMI ditingkatkan dan dilaksanakan? Tentu kembali pada kecakapan manajemen dalam memahami perilaku stakeholder yang dilayani. Semangat!
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Perubahan Generasi, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
23 Jan
0
Pelaporan Data PDDIKTI
Pelaporan Data PDDIKTI
Rumitnya pengelolaan data akademik dan administrasi kampus, membuat para staf operator dan administrator akan berhadapan dengan berbagai informasi yang perlu digarap. Jumlahnya bisa dibilang tidak sedikit dan membutuhkan ketelitian sekaligus waktu yang bisa dibilang tidak singkat untuk menatanya. Terlebih lagi, jika jumlah mahasiswanya cukup besar.
Akan dapat menjadi lebih kompleks apabila dihadapkan dengan kewajiban untuk melaporkan sejumlah data tersebut ke PDDIKTI (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi) Dirjen Dikti sebagai regulator institusi pendidikan di Indonesia. Dibutuhkan usaha untuk membuat efektivitas dari pelaporan data ini tetap terjaga karena apabila hal tersebut tidak dilakukan, maka dikhawatirkan akan dapat mengganggu proses pemasukan data itu.
Data yang dibutuhkan oleh PDDIKTI bentuknya beragam. Mulai dari data akademik hingga kemahasiswaan, bahkan termasuk biaya studi. Secara umum data dari pihak kampus yang perlu dilaporkan ke pihak stakeholder Dirjen Dikti ini dibedakan menjadi dua, yaitu data Master dan data Transaksional. Data Master sendiri adalah data yang relatif statis dan kecenderungan berubahnya relatif lebih minim dibanding data transaksional yang dapat berganti dalam kurun waktu tertentu. berikut tips pelaporan data kampus ke PDDIKTI:
Melaporkan Data Akademik yang Lebih Sederhana
Data-data akademik yang perlu dilaporkan bentuknya meliputi berbagai informasi. Salah satunya program kurikulum dari tiap program studi. Dokumen kurikulum perlu dimasukkan ke pangkalan data Dikti secara manual maupun otomatis. Cara pelaporannya pun dapat dilakukan dengan praktis karena data dari format yang biasanya diolah di spreadsheet Microsoft Excel kemudian diteruskan ke PDDIKTI.
Satu Data Mahasiswa Bisa Dipakai Seterusnya
Data lain yang diminta untuk dilaporkan ke PDDIKTI adalah data tentang mahasiswa yang belajar di suatu perguruan tinggi. Pihak kampus perlu melaporkan secara detail mengenai data tiap-tiap mahasiswa yang terdaftar. Penggunaan google form data memungkinkan yang terekam sejak awal bisa dipakai untuk waktu dan keperluan selanjutnya. Misalnya, biodata yang ditulis oleh mahasiswa sendiri sejak masa PMB (Pendaftaran Mahasiswa Baru) bisa diteruskan ke database kampus setelah dilakukan proses seleksi. Data tersebut juga dapat diteruskan ke PDDIKTI. Dengan demikian, staf administrator kampus tidak perlu meminta ulang data serupa kepada mahasiswa yang menyita waktu saat akan melakukan pelaporan.
Melaporkan Data Lainnya
Ada pula data lain yang perlu dilaporkan ke PDDIKTI seperti biaya studi. Selain itu, data yang lengkap dan tunggal juga memudahkan proses koordinasi. Setidaknya beberapa bagian dari manajemen kampus seperti panitia PMB, Bagian Akademik, Bagian Kemahasiswaan hingga Bagian Keuangan bisa berbagi data yang sama. Sehingga PDDIKTI mendapatkan data yang lebih akurat secara lebih cepat.
Demikian sekilas info tentang Pelaporan Data PDDIKTI, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
8 May
0
Manajemen Hubungan Pelanggan
Dapatkan slideshare berikut ini:
MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
Organisasi harus mengetahui, merespon, dan memuaskan tuntutan pelanggan jika mereka ingin bisnis tetap berjalan dan mendapat keuntungan dari pertumbuhan di masa depan. Sekali lagi, kata kunci adalah “kepuasan pelanggan”, diikuti dengan periode ketika perusahaan bertujuan “menyenangkan” pelanggan mereka.
Akhir-akhir ini, telah ada gerakan untuk mengelola harapan pelanggan yang menyebabkan hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan yang menyebabkan hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan utama melalui komunikasi interaksi yang bertujuan mendapatkan pemahaman yang lebih jelas akan tuntutan pelanggan di masa sekarang dan masa depan. Dalam kaitanya dengan perkembangan ini, telah muncul manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management/CRM) sebagai strategi formal yang bertujuan menjelaskan, menyimpan, dan menganalisis informasi pelanggan untuk mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan dan perilaku pelanggan untuk mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan dan perilaku pelanggan dan mengembangkan hubungan yang lebih kuat dengan mereka. Untuk beberapa pemasok, hal ini berarti menetapkan tujuan organisasi di sekitar pemenuhan tuntutan yang muncul dari pelanggan.
Manajemen hubungan pelanggan bertujuan mengetahui, memahami, dan memenuhi tuntutan pelanggan dengan mendorong pelanggan agar terlibat dalam bisnis pemasok melalui sejumlah teknik yang mencakup mendengarkan pelanggan lewat prosedur keluhan dan pertemuan, melakukan riset pasar dan berkonsentrasi pada penyediaan jasa pelanggan dengan staf yang sadar budaya. Terdapat model untuk menggambarkan manfaat mendengarkan dan mengobservasi pelanggan, serta komunikasi dan pelatihan jasa pelanggan. Hal ini juga terdapat pada satu model yang menyatukan semuanya ini menjadi bagian CRM terpadu.
Banyak perusahaan percaya bahwa menggunakan strategi manajemen hubungan pelanggan bukan merupakan pilihan, karena memahami kebutuhan dan perilaku pelanggan dapat menghasilkan hubungan pelanggan yang lebih kuat yang akan memberikan tingkat kepuasan pelanggan yang lebih besar, sehingga meningkatkan perolehan penerimaan penjualan dan laba. Waktu dan usaha yang diperlukan untuk membuat CRM bekerja seharusnya tidak diremehkan walaupun hal tersebut sejalan dengan penggunaan teknologi untuk meningkatkan komunikasi, meingkatkan efisiensi dan mengatur database yang digunakan untuk merekam dan menyebarkan informasi pelanggan ke bisnis pemasok.
ORGANISASI YANG BERFOKUS PADA PELANGGAN
Model ini menggambarkan bahwa agar dapat menciptakan organsasi yang berfokus pada pelanggan, ada sejumlah elemen yang perlu dilaksanakan.
1. Desakan bisnis.
2. Kejelasan kelompok.
3. Kemampuan mendengarkan
4. Strategi dan sasaran pelayanan.
5. Proses berbasis pelanggan.
6. Pengembangan SDM
7. Permberdayaan.
8. Komunikasi,penghargaan dan pengakuan.
9. Kesinambungan.
KEINGINAN PELANGGAN “MoSoCoW”
- Must have (Harus memiliki) – 100% persyaratan
- Should have (Berharap memiliki) – Persyaratan nyata walaupun tidak penting secara bisnis
- Could have (Dapat memiliki) – fitur ekstra
- Would have (Sebaiknya memiliki) – menyenangkan jika bisa membeli keinginan ini)
KEKUATAN PELANGGAN YANG ADA
Perusahaan akan lebih baik jika dapat memaksimalkan penjualan overhead maupun sumber daya mereka jika mereka dapat mengembangkan hubungan bisnis yang berkelanjutan dan banyak dengan pelanggan yang ada. Alasan pelanggan untuk keputusan pembelian pertama didasarkan faktor berwujud atau tangible (kinerja, kualitas, reliabilitas dan biaya) dan tak berwujud atau intangible (perasaan peduli,rasa hormat,dll).
MENGAMATI PERILAKU PELANGGAN
Menerima pendapatan bahwa keharusan perusahaan ialah melihat kinerja organisasi, persaingan dan menguji pengalaman pelanggan yang ditawarkan maka akan memberikan tolak ukur harian sederhana untuk dijalankan.melangkah menuju ‘kaki pelanggan’ memberikan pemahaman tentang memilih tawaran itu, apa pelajaran bagi organisasi dan dapat membantu mengenali standar baru yang harus dibuat.
MENDENGARKAN PELANGGAN
Sejumlah organisasi tidak hanya mendengarkan pelanggan mereka tapi juga melaksanakan proses banchmarking yang sistematis agar dapat mengidentifikasi daerah untuk penegembangan dasarpada praktik. Banchmarking juga membantu mengidentikasi perbedaan pada proses dan kinerja serta dapat menghasilkan rencana tindakan untuk melaksanakan perubahan.
Terdapat empat metode benchmarking yang dapat digunakan :
1. Dibandingkan dengan persaingan langsung.
2. Dibandingkan dengan industri parallel.
3. Dibandingkan dengan bagian lain dari organisasi yang sama.
4. Dibandingkan dengan industry berbeda atau organisasi ‘terbaik di kelasnya’.
CUSTOMER CARE
Standar nasional diterapkan untuk National Vocation Qualifications di UK untuk mengajukan kompetensi dibidang keahlian tertentu.Untuk pelayanan pelanggan, standar ini telah dikembangkankan oleh badan pimpinan jasa pelanggan dibawah dukungan Depertemen Pendidikan Pemerintah. Lima bagian umum dari NVQ adalah:
1. Menjaga pelayanan pelanggan yang dapat diandalkan.
2. Komunikasi dengan pelanggan.
3. Mengembangkan hubungan kerja yang positif dengan pelanggan.
4. Memecahkan masalah demi pelanggan
5. Mengusulkan dan menilai perubahan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN
Diawal komunikasi strategi pelayanan pelanggan, terdapat juga kebutuhan untuk strategi komunikasi yang berfokus pada penyampaian pesan yang terus menerus dalam isi maupun format untuk stakeholder.
ANALISIS PARETO
Teori pareto,seorang ahli ekonomi Italia, merupakan konsep umum yang mempunyai banyak kegunaan. Dari studi pareto,Pembagian 80% – 20% diakui sebagai penemuan umum dan telah digunakan dalam sejumlah bidang bisnis.
Demikian, uraian singkat ini, semoga bermanfaat. Aamiin.
Salam hormat,
admin,
mutupendidikan.com
Pendampingan & Pelatihan Penjaminan Mutu Pendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
