Populer: Audit Mutu Internal
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Author Archive admin
7 Jan
0
Evaluasi Permendikbudristek 53/2023: Kecepatan versus Akuntabilitas
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 merupakan regulasi penting dalam sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Regulasi ini bertujuan baik yakni mendorong terwujudnya perguruan tinggi yang adaptif, inklusif, dan bermutu melalui penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Namun sejak regulasi sebelumnya yakni Permenristekdikti No, 62 tahun 2016, menurut pendapat penulis, ada ketentuan yang berisiko dan berdampak pada kecepatan pengambilan keputusan.
Kebutuhan akan kecepatan pengambilan keputusan (speed) adalah hal penting dalam implementasi SPMI, khususnya dalam menghadap era BANI (Brittle, Anxious, Non- linear, Incomprehensible) yang menuntut perguruan tinggi untuk terus berinovasi dalam upaya mencapai keunggulan kompetitif. Kebutuhan ini akan terhambat bila birokrasi dan mekanisme koordinasi dengan pemangku kepentingan internal, tidak ditata secara fleksibel, terutama dalam kaitan kerja sama dengan Senat dan Badan Penyelenggara (yayasan).
Tantangan ini semakin berat karena pemangku kepentingan internal belum tentu memiliki pemahaman yang komprensif terhadap kompleksitas SPMI. Pimpinan perguruan tinggi di satu sisi dihadapkan pada tuntutan tata kelola yang cepat dan adaptif, di sisi lain tetap harus menjaga terwujudnya asas akuntabilitas. Dalam konteks ini, evaluasi terhadap Permendikbudristek No. 53/2023 menjadi penting untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut tidak hanya mengedepankan asas akuntabilitas, namun regulasi ini juga mampu memberi ruang untuk tindakan responsif cepat dalam kondisi mendesak.
Baca juga: Inovasi Penjaminan Mutu: Masukan Untuk Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023
Kecepatan dan Akuntabilitas
Kecepatan (speed) adalah elemen krusial dalam implementasi SPMI untuk merespons kebutuhan operasional perguruan tinggi, seperti akreditasi, adaptasi kurikulum, dan pelaporan data.
Tantangannya, kecepatan ini sering kali berbenturan dengan prosedur koordinasi yang memerlukan masukan Senat dan persetujuan Badan Penyelenggara (untuk PTS), sehingga memperlambat pengambilan keputusan.
Di sisi lain, asas akuntabilitas tetap menjadi landasan tata kelola yang baik. Perguruan tinggi harus mempertahankan transparansi dalam setiap kebijakan mutu untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada data dan masukan yang valid. Oleh karena itu, diperlukan revisi kebijakan yang mampu menyeimbangkan kedua pilar ini (kecepatan dan akuntabilitas) tanpa mengorbankan salah satunya.
Baca juga: Lima Prinsip SPMI: Fondasi Kokoh Menuju Keunggulan Institusi
Analisis Permendikbudristek 53/2023
Pasal 69 ayat (2) dari Permendikbudristek No. 53/2023 saat ini mewajibkan pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan SPMI setelah mendapat masukan Senat dan persetujuan Badan Penyelenggara atau Yayasan (untuk PTS). Sementara itu, tuntutan pengelolaan SPMI sering kali bersifat dinamis, memerlukan tindakan responsif yang cepat untuk menangkap peluang-peluang yang ada. Hal tersebut akan sulit dicapai bila adaptasi SPMI harus selalu berkoordinasi dengan Senat dan Badan Penyelenggara.
Terkait kebijakan diatas, menurut pendapat penulis, diperlukan revisi terhadap Pasal 69 ayat (2) dengan menekankan pentingnya fleksibilitas dalam kondisi mendesak tanpa mengurangi asas akuntabilitas.
Revisi Pasal 69 Ayat (2)
Isi Pasal 69 ayat (2):
Pemimpin perguruan tinggi menetapkan SPMI setelah:
- Mendapat pertimbangan senat perguruan tinggi bagi perguruan tinggi negeri; atau
- Mendapat pertimbangan senat perguruan tinggi dan disetujui oleh badan penyelenggara bagi perguruan tinggi swasta.
Usulan Revisi Pasal 69 ayat (2)
- Pemimpin perguruan tinggi menetapkan SPMI berdasarkan masukan Senat dan Badan Penyelenggara melalui mekanisme evaluasi tahunan, kecuali dalam kondisi mendesak.
- Dalam kondisi mendesak, pemimpin perguruan tinggi berwenang menetapkan kebijakan SPMI sementara yang berlaku hingga maksimal 6 (enam) bulan, dengan kewajiban melaporkan kepada Senat dan/atau Badan Penyelenggara dalam 10 (sepuluh) hari kerja.
- Mekanisme evaluasi tahunan wajib mengintegrasikan:
- Siklus SPMI (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan).
- Keterpaduan dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti).
- Persetujuan elektronik dapat digunakan untuk percepatan persetujuan, sesuai ketentuan perguruan tinggi.
Revisi ini memberi ruang fleksibilitas yang diperlukan institusi untuk mengambil tindakan cepat tanpa mengesampingkan akuntabilitas. Pelaporan wajib dalam jangka waktu tertentu memastikan bahwa kebijakan sementara tetap terpantau dan dapat disesuaikan bila diperlukan revisi ulang.
Baca juga: Kemalasan Sosial: Musuh Tersembunyi SPMI
Mekanisme Evaluasi Tahunan: Pilar Kolaborasi
Mekanisme evaluasi tahunan merupakan siklus manajemen yang perlu dikembangkan. Evaluasi SPMI tahunan menjadi solusi penting untuk menyelaraskan kebutuhan kecepatan dan kebutuhan koordinasi dengan Pemangku Kepentingan.
Evaluasi tahunan berfungsi sebagai forum untuk mengumpulkan masukan dari Senat dan Badan Penyelenggara (yayasan) dan juga berfungsi untuk memastikan siklus SPMI berjalan sesuai dengan kerangka PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan).
Selain manfaat diatas, evaluasi tahunan juga memberikan peluang untuk mengintegrasikan data pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti). Dengan menggunakan data yang akurat, pengambilan keputusan dapat menjadi lebih relevan, sehingga meningkatkan mutu kebijakan yang diambil.
Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi
Digitalisasi Persetujuan
Penggunaan persetujuan elektronik adalah solusi strategis untuk mengatasi tantangan koordinasi yang cenderung lambat.
Dengan digitalisasi, proses persetujuan dapat dilakukan secara daring tanpa perlu mengadakan pertemuan fisik, dengan cara ini tentu menghemat waktu dan sumber daya.
Persetujuan elektronik juga berdampak pada meningkatkan transparansi. Setiap persetujuan atau penolakan dapat tersimpan dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini mendorong mekanisme akuntabilitas yang lebih kuat, meskipun dalam situasi yang menuntuk kecepatan dan fleksibilitas yang tinggi.
Revisi Pasal 69 ayat (2) dengan pendekatan yang lebih fleksibel dan responsif akan memberikan dampak positif bagi keberlanjutan mutu pendidikan di Indonesia. Dengan adanya mekanisme kebijakan sementara, perguruan tinggi akan dapat merespons kebutuhan mendesak tanpa harus menunggu proses yang lama.
Di sisi lain, integrasi evaluasi tahunan diharapkan akan dapat memastikan bahwa kebijakan SPMI tetap relevan dengan kebutuhan aktual dan mendapat dukungan dari segenap pemangku kepentingan. Dengan demikian, usulan revisi ini akan mampu menciptakan keseimbangan antara kecepatan dan akuntabilitas.
Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI
Penutup
Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023 memberikan peluang untuk perbaikan tata kelola SPMI di perguruan tinggi.
Revisi Pasal 69 ayat (2) menjadi solusi kunci untuk menjawab kebutuhan kecepatan dan akuntabilitas, melalui fleksibilitas kebijakan sementara, mekanisme evaluasi tahunan, dan digitalisasi persetujuan.
Melalui metode ini, perguruan tinggi Insya Allah dapat meningkatkan efisiensi tata kelola tanpa mengorbankan asas, prinsip mutu dan transparansi. Stay Relevant!
Baca juga: Misi SPMI: Menjadikan Kualitas sebagai DNA Perguruan Tinggi
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
7 Jan
0
Inovasi Penjaminan Mutu: Masukan Untuk Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di Indonesia merupakan salah satu pilar penting untuk memastikan bahwa sistem pendidikan tinggi menghasilkan lulusan yang kompeten dan relevan dengan kebutuhan global.
Permendikbudristek No. 53/2023 merupakan regulasi Pemerintah dan landasan hukum bagi pelaksanaan penjaminan mutu melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Namun, implementasi di lapangan tidak semudah membalik telapak tangan.
Kebijakan diatas kerap kali dihadapkan berbagai tantangan, termasuk keterbatasan fleksibilitas dan tingginya beban administratif bagi pelaksana perguruan tinggi.
Melalui Surat Edaran Nomor 15 Tahun 2024, Menteri mengundang pemangku kepentingan untuk memberikan masukan, saran dan pertimbangan atas evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023. Artikel ini bertujuan untuk memberikan masukan dan usulan konkret guna meningkatkan efektivitas kebijakan penjaminan mutu pendidikan tinggi. Masukan ini fokus pada upaya perbaikan fleksibilitas, relevansi, dan inovasi yang dibutuhkan perguruan tinggi untuk bersaing secara global.
Baca juga: Usulan Revisi Permendikbudristek No 53/2023: Otonomi dan Fleksibiltas Penjaminan Mutu
Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023
Potensi yang Dimiliki
Permendikbudristek No. 53/2023 memiliki potensi untuk mengintegrasikan prinsip-prinsip penjaminan mutu berbasis Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti). Kebijakan ini memberikan kerangka kerja yang jelas untuk perguruan tinggi dalam melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Standar Dikti yang ditetapkan dirancang untuk memastikan keselarasan mutu pendidikan tinggi di tingkat nasional.
Permendikbudristek No. 53/2023 juga mendorong dan memberikan peluang bagi perguruan tinggi untuk melampaui SN Dikti melalui pengembangan Standar Dikti yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Kebijakan ini menjadi penting karena memastikan semua perguruan tinggi, baik PTN maupun PTS, memiliki pedoman yang sama untuk meningkatkan mutu pendidikan mereka.
Hambatan dalam Implementasi
Namun demikian, pendekatan seragam yang ditetapkan dalam Permendikbudristek No. 53/2023 pasal 68 terkait kewajiban PPEPP (penetapan, pelaksanaan , evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar), menurut hemat penulis, berpotensi menjadi hambatan bagi perguruan tinggi dengan mengembangkan SPMI mereka.
Kebingungan terhadap konsep PPEPP dan administrasi yang berat untuk memenuhi lima komponen PPEPP sering kali menyita sumber daya yang seharusnya dapat dialokasikan untuk pengembangan mutu melalui inovasi dan eksperimen lainnya. Kurangnya ruang fleksibilitas dapat mempersulit perguruan tinggi untuk menyesuaikan metode penjaminan mutu mereka dengan visi dan misi unik (mission diferentiation) masing-masing.
Pendekatan Berbasis Hasil
Salah satu cara untuk meningkatkan efektivitas (dan efisiensi) penjaminan mutu adalah dengan mengalihkan fokus dari proses administratif ke hasil nyata yang ingin dicapai.
Evaluasi berbasis hasil memungkinkan perguruan tinggi untuk mencapai target standar mutu mereka tanpa harus terikat pada metode atau cara-cara tertentu.
Contoh, perguruan tinggi dapat menggunakan indikator keberhasilan seperti tingkat kepuasan mahasiswa, daya serap lulusan di dunia kerja, atau inovasi penelitian. Pendekatan ini memberikan ruang bagi perguruan tinggi untuk bereksperimen dengan cara atau metode manajemen mutu lain tanpa harus terikat menerapkan “PPEPP” versi pemerintah, contoh seperti memakai PDCA (Plan-Do-Check-Act), Lean- Agile Management, metode balance scorecard, atau metode QMS lain seperti ISO 21000.
Kebebasan memilih sistem manajemen mutu tentu sangat relevan dengan semangat otonomi perguruan tinggi yang diamanahkan UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Perguruan tinggi dapat memilih sistem mutu yang sesuai dengan kemampuan, potensi dan kebutuhan mereka. Pendekatan kebijakan “berbasis hasil” mendorong perguruan tinggi untuk fokus pada hasil nyata (substantif) dari sistem penjaminan mutu (QMS) yang mereka pilih secara mandiri.
Penyesuaian dengan Konteks Lokal
Setiap perguruan tinggi memiliki karakteristik dan misi unik (mission differentition) yang berbeda, baik dari segi sumber daya, lokasi geografis, maupun fokus keilmuan. Oleh sebab itu, kebijakan penjaminan mutu perlu memberikan keleluasaan kepada perguruan tinggi untuk menyesuaikan implementasinya dengan konteks lokal. Perguruan tinggi dapat bebas mengadopsi metode alternatif yang mereka anggap paling cocok, misal seperti Six Sigma, MBO (management by objective) atau model lainnya. Perguruan tinggi dapat berinovasi dengan modifikasi PPEPP menjadi cukup 3 langkah saja (lebih mudah diingat): Penetapan, Pelaksanaan dan Evaluasi saja (dimana tahap Penetapan dan Peningkatan sudah dimasukkan dalam indikator proses Evaluasi). Institusi juga dapat berinovasi dengan berbagai kombinasi dan pilihan kearifan lokal untuk memenuhi komponen PPEPP. Penyesuaian ini, memungkinkan institusi untuk tetap fokus pada hasil (capaian standar) tanpa harus terbebani oleh proses administratif yang diseragamkan.
Baca juga: Inkrementalisme dalam SPMI: Realistis atau Jalan di Tempat?
Insentif untuk Inovasi dalam Penjaminan Mutu
Mendorong Eksperimen melalui Dukungan Pendanaan
Pemerintah dapat memberikan insentif berupa pendanaan tambahan bagi perguruan tinggi yang berhasil mengembangkan model inovasi dalam penjaminan mutu.
Misalnya, perguruan tinggi yang mengadopsi teknologi digital dan AI untuk meningkatkan efisiensi sistem manajemen mutu dapat menerima hibah untuk memperluas implementasi tersebut. Hal ini tidak hanya mendorong inovasi namun juga menciptakan model praktik baik (best practice) yang dapat diadopsi oleh institusi lain.
Lebih lanjut, Kementerian dapat memfasilitasi pilot project untuk menguji pendekatan baru dalam penjaminan mutu. Program ini memungkinkan perguruan tinggi untuk mencoba metode baru tanpa harus menghadapi risiko besar, (sambil tetap terjaga untuk memenuhi kewajiban standar nasional).
Pengakuan atas Pencapaian Unggul
Selain dukungan finansial, pemerintah dapat memberikan penghargaan (reward & recognition) kepada institusi yang berhasil mencapai prestasi luar biasa dalam inovasi pengembangan sistem manajemen mutu pendidikan.
Penghargaan ini dapat berupa hadiah atau akreditasi khusus, publikasi hasil pencapaian, atau status “excellence” yang meningkatkan reputasi institusi di tingkat nasional maupun internasional. Hal ini tentu dapat meningkatkan semangat / motivasi dosen dan karyawan. Mereka akan bersungguh-sungguh mengejar hal-hal yang substantif bukan sekedar formalitas administratif belaka.
Baca juga: SPMI dalam Perspektif Easton: Pendidikan Tinggi di Persimpangan Jalan?
5 Poin Rekomendasi
Untuk evaluasi Kebijakan SPMI pada Permendikbudristek No. 53/2023, berikut 5 poin masukan sebagai bahan pertimbangan:
- Fleksibilitas dalam Implementasi SPMI: Mengakomodasi metode alternatif seperti PDCA, Lean atau Agile Quality Management untuk memenuhi komponen PPEPP.
- Evaluasi Berbasis Hasil: Memfokuskan penilaian pada dampak nyata, seperti keberhasilan lulusan (capaian standar kompetensi lulusan) dan relevansi kurikulum.
- Dukungan Teknologi: Memanfaatkan teknologi yang sederhana dan mudah dipahami untuk mengurangi beban administratif dalam pelaporan mutu.
- Insentif untuk Inovasi: Memberikan hibah/ pendanaan tambahan dan pengakuan bagi perguruan tinggi yang berhasil berinovasi untuk model penjaminan mutu yang lebih efektif dan efisien.
- Pendekatan Modular: Mengizinkan perguruan tinggi untuk menyesuaikan elemen penjaminan mutu dengan kebutuhan mereka.
Baca juga: Menakar Keberhasilan SPMI: Efektifkah Siklus PPEPP?
Penutup
Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023 merupakan langkah krusial untuk membangun kebijakan penjaminan mutu yang lebih fleksibel, adaptif, dan relevan dengan kebutuhan pendidikan tinggi di Indonesia.
Dengan memberikan ruang bagi perguruan tinggi untuk berinovasi dan menyesuaikan metode mereka, kebijakan ini dapat meningkatkan mutu pendidikan secara keseluruhan.
Pendekatan berbasis hasil, dukungan teknologi, dan insentif inovasi akan memastikan bahwa kebijakan penjaminan mutu tidak hanya menjadi alat kontrol semata, namun juga pendorong transformasi dalam pendidikan tinggi. Dengan demikian, Insya Allah pendidikan tinggi di Indonesia akan lebih siap menghadapi tantangan global sambil tetap relevan dengan tuntutan dan harapan stakeholder lokal. Stay Relevant!
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
2 Jan
0
Kebijakan SPMI: Pilar Utama Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah komponen penting dalam tata kelola perguruan tinggi. Kebijakan SPMI menjadi elemen esesial yang tidak hanya mendefinisikan arah peningkatan mutu, namun juga memastikan bahwa institusi mampu memenuhi tuntutan standar nasional pendidikan tinggi. Dalam penerapannya, kebijakan SPMI harus dirancang dengan mempertimbangkan banyak hal seperti visi strategis perguruan tinggi, regulasi yang berlaku, dan kebutuhan stakeholder lainnya.
Namun dalam praktiknya, tidak jarang Kebijakan SPMI dipandang sebagai dokumen administratif yang sulit dimengerti oleh sebagian besar sivitas akademika. Padahal, kebijakan ini memuat banyak hal penting seperti komitmen, standar SPMI dan pedoman strategis yang dapat mempermudah pengelolaan mutu di perguruan tinggi.
Artikel ini akan mencoba mengenalkan hal penting apa saja yang minimal harus ada dalam isi dokumen Kebijakan SPMI. Kebijakan yang dirancang dengan baik akan menjadi panduan yang terpercaya bagi segenap Sivitas akademika. Dengan pendekatan yang holistik, Kebijakan SPMI akan dapat menjadi alat strategis untuk membangun budaya mutu yang berkelanjutan.
Baca juga: Seni Merancang Mission Differentiation Perguruan Tinggi
Integrasi Visi dan Misi dalam Kebijakan SPMI
Visi dan misi perguruan tinggi menjadi elemen penting “yang harus diintegrasikan” dalam Kebijakan SPMI. Visi mencerminkan tujuan (cita-cita) jangka panjang institusi, sedangkan misi adalah langkah strategis yang mendukung tercapainya visi institusi. Dalam konteks ini, Kebijakan SPMI tidak hanya berfungsi sebagai pedoman teknis, tetapi juga sebagai alat strategis untuk menyelaraskan upaya peningkatan mutu “dengan berpedoman” sesuai arah visi misi perguruan tinggi.
Oleh karena itu, visi dan misi “harus di update terlebih dahulu” agar tetap relevan dengan perubahan lingkungan eksternal. Bila visi dan misi belum ter-update, maka upaya integrasi dengan kebijakan SPMI akan sia-sia, karena pada dasarnya perangkat SPMI dibangun dengan tujuan untuk mendukung pencapaian visi dan misi.
Mission Differentiation juga merupakah hal penting yang harus dikelola terlebih dahulu. Dengan keunikan dan positioning yang tepat, dokumen turunan seperti perangkat SPMI, akan disesuaikan agar terintegrasi dan mendukung pencapai visi dan misi unik yang telah dirancang sebelumnya.
Dengan kata lain, Kebijakan SPMI tidak akan memiliki makna apa apa, apabila pernyataan visi dan misi unik masih belum relevan.
Sebagai contoh, institusi yang memiliki visi menjadi pusat unggulan dalam penelitian harus memastikan bahwa Kebijakan SPMI berkomitmen dan mendukung penguatan standar penelitian. Hal ini dapat dilakukan dengan menetapkan standar mutu penelitian yang unggul, yang spesifik, seperti jumlah publikasi internasional yang ditargetkan setiap tahun. Dengan integrasi ini, Kebijakan SPMI dapat menjadi motor penggerak utama dalam mewujudkan visi dan misi institusi.
Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI
Menguraikan Latar Belakang dan Tujuan Kebijakan SPMI
Agar Kebijakan SPMI menjadi bermakna dan mudah dipahami, harus dirancang menarik dan sistematis. Kebijakan SPMI sangat dianjurkan memiliki uraian latar belakang dan tujuan yang jelas agar relevan dan aplikatif. Latar belakang biasanya mencakup info terkait tantangan global yang dihadapi perguruan tinggi, seperti tantangan era BANI, kebutuhan untuk meningkatkan akreditasi, daya saing global, atau adaptasi terhadap regulasi baru.
Sementara itu, tujuan dalam Kebijakan SPMI juga harus dirumuskan secara spesifik dan terukur. Alangkah baiknya bila tujuan kebijakan dirumuskan untuk jangka pendek tahunan, sehingga setiap tahun sekali (minimal) dokumen kebijakan SPMI perlu di update.
Contoh tujuan kebijakan seperti mencapai akreditasi unggul, mendukung budaya mutu, atau meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan.
Sebagai ilustrasi, perguruan tinggi yang memiliki visi kuat dalam pengabdian kepada masyarakat (mission differentiation) dapat menjadikan Kebijakan SPMI sebagai alat strategis untuk mengoptimalkan program-program pengabdian yang berorientasi pada kebutuhan masyarakat lokal. Dengan menerapkan standar mutu yang spesifik untuk pengabdian masyarakat, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa program yang dirancang tidak hanya relevan, juga juga memberikan dampak yang terukur bagi pengembangan komunitas (community development).
Contoh, Kebijakan SPMI dapat menetapkan indikator keberhasilan seperti jumlah pengabdian yang berbasis riset, tingkat kepuasan masyarakat , atau jumlah kolaborasi dengan pemerintah daerah dan sektor swasta. Melalui pendekatan ini, perguruan tinggi tidak hanya memenuhi tanggung jawab sosialnya namun juga memperkuat perannya sebagai katalisator perubahan di tengah masyarakat. Kebijakan SPMI yang dirancang dengan baik mampu menjadikan program pengabdian masyarakat sebagai bagian integral dari strategi mutu perguruan tinggi.
Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi
Garis Besar Isi Kebijakan SPMI: “Big Picture” Untuk Menyederhanakan Kompleksitas
Berikut akan disampaikan informasi apa saja yang dianjurkan ada dalam isi Kebijakan SPMI:
a. Asas dan Prinsip SPMI
Kebijakan SPMI sebaiknya mencantumkan asas-asas fundamental seperti transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan sebagai landasan utama dalam implementasi mutu. Selain itu, prinsip-prinsip yang mendukung budaya mutu juga perlu dirumuskan secara eksplisit untuk mencerminkan nilai-nilai yang dianut perguruan tinggi. Dalam merumuskan asas dan prinsip, perguruan tinggi tidak harus mengikuti model dari institusi lain. Sebaliknya, institusi dapat mengembangkan sendiri asas dan prinsip tersebut dengan mengintegrasikan kearifan lokal yang relevan dengan karakteristik dan kebutuhan masing-masing. Pendekatan ini tidak hanya membuat kebijakan lebih autentik tetapi juga memperkuat identitas institusi dalam mengelola mutu secara berkelanjutan.
b. Tujuan dan Strategi SPMI
Selain mencantumkan tujuan umum, Kebijakan SPMI juga dianjurkan untuk merumuskan strategi spesifik yang mencerminkan arah strategis perguruan tinggi, termasuk pilihan mission differentiation yang ditetapkan sebagai positioning institusi. Strategi spesifik ini dapat meliputi, misalnya, penerapan teknologi dalam manajemen mutu untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi, atau memperkuat kolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan, seperti industri, pemerintah, dan masyarakat. Pendekatan ini tidak hanya memperjelas langkah implementasi kebijakan tetapi juga memperkuat daya saing perguruan tinggi melalui inovasi dan keterlibatan yang lebih luas.
c. Ruang Lingkup SPMI
Ruang lingkup kebijakan SPMI mencakup bidang akademik, seperti kurikulum, pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta bidang non-akademik, seperti layanan administrasi, keuangan, dan manajemen sumber daya manusia (SDM). Pendekatan yang holistik ini memastikan bahwa kebijakan tidak hanya berfokus pada satu aspek, tetapi mencakup seluruh aktivitas institusi yang mendukung tercapainya mutu secara menyeluruh. Penjelasan yang jelas mengenai ruang lingkup ini sangat penting agar seluruh sivitas akademika memahami perannya masing-masing dan dapat memberikan dukungan aktif dalam implementasi kebijakan. Dengan demikian, ruang lingkup yang terdefinisi baik akan membantu menciptakan sinergi di seluruh unit kerja perguruan tinggi.
d. Manajemen SPMI: Siklus PPEPP
Manajemen SPMI berpusat pada siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar), yang menjadi inti dari upaya penjaminan mutu di perguruan tinggi. Siklus ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap proses dan aktivitas institusi dilakukan secara sistematis, terukur, dan berorientasi pada perbaikan berkelanjutan. Dalam isi Kebijakan SPMI, perlu menjelaskan secara garis besar bagaimana setiap tahap dalam siklus PPEPP diterapkan baik akademik maupun non-akademik. Penjelasan ini akan memberikan panduan yang jelas kepada semua unit kerja, sehingga siklus PPEPP dapat diimplementasikan secara konsisten untuk mencapai dan melampaui standar mutu yang telah ditetapkan. Dianjurkan untuk menambahkan tautan (link) bagi pembaca yang ingin mengetahui lebih dalam tentang PPEPP.
e. Pengorganisasian SPMI
Pengorganisasian SPMI memerlukan struktur organisasi yang jelas untuk memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu berjalan secara efektif. Struktur ini dapat mencakup pembentukan unit khusus seperti Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang bertanggung jawab secara langsung terhadap implementasi dan pengawasan SPMI. Alternatif lain adalah “mengintegrasikan” fungsi penjaminan mutu ke dalam manajemen perguruan tinggi, dengan melibatkan unit-unit kerja terkait di bawah koordinasi pimpinan.
Agar dokumen Kebijakan SPMI tidak terlalu tebal, kami menyarankan menguraikan secara garis besar bagaimana struktur ini dirancang, termasuk pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing unit. Namun perlu diingat, bahwa penjelasan detail juga sangat penting, oleh karena itu sertakan “tautan (link) yang dapat di klik” bila pengguna ingin membaca penjelasan detail tentang struktur organisasi.
f. Jumlah dan Nama Standar SPMI
Kebijakan SPMI perlu mencantumkan secara jelas nama-nama standar yang berlaku sebagai acuan utama dalam penjaminan mutu. Nama standar yang dapat dicantumkan diantaranya Standar Kompetensi Lulusan, Standar Isi Pembelajaran, Standar Proses Pembelajaran, Standar Penilaian Pembelajaran, Standar Penelitian, Standar Pengabdian kepada Masyarakat, Standar Sarana dan Prasarana, Standar Pengelolaan, serta Standar Pembiayaan.
Dengan mencantumkan jumlah dan nama-nama standar, Kebijakan SPMI memberikan kejelasan cakupan dan fokus mutu yang ingin dicapai, sehingga membantu seluruh elemen institusi bekerja menuju target yang sama secara konsisten dan terukur.
Penjelasan lebih rinci tentang setiap standar dapat disampaikan dalam dokumen pendukung atau sangat dianjurkan untuk menyertakan tautan (link) agar pengguna punya kesempatan untuk mengunjungi dengan mudah.
Baca juga: Kemalasan Sosial: Musuh Tersembunyi SPMI
Apa Saja Perangkat SPMI?
Kebijakan SPMI tidak dapat berjalan efektif tanpa perangkat pendukung yang dirancang dengan baik. Perangkat pendukung minimal meliputi pedoman penerapan siklus PPEPP, standar dan kriteria mutu, serta tata cara pendokumentasian implementasi.
Perangkat-perangkat ini harus dirancang dengan baik untuk mempermudah setiap langkah dalam siklus penjaminan mutu, mulai dari perencanaan hingga evaluasi.
Ketrampilan menyusun perangkat SPMI perlu terus ditingkatkan. Penyusunan Perangkat SPMI memerlukan ketrampilan multi disiplin keilmuan seperti manajemen kualitas, manajemen strategik, dan ilmu perilaku keorganisasian, karena keberhasilan SPMI tidak terlepas dari dari ketrampilan leadership, motivasi dan komunikasi.
Pedoman penerapan siklus PPEPP dapat mencakup contoh nyata dari langkah evaluasi mutu, seperti bagaimana mengukur kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran, serta bagaimana melibatkan semua pemangku kepentingan dalam memberikan umpan balik yang konstruktif. Selain itu, penerapan perangkat SPMI yang komprehensif memerlukan integrasi antara manajemen strategis dan ilmu perilaku keorganisasian untuk memastikan setiap elemen dalam siklus PPEPP berjalan dengan efektif. Manajemen yang baik akan membantu dalam perencanaan, pengelolaan sumber daya, dan pengambilan keputusan berbasis data, sedangkan pendekatan perilaku keorganisasian penting untuk memahami motivasi, komunikasi, dan dinamika tim di dalam institusi.
Pendokumentasian yang baik juga menjadi kunci untuk memastikan bahwa setiap langkah dalam siklus dapat diaudit dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Dengan menggabungkan manajemen strategis dan perilaku keorganisasian, perangkat SPMI dapat dirancang agar tidak hanya aplikatif tetapi juga relevan dengan budaya kerja institusi. Hal ini memastikan bahwa Kebijakan SPMI mampu menjawab kebutuhan institusi secara menyeluruh dan berorientasi pada peningkatan mutu yang berkelanjutan.
Baca juga: Transformasi SPMI: Komunikasi Internal sebagai Game-Changer
Hubungan Kebijakan SPMI dengan Dokumen Strategis Lain
Kebijakan SPMI harus memiliki keterkaitan yang erat (terintegrasi) dengan dokumen strategis perguruan tinggi lainnya, seperti statuta, rencana strategis (Renstra), dan dokumen akreditasi.
Hubungan ini memastikan bahwa Kebijakan SPMI tidak berdiri sendiri, namun menjadi bagian integral dari tata kelola institusi. Sebagai contoh, standar mutu dalam Kebijakan SPMI harus mendukung pencapaian target yang ditetapkan dalam Renstra. Apabila target Renstra dirancang untuk target 5 tahun kedepan, maka standar SPMI dapat dirancang menjadi target tahunan, yang perlu terus di update setiap tahun.
Integrasi Kebijakan SPMI dengan dokumen strategis lainnya memberikan kejelasan arah bagi seluruh pemangku kepentingan di perguruan tinggi. Dosen dan staf dapat dengan mudah memahami bagaimana kebijakan SPMI mendukung pencapaian tujuan strategis institusi, sehingga mereka merasa lebih termotivasi untuk berkontribusi dalam implementasinya. Dengan pendekatan ini, Kebijakan SPMI tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga sebagai panduan strategis yang relevan dan aplikatif.
Alih-alih berfokus langsung pada capaian dalam Renstra, Kebijakan SPMI memungkinkan perguruan tinggi untuk lebih mudah fokus pada target-target tahunan yang telah diuraikan dalam perangkat SPMI. Hal ini terjadi karena target dalam perangkat SPMI sudah dirancang sebagai hasil breakdown yang terstruktur dari target yang lebih besar di Renstra.
Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI
Penutup
Kebijakan SPMI adalah elemen penting dalam sistem tata kelola perguruan tinggi. Dengan menyusun kebijakan yang holistik yang mencakup visi, tujuan, perangkat pendukung, dan keterkaitan dengan dokumen strategis lainnya, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa standar mutu akan dapat diimplementasikan secara efektif dan konsisten. Lebih dari itu, Kebijakan SPMI juga berperan dalam menciptakan budaya mutu yang berkelanjutan, yang menjadi landasan bagi keunggulan institusi di tingkat nasional maupun global. Dalam era persaingan pendidikan tinggi yang semakin ketat, Kebijakan SPMI yang dirancang dengan baik InsyaAllah menjadi kunci keberhasilan perguruan tinggi. Stay Relevant!
Kutitipkan Mutu
Bila kutitipkan harapku pada kebijakan,
Pastilah ia menjalin budaya mutu.
Bila kutitipkan langkahku pada visi,
Pastilah ia menuntun menuju kejayaan.
Bila kutitipkan mimpiku pada strategi,
Pastilah ia menganyam tujuan bersama.
Bila kutitipkan perjuanganku pada renstra,
Pastilah ia melahirkan keunggulan.
Yaa Allah Yaa Rabb…Bismillah
Kan kusimpan keyakinan dalam panduan ini,
Kusulam mutu dalam napas institusi.
Kan kujaga harapan dalam terang visi,
Kutanam semangat di tanah prestasi.
Baca juga: SPMI Tanpa Knowledge Management? Jurang Kegagalan!
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
30 Dec
0
Inovasi Sarana dan Prasarana: Menjawab Tantangan Pendidikan Masa Depan
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Dunia pendidikan tinggi masa kini (era BANI) dihadapkan pada tuntutan yang terus berkembang. Transformasi digital, kebutuhan akan fleksibilitas pembelajaran, dan relevansi kurikulum dengan dunia kerja adalah tantangan yang harus segera disikapi. Universitas tidak lagi hanya menjadi lembaga pembelajaran, namun harus bisa menjadi pusat inovasi yang selaras dengan dinamika global.
Salah satu tantangan terbesar adalah memastikan bahwa fasilitas dan infrastruktur kampus (sarana prasarana) mampu mendukung proses pembelajaran di era BANI.
Dengan digitalisasi yang semakin meluas, universitas harus mampu mengintegrasikan teknologi ke dalam setiap aspek operasionalnya, termasuk sarana dan prasarana. Langkah ini penting agar universitas mampu menghadirkan pengalaman belajar yang relevan dan unggul untuk para mahasiswa.
Kebijakan ini sejalan dengan Pasal 48, 49, dan 50 Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, yang mengatur standar sarana prasarana untuk pendidikan tinggi. Institusi yang ingin unggul harus memanfaatkan kebijakan ini sebagai acuan untuk melakukan transformasi secara komprehensif.
Dari Ruang Kelas ke Cloud
Teknologi informasi termasuk AI, kini menjadi fondasi penting dalam membangun sarana dan prasarana pendidikan. Sesuai dengan Pasal 49, perguruan tinggi wajib menerapkan tata kelola teknologi informasi yang andal dan transparan. Ini mencakup pengelolaan data akademik dan non akademik, penyediaan platform digital untuk pembelajaran, hingga perlindungan data mahasiswa.
Baca juga: Seni Merancang Mission Differentiation Perguruan Tinggi
Salah satu langkah inovatif adalah membangun LMS (Learning Management System) yang andal dan terintegrasi. LMS memungkinkan mahasiswa dan dosen untuk mengakses materi pembelajaran kapan saja dan di mana saja (asinkronus). Fitur seperti forum diskusi, evaluasi daring (quiz), dan pelacakan progres kemajuan belajar mahasiswa adalah elemen penting untuk mendukung proses pembelajaran yang inklusif dan adaptif.
Selain itu, penguatan infrastruktur digital seperti Wi-Fi, laboratorium virtual, dan ruang kelas digital akan dapat memberikan pengalaman belajar yang mendalam.
Kombinasi antara teknologi dan infrastruktur fisik akan membawa universitas menuju era baru pembelajaran yang modern.
Penciptaan dan Pemanfaatan Sumber Pembelajaran Terbuka
Pasal 50 memberi arahan tentang pentingnya sumber pembelajaran terbuka (open educational resources) dalam mendukung pendidikan tinggi.
Universitas harus mendorong dosen untuk menciptakan bahan ajar digital yang dapat diakses oleh mahasiswa dan bahkan masyarakat luas (publik). Dengan lisensi terbuka seperti Creative Commons, sumber pembelajaran tersebut dapat digunakan, dimodifikasi, dan disebarluaskan.
Langkah strategis lain adalah menjalin kerja sama kemitraan dengan platform global seperti edX, Coursera, atau Khan Academy untuk menyediakan akses ke kursus-kursus online yang mereka sediakan. Hal ini tidak hanya meningkatkan aksesibilitas namun juga memperkaya kurikulum dengan perspektif global.
Repositori digital lokal juga dapat menjadi solusi. Dengan mendata, mengumpulkan dan mengelola sumber pembelajaran yang relevan, universitas dapat menjadi pusat sumber daya yang bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa, namun juga dosen dan karyawan tendik. Pemanfaatan ini tidak hanya mendukung pencapaian tujuan kurikulum namun juga memperluas dampak pendidikan ke segenap stakeholder.
Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI
Sarana dan Prasarana yang Melampaui Standar
Mengacu Pasal 48, universitas juga perlu menyediakan fasilitas yang tidak hanya memenuhi namun juga melampaui standar minimum.
Ini mencakup penyediaan ruang pembelajaran yang inovatif, seperti coworking spaces, maker spaces, dan laboratorium riset multidisiplin yang relevan dengan kebutuhan dunia usaha dan dunia industri (DUDI).
Fasilitas ini juga harus inklusif. Penyediaan akses bagi mahasiswa berkebutuhan khusus (seperti pengguna kursi roda) adalah salah satu prioritas yang harus diwujudkan. Selain itu, pendekatan ramah lingkungan dalam pengelolaan fasilitas, seperti instalasi listrik tenaga surya, pengelolaan daur ulang limbah, dan taman hijau kampus, dapat menjadi nilai tambah yang menarik bagi mahasiswa dan mitra industri.
Investasi berkelanjutan dalam infrastruktur adalah kunci. Universitas harus memprioritaskan anggaran yang cukup untuk pembangunan dan pemeliharaan fasilitas yang mendukung visi dan misinya. Fasilitas yang unggul akan menciptakan pengalaman belajar yang berkualitas tinggi, memperkuat daya saing kampus, dan menarik lebih banyak mahasiswa berbakat.
Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi
Makna “Menyediakan Akses”
“Menyediakan akses” tidak selalu berarti perguruan tinggi harus memiliki (membeli) semua sarana dan prasarana secara langsung.
Sebaliknya, hak akses dapat diberikan melalui berbagai cara, seperti menjalin kerja sama dengan institusi lain, menyewa fasilitas, atau meminjam dari mitra yang memiliki sumber daya lebih besar. Misalnya, laboratorium riset yang mahal dapat diakses melalui kolaborasi dengan pusat penelitian nasional atau perusahaan industri.
Dengan kemajuan AI dan teknologi informasi, perguruan tinggi juga dapat memanfaatkan layanan berbasis digital untuk menyediakan akses ke fasilitas pembelajaran. Contohnya adalah perangkat lunak berbasis cloud, laboratorium virtual, atau repositori penelitian daring. Pendekatan ini tidak hanya efisien secara biaya, namun juga memastikan fleksibilitas dan adaptabilitas untuk memenuhi tuntutan pembelajaran yang terus berkembang.
Baca juga: Kemalasan Sosial: Musuh Tersembunyi SPMI
Penutup
Untuk mewujudkan visi misi perguruan tinggi yang unggul, sarana dan prasarana harus menjadi prioritas strategis. Langkah inovatif yang berorientasi pada masa depan, seperti digitalisasi pembelajaran, penguatan sumber pembelajaran terbuka, dan pengelolaan infrastruktur yang adaptif, adalah jalan yang harus ditempuh.
Universitas yang proaktif dalam menghadapi tantangan era BANI akan mampu menjadi pelopor dalam menciptakan pendidikan tinggi yang relevan, unggul, dan berkelanjutan. Transformasi sarana dan prasarana tidak hanya menjawab kebutuhan masa kini, namun juga mempersiapkan masa depan pendidikan yang lebih cerah untuk mahasiswa, dosen, dan segenap stakeholder. Stay Relevant!
Visi tinggi melesat di cakrawala,
Sarana dibangun, prasarana menyapa.
Digitalisasi mengalir, ilmu tak bertepi,
Membuka masa depan penuh harmoni.
Universitas proaktif, pelopor zaman,
Menjawab tantangan dalam kecepatan.
Era BANI dijadikan peluang, mimpi dikejar,
Untuk pembelajar, dunia terang bersinar.
Baca juga: Transformasi SPMI: Komunikasi Internal sebagai Game-Changer
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
30 Dec
0
Portal SPMI Terpadu: 7 Langkah Agar Menarik, Mudah Diakses dan Sistematis
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berdasarkan regulasi merupakan elemen penting bagi perguruan tinggi di Indonesia dalam menjaga mutu pendidikan. Namun terkadang, jumlah item dokumen yang begitu banyak ragamnya, seperti kebijakan, dokumen PPEPP, Standar, SOP dan lain sebagainya, sering kali menjadi tantangan tersendiri. Pengguna dokumen, mulai dari pimpinan, dosen, , hingga staf karyawan, sering merasa “tersesat” dalam “rimba” dokumen yang tidak tersusun sistematis. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi, hilangnya efisiensi, dan keputusan yang tidak akurat.
Portal SPMI terpadu diusulkan sebagai solusi alternatif untuk menyederhanakan akses terhadap dokumen. Dengan teknologi berbasis digital, portal ini memungkinkan semua dokumen tersaji secara sistematis dan mudah ditemukan oleh user (pengguna). Tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan, portal SPMI terpadu yang dirancang dengan baik, dapat menjadi alat navigasi yang intuitif, memastikan seluruh dokumen dapat ditemukan dalam hitungan detik.
Baca juga: Penguatan SPMI dengan 10 Peran Manajer ala Mintzberg
Menyusun Katalog yang Logis
Kunci utama agar dokumen mudah ditelusuri adalah menyusun struktur katalog yang logis. Pengelompokan dokumen berdasarkan kategori utama seperti kebijakan, pedoman PPEPP, Standar, SOP, dan formulir sangat membantu pengguna dalam memahami di mana mereka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan. Setiap kategori sebaiknya dipecah lagi menjadi beberapa subkategori sesuai dengan bidang, fakultas atau unit kerja terkait.
Lebih lanjut, setiap dokumen harus diberi nama dokumen atau kode deskriptif. Misalnya, SOP yang berkaitan dengan evaluasi standar dapat diberi judul “SOP-EV-2025-01: Evaluasi Pemenuhan Standar Pendidikan.” Dengan nama yang jelas dan terstruktur, pengguna tidak hanya menghemat waktu, namun juga dapat dengan mudah mengenali fungsi dokumen hanya dari membaca judul saja.
Baca juga: Seni Merancang Mission Differentiation Perguruan Tinggi
Digitalisasi dan Sistem Pencarian
Portal SPMI yang efektif dan efisien, harus berbasis digital dengan fitur search (pencarian) canggih. Dengan teknologi berbasis cloud, dokumen akan dapat diakses dengan mudah dari mana saja dan kapan saja. Sistem pencarian berbasis keyword (kata kunci) mempermudah pengguna menemukan dokumen tertentu hanya dengan mengetik beberapa keyword terkait. Hal ini jelas sangat mengurangi waktu pencarian bila dibandingkan dengan metode manual.
Fitur pencarian lanjutan, seperti filter berdasarkan kategori dokumen, tanggal revisi, atau pihak yang bertanggung jawab, juga menjadi nilai tambah. Pengguna tidak perlu lagi menelusuri dokumen satu per satu, cukup gunakan filter untuk mendapatkan hasil yang relevan dalam hitungan detik. Teknologi ini juga dapat di setting agar dokumen terbaru selalu muncul dalam hasil pencarian.
Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI
Pembuatan Peta Proses
Diagram alur atau peta proses adalah alat yang sangat berguna untuk memandu pengguna menavigasi dokumen atau perangkat SPMI. Peta proses dapat menunjukkan hubungan antara kebijakan, pedoman PPEPP, Standar, SOP, dan formulir. Misalnya, pengguna dapat memahami bahwa Kebijakan SPMI mengarahkan pada pedoman PPEPP, yang kemudian terhubung dengan Standar, SOP, Formulir dan seterusnya.
Dengan menambahkan hyperlink langsung (tautan yang bisa di klik) ke dokumen dalam peta proses, pengguna dapat mengakses dokumen yang relevan tanpa harus kembali ke menu utama. Pendekatan visual ini (infografis) tidak hanya mempercepat navigasi namun juga membantu pengguna memahami “big picture” konteks setiap dokumen dalam keseluruhan sistem SPMI.
Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi
Pentingnya Metadata dan Labelisasi
Agar memudahkan pencarian, setiap dokumen SPMI di portal harus dilengkapi dengan metadata yang jelas dan konsisten. Metadata ini mencakup informasi seperti kategori dokumen, tanggal revisi terakhir, pihak yang bertanggung jawab, dan deskripsi singkat. Labelisasi dokumen juga sangat penting, seperti menandai dokumen dengan tag tertentu seperti “Pendidikan”, “Penelitian,” “Evaluasi,” atau “Pengabdian.”
Dengan metadata dan labelisasi yang jelas dan konsisten, pengguna dapat dengan mudah memfilter dan mengurutkan dokumen sesuai dengan pencarian pengguna. Cara ini membantu dan memastikan bahwa dokumen tersaji dengan rapi dan relevan, bahkan, tidak menjadi masalah, ketika jumlah dokumen terus bertambah banyak seiring berjalannya waktu.
Baca juga: Kemalasan Sosial: Musuh Tersembunyi SPMI
Workshop, Pelatihan dan Dukungan Teknis
Sebaik apa pun portal SPMI dibuat, pengguna tetap memerlukan pelatihan dan dukungan teknis. Pelatihan (workshop) harus mencakup cara memakai fitur portal, mencari dokumen, dan memahami struktur katalog. Selain itu, perlu juga menyediakan video/ buku tutorial atau panduan teknis berbasis FAQ. Panduan ini akan sangat membantu, bagi pengguna yang baru pertama kali mengakses portal.
Dukungan teknis juga menjadi aspek penting. Sistem live chat, whatsapp atau email bantuan memastikan bahwa setiap kendala pengguna dapat segera ditangani. Dengan dukungan yang responsif, pengguna merasa lebih nyaman dalam menggunakan portal, sehingga memaksimalkan manfaatnya.
Baca juga: Transformasi SPMI: Komunikasi Internal sebagai Game-Changer
Evaluasi dan Pengembangan
Portal SPMI Terpadu, harus terus diperbarui dan dievaluasi secara berkala. Feedback dari pengguna menjadi kunci untuk mengetahui apa yang perlu diperbaiki atau disempurnakan. Contoh, jika banyak pengguna mengeluh kesulitan dalam menemukan dokumen tertentu, itu menjadi indikator perlunya penyempurnaan struktur katalog, tampilan visual atau fitur pencarian.
Selain itu, inovasi dan pengembangan portal SPMI terpadu dapat mencakup penambahan fitur baru, seperti notifikasi dokumen yang telah diperbarui atau integrasi dengan sistem informasi lainnya. Pendekatan ini memastikan bahwa portal SPMI tetap update, relevan dan mampu mengikuti kebutuhan perguruan tinggi yang terus berkembang.
Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI
Penutup
Portal SPMI terpadu bukan hanya alat manajemen dokumen, namun juga bentuk investasi strategis untuk memastikan tercapainya mutu pendidikan tinggi. Dengan langkah-langkah yang sistematis, dari struktur katalog hingga evaluasi berkala, institusi akan dapat menyediakan akses yang mudah, efisien, dan ramah pengguna. Hasil yang diharapkan adalah peningkatan kinerja, penghematan waktu, dan yang terpenting, pelaksanaan SPMI yang lebih efektif di semua lini (unit kerja). Portal SPMI Terpadu, yang dirancang dengan baik bukan hanya membantu pengguna “keluar dari rimba dokumen,” tetapi juga membawa perguruan tinggi menuju budaya mutu yang berkelanjutan. Stay Relevant!
Baca juga: SPMI Tanpa Knowledge Management? Jurang Kegagalan!
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
- Sonpedia Publishing Indonesia. (2024). Teori dan implementasi sistem informasi di berbagai bidang. PT. Sonpedia Publishing Indonesia.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
27 Dec
0
Harmoni Teori X dan Y: Membangun SPMI yang Humanis dan Berkelanjutan
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah tool penting dalam pengelolaan mutu institusi perguruan tinggi. Melalui siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan standar), SPMI dikembangkan untuk memastikan kesinambungan mutu dan kemampuan institusi dalam merespons kebutuhan pemangku kepentingan yang terus berubah. Siklus ini, kemudian menjadi fondasi bagi perguruan tinggi untuk menjalankan misi unik (mission differentiation) secara efektif dan efisien.
Keberhasilan SPMI tentu tidak mudah, banyak faktor yang saling mempengaruhi. SPMI tidak hanya bertumpu pada aturan regulasi dan prosedur teknis semata, namun juga sangat dipengaruhi oleh perilaku anggota organisasinya (psikologi manajerial).
Teori X dan Y yang dikembangkan oleh Douglas McGregor memberi framework yang relevan untuk penguatan SPMI. Teori X dan Y menggambarkan bagaimana asumsi tentang perilaku manusia dapat mempengaruhi banyak hal dalam elemen organisasi, seperti motivasi, pengambilan keputusan, gaya kepemimpinan, dan penciptaan budaya mutu yang berkelanjutan. Buku Mc Gregor berjudul The Human Side of Enterprise, dianggap sebagai salah satu karya klasik, referensi penting dalam literatur ilmu psikologi dan manajemen.
Baca juga: Motivasi dan SPMI: Mengapa Keduanya Tak Terpisahkan
Dinamika Teori X dan Y
McGregor memperkenalkan dua asumsi tentang motivasi manusia, yaitu: Teori X dan Teori Y.
Teori X berasumsi pegawai sebagai pribadi yang cenderung malas, memerlukan kontrol ketat, dan hanya termotivasi oleh ancaman atau insentif.
Sebaliknya, Teori Y berasumsi manusia sebagai pribadi yang kreatif, bertanggung jawab, dan secara natural termotivasi untuk mencapai target jika diberikan lingkungan yang suportif.
Dalam konteks pengelolaan manajemen mutu di perguruan tinggi, teori X dan Y menawarkan perspektif yang menarik. Implementasi SPMI dan PPEPP, yang sering menggunakan pendekatan bottom-up atau top-down, dapat memanfaatkan kombinasi Teori X dan Y untuk memotivasi dan mengelola SDM perguruan tinggi.
Baca juga: SPMI Tanpa Visualisasi? Saatnya Perguruan Tinggi Berubah!
Penerapan Teori X
Pada tahap penetapan standar (dalam siklus PPEPP), terkadang institusi memerlukan pedoman dan kontrol yang jelas untuk membangun kerangka kerja yang terstruktur. Dalam konteks ini, pendekatan berbasis Teori X sering kali lebih cocok, terutama ketika standar baru harus ditetapkan. Misalnya, dalam menetapkan standar kompetensi lulusan, perguruan tinggi perlu menetapkan kriteria yang spesifik, seperti kemampuan analitis, keterampilan teknis, atau penguasaan teknologi terkini sesuai kebutuhan industri. Pendekaan top-down, lebih cocok, dimana pimpinan (manajemen) menetapkan standar yang tegas dan menantang (challenge) sesuai dengan “misi unik” (mission differentiation) perguruan tinggi.
Baca juga: Mission Differentiation dan Positioning: Pilar Baru SPMI?
Kontrol ketat dan tegas dapat membantu memastikan bahwa semua unit memahami target dan indikator yang ditetapkan. Contoh, dalam penetapan standar kompetensi lulusan, pengawasan ketat dapat berupa pengembangan prosedur yang detail, pelatihan manajemen strategik untuk menyusun mission differentiation menjadi sangat urgen.
Pimpinan dapat fokus untuk membangun misi unik organisasi dan menetapkan dokumen standar yang visioner. Bila manajemen menetapkan bahwa lulusan program teknik harus memiliki sertifikasi keahlian tertentu, maka perguruan tinggi dapat menerapkan target dan indikator kebijakan sertifikasi, yang implementasinya wajib diawasi secara berkala oleh UPPS / fakultas.
Pendekatan Teori X juga berguna dalam menghadapi penolakan (resistensi) terhadap munculnya standar baru yang dirasa cukup memberatkan. Contoh, bila ada pihak yang kurang berkenan pada isi standar kompetensi lulusan, manajemen dapat menggunakan kebijakan tegas, seperti kewajiban memasukkan capaian pembelajaran sesuai standar dalam setiap kurikulum. Walau ada resistensi di awal, langkah ini membantu memastikan bahwa proses penetapan standar dapat berjalan sesuai visi-misi dan renstra. Sebaliknya, bila menerapkan pendekatan bottom-up (dalam penetapan standar SPMI), ada kekhawatiran, bawahan akan menyusun target yang rendah, mudah dicapai dan bahkan tidak relevan.
Penerapan Teori Y
Setelah standar SPMI ditetapkan (langkah awal), tahap berikutnya adalah tahap pelaksanaan (dalam siklus PPEPP). Tahap ini memerlukan semangat dan keterlibatan aktif dari semua anggota organisasi (sivitas akademika). Penerapan Teori Y, dipandang lebih cocok pada tahap ini karena mendorong motivasi, partisipasi dan tanggung jawab bersama. Misal, dalam pelaksanaan standar proses pembelajaran, tim dosen dapat dilibatkan dalam menyusun metode pengajaran yang inovatif, sementara mahasiswa diberikan ruang untuk memberikan feedback terkait bentuk dan format perkuliahan. Sumbang saran dari mahasiswa dapat dilakukan dalam berbagai media seperti forum diskusi, kotak saran atau sesi feedback bulanan.
Contoh lain, saat evaluasi pelaksanaan standar SPMI, misal evaluasi pelaksanaan standar proses pembelajaran, manajemen dan auditor dapat menggunakan prinsip Teori Y (pendekatan yang partisipatif). Institusi dapat mengadakan sesi evaluasi (monev, audit atau tinjauan manajemen) bersama dosen dan mahasiswa untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas proses pembelajaran yang sudah berjalan atau sedang berlangsung. Survei kepuasan mahasiswa terhadap metode pembelajaran berbasis proyek, misalnya, dapat digunakan untuk mengidentifikasi area-area mana saja yang perlu diperbaiki (tindakan korektif dan preventif).
Pendekatan teori Y membantu menumbuhkan rasa memiliki terhadap standar SPMI, baik dosen, tendik maupun mahasiswa. Ketika semua pihak merasa dihargai, semangat untuk bekerja sama menjadi optimal dan hasil evaluasi menjadi lebih relevan dan akurat, yang pada akhirnya membantu institusi untuk melakukan pengukuran standar dengan baik.
Baca juga: Teori 2 Faktor: Memadukan SPMI dengan Motivasi Intrinsik
Membangun Budaya Mutu
Tahap pengendalian (dalam siklus PPEPP) sangat krusial untuk memastikan bahwa pelaksanaan standar SPMI sudah sesuai dengan yang telah ditetapkan. Dengan menerapkan prinsip Teori Y, pimpinan dapat melibatkan unit-unit kerja, seperti fakultas, UPPS dan program studi, untuk “secara mandiri” memantau pencapaian target kinerja masing-masing. Program studi dapat diberikan tanggung jawab untuk memeriksa apakah standar kurikulum telah memenuhi capaian pembelajaran yang dipersyaratkan. Pendekatan Teori Y ini mendorong iklim “rasa kepemilikan” terhadap capaian mutu kurikulum di masing-masing program studi.
Tahap peningkatan standar (dalam PPEPP) dapat menggunakan asumsi teori Y (situasional). Asumsi Teori Y dapat dipilih untuk mendorong kreativitas dan inovasi dari semua pihak. Misal, dosen dapat dilibatkan dalam pengembangan standar baru untuk mata kuliah yang relevan dengan tren perkembangan industri. di sisi lain mahasiswa juga dapat memberikan ide dan saran melalui wawancara, survei atau diskusi mengenai relevansi isi standar kurikulum bagi mahasiswa.
Pemakaian asumsi Teori Y juga dapat menumbuhkan kolaborasi yang kuat antar unit kerja maupun stakeholder lainnya. Peningkatan mutu tidak hanya menjadi tanggung jawab manajemen, namun melibatkan semua elemen dalam institusi. Dengan pendekatan ini, harapannya perguruan tinggi dapat membangun kurikulum yang lebih adaptif, relevan, dan sesuai dengan tuntutan perubahan zaman.
Baca juga: Pemimpin sebagai Model: Katalis Budaya SPMI
Situasional: pilih Teori X atau Y
Pendekatan Teori X dalam tahap peningkatan standar (dalam PPEPP) dapat juga menjadi relevan. Dalam situasi tertentu, kadang kala ketegasan dan perubahan signifikan diperlukan. Hal ini memerlukan kepatuhan awal yang ketat.
Teori X, yang fokus pada kontrol, pengawasan, dan arahan langsung, cocok sekali digunakan untuk memastikan bahwa seluruh elemen dalam organisasi memahami urgensi dan pentingnya peningkatan standar. Tahapan ini sering kali membutuhkan disiplin tinggi untuk menghindari penyimpangan dari target yang telah ditetapkan.
Contoh, dalam peningkatan standar keluaran (output) penelitian di perguruan tinggi, kebijakan yang mewajibkan dosen mempublikasikan artikel di jurnal internasional bereputasi dapat diterapkan dengan kontrol ketat. Manajemen dapat membuat target spesifik, seperti jumlah publikasi minimal per tahun, dan melakukan pemantauan secara ketat terhadap capaian individu maupun unit kerja. Dengan demikian, peran kontrol dan kepatuhan menjadi krusial untuk memastikan bahwa target standar keluaran penelitian dapat dicapai dalam waktu yang ditetapkan, disinilah asumsi teori X dapat digunakan.
Pendekatan Teori X juga dapat dipakai dalam situasi di mana penolakan (resistensi) anggota organisasi cukup tinggi. Bila dosen atau staf menunjukkan tanda tanda kurang inisiatif tentang peningkatan standar, maka, perintah (instruksi), arahan langsung dan regulasi yang tegas diharapkan dapat mengatasi hambatan ini. Walau demikian, pendekatan Teori X sebaiknya tidak digunakan secara terus menerus, sesekali saja untuk membangun pondasi yang kuat sebelum beralih ke metode yang lebih fleksibel dan partisipatif. Teori X dapat digunakan sebagai alat kepatuhan awal sebelum membangun “budaya mutu” untuk peningkatan standar yang lebih mandiri dan partisipatif.
Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi
Kombinasi yang Proporsional
Membangun budaya mutu di perguruan tinggi memerlukan kombinasi yang proporsional antara pendekatan Teori X dan Teori Y.
Dalam penetapan standar dosen, dalam situasi awal, pendekatan Teori X dapat digunakan, misal ditetapkan standar kualifikasi dosen minimal S2 dan kewajiban memiliki sertifikasi profesional. Kebijakan tegas dan kontrol ketat diperlukan untuk memastikan bahwa semua dosen mematuhi standar yang ditetapkan.
Di sisi lain, untuk membangun budaya mutu yang berkelanjutan, pendekatan Teori Y menjadi sangat relevan. Setelah standar dasar terlaksana, perguruan tinggi dapat memberdayakan tenaga pengajar melalui program pengembangan profesional, misalnya dukungan untuk pelatihan metodologi penelitian dan pelatihan pedagogi inovatif. Dosen yang diberi kepercayaan dan otonomi dalam mengembangkan metode pengajaran, cenderung lebih bersemangat untuk berinovasi. Tenaga kependidikan yang terlibat dalam pengembangan sistem layanan berbasis teknologi informasi cenderung puas dan termotivasi, karena merasa memiliki andil (berkontribusi) terhadap pencapaian mutu.
McGregor menekankan pentingnya memandang pegawai sebagai pribadi yang memiliki kebutuhan psikologis, bukan hanya sebagai “mesin” produksi. Pandangan ini mendorong perubahan paradigma (mindset) dalam ilmu manajemen, yang sebelumnya sering menggunakan pendekatan otoriter, sekarang cenderung pendekatan partisipatif.
Kombinasi (tergantung situasional) elemen teori X dan Y, memungkinkan institusi membangun budaya mutu yang kuat dan mendorong keberlanjutan dalam peningkatan mutu. Elemen Teori X digunakan untuk memastikan kepatuhan dan elemen Teori Y digunakan untuk pemberdayaan potensi dosen dan tenaga kependidikan agar dapat bekerja dengan baik.
Baca juga: Mengasah Gergaji SPMI: Inspirasi dari The 7 Habits
Menuju Sistem yang Lebih Humanis
Masa depan SPMI dan PPEPP di perguruan tinggi memerlukan harmoni antara pendekatan struktural (tegas) dan pemberdayaan yang fokus pada kebutuhan psikologi manusia.
Teori X berperan penting dalam membangun landasan dan kepatuhan awal, sementara Teori Y menjadi landasan untuk menciptakan inovasi dan kolaborasi yang berkelanjutan. Harmoni diperlukan untuk memastikan bahwa proses SPMI (PPEPP) tidak hanya fokus pada kepatuhan formal-administratif, namun juga pada perbaikan nilai-nilai organisasi (values) yang berdampak pada mutu pendidikan.
Sistem yang humanis dan berorientasi pada pengembangan SDM akan mendorong pegawai untuk berkontribusi lebih optimal dalam pencapaian mutu. Hal ini memungkinkan perguruan tinggi tidak hanya mampu bertahan hidup (survive) namun juga berkembang dan menjadi unggul di tengah dinamika global yang terus berubah.
Peter Drucker pernah mengatakan, “The best way to predict the future is to create it.” Dengan memanfaatkan keunggulan Teori X dan Y, perguruan tinggi dapat membangun harmoni indah yang menjadikan mutu sebagai budaya organisasi. Stay Relevant!
Baca juga: Harmoni Palsu: Fenomena Groupthink dalam Implementasi SPMI
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- McGregor, D. (1960). The human side of enterprise. New York: McGraw-Hill.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
24 Dec
0
Tak Kenal Maka Tak Sayang: Mengenal Lebih Dekat 6 Tujuan SPMI
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Pada suatu pagi di Universitas Sangkuriang (Fiktif), rektor mengumpulkan seluruh pimpinan, dekan dan dosen dalam sebuah rapat penting. Ia memulai pertemuan dengan sebuah pertanyaan sederhana, “Apakah ada yang tahu, apa tujuan dari SPMI kita?” Namun, keheningan yang panjang memenuhi ruangan. Tidak ada satu pun peserta rapat yang berani angkat suara. Rektor pun tersenyum tipis, namun nadanya berubah tegas saat berkata:
“Kalau kalian semua tidak paham tujuan SPMI, bagaimana kita bisa mengimplementasikannya dengan baik? Bagaimana mutu institusi ini bisa meningkat kalau kita bahkan tidak tahu ke mana arah kita berjalan?”
Pertanyaan itu menggambarkan realitas yang dihadapi banyak perguruan tinggi. Semua institusi mempunyai dokumen SPMI lengkap, mulai dari Kebijakan, Siklus PPEPP, Standar dan lain sebagainya, namun sebagian besar belum paham apa tujuan SPMI dibuat. Tanpa pemahaman yang mendalam terhadap tujuan SPMI, mustahil bagi institusi untuk menjalankannya dengan efektif. Untuk itulah, penting bagi seluruh civitas akademika untuk mengenal lebih dalam 6 tujuan strategis yang mendasarinya.
Mengenal Lebih Dekat 6 Tujuan SPMI
1. Meningkatkan Mutu Pendidikan Tinggi Secara Sistemik dan Berkelanjutan
Mutu pendidikan tinggi adalah landasan utama bagi keberhasilan sebuah institusi. Bayangkan seorang mahasiswa yang menjalani pendidikan di lingkungan yang penuh inovasi dan pembelajaran aktif. Dengan pendekatan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar), SPMI memastikan bahwa mutu pendidikan tinggi tidak hanya terpenuhi tetapi juga terus berkembang dan ditingkatkan. Sebagai contoh, Universitas Sangkuriang mulai menerapkan evaluasi berbasis data dalam setiap semester untuk memantau efektivitas metode pengajaran, sehingga dosen dapat menyesuaikan strategi mereka sesuai harapan dan kebutuhan mahasiswa.
Selain itu, keberlanjutan mutu tercermin dari integrasi teknologi dalam proses pembelajaran. Universitas Sangkuriang, misalnya, mengembangkan platform e-learning yang diakses oleh ribuan mahasiswa, memungkinkan interaksi yang lebih fleksibel antara dosen dan mahasiswa. Inovasi ini tidak hanya meningkatkan mutu pendidikan, namun juga memberikan solusi terhadap keterbatasan ruang fisik di kampus.
2. Melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti)
Tidak cukup hanya memenuhi standar, SPMI mendorong perguruan tinggi untuk berkomitmen melampaui batas minimal. Melampaui SN Dikti berarti memiliki standar internal yang lebih tinggi dan relevan dengan kebutuhan zaman. Universitas Sangkuriang, misalnya, menambahkan mata kuliah berbasis teknologi terkini seperti kecerdasan buatan dan blockchain untuk mempersiapkan mahasiswa menghadapi tantangan revolusi industri 4.0.
Selain itu, universitas Sangkuriang juga menjalin kerjasama dengan kampus-kampus internasional untuk mendirikan program double degree. Program ini tidak hanya memberikan pengalaman akademik lintas budaya bagi mahasiswa, namun juga meningkatkan daya saing lulusan dalam kompetisi global. Langkah ini membuktikan bahwa semangat melampaui standar adalah investasi strategis untuk masa depan.
3. Mendukung Pencapaian Visi dan Pelaksanaan Misi Perguruan Tinggi
Visi dan misi adalah arah strategis yang memandu langkah perguruan tinggi. SPMI membantu menyelaraskan semua elemen institusi menuju tujuan tersebut. Universitas Sangkuriang, memiliki visi yang menarik, menjadi pusat inovasi teknologi di tingkat Asia Tenggara. Universitas Sangkuriang meluncurkan program “Inovasi Kampus untuk Negeri” yang mendorong mahasiswa mengembangkan solusi teknologi bagi masalah di masyarakat, seperti aplikasi untuk manajemen limbah.
Selain itu, pelaksanaan misi universitas juga terwujud melalui keberhasilan kegiatan pengabdian masyarakat. Sebagai contoh, mahasiswa dan dosen Universitas Sangkuriang terlibat dalam workshop teknologi pertanian bagi petani lokal. Workshop ini tidak hanya meningkatkan keterampilan masyarakat tetapi juga menjadi bukti nyata kontribusi perguruan tinggi terhadap pembangunan nasional.
4. Memenuhi Kebutuhan Pemangku Kepentingan
Mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, dunia usaha, dunia industri, dan masyarakat adalah pemangku kepentingan utama perguruan tinggi. SPMI dibangun untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka terpenuhi, itulah salah satu tujuan SPMI. Contoh, Universitas Sangkuriang merancang kurikulum berbasis kompetensi yang melibatkan input masukan dari pelaku industri, sehingga lulusan memiliki keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan industri kerja.
Selain itu, kebutuhan mahasiswa sebagai pemangku kepentingan utama juga harus diperhatikan. Program beasiswa bagi mahasiswa berprestasi dan kurang mampu diimplementasikan dengan dengan baik, memungkinkan akses pendidikan bermutu untuk semua kalangan. Upaya ini menunjukkan bagaimana SPMI membantu universitas merespons kebutuhan pemangku kepentingan secara menyeluruh.
5. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi
Dalam era yang menuntut kepercayaan publik, akuntabilitas dan transparansi adalah faktor penting. SPMI memberikan framework untuk memastikan bahwa semua proses berjalan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan. Sebagai ilustrasi, Universitas Sangkuriang secara berkala mempublikasikan laporan kinerja akademik dan keuangan mereka di situs resmi universitas, memberikan akses kepada publik untuk memantau perkembangan institusi.
Transparansi ini juga diterapkan dalam proses PMB (penerimaan mahasiswa baru). Dengan menggunakan sistem pendaftaran online yang transparan, Universitas Sangkuriang mampu memastikan bahwa seleksi mahasiswa dilakukan secara adil dan objektif. Langkah ini memperkuat kepercayaan publik terhadap institusi pendidikan tinggi.
6. Mendukung Proses Akreditasi Eksternal
SPMI menjadi fondasi utama untuk mempersiapkan perguruan tinggi dalam proses akreditasi eksternal (BAN-PT, LAM atau Akreditasi Internasional). Universitas Sangkuriang yang telah menerapkan SPMI dengan baik sering kali lebih siap menghadapi proses akreditasi nasional maupun internasional. Misalnya, universitas ini secara berkala melakukan simulasi akreditasi dengan mengundang asesor independen untuk memberikan umpan balik terhadap kelemahan dan kekuatan mereka.
Selain itu, universitas ini juga mengadopsi standar mutu internasional seperti ISO 21001 untuk memastikan bahwa proses akademik dan administratif mereka memenuhi persyaratan global. Langkah ini tidak hanya meningkatkan akreditasi tetapi juga membangun reputasi (citra) institusi di tingkat internasional.
Baca juga: Penguatan SPMI dengan 10 Peran Manajer ala Mintzberg
Penutup: Menghidupi Semangat SPMI
Menghidupi semangat SPMI adalah tugas bersama seluruh civitas akademika. Ketika standar SPMI menjadi budaya, bukan sekadar aturan formalitas, institusi akan berkembang secara komprehensif. Sebagaimana rektor dalam cerita awal mengakhiri pidatonya, “Ingatlah, mutu bukan tujuan akhir. Ia adalah perjalanan yang terus kita tempuh bersama.”
Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI
Sebagai penutup, Aristoteles, filsuf Yunani mengingatkan kita: “Quality is not an act; it is a habit.” Mutu adalah kebiasaan (habit) yang harus kita bangun setiap hari demi mutu pendidikan tinggi yang terus unggul secara berkelanjutan. Stay Relevant!
Di Jalan Mutu Kami Berpijak
Di langit cita kami titipkan mimpi,
Setiap langkah terajut dalam harmoni,
Bukan sekadar janji, namun habit sejati,
Mutu kami bangun, hingga abadi di hati.
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
23 Dec
0
Lima Prinsip SPMI: Fondasi Kokoh Menuju Keunggulan Institusi
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Di Universitas Sangkuriang (fiktif), para rektor dan dekan dihadapkan pada situasi yang menuntut perenungan mendalam. Mereka menyadari bahwa di era persaingan global yang semakin kompleks, lulusan yang unggul dan mampu bersaing bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah keharusan. Namun, pertanyaan besar muncul: “Bagaimana Universitas Sangkuriang dapat meningkatkan mutu institusi tanpa kehilangan karakter dan identitas unik yang sudah menjadi ciri khas?”
Untuk menjawab pertanyaan ini, pimpinan mulai mengelaborasi lebih dalam tentang “makna lima prinsip” Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Mereka mulai menyadari bahwa penerapan yang konsisten dan strategis dari prinsip-prinsip ini dapat menjadi landasan yang kokoh untuk menciptakan perubahan positif. Kisah ini dapat menjadi inspirasi banyak perguruan tinggi di Indonesia yang berusaha menemukan keseimbangan antara menjaga tradisi dan merespons tantangan global.
Baca juga: Integrasi PPEPP dan Goal Setting: Terobosan dalam Penguatan SPMI
Mengapa SPMI Penting?
SPMI adalah lebih dari sekadar setumpuk dokumen; ia merupakan manifestasi “komitmen” perguruan tinggi untuk mencapai keunggulan dalam Tridharma: pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Melalui SPMI, perguruan tinggi dapat membangun framework yang jelas untuk memastikan bahwa mutu akademik dan non-akademik terus meningkat secara berkelanjutan.
Di era disrupsi BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) dan perkembangan pesat kecerdasan buatan (AI), perguruan tinggi perlu menyadari bahwa SPMI bukan sekedar formalitas pemenuhan regulasi, namun tools strategis yang harus dioptimalkan fungsinya.
Dengan tantangan yang semakin kompleks, SPMI tidak hanya menjadi penjamin keberlanjutan mutu tetapi juga membantu institusi beradaptasi dan merespons perubahan dengan cepat (speed) dan efektif, memastikan relevansi lulusan dalam dunia yang terus berubah.
Baca juga: Mission Differentiation dan Positioning: Pilar Baru SPMI?
Lima Prinsip Utama SPMI
Pada Bab III A Pedoman Implementasi SPMI PTA 2024, halaman 20, lima prinsip mendasar dijelaskan dengan jelas:
- Otonomi: Perguruan tinggi memiliki kebebasan penuh untuk mendesain dan mengelola sistem penjaminan mutu mereka sendiri. Hal ini memungkinkan setiap institusi untuk menyesuaikan pendekatannya berdasarkan visi, misi, dan kebutuhan uniknya (mission differentiation). Misalnya, Universitas Sangkuriang mengembangkan standar tambahan untuk mendukung inovasi penelitian di bidang teknologi hijau yang sesuai dengan visi mereka untuk menjadi pusat unggulan teknologi ramah lingkungan.
- Terstandar: Sistem penjaminan mutu harus berlandaskan pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) dan dilengkapi dengan standar internal yang melampaui kerangka tersebut. Prinsip ini memastikan bahwa setiap perguruan tinggi tidak hanya mematuhi regulasi namun juga menciptakan tolok ukur unggulan yang merupakan bagian dari mission differentiation. Sebagai contoh, sebuah perguruan tinggi dapat mengembangkan standar tambahan untuk pembelajaran berbasis proyek (project-based learning) yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan industri tertentu.
- Akurat: Prinsip ini menuntut penggunaan data dan informasi yang valid dan reliable (handal). Akurasi data menjadi fondasi untuk evaluasi yang efektif dan pengambilan keputusan berbasis bukti, memastikan bahwa setiap tindakan didasarkan pada fakta. Contohnya adalah Universitas Sangkuriang yang menggunakan sistem analitik berbasis data dan AI (kecerdasan buatan) untuk memantau kepuasan mahasiswa dan tingkat keberhasilan alumni di dunia industri.
- Terencana dan Berkelanjutan: Melalui siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar (PPEPP), perguruan tinggi diharapkan menjalankan proses penjaminan mutu secara sistematis, efektif dan berkelanjutan. Hal ini memberikan kerangka kerja untuk pengembangan yang semakin baik (progresif). Misalnya, perguruan tinggi dapat menetapkan program workshop untuk dosen setiap tahun berdasarkan hasil evaluasi kinerja dosen sebelumnya.
- Terdokumentasi: Seluruh proses dan hasil SPMI harus dicatat dan disimpan dengan baik. Dokumentasi ini tidak hanya memastikan transparansi tetapi juga berfungsi sebagai alat pembelajaran untuk perbaikan berkelanjutan. Sebagai contoh, Universitas Sangkuriang membuat sistem pelaporan digital yang memungkinkan seluruh departemen mengakses laporan evaluasi mutu untuk digunakan dalam peningkatan standar dan perencanaan strategis.
Menerjemahkan Prinsip-Prinsip SPMI
Pendekatan PPEPP menjadi framework untuk ke dalam tindakan nyata. Berikut adalah contoh konkret penerapan PPEPP di Universitas Sangkuriang, dengan prinsip yang dipraktikkan pada setiap tahap siklus PPEPP:
- Penetapan Standar (dalam PPEPP): Universitas Sangkuriang menetapkan standar mutu baru (tambahan) untuk kurikulum berbasis teknologi hijau. Tim akademik bekerja sama dengan mitra industri untuk mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan lulusan di sektor energi terbarukan. (Prinsip yang dipraktikkan: Otonomi dan Terstandar)
- Pelaksanaan Standar (dalam PPEPP): Setelah standar ditetapkan, program kerja disusun. Fakultas menerapkan kurikulum baru dengan melibatkan dosen yang telah dilatih sebelumnya. Laboratorium khusus energi terbarukan juga diaktifkan untuk mendukung proses pembelajaran. (Prinsip yang dipraktikkan: Terstandar dan Terdokumentasi)
- Evaluasi Pemenuhan Standar (dalam PPEPP): Universitas melakukan survei kepuasan kepada mahasiswa dan pengguna lulusan (employer feedback) untuk menilai efektivitas kurikulum baru tersebut. Selain itu, program AMI dan MoNev juga diaktifkan, analisis hasil ujian dan proyek mahasiswa dilakukan untuk mengevaluasi pencapaian standar yang telah ditetapkan. (Prinsip yang dipraktikkan: Akurat dan Terdokumentasi)
- Pengendalian Pelaksanaan Standar (dalam PPEPP): Berdasarkan hasil evaluasi, ditemukan bahwa beberapa dosen membutuhkan pelatihan tambahan untuk mengintegrasikan teknologi terkini dalam pengajaran. Universitas segera mengadakan pelatihan tambahan tersebut sebagai tindakan korektif dan preventif. (Prinsip yang dipraktikkan: Akurat dan Terencana)
- Peningkatan Standar (dalam PPEPP): Setelah siklus PPEPP berjalan baik, Universitas Sangkuriang memutuskan untuk memperluas pendekatan pembelajaran berbasis proyek ke program studi lain, standar tambahan disiapkan, seperti teknik lingkungan dan manajemen, guna memperkuat sinergi antarprogram studi. (Prinsip yang dipraktikkan: Terencana dan Berkelanjutan)
Dengan pendekatan siklus PPEPP, Universitas Sangkuriang berhasil menciptakan proses penjaminan mutu yang sistematis, efektif dan berkelanjutan, memastikan bahwa setiap langkah diambil untuk mendukung pencapaian visi dan misi institusi.
Baca juga: Penguatan SPMI dengan 10 Peran Manajer ala Mintzberg
Penutup
Sebagaimana ditegaskan dalam Pedoman Implementasi SPMI PTA 2024, “Kualitas pendidikan tidak hanya tentang prestasi saat ini, namun tentang bagaimana kita terus berkembang untuk menghadapi masa depan.” Kisah Universitas Sangkuriang (fiktif) memberi ilustrasi menarik bagaimana lima prinsip SPMI dapat diimplementasikan secara efektif untuk menciptakan lingkungan pendidikan yang inovatif dan adaptif terhadap perubahan.
Dengan keberhasilan dalam penguatan SPMI, Universitas Sangkuriang kini semakin percaya diri dalam membangun sistem mutu di tengah persaingan global. Menjaga relevansi tanpa mengorbankan tradisi, universitas ini menunjukkan bahwa dengan komitmen dan visi yang jelas, perguruan tinggi dapat menjadi pelopor dalam mencetak lulusan yang unggul dan bermakna bagi bangsa.
Lima prinsip SPMI adalah fondasi yang tak tergoyahkan, menjadi obor yang menerangi jalan menuju masa depan pendidikan yang gemilang. Stay Relevant!
Baca juga: Seni Merancang Mission Differentiation Perguruan Tinggi
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
21 Dec
0
SPMI Butuh Upgrade: Apa yang Bisa Dipelajari dari Total Quality Management
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Di sebuah perguruan tinggi bernama Universitas Sangkuriang (fiktif), rektor baru menghadapi tantangan besar. Meskipun akreditasi institusi telah mencapai peringkat unggul, suara mahasiswa dan dosen menyuarakan ketidakpuasan terhadap mutu pembelajaran dan administrasi. Evaluasi SPMI menunjukkan bahwa proses penjaminan mutu sering kali bersifat formalitas administratif belaka, tanpa menghasilkan dampak nyata yang subtantif.
Dalam rapat strategis para pimpinan, seorang dekan bertanya, “Apakah ada cara untuk mengubah sistem SPMI ini agar benar-benar meningkatkan mutu pendidikan secara riil, bukan sekadar memenuhi syarat formalitas regulasi?”
Pertanyaan yang menjadi renungan bersama ini, akhirnya membuka jalan menuju eksplorasi makna filosofi dari model Total Quality Management (TQM). Hal menarik apa yang bisa dipetik dari pendekatan TQM? Apakah TQM, yang terbukti berhasil di beberapa industri manufaktur, dapat diimplementasikan pada pendidikan tinggi (industri jasa)?
Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI
Mencari Nafas Baru
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah kerangka kerja (framework) wajib bagi perguruan tinggi di Indonesia. Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar (Siklus PPEPP) menjadi tulang punggung implementasi mutu pendidikan tinggi. Namun, realitanya, masih terdengar pelaksanaan SPMI sering kali terjebak dalam formalitas administratif tanpa ada dampak signifikan terhadap mutu pendidikan.
Di sinilah kebutuhan akan “upgrade SPMI” muncul. Total Quality Management, sebagaimana dibahas Edward Sallis dalam Total Quality Management in Education, menawarkan pendekatan holistik untuk perbaikan berkelanjutan.
Prinsip-prinsip TQM dapat memberikan nafas baru dalam implementasi SPMI, mengubahnya dari sekadar alat pemenuhan regulasi (formalitas), namun menjadi instrumen utama transformasi mutu pendidikan.
Baca juga: SPMI Tanpa Knowledge Management? Jurang Kegagalan!
Menggali Filosofi TQM
Edward Sallis dalam bukunya menjelaskan bahwa TQM bukan hanya alat manajerial, tetapi filosofi yang menekankan tentang pentingnya perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dan fokus pada pelanggan. Ada tiga gagasan utama yang relevan untuk pendidikan tinggi:
Gagasan pertama adalah “Kaizen dan Perbaikan Berkelanjutan”. Dalam konsep Kaizen, setiap individu di organisasi, mulai dari pemimpin hingga staf terendah, memiliki peran dalam memperbaiki sistem. Sallis menegaskan bahwa budaya ini tidak hanya berlaku di pabrik, tetapi juga di ruang kelas dan administrasi pendidikan. Sebagai contoh, di Universitas Sangkuriang, semua anggota organisasi—dari rektor hingga satpam—diminta untuk mengidentifikasi satu hal yang dapat diperbaiki di lingkup tugas mereka. Seorang satpam, misalnya, mengusulkan agar pintu akses mahasiswa dibuka lebih awal untuk mendukung ketepatan waktu kuliah. Usulan sederhana ini diterima dan ternyata meningkatkan kenyamanan mahasiswa. Namun, tantangannya adalah membangun mindset perbaikan berkelanjutan di setiap level. Apakah perguruan tinggi siap melatih semua staf untuk berpikir dalam kerangka mutu yang berkelanjutan? Apakah mampu membangun pola pikir, pola sikap dan pola perilaku (budaya mutu) yang sesuai dengan standar SPMI? Kembali kepada lembaga masing-masing, apakah siap menghadapi tantangan ini!
Mahasiswa, sebagai pelanggan utama, harus menjadi pusat dari setiap keputusan institusi. Lebih jauh lagi, dosen, staf, dan masyarakat adalah pelanggan internal dan eksternal yang harus didengarkan dan dilibatkan. Di sinilah peran penting semangat pelayanan prima (service excellence) dipahami dan diterapkan secara bersama-sama. Di Universitas Sangkuriang, pelatihan pelayanan prima diadakan untuk semua staf, baik dosen maupun petugas administrasi. Dalam simulasi, staf administrasi belajar cara memberikan solusi cepat bagi mahasiswa yang kehilangan dokumen penting, alih-alih mengarahkan mereka ke departemen lain. Hasilnya, mahasiswa merasa lebih dihargai karena semua kebutuhan mereka diselesaikan di satu tempat melalui layanan terpadu (one-stop service). Komitmen seperti ini mencerminkan bagaimana layanan prima dapat menjadi bagian integral dari budaya organisasi.
Sallis juga memperkenalkan model “Organisasi Piramida Terbalik”, di mana mahasiswa berada di puncak piramida, dan administrasi berfungsi untuk mendukung pembelajaran mereka. Namun, penerapan model ini kerap menemui hambatan di perguruan tinggi yang masih mengutamakan struktur hierarkis tradisional. Di Universitas Sangkuriang, misalnya, seorang dekan yang terbiasa dilayani merasa keberatan ketika diminta untuk duduk bersama mahasiswa dalam forum diskusi terbuka. Untuk mengatasi hal ini, universitas mulai memperkenalkan program “Pemimpin Melayani”, di mana pejabat kampus secara bergantian melayani mahasiswa di layanan administrasi selama satu hari penuh. Melalui pengalaman langsung ini, para pemimpin kampus mulai memahami kesulitan dan kebutuhan mahasiswa, sehingga perlahan mengubah mindset dari “dilayani” menjadi “melayani”.
Baca juga: Misi SPMI: Menjadikan Kualitas sebagai DNA Perguruan Tinggi
Integrasi SPMI dan TQM
Untuk mengintegrasikan SPMI dengan TQM, perguruan tinggi perlu mengambil langkah-langkah strategis yang relevan dengan kebutuhan organisasi.
Revisi Standar SPMI menjadi salah satu langkah krusial. Standar yang ditetapkan dalam PPEPP perlu dirancang ulang secara periodik dengan pendekatan yang lebih humanis dan berbasis kebutuhan pelanggan.
Misalnya, di Universitas Sangkuriang, standar penilaian kinerja dosen tidak lagi hanya mengandalkan publikasi jurnal bereputasi, namun juga mencakup survei kepuasan mahasiswa terhadap pembelajaran. Survei ini menjadi komponen penting dalam mendesain ulang metode pengajaran yang lebih relevan dengan dunia kerja. Penting juga untuk mengembangkan standar penilaian kinerja dengan memasukkan kompenen ide keratif yang di hasilkan dosen, langkah ini menjadi bagian penting untuk menumbuhkan budaya inovasi di perguruan tinggi.
Budaya “Kaizen” juga harus dibangun melalui proses evaluasi yang inspiratif.
Proses evaluasi dan pengendalian dalam PPEPP tidak boleh sekadar menjadi ritual tahunan atau semesteran, namun harus menjadi momen refleksi kritis bersama.
Contohnya, Universitas Sangkuriang mengadakan forum evaluasi terbuka setiap 3 bulan, di mana dosen dan mahasiswa saling bertukar masukan. Hasil dari forum diskusi ini kemudian diterjemahkan ke dalam rencana aksi nyata, seperti peningkatan fasilitas laboratorium atau penambahkan koleksi ebook di perpustakaan.
Penguatan komponen leadership adalah elemen kunci. Pemimpin perguruan tinggi harus berkomitmen untuk bisa menjadi teladan dalam membangun budaya mutu.
Di Universitas Sangkuriang, rektor menginisiasi program mentorship, di mana pimpinan fakultas bersama-sama mendampingi dosen-dosen muda dalam menyusun rencana pengajaran yang inovatif. Langkah ini tidak hanya memperkuat kompetensi dosen, namun juga menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kolaborasi dan inovasi.
Penutup
Integrasi SPMI dan TQM tidak hanya memberikan arah baru dalam pengelolaan mutu pendidikan tinggi, namun juga menanamkan budaya mutu yang berkelanjutan (kaizen).
Dengan menjadikan mutu sebagai prioritas utama, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa setiap proses, dari perencanaan hingga evaluasi, menciptakan dampak nyata yang dirasakan oleh seluruh stakeholder. Sebagaimana dikatakan oleh Crosby, salah satu tokoh TQM, “Quality is free. It’s not a gift, but it’s free. What costs money are the unquality things — all the actions that involve not doing jobs right the first time.” Pendidikan tinggi yang bermutu adalah hasil dari kebiasaan kolektif untuk selalu bertanya, memperbaiki, dan melayani dengan lebih baik.
Saatnya SPMI dan PPEPP belajar dari TQM, SPMI bukan sekadar formalitas-administratif belaka, namun jantung dari transformasi pendidikan tinggi di Indonesia. Stay Relevant!
Baca juga: Connecting The Dots: Transformasi SPMI melalui Kolaborasi Tim
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
21 Dec
0
Menghidupkan SPMI: Saatnya Belajar dari Master TQM Dunia!
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Instagram: @mutupendidikan
Pendahuluan
Di suatu pagi yang sibuk, Rektor Kampus Sangkuriang (fiktif), Dr. Hasan, memandang laporan tahunan progres kinerja mutu pendidikan tinggi di kantornya. Data menunjukkan tren stagnasi kualitas lulusan selama dua tahun terakhir, mimpi buruk bagi pimpinan. Walaupun berbagai kebijakan telah diambil, hasilnya tetap jauh dari harapan. Dr. Hasan bertanya-tanya: Apakah ada cara-cara lain untuk memecahkan lingkaran masalah ini? Dalam pencariannya, pak Rektor menemukan gagasan para pemikir manajemen mutu, yang dikenal sebagai guru-guru Total Quality Management (TQM), seperti Deming, Crosby, Peters, Juran, dan Ishikawa. Di sinilah perjalanan penguatan SPMI dimulai. Jangan kemana mana, ambil segelas kopi pahit (tanpa gula) lanjutkan membaca hingga tuntas.
Baca juga: Harmoni Palsu: Fenomena Groupthink dalam Implementasi SPMI
Inspirasi Para Guru Hebat
W. Edwards Deming: Perbaikan Berkelanjutan Adalah Kunci
Edward Deming, seorang pemikir visioner dalam dunia kualitas, memperkenalkan konsep System of Profound Knowledge yang mengajarkan bahwa organisasi harus memahami cara kerja sistem secara menyeluruh dan mengurangi variasi. Dalam siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar (siklus PPEPP), ide Deming dapat diterapkan melalui adaptasi siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act). Perguruan tinggi dapat merancang strategi peningkatan mutu akademik dengan pendekatan iteratif, memungkinkan pembaruan berkelanjutan. Ungkapan bijak mengatakan “Kualitas tidak terjadi secara kebetulan; itu adalah hasil dari usaha yang cerdas.”
Baca juga: Efek Pygmalion: Strategi Tersembunyi di Balik Penguatan SPMI
Joseph Juran: Kualitas Dimulai dari Perencanaan
Joseph Juran membawa perspektif unik tentang “Quality Trilogy” yang mencakup perencanaan kualitas, kontrol kualitas, dan perbaikan kualitas.
Dalam konteks perguruan tinggi, Juran mengingatkan bahwa perencanaan standar mutu harus sesuai dengan visi dan misi institusi, tetapi juga harus memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan, termasuk mahasiswa dan masyarakat.
Prinsip “fitness for use” dari Juran menegaskan bahwa kualitas harus relevan dengan kebutuhan nyata dunia kerja dan inovasi global. Inilah tantangan bagi Kampus Sangkuriang, apakah mampu?
Bayangkan jika kurikulum di Kampus Sangkuriang dirancang dengan melibatkan pelaku industri secara langsung, sehingga setiap mata kuliah tidak hanya memenuhi standar akademik tetapi juga mencerminkan kebutuhan terkini dunia kerja. Lulusan kampus tidak hanya siap bekerja, tetapi juga memiliki daya saing global yang nyata.
Baca juga: Mission Differentiation dan Positioning: Pilar Baru SPMI?
Philip Crosby: Kualitas Adalah Gratis
Dengan pandangan “Quality is Free”, Crosby mengajarkan bahwa investasi dalam kualitas menghasilkan penghematan jangka panjang. Dalam pelaksanaan SPMI, pendekatan ini dapat diterapkan melalui pencegahan kesalahan dalam proses akademik dan administratif. Bayangkan jika setiap tugas akhir mahasiswa dirancang dengan bimbingan yang tepat, akan berapa banyak sumber daya yang dapat di hemat dari revisi yang tidak perlu?
Contoh lain, proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan sistem digital yang terintegrasi, sehingga mengurangi kesalahan administratif, mempercepat verifikasi dokumen, dan memberikan pengalaman pendaftaran yang lebih baik bagi calon mahasiswa. Tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan citra perguruan tinggi sebagai institusi yang efisien dan modern.
Tom Peters: Kekuatan Kepemimpinan dalam Mutu
Tom Peters menginspirasi melalui konsep Management by Wandering Around (MBWA), yang mendorong pemimpin untuk terlibat langsung dengan tim mereka. Rektor dan dekan yang mendekati mahasiswa, dosen, dan staf administratif akan menciptakan lingkungan kerja yang inklusif, mempercepat proses deteksi masalah, dan memperkuat “rasa memiliki” terhadap kualitas institusi. “Keunggulan adalah hasil dari perhatian terus-menerus terhadap hal-hal kecil,” kata Peters, yang relevan dalam konteks pendidikan tinggi.
Bayangkan jika seorang rektor secara rutin mengunjungi kelas-kelas, mendengarkan langsung pengalaman belajar mahasiswa, dan berdiskusi dengan dosen mengenai tantangan pengajaran. Tidak hanya memperkuat hubungan dari berbagai pihak, namun juga memungkinkan pemimpin untuk mengambil keputusan berbasis data dan pengalaman nyata di lapangan, menciptakan budaya perbaikan (korektif dan preventif ) yang konsisten.
Ilustrasi lain, contoh seorang dekan yang secara teratur mengunjungi laboratorium atau ruang diskusi mahasiswa. Ia mendengar bahwa beberapa alat dan fasilitas laboratorium sering rusak dan segera mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Langkah sederhana ini menunjukkan bahwa kepemimpinan hadir dan peduli terhadap kebutuhan seluruh komunitas kampus.
Baca juga: Penguatan SPMI dengan 10 Peran Manajer ala Mintzberg
Kaoru Ishikawa: Memahami Akar Masalah
Ishikawa membawa alat praktis seperti fishbone diagram (diagram tulang ikan) untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Perguruan tinggi harus dapat menggunakan pendekatan ini untuk menganalisis hambatan dalam pelaksanaan PPEPP, seperti keterbatasan data atau kurangnya koordinasi antarunit. Konsep “GKM” (Gugus Kendali Mutu) dari Ishikawa juga sangat penting, menekankan pentingnya partisipasi semua pihak dalam meningkatkan mutu pendidikan.
Bayangkan jika sebuah fakultas membentuk tim GKM yang terdiri dari dosen, mahasiswa, dan staf untuk membahas tantangan dalam implementasi metode pembelajaran daring. Dengan masukan dari semua pihak, mereka dapat mengidentifikasi masalah-masalah teknis, kebutuhan pelatihan, atau cara meningkatkan interaksi, sehingga menghasilkan solusi dan rekomendasi yang lebih efektif dan diterima luas.
Penutup
Belajar dari para guru ini, perguruan tinggi di Indonesia dapat mengoptimalkan siklus PPEPP secara lebih efektif. Dengan memahami sistem, merancang standar mutu yang relevan, dan melibatkan semua stakeholder, perguruan tinggi dapat menciptakan budaya mutu yang berkelanjutan. Kunci keberhasilan adalah integrasi ide-ide besar dari para guru ini ke dalam konteks lokal tanpa kehilangan esensi globalnya.
Sebagai akhir perjalanan ini, kata-kata W. Edwards Deming memberikan filosofi dan pencerahan: “Tidak ada yang lebih berbahaya daripada merasa puas dengan status quo. Perubahan adalah awal dari perbaikan.” Mulai hal kecil, mulai dari diri sendiri dan mulai sekarang. Dengan semangat ini, mari kita terus hidupkan “ruh” SPMI di setiap kampus, menuju pendidikan tinggi yang lebih bermutu dan unggul. Stay Relevant!
Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI
Referensi
- Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
- OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
- Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
- Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
- Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.
Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
