Penguatan SPMI melalui Struktur “Agile”

Penguatan SPMI melalui Struktur “Agile”

Pendahuluan

Perguruan tinggi dihadapkan pada dinamika lingkungan yang cepat berubah dan kompleks, yang memerlukan pendekatan manajemen yang lebih adaptif dan responsif.

Era VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) menghadirkan tantangan signifikan bagi perguruan tinggi dalam mengelola mutu pendidikan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan komponen kunci dalam memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi memenuhi standar mutu yang ditetapkan.

Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) atas Standar SPMI menjadi kerangka penggerak utama dalam implementasi SPMI.

Disisi lain, di era VUCA dan BANI, organisasi perlu melakukan transformasi secara terus menerus termasuk penyesuaian struktur organisasi agar tetap berjalan efektif dan efisien.

Agile Organization adalah pendekatan inovatif dalam pengelolaan organisasi yang menekankan fleksibilitas, adaptabilitas, dan responsivitas terhadap perubahan.

Struktur agile, yang mengedepankan fleksibilitas, kolaborasi, dan iterasi berkelanjutan, dapat menjadi “pendekatan alternatif” dalam memperkuat SPMI di perguruan tinggi.

Konsep Dasar SPMI

SPMI adalah sistem mutu yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi (tri dharma perguruan tinggi) telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Penggerak utama SPMI adalah siklus PPEPP, yaitu:

1. Penetapan Standar: Penetapan standar dan target mutu yang jelas dan terukur.
2. Pelaksanaan Standar: Implementasi kebijakan, standar dan prosedur untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi Pelaksanaan Standar: Pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan standar untuk memastikan pencapaian target-target yang telah ditentukan.
4. Pengendalian Pelaksanaan Standar: Tindakan korektif dan preventif untuk memastikan pencapaian standar dan mengatasi penyimpangan.
5. Peningkatan Standar: Upaya berkelanjutan untuk meningkatkan standar mutu SPMI melalui inovasi dan perubahan.

Struktur Agile

Struktur agile adalah pendekatan manajemen yang berfokus pada fleksibilitas, dan adaptabilitas. Prinsip-prinsip agile diantaranya:

1. Iterasi Berkelanjutan: Proses kerja dibagi menjadi siklus-siklus pendek yang memungkinkan penyesuaian, adaptasi dan perbaikan secara cepat.
2. Kolaborasi Tim: Pengambilan keputusan (decision making process) dilakukan secara kolaboratif dengan melibatkan berbagai pemangku kepentingan.
3. Responsif terhadap Perubahan: Struktur agile memungkinkan organisasi pendidikan merespons perubahan lingkungan dengan cepat dan efektif.
4. Fokus pada Nilai: Proses dan output difokuskan pada penciptaan nilai tambah (value added) bagi pengguna akhir.

Integrasi melalui Siklus PPEPP

1. Penetapan Standar SPMI (Establishing Standards and Policies)

Contoh: Perguruan tinggi “membentuk tim lintas fungsi” yang terdiri dari dosen, staf administrasi, dan mahasiswa untuk mengidentifikasi harapan, kebutuhan dan menetapkan standar mutu. Tim ini bekerja dalam iterasi pendek untuk menetapkan standar SPMI dan kebijakan yang adaptif dan relevan dengan perubahan lingkungan pendidikan dan industri.

2. Pelaksanaan Standar SPMI (Implementation)

Contoh: Tim agile yang terdiri dari dosen dan staf administrasi melakukan pelaksanaan Standar SPMI. Mereka membagi tugas dalam “sprint pendek” (misalnya dua minggu) untuk memastikan setiap komponen Standar diterapkan/ dilaksanakan dengan benar. Setiap akhir sprint, mereka melakukan review dan planning untuk sprint berikutnya.

3. Evaluasi Pelaksanaan Standar (Evaluation)

Contoh: Evaluasi berkelanjutan dilakukan melalui sesi review di akhir setiap sprint. Umpan balik dari mahasiswa dan dosen dikumpulkan untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan kebijakan mutu. Tim agile kemudian menganalisis data evaluasi untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Evaluasi dapat berupa Audit, Monev atau Assessment (penilaian).

4. Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control)

Contoh: Berdasarkan hasil evaluasi, tim agile mengambil tindakan korektif dan preventif secara cepat untuk mengatasi penyimpangan dan memastikan pencapaian standar SPMI. Contohnya, jika ada komponen kurikulum yang tidak efektif, tim dapat segera memperbaikinya dalam sprint berikutnya tanpa menunggu siklus tahunan.

5. Peningkatan Standar (Improvement)

Contoh: Tim agile terus melakukan peningkatan berkelanjutan melalui iterasi yang memungkinkan inovasi dan adaptasi. Misalnya, tim dapat menerapkan metode pembelajaran baru yang lebih relevan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan industri, serta menguji efektivitasnya dalam iterasi sprint yang berjalan. Peningkatan standar SPMI dilakukan dengan peningkatan target baru yang lebih relevan dan menantang.

Penutup

Penguatan SPMI melalui struktur agile menawarkan pendekatan yang fleksibel dan adaptif untuk menghadapi tantangan di era VUCA dan BANI.

Dengan iterasi berkelanjutan, kolaborasi lintas fungsi, dan respons cepat terhadap perubahan, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa standar SPMI pendidikan tinggi terpenuhi dan terus ditingkatkan.

Implementasi agile dalam SPMI memerlukan komitmen dari seluruh pemangku kepentingan dan dukungan teknologi yang memadai untuk mencapai hasil yang optimal. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan