Jenis Temuan dalam Audit

Jenis Temuan dalam Audit

Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Lembaga Pendidikan diwajibkan menjalankan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI). Ketika menjalankan tugas audit, seringkali auditor mendapatkan beberapa temuan (finding). Jenis temuan dapat bermacam-macam, diantaranya:

1. TemuanPositif
   • Good Practice; Prestasi
   • Conformities; kesesuaian
2. Temuannegatif
   • Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
     • Major (berat)
     • Minor (ringan)
3. Observasi (OB)
   • Peluang untuk perbaikan (Opportunities for Improvement)

_________________________________

_________________________________

Jenis-Jenis Temuan

Temuan Positif (kesesuaian):

Ketika mendapatkan temuan positif. Auditor harus mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, kesesuaian yang ditemukan. Jadi jangan hanya temuan negatif (non-conformities) saja yang dicatat, namun juga temuan-temuan positif.

Contoh Temuan-temuan positif seperti:

• Standar di tingkatkan dan di update sesuai tuntutan perubahan.
• Kesesuaian program dengan standar.
• Indikator standar dapat dicapai.
• Target standar berhasil dilampaui.
• SOP dijalankan dengan benar.
• Target SOP dilampaui.
• Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik.
• Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
• Formulir digunakan dengan baik.

Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal.

Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif. Hal ini sesuai dengan teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu

Temuan Ketidak sesuaian (KTS):

Kategori Berat:

• KTS yang menghambat keberhasilan sertifikasi, akreditasi atau registrasi.
• KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT
• KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa
• KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.

Kategori Ringan:

• KTS yang mudah diperbaiki/diralat
• KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan.
• KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi dll.

Pertanyaan Diskusi:

1. Sejauh mana peran Audit Mutu Internal bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
2. Jenis-jenis temuan apa saja yang ditemukan saat kegiatan AMI?
3. Bagaimana cara mencatat temuan audit  dengan benar ?
4. Bagaimana cara menulis PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)?

Untuk mengenal lebih dalam tentang temuan-temuan audit dan aspek-aspeknya, silahkan diunduh file Slideshare diatas.

Demikian uraian singkat tentang Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal. Semoga bermanfaat.

_________________________________

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan