Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Tag Archive Prosedur
19 May
0
Kapan Perlu Membuat SOP?
Penulisan Prosedur Mutu yang efektif
Terkadap kita bingung kapan perlu membuat SOP (Standard Operating Procedure).
Apakah dibuat sekarang?
Membuat sebagian atau seluruhnya?
atau dibuat secara bertahap?
Nah, untuk mendapatkan wacana ini, silahkan diunduh Slideshare berikut ini:
Klik disini:
Hormat kami dan Tetap Semangat,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk Informasi In-House Training “Strategi dan Kiat sukses Pembuatan SOP”
Hubungi Customer Service Kami
3 May
0
Selamat datang di website mutupendidikan.com
Assalaamu’alaikum Wr.Wb.
Bapak Ibu Pengiat Mutu Pendidikan yang kami hormati.
Kami mengucapkan terima kasih atas kunjungan ke Website kami.
Website ini di desain agar komunikatif dan mudah dinavigasi.
Website ini diharapkan dapat menjadi wadah bersama untuk berbagi pengalaman terkait pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP), Pengembangan Manajemen Sekolah dan Pengembangan Kualitas Dosen dan di Indonesia
Masukan, kritik dan saran Bapak, Ibu sangat kami harapkan untuk perbaikan website ini di kemudian hari.
Semoga Allah SWT, meridhoi langkah ini, Aamiin.
Mari bersemangat untuk Membangun Mutu Pendidikan Indonesia.
Alamat resmi website kami:
mutupendidikan.com
Hormat kami,
Admin,
Dapatkan informasi terkait: SPMI / SPMP / SNP / Mutu Pendidikan / Penjaminan Mutu / Sekolah / SD / SMP / SMA / SMU / Bimtek / Pelatihan / Training / Perguruan Tinggi / Lokakarya / Jakarta / Surabaya / Yogyakarta / Bandung / Audit Mutu Internal / 5 R / Pelayanan Prima / Sasaran Mutu / Balance scorecard / Manajemen / Strategi
VISI KAMI
Menjadi partner aktif bagi Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah di Indonesia dalam membangun Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan yang efektif dan efisien.
MISI:
Menyediakan layanan tepat guna bagi pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal (SPMI / SPME / SPMP) Institusi Pendidikan di Indonesia.
Menyediakan modul-modul praktis guna memudahkan proses pembelajaran SPMI/SPMP Institusi Pendidikan Indonesia.
Menyediakan jasa konsultasi dan pelatihan SPMI/SPMP yang sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah/ SMA/SMP/SD/Institusi Pendidikan di Indonesia.
MOTTO KAMI:
“Senantiasa bergerak dan berempati untuk menebar manfaat bagi Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah/ Institusi Pendidikan di Indonesia”
KLIEN KAMI:
Meliputi Perguruan Tinggi, SMA, SMP dan Sekolah Dasar di Indonesia
KONTAK:
Untuk informasi Pelatihan & Proposal In-House Training silahkan kontak Customer Service kami (Klik disini)
[contact-form][contact-field label=”Name” type=”name” required=”true” /][contact-field label=”Email” type=”email” required=”true” /][contact-field label=”Website” type=”url” /][contact-field label=”Message” type=”textarea” /][/contact-form]
27 Apr
0
Headings dalam pembuatan SOP
Ketika menyusun SOP (Standard Operating Procedure), pertama-tama perlu memutuskan bentuk “Headings” dari SOP tersebut.
Ada 3 model headings yang bisa dipakai, yaitu
- Simple headings
- Controllable headings dan
- Accountable headings.
Bagaimana perbedaan dari mari masing-masing model tersebut?
Silahkan diunduh pada file berikut ini:
Salam Mutu,
admin
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
9 Apr
0
Kriteria SOP Yang Baik
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Dalam menyusun SOP yang baik, ada 7 Kriteria penting yang perlu diperhatikan. Apa saja ketujuh kriteria tersebut?
Berikut kriteria Standard Operating Procedure (SOP) yang baik, yaitu:
- Specific (khusus)
- Complete (lengkap)
- Understandable (mudah dipahami)
- Applicable (mudah diterapkan)
- Controllable (mudah dikendalikan)
- Auditable (dapat diaudit)
- dan Changeable (dapat di rubah)
Bagaimana penjelasan masing-masing ?
Silahkan diunduh materi presentasi/ slideshare berikut ini:
Tetap Semangat & Salam Mutu,
mutupendidikan.com
Dapatkan Slide lengkap tentang SOP:
Silahkan di klik: Slide SOP Pendidikan
INFO PUBLIC TRAINING :
Silahkan di klik : Public Training
5 Apr
0
Check list Pelaksanaan Audit Mutu Internal SPMI
Dear Penggerak SPMI yang berbahagia, salam mutu….
Berikut kami sertakan bahan check list untuk memonitor pelaksanaan Audit Mutu Internal SPMI untuk Perguruan Tinggi/Sekolah/ Madrasah. Dengan adanya check list ini, Ketua Tim Audit/ auditor, dapat mengetahui hal-hal apa saja yang perlu dilaksanakan pada saat rapat pembukaan audit (opening meeting) maupun disaat pelaksanaan kegiatan audit. Score penilaian menggunakaan angka 0, 1 atau 2. Bila nilainya 0 atau 1 berarti masih perlu dilakukan tindakan perbaikan.
Check-list tersebut silahkan diunduh disini:
Klik disini:
Checklist Pelaksanaan Audit Mutu Internal AMI SPMI
Hormat kami,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk layanan In-House Training Audit Mutu Internal
Hubungi Customer Service kami disini
5 Apr
0
Menyusun SOP yang Baik
“Bagaimana Menyusun SOP yang Baik”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Bagaimana menyusun SOP (Standard Operating Procedure) yang baik. Paling tidak ada 4 hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat SOP, yaitu:
- SOP harus Efektif/ Efisien
- SOP harus Konsisten
- SOP harus Standart
- SOP harus Sistematis
SOP harus Efektif & Efisien
- Efektif : “Do The Right Things”
- Efisien : “Do The Things Right”
SOP yang efektif harus menjamin tercapainya tujuan atau target yang ingin dicapai. Tahapan yang disusun harus dapat memastikan kemudahan pencapaian tujuan organisasi.
SOP yang efisien artinya hemat sumber daya. Ringkas, praktis, simple, mudah untuk dijalankan.
SOP harus Konsisten
SOP hendaknya disusun tertandar. Bentuk dan sistematikanya sama untuk semua bagian dalam organisasi yang menerapkan prosedur tersebut.
- Konsistensi Pada Lokasi: Dengan menguji “ Apakah sebuah prosedur diterapkan secara sama dilokasi atau bagian yang berbeda.”
- Konsisten Pada Prosedur: Dengan menguji “Apakah sebuah prosedur diterapkan secara sama dilokasi yang sama”
Bagaimana penjelasan detailnya? Bagi yang yang ingin mendalami dapat mengunduh file SlideShare berikut ini:
Demikian, semoga uraian singkat tentang Menyusun SOP yang Baik, dapat bermanfaat. Tetap Semangat & Salam Mutu…
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
18 Feb
0
Metode Audit Mutu Internal
“Metode Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Agar proses Audit Mutu Internal (AMI) atau Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dapat berjalan dengan baik, sukses dan lancar, metode-metode nya perlu disiapkan dan dipahami dengan baik.
Mulai bagaimana melakukan perencanaan, apa saja yang harus dipersiapkan, bagaimana menyiapkan daftar periksa (checklist), bagaimana proses audit akan dilakukan, bagaimana penyiapan timnya dll.
Untuk itu berikut kami upload slideshare metode Audit Mutu Pendidikan, bagi yang tertarik, silahkan diunduh disini:
____________________
____________________
Menyusun Jadwal Audit
- Hendaknya sesuai dengan lingkup audit.
- Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit.
- Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit (management risk).
- Jadwal audit harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit/auditee.
Langkah Opening Meeting
- Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor.
- Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit.
- Menjelaskan tujuan dan lingkup audit.
- Menjelaskan metode dan prosedur audit.
- Meminta persetujuan/kesepakatan jadwal audit.
- Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
- Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
- Mengkonfirmasi kerahasiaan.
- Mengkonfirmasi jadwal Closing meeting.
- Menjelaskan klasifikasi masalah yang mungkin timbul.
Membuat Daftar Pengecekan
- Membantu proses perencanaan audit.
- Memberi panduan dalam wawancara yang sistematis.
- Memastikan memastikan kelancaran audit.
- Untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
- (Akan dibahas khusus di slideshare Daftar Pengecekan)
Metode Proses Audit
- Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab/PIC
- Melaksanakan kajiulang dokumen dan catatan-catatan yang ada.
- Mengamati pekerjaan-pekerjaan yang sedang berlangsung.
- Menguji masukan/input, proses, dan keluaran/output pekerjaan.
- Menguji sumber daya dan fasilitas.
Baca juga: Pengantar AMI
Metode Audit
- Lakukan kegiatan audit sesuai rencana.
- Gunakan daftar pengecekan /check-list untuk menemukan fakta-fakta.
- Temukan fakta/ bukti dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik.
- Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi.
- Aculah dokumen SPMI saat mengaudit.
- Tetap menjaga hubungan baik dengan teraudit.
- Gagasan-gagasan tanpa bukti tidak dapat diaudit.
- Mintalah tenaga pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi Kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai.
- Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku Manual Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK).
- Pilihlah salah satu sampel proyek, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.
Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode Audit Mutu Internal, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
17 Feb
0
Kosakata dalam Pelatihan AMI
“Kosakata dalam Pelatihan AMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Untuk dapat memahami proses audit mutu internal (AMI), pertama yang harus dipelajari adalah masalah kosakata atau peristilahan dalam praktek-praktek Audit. Dengan memahami kosakata ini, kita akan terhindar dari masalah komunikasi. Pemahaman yang sama dapat memperlancar proses audit dan kesalahan akibat perbedaan persepsi dapat dihindari.
Untuk memahami lebih dalam tentang kosakata dalam kegiatan audit, silahkan diunduh materi presentasi berikut ini:
Slide PDF:
Pentingnya Pemahaman Kosakata
Untuk menghindari miscommunication, calon auditor harus paham benar tentang berbagai istilah/kosakata yang sering digunakan dalam proses auditor.
Seringkali dalam proses audit, terjadi kesalahpahaman dalam memaknai kasus yang terjadi. Akar masalah yang muncul, umumnya karena perbedaan persepsi antara auditor dan auditee.
Pengertian Auditor, Teraudit & Klien
- Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu
- Teraudit: suatu organisasi yang diaudit (Auditee)
- Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit
Apakah Temuan itu?
Temuan adalah pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif. Temuan ada bebera jenis, temuan positif, temuan negatif (KTS) dan saran-saran perbaikan.
Pengertian bukti obyektif
- Catatan/dokumen/arsip bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.
- Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.
Pengertian KTS
- Adalah KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan
- Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.
- Setiap KTS, harus ditindak lanjut dengan upaya perbaikan yang sungguh-sungguh. Upaya perbaikan dapat berbentuk tindakan koreksi (menyelesaikan gejala), tindakan korektif ( menyelesaikan akar masalah) dan tindakan preventif (melakukan tindakan pencegahan agar masalah tidak muncul).
Pengertian Observasi (OB)
- Temuan yang bersifat positif. Yaitu, saran dari auditor terhadap sasaran pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dari mutu pelaksanaan kegiatan terkait.
- Tidak bisa dijadikan dimasukan kedalam kategori ketidaksesuaian .
- Tidak melanggar dokumentasi sistem manajemen yang telah ditetapkan.
- Saran untuk peningkatan.
PermintaanTindakan Koreksi (PTK)
Adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.
Ketidaksesuaian Mayor
Temuan termasuk ketidaksesuaian Mayor jika berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu.
Ketidaksesuaian Minor
Temuan termasuk ketidaksesuaian Minor jika tidak mempunyai dampak serius terhadap mutu.
Demikian, semoga uraian singkat tentang Kosakata dalam Pelatihan AMI ini dapat bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
mutupendidikan.com
_____________________________
IG: @mutupendidikan
Explore: Training & Development
14 Feb
0
Unsur Prosedur Operasional Standar
“Unsur dalam Prosedur Operasional Standar”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Prosedur Operasional Standar atau SOP, merupakan salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam SPMI. Pembuatan SOP yang baik dan benar mutlak diperlukan agar anggota organisasi memiliki panduan yang baku dan dapat dipertanggung jawabkan.
SOP yang baik memiliki “unsur-unsur”. Keberadaan UNSUR – UNSUR dalam Standard Operating Procedure (SOP) perlu disusun dan direncanakan dengan baik. Keefektifan SOP sangat ditentukan dari keberadaan unsur-unsur tersebut.
Secara umum unsur dalam Prosedur Operasional Standar dapat (opsi) terdiri dari:
- Tujuan
- Kebijakan
- Petunjuk Operasional
- Pihak Yang Terlibat
- Formulir
- Masukan
- Proses
- Laporan
- Validasi
- Kontrol
Jenis unsur-unsur yang digunakan dalam SOP tidak harus baku seperti disebutkan diatas. Dalam setiap organisasi (Madrasah, PT, Sekolah) jumlah dan jenis unsur (istilah & penamaan) tergantung dari kebutuhan tiap organisasi.
Untuk penjelasan dan contoh unsur-unsur SOP, kami sajikan dalam power point (PDF) berikut ini, silakan diunduh:
_________________________
Power Point (PDF):
Unsur-Unsur dalam SOP
Follow Instagram: @mutupendidikan
_________________________
Menulis Tujuan SOP
- Menulis tujuan SOP merupakan langkah awal untuk menentukan apa harapan yang hendak dicapai dari adanya SOP
- Penulisan Tujuan SOP harus dinyatakan dengan jelas agar dapat menjadi dasar bagi setiap prosedur & langkah-langkah kegiatan yang dinyatakan kemudian.
Pernyataan Kebijakan dalam SOP
Dalam menyusun tujuan SOP, kebijakan selalu menjadi bagian dan menjadi pedoman / rujukan dalam pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan dalam organisasi.
Pihak Yang Terlibat
Dalam SOP harus dicantumkan pihak-pihak mana saja yang terlibat dalam aktifitas yang prosedur operasionalnya dinyatakan dalam SOP.
Formulir dalam SOP
- Formulir merupakan dokumen atau blanko yang berfungsi sebagai media validasi & kontrol yang menghubungkan antara keputusan dan pelaksanaan kegiatan diantara pihak- pihak yang terlibat.
- Format formulir atau blanko harus disajikan sesuai bentuk aslinya dan menjadi lampiran SOP.
Masukan
- Masukan merupakan sebuah tahapan setelah formulir atau blanko telah siap.
- Tahapan pengisian formulir atau blanko adalah merupakan masukan dan menjadi bagian tak terpisah dari tahapan berikutnya ,yaitu proses
Proses
Dalam proses, data-data yang dihimpun dalam tahapan masukan akan dijadikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Bagaimana dengan uraian unsur-unsur yang lain? Untuk penjelasan unsur-unsur yang lain, silahkan diunduh file power point (PDF) pada tautan diatas.
Baca Juga: SOP: Fungsi, Tujuan & Manfaatnya
Demikian uraian singkat tentang Unsur Prosedur Operasional Standar. Semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
____________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
14 Feb
0
Daftar Pengecekan AMI SPMI
“Daftar Pengecekan AMI SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.
Instagram: @mutupendidikan
Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.
Kelebihan adanya checklist adalah:
- Auditor menjadi lebih siap. Auditor lebih percaya diri karena telah memiliki topik-topik yang perlu ditanyakan. Auditor lebih menguasai permasalahan karena telah belajar lebih awal.
- Efisiensi waktu. Proses audit menjadi lebih cepat karena bahan-bahan yang akan ditanyakan telah tersedia.
- Lebih sistematis. Tentu saja proses audit akan berlangsung lebih sistematis karena daftar pertanyaan telah disusun dalam kerangka kerja tertentu.
- Memorisasi/pengingat. Adanya daftar pertanyaan yang telah dibuat, menjadi alat bukti /dokumen yang membantu mengingat.
- Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture). Daftar pertanyaan yang disusun lengkap akan membantu memahami ruang lingkup bahasan yang akan di audit.
Adapun kelemahannya adalah:
- Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. Auditor dikuatirkan akan terlalu fokus pada isi daftar pertanyaan (kacamata kuda). Padahal sering kali ada hal-hal lain (diluar checklist) yang menarik untuk ditanyakan pada saat proses audit.
- Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel. Benar sekali, bila terlalu fokus pada daftar check list, proses audit akan kaku dan kurang menghasilkan temuan-temuan yang baru.
- Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik. Daftar pertanyaan, sering kali disusun pada saat audit sistem (desk evaluation). Penyusun daftar pengecekan sering dilakukan di kantor auditor (bukan di lokasi teraudit), sehingga sering kurang realistis.
Contoh Daftar Pengecekan
Berikut contoh sederhana daftar pengecekan, tentu perlu dikembangkan oleh masing-masing lembaga sesuai standar yang dipakai:
- Daftar Pengecekan
- Checklist Pembuatan Laporan Audit
- Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
- Tips untuk keberhasilan Audit Mutu Internal
Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ? Daftar pengecekan dapat dikembangkan dari data:
- Visi dan Misi
- Restra, Renop atau Statuta
- SNP, BAN-PT, BAN-SM atau Standar Internasional
- Kebijakan, Standar, Manual PPEPP, SOP dan Formulir
Demikian, semoga info tentang “Daftar Pengecekan AMI SPMI” ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Courses, Training & Development
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
