Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Tag Archive Kaizen
6 Apr
0
Tata Cara Pelaksanaan Tinjauan Manajemen.
Kiat Sukses Tinjauan Manajemen
Proses PDCA / Plan-Do-Check-Act / Kaizen hendaknya dilaksanakan terus menerus secara efektif dan efisien. Pada proses yang nomor 4 yaitu ACT, dilakukan kegiatan yang disebut Kajiulang manajemen/ Tinjauan manajemen. Aktivitas tersebut tidak kalah penting dibanding proses yang lain. Improvement/ perbaikan biasanya akan dapat dirasakan peningkatannya bila proses Kajiulang manajemen dilaksanakan dengan tersistem dan dengan sungguh-sungguh.
Untuk mendalami lebih lanjut tentang Tinjauan Manajemen, berikut kami unggah/upload materi untuk jadikan bahan belajar/diskusi. Silahkan di download/ unduh disini, semoga bermanfaat :
Klik disini:
Salam hormat,
mutupendidikan.com
Lembaga Pelatihan, Pendampingan, Bimtek, Workshop, Seminar, Training SPMI & Lokakarya Mutu Pendidikan
Bagi yang berminat In-House Training tentang:
“Tinjauan Manajemen yang Efektif”
Hubungi Customer Service Kami
6 Apr
0
Cara mudah memahami ISO 9001:2008
Bapak /Ibu pelaksana SPMI, SPMP yang terhormat,
Untuk memahami makna isi standar ISO 9001:2008, berikut kami sampaikan bahan materi yang dibuat komprehensif, penuh gambar & simpel sehingga memudahkan para pembaca untuk memahaminya. Semangat & Salam mutu…
Silahkan di unduh disini:
- Penjelasan ISO 9001 klausul 4
- Penjelasan ISO 9001 klausul 5
- Penjelasan ISO 9001 klausul 6
- Penjelasan ISO 9001 klausul 7
- Penjelasan ISO 9001 Klausul 8
Semoga bermanfaat.
Salam Hormat,
www.mutupendidikan.com
5 Apr
0
Check list Pelaksanaan Audit Mutu Internal SPMI
Dear Penggerak SPMI yang berbahagia, salam mutu….
Berikut kami sertakan bahan check list untuk memonitor pelaksanaan Audit Mutu Internal SPMI untuk Perguruan Tinggi/Sekolah/ Madrasah. Dengan adanya check list ini, Ketua Tim Audit/ auditor, dapat mengetahui hal-hal apa saja yang perlu dilaksanakan pada saat rapat pembukaan audit (opening meeting) maupun disaat pelaksanaan kegiatan audit. Score penilaian menggunakaan angka 0, 1 atau 2. Bila nilainya 0 atau 1 berarti masih perlu dilakukan tindakan perbaikan.
Check-list tersebut silahkan diunduh disini:
Klik disini:
Checklist Pelaksanaan Audit Mutu Internal AMI SPMI
Hormat kami,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan
Untuk layanan In-House Training Audit Mutu Internal
Hubungi Customer Service kami disini
18 Feb
0
Metode Audit Mutu Internal
“Metode Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Agar proses Audit Mutu Internal (AMI) atau Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dapat berjalan dengan baik, sukses dan lancar, metode-metode nya perlu disiapkan dan dipahami dengan baik.
Mulai bagaimana melakukan perencanaan, apa saja yang harus dipersiapkan, bagaimana menyiapkan daftar periksa (checklist), bagaimana proses audit akan dilakukan, bagaimana penyiapan timnya dll.
Untuk itu berikut kami upload slideshare metode Audit Mutu Pendidikan, bagi yang tertarik, silahkan diunduh disini:
____________________
____________________
Menyusun Jadwal Audit
- Hendaknya sesuai dengan lingkup audit.
- Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit.
- Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit (management risk).
- Jadwal audit harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit/auditee.
Langkah Opening Meeting
- Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor.
- Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit.
- Menjelaskan tujuan dan lingkup audit.
- Menjelaskan metode dan prosedur audit.
- Meminta persetujuan/kesepakatan jadwal audit.
- Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
- Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
- Mengkonfirmasi kerahasiaan.
- Mengkonfirmasi jadwal Closing meeting.
- Menjelaskan klasifikasi masalah yang mungkin timbul.
Membuat Daftar Pengecekan
- Membantu proses perencanaan audit.
- Memberi panduan dalam wawancara yang sistematis.
- Memastikan memastikan kelancaran audit.
- Untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
- (Akan dibahas khusus di slideshare Daftar Pengecekan)
Metode Proses Audit
- Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab/PIC
- Melaksanakan kajiulang dokumen dan catatan-catatan yang ada.
- Mengamati pekerjaan-pekerjaan yang sedang berlangsung.
- Menguji masukan/input, proses, dan keluaran/output pekerjaan.
- Menguji sumber daya dan fasilitas.
Baca juga: Pengantar AMI
Metode Audit
- Lakukan kegiatan audit sesuai rencana.
- Gunakan daftar pengecekan /check-list untuk menemukan fakta-fakta.
- Temukan fakta/ bukti dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik.
- Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi.
- Aculah dokumen SPMI saat mengaudit.
- Tetap menjaga hubungan baik dengan teraudit.
- Gagasan-gagasan tanpa bukti tidak dapat diaudit.
- Mintalah tenaga pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi Kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai.
- Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku Manual Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK).
- Pilihlah salah satu sampel proyek, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.
Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode Audit Mutu Internal, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
17 Feb
0
Kosakata dalam Pelatihan AMI
“Kosakata dalam Pelatihan AMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Untuk dapat memahami proses audit mutu internal (AMI), pertama yang harus dipelajari adalah masalah kosakata atau peristilahan dalam praktek-praktek Audit. Dengan memahami kosakata ini, kita akan terhindar dari masalah komunikasi. Pemahaman yang sama dapat memperlancar proses audit dan kesalahan akibat perbedaan persepsi dapat dihindari.
Untuk memahami lebih dalam tentang kosakata dalam kegiatan audit, silahkan diunduh materi presentasi berikut ini:
Slide PDF:
Pentingnya Pemahaman Kosakata
Untuk menghindari miscommunication, calon auditor harus paham benar tentang berbagai istilah/kosakata yang sering digunakan dalam proses auditor.
Seringkali dalam proses audit, terjadi kesalahpahaman dalam memaknai kasus yang terjadi. Akar masalah yang muncul, umumnya karena perbedaan persepsi antara auditor dan auditee.
Pengertian Auditor, Teraudit & Klien
- Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu
- Teraudit: suatu organisasi yang diaudit (Auditee)
- Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit
Apakah Temuan itu?
Temuan adalah pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif. Temuan ada bebera jenis, temuan positif, temuan negatif (KTS) dan saran-saran perbaikan.
Pengertian bukti obyektif
- Catatan/dokumen/arsip bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.
- Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.
Pengertian KTS
- Adalah KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan
- Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.
- Setiap KTS, harus ditindak lanjut dengan upaya perbaikan yang sungguh-sungguh. Upaya perbaikan dapat berbentuk tindakan koreksi (menyelesaikan gejala), tindakan korektif ( menyelesaikan akar masalah) dan tindakan preventif (melakukan tindakan pencegahan agar masalah tidak muncul).
Pengertian Observasi (OB)
- Temuan yang bersifat positif. Yaitu, saran dari auditor terhadap sasaran pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dari mutu pelaksanaan kegiatan terkait.
- Tidak bisa dijadikan dimasukan kedalam kategori ketidaksesuaian .
- Tidak melanggar dokumentasi sistem manajemen yang telah ditetapkan.
- Saran untuk peningkatan.
PermintaanTindakan Koreksi (PTK)
Adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.
Ketidaksesuaian Mayor
Temuan termasuk ketidaksesuaian Mayor jika berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu.
Ketidaksesuaian Minor
Temuan termasuk ketidaksesuaian Minor jika tidak mempunyai dampak serius terhadap mutu.
Demikian, semoga uraian singkat tentang Kosakata dalam Pelatihan AMI ini dapat bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
mutupendidikan.com
_____________________________
IG: @mutupendidikan
Explore: Training & Development
15 Feb
0
Metode 5S Kebersihan Sekolah
“Metode 5S Kebersihan Sekolah : Penerapan Seiso di Lembaga Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan pendidikan (kampus, sekolah, madrasah) merupakan hal sangat penting dan pondasi dasar dalam membangun mutu pendidikan. Lingkungan yang bersih, akan menciptakan kenyamanan dan motivasi belajar siswa/ mahasiswa. Sarana prasarana yang bersih akan mendukung lingkungan yang tertib dan sehat. Sarana prasarana yang senantiasa rapi dan bersih akan lebih tahan lama (awet) dan dapat menekan biaya berawatan (maintenance)
Seiso
Setelah semua barang/ perkakas/ peralatan memiliki tempat penyimpanan masing-masing, maka langkah berikutnya adalah membersihkan & memastikan tercapainya kebersihan semua barang dan area kerja pada kondisi terbaik/ ideal. Usahakan Bersih, cemerlang dan bersinar seperti ruang-ruang pameran.
Area kerja di lingkungan lembaga pendidikan (kampus, sekolah, laboratorium dll) yang bersih, dapat menjadikan lingkungan lembaga pendidikan sehat, bersih dan nyaman.
Lingkungan yang bersih, juga sangat berpengaruh pada motivasi kerja dan motivasi belajar siswa siswi. Sebaliknya lingkungan yang kotor dan tidak terawat (tidak bersinar/ cemerlang) akan menyebabkan semangat kerja serta motivasi menjadi turun.
Seiso (resik) menekankan pentingnya kebersihan dengan menjaga segala sesuatu tetap bersih dan bersinar. Lingkungan kampus/ sekolah/ madrasah yang bersih/ nyaman dapat mencegah perlengkapan sarana prasarana tidak cepat rusak. Secara psikologi, akan muncul rasa cinta dan tanggung jawab untuk merawat semua sarana dan prasarana yang ada.
Untuk implementasi seiso perlu ditetapkan petugas yang bertanggung jawab. Dibuat standar, SOP dan formulir yang diperlukan. Perlu juga disiapkan dan didukung dengan peralatan yang diperlukan untuk pelaksanaan seiso, seperti sapu, lap, sabun dll.
Siswa-siswa perlu dilatih untuk membersihkan area belajar, seperti ruang kelas, laboratorium, bengkel dan ruang belajar lainnya. Siswa siswi dilatih membersihkan mesin/peralatan setelah dipakai, dilatih membersihkan benda kerja / peralatan bengkel/ lab serta hasil-hasil pembelajaran praktek
Untuk menjamin / memastikan terwujudnya kondisi yang bersih bersinar tersebut, perlu ditunjuk penanggung jawabnya. Secara bergantian, siswa siswi yang bertugas mengawasi/ mengontrol/ membersihkan apakah peralatan/ sarana prasarana telah benar benar bersih cemerlang.
Baca juga: Sarana Prasarana & Program Tata Graha 5 S (bag.1)
Proses seiso atau pembersihan area kerja/ pendidikan dapat diatur dalam bentuk kerja piket. Pengaturan tim kerja untuk pembersihan ruang-ruang belajar termasuk halaman, teras, selasar, taman di lingkungan kampus/ sekolah.
Proses Seiso ini akan membiasakan siswa siswi untuk selalu menjaga kebersihan lingkungan belajar. Mereka akan mengerti pentingnya lingkungan, peralatan kerja dan diri sendiri yang bersih. Mereka akan trampil dalam melaksanakan kebersihan serta termotivasi menciptakan kondisi lingkungan yang bersih.
Berikut konsep 5 S, metode tatagraha asal Jepang yang bisa diadopsi lembaga pendidikan, silahkan di unduh disini:
Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode 5S Kebersihan Sekolah ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Untuk Informasi In-house Training 5S/5R, Hubungi Customer Service Kami
Instagram: @mutupendidikan
14 Feb
0
Daftar Pengecekan AMI SPMI
“Daftar Pengecekan AMI SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.
Instagram: @mutupendidikan
Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.
Kelebihan adanya checklist adalah:
- Auditor menjadi lebih siap. Auditor lebih percaya diri karena telah memiliki topik-topik yang perlu ditanyakan. Auditor lebih menguasai permasalahan karena telah belajar lebih awal.
- Efisiensi waktu. Proses audit menjadi lebih cepat karena bahan-bahan yang akan ditanyakan telah tersedia.
- Lebih sistematis. Tentu saja proses audit akan berlangsung lebih sistematis karena daftar pertanyaan telah disusun dalam kerangka kerja tertentu.
- Memorisasi/pengingat. Adanya daftar pertanyaan yang telah dibuat, menjadi alat bukti /dokumen yang membantu mengingat.
- Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture). Daftar pertanyaan yang disusun lengkap akan membantu memahami ruang lingkup bahasan yang akan di audit.
Adapun kelemahannya adalah:
- Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. Auditor dikuatirkan akan terlalu fokus pada isi daftar pertanyaan (kacamata kuda). Padahal sering kali ada hal-hal lain (diluar checklist) yang menarik untuk ditanyakan pada saat proses audit.
- Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel. Benar sekali, bila terlalu fokus pada daftar check list, proses audit akan kaku dan kurang menghasilkan temuan-temuan yang baru.
- Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik. Daftar pertanyaan, sering kali disusun pada saat audit sistem (desk evaluation). Penyusun daftar pengecekan sering dilakukan di kantor auditor (bukan di lokasi teraudit), sehingga sering kurang realistis.
Contoh Daftar Pengecekan
Berikut contoh sederhana daftar pengecekan, tentu perlu dikembangkan oleh masing-masing lembaga sesuai standar yang dipakai:
- Daftar Pengecekan
- Checklist Pembuatan Laporan Audit
- Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
- Tips untuk keberhasilan Audit Mutu Internal
Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ? Daftar pengecekan dapat dikembangkan dari data:
- Visi dan Misi
- Restra, Renop atau Statuta
- SNP, BAN-PT, BAN-SM atau Standar Internasional
- Kebijakan, Standar, Manual PPEPP, SOP dan Formulir
Demikian, semoga info tentang “Daftar Pengecekan AMI SPMI” ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Courses, Training & Development
14 Feb
0
TQM untuk Lembaga Pendidikan bag. 1
TOTAL QUALITY MANAGEMENT
“Mutu lebih menekankan pada kegembiraan dan kebahagiaan pelanggan dan bukan sekedar kepuasan pelanggan”
(Tony Henry, Rektor East Birmingham College, dikutip dalam Sallis dan Hingley,
Total Quality Management, 1992)
Begitu dalam makna kutipan diatas. Agar manajemen dapat memahami filosofi penjaminan mutu yang benar, institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk mendalami konsep Total Quality Management (TQM).
TQM memberikan falsafah dasar bagi pengembangan SPMI/ SPMP yang sekarang banyak dilakukan.
Berikut Slideshare materi TQM untuk diunduh :
TQM untuk Lembaga Pendidikan bag-1
Salam mutu dan kompak selalu,
mutupendidikan.com
Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan :
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
INFO PUBLIC TRAINING :
Silahkan di Klik : Public Training
13 Feb
0
Business Process & Rencana Mutu SPMI
Pemetaan Proses Bisnis bagi Lembaga Pendidikan
Membuat Rencana Mutu (Quality Plan) yang baik tentu saja tidak mudah, perlu pemahaman yang utuh tentang Standar, Business Process maupun peraturan2 pemerintah yang terkait seperti akreditasi BAN-PT, BAN -SM dll.
Dalam business process mapping, proses-proses dalam organisasi pendidikan, dibagi menjadi beberapa bagian utama yang global. Masing-masing bagian utama yang global ini kemudian bisa dipecah menjadi proses-proses yang lebih kecil lagi dan seterusnya.
Dalam Business Process Mapping, dipetakan hal-hal sebagai berikut:
- apa yang dilakukan oleh institusi pendidikan,
- siapa penanggungjawabnya,
- standar penyelesaian aktivitas, dan
- bagaimana kesuksesan proses bisnis ditetapkan. (Taylor; Deming; Juran)
Memahami pemetaan bisnis proses akan memberikan wawasan mengenai keseluruhan proses bisnis yang ada di institusi pendidikan. Penguasaan teknik business process mapping memungkinkan pimpinan institusi pendidikan untuk melakukan perbaikan sistem manajemen agar lebih sistematis dan terarah.
Berikut kami sampaikan materi Business Process dan Quality Plan yang dapat diunduh/ download. Silahkan diunduh disini:
Pembuatan Business Process & Rencana Mutu SPMI
Salam Hormat,
mutupendidikan.com
pelatihan & pendampingan
Untuk In-House Training Penyusunan Proses Bisnis dan Sasaran Mutu Pendidikan
Hubungi Customer Service kami
13 Feb
0
AMI Audit Mutu Internal
“AMI: Audit Mutu Internal“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Audit Mutu adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Tujuan Audit Mutu
Tujuan diselenggarakan Audit Mutu untuk pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) antara lain untuk:
- Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
- Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
- Menyempurnakan SM.
- Memenuhi persyaratan peraturan.
- Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.
Untuk memahami dan mengenal bagaimana pelaksanaan AMI (Audit Mutu Internal) lebih dalam, berikut kami sampaikan materi slideshare pengenalan Audit Mutu Internal yang bisa diunduh:
Slide share PDF:
Pengenalan Audit Mutu Internal (AMI)
Pengertian Audit Mutu
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatanmenjagamutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Pengertian Sistem Mutu
Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.
Sistem Mutu harus dirancang sebaik mungkin agar dapat menjamin keberhasil organisasi untuk mencapai kepuasan stakeholder (pemangku pepentingan yang maksimal).
3 Tipe penjaminan mutu
- Jaminan Mutu untuk Produk: Memastikan mutu produk.
- Jaminan Mutu untuk Proses: Memastikan mutu proses.
- Jaminan Mutu untuk Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses).
3 Tipe utama Audit Mutu
- Audit Mutu Produk/Jasa: Berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut.
- Audit Mutu Proses: Berdasar atas indikator kinerja kunci.
- Audit Mutu Sistem: Berdasar pada elemen-elemen dari sistem.
Tipe Evaluasi yang lain
- Audit Pengamatan: Untuk memantau kendali proses.
- Inspeksi: Untuk penerimaan produk.
- Penilaian: Untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi, seberapa baik pencapaian tingkat mutu.
Lingkup Audit Mutu
Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. (Klien harus menentukan standar yang dipakai atau referensi dokumennya).
Demikian penjelasan singkat tentang AMI: Audit Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
