Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Tag Archive SPMI
24 Oct
0
Membangun Komitmen dalam SPMI
Membangun Komitmen dalam SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Membangun Komitmen
Salah satu kunci sukses keberhasilan implementasi SPMI adalah adanya komitmen dari pimpinan dan anggota organisasi lainnya. Membangun komitmen organisasi merupakan tugas penting pimpinan lembaga pendidikan. Membangun komitmen implementasi SPMI dapat menjadi proses yang cukup kompleks dan melibatkan banyak faktor.
Namun demikian, ada beberapa kiat yang dapat membantu untuk membangun komitmen. Tugas pimpinan lembaga (Rektor, Dekan, Ketua, Kepala Sekolah dll.) harus dapat menumbuhkan hal-hal dibawah ini:
- Menjadi Teladan: Pemimpin atau pengelola lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi / Dikdasmen) harus mampu menjadi teladan bagi anggota organisasi. Pimpinan harus mematuhi dan mempromosikan nilai-nilai dan prinsip-prinsip organisasi secara konsisten dan transparan. Pemimpin yang membangun keteladanan, dapat membangun kepercayaan (trust) dan penghargaan di antara anggota organisasi, serta membantu memperkuat sikat komitmen.
- Keterlibatan Anggota: Dengan melibatkan anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan (decision making), Pimpinan akan dapat meningkatkan komitmen mereka dalam organisasi. Semakin kuat rasa keterlibatan, akan membantu membangun komitmen, karyawan merasa bahwa mereka menjadi bagian dalam prestasi organisasi.
- Dukungan Sumber Daya: Pimpinan harus dapat memastikan bahwa anggota organisasi dilengkapi dengan sumber daya (resources) yang memadai untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. Dukungan resources dapat meliputi: sarana prasarana, pelatihan, bantuan teknis, atau dukungan keuangan. Dengan memberikan resources yang cukup, InsyaAllah pimpinan akan dapat meningkatkan komitmen karyawan.
- Komunikasi yang excellence: Pastikan pimpinan mampu berkomunikasi secara jelas dan terbuka dengan seluruh anggota organisasi. Pimpinan wajib mengkomunikasikan arah tujuan organisasi, termasuk visi, misi dan nilai-nilai. Dorong bawahan untuk memberi masukan dan umpan balik. Ajak diskusi mengenai ide-ide baru atau perbaikan yang mungkin diperlukan. Ajak membangun standar mutu SPMI yang lebih baik. InsyaAllah komunikasi yang “excellence” akan dapat membangun komitmen seluruh anggota organisasi.
- Penghargaan dan Pengakuan: Bila anggota organisasi dapat pekerjaan yang baik, misal standar SPMI dapat dicapai atau dilampai, maka jangan ragu untuk memberikan penghargaan (reward) dan pengakuan yang sesuai. Bentuk penghargaan dan pengakuan dapat berupa penghargaan formal, seperti penghargaan karyawan bulan, tahunan, atau bentuk pengakuan informal, seperti pujian atau ucapan terima kasih. Penghargaan dan pengakuan, insyaAllah dapat membantu membangun motivasi dan komitmen yang lebih kuat di antara anggota organisasi. Semangat!
Dengan mengikuti kiat-kiat di atas, Pimpinan lembaga pendidikan akan dapat membangun komitmen para anggota organisasi. Namun perlu diingat, bahwa membangun komitmen bukan hal yang “instans”, tidak dapat dilakukan dalam semalam. Proses membangun komitmen memerlukan waktu dan kesabaran untuk mencapai hasil yang optimal.
Demikian uraian singkat tentang Membangun Komitmen dalam SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
23 Oct
0
Cara Membuat Standar SPMI
Cara Membuat Standar SPMI
Standar SPMI Perguruan Tinggi atau Standar Mutu (Quality Standard) Standar SPMI Perguruan Tinggi adalah dokumen berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi yang disebut Standar Pendidikan Tinggi atau Standar Dikti dari setiap aspek pendidikan tinggi di suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya.
Dokumen Standar SPMI Perguruan Tinggi atau Standar Mutu (Quality Standard) berfungsi sebagai:
- alat ukur dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Perguruan Tinggi;
- indikator untuk menunjukkan tingkat (level) mutu Perguruan Tinggi;
- tolok ukur capaian oleh semua pihak di Perguruan Tinggi, sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan (atau bahkan melebihi) standar;
- bukti otentik kepatuhan Perguruan Tinggi terhadap peraturan perundang undangan tentang Standar Dikti; dan
- bukti kepada masyarakat bahwa Perguruan Tinggi tersebut telah secara sungguh-sungguh menyelenggarakan pendidikan tinggi berdasarkan standar.
Membuat standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) yang baik untuk perguruan tinggi adalah langkah penting dalam menjaga mutu pendidikan dan mengawal pelayanan yang diberikan.
Ada 2 metode yang dianjurkan untuk membuat standar SPMI Perguruan Tinggi, yang pertama dengan metode ABCD (audience, behavior, competence dan degree), sedangkan metode yang kedua dengan model KPI (Key Performance Indicators).
Dalam artikel kali ini, akan diulas pembuatan standar dengan metode KPI. Adapun contoh yang akan dibahas adalah dalam kasus di perguruan tinggi.
Cara Membuat Standar SPMI
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda jalankan agar dapat membuat standar SPMI yang efektif dan efisien:
Visi-Misi dan Renstra Perguruan Tinggi
Pastikan bahwa Standar SPMI yang Anda rancang selaras dengan visi-misi dan renstra (rencana strategis) perguruan tinggi. Ini akan membantu dalam menentukan KPI yang relevan dengan pencapaian tujuan tersebut.
Misalnya ketika merancang standar kerjasama, standar perpustakaan, standar kompetensi lulusan atau standar-standar lainnya maka visi-misi dan renstra perguruan tinggi harus menjadi sumber inspirasi yang akan memberi arah penyusunan standar SPMI.
Identifikasi Aspek Penting
Identifikasi aspek-aspek penting dalam operasional perguruan tinggi yang perlu diukur dan ditingkatkan. Ini bisa termasuk kualitas pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, layanan mahasiswa, dan lain-lain.
Pengelola perguruan tinggi dapat mengembangkan standar sesuai tuntutan internal dan eksternal. Untuk eksternal tentu wajib mempertimbangkan ketentuan pemerintah yang tertuang dalam Permendikbud 3 tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
Tentukan KPI yang Relevan
Pilih KPI yang sesuai dengan masing-masing aspek. Misalnya, untuk kualitas pengajaran, Anda dapat menggunakan KPI seperti tingkat kehadiran dosen, hasil evaluasi mahasiswa terhadap dosen, dan sebagainya.
Dalam mengembangkan KPI, Perguruan Tinggi dapat menetapkan target capaian/tahun untuk masing-masing standar, menetapkan indikator keberhasilan dan metode pengukuran yang sesuai.
Pastikan KPI SMART
Pastikan bahwa setiap KPI yang dipilih memenuhi kriteria SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan ada ukuran Waktu. Contohnya, “Meningkatkan tingkat kehadiran dosen dalam kelas menjadi 95% pada akhir semester ini.”
Tetapkan Target KPI
Tentukan target kinerja yang diinginkan untuk setiap KPI. Target ini harus sesuai dengan tujuan perguruan tinggi dan realistis dalam konteks sumber daya yang tersedia.
Target harus ambisius dan menantang, namun juga harus realistis. Sebaiknya yang menetapkan target adalah atasan / pimpinan, agar sesuai dengan pencapaian Renstra Perguruan Tinggi.
Kaitkan KPI dengan Rencana Strategis (Renstra)
Pastikan bahwa setiap KPI memiliki kaitan dengan rencana strategis perguruan tinggi. Ini akan membantu dalam mengukur sejauh mana pencapaian KPI berkontribusi pada pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Bila KPI dibuat untuk kurun waktu 1 tahun, maka dalam waktu 5 tahun kedepan KPI harus dipastikan dapat mencapai tujuan yang disusun dalam renstra (rencana 5 tahun).
Buat Sistem Monitoring Pencapaian Standar
Buat sistem untuk mengumpulkan, merekam, dan memantau capaian KPI secara teratur. Proses ini dapat memanfaatkan perangkat lunak atau alat pelacakan yang sesuai.
Dengan adanya sistem informasi manajemen secara digital, maka pimpinan akan mudah memantau progres implementasi dari standar yang telah disusun.
Menetapkan Penanggung Jawab
Agar proses implementasi Standar berjalan baik, tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pengumpulan data, pemantauan KPI, dan analisis data. Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau tim (Job Description).
Evaluasi dan Analisis
Dalam SPMI (sistem penjaminan mutu internal) Perguruan Tinggi, ada mekanisme PPEPP, melalui manual yang ke 3 yaitu Evaluasi, dapat dilakukan secara periodik.
Evaluasi data KPI untuk mengidentifikasi tren dan perubahan. Lakukan analisis untuk menentukan apakah target tercapai dan jika tidak, identifikasi penyebab dan solusinya.
Implementasi Perbaikan
Jika KPI tidak mencapai target yang ditetapkan, identifikasi tindakan perbaikan yang diperlukan. Lakukan perbaikan dan rencanakan langkah-langkah untuk mencapai target di masa mendatang.
Review dan Revisi Dokumen Standar (Update)
Secara berkala tinjau dan revisi standar SPMI, termasuk KPI yang digunakan. Pastikan bahwa KPI yang dipilih tetap relevan dengan perubahan kebijakan, kebutuhan perguruan tinggi, dan tujuan pendidikan.
Komunikasi Hasil Pencapaian Standar SPMI
Bagikan hasil KPI kepada semua pemangku kepentingan, termasuk dosen, mahasiswa, staf, dan pihak luar. Ini dapat dilakukan melalui laporan, presentasi, atau rapat.
Dukungan Manajemen Puncak
Pastikan dukungan penuh dari manajemen perguruan tinggi dalam implementasi dan pengembangan SPMI. Manajemen perlu memprioritaskan pendidikan berkualitas dan perbaikan berkelanjutan.
Peningkatan Berkelanjutan (Kaizen)
Jadikan SPMI sebagai bagian dari budaya perguruan tinggi. Teruslah mengembangkan SPMI dan meningkatkan kualitas pendidikan secara berkelanjutan (Kaizen).
Budaya SPMI adalah pola pikir, pola sikap dan pola perilaku yang sesuai dengan standar SPMI
Penutup
Ingatlah bahwa setiap perguruan tinggi memiliki kebutuhan dan konteks yang berbeda, setiap perguruan tinggi memiliki strategi dan positioning yang berbeda-beda.
Oleh karena itu, pastikan bahwa standar SPMI yang Anda buat sesuai dengan karakteristik unik perguruan tinggi Anda dan tujuan yang ingin dicapai.
Demikian uraian singkat tentang Cara Membuat Standar SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
23 Oct
0
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah rangkaian kebijakan, standar dan prosedur yang dirancang untuk memastikan mutu dan kinerja suatu institusi pendidikan. Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun dokumen SPMI:
- Pahami Filosofi, Tujuan & Lingkup SPMI: Sebelum menyusun dokumen SPMI, pastikan bahwa Anda memahami filosofi, tujuan & lingkup SPMI yang diterapkan di institusi pendidikan Anda. Pemahaman yang mendalam, akan membantu Anda memastikan bahwa dokumen yang disusun sesuai dengan tujuan dan kebutuhan SPMI. Filosofi yang penting dipahami, SPMI ini untuk memberi tools bagaimana langkah-langkah untuk melakukan kegiatan perbaikan yang terus menerus (Kaizen).
- Identifikasi Dokumen: Buat list dokumen apa saja yang diperlukan untuk SPMI Anda. Ini bisa termasuk kebijakan, manual, standar, prosedur, formulir, pedoman, dan dokumentasi lainnya. Pastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut lengkap dan meliputi seluruh aspek SPMI yang diterapkan.
- Tetapkan Format Dokumen: Setelah mengidentifikasi dokumen apa saja yang diperlukan, selanjutnya perlu menetapkan format untuk setiap dokumen. Pastikan bahwa format yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan SPMI, dan sesuai dengan format yang diterapkan oleh institusi Anda. Pastikan format dokumen menarik untuk dibaca, pemilihan template yang tepat, ukuran font dan desain warna yang menarik.
- Melibatkan Pihak Terkait: Selama proses penyusunan dokumen SPMI, pastikan bahwa semua pihak-pihak terkait terlibat. Termasuk didalamnya manajemen, staf akademik dan administratif, mahasiswa, & pengawas. Libatkan stakeholder dalam pembahasan dan validasi dokumen. Stakeholder akan bermanfaat untuk memastikan bahwa dokumen tersebut representatif & akurat.
- Pentingnya Manajemen Dokumen: Sistem manajemen dokumen berguna untuk memastikan bahwa dokumen SPMI tersedia, update & dapat diakses oleh pihak terkait. Pastikan bahwa dokumen tersedia dalam format file elektronik dan fisik (hardcopy), dan mudah diakses.
- Evaluasi & Revisi: Dokumen yang baik harus update sesuai dengan perubahan lingkungan internal dan eksternal. Evaluasi dokumen SPMI perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa dokumen tetap sesuai dengan kebutuhan SPMI. Lakukan revisi bila dokumen sudah tidak cocok. Dokumen diperbarui sesuai dengan perubahan visi-misi, kebijakan dan prosedur institusi. Dokumen harus terus diperbaiki untuk disempurnakan, benar benar handal untuk menjadi acuan kerja.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Dokumen SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
19 Aug
0
Standar SPMI dan Manajemen Risiko
Standar SPMI: Implementasi Manajemen Risiko
Penerapan manajemen risiko dalam pembuatan standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perguruan tinggi merupakah hal yang sangat penting. Manajemen resiko dapat membantu untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengatasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi standar SPMI.
Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur atau metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan atau pengelolaan sumberdaya (Wikipedia)
Manajemen risiko adalah usaha untuk mengelola risiko dengan cara memonitor sumber risiko, melacak, dan melakukan serangkaian upaya agar dampak risiko bisa diminimalisasi.
Implementasi Manajemen Risiko?
Bagaimana bentuk implementasi manajemen risiko dalam pembuatan Standar SPMI? Berikut Tips yang dapat Anda gunakan:
Identifikasi Risiko Perguruan Tinggi
Identifikasi risiko-risiko yang dapat muncul dalam proses pembuatan, implementasi, dan pemantauan standar SPMI pada Perguruan Tinggi.
Contoh risiko ini misalnya kurangnya dukungan dari pihak top manajemen, ketidaksesuaian standar SPMI dengan tuntutan kondisi eksternal, atau rendahnya kesadaran, motivasi dan partisipasi dari anggota staf perguruan tinggi.
Analisis Risiko Perguruan Tinggi
Pentingnya melakukan penilaian terhadap kemungkinan terjadinya risiko (likelihood) atas semua risiko-risiko yang telah diidentifikasi serta dampaknya (impact). Hal ini nanti akan membantu dalam memprioritaskan risiko mana yang perlu ditangani terlebih dahulu.
Matriks manajemen risiko dapat berguna untuk melakukan proses analisis risiko. Risiko yang berkategori tinggi perlu mendapat perhatian yang lebih serius.
Misal tentang pengelolaan sarana parkir kendaraan mahasiswa, bila dirasa memiliki resiko yang tinggi, tentu memerlukan prioritas untuk dicari tindakan solusi yang tepat.
Strategi Pengelolaan Risiko
Untuk setiap risiko yang telah diidentifikasi, tentukan strategi yang tepat. Ini bisa melibatkan pengurangan risiko, transfer risiko, penerimaan risiko, atau penghindaran risiko.
Setiap strategi yang telah dipilih tentu akan berpengaruh pada isi standar. Isi standar bisa dirubah untuk mengantisipasi ancaman dan peluang dari setiap resiko yang ditemukan.
Bila sering terjadi kehilangan kendaraan mahasiswa di lahan parkir kampus, apa yang perlu dilakukan? Misalnya, lembaga dapat menambahkan klausul pemasangan CCTV didalam standar sarana parkir mahasiswa.
Pengukuran Kinerja
Tetapkan indikator kinerja dan target yang terkait dengan pengelolaan risiko. Ini akan membantu Anda dalam memantau dan mengevaluasi efektivitas strategi pengelolaan risiko yang diimplementasikan.
Integrasi Risiko ke dalam Standar SPMI
Saat menyusun standar SPMI, pastikan bahwa risiko-risiko yang diidentifikasi diperhitungkan dan diakomodasi dalam standar.
Misalnya, jika risiko adalah kurangnya dukungan dari manajemen puncak, standar dapat mencakup komponen yang mendorong keterlibatan manajemen puncak.
Sistem Monitoring Manajemen Risiko
Tetapkan sistem pemantauan untuk memantau kemajuan dalam pengelolaan risiko. Ini dapat berupa pemantauan berkala, pelaporan, atau analisis hasil.
Pelibatan Stakeholder
Melibatkan anggota staf, dosen, mahasiswa, dan pihak lain yang relevan dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko. Berbagai pandangan dapat membantu dalam mengidentifikasi risiko yang beragam.
Pengembangan Rencana Kontinjensi
Untuk risiko-risiko yang memiliki dampak yang signifikan, persiapkan rencana kontinjensi yang menguraikan tindakan yang akan diambil jika risiko tersebut terjadi.
Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan
Selalu lakukan evaluasi terhadap efektivitas strategi pengelolaan risiko yang diterapkan. Jika ada perubahan dalam lingkungan atau risiko-risiko baru muncul, lakukan perbaikan berkelanjutan pada pendekatan pengelolaan risiko. Ingat gelombang tsunami perubahan lingkungan VUCA demikian dahsyat memporak porandakan kemapanan yang ada.
Baca juga: Menjaga Relevansi Standar SPMI
Penutup
Penerapan manajemen risiko akan membantu perguruan tinggi dalam menghadapi ketidakpastian dan perubahan yang mungkin terjadi. Ini juga akan meningkatkan peluang keberhasilan implementasi SPMI dan pencapaian tujuan mutu pendidikan.
Demikian uraian singkat tentang Standar SPMI dan Manajemen Risiko, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
19 Aug
0
Menjaga Relevansi Standar SPMI
Menjaga Relevansi Standar SPMI
Dalam penyusunan standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perguruan tinggi atau dikdasmen, prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) adalah hal yang sangat penting.
Standar SPMI sangat berguna untuk memandu arah kegiatan atau program kerja organisasi, oleh karena itu, Pimpinan perguruan tinggi harus memastikan standar SPMI yang dimiliki memiliki target dan indikator yang SMART (key performance indicator).
Standar SPMI yang baik memiliki indikator dan target yang jelas (specific), dapat diukur (measurable), dan sesuai dengan konteks lembaga (relevant).
Dalam lingkungan yang VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), perubahan terjadi secara cepat dan tidak terduga. Standar SPMI yang baik, harus tetap dijaga relevansi dengan perubahan lingkungan yang terjadi.
Konsep Relevant
“Relevan” mengacu pada salah satu kriteria yang harus dipenuhi apakah target atau indikator yang ditetapkan dalam standar benar-benar bermanfaat dan sesuai dengan visi-misi organisasi.
Standar SPMI yang “relevan” adalah target-target yang benar-benar mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, target tersebut harus memiliki dampak yang positif dalam mendukung visi, misi, dan strategi organisasi.
Adaptasi Perubahan VUCA
Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar standar SPMI tetap relevan:
Fleksibilitas dan Adaptabilitas
Dalam lingkungan VUCA, perubahan dapat terjadi dengan cepat. Misalnya perubahan ekonomi dan daya beli masyarakat, perubahan teknologi informasi seperti munculnya AI (kecerdasan buatan) dan lain sebagainya. Oleh karena itu, pastikan bahwa standar SPMI yang Anda bangun, tetapkan fleksibel dan dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan, prioritas, dan kebutuhan institusi.
Baca juga: SPMI dan VUCA
Inovasi Perguruan Tinggi
Promosikan budaya inovasi dan pembelajaran berkelanjutan di lembaga. Ini akan membantu lembaga terus mengembangkan standar SPMI yang responsif terhadap perubahan lingkungan.
Baca juga: Pentingnya Inovasi dalam SPMI
Standar SPMI Perguruan Tinggi harus disusun agar semangat inovasi dapat berjalan baik. Budaya mutu (pola pikir, pola sikap dan pola perilaku) harus dibangun melalui standar SPMI yang responsif terhadap perubahan lingkungan.
Bagaimana bentuk kebutuhan SDM di tahun 2030? Tentu saja perguruan tinggi harus mampu menyesuaikan /mengembangkan standar SPMI dengan tuntutan kompetensi SDM di masa yang akan datang.
Kriteria Standar yang Dinamis
Standar SPMI harus diupayakan tidak kaku, pertimbangkan untuk menggunakan kriteria yang lebih dinamis (fleksibel). Ini bisa berarti menggunakan indikator kualitatif dan kuantitatif yang dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
Oleh karena itu dianjurkan lebih sering untuk meninjau ulang setiap standar yang ada, satu kali dalam satu tahun semua standar di review dan di update.
Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Dalam lingkungan VUCA, monev, analisis data dan pemantauan berkala menjadi semakin penting. Tetapkan jadwal untuk memeriksa dan mengukur hasil standar SPMI secara rutin. Jika diperlukan, reevaluasi dan perbarui target serta indikator sesuai dengan hasil analisis.
Partisipasi Stakeholder Pendidikan Tinggi
Libatkan pemangku kepentingan, termasuk staf, mahasiswa, dan pemangku kepentingan eksternal, dalam penyusunan dan peninjauan ulang standar-standar SPMI.
Langkah ini dapat membantu menjaga relevansi dan mengakomodasi berbagai pandangan. Misalnya dengan mengadakan Focus Group Discussion (FGD) baik secara offline maupun online.
Manajemen Resiko
Identifikasi semua risiko dan semua peluang dalam lingkungan VUCA, serta bagaimana standar SPMI dapat membantu mengatasi atau memanfaatkan kondisi tersebut. Ini akan membantu dalam menentukan prioritas dan fokus.
Adaptasi Berdasarkan Hasil
Bila kondisi berubah atau hasil yang diharapkan tidak tercapai, bersikap terbuka untuk melakukan penyesuaian dan perubahan pada standar SPMI. Lingkungan VUCA membutuhkan fleksibilitas dan adaptabilitas.
Lembaga pendidikan dapat menerapkan program manajemen perubahan (change management).
Open Communication
Komunikasikan perubahan atau penyesuaian standar SPMI secara terbuka (komunikasi internal) kepada seluruh komunitas lembaga. Hal ini akan membantu membangun pemahaman dan dukungan terhadap perubahan yang diterapkan.
Program pelatihan komunikasi dalam SPMI dapat dibaca pada link berikut ini:
Baca juga: Kelas Online SPMI dan Komunikasi Internal
Penutup
Dalam lingkungan yang sangat bergejolak (VUCA), fleksibilitas, adaptabilitas, dan keterbukaan terhadap perubahan menjadi kunci.
Tetaplah fokus pada tujuan dan nilai-nilai inti lembaga, sambil mengakomodasi dinamika yang ada, akan membantu lembaga tetap relevan dan responsif terhadap tantangan yang dihadapi.
Demikian uraian singkat tentang Menjaga Relevansi Standar SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
16 Aug
0
Jika Standar SPMI tidak SMART
Apa Resiko Jika Standar SPMI tidak SMART?
Standar SPMI Perguruan Tinggi atau Standar Mutu (Quality Standard) Standar SPMI Perguruan Tinggi adalah dokumen berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi yang disebut Standar Pendidikan Tinggi atau Standar Dikti dari setiap aspek pendidikan tinggi di suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya.
Dokumen Standar SPMI Perguruan Tinggi atau Standar Mutu (Quality Standard) berfungsi sebagai:
- Alat ukur dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Perguruan Tinggi;
- Indikator untuk menunjukkan tingkat (level) mutu Perguruan Tinggi;
- Tolok ukur capaian oleh semua pihak di Perguruan Tinggi, sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan (atau bahkan melebihi) standar;
- Bukti otentik kepatuhan Perguruan Tinggi terhadap peraturan perundang undangan tentang Standar Dikti; dan
- Bukti kepada masyarakat bahwa Perguruan Tinggi tersebut telah secara sungguh-sungguh menyelenggarakan pendidikan tinggi berdasarkan standar.
Jika Standar SPMI tidak SMART?
Jika standar SPMI yang disusun tidak memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), maka ada beberapa resiko potensial yang dapat muncul:
Standar SPMI tidak Spesifik
Standar yang tidak spesifik dan terukur dapat mengakibatkan ketidakjelasan dalam tujuan yang ingin dicapai. Tanpa kejelasan ini, sulit bagi individu atau tim untuk memahami apa yang sebenarnya diharapkan.
Contoh Standar: “Mencetak lulusan yang memiliki kompetensi”. Standar ini tidak spesifik, kompetensi dibidang apa?
Standar SPMI Tidak Dapat Diukur
Jika tidak ada cara yang jelas untuk mengukur pencapaian standar SPMI, sulit untuk mengetahui sejauh mana standar tersebut telah tercapai. Kekurangan ukuran yang objektif dapat mengaburkan hasil dan kemajuan.
Ungkapan bijak mengatakan: “ Sesuatu yang tidak bisa diukur, tidak bisa di dikelola” (Peter Drucker)
Tidak Realistis atau Tidak Dapat Dicapai
Jika tujuan yang ditetapkan tidak realistis (terlalu ambisius) atau tidak dapat dicapai dalam waktu dan sumber daya yang tersedia, ini dapat mengurangi motivasi dan mengarah pada frustrasi.
Contoh Standar yang tidak realistis: “Menjadi Perguruan Tinggi Kelas Dunia (word class)”, padahal di tingkat nasional masih belum memiliki akreditasi yang unggul.
Standar SPMI tidak Relevan
Standar SPMI yang tidak relevan dengan visi, misi dan tujuan organisasi atau lingkungan kerja dapat mengalihkan perhatian dari hal-hal yang lebih penting. Ini juga dapat mengurangi motivasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan tersebut.
Contoh standar SPMI yang tidak relevan: “Meningkatkan Keterampilan Mahasiswa dalam Seni lukis abstrak”, padahal standar akan digunakan untuk Perguruan tinggi program studi teknik informatika.
Tidak ada Ukuran Waktu (Timed)
Tanpa ada batas waktu yang ditetapkan, Standar SPMI dapat mengambang dan terabaikan. Penetapan batas waktu membantu dalam mengatur prioritas dan memberikan motivasi untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu tertentu.
Contoh standar yang tidak ada ukuran waktu: “Meningkatkan koleksi buku ekonomi manajemen sebanyak 200 judul baru”. Dalam standar ini tidak dijelaskan “kapan” standar ini akan dicapai!
Penutup
Sebagai penutup, penting sekali untuk memastikan bahwa standar SPMI yang disusun, telah memenuhi kriteria SMART. Hal ini agar target dan indikator yang ditetapkan memiliki arti yang jelas, dapat diukur, dapat dicapai, relevan dengan visi misi organisasi, dan memiliki batas waktu yang ditetapkan.
Demikian, semoga uraian singkat tentang Apa Resiko Jika Standar SPMI tidak SMART, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
4 Aug
0
SPMI dan Benchmarking
SPMI dan Kegagalan Benchmarking
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Benchmarking
Secara harfiah, benchmarking diartikan sebagai alat ukur atau patokan. Secara umum, benchmarking juga bisa diartikan sebagai sebuah standar untuk membandingkan dua hal atau lebih yang sejenis.
Dengan kata lain Benchmark adalah upaya membandingkan aspek tertentu dari sebuah organisasi dengan aspek yang sebanding milik organisasi yang dianggap terbaik di industri yang sama atau pada pasar yang lebih luas.
Baca juga: Pentingnya Inovasi dalam SPMI
Untuk membantu keberhasilan SPMI, lembaga pendidikan dapat melakukan kegiatan Benchmarking. Dengan proses benchmarking yang tepat, organisasi dapat meningkatkan perbaikan sistem, perbaikan standar, perbaikan proses dan perbaikan kepuasan stakeholder.
Penyebab Kegagalan Benchmarking?
Walaupun benchmarking dapat memberikan manfaat bagi lembaga, ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasinya. Berikut contoh faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan proses benchmarking:
- Organisasi Pembanding yang Kurang Tepat: Memilih organisasi pembanding yang tidak sesuai atau tidak tepat dapat menghasilkan perbandingan yang kurang valid. Tentu hal ini dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan benchmarking.
- Adanya Perbedaan Budaya: Setiap organisasi tentu memiliki budaya yang berbeda-beda. Oleh karena perlu hati-hati dalam membuat kesimpulan, karena ada potensi bias budaya. Strategi benchmarking yang tidak memperhatikan perbedaan budaya, tentu beresiko kegagalan.
- Perbedaan Lingkungan: Lingkungan organisasi yang berbeda (eksternal dan internal) dapat mempengaruhi hasil dan kesimpulan dalam proses benchmarking. Bila perbedaan lingkungan tidak diwaspadai, maka hasil benchmarking cenderung bias atau kurang relevan.
- Keterbatasan Sumber Daya: Benchmarking memerlukan sumber daya (resources) yang memadai untuk dilaksanakan dengan baik. Bila lembaga tidak mengidentifikasi dan memahami sumber daya yang diperlukan, maka benchmarking berisiko mengalami kegagalan.
- Tanpa Tindak Lanjut: Benchmarking hanya akan berhasil bila lembaga mengambil tindakan konkret yang tepat setelah proses membandingkan. Bila lembaga tidak mengambil tindakan yang tepat, maka benchmarking tidak akan memberikan manfaat yang diharapkan. Susun rencana tindak lanjut, perbaiki dengan cepat dengan kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.
- Keterlibatan Karyawan: Benchmarking perlu melibatkan seluruh pegawai dalam lembaga pendidikan. Jika pegawai tidak terlibat, maka benchmarking berisiko mengalami kegagalan.
Oleh sebab itu, untuk menghindari resiko kegagalan benchmarking, lembaga pendidikan harus memperhatikan faktor-faktor di atas dan melakukan persiapan sebaik mungkin. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”, artinya bila kita gagal membuat perencanaan, maka kita merencanakan suatu kegagalan. Oleh karena itu, buatlah persiapan sebaik mungkin agar manfaat SPMI dapat kita rasakan bersama.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Benchmarking, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
27 Apr
0
Pentingnya Integritas dalam SPMI
Pentingnya Integritas dalam SPMI
Integritas adalah bagian penting dari keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI adalah suatu sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan dan menciptakan kepuasan stakeholder melalui partisipasi aktif dari semua anggota organisasi.
Dalam implementasi dan keberhasilan SPMI, integritas dianggap sebagai salah satu nilai individu yang sangat penting. Pelaksana SPMI yang memiliki integritas yang tinggi dianggap dapat berpartisipasi secara aktif dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan dan memastikan kepuasan stakeholder.
Pelaksana SPMI yang menjunjung tinggi integritas akan menempatkan kejujuran, keadilan, dan tanggung jawab sebagai prinsip / nilai utama dalam bekerja, sehingga dapat meminimalkan terjadinya praktik kerja yang tidak etis.
Integritas pelaksana SPMI tentu dapat membangun citra dan reputasi yang baik bagi Institusi Pendidikan. Stakeholder lebih cenderung untuk mempercayai Institusi Pendidikan yang memiliki integritas yang tinggi dan mereka akan merasa lebih nyaman dalam menggunakan layanan yang diberikan.
Membangun Integritas
Berikut adalah beberapa metode /cara yang dapat membantu membangun integritas:
- Sikap Bertanggung Jawab: Integritas melibatkan sikap bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang telah diambil. Tidak mencari kambing hitam atau menyalahkan orang lain atas kesalahan yang dilakukan. Individu yang memiliki integritas senantiasa bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang diambil.
- Senantiasa Berperilaku Jujur: Kejujuran (honesty) adalah perilaku yang sangat penting dalam membangun integritas. Berbicara jujur, berkata benar dan memenuhi komitmen yang telah diucapkan akan memperkuat kepercayaan (trust) dan menjaga reputasi yang baik.
- Tegas dalam Konflik Kepentingan: Integritas juga melibatkan sikap tegas dalam konflik kepentingan yang dapat mengorbankan integritas seseorang. Pastikan bahwa keputusan (decision making) dan tindakan yang diambil telah didasarkan pada kepentingan yang jelas dan adil.
- Yakin Allah Melihat: Banyak individu berpikir bahwa tidak mengapa melakukan hal-hal yang salah selama tidak ada yang melihat. Namun, melakukan hal-hal yang benar/ jujur bahkan ketika tidak ada yang melihat adalah tindakan yang penting untuk membangun integritas. Sebagai seseorang yang beragama juga telah ditanamkan keyakinan bahwa Allah Ta’ala melihat semua perilaku manusia.
- Menjadi Teladan: Integritas juga perlu dilakukan dengan menjadi teladan /contoh yang baik bagi orang lain. Jangan hanya mengucapkan/ mengajarkan integritas, tetapi aktif memberi contoh secara konsisten dalam tindakan & keputusan-keputusan yang diambil.
- Hindari Ketidakadilan: Jangan pernah mencari kesempatan atau mengambil keuntungan yang tidak adil / melakukan praktik-praktik yang merugikan orang lain. Bila keuntungan yang diperoleh didasarkan pada pengorbanan integritas, maka itu tidak bisa dikatakan sebagai keuntungan yang baik. Mutu Pendidikan akan dapat dibangun dengan baik dengan sukses bersama, bukan dengan mengambil keuntungan untuk kepentingan pribadi yang tidak adil.
- Keterbukaan Komunikasi: Integritas juga melibatkan komunikasi yang terbuka, jelas dan jujur. Manajemen harus memperkuat pola komunikasi jelas, jujur dan terbuka. Selain itu juga penting membangun budaya sikap komunikasi yang asertif. Komunikasi asertif bermakna komunikasi yang positif, tegas namun tidak menyakiti perasaan orang lain.
Baca juga: Sikap Mental Penyelenggaraan SPMI
Kesimpulan, membangun integritas memerlukan komitmen, waktu serta kesabaran. Dengan menerapkan 7 (tujuh) tips diatas, InsyaAllah sikap integritas dapat dibangun dan ditumbuhkan dalam organisasi.
Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Integritas dalam SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
14 Apr
0
SPMI dan Gantt Chart
SPMI dan Gantt Chart
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Gantt Chart
Gantt chart merupakan alat bantu visual yang sering dipakai untuk menggambarkan jadwal proyek dalam bentuk diagram batang horizontal. Dalam kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memvisualisasikan jadwal tugas-tugas yang diperlukan dalam proses perbaikan mutu (kaizen).
SPMI dan Gantt Chart
Dalam SPMI, Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan. Gantt chart juga dapat diterapkan dalam mengelola waktu & sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas dan pekerjaan.
Contoh penggunaan Gantt chart dalam SPMI adalah ketika melakukan proses perbaikan mutu di sebuah lembaga pendidikan. Gantt chart dapat dipakai untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan, seperti melakukan analisis root cause, perbaikan standar SPMI, manual PPEPP, mengembangkan rencana tindakan koreksi, dan melaksanakan tindakan perbaikan.
Gantt chart dapat membantu dalam mengelola waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas / pekerjaan, menetapkan target penyelesaian serta mengidentifikasi ketergantungan antara tugas / pekerjaan yang berbeda.
Dalam SPMI, penting untuk memastikan bahwa tugas/pekerjaan yang diperlukan untuk meningkatkan mutu dilaksanakan dengan tepat waktu. Gantt chart dapat membantu (secara visual) dalam mengelola waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-pekerjaan tersebut, sehingga memastikan bahwa proses perbaikan mutu berjalan dengan efektif & efisien.
Pembuatan Gantt Chart
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart:
- Identifikasi tugas/ pekerjaan: Tentukan semua tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek atau kegiatan tertentu. Tuliskan tugas-tugas ini dalam daftar yang terurut. Misalnya: Proyek pemutakhiran dokumen SPMI Perguruan Tinggi.
- Tentukan Durasi: Hitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas/ pekerjaan. Durasi tugas/ pekerjaan dapat ditentukan dalam satuan waktu, seperti jam, hari, pekan, atau bulan. Misal: penyusunan standar Tata Kelola ditetapkan selesai dalam 2 pekan.
- Ketergantungan Antara Tugas/ Pekerjaan: Tentukan tugas/ pekerjaan mana yang harus diselesaikan sebelum tugas/ pekerjaan lain dapat dimulai. Ketergantungan dapat ditunjukkan dengan diagram panah, di mana panah menunjukkan urutan tugas. Misal untuk membuat standar X, perlu dibuat dulu manual penetapan standar X.
- Tetapkan Tanggal Kegiatan: Tetapkan tanggal mulai kegiatan dan tentukan tanggal selesai untuk setiap tugas/ pekerjaan berdasarkan durasi tugas dan ketergantungan antara tugas. Misal: Penyelesaian Perbaikan Dokumen Kebijakan SPMI dimulai pada tanggal 1 Maret.
- Buat Gantt Chart: Buatlah diagram Gantt chart dengan menggunakan perangkat lunak atau tools pembuatan Gantt chart lainnya. Tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan ditunjukkan dalam bar horizontal di sepanjang sumbu waktu. Tanggal mulai dan selesai tugas/ pekerjaan ditandai dengan titik awal dan titik akhir pada bar. Ketergantungan antara tugas ditunjukkan dengan panah. Latihan: Anda dapat berlatih membuat gantt chart penyusunan rencana audit mutu internal.
- Tambahkan Informasi Pelengkap: Tambahkan informasi pelengkap ke dalam Gantt chart yang telah dibuat, seperti siapa pelaksana (PIC), deadline, milestone, atau informasi lainnya yang diperlukan.
- Update Gantt Chart: Penting untuk update Gantt chart secara berkala. Hal ini untuk memantau kemajuan program, proyek atau kegiatan. Pastikan untuk menyesuaikan ulang tanggal mulai dan selesai tugas/pekerjaan jika terjadi perubahan jadwal.
Itulah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart. Menarik bukan? Untuk keberhasilan SPMI, pastikan untuk memperhatikan detail tugas/ pekerjaan dan ketergantungan antara tugas saat membuat Gantt chart.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Gantt Chart, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
30 Mar
0
Mengenal Tinjauan Manajemen
Mengenal Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen (TM) atau Management Review, ada juga yang memakai istilah RTM (rapat tinjauan manajemen) adalah suatu proses evaluasi dan analisis sistematis oleh tim manajemen terhadap performance organisasi dalam mencapai standar, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
TM merupakan suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian & efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.
Tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen organisasi bekerja dengan efektif dan efisien serta memenuhi semua persyaratan dan standar yang telah ditetapkan.
Efektif berarti mampu mencapai semua target yang telah ditetapkan, sedangkan efisien berarti kemampuan untuk menghemat sumber daya yang dipakai. Organisasi yang kompetitif adalah organisasi yang paling efektif dan efisien.
Proses Tinjauan Manajemen (TM) biasanya dilakukan secara periodik atau bisa dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan. Dalam iklim perubahan yang semakin tidak pasti saat ini (era disrupsi), sangat relevan bila kegiatan TM dilakukan lebih sering, misal setiap bulan sekali atau setiap 3 bulan.
Agar tinjauan manajemen efektif perlu melibatkan semua unsur dalam organisasi, melibatkan seluruh level manajemen. Pada perguruan tinggi (PT) yang besar, TM dapat dilakukan di level Universitas dan di level Fakultas. Sedangkan pada PT yang masih sedikit prodinya, kegiatan TM dapat diadakan di level pimpinan puncak saja.
Baca juga: SPMI dan Tinjauan Manajemen
Dalam Tinjauan Manajemen, manajemen meninjau dan mengevaluasi performance organisasi, mencari peluang-peluang perbaikan, menetapkan rencana aksi, dan menetapkan standar, tujuan dan sasaran baru. Agenda atau input kegiatan TM diantaranya dapat bersumber dari:
- Kinerja proses
- Kesesuaian produk (sasaran mutu),
- Hasil Audit Mutu Internal & Eksternal,
- Penanganan Keluhan Pelanggan,
- Umpan Balik stakeholder,
- Perubahan Sistem Manajemen Mutu,
- Pengendalian Tindakan Perbaikan & Pencegahan,
- Saran – saran perbaikan, tindak lanjut hasil manajemen lalu
Proses TM mencakup beberapa elemen seperti evaluasi kinerja organisasi, penilaian resiko, evaluasi efektivitas sistem manajemen, evaluasi kepatuhan terhadap peraturan & persyaratan stakeholder.
Hasil keputusan Tinjauan Manajemen, hendaknya dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan-keputusan strategis di masa depan. Demikian uraian singkat tentang Mengenal Tinjauan Manajemen, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
