Manajemen Mutu Layanan Akademik Perguruan Tinggi

Dapatkan File PPT Show disini:

Mutu Layanan Akademik

Buruknya layanan administrasi akademik pada institusi pendidikan tinggi sudah menjadi momok yang cukup memprihatinkan. Layanan akademik didominasi oleh sebagian pegawai yang tidak memiliki karakter mulia, mereka juga umumnya memiliki standar kompetensi rendah yakni berijazah rendah, tidak pernah diberikan pelatihan serta tidak diperhatikan sistem reward dan punishment yang baik secara internal maupun eksternal. Selain buruknya layanan akademik, persyaratan yang dituntut lembaga ketika mengurus suatu hal masih bertele-tele dan terasa membebani  mahasiswa dengan sekian lembar persyaratan sebagai harga mati yang harus dipenuhi. Berikut contoh problem layanan akademik:

“Ketika seorang mahasiswa mendaftar ujian skripsi, ia diwajibkan melampirkan kurang dari10 item dokumen  persyaratan terlegalisasi”

MANAJEMEN PELAYANAN AKADEMIK YANG EXCELLENT

1. Setiap staf memahami nilai kegunaan pelanggan.
2. Staf memahami bagaimana organisasi bekerja termasuk didalamnya mencakup SDM, teknologi, sistem dan kualitas pelayanan
3. Memahami bagaimana organisasi harus dikembangan dan dikelola sehingga nilai keunggulan atau kualitas dapat tercapai
4. Melaksanakan fungsi-fungsi organisasi sehingga nilai kegunaan pelayanan atau kualitas dapat tercapai dan tujuan-tujuan dari mereka yang terlibat dalam pelayanan tersebut tercapai .

Upaya Menjaga Kualitas Layanan Akademik

1. Perguruan tinggi harus melakukan investasi dalam proses rekrutmen seleksi, pemotivasian, pelatihan dan pengembangan tenaga kependidikan.
2. Melakukan standarisasi proses pelaksanaan jasa atau industrialisasi jasa dengan cara mempromosikan program-program pendidikan, meningkatkan kualifikasi dan profesionalisme tenaga kependidikan
3. Melakukan service customization
4. Melakukan tracer study, monitoring kepuasan pelanggan baik secara pasif maupun dengan penelitian dan survey ke lapangan.

SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Pelaksanaan sistem layanan akademik yang berkualitas secara teoritis maupun secara praktis hakikatnya dapat dilakukan dengan mengadaptasi sistem layanan yang dilakukan dalam dunia bisnis.

Sistem layanan administrasi akademik

1. Total Quality Service
2. Layanan Akademik Berbasis Elektronik
3. One Stop Service
4. Quality work of life

Total Quality Service(TQS)

Secara sederhana “TQS” dapat didefinisikan sebagai sistem manajemen strategik dan integratif yang melibatkan semua manajer dan karyawan serta menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki secara berkesinambungan proses-proses organisasi, agar setiap institusi memenuhi dan melebihi kebutuhan, keinginan serta harapan pelanggan.

Lima Aspek Utama “TQS”

1. Fokus kepada pelanggan
2. Keterlibatan total (Total Involvement)
3. Sistem pengukuran (Measurement)
4. Dukungan sistem (sistematic support)
5. Perbaikan berkesinambungan

 Langkah Merealisasikan “TQS”

1. Mengidentifikasi setiap customer yang dilayani
2. Mengidentifikasi kebutuhan, keinginan harapan, serta prilaku customer
3. Merancang sistem jasa yang dapat memberikan nilai yang dapat memenuhi tuntutan tsb.
4. Mengumpulkan dan memanfaatkan inforasi terbuka berupa masukan dan umpan balik dari pelanggan secar reguler
5. Menjalin hubungan kemitraan dengan kelompok publik kunci atas dasar win-win solution.
6. Menerapkan prinsip-prinsip pemasaran yang benar

KETERLIBATAN TOTAL  (TOTAL INVOLVMENT)

Layanan elektronik pada dasarnya merupakan pola layanan yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat online. Dalam perguruan tinggi, layanan akademik berbasis elektronik disebut  academic electronic service merupakan implementasi sistem layanan akademik  dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

ONE STEP SERVICE

One step service adalah bentuk layanan yang dilakukan oleh suatu institusi pendidikan tinggi, dimana keperluan customer  dapat diayani melalui satu kali layanan selesai. Jenis layanan ini selain menekan pada efektifitas dan efesiensi kerja juga menjadikan customer perguruan tinggi memperoleh titik kenyamanan dan kepuasan terhadap pelayanan yang disediakan.

Pelayan terpadu satu pintu one stop service pada institusi perguruan tinggi merupakan sebuah           strategi memberikan pelayanan akademik yang dilakukan oleh setiap lembaga diperguruan tinggi yang proses pengelolaannya dimulai dari tahap permohonan sampai dengan tahap terbitnya dokumen akademik.

QUALITY OF WORK LIFE

Quality work of life pada institusi perguruan tinggi pada prinsipnya dapat dipahami sebagai usaha yang sistematis dari organisasi untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mempengaruhi pekerjaan mereka dan kesempatan untuk berkontribusi terhadap efektifitas organisasi secara keseluruhan.

Selain empat jenis layanan akademik diatas, penyediaan layanan akademik perguruan tinggi seharusnya berbasis data dan dilakukan sesuai prosedur (SOP). Layanan berbasis data mengedepankan data-data up to date yang dimiliki perguruan tinggi baik tersimpan dalam pengelolaan penyimpanan dan temu kembali secara arsip secara cepat, tepat, akurat dan memuaskan pelanggan perguruan tinggi

MANAJEMEN MUTU LAYANAN AKADEMIK

Untuk menciptakan kondisi layanan akademik yang baik dan memuaskan, setiap perguruan tinggi harus menerapkan sistem manajemen layanan yang bermutu melalui berbagai rangkaian kegiatan yang tersusun dalam rencana induk pengembangan layanan perguruan tinggi. Fungsi manajemen tersebut meliputi: pengorganisasian, pengawasan, pembinaan, dan pengembangan kualitas SDM, motivasi secara berkesinambungan, serta diperlukan evaluasi layanan akademik dengan mengungkapkan kekurangan sekaligus alternatif solutif terhadap layanan yang akan diselenggarakan di masa yang akan datang.

Secara teoritik, kualitas output layanan akademik pada perguruan tinggi pada hakikatnya ditentukan oleh aspek input dan proses. Input  SDM yang akan difungsikan sebagai staf layanan akademik harus dilakukan secara selektif baik dari sisi kepribadian, performance, usia, kecerdasan, serta skill dalam melayani. Sedangkan kualitas produk layanan akademik ditentukan oleh faktor desain proses yang memenuhi standar, seperti: mengikuti pelatihan layanan prima, memiliki sertifikat kompetensi, berijazah sarjana, menandatangani perjanjian komitmen, dan sebagainya.

Demikian semoga uraian singkat ini bermanfaat… Aamiin.

Salam hormat,

Admin,

MutuPendidikan.com

Pendampingan, training & Pelatihan SPMI

Sumber Literatur: Manajemen Mutu Perguruan Tinggi, Koreksi & Implementasi Oleh: Safrudin Aziz, M.Pd.I. Penerbit Gava Media, Cetakan 1, 2016

Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan:

Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)

INFO PUBLIC TRAINING :

 Silahkan di Klik : Public Training

Menghadirkan informasi terkait: Pelatihan, Pengembangan, Training, Training Center, Pelatihan Kerja, mutu layanan akademik perguruan tinggi, sekolah dan madrasah