• 08123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Author Archive admin

Permasalahan Audit Mutu Internal

12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.

Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.

Baca juga: Manajemen Kualitas

Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.

Berikut 12  Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
  1. Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
  2. Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
  3. Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
  4. Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
  5. Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
  6. Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
  7. Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
  8. Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
  9. Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
  10. Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
  11. Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
  12. Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
  13. Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.

Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Kode Etik Auditor Mutu Internal Institusi Pendidikan

Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)

“Contoh Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Lembaga Pendidikan Seperti Perguruan Tinggi, Sekolah & Madrasah perlu merumuskan kode etik auditor (KEA) yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI)

Tujuan perumusan KEA ini untuk mendorong budaya etis di kalangan profesi auditor mutu internal. Kode etik ini diperlukan oleh profesi auditor mutu internal untuk menumbuhkan kepercayaan terhadap tim auditor yang akan melaksanakan tugas audit.

________________________

Contoh Kode Etik Auditor

________________________

Asas-Asas

Auditor harus menerapkan dan memegang teguh asas-asas berikut.

  1. Asas Kerahasiaan.
  2. Asas Integritas.
  3. Asas Objektivitas.
  4. Asas Kompetensi.
  5. Asas Independen.

“I don’t think of myself as a role model for others, but I like to live my life by my own integrity…”

Asas Kerahasiaan
  • menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas.
  • menghindari penyalahgunaan informasi yangdiperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etikakelembagaan.
Asas Integritas
  • melaksanakan audit dengan jujur dan  bertanggung jawab.
  • mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku.
  • menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor atau mendiskreditkan organisasi teraudit.
  • menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit.
Asas Objektivitas
  • menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu internal.
  • menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuannya untuk berlaku adil.
  • melaporkan semua fakta hasil audit (yang seharusnyadilaporkan).
Asas Kompetensi
  • menguasai (mempunyai) pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit,
  • melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan Standar dan Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal,
  • Auditor dituntut selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.

Baca juga: Memahami Kompentensi Auditor

Asas Independensi
  • bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya,
  • tidak memihak kepada siapa pun,
  • tidak terlibat dalam pertentangan kepentingandengan teraudit.
Sanksi bagi Pelanggaran Kode Etik
  • peringatan lisan,
  • peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga,
  • pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu,
  • pemberhentian sebagai auditor.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit

Demikian uraian singkat ini kami sampaikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

IG: @mutupendidikan

Referensi: Kode Etik Auditor Universitas Gajah Mada

SPMI & Analisis Akar Masalah

SPMI & Analisis Akar Masalah

“SPMI & Analisis Akar Masalah”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:

Tahap 1: Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder?  (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)

Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung

Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?

Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.

Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:

  • Customer (konsumen),
  • Actor (pihak yang terlibat),
  • Transformation Process (proses yang diteliti),
  • World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
  • Owner (pemilik proses), dan
  • Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
  • Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
  • Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
  • Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.


RCA diaplikasikan bukan  hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.


Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :

  • Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
  • Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
  • Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
  • Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
  • Mengapa faktor kausal tersebut ada?
  • Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
  • Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
  • Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
  • Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
  • Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.

Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

Kendala Budaya Mutu Pendidikan

“Kendala Budaya Mutu Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Membangun budaya mutu yang kuat tentu saja tidak mudah, perlu ada strategi dan pola kepemimpinan yang kuat. Tidak sedikit dijumpai, lembaga pendidikan memiliki budaya mutu yang kokoh dan ada pula yang lemah dalam membangun budaya mutu.

Mengapa budaya mutu di masing-masing organisasi berbeda-beda? Dalam kehidupan organisasi (misal pendidikan) faktor pendukung dan penghambat budaya mutu menjadi sesuatu yang alamiah. Hal ini lahir disebabkan adanya pro dan kontra dari masing-masing kepentingan.


Power Point (PDF):

Penghambat Mutu Pendidikan

Instagram: @mutupendidikan


Berikut akan diuraikan beberapa permasalahan dan kendala dalam membangun budaya mutu organisasi pendidikan, baik di perguruan tinggi, mapun di sekolah dasar dan sekolah menengah.

Contoh Penghambat Budaya Mutu

  1. Resiko Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium
  2. Rekrutmen pegawai berbasis kolusi, korupsi, nepotisme (KKN)
  3. Rendahnya budaya disiplin
  4. Pemasungan kreatifitas SDM di lembaga pendidikan (perguruan tinggi/sekolah)
  5. Budaya Aji Mumpung (Bersikap Adigang, Adigung dan adiguna)
  6. Orientasi materialitas bukan pengembangan Tradisi akademik
  7. Perpustakaan dianggap hanya sebatas pelengkap akreditasi
  8. Pembiaran budaya negatif seperti egois, pesimis, sentimen dan materialitas
  9. Merasa nyaman dengan kondisi gagap teknologi
  10. Pengambilan keputusan tidak berbasis data
  11. Manipulasi dokumen Akreditasi
  12. Menghabiskan anggaran di akhir tahun (agar terserap)
Pengambilan Keputusan Berdasarkan Rapat Yudisium

Pengambilan keputusan lewat forum yudisium berarti lebih menitikberatkan pada aspek “kebijakan rapat pimpinan” untuk memutuskan siapa saja yang berhak untuk lulus, diterima atau dimuluskan dalam suatu seleksi. Rapat yudisium beresiko pada budaya mutu, bila keputusan tidak berdasarkan standar yang telah disusun.

Rekrutmen pegawai berbasis KKN

Tradisi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) juga sering menjadi penghambat peningkatan mutu pendidikan. Pemilihan pejabat (rektor/dekan/kepa sekolah), penerimaan guru / dosen, tenaga kependidikan tidak melalui ujian secara selektif melalui uji kompetensi, wawancara  maupun tes psikologi. Demikian pula untuk menerimaan mahasiswa / siswa baru, dapat beresiko terjadinya KKN.

Lemahnya Tradisional Disiplin
  • Misalnya disiplin untuk masuk kelas tepat waktu, disiplin untuk menyerahkan laporan tepat waktu. dll
  • Rendahnya disiplin mengejar target yang telah ditetapkan, seperti terlambat meraih gelar doktor, guru besar, atau tertinggal dalam update kapasitas penguasaan keilmuan dll.
  • Lemahnya tradisi disiplin bagi tenaga kependidikan, beresiko tidak dapat berkembang dan tidak siap bersaing dalam menghadapi dunia global.
Pemasungan kreativitas

            Pemasungan kreativitas SDM di lembaga pendidikan, kerap terjadi pada pihak-pihak akibat gejolak perpolitikan yang tidak sehat. Misal: Seorang dosen tidak mendapatkan proyek penelitian karena ia bukan tim sukses dalam pemilihan rektor.

Budaya Aji Mumpung

Budaya “Aji mumpung” beresiko untuk merusak budaya mutu pendidikan. Aji Mumpung berasal dari bahasa jawa yakni menghandalkan sesuatu yang melekat pada dirinya. Misal Bapaknya menjabat sebagai pemimpin pada suatu lembaga pendidikan, anak-anaknya termasuk kerabat dengan mudah memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti rekruitmen, tender proyek dll.

Baca juga: Penilaian Kinerja Dosen berbasis Peningkatan Mutu Akademik

Orientasi pada Materialitas

Bekerja yang sarat dengan budaya trasaksional. Semua diukur dengan materi atau umbalan, ada gula ada semut, ada imbalan ada kerja. Sistim imbalan memang penting, namun kalau semua diukur secara transaksional, iklim budaya mutu yang mendorong layanan yang berkualitas tidak akan bisa maksimal. Perlu budaya memberi (giving), saling menolong, nilai-nilai berbagi, nilai-nilai pelayanan dll.

Perpustakaan Sebagai Pelengkap Akreditasi

Perpustakaan dalam sebuah institusi pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berposisi sebagai jantung kehidupan ilmiah yang harus terus dikembangkan. Pengembang perpustakaan harus secara menyeluruh dari aspek SDM, gedung, koleksi, sarpras dll. Semua itu  tentu memerlukan perhatian dan dukungan seluruh stakeholder.

Baca juga: SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu

Budaya Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis

Dalam organisasi manapun, sikap Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis dapat terjadi pada beberapa orang karyawan. Demikian pula pada institusi pendidikan, pudaya negatif diatas, dapat terjadi antar pegawai maupun antar guru / dosen.  

Nyaman Dengan Kondisi Gagap Teknologi

Misalnya tuntutan seorang dosen harus mampu menciptakan penemuan ilmiah sekaligus harus menyampaikan dalam forum ilmiah tampaknya tidak terlepas dari peran dan perangkat teknologi. Pembelajaran saat ini lebih bersifat Learning by doing yang mengedepankan  action dari  setiap peserta didiknya. Guru merasa nyaman saja bila tidak dapat berpartisipasi aktif dengan program online learning (LMS).

Pengambilan Keputusan Tidak Berbasis Data

Pengambilan keputusan diupayakan melalui sumber data yang lengkap serta analisa yang tepat. Namun realita yang terjadi, sering kali lembaga pendidikan terkadang miskin data dan dokumen. Dari data yang tidak lengkap tersebut, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.

Manipulasi Dokumen Akreditasi

Basis-Basis Kebohongan untuk manipulasi dokumen akreditasi, misal:

  1. Kebohongan berbasis dokumen
  2. Kebohongan berbasis fasilitas

Misal: Menyulap ruang kantor, ruang dosen, laboratorium, perpustakaan, ruang kelas dan sarana fisik lainnya yang statusnya milik jurusan lain diakui menjadi milik prodi.

Menghabiskan Anggaran Di Akhir Tahun

Orientasi pelaksanaan kegiatan ini sekedar menghabiskan anggaran agar dianggap sukses dalam penyerapan anggaran sekaligus dana yang telah dianggarkan tidak dikembalikan kepada Negara (Institusi Pendidikan Negeri). Disamping pihak pengelola/ manajemen tetap memperoleh keuntungan pribadi atas terlaksananya kegiatan tersebut. Apakah kegiatan ini dapat dipastikan efektif dan efisien?

Demikian, semoga penjelasan singkat ini bermanfaat…Aamiin.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

mutupendidikan.com


Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Training need analysis & SPMI

SPMI & Training Need Analysis

“SPMI & Training Need Analysis bagi Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Setiap institusi pendidikan yang menjalankan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), tentu memerlukan SDM yang handal & berkinerja tinggi. SDM lembaga pendidikan harus memiliki keunggulan dalam segi kemampuan, karakter, dan pemikiran. Oleh karena itu, lembaga pendidikan harus secara berkesinambungan mengadakan training atau pelatihan bagi segenap pegawainya (dosen/ guru/ tenaga kependidikan).

Untuk merencanakan tujuan pelatihan tersebut, tentu saja harus didahului dengan kegiatan yang dikenal dengan istilah “Training Need Analysis” (TNA). Dengan TNA yang tepat, InsyaAllah pelaksanaan Pelatihan Pelatihan akan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.


Unduh materi PPT:

Mengelola Training Need Analysis


Pengertian Pelatihan (Training)

Suatu kegiatan investasi untuk mewujudkan SDM yang mapan dari segi pemikiran, sikap, dan keterampilan. Kegiatan training harus tepat sasaran, sehingga mampu memenuhi kebutuhan lembaga pendidikan.

Manfaat Pelatihan:

  1. Implementasi SPMI akan berjalan lebih efektif dan efisien.
  2. Peningkatan produktivitas kerja Lembaga Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah)  sebagai keseluruhan
  3. Terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan
  4. Proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat
  5. Motivasi & semangat kerja seluruh tenaga kerja dalam prganisasi dengan komitmen organisasional yang lebih tinggi
  6. Mendorong sikap keterbukaan manajemen melalui penerapan gaya manajerial yang partisipati
  7. Membangun komunikasi yang lebih efektif
  8. Membantu penyelesaian konflik secara fungsional.
Pengertian Training Need Analysis (TNA)

Proses analisis yang di lakukan manajemen lembaga pendidikan untuk mengetahui faktor apa saja yang harus di perbaiki ataupun ditingkatkan didalam organisasi agar dapat meningkatkan kinerja lembaga pendidikan.

Tujuan TNA bagi lembaga pendidikan
  1. Dapat meningkatkan kompetensi dalam peningatan produktivitas kerja anggota organisasi
  2. Mengidentifikasi jenis pelatihan yang akan dibutuhkan
  3. Dasar dalam penyusunan materi training
  4. Sesuai dengan kebutuhan lembaga pendidikan
  5. Dasar penyusunan anggaran training

Dalam pelaksanaan TNA, terdapat beberapa pendekatan analisis yang harus diperhatikan, pendekatan tersebut meliputi:

  • Analisis Organisasi
  • Analisis Individu
  • Analisis Kompetensi Kerja
  • Analisis Kesesuaian Pelatihan
  • Analisis Performa
  • Analisis Konten
  • Analisis Biaya-Manfaat.
Menentukan Metode

Pelaksanaan Training Need Analysis (TNA) dapat direalisasikan dengan menggunakan metode yang sesuai dengan kondisi lembaga pendidikan.

Langkah-Langkah TNA
  1. Analisis organisasi: menetapkan prioritas training yang sesuai dengan tujuan, visi & misi lembaga pendidikan.
  2. Analisis tugas: mengelola & menyusun tugas secara sistematis untuk menghasilkan daftar tugas yang harus dilakukan.
  3. Analisis individu: memahami karakteristik SDM yang akan berpartisipasi dalam training.
Menetapkan Peserta Training

Penetapkan peserta merupakan hal yang sangat krusial karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan.  Setelah peserta ditetapkan akan memudahkan dalam pemilihan trainer yang tepat. Dengan demikian proses pembelajaran dapat sesuai dengan sasaran.

Dukungan dan Komitmen Pimpinan Lembaga Pendidikan

Komitmen dari pimpinan lembaga pendidikan sangat diperlukan untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan.  Dengan adanya dukungan yang tepat, memudahkan implementasi apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan.

Suasana Kondusif di Lembaga Pendidikan
  • Menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya (the right man in the right place)
  • Mendengarkan keluhan serta permasalahan yang sedang di hadapi oleh pegawai (dosen, guru, karyawan)
  • Memberikan reward yang adil dan layak bagi pekerja berkinerja baik.
  • Memberikan feedback atas kinerja keryawan secara berkala. Kegiatan ini dapat meningkatkan motivasi kerja para pegawai.
Biaya untuk kegiatan pelatihan

Biaya pelatihan merupakan Investasi yang harus dikeluarkan oleh lembaga pendidikan ketika memutuskan program pelatihan. Kegiatan pelatihan harus dapat meningkatkan kinerja, meningkatkan produktifitas dan efisiensi lembaga pendidikan.

Demikian poin-poin singkat terkait materi Training Need Analysis, untuk lebih jelas, silahkan di unduh slide ppt (pdf) diatas.

Semoga artikel singkat ini dapat bermanfaat, salam sukses selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

mutupendidikan.com


Informasi Pelatihan :

Pelatihan & Pendampingan


Kata kunci untuk penelusuran: training need analysis, analisis kebutuhan pelatihan, motivasi, pelatihan pegawai, training sdm, pelatihan manajemen, workshop pegawai, manajemen sumber daya manusia, spmi

SPMI, budaya mutu dan employee engagement

Employee Engagement & Budaya Mutu

“Employee Engagement & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Dapatkah SPMI & Budaya Mutu Pendidikan dicapai bila “Employee Engagement” masih belum optimal?

Istilah employee engagement diperkenalkan oleh Kahn (1990), beliau menjelaskan bahwa employee engagement sebagai keterikatan anggota organisasi dengan organisasi itu sendiri. Keterikatan disini bukan hanya secara fisik & kognitif tetapi juga secara emosional.


Silahkan diunduh:

(Employee Engagement, SPMI dan Budaya Mutu)


Employee Engagement merupakan bentuk fisik, kognitif, dan emosi yang “penuh dan positif” yang diberikan karyawan lembaga pendidikan (dosen/guru/ tenaga pendidikan) terhadap pekerjaan dan organisasi.

Beberapa pertanyaan:

  1. Bagaimana Employee Engagement Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  2. Bagaimana Motivasi Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  3. Bagaimana Komitmen Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  4. Bagaimana Kepuasan Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
  5. Bagaimana Budaya Kerja Dosen, Guru & tenaga kependidikan
Tipe-Tipe Pegawai
  1. Engaged : pegawai yang bekerja dengan passion dan menemukan hubungan yang erat dengan organisasi.
  2. Not engaged : pegawai yang menghabiskan waktu tanpa memberikan passion atau energi untuk organisasi.
  3. Actively disangaged : pegawai yang tidak hanya membenci pekerjaannya namun juga menutupi ketidak bahagiaanya.
Pengertian Sikap kerja

Kumpulan perasaan, kepercayaan, dan pemikiran yang dipegang tentang bagaimana cara berperilaku mengenai pekerjaan dan organisasi.

Bentuk Sikap pegawai
  • kejujuran dan integritas : selalu menjunjung tinggi sikap jujur serta tidak melakukan kecurangan dalam hal apapun.
  • keterampilan interpersonal : mampu mendengarkan dan memahami orang lain. Mampu berkomunikasi dengan baik.
  • sikap positif : percaya diri, optimis dan selalu berfikir kreatif.
  • keterbukaan : mampu berbagi perasaan kepada orang lain (rekan kerja).
  • menghargai & menghormati rekan kerja : mampu menerima pendapat serta dapat beradaptasi dengan lingkungan maupun perubahan yang ada.
Pengertian Job Involvement

Pekerjaan yang menjadi identitas dari pegawai lembaga pendidikan. Job Involvement secara psikologis terdiri dari aspek kogntif dan belief (aspek fisik dan emosi).

Faktor-faktor yang mempengaruhi job involvement dalam lembaga pendidikan
  1. Aktif & proaktif berpartisipasi dalam pekerjaannya
  2. Memandang pekerjaannya sebagai suatu yang penting bagi harga diri
  3. Membuktikan bahwa pekerjaannya sebagai yang utama
Komitmen

Sikap setia dan tanggung jawab yang ditunjukkan oleh pegawai (pimpinan dan bawahan) yang telah memutuskan untuk bergabung dalam suatu keanggotaan tertentu.

Pilar yang membangun Komitmen Organisasi
  • Rasa antusias
  • Rasa memiliki
  • Kepercayaan manajemen
7 Key drivers membuat pegawai lembaga pendidikan menjadi “engaged”
  1. Feedback dan dialog berkala dengan pimpinan lembaga pendidikan (Rektor, Ketua, Kepala Sekolah)
  2. Hubungan kerja yang berkualitas/ harmonis antar rekan kerja
  3. Persepsi positif pegawai mengenai pentingnya pekerjaan mereka
  4. Kejelasan informasi mengenai harapan atas pekerjaan dalam organisasi pendidikan
  5. Peluang dan peningkatan karier
  6. Komunikasi yang efektif antar anggota organisasi (formal dan informal)

Semoga ringkasan point-point singkat ini bermanfaat.

mutupendidikan.com


Informasi Pelatihan :

Pelatihan & Pendampingan


Kata kunci untuk penelusuran: employee engagement, komitmen pegawai, motivasi karyawan, pelatihan pegawai, training sdm, pelatihan manajemen, workshop pegawai, manajemen sumber daya manusia, mutu pendidikan, spmi, standar spmi

Psikotes atau tes psikologi untuk Indonesia merdeka

Keterbatasan Penggunaan Tes Psikologi

“Keterbatasan Penggunaan Tes Psikologi”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Lembaga pendidikan saat ini telah begitu banyak yang menggunakan metode psikotes atau tes psikologi sebagai tool atau alat bantu dalam mengenal aspek-aspek psikologi  siswa yang menjadi testi. Perlu diketahui disini, yang namanya alat tes psikologi bukan merupakan sesuai yang sempurna (bebas keterbatasan). Kita perlu menyadari kelemahan/keterbatasan tersebut dalam rangka untuk mengambil langka-langkah antisipatif dan untuk mengurangi keterbatasan tersebut dengan menggunakan tes lain sebagai pembanding.

Berikut akan diuraikan secara singkat, beberapa ketebatasan alat tes psikologi:

Reaksi testi terhadap situasi testing

Tidak dipungkiri, tentu saja ada individu-individu (testi) di sekolah yang menunjukkan reaksi yang berbeda kepada tester. Hal ini dapat dilihat individu yang pada saat mengerjakan tes mengalami stres, takut atau nervous. Tanggapan emosional masing-masing individu terhadap situasi testing dapat berbeda-beda. Ada testi yang merasakan tes sebagai suatu ancaman terhadap konsep-dirinya, sehingga takut dan defensive, lalu mengubah perilaku-perilakunya yang tentu saja dapat berdampak pada validitas hasil tes.

Keterbatasan instrumen tes

Kemampuan alat tes tentu terbatas, hanya mengungkap aspek tertentu dari perilaku individu. Misal alat tes “X”, meskipun dapat mengidentifikasi kemungkinan keberhasilan akademik, tetapi tidak dapat mengetahui indikasi motivasi individu untuk mencapai sukses.

Pengaruh faktor fisik saat pelaksanaan testing

Secara umum diharapkan agar tes itu dilaksanakan dalam ruangan yang tenang, sejuk dengan penerangan yang cukup memadai, meja yang rata, dan terhindar dari kegaduhan, kebisingan atau gangguan-gangguan lainnya. Apabila kondisi diatas tidak dapat terpenuhi tentu saja akan berdampak pada ketepatan hasil akhir yang akan diperoleh.

Demikian informasi singkat terkait faktor yang dapat mempengaruhi ketepatan hasil tes. Dengan mengetahui keterbatasan tersebut, pihak sekolah dan psikolog perlu berhati-hati dalam menjalankan kegiatan psikotes. Ketentuan, persyaratan dan aturan tes harus di jalankan dengan benar sesuai prosedur.

Demikian uraian tentang Keterbatasan Penggunaan Tes Psikologi, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Layanan Jasa Psikotes

>>> Informasi Tes Psikologi untuk Mutu Pendidikan <<<


Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Instagram: @mutupendidikan

Kata kunci untuk memudahkan pencarian blog ini: keterbatasan tes psikologi, prosedur psikotes, kendala tes psikologi, tantangan tes psikologi, lembaga psikotes indonesia, kantor layanan psikotes, lembaga konsultasi psikologi, biro konsultasi psikologi, kelemahan tes psikologi, kelemahan psikotes, psikotes indonesia jakarta surabaya, lembaga konsultasi psikologi bandung yogyakarta dan semarang.

,

Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus

Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus

“Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Saat ini Mutu Pendidikan telah menyelenggarakan pelatihan SPMI dengan pendekatan daring (online). Dengan metode ini, diharapkan pelatihan SPMI menjadi lebih mudah dan praktis tanpa harus bertemu secara tatap muka. Disaat pandemi seperti saat ini, kegiatan tatap muka secara langsung masih belum dianjurkan, belajar secara daring merupakan pilihan alternatif.

Dalam penyelenggarakan pelatihan  SPMI daring seperti saat ini, tim narasumber menggunakan kombinasikan 2 metode belajar/ pendekatan, yakni metode sinkronus dan asinkronus. Apa keunggulan dan kelemahan masing-masing? Berikut akan diuraikan satu persatu.

Sinkronus & Asinkronus
  • Metode Asinkronus: Dalam metode ini, narasumber dapat menyiapkan materi lebih awal, interaksi pembelajaran dapat dilakukan secara lebih fleksibel. Kegiatan belajar, tidak harus dalam waktu yang bersamaan, contohnya: Video dapat diputar diwaktu longgar, forum diskusi atau media belajar mandiri lainnya.
  • Metode Sinkronus: Dalam metode ini, interaksi pembelajaran antara narasumber dengan peserta belajar harus dilakukan pada waktu yang sama, kedua belah pihak harus menyediakan waktu yang bersamaan untuk saling berinteraksi, misalnya menggunakan percakapan/ chatting, atau video conference.
Keunggulan Asinkronus
  • Waktu lebih fleksibilitas, proses pelatihan/ belajar mengajar dapat disesuaikan dengan kecepatan belajar, waktu yang tersedia dan kondisi masing-masing. Narasumber dapat menyiapkan materi lebih awal, sehingga kualitas materi diharapkan lebih baik.
  • Waktu belajar yang fleksibel memungkinkan peserta pelatihan dan tim narasumber untuk berpikir lebih mendalam sebelum menyampaikan pendapat melalui forum diskusi. Hal ini dapat meningkatkan proses belajar serta keterlibatan kognitif masing masing pihak.
Kelemahan Asinkronus
  • Dengan adanya delay / waktu yang berbeda dalam interaksi, beresiko membuat peserta pelatihan merasa kurang dekat dengan narasumber dan dengan sesama peserta lainnya.
  • Dapat terjadi perbedaan persepsi/  pemahaman terkait materi. Hal ini karena sedikitnya kesempatan interaksi langsung antara peserta dengan narasumber.
Keunggulan Sinkronus
  • Adanya interaksi belajar secara langsung, kondisi ini dapat meningkatkan kedekatan antar tim narasumber dengan peserta pelatihan. Keunggulan lain peserta dapat terhindar dari perasaan terisolasi.
  • Terjalinnya komunikasi langsung dapat mengurangi/ meminimalisir terjadinya perbedaan persepsi/ pemahaman.
Kelemahan Sinkronus
  • Narasumber dan peserta pelatihan harus hadir di waktu yang bersamaan. Tentu saja hal ini dapat menyulitkan penjadwalan/ mengelolaan waktu.
  • Kegiatan pelatihan dapat mengalami kendala bila ada gangguan akses terhadap wifi atau jaringan internet yang kuat.

Untuk membantu memfasilitasi kegiatan belajar mengajar, baik yang sifatnya sinkronus maupun asinkronus, Lembaga Mutu Pendidikan menyediakan layanan LMS ( Learning management System) yang handal. Dimana layanan LMS ini menyediakan berbagai fitur untuk mendukung proses belajar mengajar baik secara sinkronus ataupun asinkronus. Fasilitas tersebut seperti; forum, Chatting, diskusi, latihan, tugas, video, webinar seperti zoom,  dan lain sebagainya.

Demikian sekilah info tentang layanan Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus. Bila ingin mengunjungi kegiatan pelatihan SPMI online ini, silahkan klik pada tautan berikut ini:

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Demikian, semoga uraian singkat ini bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Instagram: @mutupendidikan

Manual PPEPP dalam SPMI

Manual PPEPP dalam SPMI

“Manual PPEPP dalam SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Big Picture MODEL PDCA ini insyaAllah akan sangat membantu. Dengan mengikuti alur dalam model ini, kita akan mudah untuk mengembangkan SPMI melalui proses Kaizen. Model ini dapat pula diterapkan tidak hanya di Perguruan tinggi, dapat pula di implementasikan di SMA, SMP maupun Pendidikan SD.

SPMI
MODEL PDCA untuk pengembangan SPMI
Proses PDCA

Agar proses Kaizen (perbaikan terus menerus) dapat berjalan dengan baik, konsep Sistem Manajemen Mutu mengenalkan empat fungsi penting TQM (Total Quality Mangement) yang dikenal dengan PDCA:

  • Plan: Meletakkan Standar, sasaran serta proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Melakukan
  • Do: Implementasi proses sesuai standar yang telah ditetapkan.
  • Check: Memantau dan mengevaluasi proses/ standar dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
  • Act: Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses/standar untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Manual PPEPP

Prosen kaizen dalam SPMI Perguruan Tinggi menggunakan manual SPMI yang dikenal dengan istilah PPEPP. Sedangkan untuk Dikdasmen menggunakan konsep PDCA.

Manual PPEPP- SPMI  pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan mengelolaan standar melalui mekanisme PDCA (Kaizen):

  1. Tahap Penetapan (P) Standar: Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang berwenang pada Lembaga Pendidikan
  2. Tahap Pelaksanaan (P) Standar: Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
  3. Tahap Evaluasi (E) Standar: Pada tahap ini, pihak yang yang bertanggung jawab melakukan proses evaluasi terhadap masing-masing standar. Tahap ini dapat dilakukan melalui kegiatan Monev, yang didalamnya terkandung juga kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
  4. Tahap Pengendalian (P) Standar: Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal  tentang pelaksanaan standar.
  5. Tahap Peningkatan (P) Standar: Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus  ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.
Garis Besar isi Manual SPMI
  1. Tujuan dan maksud Manual SPMI.
  2. Luas lingkup Manual SPMI.
    • Manual Penetapan Standar;
    • Manual Pelaksanaan Standar;
    • Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Peningkatan Standar.
  3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
  4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu
  5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai manual SPMI.
  6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
  7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI.
  8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Demikian sekilas info tentang Model PDCA dan Manual PPEPP. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Info Pelatihan SPMI

mutupendidikan.com


Instagram: @mutupendidikan

×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami