• 08123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Tag Archive AMI

Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Perencanaan Audit Mutu Internal

“Perencanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

If you fail to prepare, you are preparing to fail

Quotes diatas menjelaskan tentang pentingnya perencanaan. Kalau kita gagal dalam membuat perencanaan berarti kita mempersiapkan untuk gagal. Demikian juga dalam kegiatan Audit, perencanaan perlu disiapkan sebaik mungkin agar proses audit yang diselenggarakan tepat sasaran dan dapat terlaksana dengan baik.

Dalam membuat perencanaan Audit Mutu Internal (AMI), hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sbb:

  • Visi, Misi  & Struktur organisasi.
  • Ruang lingkup kegiatan
  • Ruang lingkup produk dan pelayanan.
  • Ukuran dan lokasi.
  • Harapan pelanggan/stakeholders.
  • Tujuan dan kebijakan organisasi.
  • Jumlah & pengalaman auditor dll.
Memilih Tim Auditor
  • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan).
  • Terdiri dari Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
  • Jumlah anggota Tim bisa bertambah bila ruang lingkupnya semakin besar
Peran Pimpinan (Rektor/Dekan)
  • Memberi mandat  staf senior sebagai MP-AMI.
  • Mengesahkan rencana audit tahunan.
  • Melaksanakan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
  • Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.
  • Memastikan  jalannya proses Audit berjalan efektif & efisien

Untuk dapat memahami apa saja yang perlu dipersiapkan dalam perencanaan AMAI/AMI, berikut kami sampaikan file slideshare sbb, silahkan diunduh:

______________________

Perencanaan Audit SPMI

Instagram: @mutupendidikan

______________________

Peran Manajer Program-AMI
  • Membuat rencana audit tahunan.
  • Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor.
  • Menunjuk & menetapkan Tim Audit.
  • Melaksanakan kegiatan audit.
  • Membuat & mengelola laporan audit.
  • Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.
Ketua Tim Auditor
  • Membuka rapat.
  • Menetapkan anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu).
  • Membuat jadwal dan program audit.
  • Memimpin kegiatan audit.
  • Membuat keputusan akhir atas hasil temuan audit.
  • Memantau tindak lanjut hasil temuan Audit
  • Menyerahkan laporan audit.
  • Menutup rapat.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor
  • Mengaudit sesuai lingkup audit.
  • Melaksanakan tugas secara obyektif.
  • Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
  • Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
  • Mampu menjawab pertanyaan.
Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Teraudit
  • Menginformasikan kepada pejabat yang relevan tentang rencana, tujuan dan lingkup audit.
  • Mendampingi tim audit bila melakukan kunjungan
  • Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
  • Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor.
  • Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Demikian, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Kosakata dalam pelatihan AMI

Kosakata dalam Pelatihan AMI

“Kosakata dalam Pelatihan AMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Untuk dapat memahami proses audit mutu internal (AMI), pertama yang harus dipelajari adalah masalah kosakata atau peristilahan dalam praktek-praktek Audit. Dengan memahami kosakata ini, kita akan terhindar dari masalah komunikasi. Pemahaman yang sama dapat memperlancar proses audit dan kesalahan akibat perbedaan persepsi dapat dihindari.

Untuk memahami lebih dalam tentang kosakata dalam kegiatan audit, silahkan diunduh materi presentasi berikut ini:


Slide PDF:

Kosa Kata dalam Audit SPMI


Pentingnya Pemahaman Kosakata

Untuk menghindari  miscommunication, calon auditor harus paham benar tentang berbagai istilah/kosakata yang sering digunakan dalam proses auditor.

Seringkali dalam proses audit, terjadi kesalahpahaman dalam memaknai kasus yang terjadi. Akar masalah yang muncul, umumnya karena perbedaan persepsi antara auditor dan auditee.

Pengertian Auditor, Teraudit & Klien
  • Auditor:  seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu
  • Teraudit:  suatu organisasi yang diaudit (Auditee)
  • Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit
Apakah Temuan itu?

Temuan adalah pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif. Temuan ada bebera jenis, temuan positif, temuan negatif (KTS) dan saran-saran perbaikan.

Pengertian bukti obyektif
  • Catatan/dokumen/arsip bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.
  • Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.
Pengertian KTS
  • Adalah KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan
  • Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.
  • Setiap KTS, harus ditindak lanjut dengan upaya perbaikan yang sungguh-sungguh. Upaya perbaikan dapat berbentuk tindakan koreksi (menyelesaikan gejala), tindakan korektif ( menyelesaikan akar masalah) dan tindakan preventif (melakukan tindakan pencegahan agar masalah tidak muncul).
Pengertian Observasi (OB)
  • Temuan yang bersifat positif. Yaitu, saran dari auditor terhadap sasaran pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dari mutu pelaksanaan kegiatan terkait.
  • Tidak bisa dijadikan dimasukan kedalam kategori ketidaksesuaian .
  • Tidak melanggar dokumentasi sistem manajemen yang telah ditetapkan.
  • Saran untuk peningkatan.
PermintaanTindakan Koreksi (PTK)

Adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.

Ketidaksesuaian Mayor

Temuan termasuk ketidaksesuaian Mayor jika berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu.

Ketidaksesuaian Minor

Temuan termasuk ketidaksesuaian Minor jika tidak mempunyai dampak serius terhadap mutu.

Demikian, semoga uraian singkat tentang Kosakata dalam Pelatihan AMI ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

mutupendidikan.com

_____________________________

IG: @mutupendidikan

Explore: Training & Development

kompetensi auditor mutu internal

Kompetensi Auditor Mutu Internal

“Kompetensi Auditor Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Sulitkah menjadi Auditor AMI? Apa saja kompetensi yang harus dimiliki seorang auditor?

Berikut atribut yang perlu dimiliki seorang auditor:

  • Memiliki berkepribadian yang positif.
  • Memiliki pengetahuan/ pendidikan dalam bidang yang akan diaudit.
  • Memiliki pengalaman teknis audit .
  • Memiliki kemampuan manajerial.
  • Berwibawa dan disegani dalam organisasi
  • Trampil berkomunikasi dan berbahasa
  • Bersikap adil, jujur & tidak bias
  • Independen, tidak terlibat dalam pekerjaan teraudit.
Kompetensi dan Softskills Auditor Mutu Internal

Paling tidak ada beberapa karakteristik terkait softskills yang perlu dimiliki calon auditor:

  • Sikap Profesional.
  • Trampil berkomunikasi.
  • Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan.
  • Diplomatis.
  • Jujur dan tidak bias dalam melakukan penilaian.
  • Punya rasa ingin tahu dan pengamat yang baik.
  • Ramah, santun & dapat bekerjasama.
  • Penuh pengertian.
  • Rajin bekerja.
  • Dapat mengendalikan diri.
  • Mampu menjadi pemimpin maupun follower/ anak buah.
  • Pendengar yang baik.
Tanggung Jawab Auditor

Apa saja yang menjadi tanggung jawab seorang auditor mutu internal? Berikut bebera contoh:

  • Pemenuhan persyaratan pelaksanaan audit;
  • Berkomunikasi dan menjelaskan persyaratan pelaksanaan audit;
  • Merencanakan dan melaksanakan tugas yang diberikan;
  • Mencatat hasil temuan audit (jika ada);
  • Memverifikasi efektivitas dari tindakan perbaikan;
  • Bekerja sama dan mendukung tugas Ketua Tim Auditor;
  • Menjaga kerahasiaan dokumen yang diaudit

Baca juga: Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)

Atribut Auditor Mutu Internal

Autribut apa saja yang perlu dimiliki seorang auditor? Berikut beberapa contoh:

  • Memiliki berkepribadian yang positif.
  • Memiliki pengetahuan/ pendidikan dalam bidang yang akan diaudit.
  • Memiliki pengalaman teknis audit .
  • Memiliki kemampuan manajerial.
  • Berwibawa dan disegani dalam organisasi
  • Trampil berkomunikasi dan berbahasa
  • Bersikap adil, jujur & tidak bias
  • Independen, tidak terlibat dalam pekerjaan teraudit.
Sikap Etis Auditor

Berikut beberapa contoh sikap etis yang perlu dimiliki para Auditor:

  • Bersikap dewasa.
  • Bersikap profesional.
  • Berpikir realistik
  • Tidak bias.
  • Tidak mengungkapkan rahasia organisasi
  • Bersahabat & kolegial.
  • Open mind & objektif.
Hal yang perlu diingat

Para auditor hendaknya memberhatikan hal-hal sebagai berikut:

  • Tidak mengaudit pekerjaan /bidang/departemen yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.
  • Senantiasa bersikap jujur & menjaga agar tidak bias.
  • Memiliki pengetahuan / wawasan yang cukup atas topik-topik yang dibahas dalam audit.
  • Mempunyai pengalaman mengenai lokasi dan tempat audit.
  • Tidak ada conflict of interest dengan teraudit.
  • (Jika tidak memungkinkan mendapatkan kondisi diatas, libatkan pakar atau pengamat.)

Untuk mengenal kompetensi auditor lebih dalam, berikut kami sampaikan bahan SlideShare yang dapat diunduh. Dalam slideshare tersebut akan dibahas tugas dan kompetensi auditor yang meliputi; tanggungjawab auditor, softskill, kode etik, atribut dll.

Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh materi dibawah ini:

Kompetensi Auditor AMI

Demikian uraian singkat tentang Kompetensi Auditor Mutu Internal, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan


Info Pelatihan Mutu Pendidikan
Audit Mutu Internal

Klasifikasi Audit Mutu Internal untuk Lembaga Pendidikan

“Mengenal Klasifikasi bentuk Audit Mutu Internal”

 بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Audit Mutu Internal adalah Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri.

Silahkan diunduh tautan berikut ini:

____________________________

Power Point (PDF):

Klasifikasi Audit Mutu

____________________________

Tujuan Audit Mutu Internal Pendidikan
  1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik /proses akademik serta proses non akademik pada Universitas/Sekolah/Madrasah.
  2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu Universitas/ Sekolah/ Madrasah telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu pendidikan tersebut.
  3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangannya secara profesional berkelanjutan.
AMI vs AMAI
  • AMI: Audit Mutu Internal (AMI), digunakan apabila ruang lingkup yang diaudit meliputi semua aspek dalam organisasi (akademik dan non akademik).
  • AMAI: Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), digunakan apabila ruang lingkup yang di audit hanya sebatas fungsi AKADEMIK
Proses AMI mengikuti siklus sebagai berikut
  1. Menetapkan tujuan audit
  2. Merencanakan audit tahunan
  3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
  4. Membentuk tim audit
  5. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (Audit Sistem)
  6. Menyelenggarakan rapat tim audit
  7. Menetapkan jadwal audit
  8. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit Kepatuhan)
  9. Menyusun laporan audit (Temuan, KTS, OB & PTK)
  10. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Frekuensi Audit Mutu Internal

Seberapa sering kegiatan AMI dilakukan? Tentu saja pertimbangan “Manajemen Resiko” perlu menjadi rujukan utama. Semakin beresiko suatu kegiatan ( proses), semakin perlu lebih sering dilakukan kegiatan audit.

Pertimbangan lain untuk menentukan frekuensi AMI adalah sbb:

  • Atas permintaan klien.
  • Sesuai persyaratan peraturan.
  • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.
  • Terdapat perubahan sistem.
  • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.
  • Sesuai dengan manajemen resiko
3 Tipe Audit
  1. Audit tipe pertama (audit internal)
  2. Audit tipe kedua (audit eksternal)
  3. Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)

Baca juga: Pengenalan Audit Mutu Internal (AMI)

Bagaimana penjelasan lebih lanjut, silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Demikian uraian singkat tentang Klasifikasi Audit Mutu Internal, semoga bermanfaat & Salam Mutu

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan

Audit Mutu Internal

AMI Audit Mutu Internal

AMI: Audit Mutu Internal

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Audit Mutu adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Tujuan Audit Mutu

Tujuan diselenggarakan Audit Mutu untuk pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) antara lain untuk:

  • Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
  • Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
  • Menyempurnakan SM.
  • Memenuhi persyaratan peraturan.
  • Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

Untuk memahami dan mengenal bagaimana pelaksanaan AMI (Audit Mutu Internal) lebih dalam, berikut kami sampaikan materi slideshare pengenalan Audit Mutu Internal yang bisa diunduh:


Slide share PDF:

Pengenalan Audit Mutu Internal (AMI)


Pengertian Audit Mutu

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatanmenjagamutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Pengertian Sistem Mutu

Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

Sistem Mutu harus dirancang sebaik mungkin agar dapat menjamin keberhasil organisasi untuk mencapai kepuasan stakeholder (pemangku pepentingan yang maksimal).

3 Tipe penjaminan mutu
  1. Jaminan Mutu untuk Produk: Memastikan mutu produk.
  2. Jaminan Mutu untuk Proses: Memastikan mutu proses.
  3. Jaminan Mutu untuk Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses).
3 Tipe utama Audit Mutu
  1. Audit Mutu Produk/Jasa: Berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut.
  2. Audit Mutu Proses:  Berdasar atas indikator kinerja kunci.
  3. Audit Mutu Sistem: Berdasar pada elemen-elemen dari sistem.
Tipe Evaluasi yang lain
  1. Audit Pengamatan: Untuk memantau kendali proses.
  2. Inspeksi: Untuk penerimaan produk.
  3. Penilaian: Untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi, seberapa baik pencapaian tingkat mutu.
Lingkup Audit Mutu

Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. (Klien harus menentukan standar yang dipakai atau referensi dokumennya).

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal untuk Lembaga

Demikian penjelasan singkat tentang AMI: Audit Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi

Problem Audit Mutu Internal

Salah satu problem dalam kegiatan audit mutu internal (AMI) adalah:

“Anggota Tim audit kurang dibekali dengan berbagai pengetahuan dan skill tentang proses audit”

Institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk memberi pembekalan yang cukup agar tenaga auditor mereka dapat terjun ke lapangan secara memadai. Tenaga auditor yang tidak terampil, tentu saja dapat merusak tatanan sistem manajemen mutu yang telah dibangun selama ini. Lembaga penjaminan mutu akan berkurang wibawanya apabila tenaga auditor tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Seorang Auditor yang cakap/terlatih umumnya memiliki ketrampilan audit seperti:

  1. Memiliki rasa percaya diri dan kewenangan yang cukup dalam menjalankan fungsinya.
  2. Menguasai teknik-teknik dan sikap yang tepat untuk menjalankan audit mutu internal
  3. Menguasai konsep-konsep penting dalam audit mutu internal
  4. Memahami proses-proses inti dan proses-proses pendukung yang ada dalam organisasi pendidikan
  5. Memahapi konsep P-D-C-A atau “PPEPP” dan cara beroperasi sistem manajemen mutu (SPMI)
  6. Memahami standar-standar yang dimiliki lembaga pendidikan yang di audit
  7. Memahami proses pendokumentasian sistem manajemen mutu.

Demikian kriteria penting yang harus dimiliki tenaga auditor internal. Kegiatan audit mutu internal bukan pekerjaan yang mudah, bukan pekerjaan yang remeh, bukan pekerjaan sambilan. Pembekalan yang cukup dan memadai sangat diperlukan bagi semua calon auditor.

Demikian, tetap semangat dan selamat berjuang.

admin,

mutupendidikan.com

Audit Mutu Internal Pendidikan

Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?

“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.

Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.

Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi  dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.

Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.

Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.

Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.

Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.

Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.

Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.

Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Manual PPEPP dalam SPMI

Manual PPEPP dalam SPMI

“Manual PPEPP dalam SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Big Picture MODEL PDCA ini insyaAllah akan sangat membantu. Dengan mengikuti alur dalam model ini, kita akan mudah untuk mengembangkan SPMI melalui proses Kaizen. Model ini dapat pula diterapkan tidak hanya di Perguruan tinggi, dapat pula di implementasikan di SMA, SMP maupun Pendidikan SD.

SPMI
MODEL PDCA untuk pengembangan SPMI
Proses PDCA

Agar proses Kaizen (perbaikan terus menerus) dapat berjalan dengan baik, konsep Sistem Manajemen Mutu mengenalkan empat fungsi penting TQM (Total Quality Mangement) yang dikenal dengan PDCA:

  • Plan: Meletakkan Standar, sasaran serta proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Melakukan
  • Do: Implementasi proses sesuai standar yang telah ditetapkan.
  • Check: Memantau dan mengevaluasi proses/ standar dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
  • Act: Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses/standar untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Manual PPEPP

Prosen kaizen dalam SPMI Perguruan Tinggi menggunakan manual SPMI yang dikenal dengan istilah PPEPP. Sedangkan untuk Dikdasmen menggunakan konsep PDCA.

Manual PPEPP- SPMI  pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan mengelolaan standar melalui mekanisme PDCA (Kaizen):

  1. Tahap Penetapan (P) Standar: Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang berwenang pada Lembaga Pendidikan
  2. Tahap Pelaksanaan (P) Standar: Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
  3. Tahap Evaluasi (E) Standar: Pada tahap ini, pihak yang yang bertanggung jawab melakukan proses evaluasi terhadap masing-masing standar. Tahap ini dapat dilakukan melalui kegiatan Monev, yang didalamnya terkandung juga kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
  4. Tahap Pengendalian (P) Standar: Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal  tentang pelaksanaan standar.
  5. Tahap Peningkatan (P) Standar: Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus  ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.
Garis Besar isi Manual SPMI
  1. Tujuan dan maksud Manual SPMI.
  2. Luas lingkup Manual SPMI.
    • Manual Penetapan Standar;
    • Manual Pelaksanaan Standar;
    • Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Peningkatan Standar.
  3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
  4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu
  5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai manual SPMI.
  6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
  7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI.
  8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Demikian sekilas info tentang Model PDCA dan Manual PPEPP. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Info Pelatihan SPMI

mutupendidikan.com


Instagram: @mutupendidikan

12
×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami