SPMI dan Keterampilan Delegasi

7Aug 0

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi merupakan kerangka kerja penting untuk memastikan kualitas dan keberlanjutan dalam penyelenggaraan pendidikan.

Ketentuan SPMI diatur dalam Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, pasal 67 sampai dengan pasal 70.

Untuk meningkatkan efektivitas dan penerapan SPMI, “keterampilan delegasi” (delegation skills) memegang peranan krusial.

Dengan delegation skills yang baik, segenap pimpinan perguruan tinggi akan mampu menjalankan fungsi SPMI dengan baik dan benar. Kewenangan-kewenangan tertentu perlu didelegasikan agar beban pekerjaan dapat menjadi mudah dan ringan.

“Effective delegation is the cornerstone of successful leadership, transforming vision into reality through the combined efforts of a team.”

Artikel ini akan membahas bagaimana keterampilan delegasi dapat dipelajari dan dilatih sehingga dapat memperkuat implementasi SPMI di perguruan tinggi.

Pentingnya Keterampilan Delegasi dalam SPMI

Keterampilan delegasi adalah kemampuan untuk mengalokasikan tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim dengan cara yang efektif.

Dalam konteks SPMI, keterampilan ini memungkinkan pemimpin dan manajer (rektor, direktur, ketua, dekan dan para wakil) untuk membagi tugas-tugas terkait penjaminan mutu kepada anggota tim yang tepat, yang pada gilirannya meningkatkan kecepatan, efisiensi, akuntabilitas, dan keberhasilan program-program SPMI.

1. Meningkatkan Efisiensi Implementasi SPMI

Delegasi yang efektif memungkinkan pembagian beban kerja secara merata, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya penumpukan pekerjaan pada individu tertentu.

Dengan mengidentifikasi tugas-tugas SPMI yang dapat didelegasikan—seperti pengumpulan data mutu, pelaporan, dan audit internal—pemimpin dapat memastikan bahwa setiap aspek dari sistem penjaminan mutu dikelola secara efisien. Hal ini mengarah pada pemantauan dan evaluasi mutu yang lebih cepat, tepat dan akurat.

2. Meningkatkan Kompetensi dan Keterlibatan Tim

Melalui delegasi, anggota tim mendapatkan kesempatan untuk terlibat dalam proses penjaminan mutu, yang dapat meningkatkan keterampilan dan kompetensi mereka (learning by doing).

Misalnya, melibatkan staf dalam pengumpulan dan analisis data mutu atau penilaian (assessment) program memungkinkan mereka untuk mengembangkan pemahaman yang lebih dalam tentang dokumen SPMI, PPEPP dan proses evaluasi.

Ini tidak hanya meningkatkan kapasitas tim tetapi juga memperkuat budaya mutu (quality culture) di perguruan tinggi.

3. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi

Delegasi yang baik melibatkan pemberian tanggung jawab yang jelas dan wewenang kepada anggota tim.

Dalam konteks SPMI, ini berarti bahwa setiap individu atau kelompok yang terlibat memiliki tanggung jawab spesifik terkait aspek tertentu dari sistem mutu.

Akuntabilitas yang jelas membantu memastikan bahwa semua tugas dilaksanakan sesuai standar dan dalam waktu yang ditetapkan.

Dengan memberikan wewenang yang tepat, juga memastikan bahwa pengambilan keputusan terkait mutu dilakukan oleh orang yang tepat dan berkompeten (the right man on the right place).

4. Memfasilitasi Monitoring dan Evaluasi

Delegasi memungkinkan pemimpin untuk fokus pada tugas-tugas strategis dan analisis mendalam (conceptual tasks), sementara tugas teknis operasional terkait SPMI dapat dikelola oleh anggota tim (technical tasks).

Ini mempermudah proses monitoring dan evaluasi, karena pemimpin dapat mengawasi hasil dan proses tanpa terlibat langsung dalam setiap detail operasional.

Proses ini menciptakan sistem penjaminan mutu yang lebih responsif dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan dan tantangan.

Peringatan Penting!

Meskipun delegasi merupakan alat yang sangat efektif, penting untuk diingat bahwa “You can delegate authorities, but you cannot delegate responsibilities.”

Delegasi memungkinkan distribusi wewenang dan tugas, tetapi tanggung jawab akhir tetap berada pada pemimpin atau manajer yang mengendalikan sistem penjaminan mutu internal (SPMI).

Oleh karena itu, meskipun tugas-tugas tertentu didelegasikan kepada anggota tim, pemimpin tetap harus memantau, mengevaluasi, dan memastikan bahwa semua tanggung jawab dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Masih banyak anggapan yang perlu diluruskan, bahwa tugas-tugas SPMI adalah tanggung jawab penuh Unit Penjaminan Mutu.

Implementasi Keterampilan Delegasi dalam SPMI

Untuk menerapkan keterampilan delegasi secara efektif dalam konteks SPMI, pimpinan perguruan tinggi perlu mempertimbangkan beberapa langkah berikut:

Identifikasi Tugas yang Dapat Didelegasikan: Menentukan tugas-tugas spesifik yang dapat didelegasikan kepada anggota tim, seperti pengumpulan data mutu, pemantauan kinerja, atau penyusunan laporan.
Pilih Individu yang Tepat: Memilih anggota tim yang memiliki keterampilan, kompetensi dan pengetahuan yang sesuai untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Susun Tujuan dan Rencana yang Jelas: Target apa yang ingin dicapai, indikator keberhasilan dan buat rencana yang SMART (spesific, measurable, attainable, relevant and Timed)
Berikan Instruksi yang Jelas: Menyediakan panduan yang jelas mengenai tugas, harapan, dan batas waktu. Ini mencakup komunikasi yang efektif tentang tujuan dan standar yang harus dipenuhi.
Pantau Kemajuan dan Berikan Dukungan: Memantau (monitoring) perkembangan tugas yang didelegasikan dan memberikan bimbingan atau dukungan jika diperlukan. Ini juga termasuk melakukan tinjauan berkala untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan sesuai dengan standar mutu.
Berikan Umpan Balik dan Penghargaan: Menilai hasil kerja dan memberikan umpan balik (feedback) konstruktif, serta menghargai pencapaian anggota tim (reward system). Ini mendukung perbaikan berkelanjutan dan meningkatkan motivasi.

Baca juga: SPMI dan Time Management

Penutup

“Great leaders understand that delegation is not a sign of weakness, but a strategic tool for achieving greater organizational success.”

Keterampilan delegasi yang efektif berperan penting dalam penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi.

Dengan membagi tugas dan tanggung jawab secara strategis, perguruan tinggi dapat meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan keterlibatan tim dalam proses penjaminan mutu.

Penerapan keterampilan delegasi tidak hanya memperkuat implementasi SPMI tetapi juga berkontribusi pada peningkatan mutu pendidikan secara keseluruhan.

Namun, perlu diingat walaupun delegasi telah dilakukan, “tanggung jawab akhir tetap berada pada pucuk pemimpin“. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan