SPMI dan Span of Control

SPMI dan Span of Control

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi merupakan kerangka kerja penting untuk memastikan mutu pendidikan dan layanan akademik yang konsisten dan tinggi.

Ketentuan tentang SPMI diatur dalam Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, pasal 67 sampai pasal 70.

Dalam upaya untuk memperkuat pelaksanaan PPEPP dan SPMI, salah satu faktor kunci penting yang perlu diperhatikan adalah desain struktur organisasi, terutama dalam konteks span of control (rentang kendali).

Span of control, adalah keputusan tentang banyaknya bawahan (anak buah) yang menjadi tanggung jawab jabatan tertentu.

Artikel ini akan membahas bagaimana praktik span of control yang ideal dapat memperkuat SPMI dan kontribusinya terhadap peningkatan kualitas pendidikan di perguruan tinggi.

Konsep Span of Control

Span of control merujuk pada jumlah bawahan yang dapat secara efektif dikelola oleh seorang manajer atau pemimpin. Konsep ini penting dalam menentukan bagaimana struktur organisasi dibentuk dan bagaimana tugas-tugas dikelola.

Span of control yang ideal adalah “keseimbangan” antara kondisi terlalu banyak bawahan yang dapat menyebabkan pimpinan menjadi tidak efektif dan terlalu sedikit bawahan yang dapat menyebabkan pemborosan sumber daya.

Tidak ada ketentuan jumlah ideal dalam hal span of control. Ketetapan span of kontrol tergantung dari banyak hal:

• Semakin sedikit jumlah perencanaan yang dibutuhkan, rentang kendali dapat semakin lebar.
• Semakin berkurang jumlah koordinasi yang dibutuhkan, rentang kendali dapat semakin lebar.
• Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh tim kerja, rentang kendali dapat semakin lebar.
• Semakin dekat posisi fisik tim kerja ditempatkan, rentang kendali dapat semakin lebar.
• Semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentang kendali dapat semakin lebar.

Relevansi Span of Control dalam SPMI

1. Efektivitas Pengawasan: Dalam konteks SPMI, pengawasan dan evaluasi adalah aspek krusial. Dengan span of control yang ideal, manajer dapat lebih efektif dalam memantau dan mengevaluasi implementasi standar mutu. Misalnya, jika seorang kepala program memiliki span of control yang terlalu luas, mereka mungkin tidak dapat memberikan perhatian yang cukup pada setiap unit atau individu. Sebaliknya, span of control yang terlalu sempit dapat menyebabkan pemborosan sumber daya dan kurangnya efisiensi.
2. Komunikasi dan Koordinasi: Struktur organisasi dengan span of control yang sesuai memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara manajer dan bawahan. Ini penting dalam konteks SPMI karena pengumpulan umpan balik, pelaporan masalah, dan koordinasi antara berbagai unit harus dilakukan dengan efektif. Dengan komunikasi yang lebih baik, masalah kualitas dapat diidentifikasi dan diatasi lebih cepat.
3. Keterlibatan dan Motivasi: Span of control yang ideal memungkinkan manajer untuk memberikan lebih banyak perhatian individu kepada setiap bawahan. Ini dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan staf karena mereka merasa didukung dan diperhatikan. Dalam konteks SPMI, ini dapat meningkatkan kualitas kerja dan dedikasi terhadap pemenuhan standar mutu.

Praktik Span of Control

1. Menyesuaikan Span of Control dengan Kompleksitas Tugas Manajer / pimpinan harus menyesuaikan span of control dengan kompleksitas tugas yang harus dikelola. Di perguruan tinggi, tugas-tugas seperti pengawasan akademik, administrasi, dan layanan mahasiswa memerlukan perhatian yang berbeda. Misalnya, seorang manajer yang bertanggung jawab atas program akademik dengan berbagai mata kuliah mungkin perlu span of control yang lebih sempit dibandingkan dengan manajer yang mengelola unit administratif.
2. Menggunakan Teknologi untuk Mendukung Pengawasan Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajer dalam mengelola span of control yang lebih luas. Sistem manajemen mutu berbasis teknologi dapat memfasilitasi pengumpulan data, pelaporan, dan analisis yang diperlukan untuk mengawasi kepatuhan terhadap standar mutu. Ini memungkinkan manajer untuk memantau lebih banyak unit atau individu tanpa mengorbankan kualitas pengawasan.
3. Menerapkan Delegasi yang Efektif Delegasi yang efektif adalah kunci dalam mengelola span of control. Manajer perlu memastikan bahwa tugas-tugas didelegasikan dengan jelas dan bahwa bawahan memiliki wewenang serta dukungan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka. Dalam konteks SPMI, ini berarti mengidentifikasi dan memberikan wewenang kepada personel yang tepat untuk mengelola berbagai aspek dari sistem penjaminan mutu.
4. Pengawasan Program Akademik Di perguruan tinggi, seorang dekan dengan span of control yang ideal dapat mengelola beberapa program studi dengan efektif. Dengan menggunakan teknologi untuk melacak kinerja akademik dan mengatur jadwal evaluasi, dekan dapat memastikan bahwa standar mutu dipenuhi di setiap program studi.
5. Manajemen Layanan Mahasiswa Kepala layanan mahasiswa dengan span of control yang tepat dapat mengelola tim yang memberikan layanan seperti bimbingan, konseling, dan dukungan akademik. Dengan struktur yang memungkinkan komunikasi langsung dan umpan balik yang cepat, kepala layanan dapat meningkatkan kualitas dukungan yang diberikan kepada mahasiswa.

Penutup

“Span of control yang tepat memastikan setiap standar SPMI diterapkan dengan teliti, karena manajer dapat fokus pada detail tanpa kewalahan oleh jumlah bawahan yang terlalu banyak.”

Penguatan SPMI melalui praktik span of control yang ideal adalah langkah penting untuk memastikan bahwa standar mutu di perguruan tinggi dapat diterapkan dan dipertahankan dengan efektif.

Dengan menyesuaikan span of control dengan kompleksitas tugas, memanfaatkan teknologi, dan menerapkan delegasi yang efektif, perguruan tinggi dapat meningkatkan efektivitas pengawasan, komunikasi, dan motivasi dalam sistem manajemen mutu mereka.

Dengan pendekatan ini, perguruan tinggi dapat mencapai kualitas pendidikan yang lebih tinggi dan memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan