Monthly Archive August 2024

Penguatan SPMI melalui Komunikasi Internal Perguruan Tinggi

Pendahuluan

Peningkatan mutu pendidikan di perguruan tinggi merupakan salah satu prioritas utama dalam menghadapi tantangan globalisasi dan perkembangan teknologi yang cepat.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), dengan siklus PPEPPnya, menjadi instrumen vital dalam memastikan bahwa seluruh proses pendidikan memenuhi standar yang ditetapkan.

Namun, perlu diingat bahwa keberhasilan SPMI sangat bergantung pada efektivitas komunikasi internal yang dibangun dalam organisasi.

Komunikasi internal yang baik memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami visi, tujuan, kebijakan, standar dan prosedur yang ditetapkan, serta berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaannya.

Konsep Dasar SPMI

SPMI adalah sistem yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Siklus utama SPMI dikenal dengan PPEPP yaitu:

1. Penetapan Standar: Penetapan kebijakan SPMI dan standar SPMI yang jelas dan terukur.
2. Pelaksanaan Standar: Implementasi kebijakan, standar SPMI dan prosedur untuk mencapai target-target yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi Pelaksanaan Standar: Pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan untuk memastikan pencapaian target-target standar SPMI.
4. Pengendalian Pelaksanaan Standar: Tindakan korektif dan preventif untuk memastikan pencapaian target-target standar SPMI dan mengatasi penyimpangan.
5. Peningkatan Standar: Upaya berkelanjutan untuk meningkatkan standar SPMI melalui inovasi dan perubahan.

Pentingnya Komunikasi Internal

Komunikasi internal yang efektif adalah hal yang sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Melalui komunikasi internal, informasi mengenai kebijakan, standar, dan prosedur mutu dapat disebarkan dengan jelas dan merata kepada seluruh anggota organisasi.

Berikut beberapa alasan utama pentingnya komunikasi internal dalam SPMI:

1. Meningkatkan Pemahaman: Memastikan bahwa seluruh anggota organisasi memahami tujuan, standar dan prosedur SPMI.
2. Mendorong Keterlibatan: Mengajak semua pihak untuk peduli dan terlibat aktif dalam proses penjaminan mutu.
3. Memfasilitasi Kolaborasi: Mendorong kerja sama antara berbagai unit kerja /departemen di perguruan tinggi.
4. Mengidentifikasi dan Mengatasi Masalah: Memungkinkan deteksi dini terhadap masalah dan penyimpangan, serta penerapan tindakan korektif / preventif yang tepat.
5. Mendorong Peningkatan Berkelanjutan: Menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan (kaizen) melalui umpan balik dan inovasi.

Bentuk dan Strategi Komunikasi Internal

Dalam rangka mempromosikan pelaksanaan siklus PPEPP, berikut diuraikan contoh-contoh penggunaan media komunikasi internal perguruan tinggi:

1. Memo dan Email

Contoh: Pemanfaatan memo dan email untuk menyampaikan informasi penting mengenai kebijakan mutu baru, perubahan prosedur, atau hasil audit mutu. Informasi yang disampaikan harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh seluruh anggota organisasi.

2. Rapat (Meeting)

Contoh: Mengadakan rapat rutin dengan “agenda khusus” mengenai penjaminan mutu. Rapat ini dapat melibatkan pimpinan, dosen, dan staf administrasi untuk membahas pencapaian, tantangan, dan langkah-langkah peningkatan mutu. Tinjauan manajemen atau RTM, juga dapat dilakukan rutin setiap bulan, karena kecepatan dalam melakukan upaya tindak lanjut adalah hal yang sangat penting.

3. Newsletter Internal

Contoh: Menerbitkan newsletter internal secara berkala yang berisi berita, pengumuman, dan informasi penting mengenai kegiatan dan pencapaian SPMI. Newsletter ini dapat didistribusikan dalam bentuk cetak maupun elektronik. Informasi singkat bila disampaikan secara terus menerus tentu akan berdampak besar dikemudian hari.

4. Papan Pengumuman (Bulletin Board)

Contoh: Menggunakan papan pengumuman di lokasi strategis untuk menyampaikan informasi terbaru mengenai kebijakan, standar dan prosedur SPMI. Papan pengumuman harus mudah diakses dan selalu diperbarui. Papan pengumuman dapat diletakkan di lorong kampus, di ruang dosen dan karyawan atau ditempat tempat yang strategis.

5. Intranet dan Internet

Contoh: Memanfaatkan intranet untuk menyediakan akses mudah ke dokumen, kebijakan, standar dan prosedur SPMI. Intranet juga dapat digunakan untuk berbagi hasil evaluasi dan laporan kinerja secara transparan.

Sistem informasi SPMI juga dapat disajikan dalam bentuk website khusus yang bisa diakses dari manapun. Untuk menjaga kerahasiaan dokumen, pengguna dapat mengunakan password khusus untuk akses informasi SPMI.

6. Pesan Instan WA, SMS, Telegram dan lainnya.

Contoh: Menggunakan platform pesan instan seperti SMS, WA, Line, Trello atau Microsoft Teams untuk komunikasi cepat dan kolaborasi antara tim penjaminan mutu dan anggota organisasi lainnya. Pesan instan memungkinkan respons cepat terhadap berbagai pertanyaan dan masalah yang muncul.

7. Laporan (Reports)

Contoh: Menyusun laporan berkala mengenai kemajuan kinerja penjaminan mutu dan menyebarkannya kepada seluruh anggota organisasi. Laporan ini harus mencakup analisis pencapaian, kendala yang dihadapi, dan rekomendasi perbaikan. Dengan berbagi laporan secara rutin, anggota organisasi dapat update tentang kondisi organisasi terbaru.

8. Presentasi

Contoh: Mengadakan presentasi untuk menyampaikan hasil evaluasi (monev, audit) dan rencana peningkatan mutu kepada seluruh anggota organisasi. Presentasi ini dapat dilakukan dalam rapat besar atau melalui webinar. Buat slide presentasi yang menarik dan mudah dipahami sehingga meningkatkan gairah dan semangat semua anggota organisasi.

9. Survei dan Kuesioner

Contoh: Melakukan survei, wawancara dan kuesioner untuk mengumpulkan umpan balik dari dosen, staf, dan mahasiswa mengenai efektivitas kebijakan, standar dan prosedur mutu. Hasil survei digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merencanakan perbaikan. Input (masukan) untuk bahan Tinjauan manajemen (RTM) perlu dilengkapi dengan hasil survey yang valid dan reliable.

10. Video dan Webinar

Contoh: Membuat konten video dan menyelenggarakan webinar untuk pelatihan dan penyebaran informasi mengenai SPMI dan budaya mutu. Media ini efektif untuk menjangkau anggota organisasi yang tidak dapat menghadiri rapat secara langsung. file Video dapat diletakan di penyimpanan cloud internal atau di media sosial seperti youtube.

11. Forum Diskusi

Contoh: Membentuk forum diskusi offline dan online di mana anggota organisasi dapat berbagi ide, bertanya, dan mendiskusikan isu-isu terkait penjaminan mutu. Forum ini memfasilitasi komunikasi yang terbuka dan kolaboratif. Forum diskusi ini dapat berbentu WA Group dan sejenisnya.

12. Konten Media Sosial

Contoh: Pembuatan konten-konten rutin melalui media sosial seperti Instagram, Facebook, Youtube, Tiktok dan lainnya. Konten dibuat untuk promosi kepada segenap stakeholder bahwa institusi telah berhasil membangun budaya mutu yang berkesinambungan.

13. Pembuatan Buku Saku

Institusi juga dapat membuat buku saku kecil yang berisi komitmen dan tips-tips sederhana terkait SPMI, buku saku wajib dibawa ke kantor sehingga sering dipakai untuk acuan kerja anggota organisasi.

Penutup

Penguatan SPMI melalui komunikasi internal menawarkan pendekatan yang komprehensif untuk memastikan bahwa seluruh anggota organisasi (pimpinan, dosen dan karyawan) memahami dan berkontribusi dalam proses penjaminan mutu.

Dengan memanfaatkan berbagai bentuk media dan strategi komunikasi internal, perguruan tinggi dapat menciptakan lingkungan yang kondusif untuk mendukung peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan (kaizen).

Komunikasi yang efektif tidak hanya meningkatkan efektivitas, efisiensi dan koordinasi, tetapi juga membangun budaya organisasi yang berfokus pada mutu dan inovasi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

PPEPP vs. PDCA

Pendahuluan

Manajemen mutu adalah salah satu elemen kunci dalam meningkatkan performance dan efisiensi organisasi. Dua kerangka kerja yang sering digunakan untuk tujuan perbaikan mutu adalah PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) dan PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu perbaikan berkelanjutan (Kaizen), terdapat perbedaan penting dalam pendekatan dan implementasi masing-masing. Artikel ini akan menguraikan persamaan dan perbedaan antara PPEPP dan PDCA dalam konteks manajemen mutu. Semoga bemanfaat!

Persamaan PPEPP dan PDCA

1. Fokus pada Perbaikan Berkelanjutan: Kedua kerangka kerja ini bertujuan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan (continuous improvement). Dengan memfasilitasi evaluasi dan tindakan korektif / preventif yang berulang, baik PPEPP maupun PDCA membantu organisasi mencapai peningkatan yang konsisten dalam kinerja dan efisiensi.
2. Struktur Siklus Berkelanjutan: Baik PPEPP maupun PDCA mengikuti struktur siklus yang berulang, yang memungkinkan organisasi untuk terus mengevaluasi dan memperbaiki proses mereka. Siklus ini mencerminkan pendekatan iteratif yang esensial dalam manajemen mutu. Ungkapan Quality is a journey not a destination sangat tepat dalam menggambarkan upaya mengejar mutu tanpa berhenti.
3. Komponen Inti: PPEPP dan PDCA mencakup komponen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindakan korektif. Elemen-elemen ini mendasari pendekatan mereka terhadap manajemen mutu dan menjamin bahwa semua aspek dari proses organisasi dipertimbangkan dalam siklus peningkatan (kaizen).

Perbedaan PPEPP dan PDCA

1. Tahap Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control) dalam PPEPP: PPEPP menambahkan tahap khusus untuk pengendalian yang fokus pada memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tahap ini mencakup tindakan korektif dan pencegahan untuk mengatasi penyimpangan /permasalahan yang ditemukan selama evaluasi.
2. Tahap Peningkatan (Improvement) dalam PPEPP: PPEPP memiliki tahap peningkatan yang lebih spesifik dibandingkan dengan tahap “Act” dalam PDCA. Tahap ini berfokus pada pengembangan dan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian Standar SPMI, memastikan bahwa langkah-langkah perbaikan diterapkan secara efektif.
3. Konteks Implementasi: PDCA adalah kerangka kerja yang digunakan secara luas dalam berbagai industri dan organisasi (generik) untuk manajemen mutu dan peningkatan proses. Sementara itu, PPEPP dirancang khusus untuk konteks pendidikan tinggi dan penjaminan mutu internal di institusi pendidikan, memberikan perhatian lebih pada standar nasional dan regulasi yang relevan dengan sektor pendidikan.
4. Detail dalam Tahapan: PDCA terdiri dari empat tahap utama: Plan (Perencanaan), Do (Pelaksanaan), Check (Pemeriksaan), dan Act (Tindakan). Sementara itu, PPEPP terdiri dari lima tahap: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar SPMI. Tahap-tahap tambahan dalam PPEPP mencerminkan kebutuhan khusus dalam konteks pendidikan untuk pengendalian dan peningkatan yang lebih mendetail.

Implementasi PPEPP dan PDCA

Implementasi PPEPP

• Penetapan Standar: Menetapkan standar SPMI dan kebijakan SPMI berdasarkan visi, misi, dan tujuan institusi pendidikan.
• Pelaksanaan Standar: Mengimplementasikan standar dan kebijakan SPMI yang telah ditetapkan.
• Evaluasi Pelaksanaan Standar: Mengevaluasi pelaksanaan standar dan kebijakan SPMI, serta mengumpulkan data hasil pelaksanaan.
• Pengendalian Pelaksanaan Standar: Mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar SPMI.
• Peningkatan Standar: Melakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian. Termasuk meningkatkan target-target baru yang ada di dokumen Standar SPMI.

Implementasi PDCA

• Plan (Perencanaan): Menetapkan tujuan, target dan proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Do (Pelaksanaan): Melaksanakan proses-proses sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
• Check (Pemeriksaan): Mengevaluasi hasil dan membandingkan antara capaian dengan tujuan yang telah ditetapkan.
• Act (Tindakan): Mengambil tindakan korektif dan preventif dan membuat perbaikan berdasarkan hasil evaluasi.

Penutup

PPEPP dan PDCA adalah dua kerangka kerja yang efektif dalam proses manajemen mutu, masing-masing dengan kekuatan dan fokus yang berbeda.

PDCA menawarkan pendekatan yang lebih umum dan dapat diterapkan dalam berbagai konteks industri (generik), sementara PPEPP menyediakan kerangka kerja yang lebih khusus dan rinci untuk konteks pendidikan tinggi di Indonesia. Lihat Permendikbudristek 53 Tahun 2023.

Meskipun memiliki perbedaan dalam tahapan dan implementasi, keduanya bertujuan untuk mencapai peningkatan berkelanjutan (kaizen) dan memastikan bahwa organisasi dapat terus meningkatkan kualitas dan kinerja mereka. Kedua pendekatan ini dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam upaya manajemen mutu organisasi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Penguatan SPMI melalui Struktur “Agile”

Pendahuluan

Perguruan tinggi dihadapkan pada dinamika lingkungan yang cepat berubah dan kompleks, yang memerlukan pendekatan manajemen yang lebih adaptif dan responsif.

Era VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) menghadirkan tantangan signifikan bagi perguruan tinggi dalam mengelola mutu pendidikan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan komponen kunci dalam memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi memenuhi standar mutu yang ditetapkan.

Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) atas Standar SPMI menjadi kerangka penggerak utama dalam implementasi SPMI.

Disisi lain, di era VUCA dan BANI, organisasi perlu melakukan transformasi secara terus menerus termasuk penyesuaian struktur organisasi agar tetap berjalan efektif dan efisien.

Agile Organization adalah pendekatan inovatif dalam pengelolaan organisasi yang menekankan fleksibilitas, adaptabilitas, dan responsivitas terhadap perubahan.

Struktur agile, yang mengedepankan fleksibilitas, kolaborasi, dan iterasi berkelanjutan, dapat menjadi “pendekatan alternatif” dalam memperkuat SPMI di perguruan tinggi.

Konsep Dasar SPMI

SPMI adalah sistem mutu yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi (tri dharma perguruan tinggi) telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Penggerak utama SPMI adalah siklus PPEPP, yaitu:

1. Penetapan Standar: Penetapan standar dan target mutu yang jelas dan terukur.
2. Pelaksanaan Standar: Implementasi kebijakan, standar dan prosedur untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi Pelaksanaan Standar: Pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan standar untuk memastikan pencapaian target-target yang telah ditentukan.
4. Pengendalian Pelaksanaan Standar: Tindakan korektif dan preventif untuk memastikan pencapaian standar dan mengatasi penyimpangan.
5. Peningkatan Standar: Upaya berkelanjutan untuk meningkatkan standar mutu SPMI melalui inovasi dan perubahan.

Struktur Agile

Struktur agile adalah pendekatan manajemen yang berfokus pada fleksibilitas, dan adaptabilitas. Prinsip-prinsip agile diantaranya:

1. Iterasi Berkelanjutan: Proses kerja dibagi menjadi siklus-siklus pendek yang memungkinkan penyesuaian, adaptasi dan perbaikan secara cepat.
2. Kolaborasi Tim: Pengambilan keputusan (decision making process) dilakukan secara kolaboratif dengan melibatkan berbagai pemangku kepentingan.
3. Responsif terhadap Perubahan: Struktur agile memungkinkan organisasi pendidikan merespons perubahan lingkungan dengan cepat dan efektif.
4. Fokus pada Nilai: Proses dan output difokuskan pada penciptaan nilai tambah (value added) bagi pengguna akhir.

Integrasi melalui Siklus PPEPP

1. Penetapan Standar SPMI (Establishing Standards and Policies)

Contoh: Perguruan tinggi “membentuk tim lintas fungsi” yang terdiri dari dosen, staf administrasi, dan mahasiswa untuk mengidentifikasi harapan, kebutuhan dan menetapkan standar mutu. Tim ini bekerja dalam iterasi pendek untuk menetapkan standar SPMI dan kebijakan yang adaptif dan relevan dengan perubahan lingkungan pendidikan dan industri.

2. Pelaksanaan Standar SPMI (Implementation)

Contoh: Tim agile yang terdiri dari dosen dan staf administrasi melakukan pelaksanaan Standar SPMI. Mereka membagi tugas dalam “sprint pendek” (misalnya dua minggu) untuk memastikan setiap komponen Standar diterapkan/ dilaksanakan dengan benar. Setiap akhir sprint, mereka melakukan review dan planning untuk sprint berikutnya.

3. Evaluasi Pelaksanaan Standar (Evaluation)

Contoh: Evaluasi berkelanjutan dilakukan melalui sesi review di akhir setiap sprint. Umpan balik dari mahasiswa dan dosen dikumpulkan untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan kebijakan mutu. Tim agile kemudian menganalisis data evaluasi untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Evaluasi dapat berupa Audit, Monev atau Assessment (penilaian).

4. Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control)

Contoh: Berdasarkan hasil evaluasi, tim agile mengambil tindakan korektif dan preventif secara cepat untuk mengatasi penyimpangan dan memastikan pencapaian standar SPMI. Contohnya, jika ada komponen kurikulum yang tidak efektif, tim dapat segera memperbaikinya dalam sprint berikutnya tanpa menunggu siklus tahunan.

5. Peningkatan Standar (Improvement)

Contoh: Tim agile terus melakukan peningkatan berkelanjutan melalui iterasi yang memungkinkan inovasi dan adaptasi. Misalnya, tim dapat menerapkan metode pembelajaran baru yang lebih relevan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan industri, serta menguji efektivitasnya dalam iterasi sprint yang berjalan. Peningkatan standar SPMI dilakukan dengan peningkatan target baru yang lebih relevan dan menantang.

Penutup

Penguatan SPMI melalui struktur agile menawarkan pendekatan yang fleksibel dan adaptif untuk menghadapi tantangan di era VUCA dan BANI.

Dengan iterasi berkelanjutan, kolaborasi lintas fungsi, dan respons cepat terhadap perubahan, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa standar SPMI pendidikan tinggi terpenuhi dan terus ditingkatkan.

Implementasi agile dalam SPMI memerlukan komitmen dari seluruh pemangku kepentingan dan dukungan teknologi yang memadai untuk mencapai hasil yang optimal. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Standar SPMI yang “Relevant”

Pendahuluan

Era VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) membawa tantangan baru bagi institusi pendidikan tinggi. Perguruan tinggi dituntut untuk tidak hanya bertahan (survive) tetapi juga beradaptasi dan berkembang dalam lingkungan yang terus berubah cepat (disrupsi).

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berperan penting dalam memastikan mutu pendidikan tetap terjaga dan relevan dengan perkembangan zaman. Tetap dapat memenuhi harapan dan keinginan dari segenap stakeholder. Para pemangku kepentingan, tidak saja akan merasa puas dengan layanan perguruan tinggi, namun juga diharapkan sangat “senang dan bahagia” atas produk layanan yang diberikan.

Dalam artikel singkat ini, kita akan membahas bagaimana menyusun standar SPMI yang “relevant” sesuai dengan tuntutan zaman yang terus berubh dan bagaimana standar-standar SPMI yang disusun, dapat diadaptasi dalam menghadapi era VUCA dan BANI.

Konsep “Relevant”

Standar SPMI yang relevan adalah standar yang sesuai dan penting bagi perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya. Karakteristik standar tersebut harus:

1. Mendukung Pencapaian Visi dan Misi: Standar harus selaras dengan visi dan misi perguruan tinggi yang tertuang dalam statuta dan restra. Standar harus memastikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan jangka panjang organisasi.
2. Memiliki Prioritas Tinggi: Standar harus memprioritaskan aspek-aspek yang benar-benar penting dan berdampak besar pada kinerja dan mutu pendidikan.
3. Mempertimbangkan Konteks: Standar SPMI harus mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal, termasuk resources yang tersedia, dinamika pasar tenaga kerja, dan perkembangan teknologi digital.
4. Memberikan Manfaat: Standar harus memberikan manfaat yang jelas / nyata dan terukur bagi institusi, segenap staf, dan mahasiswa.
5. Terintegrasi: Standar SPMI harus konsisten dan sinergis dengan tujuan lain yang ada dalam institusi. Standar SPMI harus terintegrasi dengan manajemen perguruan tinggi (lihat Permendikbudristek 53 Tahun 2023 pasal 69 ayat 1b)

Contoh Standar yang Relevan

1. Peningkatan Keterampilan Digital Dosen dan Mahasiswa
   • Situasi: Era VUCA dan BANI menuntut ketrampilan dan adapasi cepat terhadap teknologi. Kompetensi digital akan meningkatkan efektivitas pembelajaran dan kesiapan lulusan menghadapi dunia kerja yang digitalisasi.
   • Standar Baru: Penguatan kompetensi digital dosen dan mahasiswa melalui pelatihan rutin dan penggunaan teknologi dalam proses pembelajaran.
2. Penguatan Penelitian dan Inovasi
   • Situasi: Dalam lingkungan yang kompleks, bergejolak dan ambigu, inovasi dan penelitian yang relevan dapat memberikan solusi riel bagi masyarakat dan meningkatkan reputasi global perguruan tinggi.
   • Standar Baru: Meningkatkan jumlah publikasi internasional dan kolaborasi penelitian dengan industri yang relevan.
3. Pengembangan Program Magang dan Kerjasama Industri
   • Situasi: Standar ini relevan untuk memastikan lulusan memiliki pengalaman praktis yang relevan dengan kebutuhan industri, yang penting dalam lingkungan kerja yang rapuh (Brittle) dan cemas (Anxious).
   • Standar Baru: Meningkatkan jumlah dan kualitas program magang serta kerjasama dengan industri yang relevan.
4. Fleksibilitas Kurikulum
   • Situasi: Dalam era yang “nonlinier” dan tidak dapat diprediksi, kurikulum yang fleksibel dan adaptif memungkinkan perguruan tinggi untuk dengan cepat menyesuaikan program studi sesuai dengan dinamika industri dan teknologi.
   • Standar Baru: Mengembangkan kurikulum yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan pasar kerja.
5. Kesejahteraan dan Dukungan Psikologis
   • Situasi: Dalam lingkungan yang penuh kecemasan dan ketidakpastian, kesejahteraan mental menjadi prioritas untuk memastikan dosen, mahasiswa dan staf dapat berfungsi secara optimal.
   • Standar Baru: Meningkatkan layanan kesejahteraan dan dukungan psikologis bagi mahasiswa dan staf.

Penutup

Menetapkan standar SPMI yang relevan adalah kunci penting untuk memastikan perguruan tinggi dapat bertahan dan berkembang di era VUCA dan BANI. Standar yang relevan tidak hanya mendukung visi dan misi institusi tetapi juga memberikan manfaat nyata, mempertimbangkan konteks dan realitas, dan memiliki keterkaitan dengan tujuan lain dalam institusi.

Dengan penerapan standar yang relevan, perguruan tinggi dapat meningkatkan mutu pendidikan, menyiapkan alumni / lulusan yang kompeten, dan mampu berkontribusi nyata terhadap masyarakat di tengah dinamika global yang terus berubah. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

SPMI dan Teori Kepemimpinan Edwin Ghiselli

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan instrumen penting dalam memastikan tercapainya mutu pendidikan di perguruan tinggi. Implementasi SPMI yang efektif membutuhkan kepemimpinan yang kuat dan berkompeten. Kepemimpinan yang memiliki sifat-sifat tertentu (traits).

Ketentuan SPMI yang diatur dalam Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 Tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Pembahasan dan ketentuan peraturan SPMI diatur dalam pasal 67 sampai pasal 70.

Edwin Ghiselli, seorang pakar di bidang psikologi industri, mengidentifikasi enam sifat utama yang berkontribusi terhadap efektivitas kepemimpinan.

Salah satu kunci keberhasilan SPMI, tergantung bagaimana peran pimpinan perguruan tinggi seperti Rektor, Direktur, Ketua, Dekan dan Kaprodi dalam melaksanakan fungsi-fungsi mereka sebagai pemimpin.

Artikel ini akan membahas bagaimana sifat-sifat kepemimpinan menurut teori Ghiselli dapat memperkuat keberhasilan implementasi SPMI di perguruan tinggi.

Sifat Kepemimpinan

Melalui risetnya, Edwin Ghiselli mengidentifikasi enam sifat penting yang ditemukan pada pemimpin yang efektif: Meliputi kecerdasan, inisiatif, kepercayaan diri, keterampilan supervisi, kebutuhan untuk berprestasi, dan kewaspadaan.

Setiap sifat-sifat yang disebutkan diatas, memiliki implikasi penting dalam konteks keberhasilan SPMI.

1. Kecerdasan

Pemimpin yang cerdas (smart) akan mampu memecahkan masalah dengan efektif dan memahami kompleksitas SPMI.

Kecerdasan memungkinkan pemimpin untuk mengidentifikasi masalah dalam sistem penjaminan mutu, menganalisis data yang relevan, dan mengembangkan strategi yang tepat untuk peningkatan kualitas.

Dengan kecerdasan, pemimpin dapat menyusun rencana yang komprehensif dan mengkomunikasikan visi mereka dengan jelas kepada seluruh anggota organisasi.

Pemimpin yang cerdas akan mampu menghubungkan perubahan faktor-faktor eksternal (VUCA) dengan strategi yang tepat, kemudian diturunkan dalam standar SPMI yang sesuai.

Pemimpin yang cerdas dapat menetapkan struktur organisasi yang efektif, memperbaiki sistem, memperbaiki budaya organisasi dan mengembangkan SDM yang sesuai.

2. Inisiatif

Pemimpin yang memiliki inisiatif cenderung proaktif dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul dalam implementasi SPMI.

Mereka tidak pasif menunggu instruksi, tetapi aktif mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa standar mutu SPMI terpenuhi atau terlampaui.

Inisiatif ini penting dalam mengembangkan program-program baru, memperkenalkan inovasi, dan melakukan perbaikan berkelanjutan dalam sistem penjaminan mutu.

Inisiatif untuk terus “update” Kebijakan SPMI, Siklus PPEPP dan Standar SPMI. Tindakan ini penting tentu untuk mengantisipasi dokumen yang “ketinggalan zaman” (obsolete) akibat perubahan lingkungan.

3. Kepercayaan Diri

Kepercayaan diri (rasa percaya diri) memungkinkan pemimpin perguruan tinggi untuk membuat keputusan yang tegas dan memberikan arahan yang jelas.

Dalam konteks SPMI, kepercayaan diri diperlukan untuk menetapkan “standar mutu yang tinggi” dan memastikan bahwa semua anggota organisasi “memahami dan berkomitmen” terhadap standar tersebut.

Pemimpin yang percaya diri dapat menghadapi hambatan dan tantangan dengan tenang, mampu memotivasi tim mereka untuk bekerja menuju tujuan yang sama. Mampu menggerakkan anggota organisasi untuk memberikan kemampuan terbaik mereka.

Pemimpin yang percaya diri, merasa bahwa SPMI adalah “milik mereka” selaku manajemen. Pemimpin dapat menyerahkan sebagian pekerjaan teknis pada Unit Pusat Penjaminan Mutu, namun tidak bisa lepas tangan, tetap harus memantau dan mengambil alih fungsi penting terkait SPMI.

4. Keterampilan Supervisi

Keterampilan supervisi mencakup kemampuan pemimpin untuk mengontrol, mengarahkan dan mengawasi pekerjaan unit kerja dibawahnya.

Dalam implementasi SPMI, keterampilan ini penting untuk memastikan bahwa semua proses di lapangan berjalan sesuai dengan rencana dan standar terbaik yang telah ditetapkan. Pengawasan secara utuh termasuk input, proses dan outputnya (impact).

Pemimpin yang efektif dapat memberikan instruksi yang jelas, memantau kinerja, dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk perbaikan. Pemimpin yang baik mampu melakukan “zoom out“, melihat gambar besarnya (big picture) dan mampu melihat relasi yang saling tarik menarik dalam lingkungan eksternal dan internal.

5. Kebutuhan untuk Berprestasi

Pemimpin yang memiliki dorongan kuat untuk berprestasi akan menetapkan standar yang tinggi dan berusaha untuk mencapai hasil yang luar biasa (achievement motivation).

Dalam konteks SPMI, kebutuhan untuk berprestasi ini mendorong pemimpin untuk terus-menerus mencari cara untuk meningkatkan mutu pendidikan dan layanan yang diberikan. Mereka akan memotivasi tim mereka untuk bekerja keras dan mencapai tujuan yang ditetapkan dengan baik.

Pimpinan yang selalu melakukan proses “kaizen” perbaikan secara terus menerus, memperbaiki budaya mutu SPMI agar terbangun Komitmen 4 K: kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.

6. Kewaspadaan

Kewaspadaan mengacu pada kemampuan pemimpin untuk tetap waspada terhadap perubahan dan perkembangan di lingkungan internal dan eksternal. Dalam implementasi SPMI, kewaspadaan ini penting untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dapat mempengaruhi mutu pendidikan (Analisis SWOT).

Pemimpin yang waspada akan lebih cepat dalam menyesuaikan strategi mereka (adaptasi) sesuai kebutuhan dan memastikan bahwa sistem penjaminan mutu tetap relevan (stay relevant) dan efektif.

Lingkungan saat ini berubah sangat cepat, yang perlu diwaspadai adalah tantangan VUCA (volatile, uncertain, complex and ambiguous) dan BANI (fragility, anxiety, non-linearity and inconsistency).

Dengan memahami dan mewaspadai perubahan diatas, pimpinan insyaAllah akan dapat mengambil keputusan-keputusan strategik yang efektif.

Penutup

Implementasi SPMI yang efektif sangat bergantung pada kepemimpinan (leadership) yang kuat dan berkompeten.

Sifat-sifat kepemimpinan (traits) menurut teori Edwin Ghiselli – kecerdasan, inisiatif, kepercayaan diri, keterampilan supervisi, kebutuhan untuk berprestasi, dan kewaspadaan – dapat memperkuat kemampuan pemimpin untuk menjalankan dan meningkatkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di perguruan tinggi.

Dengan mengembangkan, melatih dan mempraktikkan sifat-sifat pemimpin, InsyaAllah pemimpin dapat memastikan bahwa SPMI berjalan dengan efektif, sehingga percepatan proses “kaizen” dapat dilakukan untuk mencapai “Unggul”. Stay Relevant!