Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Budaya Mutu
14 Apr
0
SPMI dan Gantt Chart
SPMI dan Gantt Chart
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Gantt Chart
Gantt chart merupakan alat bantu visual yang sering dipakai untuk menggambarkan jadwal proyek dalam bentuk diagram batang horizontal. Dalam kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memvisualisasikan jadwal tugas-tugas yang diperlukan dalam proses perbaikan mutu (kaizen).
SPMI dan Gantt Chart
Dalam SPMI, Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan. Gantt chart juga dapat diterapkan dalam mengelola waktu & sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas dan pekerjaan.
Contoh penggunaan Gantt chart dalam SPMI adalah ketika melakukan proses perbaikan mutu di sebuah lembaga pendidikan. Gantt chart dapat dipakai untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan, seperti melakukan analisis root cause, perbaikan standar SPMI, manual PPEPP, mengembangkan rencana tindakan koreksi, dan melaksanakan tindakan perbaikan.
Gantt chart dapat membantu dalam mengelola waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas / pekerjaan, menetapkan target penyelesaian serta mengidentifikasi ketergantungan antara tugas / pekerjaan yang berbeda.
Dalam SPMI, penting untuk memastikan bahwa tugas/pekerjaan yang diperlukan untuk meningkatkan mutu dilaksanakan dengan tepat waktu. Gantt chart dapat membantu (secara visual) dalam mengelola waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-pekerjaan tersebut, sehingga memastikan bahwa proses perbaikan mutu berjalan dengan efektif & efisien.
Pembuatan Gantt Chart
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart:
- Identifikasi tugas/ pekerjaan: Tentukan semua tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek atau kegiatan tertentu. Tuliskan tugas-tugas ini dalam daftar yang terurut. Misalnya: Proyek pemutakhiran dokumen SPMI Perguruan Tinggi.
- Tentukan Durasi: Hitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas/ pekerjaan. Durasi tugas/ pekerjaan dapat ditentukan dalam satuan waktu, seperti jam, hari, pekan, atau bulan. Misal: penyusunan standar Tata Kelola ditetapkan selesai dalam 2 pekan.
- Ketergantungan Antara Tugas/ Pekerjaan: Tentukan tugas/ pekerjaan mana yang harus diselesaikan sebelum tugas/ pekerjaan lain dapat dimulai. Ketergantungan dapat ditunjukkan dengan diagram panah, di mana panah menunjukkan urutan tugas. Misal untuk membuat standar X, perlu dibuat dulu manual penetapan standar X.
- Tetapkan Tanggal Kegiatan: Tetapkan tanggal mulai kegiatan dan tentukan tanggal selesai untuk setiap tugas/ pekerjaan berdasarkan durasi tugas dan ketergantungan antara tugas. Misal: Penyelesaian Perbaikan Dokumen Kebijakan SPMI dimulai pada tanggal 1 Maret.
- Buat Gantt Chart: Buatlah diagram Gantt chart dengan menggunakan perangkat lunak atau tools pembuatan Gantt chart lainnya. Tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan ditunjukkan dalam bar horizontal di sepanjang sumbu waktu. Tanggal mulai dan selesai tugas/ pekerjaan ditandai dengan titik awal dan titik akhir pada bar. Ketergantungan antara tugas ditunjukkan dengan panah. Latihan: Anda dapat berlatih membuat gantt chart penyusunan rencana audit mutu internal.
- Tambahkan Informasi Pelengkap: Tambahkan informasi pelengkap ke dalam Gantt chart yang telah dibuat, seperti siapa pelaksana (PIC), deadline, milestone, atau informasi lainnya yang diperlukan.
- Update Gantt Chart: Penting untuk update Gantt chart secara berkala. Hal ini untuk memantau kemajuan program, proyek atau kegiatan. Pastikan untuk menyesuaikan ulang tanggal mulai dan selesai tugas/pekerjaan jika terjadi perubahan jadwal.
Itulah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart. Menarik bukan? Untuk keberhasilan SPMI, pastikan untuk memperhatikan detail tugas/ pekerjaan dan ketergantungan antara tugas saat membuat Gantt chart.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Gantt Chart, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
1 Apr
0
SPMI dan Audit Kepatuhan
SPMI dan Audit Kepatuhan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Untuk dapat mengimplementasikan SPMI dengan baik, perlu dilakukan kegiatan evaluasi. Salah satu bentuk evaluasi disini adalah kegiatan audit mutu internal (AMI). Ada dua jenis audit dalam AMI yaitu audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan atau audit kepatuhan.
Audit kepatuhan adalah jenis audit yang bertujuan untuk memeriksa & mengevaluasi apakah lembaga pendidikan (pelaksana SPMI) telah mematuhi semua kebijakan, peraturan, hukum, dan standar yang berlaku.
Audit kepatuhan dilaksanakan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan tersebut menjalankan roda organisasi dengan benar dan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh ketentuan regulasi yang berlaku.
Secara garis besar, audit kepatuhan melibatkan sejumlah aktivitas para auditor, seperti:
- Analisis Data: Menganalisis data & informasi yang diperoleh selama proses audit untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Data dikumpulkan dari dokumen-dokumen SPMI yang ada.
- Pemeriksaan Dokumen: Pemeriksaan dokumen dan catatan lembaga terkait kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Dokumen yang diperiksa diantaranya kebijakan SPMI, manual PPEPP, standar SPMI dan formulir-formulir. Catatan yang diperiksa dapat berbentuk arsip-arsip / catatan mutu / rekaman / atau record dll.
- Wawancara: Wawancara dapat dilakukan untuk menggali data dari auditee. Wawancara dilakukan dengan manajemen (pimpinan lembaga), kepala unit kerja dan pihak terkait lainnya. Wawancara dilakukan untuk memahami implementasi dokumen SPMI dan pemahaman pelaksana terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Pengamatan: Pengamatan langsung terhadap aktivitas dan proses yang terkait dengan standar, peraturan dan regulasi yang berlaku. Auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses-proses dan layanan pendidikan yang menjadi tanggung jawab mereka.
- Menyusun Laporan AMI: Setelah dilakukan audit kepatuhan, dan menerbitkan PTK (permintaan tindakan korektif) bila ada penyimpangan maka auditor menyusun laporan AMI. Laporan AMI berisi ringkasan temuan positif (praktek baik), ringkasan temuan negatif (Ketidaksesuaian), rencana perbaikan, rekomendasi dan kesimpulan.
Tujuan dari audit kepatuhan adalah untuk memastikan bahwa lembaga telah menjalankan roda organisasi dengan benar. Lembaga telah menjalankan organisasi sesuai dengan standar, aturan & regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan membantu lembaga untuk mencegah risiko dan sanksi yang mungkin muncul bila mereka melanggar peraturan atau regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan juga membantu lembaga pendidikan untuk meningkatkan kinerja sistem penjaminan mutu internal (SPMI), sehingga dapat memastikan pencapaian target mutu pendidikan yang ingin diraih. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Tips Menyusun Rencana Audit
Tips Menyusun Rencana Audit
Agar pelaksanaan AMI (audit mutu internal) dapat berjalan optimal, tentu saja perlu perencanaan yang matang pula. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Berikut adalah beberapa kiat dan langkah dalam menyusun perencanaan AMI yang baik:
- Tetapkan Ruang Lingkup: Tetapkan ruang lingkup audit, yaitu area-area atau departemen atau fakultas mana yang akan diaudit. Rencanakan jenis audit yang akan dilakukan, serta standar atau persyaratan mana saja yang akan digunakan.
- Tetapkan Tujuan & Sasaran Audit: Tujuan dan sasaran audit harus ditetapkan secara jelas, terukur dan spesifik sehingga proses AMI dapat menghasilkan manfaat yang optimal. Tujuan dan sasaran AMI harus mengacu pada hasil evaluasi diri (SWOT), visi misi, rencana strategi (renstra), dan harus relevan dengan ruang lingkup audit.
- Tetapkan Anggota Tim Audit: Tetapkan siapa saja tim audit yang akan ditugaskan. Tim audit harus terdiri dari para auditor yang kompeten dan memiliki pengalaman di bidang audit. Mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan audit secara profesional dan objektif. Mereka juga harus punya minat, waktu dan motivasi untuk melakukan audit.
- Tetapkan Jadwal Audit: Susun jadwal audit yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Pelaksanaan AMI harus mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas. Pertimbangkan waktu yang tepat untuk melakukan audit, sehingga tidak mengganggu proses belajar mengajar di kampus, sekolah dan madrasah. Frekuensi audit juga tidak harus sama antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, pergunakan konsep Manajemen Risiko untuk menetapkan jadwal AMI.
- Persiapan Awal: Persiapan awal meliputi pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan audit. Data yang diperlukan dapat berbentuk dokumen SPMI seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir. Selain itu auditor juga dapat mengumpulkan data-data historis seperti arsip, catatan mutu, record, rekaman dll. Setelah mendapatkan dokumen-dokumen tersebut, auditor melakukan audit sistem atau desk evaluation, outputnya berupa daftar pertanyaan (checklist) dan kuesioner.
- Rencana Audit Lapangan (visitasi): Audit visitasi dilakukan dengan mengikuti rencana audit yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan bukti dan data-data yang cukup untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai persyaratan standar SPMI.
- Menganalisis Temuan: Auditor perlu mengevaluasi temuan audit yang diperoleh. Temuan dapat berbentuk praktek baik (best practice) bila standar SPMI dapat dicapai atau dilampaui. Selain temuan positif, ada pula temuan negatif, yaitu penyimpangan dari kebijakan, standar-standar atau prosedur yang telah ditetapkan.
- Rencana Tindakan Perbaikan: Setelah proses audit selesai, tim auditor harus menganalisis jenis temuan dan membuat laporan AMI. Lembaga harus memperbaiki temuan-temuan negatif yang diperoleh selama audit dan mengembangkan rencana tindakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Temuan audit ditulis dalam formulir PTK (permintaan tindakan korektif), yang selanjutnya diserahkan kepada auditee untuk segera dilakukan tindakan perbaikan.
- Tindakan Perbaikan: Lembaga harus memantau kemajuan tindakan perbaikan dan memastikan bahwa masalah (temuan audit) telah diselesaikan dengan benar. Auditor dapat melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan efektif.
- Laporan Hasil Audit: Setelah proses SMI selesai, auditor harus membuat laporan audit yang berisi hasil audit & rekomendasi untuk perbaikan. Laporan audit harus dibuat dengan jelas dan disampaikan kepada manajemen organisasi. Isi laporan audit, setidaknya berisi:
- lingkup audit,
- tujuan audit,
- jadwal auditor,
- nama-nama tim auditor,
- nama-nama auditee,
- ringkasan temuan positif dan negatif,
- rencana perbaikan dan rekomendasi.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Rencana Audit, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Kegagalan Audit Mutu Internal
Kegagalan Audit Mutu Internal
Dalam melaksanakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), lembaga pendidikan diminta untuk melakukan AMI (Audit Mutu Internal) secara periodik. Pelaksanaan AMI tentu saja memerlukan persiapan-persiapan yang matang agar dapat efektif dan efisien.
Bila persiapan AMI dilakukan dengan baik, tentu akan mendapatkan hasil yang diinginkan. Proses AMI yang baik akan membantu lembaga pendidikan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan (Kaizen). Sebaliknya proses AMI yang tidak dilakukan dengan benar, tentu akan sia-sia, tidak memberi manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan.
Kegagalan dalam kegiatan AMI (audit mutu internal) dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti:
- Kurangnya Pemahaman Terhadap Proses AMI: Kurangnya pemahaman terhadap proses audit mutu internal dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Pelaksana audit mutu internal harus memahami dengan baik semua dokumen yang menjadi acuan AMI. Standar apa saja yang dijadikan acuan, serta metode dan teknik audit mutu internal yang benar. Umumnya pimpinan lembaga telah menetapkan panduan AMI sebagai aturan main yang harus dikuasai oleh para auditor.
- Kurangnya Persiapan: Kurangnya persiapan sebelum melakukan proses AMI dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Persiapan meliputi pengumpulan informasi, analisis data, dan pemahaman terhadap proses yang akan diaudit. Menetapkan tujuan audit yang relevan, menetapkan jumlah auditor yang dibutuhkan, perencanaan jadwal audit dll.
- Kesalahan Memilih Auditor: Kesalahan dalam pemilihan auditor yang tepat dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Auditor yang dipilih harus memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam melakukan audit mutu internal. Bila belum memiliki tim auditor internal yang memadai, lembaga perlu menugaskan calon-calon auditor untuk mengikuti pelatihan audit, baik secara offline maupun online.
- Lemahnya komunikasi Auditor dengan Auditee: Lemahnya komunikasi antara auditor dengan auditee dapat menyebabkan kegagalan dalam proses audit. Komunikasi yang baik harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah audit untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan telah diperoleh. Ada 2 jenis audit, audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan. Kedua jenis audit ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung dengan komunikasi yang baik pula.
- Tidak Dilakukan Tindakan Perbaikan: Tidak adanya tindakan perbaikan (tindakan korektif) setelah audit dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memperbaiki proses & sistem yang ada. Bila tidak ada tindakan perbaikan setelah audit, maka audit tidak bisa memberikan nilai tambah /manfaat yang diharapkan.
Langkah Perbaikan AMI
Untuk mencegah kegagalan dalam proses AMI, berikut adalah beberapa tips yang dapat dipertimbangkan:
- Menetapkan tujuan, target dan ruang lingkup audit yang jelas.
- Menunjuk auditor yang memiliki kompetensi & pengalaman yang memadai. Tidak saja mempertimbangkan ketrampilan namun juga melihat sikap dan soft-skills yang dimiliki.
- Melakukan perencanaan yang matang sebelum melakukan audit. Perencanaan meliputi 5 W dan 1 H, what, where, why, who, when dan how.
- Membangun komunikasi yang baik antara auditor dengan auditee. Yakinkan auditee, bahwa proses AMI ini bukan untuk mencari kesalahan, namun untuk mencari peluang-peluang perbaikan.
- Membuat laporan audit yang jelas dan sistematis. Laporan harus dibuat tepat waktu, sehingga tidak menghambat proses penyusunan rencana tindak lanjut dan kegiatan Tinjauan Manajemen.
- Melakukan tindakan perbaikan dan perbaikan yang diperlukan setelah audit. Disinilah manfaat audit baru dapat dirasakan. Tindakan koreksi, korektif dan preventif yang tepat akan mampu mendorong organisasi untuk melakukan perbaikan terus menerus.
Demikian uraian singkat ini, kami sampaikan. Dengan memperbaiki poin-poin di atas, insyaAllah audit mutu internal (AMI) dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam upaya peningkatan mutu organisasi. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Mar
0
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Salah satu dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi yang perlu untuk disusun adalah Standar Kompetensi Lulusan. Standar Kompetensi Lulusan adalah kriteria capaian pembelajaran lulusan pendidikan tinggi yang merupakan internalisasi ranah sikap, pengetahuan, dan keterampilan.
Bagaimana prosedur atau langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk menyusun Standar Kompetensi Lulusan?
Menyusun standar kompetensi lulusan yang baik memerlukan beberapa tahap, diantaranya:
- Identifikasi Kebutuhan Dunia Industri: Cermati kebutuhan industri, konsumen dan perusahaan yang berkaitan dengan lulusan program studi. Lakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan dapat dilakukan dengan melakukan beberapa metode seperti fokus group discussion, survei, atau wawancara dengan para pakar, profesional di industri terkait.
- Identifikasi Kebutuhan Akademik: Pelajari kebutuhan akademik yang diperlukan oleh mahasiswa untuk bisa memenuhi harapan /kebutuhan industri yang tadi telah diidentifikasi. Proses analisis kebutuhan akademik, dapat dilakukan dengan mengevaluasi kurikulum program studi yang sejenis di perguruan tinggi lain atau dengan melakukan sharing /diskusi dengan para akademisi di bidang yang bersangkutan. Kegiatan ini sering juga dilakukan melalui kegiatan Benchmarking.
- Menetapkan Kompetensi: Dari hasil analisis kebutuhan industri & akademik, selanjutnya dibuat daftar kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh lulusan program studi. Umumnya kompetensi tersebut mencakup pengetahuan (kognitif), keterampilan (psikomotorik), dan sikap (afeksi) yang dibutuhkan untuk dapat sukses di suatu industri.
- Susun Indikator: Setelah menyusun daftar kompetensi, lalu tentukan indikator-indikator yang dapat diukur untuk setiap kompetensi. Indikator yang baik harus spesifik, terukur, dan relevan dengan kompetensi yang ingin diraih.
- Tetapkan Level Kompetensi: Tetapkan level kompetensi yang diinginkan dari lulusan program studi. Level kompetensi tersebut dapat berupa pemahaman dasar, kemahiran yang terampil, atau tingkat keahlian yang sangat mahir. Dengan adanya level kompetensi akan mudah bagi manajemen untuk mengukur sejauh mana capaian pembelajaran telah diraih.
- Validasi Standar Kompetensi: Validasi standar kompetensi dilakukan dengan melibatkan stakeholder. Stakeholder yang dilibatkan dapat berasal dari industri, akademisi, orang tua dan mahasiswa.
- Implementasi dan Evaluasi: Setelah standar kompetensi dibuat dan disetujui, maka harus diimplementasikan dan dievaluasi secara berkala. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan apakah lulusan program studi telah memenuhi standar kompetensi yang telah ditetapkan.
Melalui langkah-langkah diatas, maka InsyaAllah akan diperoleh standar kompetensi lulusan yang baik. Standar yang baik dapat meningkatkan mutu lulusan, dan meningkatkan kepuasan stakeholder. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
21 Mar
0
Peran SPMI dalam Akreditasi
Peran SPMI dalam Akreditasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) memiliki peran yang sangat penting dalam mensukseskan keberhasilan akreditasi. Perguruan tinggi akan diakreditasi dengan BAN-PT atau LAM, sedangkan untuk sekolah atau madrasah akan diakreditasi oleh BAN-SM.
Tentu saja setiap lembaga berharap mendapatkan nilai akreditasi yang baik, berikut beberapa peran penting SPMI dalam mendukung proses akreditasi:
- Menjaga Konsistensi Mutu Pendidikan: SPMI berperan membantu organisasi untuk memastikan bahwa proses-proses pendidikan dan layanan yang diberikan semua konsisten, baik dari segi mutu proses maupun hasil akhirnya (standar kompetensi lulusan). Dengan demikian, SPMI harus mampu membantu organisasi memenuhi kriteria akreditas dan standar-standar yang ditetapkan dalam proses akreditasi.
- Menjaga Akuntabilitas Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi mempertanggungjawabkan kinerjanya. Kinerja dalam hal peningkatan mutu pendidikan dan pengembangan program-program. Hal ini menjadi salah satu aspek penting dalam proses kegiatan akreditasi.
- Memfasilitasi Proses Evaluasi Diri: SPMI berperan membantu organisasi untuk melakukan proses evaluasi diri secara berkelanjutan (kaizen). Kegiatan evaluasi diri bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan, mutu layanan dan mutu program kerja. Evaluasi diri ini merupakan salah satu syarat penting dalam proses akreditasi.
- Memfasilitasi Pengembangan Organisasi: SPMI berperan membantu organisasi untuk mengembangkan aktivitas, kegiatan, program dan layanan yang lebih baik. Penerapan manual PPEPP dalam SPMI dapat meningkatkan mutu pendidikan dan relevansi program / meningkatkan kepuasan stakeholder. Program pengembangan berkelanjutan (kaizen) merupakan salah satu aspek penting dalam penilaian akreditasi.
Sebagai kesimpulan, SPMI berperan dalam membantu lembaga untuk memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan BAN-PT atau BAN-SM. SPMI Perguruan Tinggi (melalui manual PPEPP) atau SPMI Sekolah (melalui siklus PDCA) berperan meningkatkan mutu program dan layanan pendidikan. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
5 Mar
0
SPMI dan Diagram Fishbone
SPMI dan Diagram Fishbone
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Diagram fishbone (diagram Ishikawa /diagram tulang ikan) adalah salah tools yang dapat digunakan untuk melakukan proses perbaikan berkelanjutan (kaizen). Diagram fishbone adalah metode visualisasi yang dapat dipakai untuk menganalisis faktor-faktor apa saja yang pengaruh pada suatu masalah atau hasil tertentu.
SPMI dan Diagram Fishbone
Dalam konteks SPMI atau Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Internal, lembaga pendidikan dapat menggunakan diagram fishbone sebagai alat (tools) untuk membantu pengambilan keputusan. Diagram fishbone dapat dipakai untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada permasalahan/ hasil tertentu.
Berikut contoh faktor-faktor yang dapat diidentifikasi dengan menggunakan diagram fishbone:
- Faktor manusia (SDM): Keberhasilan SPMI sangat bergantung pada kesadaran (quality awareness) dan partisipasi penuh seluruh stakeholder, baik pimpinan, dosen, guru, staf administrasi, maupun mahasiswa. Untuk itu, faktor-faktor seperti budaya mutu, komitmen, pengetahuan, motivasi, dan keterlibatan stakeholders dapat dianalisis lebih dalam dengan menggunakan diagram fishbone. Pada akhirnya upaya penguatan faktor-faktor yang positif dapat dilakukan. Demikian pula faktor-faktor yg negatif segera bisa dicari tindakan perbaikan.
- Faktor proses: SPMI melibatkan banyak proses (program / kegiatan) yang harus dijalankan secara terstruktur, sistematis dan produktif. Faktor-faktor penting seperti efektivitas, efisiensi proses, kesesuaian dengan kebijakan, manual dan standar, serta pengelolaan risiko dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
- Faktor lingkungan: Analisis situasi dan kondisi lingkungan sangat penting bagi keberhasilan lembaga pendidikan. Analisis ini sering dikenal dengan istilah “evaluasi diri”. Lingkungan eksternal & internal kampus/ sekolah dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi SPMI. Faktor-faktor ada saja yang paling berpengaruh dan berdampak signifikan perlu diketahui oleh manajemen. Faktor-faktor seperti peraturan dan regulasi, demografi, perubahan budaya, ketersediaan sumber daya, dan kondisi fisik kampus dapat dianalisis dengan menggunakan diagram fishbone.
Sebagai kesimpulan, diagram fishbone dapat memudahkan lembaga pendidikan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan SPMI. Hal ini dapat membantu institusi untuk mengembangkan visi misi, strategi dan rencana aksi yang lebih tepat untuk meningkatkan mutu pendidikan. Stay relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Feb
0
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan sistem manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. Proses ini dilakukan dengan beberapa tahapan seperti: Membangun kesadaran mutu, Membangun dokumen SPMI dan upaya-upaya implementasi.
Pimpinan lembaga pendidikan berupaya membangun dokumen SPMI, mensosialisasikan, mengimplementasikan dan mengintegrasikan di semua lini departemen, bidang dan fungsi-fungsi organisasi. Namun seringkali proses ini menjadi rumit dan birokratis.
Kerumitan dalam pengelolaan SPMI, bisa dipastikan akibat mismanagement. Ego sektoral, struktur yang kaku, komunikasi yang buruk adalah jawaban atas permasalahan diatas. Oleh karena itu SPMI perlu dibuat lebih sederhana, mudah dipahami namun berfungsi dengan baik. Pepatah mengatakan Keep it simple & sweet (KISS).
Membuat SPMI Simpel dan Mudah
Berikut beberapa cara untuk membuat SPMI menjadi lebih simpel dan mudah:
- Fokus pada Kepuasan Stakeholder: Budaya SPMI harus dibangun untuk fokus pada pemuasan kebutuhan stakeholder. Seluruh pengelola SPMI harus mengupayakan terpenuhinya harapan-harapan mereka. Ingat, jangan terjebak dalam proses administrasi- birokrasi yang berlebihan. Fokus pada apa yang penting untuk pelanggan dan berupaya memberikan “the best solutions”.
- Keterlibatan Tim: Setiap anggota tim dalam lembaga harus dilibatkan dalam penerapan SPMI. Masing-masing anggota tim memiliki tupoksi yang jelas dalam meningkatkan mutu pendidikan. Beri motivasi dan semangat kepada setiap anggota tim untuk aktif berpartisipasi dalam perbaikan yang berkelanjutan (kaizen). Selanjutnya tidak lupa memberikan reward / penghargaan sebagai pengakuan atas jerih payah mereka.
- Membangun Nilai-Nilai SPMI: Penting sekali untuk membangun nilai-nilai (values) organisasi. Khususnya nilai-nilai yang berkaitan dengan azas kualitas, seperti kesetiaan pelanggan, inovasi, tepat waktu, pelayanan prima, efisiensi, kepercayaan, dan integritas. Kurangi dokumen prosedural yang kaku, ganti dengan nilai-nilai pelayanan yang unggul.
- Membangun Komunikasi: Komunikasi yang efektif antara fakultas, departemen dan tim sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Upayakan menumbuhkan saluran komunikasi yang terbuka dan jelas, sehingga setiap anggota organisasi dapat berkontribusi dengan maksimal. Ciptakan forum-forum informal agar komunikasi menjadi lancar dan tidak terjebak budaya birokratis “red tape”.
- Perbaikan Terus-menerus: SPMI pendidikan tinggi dikembangkan melalui siklus PPEPP, SPMI Dikdasmen dikembangkan melalui siklus PDCA, keduanya harus diterapkan untuk mencapai target mutu pendidikan. Terus fokus pada perbaikan berkelanjutan, dorong anggota organisasi untuk berinovasi dan mencari solusi-solusi terbaik.
- Pengukuran yang Sederhana: Dalam SPMI sangat penting untuk memiliki alat ukur dan metode analisis yang tepat. Ingat, jangan sampai terjebak dengan alat-alat ukur yang rumit. Gunakan alat yang sederhana dan mudah dipahami oleh pelaksana di lapangan.
Baca juga: Penyebab Kegagalan SPMI
Demikian, uraian singkat tentang bagaimana mengatasi SPMI yang rumit dan birokratis, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
21 Feb
0
SPMI dan Peran AMI
SPMI dan Peran AMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI): Proses pemeriksaan yang dilakukan oleh tim auditor internal, untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas & efisiensi dari sistem manajemen mutu, termasuk didalamnya kepatuhan terhadap standar-standar yang telah ditetapkan.
SPMI dan Peran AMI
Audit mutu internal (AMI) memiliki peran penting bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI adalah suatu pendekatan manajemen untuk lembaga pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan yang ditawarkan.
Berikut adalah peran audit mutu dalam keberhasilan SPMI:
- Menilai efektivitas sistem: Audit mutu dapat membantu lembaga pendidikan dalam mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan. Audit Mutu dapat membantu organisasi mengetahui apakah sistem mutu telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan juga apakah sistem mutu memberikan hasil terbaik yang diinginkan.
- Mengidentifikasi kelemahan: Audit mutu juga membantu lembaga pendidikan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan peluang-peluang perbaikan. Dengan data tersebut, lembaga dapat mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Meningkatkan akuntabilitas: Audit mutu tentu dapat meningkatkan akuntabilitas dan tanggung jawab di internal lembaga pendidikan. Melalui audit mutu, setiap karyawan di lembaga harus mempertanggungjawabkan tindakan-tindakan mereka dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Semangat ini dapat membantu organisasi untuk menciptakan budaya kerja yang kondusif dan fokus pada mutu.
- Membangun trust: Audit mutu dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kepercayaan (trust) pelanggan atau stakeholder. Melalui kegiatan audit mutu, lembaga pendidikan dapat menunjukkan bahwa mereka benar-benar fokus pada mutu, siap untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif, bila ada kelemahan-kelemahan dalam layanan pendidikan mereka.
Sebagai penutup, audit mutu memiliki peran penting bagi keberhasilan SPMI. Audit mutu yang baik akan membantu lembaga untuk meningkatkan efektivitas sistem mutu, sehingga kepuasan pelanggan atau stakeholder dapat dicapai. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
21 Feb
0
SPMI dan Visi Misi
SPMI dan Visi Misi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Visi
Visi organisasi (vision) adalah pernyataan yang jelas dan inspiratif tentang keinginan masa depan yang ingin dicapai oleh organisasi (long term goals). Visi organisasi mencerminkan dream (cita-cita) yang ingin diraih oleh organisasi dan menjadi sumber penyemangat (motivasi) bagi seluruh anggota organisasi.
Pengertian Misi
Misi organisasi (mission) adalah kalimat yang menjelaskan tujuan utama atau kegiatan inti yang dilakukan organisasi untuk meraih visi jangka panjang. Misi organisasi mencakup bisnis-bisnis inti yang dilakukan oleh organisasi, berguna memberikan arah bagi seluruh anggota organisasi.
Peran Visi Misi bagi Keberhasilan SPMI
Visi dan misi adalah elemen penting dalam membangun Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Visi misi yang jelas, akurat dan terdefinisi dengan baik akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan jangka panjang dan dapat memotivasi anggota organisasi untuk bekerja dengan baik.
Peran visi misi bagi keberhasilan SPMI:
- Membantu untuk fokus: Visi misi yang jelas dapat membantu lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) untuk menentukan fokus & arah yang tepat. Lembaga pendidikan dapat menetapkan tujuan & sasaran jangka panjang yang spesifik, terukur dan dapat dicapai.
- Menyediakan kerangka kerja: Visi misi yang dirumuskan dengan baik dapat menyediakan kerangka kerja bagi SPMI. Visi misi dapat menjadi pedoman yang berguna untuk memprioritaskan masalah-masalah yang perlu diselesaikan. Untuk mencapai keunggulan kompetitif, lembaga pendidikan dapat mengambil posisi (positioning) agar memiliki kekhasan tertentu. Kekhasan tersebut dituangkan dalam bentuk visi misi tujuan dan sasaran yang tepat.
- Sebagai motivator: Visi misi yang jelas dan dirumuskan dengan baik mampu memberi arahan dan motivasi kepada segenap karyawan (pimpinan, dosen, guru, tenaga kependidikan) untuk bekerja dengan penuh semangat.
- Kreativitas dan inovasi: Visi misi yang terancang dengan baik dapat mendorong kreativitas dan inovasi. Organisasi dapat mengembangkan proses-proses, sistem-sistem, SOP dan praktik yang baru.
Kesimpulan, visi misi memiliki peran penting bagi keberhasilan SPMI. Visi misi yang jelas dan tersusun dengan baik dapat membantu lembaga pendidikan untuk maju dan berkembang cepat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
