Pengembangan dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), perlu memperhatikan keberadaan formulir-formulir. Formulir/ Form/ Borang sangat diperlukan sebagai wadah menyimpanan data & informasi. Formulir-formulir tersebut perlu didesain sedemikian rupa agar berfungsi secara efektif dan efisien.
Membuat formulir (form) yang baik, tentu tidak mudah, perlu memperhatikan beberapa hal seperti, kebutuhan lembaga, kualitas isi dan desain formulir, kejelasan informasi, cross reference dll.
Untuk lebih jelas bagaimana membuat formulir untuk dokumentasi SPMI, silahkan diunduh materi powerpoint berikut ini:
Pembuatan Formulir SPMI bag. 1
Hormat kami,
Tetap Semangat & Salam Mutu,
mutupendidikan.com
Silahkan di Klik : Public Training Pendidikan
Membuat Rencana Mutu (Quality Plan) yang baik tentu saja tidak mudah, perlu pemahaman yang utuh tentang Standar, Business Process maupun peraturan2 pemerintah yang terkait seperti akreditasi BAN-PT, BAN -SM dll.
Dalam business process mapping, proses-proses dalam organisasi pendidikan, dibagi menjadi beberapa bagian utama yang global. Masing-masing bagian utama yang global ini kemudian bisa dipecah menjadi proses-proses yang lebih kecil lagi dan seterusnya.
Dalam Business Process Mapping, dipetakan hal-hal sebagai berikut:
Memahami pemetaan bisnis proses akan memberikan wawasan mengenai keseluruhan proses bisnis yang ada di institusi pendidikan. Penguasaan teknik business process mapping memungkinkan pimpinan institusi pendidikan untuk melakukan perbaikan sistem manajemen agar lebih sistematis dan terarah.
Berikut kami sampaikan materi Business Process dan Quality Plan yang dapat diunduh/ download. Silahkan diunduh disini:
Pembuatan Business Process & Rencana Mutu SPMI
Salam Hormat,
mutupendidikan.com
pelatihan & pendampingan
“Pembuatan Sasaran Mutu SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pembuatan Sasaran Mutu SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) bagi lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) merupakan kegiatan yang sangat penting.
Dengan adanya Sasaran Mutu yang jelas dan spesifik, Lembaga Pendidikan akan mengetahui target & arah yang hendak dituju. Dengan adanya sasaran mutu yang SMART, masing-masing unit kerja akan dapat menyusun program kerja yang sesuai, dan dapat menetapkan kebutuhan sumber daya (resources).
Instagram: @mutupendidikan
Sasaran mutu (quality objective) institusi dibuat dengan mengacu pada Renstra, Renop dan Standar Mutu Institusi. Sasaran Mutu Institusi selanjutnya perlu di breakdown ke masing-masing departemen/bidang/unit kerja yang ada dibawahnya secara berjenjang (cascading).
Sasaran Mutu masing-masing bidang/departemen/unit, dibuat dengan mengacu pada Standar Mutu yang telah ditetapkan institusi dan juga mengacu pada pencapaian Job Description masing-masing unit kerja.
Secara teknis, Sasaran Mutu hendaknya memenuhi kriteria SMART, yang merupakan singkatan dari:
Sasaran Mutu disarankan dituangkan kedalam sebuah form, yakni form Sasaran Mutu, selanjutnya formulir tersebut dilengkapi dengan mengisikan:
Apakah unit kerja Anda sudah memiliki sasaran mutu? Sasaran mutu biasanya digunakan organisasi pendidikan yang menerapkan standar mutu ISO 21001 : 2018 dan dapat diintegrasikan dengan SPMI
Silahkan di unduh pada file SlideShare berikut ini: (dapat gunakan sebagai referensi sederhana, Anda dapat melengkapi/menyempurnakan untuk ISO 21001:2018, SPMI Perguruan Tinggi dan SPMI Dikdasmen)
Demikian, semoga artikel singkat tentang Pembuatan Sasaran Mutu ISO 21001:2018/ SPMI ini dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Dapatkan Informasi Terkait: Pelatihan, Training, Pelatihan Kerja, Leadership, Training Center, Bimbingan Teknis, Bimtek, Kepemimpinan, TQM, Manajemen, Pendidikan Tinggi, Madrasah, Islamic Schools, SMA, SMP, SD, Sekolah, Indonesia, sasaran mutu, quality objective, mutu pendidikan, workshop mutu pendidikan
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.
Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:
Unduh:
Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:
Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:
Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.
Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.
Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:
Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?
Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
“Keberhasilan Audit Mutu Internal”
Bapak Ibu pengerak SPMI yang berbahagia…
Perguruan Tinggi, Sekolah maupun Madrasah yang menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan, perlu terus menerus meningkatkan ketrampilan dan kompetensi Auditor yang mereka miliki.
Dengan adanya tenaga auditor internal yang cakap & berpengalaman, institusi pendidikan akan dapat merencanakan dan menjalankan kegiatan audit dengan baik.
Berikut kami sampaikan slideshare terkait Tips dan kiat-kiat sukses audit mutu internal. Didalamnya dibahas tentang :
Untuk mendapatkan slideshare tersebut, silahkan diunduh file berikut ini:
Tips Keberhasilan Audit Mutu Internal.
Semoga bermanfaat… Semangat!
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
“Sukses SPMI Pendidikan Unggul”
Tips Sukses SPMI #7:
Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah“. Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim SPMI mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota organisasi dalam lembaga pendidikan.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.
Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.
Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda. SPMI akan berhasil bila anggota organisasi memiliki motivasi kerja yang unggul.
Apabila standar SPMI sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.
Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI
Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar SPMI yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan, rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.
Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI Pendidikan Unggul” semoga bermanfaat.
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.
Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.
Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.
Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.
Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.
Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.
Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.
Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.
Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.
Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
__________________________
mutupendidikan.com
IG: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.
Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.
Baca juga: Manajemen Kualitas
Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.
Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
“SPMI & Analisis Akar Masalah”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:
Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder? (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)
Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!
Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?
Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.
Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:
Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.
RCA diaplikasikan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.
Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :
Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.
Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.
Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
“Kendala Budaya Mutu Pendidikan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Membangun budaya mutu yang kuat tentu saja tidak mudah, perlu ada strategi dan pola kepemimpinan yang kuat. Tidak sedikit dijumpai, lembaga pendidikan memiliki budaya mutu yang kokoh dan ada pula yang lemah dalam membangun budaya mutu.
Mengapa budaya mutu di masing-masing organisasi berbeda-beda? Dalam kehidupan organisasi (misal pendidikan) faktor pendukung dan penghambat budaya mutu menjadi sesuatu yang alamiah. Hal ini lahir disebabkan adanya pro dan kontra dari masing-masing kepentingan.
Power Point (PDF):
Instagram: @mutupendidikan
Berikut akan diuraikan beberapa permasalahan dan kendala dalam membangun budaya mutu organisasi pendidikan, baik di perguruan tinggi, mapun di sekolah dasar dan sekolah menengah.
Pengambilan keputusan lewat forum yudisium berarti lebih menitikberatkan pada aspek “kebijakan rapat pimpinan” untuk memutuskan siapa saja yang berhak untuk lulus, diterima atau dimuluskan dalam suatu seleksi. Rapat yudisium beresiko pada budaya mutu, bila keputusan tidak berdasarkan standar yang telah disusun.
Tradisi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) juga sering menjadi penghambat peningkatan mutu pendidikan. Pemilihan pejabat (rektor/dekan/kepa sekolah), penerimaan guru / dosen, tenaga kependidikan tidak melalui ujian secara selektif melalui uji kompetensi, wawancara maupun tes psikologi. Demikian pula untuk menerimaan mahasiswa / siswa baru, dapat beresiko terjadinya KKN.
Pemasungan kreativitas SDM di lembaga pendidikan, kerap terjadi pada pihak-pihak akibat gejolak perpolitikan yang tidak sehat. Misal: Seorang dosen tidak mendapatkan proyek penelitian karena ia bukan tim sukses dalam pemilihan rektor.
Budaya “Aji mumpung” beresiko untuk merusak budaya mutu pendidikan. Aji Mumpung berasal dari bahasa jawa yakni menghandalkan sesuatu yang melekat pada dirinya. Misal Bapaknya menjabat sebagai pemimpin pada suatu lembaga pendidikan, anak-anaknya termasuk kerabat dengan mudah memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti rekruitmen, tender proyek dll.
Baca juga: Penilaian Kinerja Dosen berbasis Peningkatan Mutu Akademik
Bekerja yang sarat dengan budaya trasaksional. Semua diukur dengan materi atau umbalan, ada gula ada semut, ada imbalan ada kerja. Sistim imbalan memang penting, namun kalau semua diukur secara transaksional, iklim budaya mutu yang mendorong layanan yang berkualitas tidak akan bisa maksimal. Perlu budaya memberi (giving), saling menolong, nilai-nilai berbagi, nilai-nilai pelayanan dll.
Perpustakaan dalam sebuah institusi pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berposisi sebagai jantung kehidupan ilmiah yang harus terus dikembangkan. Pengembang perpustakaan harus secara menyeluruh dari aspek SDM, gedung, koleksi, sarpras dll. Semua itu tentu memerlukan perhatian dan dukungan seluruh stakeholder.
Baca juga: SPMI, Motivasi Kerja & Budaya Mutu
Dalam organisasi manapun, sikap Egois, Pesimis, Sentimen & Materialitis dapat terjadi pada beberapa orang karyawan. Demikian pula pada institusi pendidikan, pudaya negatif diatas, dapat terjadi antar pegawai maupun antar guru / dosen.
Misalnya tuntutan seorang dosen harus mampu menciptakan penemuan ilmiah sekaligus harus menyampaikan dalam forum ilmiah tampaknya tidak terlepas dari peran dan perangkat teknologi. Pembelajaran saat ini lebih bersifat Learning by doing yang mengedepankan action dari setiap peserta didiknya. Guru merasa nyaman saja bila tidak dapat berpartisipasi aktif dengan program online learning (LMS).
Pengambilan keputusan diupayakan melalui sumber data yang lengkap serta analisa yang tepat. Namun realita yang terjadi, sering kali lembaga pendidikan terkadang miskin data dan dokumen. Dari data yang tidak lengkap tersebut, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.
Basis-Basis Kebohongan untuk manipulasi dokumen akreditasi, misal:
Misal: Menyulap ruang kantor, ruang dosen, laboratorium, perpustakaan, ruang kelas dan sarana fisik lainnya yang statusnya milik jurusan lain diakui menjadi milik prodi.
Orientasi pelaksanaan kegiatan ini sekedar menghabiskan anggaran agar dianggap sukses dalam penyerapan anggaran sekaligus dana yang telah dianggarkan tidak dikembalikan kepada Negara (Institusi Pendidikan Negeri). Disamping pihak pengelola/ manajemen tetap memperoleh keuntungan pribadi atas terlaksananya kegiatan tersebut. Apakah kegiatan ini dapat dipastikan efektif dan efisien?
Demikian, semoga penjelasan singkat ini bermanfaat…Aamiin.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Layanan Informasi