Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
AMI
14 Feb
0
Pengenalan SPMI untuk Sekolah/Madrasah
Selain Perguruan Tinggi, Sekolah /Madrasah juga dituntut untuk terus berbenah untuk membangun sistem manajemen yang dimiliki. Banyak hal yang perlu dikembangkan agar mutu pendidikan dapat memberi kepuasan bagi segenap stakeholder yang ada.
Dalam website ini, kami mencoba untuk terus mengembangkan materi-materi SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) yang dapat diunduh secara mudah.
Berikut kami share materi pengantar SPMP untuk di download:
Klik disini:
Pengantar SPMP untuk Sekolah/Madrasah
Terima Kasih dan Salam Mutu…
admin,
mutupendidikan.com
Pelatihan & Pendampingan SPMI
Untuk In-House Training SPMI dan Audit Mutu Internal
Hubungi Customer Service Kami
14 Feb
0
Daftar Pengecekan AMI SPMI
“Daftar Pengecekan AMI SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor seringkali memerlukan checklist (daftar pengecekan) dalam menjalankan tugasnya. Tujuannya agar dalam proses audit yang sedang berjalan, hasilnya dapat lebih terarah, efektif dan efisien.
Instagram: @mutupendidikan
Daftar pengecekan memiliki kelebihan sekaligus juga punya beberapa kelemahan.
Kelebihan adanya checklist adalah:
- Auditor menjadi lebih siap. Auditor lebih percaya diri karena telah memiliki topik-topik yang perlu ditanyakan. Auditor lebih menguasai permasalahan karena telah belajar lebih awal.
- Efisiensi waktu. Proses audit menjadi lebih cepat karena bahan-bahan yang akan ditanyakan telah tersedia.
- Lebih sistematis. Tentu saja proses audit akan berlangsung lebih sistematis karena daftar pertanyaan telah disusun dalam kerangka kerja tertentu.
- Memorisasi/pengingat. Adanya daftar pertanyaan yang telah dibuat, menjadi alat bukti /dokumen yang membantu mengingat.
- Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh (Big Picture). Daftar pertanyaan yang disusun lengkap akan membantu memahami ruang lingkup bahasan yang akan di audit.
Adapun kelemahannya adalah:
- Dapat mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. Auditor dikuatirkan akan terlalu fokus pada isi daftar pertanyaan (kacamata kuda). Padahal sering kali ada hal-hal lain (diluar checklist) yang menarik untuk ditanyakan pada saat proses audit.
- Audit menjadi kaku & Kurang fleksibel. Benar sekali, bila terlalu fokus pada daftar check list, proses audit akan kaku dan kurang menghasilkan temuan-temuan yang baru.
- Dipersiapkan berdasarkan imajinasi/persepsi auditor dan mungkin kurang realistik. Daftar pertanyaan, sering kali disusun pada saat audit sistem (desk evaluation). Penyusun daftar pengecekan sering dilakukan di kantor auditor (bukan di lokasi teraudit), sehingga sering kurang realistis.
Contoh Daftar Pengecekan
Berikut contoh sederhana daftar pengecekan, tentu perlu dikembangkan oleh masing-masing lembaga sesuai standar yang dipakai:
- Daftar Pengecekan
- Checklist Pembuatan Laporan Audit
- Checklist Persiapan Audit Mutu Internal
- Tips untuk keberhasilan Audit Mutu Internal
Bagaimana mengoptimalkan fungsi daftar pengecekan (checklist) ? Daftar pengecekan dapat dikembangkan dari data:
- Visi dan Misi
- Restra, Renop atau Statuta
- SNP, BAN-PT, BAN-SM atau Standar Internasional
- Kebijakan, Standar, Manual PPEPP, SOP dan Formulir
Demikian, semoga info tentang “Daftar Pengecekan AMI SPMI” ini, dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Courses, Training & Development
14 Feb
0
Teknik Bertanya dalam AMI
“Teknik Bertanya dalam AMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Teknik membuat pertanyaan dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) memang tidak mudah. Dalam situasi audit yang berat, seringkali teraudit/ Auditee , merasa takut, grogi dan kesulitan dalam memahami pertanyaan-pertanyaan auditor. Untuk itu ketrampilan bertanya perlu sekali dipelajari oleh para auditor. Apakah memakai pertanyaan terbuka (open questions), tertutup (close questions) atau pertanyaan untuk menggali informasi lebih dalam (probing).
Tugas Penting Auditor
“Tugas Auditor diharapkan tidak hanya mencari temuan ketidaksesuaian saja… tapi mencari kesesuaian (good point) dan juga harus bisa mencari peluang-peluang perbaikan dan mengurangi hal-hal yang tidak memiliki nilai tambah”
Pertanyaan yang baik
- Mudah dipahami oleh teraudit/ auditee.
- Harus memenuhi kebutuhan informasi.
- Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu.
- Tidak ada bias
Tipe Pertanyaan
- Terbuka/ Open question:
- Jelaskan … ?
- Uraikan…? l
- Bagaimana mengerjakan … ?(Batasi, jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.)
- Tertutup/ Close question:
- Benar atau salah? Ya atau tidak ?
- Setuju atau tidak?
- Mencari Penjelasan/ Probing:
- Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting/ tindak lanjut.
- Harus diakhiri dengan “tunjukkan (dokumen/ arsip atau bukti)”.
Pertanyaan Terbuka
- Kelebihan: mengetahui jawaban secara rinci.
- Kelemahan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.
Pertanyaan Tertutup
- Kelebihan: cepat, mudah.
- Kelemahan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).
Yang Ditanyakan dalam AMI
- Orang: Terlatih, tersertifikasi, pengetahuan
- Metode: Tahap, monitor, pemeriksaan
- Bahan: Inspeksi, kriteria, standar
- Mesin/alat: Teruji, terpelihara, terkalibrasi
- Dokumen: Termutakhirkan, terkendali
- Lingkungan: Terspesifikasi, terkendali
Softskills Auditor
- Sikap Profesional.
- Trampil berkomunikasi.
- Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan.
- Diplomatis.
- Jujur dan tidak bias dalam melakukan penilaian.
- Punya rasa ingin tahu dan pengamat yang baik.
- Ramah, santun & dapat bekerjasama.
- Penuh pengertian.
- Rajin bekerja.
- Dapat mengendalikan diri.
- Mampu menjadi pemimpin maupun follower/ anak buah.
- Pendengar yang baik.
Baca juga: Perencanaan Audit Mutu Internal
Penting untuk diingat…
- Tugas Auditor bukan mengaudit individu tapi mengaudit “system”.
- Tugas Auditor adalah mencari kesesuaian, bukan mencari ketidaksesuaian.
- Auditor harus dapat memberikan added value (nilai tambah) untuk perbaikan berkelanjutan.
Demikian uraian singkat tentang Teknik Bertanya dalam AMI, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
Untuk mempelajari lebih dalam tentang berbagai teknik bertanya, silahkan diunduh materi slideshare berikut ini:
Teknik Bertanya dalam Audit SPMI
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
13 Feb
0
Tindakan Koreksi, Korektif & Preventif dalam AMI
“Tindakan Koreksi Korektif & Preventif dalam Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Tindakan koreksi, korektif dan preventif sangat penting dalam kegiatan Audit Mutu Internal pada lembaga pendidikan.
Organisasi akan merasakan manfaat keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bilamana tindakan koreksi, korektif dan preventif benar-benar dijalankan.
Sayangnya dalam prakteknya, masih sering dijumpai tindakan koreksi dilakukan sekedarnya tanpa menyentuh akar masalah. Sering dijumpai pimpinan kurang peduli dengan hasil-hasil tindakan koreksi, korektif dan preventif, sehingga masalah yang sama akan muncul berulang kali saat diaudit periode berikutnya.
Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh file power point (PDF) berikut ini:
_____________________________
Power Point (PDF):
_____________________________
Tugas Auditor
- Mengidentifikasi Kesesuaian & Ketidak sesuaian /KTS (berdasarkan standar yang diacu).
- Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa terjadi KTS.
- Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas-tugas Teraudit
- Memahami isi KTS secara rinci.
- Konsultasi dgn atasan satu tingkat.
- Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya.
- Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi, korektif dan pencegahan.
- Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas.
Langkah2 bila menerima PTKP
Ketika menerima PTKP (Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif & Pencegahan), hal yang perlu dilakukan sbb:
- Bersyukur & positive thinking.
- Lakukan tindakan koreksi secepatnya.
- Lakukan analisis Resiko, bila ada, auditee bersama atasan mengidentifikasi “akar masalah” dari setiap KTS.
- Membuat “CAPA Plan”
- Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.
- Implementasi langkah perbaikan.
- Mendokumentasi tindakan perbaikan
Baca juga: Kosakata dalam Proses Audit
Tndakan Koreksi
Tindakan koreksi, adalah langkah awal perbaikan yang dilakukan ketika ada temuan KTS (Ketidak-sesuaian). Tindakan koreksi bertujuan untuk menghilangkan gejala atau symptom yang muncul dipermukaan. Namun sayangnya, dalam praktek, Pelaksana (auditee) di lapangan, merasa cukup dengan menghilangkan gejala saja, padahal masih perlu ada tindakan korektif untuk menghilangkan akar masalah dan juga tindakan pencegahan (preventif).
Makna Tindakan Korektif
Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan dapat membawa organisasi pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
Lalu bagaimana dengan tindakan Pencegahan (preventif)?
Bagaimana mekanismenya dan siapa saja yang terlibat dalam proses ini, silahkan diunduh file SlideShare power point (PDF) diatas.
Demikian, semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
__________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
IG: @mutupendidikan
13 Feb
0
AMI Audit Mutu Internal
“AMI: Audit Mutu Internal“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Audit Mutu adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Tujuan Audit Mutu
Tujuan diselenggarakan Audit Mutu untuk pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) antara lain untuk:
- Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
- Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
- Menyempurnakan SM.
- Memenuhi persyaratan peraturan.
- Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.
Untuk memahami dan mengenal bagaimana pelaksanaan AMI (Audit Mutu Internal) lebih dalam, berikut kami sampaikan materi slideshare pengenalan Audit Mutu Internal yang bisa diunduh:
Slide share PDF:
Pengenalan Audit Mutu Internal (AMI)
Pengertian Audit Mutu
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatanmenjagamutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Pengertian Sistem Mutu
Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.
Sistem Mutu harus dirancang sebaik mungkin agar dapat menjamin keberhasil organisasi untuk mencapai kepuasan stakeholder (pemangku pepentingan yang maksimal).
3 Tipe penjaminan mutu
- Jaminan Mutu untuk Produk: Memastikan mutu produk.
- Jaminan Mutu untuk Proses: Memastikan mutu proses.
- Jaminan Mutu untuk Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses).
3 Tipe utama Audit Mutu
- Audit Mutu Produk/Jasa: Berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut.
- Audit Mutu Proses: Berdasar atas indikator kinerja kunci.
- Audit Mutu Sistem: Berdasar pada elemen-elemen dari sistem.
Tipe Evaluasi yang lain
- Audit Pengamatan: Untuk memantau kendali proses.
- Inspeksi: Untuk penerimaan produk.
- Penilaian: Untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi, seberapa baik pencapaian tingkat mutu.
Lingkup Audit Mutu
Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. (Klien harus menentukan standar yang dipakai atau referensi dokumennya).
Demikian penjelasan singkat tentang AMI: Audit Lembaga Pendidikan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
13 Feb
0
Tips Komunikasi Auditor SPMI
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.
Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:
Unduh:
Syarat Sukses AMI
Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:
- Auditor harus berpengalaman. Tanpa pengalaman yang cukup, proses auditor tidak dapat maksimal. Oleh karena itu auditor pemula harus didampingi auditor senior yang sudah memiliki pengalaman.
- Auditor harus terlatih. Audit wajib telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, agar trampil dalam menjalankan kegiatan audit dengan baik.
- Program audit lengkap. Misalkan, ada proses perencanaan, ada audit sistem (desk evaluation), ada audit visitasi, dll.
- Jumlah auditor harus mencukupi. Bila tim auditor terlalu sedikit, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan untuk mencetak calon-calon auditor baru. Berikut link info tentang pelatihan calon auditor: Info Pelatihan
- Harus ada komitmen dari pihak manajemen. Benar sekali, tanpa adanya komitmen dari semua pihak, khususnya dari pimpinan, proses audit mutu internal akan mengalami kegagalan.
Kegagalan komunikasi
Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:
- Auditor merespon Auditee terlalu cepat.
- Auditor merespon Auditee dengan emosi.
- Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
- Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
- Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
- Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
- Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
- Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.
Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal
Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.
Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.
Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Tips berkomunikasi Bagi Auditor
Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:
- Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
- Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
- Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
- Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
- Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
- Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi
Diskusi
Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?
Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
13 Feb
0
Keberhasilan Audit Mutu Internal
“Keberhasilan Audit Mutu Internal”
Bapak Ibu pengerak SPMI yang berbahagia…
Perguruan Tinggi, Sekolah maupun Madrasah yang menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan, perlu terus menerus meningkatkan ketrampilan dan kompetensi Auditor yang mereka miliki.
Dengan adanya tenaga auditor internal yang cakap & berpengalaman, institusi pendidikan akan dapat merencanakan dan menjalankan kegiatan audit dengan baik.
Berikut kami sampaikan slideshare terkait Tips dan kiat-kiat sukses audit mutu internal. Didalamnya dibahas tentang :
- Bagaimana membuat perencanaan audit yang lengkap
- Teknik bertanya dan wawancara
- Metode audit
- Audit Kepatuhan & Kecukupan
- Menyusun jadwal Audit Mutu Internal
- Menyusun Tim Auditor
- Menyusun rencana audit
- Membuat alat bantu berupa checklist audit
- Teknik menyusun temuan (finding)
- Menyusun rencana tindak lanjut dari hasil-hasil temuan audit
- Sofkskill dan ketrampilan auditor
Untuk mendapatkan slideshare tersebut, silahkan diunduh file berikut ini:
Tips Keberhasilan Audit Mutu Internal.
Semoga bermanfaat… Semangat!
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Dapatkan slideshare AMI di tautan berikut ini:
(Audit Mutu Internal)
16 Jan
0
Problem Audit Mutu Internal
Salah satu problem dalam kegiatan audit mutu internal (AMI) adalah:
“Anggota Tim audit kurang dibekali dengan berbagai pengetahuan dan skill tentang proses audit”
Institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk memberi pembekalan yang cukup agar tenaga auditor mereka dapat terjun ke lapangan secara memadai. Tenaga auditor yang tidak terampil, tentu saja dapat merusak tatanan sistem manajemen mutu yang telah dibangun selama ini. Lembaga penjaminan mutu akan berkurang wibawanya apabila tenaga auditor tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Seorang Auditor yang cakap/terlatih umumnya memiliki ketrampilan audit seperti:
- Memiliki rasa percaya diri dan kewenangan yang cukup dalam menjalankan fungsinya.
- Menguasai teknik-teknik dan sikap yang tepat untuk menjalankan audit mutu internal
- Menguasai konsep-konsep penting dalam audit mutu internal
- Memahami proses-proses inti dan proses-proses pendukung yang ada dalam organisasi pendidikan
- Memahapi konsep P-D-C-A atau “PPEPP” dan cara beroperasi sistem manajemen mutu (SPMI)
- Memahami standar-standar yang dimiliki lembaga pendidikan yang di audit
- Memahami proses pendokumentasian sistem manajemen mutu.
Demikian kriteria penting yang harus dimiliki tenaga auditor internal. Kegiatan audit mutu internal bukan pekerjaan yang mudah, bukan pekerjaan yang remeh, bukan pekerjaan sambilan. Pembekalan yang cukup dan memadai sangat diperlukan bagi semua calon auditor.
Demikian, tetap semangat dan selamat berjuang.
admin,
mutupendidikan.com
20 Dec
0
12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.
Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.
Baca juga: Manajemen Kualitas
Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.
Berikut 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
- Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
- Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
- Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
- Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
- Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
- Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
- Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
- Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
- Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
- Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
- Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
- Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
- Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.
Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
20 Dec
0
Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI
“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.
Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.
Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.
Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?
Pengertian Laporan
Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.
Tujuan Pembuatan Laporan
- Menjelaskan tujuan
- Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
- Menguraikan fakta-fakta
- Menganalisis kegiatan
- Memberikan penilaian
- Menyampaikan usulan & rekomendasi
- Membuat kesimpulan
- Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
- Dasar penentuan kebijakan.
- Dasar pengarahan pimpinan.
- Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
- Dasar untuk melakukan perbaikan.
- Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
- Sebagai arsip/ data sejarah, dll.
Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?
Laporan Audit Mutu Internal
Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:
- Lingkup dan tujuan audit
- Jadwal pelaksanaan audit.
- Nama-nama anggota tim auditor
- Nama-nama obyek/unit teraudit.
- Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
- Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
- Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
- Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit
Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:
- Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
- Anggota tim kajiulang manajemen
- MP-AMI/ Manajer Program AMI
- Segenap Auditor dan teraudit.
- Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.
Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal
Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :
Demikian semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
_____________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
