SPMI dan Penerapan 5S

SPMI dan Penerapan 5S

SPMI dan Penerapan 5S

Program tata graha 5S merupakan salah satu metode yang dapat diterapkan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). 5S adalah singkatan dari lima kata bahasa Jepang yaitu: Seiri (Sort, Sisih), Seiton (Set in Order, Susun), Seiso (Shine, Sapu), Seiketsu (Standardize, Seragam), dan Shitsuke (Sustain, Senantiasa Amal). 

Program tata graha 5S bertujuan untuk memastikan bahwa semua area kerja telah diatur dengan rapi, bersih, dan efisien. Tempat kerja yang nyaman tentu akan meningkatkan motivasi kerja seluruh karyawan.

Manfaat Penerapan 5S

Berikut contoh beberapa manfaat penerapan 5S dalam kegiatan SPMI:

1. Produktivitas dan efisiensi: Memastikan area-area kerja dalam institusi pendidikan terorganisir dengan baik. Pendidikan dan tenaga kependidikan dapat lebih fokus bekerja, produktivitas dan efisiensi akan meningkat. 
2. Mutu layanan pendidikan: Dengan memastikan area-area kerja (kelas, ruang dosen, laboratorium dll) bersih dan terorganisir, lembaga pendidikan dapat meminimalkan risiko kegagalan mutu.
3. Efisiensi biaya: Dengan menyisihkan barang-barang yang tidak diperlukan dan memastikan semua area kerja terorganisir, insyaAllah dapat mengurangi biaya-biaya, dan waktu yang diperlukan untuk mencari barang / dokumen menjadi lebih singkat.
4. Partisipasi karyawan: Melalui menerapkan program tata graha 5S, pendidikan dan tendik merasa dilibatkan dalam kegiatan pengembangan dan pemeliharaan. Hal tersebut mampu meningkatkan motivasi dan partisipasi karyawan dalam kegiatan SPMI.
5. Keamanan kerja: Dengan memastikan area-area kerja seperti bengkel latihan, laboratorium, kelas dll. menjadi bersih dan terorganisir, insyaAllah lembaga pendidikan dapat mengurangi risiko cedera dan kecelakaan di tempat kerja.
6. Citra (image) Institusi: Karena semua area kerja telah bersih, rapi, teratur, terorganisir dan efisien, citra institusi pendidikan menjadi meningkat, membuat institusi menjadi dikenal baik oleh masyarakat.

SPMI dan Penerapan 5S

Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) berkewajiban melaksanakan standar nasional pendidikan (SNP). Salah satu standar pendidikan yang penting untuk dikelola adalah standar sarana dan prasarana (sarpras). Program tata graha 5S, dapat memberi panduan praktis dalam mengelola sarpras dengan baik.

Berikut  contoh penerapan 5S dalam mensukseskan SPMI:

1. Seiri (Sort, Sisih)

• Identifikasi dan sisihkan, singkirkan semua barang yang tidak diperlukan dalam area kerja.
• Menyingkirkan, membuang barang-barang yang telah rusak atau sudah tidak berguna.
• Prioritaskan serta kelompokkan barang inventaris berdasarkan frekuensi pemakaian dan urgensi.

2. Seiton (Set in Order, Susun)

• Tentukan tempat-tempat khusus untuk menyimpan barang-barang/ peralatan pendidikan yang diperlukan.
• Beri label ( stiker tanda) pada setiap tempat penyimpanan dan pastikan setiap item barang ditempatkan pada tempat yang cocok /sesuai.
• Atur posisi dan aliran barang / bahan-bahan agar mudah ditemukan, mudah diakses dan dipakai.

3. Seiso (Shine, Sapu)

• Laksanakan pembersihan dan perawatan rutin di semua area sarpras institusi pendidikan, pastikan semua bersih dan rapi.
• Pastikan peralatan bengkel kerja, laboratorium, kelas, ruang perpustakaan dll. tetap bersih dan terawat dengan baik.
• Pastikan seluruh tenaga pendidik dan kependidikan menjaga kebersihan area kerja dan membuang sampah pada tempatnya. Sampah-sampah dipilah sesuai jenisnya.

4. Seiketsu (Standardize, seragam)

• Tetapkan panduan, standar, prosedur yang tepat untuk pengaturan dan perawatan area kerja.
• Adakan kegiatan training pada segenap pendidik / tenaga kependidikan untuk memastikan bahwa mereka mampu dan mau mengikuti standar, prosedur yang telah ditetapkan.
• Evaluasi secara periodik untuk memastikan bahwa semua standar telah diikuti dan diperbarui (update) sesuai kebutuhan.

5. Shitsuke (Sustain, Senantiasa Amal)

• Evaluasi dan perbaiki secara rutin untuk memastikan sistem tata graha 5S berjalan dengan baik sesuai harapan.
• Pastikan program tata graha 5S menjadi bagian dari budaya mutu lembaga pendidikan. Pastikan semua pendidik dan tenaga kependidikan terlibat dalam pengembangan dan pemeliharaan program 5S.
• Berikan penghargaan (reward) dan pengakuan atas prestasi-prestasi yang telah dicapai dalam menjalankan program tata graha 5S.

Dengan menerapkan program 5S dalam SPMI, insyaAllah institusi pendidikan dapat meningkatkan kinerja, efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan mutu, dan mencapai kepuasan pelanggan (stakeholder pendidikan). Stay Relevant !

---

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan