Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
TQM
17 Feb
0
TQM & Manajemen Strategik
“TQM & Manajemen Strategik”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Manajemen strategik adalah manajemen yang mendasarkan semua tindakan, kegiatan, dan keputusan tentang apa yang paling mungkin untuk memastikan kinerja terbaik.
Perencanaan strategik adalah proses dimana organisasi mengembangkan visi, misi, prinsip-prinsip, tujuan yang luas, dan taktik untuk mencapai tujuan.
Tujuan strategi kompetitif adalah menciptakan keuntungan dan mencari posisi yang mendukung dari kekuatan yang dimiliki dari banyaknya persaingan industri.
Silahkan di unduh materi power point berikut:
Manajemen Strategik
Topik-topik Manajemen Strategik :
- Apa itu Manajemen Strategik
- Strategi kompetitif
- Kompetensi inti dan Keunggulan Kompetitif
- Komponen Manajemen Strategis
- Perencanaan Strategis
- Berpikir Kreatif dalam Perencanaan Strategis
- Melakukan Analisis SWOT
- Mengembangkan Visi
- Mengembangkan Misi
- Mengembangkan Prinsip-Prinsip Panduan
- Mengembangkan Tujuan Strategis yang luas
- Mengembangkan Taktik (Action Plan)
- Melaksanakan Rencana Strategis
Berpikir Kreatif dalam Perencanaan Strategik
- Mulailah dengan membuat beberapa cerita tentang ide-ide kreatif
- Buatlah ide yang paling konyol
- Buatlah dengan beberapa pendekatan yang ada
- Berikan waktu untuk membuat ide, jangan mencoba untuk menyelesaikan proses perencanaan terlalu cepat.
Pentingnya Analisis SWOT
Dalam penyusunan rencana strategi, lembaga pendidikan perlu melakukan evaluasi diri atau analisis SWOT, yang meliputi:
- Faktor Internal : Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness)
- Faktor Eksternal : Peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threat)
Pengembangan Visi & Misi:
- Visi adalah gambaran dan tujuan suatu organisasi di masa yang akan datang
- Misi adalah langkah berikutnya untuk mencapai tujuan, apa yang dilakukannya, dan di mana organisasi akan pergi.
Pelaksanaan Perencanaan Strategis
- Ciptakan komunikasi
- Membangun keterampilan
- Memberikan insentif, reward, dll
- Menghilangkan hambatan administratif
- Identifikasi pendukung dan penentang
- Mengalokasikan sumber daya berdasarkan prioritas
- Flexible dan berimprovisasi
- Memantau dan menyesuaikan dengan kebutuhan
SPMI & Manajemen Strategik
Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMI) tidak lepas dari proses manajemen strategik. Perguruan Tinggi, Sekolah Dasar dan Menengah, dituntut untuk mampu menjalankan proses manajemen strategik agar rumusan dokumen SPMI yang dihasilkan tepat dan relevan.
Dengan manajemen strategik yang benar, proses evaluasi diri (Analisis SWOT) akan dihasilkan data-data yang akurat untuk penetapan tujuan organisasi jangka panjang, menengah dan pendek.
Dengan Manajemen strategik, Penyusunan Standar SPMI akan lebih SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant & Timed)
Baca juga: SPMI & Manajemen Konflik
Pertanyaan Penutup
- Bagaimana peran manajemen strategik dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
- Bagaimana peran analisis SWOT dalam penetapan Kebijakan SPMI?
Demikian point-point singkat tentang TQM & manajemen strategik, semoga bermanfaat.
________________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
15 Feb
0
Quality Function Deployment
Dapatkan slideshare Quality Function Deployment disini
Quality Function Deployment (QFD) awal mulanya dikembangkan di Negara Jepang oleh Mitshubishi’s Kobe Shipyard tahun 1972, yang kemudian diadopsi dan dipergunakan oleh Toyota. Penerapan konsep ini, tujuan utamanya adalah untuk memperbaiki kualitas komunikasi, pengembangan produk, pengembangan proses produksi dan serta sistem pengukuran. Filosofi yang mendasari QFD adalah bahwa pelanggan/ konsumen tidak akan puas dengan layanan suatu produk, jika konsumen memang tidak membutuhkan/ menginginkannya.
Menurut Akau (1990), Quality Function Deployment (QFD) adalah metodologi untuk memahami /menterjemahkan keinginan dan kebutuhan pelanggan kedalam suatu rancangan produk/ jasa yang memiliki persyaratan teknis / karakteristik kualitas tertentu.
Menurut Cohen (1995), QDF merupakan metodologi terstruktur yang diterapkan dalam proses perancangan / pengembangan produk untuk menetapkan spesifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan. QFD membantu mengevaluasi secara sistematis kapabilitas sebuah produk atau jasa dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.
Menurut Djati (2003), QDF adalah sistem pengembangan produk yang dimulai dari proses merancang produk, proses bagaimana produk tersebut diproduksi (manufaktur), sampai produk tersebut ketangan konsumen. Pengembangan produk tersebut dibuat berdasarkan keinginan/ kebutuhan/ harapan dari konsumen.
Dengan kata lain QFD merupakan taktik untuk merancang suatu proses sebagai tanggapan terhadap adanya keinginan/ kebutuhan pelanggan. QFD mampu merealisasikan apa yang dibutuhkan pelanggan menjadi sebuah produk/ jasa yang dihasilkan oleh produsen. Dengan teknik QFD akan membantu organisasi/perusahaan untuk memprioritaskan kebutuhan pelanggan, mengembangkan tanggapan inovatif terhadap kebutuhan konsumen serta memperbaiki proses sehingga mencapai efektifitas maksimum. QFD bahkan seringkali mampu melampaui ekspektasi/ harapan dari konsumen.
Walaupun awal mulanya QFD disusun untuk organisasi manufaktur, namun dalam perkembangannya, QFD juga dapat diterapkan untuk lembaga jasa termasuk untuk lembaga pendidikan.
Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh slideshare/ download ppt berikut ini:
Klik disini : PPT Quality Function Deployment
Demikian semoga bermanfaat.
Salam Mutu,
admin,
mutupendidikan.com
Pelatihan, Konsultasi, In-House Training, Manajemen, Training Center, Pelatihan Kerja, Manajemen Kualitas, Perguruan Tinggi, SMA, SMP, SD, Madrasah, download ppt, Quality Function Deployment, QFD, Mutu, Kualitas, Perancangan Produk, Desain Produk, Keinginan, Kebutuhan, Harapan, Konsumen, Pelanggan
Dapatkan Slideshare Pengembangan Budaya Mutu
(Klik Disini)
Untuk Informasi Pelatihan dan In-House Training
Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)
14 Feb
0
Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah
“Mengenal Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pertanyaan Pembuka
- Bagaimana peran penting STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) bagi manajemen organisasi pendidikan?
- Bagaimana kiat membuat SOP yang efektif dan efisien?
- Kendala-kendala apa saja yang dihadapi lembaga pendidikan dalam pembuatan SOP?
Untuk lebih jelasnya, silahkan di unduh file Slideshare berikut ini:
___________________________
Belajar Mudah dengan Power Point (PDF):
Peran SOP bagi manajemen pendidikan
Follow Instagram: @mutupendidikan
___________________________
Organisasi Pendidikan (Madrasah, Perguruan Tinggi, Sekolah Dasar dan Menengah) adalah kumpulan dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama.
Kumpulan ini yang kemudian secara sah membentuk badan hukum sebagai wadah untuk mencapai tujuan pendidikan.
Tujuan Organisasi dapat dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial. Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, Standar, manual dan prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures (SOP).
Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi tahapan, langkah-langkah, prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi.
SOP ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.
Makna Penting SOP
- Prosedur kerja harus dilakukan secara benar dan konsisten
- SOP harus menjadi pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Contoh: SOP Penelitian, SOP Perkuliahan online dll.
Baca juga: Unsur-unsur penting dalam SOP
Siapa Pengguna SOP
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para Dosen, Guru, Tenaga Pendidikan, karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di lembaga pendidikan, staf perpustakaan, supervisor dan manager dll.
Kapan SOP diperlukan?
SOP tidak harus dibuat untuk semua kegiatan/ proses dalam organisasi. SOP cukup dibuat untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang penting dan beresiko, seperti:
- Bila sering terjadi masalah dalam proses penciptaan nilai tambah.
- SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
Pengembangan SOP
Secara garis besar, langkah-langkah pengembangan SOP adalah sbb:
- Susun draf SOP
- Lakukan uji coba SOP sebelum dijalankan & lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
- Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya tehnologi baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
- Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP
Baca juga: Peran penting SOP bagi Sekolah & PT
Demikian uraian singkat tentang Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah. Untuk uraian lengkapnya dapat diunduh power point (PDF) pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
_____________________________
mutupendidikan.com
Explore: Training & Development
_____________________________
In-House Training Online / Offline:
“Penyusunan SOP Lembaga Pendidikan”
Customer Service Anda disini
14 Feb
0
Ciri-Ciri Sekolah Bermutu
“Ciri-Ciri Sekolah Bermutu”
: بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Tentu saja kita semua berharap dapat menyekolahkan anak-anak di sekolah yang bermutu. Melalui sekolah yang bermutu, capaian pembelajaran akan sesuai dengan harapan setiap pemangku kepentingan (Stakeholder).
Slide pdf / ppt: Karakteristik Sekolah Bermutu
Apa karakeristik atau ciri-ciri sekolah bermutu? Untuk menjawabnya, berikut info karakteristik/ ciri-ciri sekolah bermutu yang disarikan dari beberapa pendapat pakar pendidikan.
13 ciri-ciri sekolah bermutu menurut para Ahli, yaitu:
- Sekolah senantiasa fokus pada keinginan dan kebutuhan konsumen (Stakeholder), baik itu konsumen internal, maupun konsumen eksternal.
- Sekolah yang berkomitmen kuat untuk senantiasa memberikan yang terbaik dan bertindak benar sejak awal kegiatan. Dengan demikian sudah diantisipasi munculnya kesalahan-kesalahan yang tidak perlu terjadi.
- Sekolah yang melakukan investasi pada bidang sumber daya manusia secara tepat, sehingga memperoleh kualitas SDM yang benar-benar unggul.
- Sekolah memiliki strategi untuk mencapai kualitas, baik di tingkat pimpinan, tenaga akademik, maupun tenaga administratif.
- Sekolah mengelola atau memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk mencapai kualitas dan memposisikan kesalahan sebagai instrumen untuk berbuat benar pada masa berikutnya
- Sekolah memiliki kebijakan dalam perencanaan untuk mencapai kualitas, baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.
- Sekolah mengupayakan proses perbaikan dengan melibatkan semua orang sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawabnya.
- Sekolah mendorong orang orang agar memiliki kreativitas, mampu menciptakan kualitas dan merangsang yang lainnya agar dapat bekerja secara berkualitas.
- Sekolah memperjelas peran dan tanggung jawab setiap orang, termasuk kejelasan arah kerja secara vertikal dan horizontal.
- Sekolah memiliki strategi jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek. Sekolah memiliki kriteria evaluasi yang jelas.
- Sekolah memandang atau menempatkan kualitas yang telah dicapai sebagai jalan untuk untuk memperbaiki kualitas layanan lebih lanjut.
- Sekolah memandang kualitas sebagai bagian integral dari budaya kerja.
- Sekolah menempatkan peningkatan kualitas secara terus menerus sebagai suatu keharusan.
Demikan sekilas informasi tentang ciri-ciri sekolah bermutu, bagaimana pendapat Anda?
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Dapatkan informasi terkait: Pelatihan, In-House Training, Pengembangan Mutu Pendidikan, Pelatihan SPMI dan AMI, Budaya Mutu.
13 Feb
0
Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
“Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Institusi Pendidikan yang ingin terdepan dalam pengelolaan mutu pendidikan, dapat menerapkan teknik-teknik manajemen dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Instagram: @mutupendidikan
Pengambilan keputusan dalam suatu organisasi, merupakan tugas yang sangat penting bagi pimpinan organisasi seperti lembaga pendidikan. Pimpinan disini dapat rektor, dekan, atau kepala unit kerja. Dapat Kepala sekolah, wakil dan pimpinan departemen.
Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final.
Keberhasilan SPMI sebagai sistem mutu, juga sangat tergantung keberhasilan pimpinan lembaga pendidikan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Banyak keputusan penting terkait SPMI , seperti penetapan standar yang SMART ( Spesific, Measurable, Attainable, Relevant & Timed). Penetapan isi kebijakan SPMI, Manual PPEPP, isi prosedur, bentuk form dll.
Penguasaan teknik pengambilan keputusan, dapat meningkatkan keberhasilan proses PDCA atau PPEPP dalam SPMI. Pakar mutu, Edward Deming merekomendasikan penggunaan alat-alat berikut ini untuk membantu proses pemecahan masalah/ pengambilan keputusan.
- Cause-and-effect diagrams: Merupakan diagram yang menunjukkan berbagai penyebab dari sebuah even yang spesifik. Ide diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang pakar manajemen mutu bernama Kaoru Ishikawa.
- Flowcharts: Merupakan bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) dalam program atau prosedur dalam sebuah sistem. Bagan alir tersebut dimanfaatkan sebagai alat bantu koordinasi, komunikasi dan dokumentasi.
- Pareto charts: Merupakan grafik berbentuk batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian. Urutannya mulai dari jumlah masalah yang paling banyak sampai yang paling sedikit. Batang grafik tertinggi (posisipaling kiri) hingga grafik terendah (paling kanan). Diagram Pareto bermanfaat untuk menentukan prioritas masalah yang akan diselesaikan. Tentu saja Masalah yang paling banyak dan sering terjadi merupakan prioritas utama.
- Run charts: Run chart adalah tools / alat untuk pengembangan/ memperbaiki sebuah proses. Caranya dengan menampilkan dan mempelajari data yang diamati dalam urutan waktu. Data-data yang ditampilkan seringkali mewakili beberapa aspek output atau kinerja dari sebuah proses. Misalnya; Bagaimana kita bisa menampilkan data komplain wali murid dari waktu ke waktu. Bgm pola yang terbentuk, akan membantu melihat/ menemukan masalah dan mencari solusi yang tepat.
- Histograms: Manfaat Histogram untuk memberikan gambaran/ informasi tentang variasi sebuah proses. Histogram membantu manajemen untuk membuat keputusan dalam rangka peningkatan proses. Misalnya proses belajar mengajar di sekolah.
- Control charts: Berguna untuk memastikan apakah proses- proses (misal: pendidikan) sedang dalam keadaan kontrol statistik. Control chart dapat memberi panduan untuk melakukan perbaikan. Control chart dapat juga dimanfaatkan sebagai alat untuk memonitor adanya resiko.
- Scatter diagrams: Disebut diagram tebar, berfungsi untuk melakukan pengujian seberapa kuat hubungan antara 2 variabel, dan untuk menentukan jenis hubungan dari 2 variabel tersebut. Apakah mempunyai hubungan Positif, Negatif atau tidak ada hubungan sama sekali.
Ada banyak metode dan pendekatan dalam proses pemecahan masalah / pengambilan keputusan. Pimpinan lembaga pendidikan dan pelaksana SPMI atau tim Gugus Kendali Mutu (GKM) sangat dianjurkan menerapkan metode-metode pemecahan masalah /pengambilan keputusan agar diperoleh hasil yang maksimal menuju perbaikan terus menerus.
Berikut Slide PPT yang dapat diunduh:
Demikian semoga uraian tentang Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan ini dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Kata Kunci untuk membantu penelusuran: Download ppt, file ppt, pengambilan keputusan, problem solving, pendidikan, SMA, SMP, SD, Perguruan Tinggi, Cause-and-effect diagrams, Flowcharts, Pareto charts, Run charts, Histograms, Control charts, Scatter diagrams, makalah seven tools, contoh kasus senen tools, new seven tools, pelatihan mutu pendidikan
13 Feb
0
Pembuatan Sasaran Mutu SPMI
“Pembuatan Sasaran Mutu SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pembuatan Sasaran Mutu SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) bagi lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) merupakan kegiatan yang sangat penting.
Sasaran Mutu
Dengan adanya Sasaran Mutu yang jelas dan spesifik, Lembaga Pendidikan akan mengetahui target & arah yang hendak dituju. Dengan adanya sasaran mutu yang SMART, masing-masing unit kerja akan dapat menyusun program kerja yang sesuai, dan dapat menetapkan kebutuhan sumber daya (resources).
Instagram: @mutupendidikan
Sasaran mutu (quality objective) institusi dibuat dengan mengacu pada Renstra, Renop dan Standar Mutu Institusi. Sasaran Mutu Institusi selanjutnya perlu di breakdown ke masing-masing departemen/bidang/unit kerja yang ada dibawahnya secara berjenjang (cascading).
Sasaran Mutu masing-masing bidang/departemen/unit, dibuat dengan mengacu pada Standar Mutu yang telah ditetapkan institusi dan juga mengacu pada pencapaian Job Description masing-masing unit kerja.
Kriteria SMART
Secara teknis, Sasaran Mutu hendaknya memenuhi kriteria SMART, yang merupakan singkatan dari:
- Spesific. Sasaran mutu yang baik apabila disusun spesifik, jelas, mengenai hal tertentu, topik tertentu.
- Measurable. Sasaran mutu yang baik, apabila bisa dievaluasi dan bisa diukur.
- Attainable. Sasaran mutu yang baik apabila bisa dicapai dengan kerjakeras dan upaya yang maksimal. Cukup menantang dan memotivasi anggota organisasi.
- Relevant. Sasaran mutu yang baik apabila relevan dengan visi dan misi organisasi, mendukup RIP, Renstra dan Renop organisasi.
- Timed. Sasaran mutu yang baik apabila ada target waktu yang terukur. Misalnya 1 bulan, 6 bulan, 12 bulan dll.
Sasaran Mutu disarankan dituangkan kedalam sebuah form, yakni form Sasaran Mutu, selanjutnya formulir tersebut dilengkapi dengan mengisikan:
- Sasaran Mutu. Dirumuskan SMART, dan diambil dari Standar dan Job Description.
- Cara Pengukuran dan Media Monitoring. Tetapkan cara mengukuran yang efektif dan efisien. Dapat dilakukan di awal proses, ditengah proses atau di akhir proses.
- Target. Tetapkan target yang terukur, usahakan kwantitatif.
- Hasil pengukuran. Dalam kolom hasil pengukuran, dapat diisi hasil yang diperoleh disaat kegiatan monev.
- Ketercapaian. Informasikan apakah target sasaran mutu dapat dicapai? Hasilnya untuk masukan kegiatan perbaikan dimasa yang akan datang.
Apakah unit kerja Anda sudah memiliki sasaran mutu? Sasaran mutu biasanya digunakan organisasi pendidikan yang menerapkan standar mutu ISO 21001 : 2018 dan dapat diintegrasikan dengan SPMI
Tertarik ingin mempelajari lebih dalam?
Silahkan di unduh pada file SlideShare berikut ini: (dapat gunakan sebagai referensi sederhana, Anda dapat melengkapi/menyempurnakan untuk ISO 21001:2018, SPMI Perguruan Tinggi dan SPMI Dikdasmen)
Demikian, semoga artikel singkat tentang Pembuatan Sasaran Mutu ISO 21001:2018/ SPMI ini dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Dapatkan Informasi Terkait: Pelatihan, Training, Pelatihan Kerja, Leadership, Training Center, Bimbingan Teknis, Bimtek, Kepemimpinan, TQM, Manajemen, Pendidikan Tinggi, Madrasah, Islamic Schools, SMA, SMP, SD, Sekolah, Indonesia, sasaran mutu, quality objective, mutu pendidikan, workshop mutu pendidikan
13 Feb
0
Tips Komunikasi Auditor SPMI
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.
Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:
Unduh:
Syarat Sukses AMI
Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:
- Auditor harus berpengalaman. Tanpa pengalaman yang cukup, proses auditor tidak dapat maksimal. Oleh karena itu auditor pemula harus didampingi auditor senior yang sudah memiliki pengalaman.
- Auditor harus terlatih. Audit wajib telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, agar trampil dalam menjalankan kegiatan audit dengan baik.
- Program audit lengkap. Misalkan, ada proses perencanaan, ada audit sistem (desk evaluation), ada audit visitasi, dll.
- Jumlah auditor harus mencukupi. Bila tim auditor terlalu sedikit, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan untuk mencetak calon-calon auditor baru. Berikut link info tentang pelatihan calon auditor: Info Pelatihan
- Harus ada komitmen dari pihak manajemen. Benar sekali, tanpa adanya komitmen dari semua pihak, khususnya dari pimpinan, proses audit mutu internal akan mengalami kegagalan.
Kegagalan komunikasi
Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:
- Auditor merespon Auditee terlalu cepat.
- Auditor merespon Auditee dengan emosi.
- Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
- Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
- Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
- Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
- Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
- Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.
Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal
Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.
Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.
Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Tips berkomunikasi Bagi Auditor
Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:
- Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
- Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
- Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
- Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
- Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
- Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi
Diskusi
Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?
Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
22 Dec
0
Sukses SPMI Pendidikan Unggul
“Sukses SPMI Pendidikan Unggul”
Tips Sukses SPMI #7:
“Jadilah Bagian dari Solusi…”
Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah“. Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim SPMI mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota organisasi dalam lembaga pendidikan.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.
Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.
Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda. SPMI akan berhasil bila anggota organisasi memiliki motivasi kerja yang unggul.
Apabila standar SPMI sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.
Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI
Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar SPMI yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan, rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.
APAKAH ANDA BAGIAN DARI SOLUSI?
- Bagaimana Anda, secara khusus, dapat menggunakan waktu pertemuan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda adalah “bagian dari solusi”?
- Apa pengertian menjadi “bagian dari solusi” bagi tim Anda, bagi departemen Anda dan bagi organisasi Anda?
- Apa langkah-langkah inovasi Anda agar SPMI menjadi Unggul?
Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI Pendidikan Unggul” semoga bermanfaat.
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
22 Dec
0
Kerjasama Sinergi dalam SPMI
“Kerjasama Sinergi dalam SPMI”
Tips Sukses SPMI #4:
“Bangun Budaya Saling Tolong Menolong dan Bersinergi…”
Membangun tim kerja yang handal merupakan keniscayaan dalam pelaksanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Tolong menolong, bantu membantu merupakan tuntutan kerja yang tidak bisa diabaikan. Beban kerja yang berfluktuasi sesuai tanggal dan bulan-bulan tertentu, mengharuskan Anda untuk siap menolong dan siap ditolong. Itulah Budaya Mutu yang harus dibangun dalam SPMI.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
“Sinergi” pencapaian Standar Mutu Pendidikan merupakan tuntutan dalam pelaksanaan SPMI. Menggabungkan kekuatan dan keahlian dari masing-masing anggota organisasi bertujuan untuk meningkatkan produktifitas & menumbuhkan sinergi positif. Apakah Anda siap memberi bantuan pada tim kerja Anda? Apakah pimpinan lembaga pendidikan telah merencanakan program sinergi dengan baik?
Membangun sinergi positif secara terus menerus merupakan bagian & tuntutan dari Budaya Mutu SPMI
Kadang-kadang, terasa sulit untuk menerima pertolongan/bantuan dari orang lain, karena Anda berpikir itu membuat Anda tidak efektif atau lemah. Dalam organisasi SPMI, menawarkan dan menerima bantuan ketika diperlukan merupakan bagian dari budaya dan kerja tim. Konsep Lean & Agile (ramping dan lincah) merupakan satu keharusan dalam lingkungan yang sangat kompetitif dan bergejolak (disrupsi) seperti saat ini.
Tidak menerima bantuan dan kemudian menghadapi tenggat waktu atau harus mencari alasan karena tidak menyelesaikan satu tugas, tentu itu lebih tidak efektif dalam pekerjaan.
Meminta bantuan itu bukan stigma kegagalan, itu adalah suatu afirmasi bahwa Anda memiliki komitmen yang Anda buat pada tim Anda dan organisasi Anda. Anda ingin melihat bahwa indikator Standar SPMI tercapai, tenggat (target) waktunya terpenuhi, pekerjaan diserahkan sesuai janji. Sebagai anggota tim Anda dapat merasa bebas untuk meminta bantuan dan mengetahui bahwa disaat lain, kemudian Anda akan sebaliknya dimintai bantuan juga. Itulah makna budaya tolong menolong yang sangat penting dalam SPMI.
Baca juga: Sukses SPMI, Jadilah Bagian Dari Solusi
Jika Anda menjumpai diri Anda sendiri terus-terus mencari bantuan dari orang lain, berbicaralah dengan penyelia Anda atau anggota tim lain tentang bagaimana Anda mungkin meningkatkan produktivitas Anda, atau mengorganisasikan beban kerja Anda. Dari sini akan dicari akar masalah dan direncanakan tindakan solusi yang tepat.
Periksalah apakah ada hal-hal berikut yang berlaku pada Anda:
- Dalam pelaksanaan standar SPMI, apakah Anda terlalu banyak meminta bantuan unit lain (orang lain)?
- Apakah proses perkiraan (target capaian standar) Anda terlalu optimis? Atau sebaliknya terlalu mudah?
- Apakah Anda membutuhkan beberapa bantuan menyangkut manajemen waktu?
Yes….Sekali lagi, meminta bantuan adalah langkah pertama dalam mengatasi ketidakefisian pekerjaan.
Bagaimana Budaya Tolong Menolong dalam Implementasi SPMI di tempat Anda?
Pikirkan tentang saat ketika Anda ingin meminta bantuan, tetapi masih prihatin tentang bagaimana orang lain akan melihatnya. Kapan Anda meminta bantuan dan ditolak? Mengapa itu terjadi?
Diskusi:
Diskusikan dalam tim Anda, bagaimana proses pemberian beban kerja dan permintaan bantuan jika dibutuhkan.
Demikan, uraian singkat tentang Kerjasama Sinergi dalam SPMI, semoga bermanfaat.
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
Hubungi Customer Service Anda untuk:
Outbound & Pelatihan Membangun Budaya Mutu Pendidikan /SPMI
Pelatihan SPMI & Membangun “Team Work” dalam Organisasi Pendidikan
20 Dec
0
12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.
Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.
Baca juga: Manajemen Kualitas
Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.
Berikut 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
- Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
- Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
- Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
- Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
- Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
- Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
- Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
- Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
- Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
- Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
- Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
- Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
- Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.
Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
Kelas Audit Mutu Internal
Kelas Online
Kelas SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
