Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Siklus PPEPP
2 Oct
0
AMI: Mencegah Masalah, Bukan Memperbaiki
Pendahuluan
Audit Mutu Internal (AMI) adalah instrumen penting dalam menjaga dan meningkatkan mutu perguruan tinggi. Dalam sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), AMI tidak hanya berfungsi untuk memperbaiki kesalahan atau ketidaksesuaian (KTS), tetapi juga bertujuan untuk “mencegah masalah” sebelum terjadi. Peran proaktif ini sangat penting dalam memastikan bahwa standar mutu tetap terpenuhi dan terus ditingkatkan.
AMI yang efektif tidak hanya bersifat reaktif terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit, namun juga berfokus pada identifikasi potensi masalah yang dapat memengaruhi mutu pendidikan. Dengan cara ini, perguruan tinggi dapat mengambil tindakan preventif lebih awal untuk menghindari risiko yang mungkin mengganggu mutu akademik dan operasional.
AMI Tanpa Pencegahan, Apa Gunanya?
Dalam konteks SPMI, Audit Mutu Internal (AMI) berada pada tahap Evaluasi Pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi dalam siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar).
Proses evaluasi ini dilakukan untuk memeriksa apakah pelaksanaan di berbagai unit perguruan tinggi telah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Dengan AMI, perguruan tinggi dapat menilai kinerja baik di bidang akademik maupun non-akademik secara objektif.
Lebih dari itu, AMI berperan krusial dalam mencegah / mengantisipasi risiko yang mungkin muncul dari kelemahan dalam sistem atau kekurangan dalam pelaksanaan standar.
Dengan mengidentifikasi potensi masalah, perguruan tinggi dapat mengambil langkah preventif lebih awal untuk memastikan mutu tetap terjaga dan meningkat.
Koreksi Saja? Tidak Cukup!
Seringkali, AMI dipersepsikan sebagai alat untuk memperbaiki kesalahan atau memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit. Namun, perspektif ini sangat lemah.
AMI yang efektif harus mampu “mencegah masalah”, bukan hanya memperbaiki yang sudah terjadi.
Penguatan AMI yang proaktif akan mengarahkan institusi untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah yang mungkin belum tampak (tersembunyi) dan menciptakan tindakan pencegahan yang tepat sebelum masalah muncul.
3K: Koreksi, Korektif, dan Preventif
Untuk mewujudkan peran preventif ini, hasil audit perlu ditindaklanjuti dengan tiga langkah utama: koreksi, tindakan korektif, dan tindakan preventif. Koreksi adalah langkah pertama (cepat) yang diambil untuk memperbaiki kesalahan yang sudah terjadi. Contoh, jika audit menemukan adanya ketidaksesuaian dalam pencatatan data mahasiswa, langkah koreksi dapat berupa memperbaiki kesalahan tersebut dengan segera. Koreksi adalah solusi cepat untuk mengatasi dampak dari ketidaksesuaian yang sudah muncul.
Namun, tindakan koreksi saja tidak cukup untuk memastikan pencapaian mutu jangka panjang. Oleh karena itu, setelah melakukan koreksi, perguruan tinggi perlu melangkah ke tindakan korektif.
Tindakan korektif lebih strategis karena berfokus pada penghilangan akar penyebab masalah agar tidak terulang di masa depan. Contoh ada kesalahan dalam pencatatan data mahasiswa disebabkan oleh ketidakmampuan staf dalam menggunakan sistem informasi akademik, tindakan korektif yang diperlukan adalah memberikan pelatihan kepada staf yang bersangkutan, atau mungkin memperbaiki sistem pencatatan agar lebih mudah digunakan. Tindakan ini tidak hanya memperbaiki masalah yang muncul, tetapi juga mencegah timbulnya kesalahan serupa di kemudian hari.
Tindakan Preventif
Langkah terpenting berikutnya adalah tindakan preventif. Berbeda dengan koreksi dan tindakan korektif yang cenderung reaktif, tindakan preventif bersifat proaktif, dengan tujuan mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul. Tindakan ini memastikan bahwa potensi masalah dapat dicegah lebih awal, sehingga mutu dan efektivitas sistem tetap terjaga.
Contoh, Bila ditemukan bahwa sistem pencatatan manual sering menjadi sumber kesalahan, tindakan preventif yang dapat diambil adalah mengembangkan sistem pencatatan otomatis yang lebih andal. Dengan sistem yang otomatis, risiko kesalahan dapat dicegah secara signifikan.
Optimalkan Siklus PPEPP…
Dalam sistem penjaminan mutu yang ideal, tindakan preventif muncul dari evaluasi berkala yang dilakukan melalui AMI. Dengan audit yang terencana dan komprehensif, perguruan tinggi dapat mengidentifikasi area berisiko yang dapat memengaruhi mutu dan kemudian merancang strategi untuk meminimalkan atau menghilangkan risiko tersebut.
AMI yang efektif memandu perguruan tinggi tidak hanya memperbaiki kesalahan yang ada, tetapi juga mengantisipasi potensi masalah di masa depan. Dengan demikian, institusi dapat menjaga dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan, serta lebih siap menghadapi tantangan ke depan.
Penutup
Sebagai Penutup, perlu digarisbawahi peran utama AMI bukan hanya untuk memperbaiki kesalahan, namun untuk mencegah kesalahan sebelum terjadi.
Dengan menggabungkan tindakan koreksi, korektif, dan yang paling penting, tindakan preventif, AMI membantu perguruan tinggi mengatasi masalah yang ada sekaligus mengantisipasi potensi masalah di masa depan.
AMI menjadi instrumen penting dalam menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. AMI memastikan perguruan tinggi siap menghadapi tantangan ke depan.
Dengan fokus pada pencegahan, perguruan tinggi dapat terus beroperasi secara efektif dan mencapai standar mutu yang diinginkan. Stay Relevant!
Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
3 Aug
0
SPMI dan 7S McKinsey Framework
SPMI dan 7S McKinsey Framework
Pendahuluan
Saat ini begitu banyak lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) namun belum bisa mendapatkan manfaat dari sistem mutu tersebut. Perbaikan mutu yang diinginkan belum dapat terealisir dengan baik.
SPMI telah dikembangkan dengan membuat begitu banyak dokumen seperti kebijakan, standar mutu, manual dan formulir-formulir, namun dalam tataran implementasi, masih banyak lembaga pendidikan yang belum melihat manfaat dan berbaikan yang signifikan.
Mengapa hal ini bisa terjadi? Secara teoritis dapat diduga karena kegiatan pengembangan SPMI “masih fokus” hanya pada perbaikan elemen “System” saja. Masih ada 6 elemen lain yang belum terkelola dengan baik. Penjelasan tentang 6 elemen tersebut dituangkan dalam Model 7S Mc Kinsey.
Model 7S Mc Kinsey
Berikut uraian singkat tentang Model 7S McKinsey. Model ini merupakan tool yang sering dipakai untuk menganalisis aspek internal dalam organisasi, termasuk dalam institusi pendidikan.
Dengan memperhatikan 7 elemen ini, pimpinan lembaga pendidikan akan lebih mudah menganalisis kondisi internal organisasi. Apakah elemen-elemen tersebut telah dirancang dengan baik, telah selaras atau masih bermasalah.
Dengan melakukan tindakan yang tepat untuk masing-masing elemen, Pimpinan lembaga pendidikan (universitas ataupun dikdasmen) akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam pencapaian sasaran-sasaran mutu yang tertuang dalam sandar nasional pendidikan (SNP) atau melampauinya.
7 Elemen Mc Kinsey Framework
7 elemen dalam model 7S McKinsey terdiri dari 3S hard elements dan 4S Soft element, berikut uraiannya:
3S Hard Elements
Institusi pendidikan yang ingin mencapai sasaran-sasaran mutu dengan baik, perlu meninjau dan memperbaiki 3S Hard Elements, yakni:
- Strategy (Strategi). Strategi merupakan rumusan rencana jangka panjang, menengah dan pendek lembaga pendidikan yang digunakan untuk membangun keunggulan kompetitif. Perguruan tinggi perlu melakukan analisis SWOT, menetapkan positioning dan strategi pencapaiannya.
- Systems (Sistem). Terdiri dari kebijakan mutu, manual mutu, standar, manual dan prosedur yang berisi proses operasional lembaga sehari-hari. Sistem ini membantu membuat keputusan-keputusan dalam lembaga pendidikan. Dalam implemetasi SPMI, lembaga pendidikan telah penyusunan dokumen ini. Namun keberadaan dokumen ini, tidak cukup untuk menjamin terlaksananya SPMI dengan baik, perlu didukung keberhasilan 6 elemen yang lain.
- Structure (Struktur). Struktur organisasi lembaga pendidikan berfungsi mengatur sistem kerja, uraian jabatan, wewenang & tanggung jawab serta proses pendelegasian. Dengan struktur kerja yang tepat, sasaran SPMI akan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.
Baca juga:
4S Soft element
Selain 3S hard elements, berikut penjelasan tentang 4S soft elements. 4 Elemen ini relatif lebih sulit dideskripsikan:
- Shared Values (Nilai-nilai Lembaga). Nilai-nilai budaya yang tertuang dalam kebijakan SPMI, standar ataupun norma-norma yang menjadi pedoman perilaku bagi seluruh pegawai dan pimpinan lembaga pendidikan. Nilai-nilai ini harus harus terus dibangun untuk menunjang tercapainya budaya mutu. Pola pikir, pola sikap dan pola perilaku harus sesuai dengan standar mutu lembaga pendidikan.
- Style (Gaya Kepemimpinan). Elemen ini berkaitan dengan pola atau gaya kepemimpinan dalam organisasi. Kepemimpinan yang tepat membantu organisasi untuk mencapai sasaran-sasarannya. Sudahkah para pemimpin memiliki komitmen yang kuat untuk menjalankan SPMI? Bagaimana gaya kepemimpinan yang cocok untuk diterapkan? Bagaimana Leadership & followership harus dibangun?
- Staff (Dosen / Guru dan Tenaga kependidikan). Merupakan para pegawai yang bekerja di lembaga pendidikan. Motivasi dan pola kerja mereka sangat berpengaruh bagi keberhasilan SPMI. Perilaku mereka dipengaruhi bagaimana mereka direkrut, dipilih, dilatih, dimotivasi, diarahkan, dipimpin, dan dikembangkan.
- Skills (Keterampilan). Kemampuan dan kompetensi dosen / guru dan tenaga kependidikan yang diperlukan institusi. Tentu saja mereka diharapkan berkinerja tinggi sesuai dengan harapan stakeholder. Mereka harus punya orientasi yang kuat dalam menjalankan budaya mutu pendidikan. Bagaimana cara efektif dan efisien untuk membangun kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan?
Manfaat Model 7S Mc Kinsey
Tom Peters & Robert Waterman, pakar yang pernah bekerja di perusahaan konsultan McKinsey, mengatakan bahwa keselarasan 7 elemen ini merupakan faktor kunci bagi keberhasilan organisasi. Model 7S Mc Kinsey ini, dapat diimplementasikan dalam lembaga pendidikan untuk banyak hal seperti:
- Menyusun strategi pengembangan SPMI dan budaya mutu lembaga pendidikan.
- Menyelaraskan integrasi antar departemen, fakultas dan unit kerja (prodi).
- Merancang desain baru struktur organisasi (reingenering).
- Meningkatkan kinerja manajemen, pendidikan dan tenaga kependidikan.
- Menguji faktor-faktor pendukung dan penghambat untuk perbaikan SPMI.
- Evaluasi keberhasilan program SPMI.
SPMI & Penerapan 7S Mckinsey
- Identifikasi area internal institusi pendidikan yang belum selaras / efektif. Dalam menerapkan SPMI, identifikasi apakah elemen 7S telah selaras satu dengan lainnya. Apakah ada gap, celah, ketidakkonsistenan, gap, celah dan kelemahan lainnya.
- Merancang desain organisasi yang optimal. Rancang desain organisasi yang efektif dan efisien untuk keberhasilan SPMI. Kerjasama yang harmonis antara pimpinan, senat dan yayasan, tentu sangat diperlukan (termasuk stakeholder lainnya).
- Tetapkan area perbaikan. Rancang detail tindakan, rinci area-area yang ingin diperbaiki dan diselaraskan. Tetapkan manajemen perubahan yang baik.
- Lakukan tindakan perbaikan. Perbaikan yang tepat akan memiliki dampak positif bagi institusi pendidikan. Oleh karena itu, perlu dicari anggota tim yang tepat atau merekrut tenaga konsultan. Peran penting kepemimpinan yang efektif sangat diperlukan.
- Monitoring & Evaluasi Pelaksanaan 7S. Monitor, evaluasi dan tinjau ulang secara berkelanjutan. 7S elemen Mc Kinsey bersifat dinamis & berubah secara konstan. Dinamika di satu elemen tentu memiliki efek pada elemen-elemen yang lain. Terapkan model PDCA dan PPEPP yang tepat.
Demikian uraiang singkat tentang SPMI & 7S McKinsey Framework, semoga bermanfaat.
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
17 Jul
0
SPMI dan Metode “5 Why” untuk Menggali Akar Masalah
Pendahuluan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) telah menjadi fokus utama lembaga pendidikan untuk memastikan standar SPMI yang tinggi dalam proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
Salah satu pendekatan yang efektif dalam mendukung upaya ini adalah metode bertanya “5 Why”, yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan akar masalah (root cause analysis) secara sistematis.
Artikel ini akan membahas tentang pentingnya integrasi metode “5 Why” dalam SPMI serta bagaimana metode ini dapat membantu institusi pendidikan mencapai tujuan peningkatan mutu secara berkelanjutan (kaizen).
SPMI dan Peningkatan Mutu
SPMI tidak hanya sekadar merupakan persyaratan formal untuk memenuhi standar yang diperlukan untuk akreditasi, namun SPMI juga sebuah pendekatan strategis untuk meningkatkan mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Dengan fokus pada kegiatan evaluasi berkelanjutan, perbaikan proses, dan manajemen mutu, SPMI memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk memastikan bahwa pendidikan yang diberikan, telah sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Metode “5 Why”
Metode bertanya “5 Why” merupakan alat analisis sederhana namun cukup efektif bila digunakan untuk menggali lebih dalam tentang akar masalah yang mendasari suatu isu atau tantangan tertentu (misal temuan Audit Mutu Internal).
Ide utamanya adalah dengan bertanya “mengapa?” secara berulang-ulang, biasanya bisa sampai lima kali. Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab fundamental dari suatu masalah (root cause analysis).
Dalam konteks SPMI, seringkali temuan (finding) dalam proses monev maupun audit mutu internal (AMI), terjadi muncul berulang-ulang dalam kasus yang sama. Mengapa hal ini terjadi? Salah satu jawabannya adalah kegagalan dalam mencari akar masalah. Langkah bertanya “5 Why” adalah salah satu solusi yang bisa ditawarkan.
Langkah-langkah Metode “5 Why”
- Identifikasi Masalah: Mengidentifikasi masalah atau tantangan spesifik yang mempengaruhi mutu pendidikan di institusi. Contoh masalah bisa termasuk penurunan tingkat kehadiran mahasiswa atau mutu proses pembelajaran yang tidak memenuhi harapan.
- Pertanyaan “Mengapa?”: Tim SPMI atau Auditee dapat mengumpulkan data dan mulai bertanya “mengapa masalah ini terjadi?” secara berulang. Setiap jawaban mengarah pada pertanyaan berikutnya, membantu untuk mengungkap faktor-faktor yang mendasari menculnya masalah tersebut.
- Penggalian Akar Masalah: Dengan melanjutkan proses bertanya “5 Why”, tim SPMI / Auditee/ manajemen dapat menggali lebih dalam untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. Misalnya, penurunan tingkat kehadiran mahasiswa bisa disebabkan oleh transportasi yang tidak memadai atau kurangnya motivasi intrinsik dalam proses belajar mengajar.
- Perumusan Tindakan Perbaikan: Setelah akar masalah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah merumuskan tindakan perbaikan yang konkret dan terukur. Misalnya, meningkatkan akses transportasi bagi siswa atau mengimplementasikan strategi motivasi tambahan dalam pengajaran. Tindakan perbaikan harus diupayakan dapat menyelesaikan akar masalah, yang dapat terdiri dari tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Evaluasi dan Pelacakan: SPMI memonitor implementasi tindakan perbaikan (koreksi, korektif dan preventif) serta mengukur dampaknya terhadap mutu pendidikan. Evaluasi berkelanjutan diperlukan untuk memastikan bahwa solusi yang diambil telah efektif dalam mengatasi masalah.
Manfaat Metode “5 Why”
Penerapan metode beranya “5 Why” dalam SPMI memberikan beberapa manfaat penting, diantaranya:
- Penemuan Akar Masalah: Memungkinkan institusi untuk tidak hanya menangani gejala masalah (simtoms), tetapi juga menemukan akar penyebabnya (root cause).
- Pemecahan Masalah yang Berkelanjutan: Mendukung upaya perbaikan berkelanjutan (kaizen) dengan menargetkan masalah yang mendasari secara efektif.
- Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas: Memastikan alokasi sumber daya yang tepat untuk solusi yang relevan dan berdampak tinggi.
Contoh Implementasi 5 Why?
Masalah: Terjadi penurunan yang signifikan dalam partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ekstrakurikuler di Perguruan Tinggi.
Menggunakan teknik bertanya “5 Why”:
- Mengapa terjadi penurunan dalam partisipasi mahasiswa?
- Jawaban 1: Mahasiswa melaporkan bahwa jadwal dan waktu kegiatan sering tumpang tindih dengan kegiatan lain.
- Mengapa jadwal kegiatan sering tumpang tindih?
- Jawaban 2: Jadwal kegiatan ekstrakurikuler tidak terintegrasi dengan baik dengan jadwal kuliah di kampus.
- Mengapa jadwal kegiatan ekstrakurikuler tidak terintegrasi dengan baik?
- Jawaban 3: Kurangnya koordinasi antara departemen akademik dan departemen kegiatan ekstrakurikuler / kemahasiswaan.
- Mengapa kurangnya koordinasi terjadi?
- Jawaban 4: Evaluasi menunjukkan bahwa tidak ada forum reguler di mana staf akademik dan staf kemahasiswaan dapat membagikan informasi dan berdiskusi tentang jadwal kegiatan.
- Mengapa tidak ada forum koordinasi yang reguler?
- Jawaban 5: Kebijakan kampus saat ini belum mendorong atau menyediakan waktu bagi staf tekait untuk berdiskusi tentang jadwal kegiatan secara teratur.
Usulan Tindakan Perbaikan: Membuat forum koordinasi yang rutin antara departemen akademik dan departemen ekstrakurikuler (kemahasiswaan) untuk menyinkronkan jadwal kegiatan, sehingga sesuai dengan kebutuhan mahasiswa dan keluarga.
Kesimpulan
Dengan mengintegrasikan metode bertanya “5 Why” dalam proses evaluasi SPMI, institusi pendidikan dapat lebih efektif dalam mengidentifikasi, memahami, dan menyelesaikan masalah yang mempengaruhi mutu pendidikan.
Pendekatan ini tidak hanya mendukung upaya pemantauan dan evaluasi berkelanjutan, namun juga memperkuat mutu proses pendidikan secara keseluruhan. Dengan demikian, penerapan metode bertanya “5 Why” tidak hanya relevan, namun juga krusial dalam upaya institusi untuk mencapai standar SPMI Perguruan Tinggi. Stay Relevant!
25 Oct
0
Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen
Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen (TM) adalah suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan kajian dan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.
Proses TM atau management review yang ada selama ini, ada yang berhasil dan ada pula yang kurang efektif. Ke depan agar proses TM semakin produktif perlu ada upaya untuk meningkatkan efektivitasnya melalui berbagai upaya perbaikan.
Lembaga pendidikan seperti perguruan tinggi, sekolah dan madrasah yang menerapkan SPMI (sistem penjaminan mutu internal) juga dianjurkan mengadakan TM secara periodik. Dengan kegiatan TM yang efektif, InsyaAllah lembaga pendidikan akan dapat melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus (kaizen).
Berikut adalah beberapa tips untuk memastikan keberhasilan TM lembaga pendidikan:
- Menyusun Rencana Yang Efektif: Pastikan lembaga dapat menyusun rencana TM yang baik. Tetapkan 5 W + 1 H yaitu what, why, when, who, where dan how. Rencana TM yang baik akan membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat dalam proses & akan mengetahui persis apa yang harus dilakukan selama tinjauan manajemen.
- Siapkan Data: Dalam TM, keberadaan data yang akurat sangat penting. Pastikan semua data dan informasi terkait kinerja organisasi & proses-proses pendidikan tersedia dan siap untuk dipelajari. Pastikan untuk memeriksa dokumen SPMI, kinerja proses bisnis, dan pengukuran kinerja lainnya untuk memastikan bahwa informasi yang tepat & akurat tersedia untuk keputusan manajemen. Dokumen SPMI dapat berupa Kebijakan SPMI, manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir-formulir.
- Keterlibatan Pihak-Pihak Terkait: TM adalah upaya bersama untuk melakukan perbaikan, jadi pastikan untuk melibatkan semua orang yang terkait dengan proses-proses dalam lembaga pendidikan. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua sudut pandang telah dipertimbangkan selama proses tinjauan manajemen. Contoh dalam universitas, pihak yang berkepentingan adalah rektor, dekan, kaprodi dan semua unit kerja.
- Gunakan Ukuran Kinerja yang Tepat: Ukuran kinerja yang tepat untuk TM dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan tujuan organisasi. Misalnya lembaga pendidikan tinggi dapat menggunakan KPI (key performance indicators) atau dapat menggunakan model ABCD (audience, behavior, competence & degree).
- Keputusan Berdasarkan Data: Pastikan bahwa keputusan yang diambil selama kegiatan TM didasarkan pada data-data yang akurat dan tepat. Hindari mengambil keputusan berdasarkan intuisi semata, & pastikan bahwa keputusan yang diambil didukung oleh fakta dan informasi yang tersedia. Gunakan tools untuk membantu proses pengambilan keputusan, misalnya fishbone diagram, mindmapping, bertanya why sebanyak 5 kali, dll.
- Realisasi Tindak Lanjut: Setelah kegiatan TM selesai, pastikan untuk melakukan follow-up pada rekomendasi dan keputusan yang diambil. Pastikan bahwa langkah-langkah yang diambil, akan berhasil mengatasi masalah yang telah diidentifikasi. Jadi, upaya kaizen (perbaikan terus menerus) tidak boleh berhenti, harus dilakukan follow-up secepatnya.
Demikian uraian singkat tentang Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen, semoga bermanfaat, Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
23 Oct
0
Kegagalan Tinjauan Manajemen
Kegagalan Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen (TM) atau sering disebut RTM (rapat tinjauan manajemen) adalah proses penting dalam pengelolaan organisasi. TM melibatkan evaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan, termasuk pencapaian tujuan /standar, efektivitas operasional, efisiensi, dan kesesuaian dengan persyaratan hukum dan peraturan.
Baca juga: SPMI dan Tinjauan Manajemen
Kegagalan TM dapat mengakibatkan berbagai masalah yang merugikan organisasi, termasuk kerugian finansial, penurunan produktivitas, kegagalan mutu, dan bahkan pelanggaran aturan hukum.
Lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah) yang menerapkan SPMI (sistem penjaminan mutu internal) juga perlu melakukan kegiatan TM. Dengan TM yang terkelola dengan baik, upaya perbaikan berkesinambungan (kaizen), akan dapat mudah dicapai.
Sebaliknya bila TM diadakan kurang tepat sasaran, diadakan asal asalan, maka kegiatan yang sekedar “formalitas” tersebut akan mubazir, gagal dan tidak ada nilai tambah.
Kegagalan Tinjauan Manajemen
Berikut beberapa contoh kegagalan Tinjauan Manajemen di Lembaga Pendidikan:
- Tinjauan Manajemen Tidak Diadakan Teratur: Bila TM tidak dilakukan secara teratur, maka problem yang terjadi di dalam Lembaga Pendidikan tidak akan terdeteksi dan diatasi tepat waktu. Hal ini dapat mengakibatkan penurunan kinerja Lembaga, upaya pencapaian standar pendidikan menjadi kurang efektif.
- Tidak Adanya Partisipasi: Tinjauan Manajemen harus melibatkan seluruh pihak yang terlibat dalam Lembaga Pendidikan, seperti Rektor, Dekan, Kaprodi dan Semua Kepala Unit Kerja. Jika ada pihak yang tidak terlibat dalam TM, maka masalah yang terjadi di dalam lembaga akan berlarut larut dan tidak diatasi secara tepat waktu.
- Rencana Aksi Tidak Jelas: TM harus mampu menghasilkan rencana aksi yang jelas dan terukur. Rencana aksi disusun untuk mengatasi masalah-masalah yang teridentifikasi. Jika TM tidak dapat menyusun rencana aksi yang jelas, maka masalah lembaga tidak akan teratasi dengan efektif.
- Tindak Lanjut Rencana Aksi: Rencana aksi yang telah dibuat harus dapat ditindak lanjuti dengan konkret. Perlu ada komitmen yang kuat dari semua unsur untuk bersinergi melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif. Masalah harus dapat diselesaikan dengan cepat, dan dipastikan tidak terulang lagi dikemudian hari.
- Tidak Ada Evaluasi: Setelah dilakukan tindak lanjut, TM harus melakukan evaluasi terhadap hasil dari tindak lanjut tersebut. Bila tidak ada evaluasi terhadap tindak lanjut, maka tidak akan ada pembelajaran dari pengalaman & masalah yang sama dapat terulang lagi di kemudian hari.
Kesimpulan, kegagalan TM dapat memiliki dampak negatif yang serius pada lembaga Pendidikan. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan TM secara periodik dan memastikan bahwa semua pihak terlibat dalam proses tersebut. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
1 Apr
0
SPMI dan Audit Kepatuhan
SPMI dan Audit Kepatuhan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Untuk dapat mengimplementasikan SPMI dengan baik, perlu dilakukan kegiatan evaluasi. Salah satu bentuk evaluasi disini adalah kegiatan audit mutu internal (AMI). Ada dua jenis audit dalam AMI yaitu audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan atau audit kepatuhan.
Audit kepatuhan adalah jenis audit yang bertujuan untuk memeriksa & mengevaluasi apakah lembaga pendidikan (pelaksana SPMI) telah mematuhi semua kebijakan, peraturan, hukum, dan standar yang berlaku.
Audit kepatuhan dilaksanakan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan tersebut menjalankan roda organisasi dengan benar dan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh ketentuan regulasi yang berlaku.
Secara garis besar, audit kepatuhan melibatkan sejumlah aktivitas para auditor, seperti:
- Analisis Data: Menganalisis data & informasi yang diperoleh selama proses audit untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Data dikumpulkan dari dokumen-dokumen SPMI yang ada.
- Pemeriksaan Dokumen: Pemeriksaan dokumen dan catatan lembaga terkait kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Dokumen yang diperiksa diantaranya kebijakan SPMI, manual PPEPP, standar SPMI dan formulir-formulir. Catatan yang diperiksa dapat berbentuk arsip-arsip / catatan mutu / rekaman / atau record dll.
- Wawancara: Wawancara dapat dilakukan untuk menggali data dari auditee. Wawancara dilakukan dengan manajemen (pimpinan lembaga), kepala unit kerja dan pihak terkait lainnya. Wawancara dilakukan untuk memahami implementasi dokumen SPMI dan pemahaman pelaksana terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Pengamatan: Pengamatan langsung terhadap aktivitas dan proses yang terkait dengan standar, peraturan dan regulasi yang berlaku. Auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses-proses dan layanan pendidikan yang menjadi tanggung jawab mereka.
- Menyusun Laporan AMI: Setelah dilakukan audit kepatuhan, dan menerbitkan PTK (permintaan tindakan korektif) bila ada penyimpangan maka auditor menyusun laporan AMI. Laporan AMI berisi ringkasan temuan positif (praktek baik), ringkasan temuan negatif (Ketidaksesuaian), rencana perbaikan, rekomendasi dan kesimpulan.
Tujuan dari audit kepatuhan adalah untuk memastikan bahwa lembaga telah menjalankan roda organisasi dengan benar. Lembaga telah menjalankan organisasi sesuai dengan standar, aturan & regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan membantu lembaga untuk mencegah risiko dan sanksi yang mungkin muncul bila mereka melanggar peraturan atau regulasi yang berlaku.
Audit kepatuhan juga membantu lembaga pendidikan untuk meningkatkan kinerja sistem penjaminan mutu internal (SPMI), sehingga dapat memastikan pencapaian target mutu pendidikan yang ingin diraih. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
30 Mar
0
Mengenal Tinjauan Manajemen
Mengenal Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen (TM) atau Management Review, ada juga yang memakai istilah RTM (rapat tinjauan manajemen) adalah suatu proses evaluasi dan analisis sistematis oleh tim manajemen terhadap performance organisasi dalam mencapai standar, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
TM merupakan suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian & efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.
Tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen organisasi bekerja dengan efektif dan efisien serta memenuhi semua persyaratan dan standar yang telah ditetapkan.
Efektif berarti mampu mencapai semua target yang telah ditetapkan, sedangkan efisien berarti kemampuan untuk menghemat sumber daya yang dipakai. Organisasi yang kompetitif adalah organisasi yang paling efektif dan efisien.
Proses Tinjauan Manajemen (TM) biasanya dilakukan secara periodik atau bisa dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan. Dalam iklim perubahan yang semakin tidak pasti saat ini (era disrupsi), sangat relevan bila kegiatan TM dilakukan lebih sering, misal setiap bulan sekali atau setiap 3 bulan.
Agar tinjauan manajemen efektif perlu melibatkan semua unsur dalam organisasi, melibatkan seluruh level manajemen. Pada perguruan tinggi (PT) yang besar, TM dapat dilakukan di level Universitas dan di level Fakultas. Sedangkan pada PT yang masih sedikit prodinya, kegiatan TM dapat diadakan di level pimpinan puncak saja.
Baca juga: SPMI dan Tinjauan Manajemen
Dalam Tinjauan Manajemen, manajemen meninjau dan mengevaluasi performance organisasi, mencari peluang-peluang perbaikan, menetapkan rencana aksi, dan menetapkan standar, tujuan dan sasaran baru. Agenda atau input kegiatan TM diantaranya dapat bersumber dari:
- Kinerja proses
- Kesesuaian produk (sasaran mutu),
- Hasil Audit Mutu Internal & Eksternal,
- Penanganan Keluhan Pelanggan,
- Umpan Balik stakeholder,
- Perubahan Sistem Manajemen Mutu,
- Pengendalian Tindakan Perbaikan & Pencegahan,
- Saran – saran perbaikan, tindak lanjut hasil manajemen lalu
Proses TM mencakup beberapa elemen seperti evaluasi kinerja organisasi, penilaian resiko, evaluasi efektivitas sistem manajemen, evaluasi kepatuhan terhadap peraturan & persyaratan stakeholder.
Hasil keputusan Tinjauan Manajemen, hendaknya dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan-keputusan strategis di masa depan. Demikian uraian singkat tentang Mengenal Tinjauan Manajemen, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
30 Mar
0
SPMI dan Tinjauan Manajemen
SPMI dan Tinjauan Manajemen
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Tinjauan Manajemen (Management Review) merupakan salah satu elemen penting dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Tinjauan Manajemen atau atau Kaji Ulang Manajemen adalah proses evaluasi dan analisis secara sistematis oleh pihak manajemen terhadap kinerja organisasi dalam mencapai tujuan & sasaran yang telah ditetapkan. Tinjauan Manajemen dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen organisasi (SPMI) bekerja dengan efektif & efisien serta memenuhi semua persyaratan dan standar yang telah ditetapkan.
Fungsi Tinjauan Manajemen
Fungsi dari Tinjauan Manajemen dalam program SPMI adalah sebagai berikut:
- Memastikan Kepatuhan: Tinjauan Manajemen digunakan untuk memastikan bahwa program SPMI mematuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku. Hal ini penting untuk mempertahankan akreditasi / sertifikasi dan memastikan kepercayaan stakeholder terhadap layanan pendidikan yang dihasilkan.
- Evaluasi Kinerja: Tinjauan Manajemen dilakukan untuk mengevaluasi kinerja SPMI secara keseluruhan (semua kegiatan). Evaluasi kinerja tersebut diantaranya penilaian terhadap pencapaian standar SPMI, pengukuran kinerja, efektivitas dan efisiensi proses pendidikan, serta kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan yang berlaku.
- Kegiatan Perbaikan: Hasil Tinjauan Manajemen akan menjadi dasar untuk menentukan jenis perbaikan yang akan dilakukan. Tinjauan Manajemen membantu untuk mengenal kelemahan dan peluang-peluang perbaikan dalam SPMI. Pengelolaan Tinjauan Manajemen yang tepat akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem penjaminan mutu.
- Memilih Prioritas: Hasil Tinjauan Manajemen membantu menetapkan prioritas dalam penyusunan rencana perbaikan. Prioritas tersebut dapat ditentukan berdasarkan urgensi, dampak, dan kepentingan terhadap pencapaian tujuan SPMI. Tindakan perbaikan dapat berbentuk koreksi, korektif dan preventif.
- Menyusun Rencana Aksi: Tinjauan Manajemen juga digunakan untuk menyusun rencana aksi yang diperlukan. Rencana aksi ini dapat meliputi tindakan koreksi, korektif, tindakan pencegahan, dan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja SPMI.
Kesimpulan, Tinjauan Manajemen memiliki beberapa fungsi penting diantaranya untuk mengevaluasi kinerja SPMI, menetapkan rencana perbaikan, memilih prioritas, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan stakeholder. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tips Menjadi Auditor SPMI
Tentu saja semua auditor bercita-cita ingin menjadi auditor ideal yang baik, yaitu auditor yang benar-benar dapat memberi nilai tambah bagi lembaga pendidikan yang mengelola SPMI (sistem penjaminan mutu internal).
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu para auditor SPMI untuk menjadi lebih baik:
- Pemahaman Tentang AMI dan SPMI: Seorang auditor harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang AMI (audit mutu internal), dan pernah mengikuti pelatihan tentang AMI. Seorang auditor SPMI juga wajib memiliki pemahaman yang komprehensif tentang SPMI dan pernah mengikuti pelatihan SPMI.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor wajib memiliki keterampilan komunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk mendengarkan dengan teliti (listening skills) dan mengajukan pertanyaan yang relevan. Seorang auditor yang handal juga harus mampu mengkomunikasikan hasil temuan audit dengan jelas dan diplomatis kepada para stakeholder.
- Analisis dan Kritis: Seorang auditor SPMI harus mampu melakukan analisis yang mendalam terhadap fakta-fakta dan bukti yang dikumpulkan saat proses audit. Dengan kejelian melihat hubungan sebab akibat, auditor akan dapat mengambil kesimpulan yang tepat dan relevan.
- Keterampilan Manajerial: Seorang auditor juga perlu memiliki keterampilan manajerial dan keorganisasian yang baik. Keterampilan membuat perencanaan audit yang efektif, mengatur jadwal dan anggota tim audit, serta mengelola sumber daya (resources) yang tersedia dengan efisien.
- Objektif dan Independen: Auditor harus mampu mempertahankan temuan-temuannya secara objektivitas dan independen, tidak dipengaruhi oleh pihak lain dan hanya fokus berkonsentrasi pada fakta dan bukti yang ada.
- Berpikir Out-of-The-Box: Seorang auditor harus mampu berpikir out-of-the-box, yakni mampu melihat masalah dari berbagai sudut pandang yang ada. Auditor dapat memberi rekomendasi yang kreatif untuk segala problematik yang dihadapi.
- Pengembangan Diri: Seorang auditor perlu terus belajar dan mengikuti program mengembangkan diri (self development). Terus update ilmu-ilmu baru dan mengikuti pelatihan yang relevan.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menjadi Auditor SPMI. Dengan mengikuti tips diatas, InsyaAllah seseorang auditor dapat maju dan berkembang. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Mar
0
Kriteria Auditor SPMI
Kriteria Auditor SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Auditor Mutu Internal (AMI) adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan audit atau pemeriksaan internal secara independen pada sistem manajemen mutu suatu lembaga, hal ini dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi efektivitas sistem tersebut dan memberikan rekomendasi perbaikan bila diperlukan.
Dalam SPMI, salah satu manual penting adalah manual PPEPP (penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan). Manual ini berfungsi menjadi acuan untuk peningkatan standar SPMI. Salah satu manual PPEPP yang ke 3, adalah manual evaluasi standar SPMI, bentuk kegiatan evaluasi salah satunya adalah AMI.
Pelaksana AMI adalah para auditor, tentu saja agar proses AMI dapat berjalan optimal, perlu ada tim auditor yang kompeten. Bagaimana kriteria auditor SPMI yang kompeten?
Kriteria Auditor SPMI
Seorang auditor SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perlu memenuhi beberapa kriteria diantaranya:
- Memahami SPMI: Seorang auditor SPMI wajib memahami dan menguasai konsep dan prinsip SPMI serta dokumen yang berlaku di bidang tersebut. Dalam perguruan tinggi, dokumen SPMI meliputi: Kebijakan SPMI, manual SPMI, standar SPMI dan formulir SPMI.
- Mengenal Lingkungan Internal dan Eksternal: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memahami konsep evaluasi diri (SWOT Analysis). Memahami perubahan lingkungan yang sangat bergejolak. Memahami situasi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity). Memahami strategi bisnis, visi-misi, konteks kompetisi, kegiatan, dan proses yang ada di lembaga pendidikan.
- Kompetensi Audit: Seorang auditor bidang SPMI, wajib memiliki keterampilan audit dan mampu menerapkan metode audit yang tepat untuk memeriksa efektivitas SPMI. Memiliki pengetahuan, afeksi dan keterampilan sebagai auditor. Memiliki kecerdasan emosional yang baik untuk berinteraksi dengan orang lain.
- Integritas & Etika: Seorang auditor SPMI wajib mematuhi standar etika & standar profesionalisme yang tinggi serta memiliki integritas yang dijunjung tinggi.
- Keterampilan Analitis: Seorang auditor SPMI yang baik wajib mampu menganalisis data, informasi dan dokumen terkait dengan SPMI. Seorang auditor yang baik wajib memiliki keterampilan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar SPMI dan efektivitasnya.
- Keterampilan Komunikasi: Seorang auditor SPMI yang baik wajib memiliki keterampilan komunikasi & keterampilan sosial yang baik. Hal ini penting untuk dapat mengkomunikasikan temuan audit dan rekomendasi kepada manajemen, auditee dan pihak-pihak terkait lainnya.
Demikian uraian singkat tentang Kriteria Auditor SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Integrasi SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
