Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Berita dan Wawasan SPMI
13 Feb
0
Business Process & Rencana Mutu SPMI
Pemetaan Proses Bisnis bagi Lembaga Pendidikan
Membuat Rencana Mutu (Quality Plan) yang baik tentu saja tidak mudah, perlu pemahaman yang utuh tentang Standar, Business Process maupun peraturan2 pemerintah yang terkait seperti akreditasi BAN-PT, BAN -SM dll.
Dalam business process mapping, proses-proses dalam organisasi pendidikan, dibagi menjadi beberapa bagian utama yang global. Masing-masing bagian utama yang global ini kemudian bisa dipecah menjadi proses-proses yang lebih kecil lagi dan seterusnya.
Dalam Business Process Mapping, dipetakan hal-hal sebagai berikut:
- apa yang dilakukan oleh institusi pendidikan,
- siapa penanggungjawabnya,
- standar penyelesaian aktivitas, dan
- bagaimana kesuksesan proses bisnis ditetapkan. (Taylor; Deming; Juran)
Memahami pemetaan bisnis proses akan memberikan wawasan mengenai keseluruhan proses bisnis yang ada di institusi pendidikan. Penguasaan teknik business process mapping memungkinkan pimpinan institusi pendidikan untuk melakukan perbaikan sistem manajemen agar lebih sistematis dan terarah.
Berikut kami sampaikan materi Business Process dan Quality Plan yang dapat diunduh/ download. Silahkan diunduh disini:
Pembuatan Business Process & Rencana Mutu SPMI
Salam Hormat,
mutupendidikan.com
pelatihan & pendampingan
Untuk In-House Training Penyusunan Proses Bisnis dan Sasaran Mutu Pendidikan
Hubungi Customer Service kami
13 Feb
0
Pembuatan Sasaran Mutu SPMI
“Pembuatan Sasaran Mutu SPMI”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Pembuatan Sasaran Mutu SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) bagi lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) merupakan kegiatan yang sangat penting.
Sasaran Mutu
Dengan adanya Sasaran Mutu yang jelas dan spesifik, Lembaga Pendidikan akan mengetahui target & arah yang hendak dituju. Dengan adanya sasaran mutu yang SMART, masing-masing unit kerja akan dapat menyusun program kerja yang sesuai, dan dapat menetapkan kebutuhan sumber daya (resources).
Instagram: @mutupendidikan
Sasaran mutu (quality objective) institusi dibuat dengan mengacu pada Renstra, Renop dan Standar Mutu Institusi. Sasaran Mutu Institusi selanjutnya perlu di breakdown ke masing-masing departemen/bidang/unit kerja yang ada dibawahnya secara berjenjang (cascading).
Sasaran Mutu masing-masing bidang/departemen/unit, dibuat dengan mengacu pada Standar Mutu yang telah ditetapkan institusi dan juga mengacu pada pencapaian Job Description masing-masing unit kerja.
Kriteria SMART
Secara teknis, Sasaran Mutu hendaknya memenuhi kriteria SMART, yang merupakan singkatan dari:
- Spesific. Sasaran mutu yang baik apabila disusun spesifik, jelas, mengenai hal tertentu, topik tertentu.
- Measurable. Sasaran mutu yang baik, apabila bisa dievaluasi dan bisa diukur.
- Attainable. Sasaran mutu yang baik apabila bisa dicapai dengan kerjakeras dan upaya yang maksimal. Cukup menantang dan memotivasi anggota organisasi.
- Relevant. Sasaran mutu yang baik apabila relevan dengan visi dan misi organisasi, mendukup RIP, Renstra dan Renop organisasi.
- Timed. Sasaran mutu yang baik apabila ada target waktu yang terukur. Misalnya 1 bulan, 6 bulan, 12 bulan dll.
Sasaran Mutu disarankan dituangkan kedalam sebuah form, yakni form Sasaran Mutu, selanjutnya formulir tersebut dilengkapi dengan mengisikan:
- Sasaran Mutu. Dirumuskan SMART, dan diambil dari Standar dan Job Description.
- Cara Pengukuran dan Media Monitoring. Tetapkan cara mengukuran yang efektif dan efisien. Dapat dilakukan di awal proses, ditengah proses atau di akhir proses.
- Target. Tetapkan target yang terukur, usahakan kwantitatif.
- Hasil pengukuran. Dalam kolom hasil pengukuran, dapat diisi hasil yang diperoleh disaat kegiatan monev.
- Ketercapaian. Informasikan apakah target sasaran mutu dapat dicapai? Hasilnya untuk masukan kegiatan perbaikan dimasa yang akan datang.
Apakah unit kerja Anda sudah memiliki sasaran mutu? Sasaran mutu biasanya digunakan organisasi pendidikan yang menerapkan standar mutu ISO 21001 : 2018 dan dapat diintegrasikan dengan SPMI
Tertarik ingin mempelajari lebih dalam?
Silahkan di unduh pada file SlideShare berikut ini: (dapat gunakan sebagai referensi sederhana, Anda dapat melengkapi/menyempurnakan untuk ISO 21001:2018, SPMI Perguruan Tinggi dan SPMI Dikdasmen)
Demikian, semoga artikel singkat tentang Pembuatan Sasaran Mutu ISO 21001:2018/ SPMI ini dapat bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Dapatkan Informasi Terkait: Pelatihan, Training, Pelatihan Kerja, Leadership, Training Center, Bimbingan Teknis, Bimtek, Kepemimpinan, TQM, Manajemen, Pendidikan Tinggi, Madrasah, Islamic Schools, SMA, SMP, SD, Sekolah, Indonesia, sasaran mutu, quality objective, mutu pendidikan, workshop mutu pendidikan
13 Feb
0
Tips Komunikasi Auditor SPMI
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Seorang auditor mutu internal (AMI) sebaiknya dibekali ketrampilan komunikasi agar dalam pelaksanaan proses AMI, dapat berjalan dengan baik. Dengan ketrampilan komunikasi yang baik, diharapkan proses AMI akan terhindar dari adanya kesalahpahaman (miscommunication). Contoh ketrampilan komunikasi seperti ketrampilan mendengar, ketrampilan berbicara, ketrampilan menulis cepat, memahami bahasa tubuh dan lain sebagainya.
Untuk itu agar lebih memahami ketrampilan komunikasi dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), berikut kami sampaikan bahan file Slideshare sbb:
Unduh:
Syarat Sukses AMI
Agar proses audit dapat berjalan dengan baik, beberapa syarat penting sbb:
- Auditor harus berpengalaman. Tanpa pengalaman yang cukup, proses auditor tidak dapat maksimal. Oleh karena itu auditor pemula harus didampingi auditor senior yang sudah memiliki pengalaman.
- Auditor harus terlatih. Audit wajib telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal, agar trampil dalam menjalankan kegiatan audit dengan baik.
- Program audit lengkap. Misalkan, ada proses perencanaan, ada audit sistem (desk evaluation), ada audit visitasi, dll.
- Jumlah auditor harus mencukupi. Bila tim auditor terlalu sedikit, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan untuk mencetak calon-calon auditor baru. Berikut link info tentang pelatihan calon auditor: Info Pelatihan
- Harus ada komitmen dari pihak manajemen. Benar sekali, tanpa adanya komitmen dari semua pihak, khususnya dari pimpinan, proses audit mutu internal akan mengalami kegagalan.
Kegagalan komunikasi
Apa saja yang dapat menyebabkan proses audit mutu internal terhambat? Berikut poin-poin penting yang perlu direnungkan:
- Auditor merespon Auditee terlalu cepat.
- Auditor merespon Auditee dengan emosi.
- Auditor tidak dapat menulis dengan cepat
- Auditor hanya mendengarkan pada bagian tertentu.
- Auditor tidak dapat mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi.
- Auditor menghindar mengkaji persoalan yang terlalu sulit.
- Auditor membiarkan teraudit berbicara terlalu lama.
- Adanya suara bising dan gaduh pada saat proses audit.
Pentingnya Komunikasi Verbal dan Nonverbal
Auditor yang baik adalah auditor yang dapat menggabungkan / kombinasikan komunikasi verbal dan non verbal. Signal-signal nonverbal, seperti tersenyum, mengangguk, gerakan tangan, dan sikap duduk saat mendengarkan, sangat membantu tercapainya hasil komunikasi yang efektif.
Komunikasi nonverbal, ditambah penjelasan lengkap melalui komunikasi verbal, tentu akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan-pesan yang diinginkan.
Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Tips berkomunikasi Bagi Auditor
Berikut bebapa tips komunikasi yang perlu ditingkatkan bagi para auditor:
- Auditor sebaiknya tidak terlalu banyak bicara.
- Auditor sebaiknya tidak takut untuk diam & mendengarkan penjelasan teraudit.
- Auditor sebaiknya memperhatikan bahasa tubuh teraudit
- Auditor sebaiknya mengawali menggunakan pertanyaan terbuka (open question), dilanjutkan dengan pertanyaan tertutup dalam upaya menggali informasi lebih dalam.
- Auditor sebaiknya merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat.
- Auditor sebaiknya kreatif menggunakan beberapa cara/media komunikasi
Diskusi
Dalam mendukung keberhasilan proses Audit, bagaimana kiat menjadi pendengar yang baik?
Demikan, uraian singkat tentang Tips Komunikasi Auditor SPMI, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
13 Feb
0
Keberhasilan Audit Mutu Internal
“Keberhasilan Audit Mutu Internal”
Bapak Ibu pengerak SPMI yang berbahagia…
Perguruan Tinggi, Sekolah maupun Madrasah yang menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan, perlu terus menerus meningkatkan ketrampilan dan kompetensi Auditor yang mereka miliki.
Dengan adanya tenaga auditor internal yang cakap & berpengalaman, institusi pendidikan akan dapat merencanakan dan menjalankan kegiatan audit dengan baik.
Berikut kami sampaikan slideshare terkait Tips dan kiat-kiat sukses audit mutu internal. Didalamnya dibahas tentang :
- Bagaimana membuat perencanaan audit yang lengkap
- Teknik bertanya dan wawancara
- Metode audit
- Audit Kepatuhan & Kecukupan
- Menyusun jadwal Audit Mutu Internal
- Menyusun Tim Auditor
- Menyusun rencana audit
- Membuat alat bantu berupa checklist audit
- Teknik menyusun temuan (finding)
- Menyusun rencana tindak lanjut dari hasil-hasil temuan audit
- Sofkskill dan ketrampilan auditor
Untuk mendapatkan slideshare tersebut, silahkan diunduh file berikut ini:
Tips Keberhasilan Audit Mutu Internal.
Semoga bermanfaat… Semangat!
Hormat kami,
admin,
mutupendidikan.com
Dapatkan slideshare AMI di tautan berikut ini:
(Audit Mutu Internal)
16 Jan
0
Problem Audit Mutu Internal
Salah satu problem dalam kegiatan audit mutu internal (AMI) adalah:
“Anggota Tim audit kurang dibekali dengan berbagai pengetahuan dan skill tentang proses audit”
Institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk memberi pembekalan yang cukup agar tenaga auditor mereka dapat terjun ke lapangan secara memadai. Tenaga auditor yang tidak terampil, tentu saja dapat merusak tatanan sistem manajemen mutu yang telah dibangun selama ini. Lembaga penjaminan mutu akan berkurang wibawanya apabila tenaga auditor tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Seorang Auditor yang cakap/terlatih umumnya memiliki ketrampilan audit seperti:
- Memiliki rasa percaya diri dan kewenangan yang cukup dalam menjalankan fungsinya.
- Menguasai teknik-teknik dan sikap yang tepat untuk menjalankan audit mutu internal
- Menguasai konsep-konsep penting dalam audit mutu internal
- Memahami proses-proses inti dan proses-proses pendukung yang ada dalam organisasi pendidikan
- Memahapi konsep P-D-C-A atau “PPEPP” dan cara beroperasi sistem manajemen mutu (SPMI)
- Memahami standar-standar yang dimiliki lembaga pendidikan yang di audit
- Memahami proses pendokumentasian sistem manajemen mutu.
Demikian kriteria penting yang harus dimiliki tenaga auditor internal. Kegiatan audit mutu internal bukan pekerjaan yang mudah, bukan pekerjaan yang remeh, bukan pekerjaan sambilan. Pembekalan yang cukup dan memadai sangat diperlukan bagi semua calon auditor.
Demikian, tetap semangat dan selamat berjuang.
admin,
mutupendidikan.com
22 Dec
0
Sukses SPMI Pendidikan Unggul
“Sukses SPMI Pendidikan Unggul”
Tips Sukses SPMI #7:
“Jadilah Bagian dari Solusi…”
Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah“. Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim SPMI mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota organisasi dalam lembaga pendidikan.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.
Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.
Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda. SPMI akan berhasil bila anggota organisasi memiliki motivasi kerja yang unggul.
Apabila standar SPMI sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.
Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI
Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar SPMI yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan, rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.
APAKAH ANDA BAGIAN DARI SOLUSI?
- Bagaimana Anda, secara khusus, dapat menggunakan waktu pertemuan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda adalah “bagian dari solusi”?
- Apa pengertian menjadi “bagian dari solusi” bagi tim Anda, bagi departemen Anda dan bagi organisasi Anda?
- Apa langkah-langkah inovasi Anda agar SPMI menjadi Unggul?
Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI Pendidikan Unggul” semoga bermanfaat.
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
22 Dec
0
Kerjasama Sinergi dalam SPMI
“Kerjasama Sinergi dalam SPMI”
Tips Sukses SPMI #4:
“Bangun Budaya Saling Tolong Menolong dan Bersinergi…”
Membangun tim kerja yang handal merupakan keniscayaan dalam pelaksanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Tolong menolong, bantu membantu merupakan tuntutan kerja yang tidak bisa diabaikan. Beban kerja yang berfluktuasi sesuai tanggal dan bulan-bulan tertentu, mengharuskan Anda untuk siap menolong dan siap ditolong. Itulah Budaya Mutu yang harus dibangun dalam SPMI.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
“Sinergi” pencapaian Standar Mutu Pendidikan merupakan tuntutan dalam pelaksanaan SPMI. Menggabungkan kekuatan dan keahlian dari masing-masing anggota organisasi bertujuan untuk meningkatkan produktifitas & menumbuhkan sinergi positif. Apakah Anda siap memberi bantuan pada tim kerja Anda? Apakah pimpinan lembaga pendidikan telah merencanakan program sinergi dengan baik?
Membangun sinergi positif secara terus menerus merupakan bagian & tuntutan dari Budaya Mutu SPMI
Kadang-kadang, terasa sulit untuk menerima pertolongan/bantuan dari orang lain, karena Anda berpikir itu membuat Anda tidak efektif atau lemah. Dalam organisasi SPMI, menawarkan dan menerima bantuan ketika diperlukan merupakan bagian dari budaya dan kerja tim. Konsep Lean & Agile (ramping dan lincah) merupakan satu keharusan dalam lingkungan yang sangat kompetitif dan bergejolak (disrupsi) seperti saat ini.
Tidak menerima bantuan dan kemudian menghadapi tenggat waktu atau harus mencari alasan karena tidak menyelesaikan satu tugas, tentu itu lebih tidak efektif dalam pekerjaan.
Meminta bantuan itu bukan stigma kegagalan, itu adalah suatu afirmasi bahwa Anda memiliki komitmen yang Anda buat pada tim Anda dan organisasi Anda. Anda ingin melihat bahwa indikator Standar SPMI tercapai, tenggat (target) waktunya terpenuhi, pekerjaan diserahkan sesuai janji. Sebagai anggota tim Anda dapat merasa bebas untuk meminta bantuan dan mengetahui bahwa disaat lain, kemudian Anda akan sebaliknya dimintai bantuan juga. Itulah makna budaya tolong menolong yang sangat penting dalam SPMI.
Baca juga: Sukses SPMI, Jadilah Bagian Dari Solusi
Jika Anda menjumpai diri Anda sendiri terus-terus mencari bantuan dari orang lain, berbicaralah dengan penyelia Anda atau anggota tim lain tentang bagaimana Anda mungkin meningkatkan produktivitas Anda, atau mengorganisasikan beban kerja Anda. Dari sini akan dicari akar masalah dan direncanakan tindakan solusi yang tepat.
Periksalah apakah ada hal-hal berikut yang berlaku pada Anda:
- Dalam pelaksanaan standar SPMI, apakah Anda terlalu banyak meminta bantuan unit lain (orang lain)?
- Apakah proses perkiraan (target capaian standar) Anda terlalu optimis? Atau sebaliknya terlalu mudah?
- Apakah Anda membutuhkan beberapa bantuan menyangkut manajemen waktu?
Yes….Sekali lagi, meminta bantuan adalah langkah pertama dalam mengatasi ketidakefisian pekerjaan.
Bagaimana Budaya Tolong Menolong dalam Implementasi SPMI di tempat Anda?
Pikirkan tentang saat ketika Anda ingin meminta bantuan, tetapi masih prihatin tentang bagaimana orang lain akan melihatnya. Kapan Anda meminta bantuan dan ditolak? Mengapa itu terjadi?
Diskusi:
Diskusikan dalam tim Anda, bagaimana proses pemberian beban kerja dan permintaan bantuan jika dibutuhkan.
Demikan, uraian singkat tentang Kerjasama Sinergi dalam SPMI, semoga bermanfaat.
___________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan
Hubungi Customer Service Anda untuk:
Outbound & Pelatihan Membangun Budaya Mutu Pendidikan /SPMI
Pelatihan SPMI & Membangun “Team Work” dalam Organisasi Pendidikan
22 Dec
0
Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?
“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.
Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.
Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.
Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.
Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.
Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.
Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.
Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.
Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.
Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.
خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ
__________________________
mutupendidikan.com
IG: @mutupendidikan
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
20 Dec
0
12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal
“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.
Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018
Baca juga: Problem Audit Mutu Internal
Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.
Baca juga: Manajemen Kualitas
Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.
Berikut 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
- Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
- Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
- Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
- Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
- Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
- Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
- Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
- Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
- Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
- Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
- Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
- Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
- Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.
Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
________________________________
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
6 Jul
0
SPMI & Analisis Akar Masalah
“SPMI & Analisis Akar Masalah”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:
Tahap 1: Definisikan Masalah
Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder? (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)
Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!
Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung
Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?
Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.
Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:
- Customer (konsumen),
- Actor (pihak yang terlibat),
- Transformation Process (proses yang diteliti),
- World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
- Owner (pemilik proses), dan
- Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
- Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
- Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
- Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?
Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.
RCA diaplikasikan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.
Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :
- Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
- Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
- Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
- Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
- Mengapa faktor kausal tersebut ada?
- Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?
Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.
Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
- Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
- Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
- Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
- Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?
Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.
Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.
خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ
mutupendidikan.com
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Integrasi SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
