• 08123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Author Archive admin

Kepemimpinan Mutu Pendidikan & SPMI

SPMI dan Teori Kepemimpinan Manajerial Grid

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi merupakan instrumen vital untuk memastikan bahwa institusi pendidikan dapat memberikan layanan pendidikan yang bermutu tinggi sesuai dengan standar nasional dan internasional.

Implementasi SPMI yang efektif memerlukan pendekatan manajerial yang baik, salah satunya adalah inspirasi penerapan teori Manajerial Grid yang dikembangkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton.

Teori ini memberikan kerangka kerja untuk menilai dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang mampu menyeimbangkan perhatian terhadap produksi (pencapaian standar mutu pendidikan) dan kepuasan karyawan (staf dan dosen).

Artikel ini bertujuan memberikan wawasan pada segenap tim manajemen pendidikan tinggi terkait metode dan upaya menemukan gaya kepemimpinan yang sesuai.

Teori Manajerial Grid

Manajerial Grid adalah sebuah model yang mengidentifikasi 5 (lima) gaya kepemimpinan berdasarkan dua dimensi utama: perhatian terhadap produksi (tasks) dan perhatian terhadap orang (people). Kelima gaya tersebut meliputi:

  1. Impoverished Management (1,1): Indikatornya “rendah” perhatian terhadap 2 hal, produksi dan orang. Ini merupakan gaya kepemimpinan yang paling buruk, perhatian pada produksi dan karyawan, sama-sama sangat rendah. Penerapan gaya ini tentu akan merugikan tidak saja bagi pencapaian kinerja SPMI, namun juga menurunkan moral kerja karyawan.
  2. Country Club Management (1,9): Indikatornya, tinggi perhatian terhadap orang (nilai 9) tetapi rendah terhadap produksi (nilai 1). Model gaya ini juga bisa digolongkan sebagai tidak efektif, SPMI sama sekali tidak diperhatikan dan dibiarkan tidak produktif. Sementara pimpinan terlalu fokus perhatian pada karyawan “pimpinan penggembira”, tanpa peduli pada pencapaian kinerja mereka.
  3. Authority-Compliance (9,1): Tinggi perhatian terhadap produksi tetapi rendah terhadap orang. Kebalikan dengan gaya Country Club, gaya ini mirip dengan gaya otoriter. Pimpinan fokus pada pencapaian target Standar SPMI namun “cuek” dengan kebutuhan karyawan. Karyawan tidak diperhatikan kesejahteraannya maupun hubungan sosialnya. Gaya ini, juga tidak efektif, karyawan menjadi tidak nyaman bekerja dan cenderung akan mengundurkan diri (resign).
  4. Middle-of-the-Road Management (5,5): Moderat (sedang) perhatian terhadap produksi dan orang. Ini gaya yang tengah-tengah (mediocre), dimana perhatian pada pencapaian standar SPMI sedang saja, dan perhatian pada manusia juga sedang saja. Penerapan gaya ini juga bukan yang ideal, karena prestasi organisasi juga akan sedang-sedang saja, sulit untuk mendapatkan akreditasi “unggul”.
  5. Team Management (9,9): Tinggi perhatian terhadap produksi dan orang. Inilah perilaku gaya kepemimpinan yang paling ideal. Pemimpin “fokus maksimal” pada 2 hal, pencapaian target-target standar SPMI dan juga fokus maksimal pada kepuasan para staf dan dosen.

Gaya Kepemimpinan “Team Management”

Integrasi teori Manajerial Grid dapat memberikan inspirasi bagi manajemen perguruan tinggi dalam pengembangan SPMI yang efektif dan efisien.

  1. Keseimbangan antara capaian Target SPMI dan Kesejahteraan Karyawan: Dengan mengadopsi gaya kepemimpinan “Team Management,” perguruan tinggi dapat memastikan bahwa “perhatian maksimal” terhadap kualitas akademik (pencapaian semua standar) dan kesejahteraan karyawan seimbang dengan nilai terbaik (9.9). Hal ini penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, kondusif bagi inovasi dan peningkatan kualitas pendidikan.
  2. Pengembangan Budaya Mutu: Gaya kepemimpinan 9.9 “Team Management” menekankan pada perhatian terhadap orang dapat membantu mengembangkan budaya mutu (quality culture) yang kuat. Karyawan yang merasa dihargai, dihormati dan didukung akan lebih termotivasi untuk berpartisipasi dalam upaya penjaminan mutu.
  3. Peningkatan Kolaborasi dan Komunikasi: Model gaya kepemimpinan 9.9 “Team Management” mendorong peningkatan kolaborasi dan komunikasi antara pemimpin dan karyawan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua pihak “terlibat maksimal” dalam proses penjaminan mutu dan merasa memiliki tanggung jawab bersama untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan.

Contoh Ilustrasi Penerapan

Kesimpulan

Teori Manajerial Grid dari Blake dan Mouton “menawarkan inspirasi” yang berharga dalam pengembangan SPMI di perguruan tinggi. Dengan menyeimbangkan perhatian maksimal terhadap produksi dan karyawan, perguruan tinggi dapat menciptakan lingkungan yang kondusif untuk peningkatan mutu pendidikan.

Penerapan gaya kepemimpinan “Team Management” dapat membantu mengembangkan budaya mutu yang kuat, meningkatkan kolaborasi, dan memastikan adaptasi yang fleksibel terhadap perubahan dan tantangan.

Oleh karena itu, integrasi gaya kepemimpinan “Team Management” dalam SPMI InsyaAllah sangat bermanfaat untuk mencapai keunggulan lembaga pendidikan tinggi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

PPEPP vs PDCA

PPEPP vs. PDCA

Pendahuluan

Manajemen mutu adalah salah satu elemen kunci dalam meningkatkan performance dan efisiensi organisasi. Dua kerangka kerja yang sering digunakan untuk tujuan perbaikan mutu adalah PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) dan PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu perbaikan berkelanjutan (Kaizen), terdapat perbedaan penting dalam pendekatan dan implementasi masing-masing. Artikel ini akan menguraikan persamaan dan perbedaan antara PPEPP dan PDCA dalam konteks manajemen mutu. Semoga bemanfaat!

Persamaan PPEPP dan PDCA

  1. Fokus pada Perbaikan Berkelanjutan: Kedua kerangka kerja ini bertujuan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan (continuous improvement). Dengan memfasilitasi evaluasi dan tindakan korektif / preventif yang berulang, baik PPEPP maupun PDCA membantu organisasi mencapai peningkatan yang konsisten dalam kinerja dan efisiensi.
  2. Struktur Siklus Berkelanjutan: Baik PPEPP maupun PDCA mengikuti struktur siklus yang berulang, yang memungkinkan organisasi untuk terus mengevaluasi dan memperbaiki proses mereka. Siklus ini mencerminkan pendekatan iteratif yang esensial dalam manajemen mutu. Ungkapan Quality is a journey not a destination sangat tepat dalam menggambarkan upaya mengejar mutu tanpa berhenti.
  3. Komponen Inti: PPEPP dan PDCA mencakup komponen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindakan korektif. Elemen-elemen ini mendasari pendekatan mereka terhadap manajemen mutu dan menjamin bahwa semua aspek dari proses organisasi dipertimbangkan dalam siklus peningkatan (kaizen).

Perbedaan PPEPP dan PDCA

  1. Tahap Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control) dalam PPEPP: PPEPP menambahkan tahap khusus untuk pengendalian yang fokus pada memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tahap ini mencakup tindakan korektif dan pencegahan untuk mengatasi penyimpangan /permasalahan yang ditemukan selama evaluasi.
  2. Tahap Peningkatan (Improvement) dalam PPEPP: PPEPP memiliki tahap peningkatan yang lebih spesifik dibandingkan dengan tahap “Act” dalam PDCA. Tahap ini berfokus pada pengembangan dan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian Standar SPMI, memastikan bahwa langkah-langkah perbaikan diterapkan secara efektif.
  3. Konteks Implementasi: PDCA adalah kerangka kerja yang digunakan secara luas dalam berbagai industri dan organisasi (generik) untuk manajemen mutu dan peningkatan proses. Sementara itu, PPEPP dirancang khusus untuk konteks pendidikan tinggi dan penjaminan mutu internal di institusi pendidikan, memberikan perhatian lebih pada standar nasional dan regulasi yang relevan dengan sektor pendidikan.
  4. Detail dalam Tahapan: PDCA terdiri dari empat tahap utama: Plan (Perencanaan), Do (Pelaksanaan), Check (Pemeriksaan), dan Act (Tindakan). Sementara itu, PPEPP terdiri dari lima tahap: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar SPMI. Tahap-tahap tambahan dalam PPEPP mencerminkan kebutuhan khusus dalam konteks pendidikan untuk pengendalian dan peningkatan yang lebih mendetail.

Implementasi PPEPP dan PDCA

Implementasi PPEPP
  • Penetapan Standar: Menetapkan standar SPMI dan kebijakan SPMI berdasarkan visi, misi, dan tujuan institusi pendidikan.
  • Pelaksanaan Standar: Mengimplementasikan standar dan kebijakan SPMI yang telah ditetapkan.
  • Evaluasi Pelaksanaan Standar: Mengevaluasi pelaksanaan standar dan kebijakan SPMI, serta mengumpulkan data hasil pelaksanaan.
  • Pengendalian Pelaksanaan Standar: Mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar SPMI.
  • Peningkatan Standar: Melakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian. Termasuk meningkatkan target-target baru yang ada di dokumen Standar SPMI.
Implementasi PDCA
  • Plan (Perencanaan): Menetapkan tujuan, target dan proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
  • Do (Pelaksanaan): Melaksanakan proses-proses sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
  • Check (Pemeriksaan): Mengevaluasi hasil dan membandingkan antara capaian dengan tujuan yang telah ditetapkan.
  • Act (Tindakan): Mengambil tindakan korektif dan preventif dan membuat perbaikan berdasarkan hasil evaluasi.

Penutup

PPEPP dan PDCA adalah dua kerangka kerja yang efektif dalam proses manajemen mutu, masing-masing dengan kekuatan dan fokus yang berbeda.

PDCA menawarkan pendekatan yang lebih umum dan dapat diterapkan dalam berbagai konteks industri (generik), sementara PPEPP menyediakan kerangka kerja yang lebih khusus dan rinci untuk konteks pendidikan tinggi di Indonesia. Lihat Permendikbudristek 53 Tahun 2023.

Meskipun memiliki perbedaan dalam tahapan dan implementasi, keduanya bertujuan untuk mencapai peningkatan berkelanjutan (kaizen) dan memastikan bahwa organisasi dapat terus meningkatkan kualitas dan kinerja mereka. Kedua pendekatan ini dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam upaya manajemen mutu organisasi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Tim PPEPP

Penguatan SPMI melalui Struktur “Agile”

Pendahuluan

Perguruan tinggi dihadapkan pada dinamika lingkungan yang cepat berubah dan kompleks, yang memerlukan pendekatan manajemen yang lebih adaptif dan responsif.

Era VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) menghadirkan tantangan signifikan bagi perguruan tinggi dalam mengelola mutu pendidikan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan komponen kunci dalam memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi memenuhi standar mutu yang ditetapkan.

Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) atas Standar SPMI menjadi kerangka penggerak utama dalam implementasi SPMI.

Disisi lain, di era VUCA dan BANI, organisasi perlu melakukan transformasi secara terus menerus termasuk penyesuaian struktur organisasi agar tetap berjalan efektif dan efisien.

Agile Organization adalah pendekatan inovatif dalam pengelolaan organisasi yang menekankan fleksibilitas, adaptabilitas, dan responsivitas terhadap perubahan.

Struktur agile, yang mengedepankan fleksibilitas, kolaborasi, dan iterasi berkelanjutan, dapat menjadi “pendekatan alternatif” dalam memperkuat SPMI di perguruan tinggi.

Konsep Dasar SPMI

SPMI adalah sistem mutu yang dirancang untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan di perguruan tinggi (tri dharma perguruan tinggi) telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Penggerak utama SPMI adalah siklus PPEPP, yaitu:

  1. Penetapan Standar: Penetapan standar dan target mutu yang jelas dan terukur.
  2. Pelaksanaan Standar: Implementasi kebijakan, standar dan prosedur untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
  3. Evaluasi Pelaksanaan Standar: Pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan standar untuk memastikan pencapaian target-target yang telah ditentukan.
  4. Pengendalian Pelaksanaan Standar: Tindakan korektif dan preventif untuk memastikan pencapaian standar dan mengatasi penyimpangan.
  5. Peningkatan Standar: Upaya berkelanjutan untuk meningkatkan standar mutu SPMI melalui inovasi dan perubahan.
Agile Organization VS Traditional Organization

Struktur Agile

Struktur agile adalah pendekatan manajemen yang berfokus pada fleksibilitas, dan adaptabilitas. Prinsip-prinsip agile diantaranya:

  1. Iterasi Berkelanjutan: Proses kerja dibagi menjadi siklus-siklus pendek yang memungkinkan penyesuaian, adaptasi dan perbaikan secara cepat.
  2. Kolaborasi Tim: Pengambilan keputusan (decision making process) dilakukan secara kolaboratif dengan melibatkan berbagai pemangku kepentingan.
  3. Responsif terhadap Perubahan: Struktur agile memungkinkan organisasi pendidikan merespons perubahan lingkungan dengan cepat dan efektif.
  4. Fokus pada Nilai: Proses dan output difokuskan pada penciptaan nilai tambah (value added) bagi pengguna akhir.

Integrasi melalui Siklus PPEPP

1. Penetapan Standar SPMI (Establishing Standards and Policies)

Contoh: Perguruan tinggi “membentuk tim lintas fungsi” yang terdiri dari dosen, staf administrasi, dan mahasiswa untuk mengidentifikasi harapan, kebutuhan dan menetapkan standar mutu. Tim ini bekerja dalam iterasi pendek untuk menetapkan standar SPMI dan kebijakan yang adaptif dan relevan dengan perubahan lingkungan pendidikan dan industri.

2. Pelaksanaan Standar SPMI (Implementation)

Contoh: Tim agile yang terdiri dari dosen dan staf administrasi melakukan pelaksanaan Standar SPMI. Mereka membagi tugas dalam “sprint pendek” (misalnya dua minggu) untuk memastikan setiap komponen Standar diterapkan/ dilaksanakan dengan benar. Setiap akhir sprint, mereka melakukan review dan planning untuk sprint berikutnya.

3. Evaluasi Pelaksanaan Standar (Evaluation)

Contoh: Evaluasi berkelanjutan dilakukan melalui sesi review di akhir setiap sprint. Umpan balik dari mahasiswa dan dosen dikumpulkan untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan kebijakan mutu. Tim agile kemudian menganalisis data evaluasi untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Evaluasi dapat berupa Audit, Monev atau Assessment (penilaian).

4. Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control)

Contoh: Berdasarkan hasil evaluasi, tim agile mengambil tindakan korektif dan preventif secara cepat untuk mengatasi penyimpangan dan memastikan pencapaian standar SPMI. Contohnya, jika ada komponen kurikulum yang tidak efektif, tim dapat segera memperbaikinya dalam sprint berikutnya tanpa menunggu siklus tahunan.

5. Peningkatan Standar (Improvement)

Contoh: Tim agile terus melakukan peningkatan berkelanjutan melalui iterasi yang memungkinkan inovasi dan adaptasi. Misalnya, tim dapat menerapkan metode pembelajaran baru yang lebih relevan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan industri, serta menguji efektivitasnya dalam iterasi sprint yang berjalan. Peningkatan standar SPMI dilakukan dengan peningkatan target baru yang lebih relevan dan menantang.

Penutup

Penguatan SPMI melalui struktur agile menawarkan pendekatan yang fleksibel dan adaptif untuk menghadapi tantangan di era VUCA dan BANI.

Dengan iterasi berkelanjutan, kolaborasi lintas fungsi, dan respons cepat terhadap perubahan, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa standar SPMI pendidikan tinggi terpenuhi dan terus ditingkatkan.

Implementasi agile dalam SPMI memerlukan komitmen dari seluruh pemangku kepentingan dan dukungan teknologi yang memadai untuk mencapai hasil yang optimal. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Menjaga relevansi SPMI

Standar SPMI yang “Relevant”

Pendahuluan

Era VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) membawa tantangan baru bagi institusi pendidikan tinggi. Perguruan tinggi dituntut untuk tidak hanya bertahan (survive) tetapi juga beradaptasi dan berkembang dalam lingkungan yang terus berubah cepat (disrupsi).

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berperan penting dalam memastikan mutu pendidikan tetap terjaga dan relevan dengan perkembangan zaman. Tetap dapat memenuhi harapan dan keinginan dari segenap stakeholder. Para pemangku kepentingan, tidak saja akan merasa puas dengan layanan perguruan tinggi, namun juga diharapkan sangat “senang dan bahagia” atas produk layanan yang diberikan.

Dalam artikel singkat ini, kita akan membahas bagaimana menyusun standar SPMI yang “relevant” sesuai dengan tuntutan zaman yang terus berubh dan bagaimana standar-standar SPMI yang disusun, dapat diadaptasi dalam menghadapi era VUCA dan BANI.

Konsep “Relevant”

Standar SPMI yang relevan adalah standar yang sesuai dan penting bagi perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya. Karakteristik standar tersebut harus:

  1. Mendukung Pencapaian Visi dan Misi: Standar harus selaras dengan visi dan misi perguruan tinggi yang tertuang dalam statuta dan restra. Standar harus memastikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan jangka panjang organisasi.
  2. Memiliki Prioritas Tinggi: Standar harus memprioritaskan aspek-aspek yang benar-benar penting dan berdampak besar pada kinerja dan mutu pendidikan.
  3. Mempertimbangkan Konteks: Standar SPMI harus mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal, termasuk resources yang tersedia, dinamika pasar tenaga kerja, dan perkembangan teknologi digital.
  4. Memberikan Manfaat: Standar harus memberikan manfaat yang jelas / nyata dan terukur bagi institusi, segenap staf, dan mahasiswa.
  5. Terintegrasi: Standar SPMI harus konsisten dan sinergis dengan tujuan lain yang ada dalam institusi. Standar SPMI harus terintegrasi dengan manajemen perguruan tinggi (lihat Permendikbudristek 53 Tahun 2023 pasal 69 ayat 1b)
Menjaga dan mempertahankan relevansi SPMI

Contoh Standar yang Relevan

  1. Peningkatan Keterampilan Digital Dosen dan Mahasiswa
    • Situasi: Era VUCA dan BANI menuntut ketrampilan dan adapasi cepat terhadap teknologi. Kompetensi digital akan meningkatkan efektivitas pembelajaran dan kesiapan lulusan menghadapi dunia kerja yang digitalisasi.
    • Standar Baru: Penguatan kompetensi digital dosen dan mahasiswa melalui pelatihan rutin dan penggunaan teknologi dalam proses pembelajaran.
  2. Penguatan Penelitian dan Inovasi
    • Situasi: Dalam lingkungan yang kompleks, bergejolak dan ambigu, inovasi dan penelitian yang relevan dapat memberikan solusi riel bagi masyarakat dan meningkatkan reputasi global perguruan tinggi.
    • Standar Baru: Meningkatkan jumlah publikasi internasional dan kolaborasi penelitian dengan industri yang relevan.
  3. Pengembangan Program Magang dan Kerjasama Industri
    • Situasi: Standar ini relevan untuk memastikan lulusan memiliki pengalaman praktis yang relevan dengan kebutuhan industri, yang penting dalam lingkungan kerja yang rapuh (Brittle) dan cemas (Anxious).
    • Standar Baru: Meningkatkan jumlah dan kualitas program magang serta kerjasama dengan industri yang relevan.
  4. Fleksibilitas Kurikulum
    • Situasi: Dalam era yang “nonlinier” dan tidak dapat diprediksi, kurikulum yang fleksibel dan adaptif memungkinkan perguruan tinggi untuk dengan cepat menyesuaikan program studi sesuai dengan dinamika industri dan teknologi.
    • Standar Baru: Mengembangkan kurikulum yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan pasar kerja.
  5. Kesejahteraan dan Dukungan Psikologis
    • Situasi: Dalam lingkungan yang penuh kecemasan dan ketidakpastian, kesejahteraan mental menjadi prioritas untuk memastikan dosen, mahasiswa dan staf dapat berfungsi secara optimal.
    • Standar Baru: Meningkatkan layanan kesejahteraan dan dukungan psikologis bagi mahasiswa dan staf.

Penutup

Menetapkan standar SPMI yang relevan adalah kunci penting untuk memastikan perguruan tinggi dapat bertahan dan berkembang di era VUCA dan BANI. Standar yang relevan tidak hanya mendukung visi dan misi institusi tetapi juga memberikan manfaat nyata, mempertimbangkan konteks dan realitas, dan memiliki keterkaitan dengan tujuan lain dalam institusi.

Dengan penerapan standar yang relevan, perguruan tinggi dapat meningkatkan mutu pendidikan, menyiapkan alumni / lulusan yang kompeten, dan mampu berkontribusi nyata terhadap masyarakat di tengah dinamika global yang terus berubah. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

SPMI dan Time Management

SPMI dan Time Management

SPMI dan Time Management

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.

SPMI dan Time Management

Time management adalah keterampilan penting yang sangat diperlukan guna keberhasilan SPMI. Pengaturan waktu yang baik dapat membantu untuk memastikan bahwa semua tugas dan aktivitas yang terkait dengan SPMI dapat dilakukan dengan tepat waktu dan dengan mutu kerja yang baik. 

Problem yang sering terjadi adalah kebiasaan menunda-nunda pekerjaan, sehingga target pelaksanaan SPMI tidak bisa dicapai dengan baik. Banyak potensi masalah yang dapat berdampak bagi keberhasilan SPMI, diantaranya gagal menyusun prioritas, tidak mampu mendelegasikan, tidak mampu mengelola waktu dan lain sebagainya.

Proaktif Mengelola Waktu

Kiat Time Management

Berikut adalah beberapa kiat time management yang dapat membantu keberhasilan SPMI:

  1. Menyusun Prioritas: Susunlahlah daftar tugas yang perlu dilakukan dan prioritaskan tugas yang paling penting. Fokuskan waktu dan energi pada tugas/ pekerjaan yang memerlukan perhatian lebih dan pastikan untuk menyelesaikan tugas / pekerjaan tersebut sebelum beralih ke tugas/pekerjaan lain. Misal memprioritaskan pembuatan standar SPMI baru, karena standar lama sudah tidak relevan.
  2. Susun Jadwal: Susun jadwal yang realistis & pastikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan setiap tugas / pekerjaan. Perhatikan deadline yang & dan buat jadwal dengan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing tugas /pekerjaan. Misal: menyusun jadwal Audit Mutu Internal, jadwal tindak lanjut hasil Tinjauan manajemen, menyusun jadwal penyelesaian pelaksanaan standar dll.
  3. Kelola waktu: Cobalah untuk memaksimalkan waktu yang tersedia dengan cara menghindari gangguan / distraksi yang tidak perlu seperti: main games, membuka media sosial (tik tok), percakapan media sosial, dan lainnya. Untuk membantu fokus, dapat menggunakan teknik pomodoro atau teknik lainnya.
  4. Memanfaatkan teknologi: Manfaatkan teknologi seperti aplikasi kalender digital, manajemen waktu, gantt chart, atau pengingat untuk membantu mengatur jadwal & tugas. Fasilitas teknologi membantu mengingatkan deadline dan membantu memprioritaskan tugas/ pekerjaan yang paling penting. Misal: Mengunakan aplikasi kalender digital yang disinkronkan untuk semua tim auditor internal.
  5. Pendelegasian: Lakukan delegasi untuk tugas-tugas yang memang bisa didelegasikan. Serahkan pada orang lain untuk mengerjakannya. Jangan takut untuk meminta bantuan dari rekan kerja atau delegasikan tugas kepada anggota tim yang memiliki keahlian yang sesuai. Misal: Mendelegasikan pada mahasiswa magang untuk mengetik surat /draf dokumen standar SPMI.

Penutup

Dalam menjalankan SPMI, pengelolaan waktu yang baik sangat penting. Dengan menggunakan teknik time management yang efektif, kita dapat membantu memastikan bahwa setiap tugas dan pekerjaan yang terkait dengan SPMI dapat dilakukan dengan tepat waktu dan dengan kualitas yang baik. 

Ingat, tujuan utama SPMI adalah membangun mutu dan kepuasan stakeholder dalam lembaga pendidikan. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Gaya Kepemimpinan SPMI

SPMI dan Teori Kepemimpinan Edwin Ghiselli

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan instrumen penting dalam memastikan tercapainya mutu pendidikan di perguruan tinggi. Implementasi SPMI yang efektif membutuhkan kepemimpinan yang kuat dan berkompeten. Kepemimpinan yang memiliki sifat-sifat tertentu (traits).

Ketentuan SPMI yang diatur dalam Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 Tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Pembahasan dan ketentuan peraturan SPMI diatur dalam pasal 67 sampai pasal 70.

Edwin Ghiselli, seorang pakar di bidang psikologi industri, mengidentifikasi enam sifat utama yang berkontribusi terhadap efektivitas kepemimpinan.

Salah satu kunci keberhasilan SPMI, tergantung bagaimana peran pimpinan perguruan tinggi seperti Rektor, Direktur, Ketua, Dekan dan Kaprodi dalam melaksanakan fungsi-fungsi mereka sebagai pemimpin.

Artikel ini akan membahas bagaimana sifat-sifat kepemimpinan menurut teori Ghiselli dapat memperkuat keberhasilan implementasi SPMI di perguruan tinggi.

Sifat Kepemimpinan

Melalui risetnya, Edwin Ghiselli mengidentifikasi enam sifat penting yang ditemukan pada pemimpin yang efektif: Meliputi kecerdasan, inisiatif, kepercayaan diri, keterampilan supervisi, kebutuhan untuk berprestasi, dan kewaspadaan.

Setiap sifat-sifat yang disebutkan diatas, memiliki implikasi penting dalam konteks keberhasilan SPMI.

1. Kecerdasan

Pemimpin yang cerdas (smart) akan mampu memecahkan masalah dengan efektif dan memahami kompleksitas SPMI.

Kecerdasan memungkinkan pemimpin untuk mengidentifikasi masalah dalam sistem penjaminan mutu, menganalisis data yang relevan, dan mengembangkan strategi yang tepat untuk peningkatan kualitas.

Dengan kecerdasan, pemimpin dapat menyusun rencana yang komprehensif dan mengkomunikasikan visi mereka dengan jelas kepada seluruh anggota organisasi.

Pemimpin yang cerdas akan mampu menghubungkan perubahan faktor-faktor eksternal (VUCA) dengan strategi yang tepat, kemudian diturunkan dalam standar SPMI yang sesuai.

Pemimpin yang cerdas dapat menetapkan struktur organisasi yang efektif, memperbaiki sistem, memperbaiki budaya organisasi dan mengembangkan SDM yang sesuai.

2. Inisiatif

Pemimpin yang memiliki inisiatif cenderung proaktif dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul dalam implementasi SPMI.

Mereka tidak pasif menunggu instruksi, tetapi aktif mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa standar mutu SPMI terpenuhi atau terlampaui.

Inisiatif ini penting dalam mengembangkan program-program baru, memperkenalkan inovasi, dan melakukan perbaikan berkelanjutan dalam sistem penjaminan mutu.

Inisiatif untuk terus “update” Kebijakan SPMI, Siklus PPEPP dan Standar SPMI. Tindakan ini penting tentu untuk mengantisipasi dokumen yang “ketinggalan zaman” (obsolete) akibat perubahan lingkungan.

3. Kepercayaan Diri

Kepercayaan diri (rasa percaya diri) memungkinkan pemimpin perguruan tinggi untuk membuat keputusan yang tegas dan memberikan arahan yang jelas.

Dalam konteks SPMI, kepercayaan diri diperlukan untuk menetapkan “standar mutu yang tinggi” dan memastikan bahwa semua anggota organisasi “memahami dan berkomitmen” terhadap standar tersebut.

Pemimpin yang percaya diri dapat menghadapi hambatan dan tantangan dengan tenang, mampu memotivasi tim mereka untuk bekerja menuju tujuan yang sama. Mampu menggerakkan anggota organisasi untuk memberikan kemampuan terbaik mereka.

Pemimpin yang percaya diri, merasa bahwa SPMI adalah “milik mereka” selaku manajemen. Pemimpin dapat menyerahkan sebagian pekerjaan teknis pada Unit Pusat Penjaminan Mutu, namun tidak bisa lepas tangan, tetap harus memantau dan mengambil alih fungsi penting terkait SPMI.

4. Keterampilan Supervisi

Keterampilan supervisi mencakup kemampuan pemimpin untuk mengontrol, mengarahkan dan mengawasi pekerjaan unit kerja dibawahnya.

Dalam implementasi SPMI, keterampilan ini penting untuk memastikan bahwa semua proses di lapangan berjalan sesuai dengan rencana dan standar terbaik yang telah ditetapkan. Pengawasan secara utuh termasuk input, proses dan outputnya (impact).

Pemimpin yang efektif dapat memberikan instruksi yang jelas, memantau kinerja, dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk perbaikan. Pemimpin yang baik mampu melakukan “zoom out“, melihat gambar besarnya (big picture) dan mampu melihat relasi yang saling tarik menarik dalam lingkungan eksternal dan internal.

5. Kebutuhan untuk Berprestasi

Pemimpin yang memiliki dorongan kuat untuk berprestasi akan menetapkan standar yang tinggi dan berusaha untuk mencapai hasil yang luar biasa (achievement motivation).

Dalam konteks SPMI, kebutuhan untuk berprestasi ini mendorong pemimpin untuk terus-menerus mencari cara untuk meningkatkan mutu pendidikan dan layanan yang diberikan. Mereka akan memotivasi tim mereka untuk bekerja keras dan mencapai tujuan yang ditetapkan dengan baik.

Pimpinan yang selalu melakukan proses “kaizen” perbaikan secara terus menerus, memperbaiki budaya mutu SPMI agar terbangun Komitmen 4 K: kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.

6. Kewaspadaan

Kewaspadaan mengacu pada kemampuan pemimpin untuk tetap waspada terhadap perubahan dan perkembangan di lingkungan internal dan eksternal. Dalam implementasi SPMI, kewaspadaan ini penting untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dapat mempengaruhi mutu pendidikan (Analisis SWOT).

Pemimpin yang waspada akan lebih cepat dalam menyesuaikan strategi mereka (adaptasi) sesuai kebutuhan dan memastikan bahwa sistem penjaminan mutu tetap relevan (stay relevant) dan efektif.

Lingkungan saat ini berubah sangat cepat, yang perlu diwaspadai adalah tantangan VUCA (volatile, uncertain, complex and ambiguous) dan BANI (fragility, anxiety, non-linearity and inconsistency).

Dengan memahami dan mewaspadai perubahan diatas, pimpinan insyaAllah akan dapat mengambil keputusan-keputusan strategik yang efektif.

Penutup

Implementasi SPMI yang efektif sangat bergantung pada kepemimpinan (leadership) yang kuat dan berkompeten.

Sifat-sifat kepemimpinan (traits) menurut teori Edwin Ghiselli – kecerdasan, inisiatif, kepercayaan diri, keterampilan supervisi, kebutuhan untuk berprestasi, dan kewaspadaan – dapat memperkuat kemampuan pemimpin untuk menjalankan dan meningkatkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di perguruan tinggi.

Dengan mengembangkan, melatih dan mempraktikkan sifat-sifat pemimpin, InsyaAllah pemimpin dapat memastikan bahwa SPMI berjalan dengan efektif, sehingga percepatan proses “kaizen” dapat dilakukan untuk mencapai “Unggul”. Stay Relevant!

Tantangan Implementasi SPMI di Perguruan Tinggi

Pendahuluan

Perguruan tinggi di Indonesia diberi otonomi untuk mengelola institusi mereka, namun masih saja diwajibkan untuk menerapkan sistem manajemen tertentu, misalnya Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai upaya menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan (Permendikbudristek 53 Tahun 2023 pasal 67 sampai pasal 70 tentang SPMI).

Fakta di lapangan, banyak perguruan tinggi di Indonesia mengalami kesulitan dalam mengimplementasikan SPMI secara efektif. Dokumen SPMI hanya tersedia lengkap di rak lemari, namun tidak difungsikan sebagaimana mestinya, hanya sebagai persyaratan untuk keperluan akreditasi.

Selain itu juga banyak dokumen SPMI yang tidak “update”, padahal sudah banyak peraturan2 baru yang perlu ditindak lanjuti dalam bentuk revisi dokumen. Sering dijumpai dokumen SPMI (Kebijakan, Siklus PPEPP dan Standar) masih menggunakan panduan lama dan tanggal revisi lebih dari 5 tahun yang lalu.

Artikel ini akan mengkaji mengapa implementasi SPMI seringkali menimbulkan kebingungan dan kurang berhasil dalam implementasinya. Partisipasi dari seluruh komponen perguruan tinggi, termasuk dosen, mahasiswa, staf administrasif masih rendah bagi pengembangan SPMI.

Artikel singkat ini diharapkan dapat memberikan sumbangsih, usulan dan rekomendasi untuk mengatasi tantangan-tantangan diatas.

Tantangan Implementasi SPMI di Lembaga Pendidikan

Kompleksitas SPMI

Salah satu alasan utama perguruan tinggi kesulitan dalam mengimplementasikan SPMI adalah kompleksitas sistem itu sendiri. Banyak unsur manajemen, dosen dan staf karyawan yang kurang paham dengan “big Picture” konsep SPMI.

Masih banyak yang belum paham struktur dokumen SPMI beserta fungsi-fungsinya. Apa fungsi kebijakan SPMI sebagai dokumen level tertinggi? Apa fungsi dokumen PPEPP beserta formulir yang ada didalamnya? Apa fungsi standar SPMI dan bagaimana strategi untuk mencapainya? Ada berapa persen anggota organisasi perguruan tinggi yang dapat menjawab pertanyaan diatas?

Tanpa pemahaman yang utuh tentang setiap komponen diatas, tentu institusi akan kesulitan menerapkan SPMI dengan baik. Banyak perguruan tinggi tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup terlatih dalam manajemen mutu, yang membuat mereka kesulitan untuk merancang, mengembangkan dan menerapkan sistem yang efektif.

Kurangnya Dukungan Sumber Daya

Selain itu, implementasi SPMI juga memerlukan sumber daya yang signifikan, baik dalam hal waktu, tenaga, maupun biaya. Perguruan tinggi rintisan, terutama yang berada di daerah dengan akses terbatas ke sumber daya, sering kali tidak memiliki infrastruktur yang memadai untuk mendukung penerapan SPMI.

Kurangnya suport / dukungan dari manajemen puncak juga menjadi faktor penghambat, karena tanpa komitmen dari pemimpin, upaya peningkatan mutu sering kali tidak mendapatkan prioritas yang diperlukan.

Pimpinan juga sering punya persepsi bahwa urusan mutu adalah tanggung jawab Unit Jaminan Mutu, padahal Peran Leadership adalah peran penentu / kunci bagi keberhasilan SPMI. Pimpinanlah yang menjadi “pemilik utama” (owner) sistem mutu SPMI, bukan Unit (pusat / lembaga) Jaminan Mutu.

Budaya Organisasi

Budaya organisasi yang tidak mendukung juga menjadi tantangan besar dalam implementasi SPMI. Banyak institusi perguruan tinggi yang memiliki budaya birokrasi yang kaku dan resistensi terhadap perubahan.

Penerapan SPMI memerlukan perubahan mendasar dalam cara kerja dan pemikiran manajemen, staf karyawan dan dosen. Jika budaya organisasi tidak kondusif, maka upaya untuk menerapkan sistem ini akan menghadapi hambatan besar.

Budaya kerja yang diharapkan adalah pola pikir, pola sikap dan pola perilaku yang sesuai dengan standar pendidikan tinggi. Semua anggota organisasi harus menerapkan siklus PPEPP dalam setiap langkah dan perbuatannya.

Kurangnya Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi (monev) yang berkelanjutan adalah kunci sukses dalam implementasi SPMI. Namun, banyak perguruan tinggi yang tidak memiliki mekanisme yang efektif untuk melakukan ini.

Tanpa monev yang tepat, sulit untuk mengetahui apakah implementasi SPMI berjalan dengan baik atau memerlukan perbaikan. Ini juga berarti bahwa permasalahan yang ada tidak teridentifikasi dan tidak ditangani dengan baik.

Monev dilakukan oleh perangkat manajemen, Audit Mutu Internal (AMI) dilakukan oleh auditor. Keduanya saling melengkapi untuk mendapatkan temuan (finding) yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

Rekomendasi

Untuk mengatasi tantangan-tantangan diatas, beberapa langkah dapat diambil:

  1. Dukungan dari Pimpinan Puncak: Pimpinan puncak harus menunjukkan komitmen yang kuat terhadap implementasi SPMI. SPMI adalah tools utama dalam membangun mutu, ini dapat dilakukan dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan. Pimpinan harus mengintegrasikan SPMI ke dalam rencana stategis dan manajemen perguruan tinggi (Permendikbudristek 53 Tahun 2023 pasal 69 poin 1.b) dan mempromosikan budaya mutu di seluruh organisasi.
  2. Pelatihan dan Pengembangan Kapasitas: Perguruan tinggi perlu berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan kapasitas bagi manajemen, staf karyawan dan dosen untuk memahami dan menerapkan SPMI dengan baik. Ini termasuk pelatihan dalam manajemen mutu, audit internal, dan perencanaan strategis. Perencanaan strategis agar perguruan tinggi mampu untuk terus menerus beradaptasi dengan lingkungan eksternal yang semakin bergejolak (VUCA dan BANI).
  3. Penguatan Program Monev: Mekanisme monitoring dan evaluasi harus diperkuat untuk memastikan bahwa implementasi SPMI berjalan sesuai rencana (Key Performance Indicator SPMI) dan menghasilkan perbaikan yang diinginkan. Ini termasuk audit internal yang rutin dan umpan balik yang konstruktif. Auditee harus punya kapasitas untuk mampu mencari akar masalah dan menetapkan tindakan koreksi, korektif dan preventif yang relevan.
  4. Simplifikasi Proses: Proses SPMI dapat disederhanakan untuk memudahkan implementasi. Ini termasuk penyederhanaan dokumen, standar dan prosedur yang harus diikuti, sehingga lebih mudah dipahami dan diterapkan oleh semua pihak. Dokumen harus mampu dipahami secara utuh, “Big Picture” dokumen arus mudah ditelusuri oleh pengguna.
  5. Penggunaan Teknologi: Teknologi dapat digunakan untuk mendukung implementasi SPMI, misalnya dengan menggunakan sistem informasi manajemen mutu yang dapat memfasilitasi monitoring, evaluasi, dan pelaporan. Dashboard sistem informasi perlu dibangun, manajemen perlu memantau pergerakan data organisasi secara “real time“. Sehingga setiap ada penyimpangan dapat segera diketahui lebih awal.

Penutup

Meskipun banyak perguruan tinggi di Indonesia mengalami kesulitan dalam mengimplementasikan SPMI, tantangan-tantangan ini, InsyaAllah dapat diatasi dengan pendekatan yang tepat.

Investasi dalam pelatihan, dukungan manajemen, penyederhanaan proses, penggunaan teknologi, dan peningkatan monitoring dan evaluasi / audit mutu internal adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi implementasi SPMI.

Harapan kita bersama, perguruan tinggi dapat lebih berhasil dalam menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan, sesuai dengan cita-cita / tujuan utama dari penerapan SPMI. Stay relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

SPMI dan 7S McKinsey

SPMI dan 7S McKinsey Framework

SPMI dan 7S McKinsey Framework

Pendahuluan

Saat ini begitu banyak lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) namun belum bisa mendapatkan manfaat dari sistem mutu tersebut. Perbaikan mutu yang diinginkan belum dapat terealisir dengan baik.

SPMI telah dikembangkan dengan membuat begitu banyak dokumen seperti kebijakan, standar mutu, manual dan formulir-formulir, namun dalam tataran implementasi, masih banyak lembaga pendidikan yang belum melihat manfaat dan berbaikan yang signifikan.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Secara teoritis dapat diduga karena kegiatan pengembangan SPMI “masih fokus” hanya pada perbaikan elemen “System” saja. Masih ada 6 elemen lain yang belum terkelola dengan baik. Penjelasan tentang 6 elemen tersebut dituangkan dalam Model 7S Mc Kinsey.

Model 7S Mc Kinsey

Berikut uraian singkat tentang Model 7S McKinsey. Model ini merupakan tool yang sering dipakai untuk menganalisis aspek internal dalam organisasi, termasuk dalam institusi pendidikan.

Dengan memperhatikan 7 elemen ini, pimpinan lembaga pendidikan akan lebih mudah menganalisis kondisi internal organisasi. Apakah elemen-elemen tersebut telah dirancang dengan baik, telah selaras atau masih bermasalah.

Dengan melakukan tindakan yang tepat untuk masing-masing elemen, Pimpinan lembaga pendidikan (universitas ataupun dikdasmen) akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam pencapaian sasaran-sasaran mutu yang tertuang dalam sandar nasional pendidikan (SNP) atau melampauinya.

7 S McKinsey Framework

7 Elemen Mc Kinsey Framework

7 elemen dalam model 7S McKinsey  terdiri dari 3S hard elements dan 4S Soft element, berikut uraiannya:

3S Hard Elements

Institusi pendidikan yang ingin mencapai sasaran-sasaran mutu dengan baik, perlu meninjau dan memperbaiki 3S Hard Elements, yakni:

  1. Strategy (Strategi). Strategi merupakan rumusan rencana jangka panjang, menengah dan pendek lembaga pendidikan yang digunakan untuk membangun keunggulan kompetitif. Perguruan tinggi perlu melakukan analisis SWOT, menetapkan positioning dan strategi pencapaiannya.
  2. Systems (Sistem). Terdiri dari kebijakan mutu, manual mutu, standar, manual dan prosedur yang berisi proses operasional lembaga sehari-hari. Sistem ini membantu membuat keputusan-keputusan dalam lembaga pendidikan. Dalam implemetasi SPMI, lembaga pendidikan telah penyusunan dokumen ini. Namun keberadaan dokumen ini, tidak cukup untuk menjamin terlaksananya SPMI dengan baik, perlu didukung keberhasilan 6 elemen yang lain.
  3. Structure (Struktur). Struktur organisasi lembaga pendidikan berfungsi mengatur sistem kerja, uraian jabatan, wewenang & tanggung jawab serta proses pendelegasian. Dengan struktur kerja yang tepat, sasaran SPMI akan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

Baca juga:

4S Soft element

Selain 3S hard elements, berikut penjelasan tentang 4S soft elements. 4 Elemen ini relatif lebih sulit dideskripsikan:

  1. Shared Values (Nilai-nilai Lembaga). Nilai-nilai budaya yang tertuang dalam kebijakan SPMI, standar ataupun norma-norma yang menjadi pedoman perilaku bagi seluruh pegawai dan pimpinan lembaga pendidikan. Nilai-nilai ini harus harus terus dibangun untuk menunjang tercapainya budaya mutu. Pola pikir, pola sikap dan pola perilaku harus sesuai dengan standar mutu lembaga pendidikan.
  2. Style (Gaya Kepemimpinan). Elemen ini berkaitan dengan pola atau gaya kepemimpinan dalam organisasi. Kepemimpinan yang tepat membantu organisasi untuk mencapai sasaran-sasarannya. Sudahkah para pemimpin memiliki komitmen yang kuat untuk menjalankan SPMI? Bagaimana gaya kepemimpinan yang cocok untuk diterapkan? Bagaimana Leadership & followership harus dibangun?
  3. Staff (Dosen / Guru dan Tenaga kependidikan). Merupakan para pegawai yang bekerja di lembaga pendidikan. Motivasi dan pola kerja mereka sangat berpengaruh bagi keberhasilan SPMI. Perilaku mereka dipengaruhi bagaimana mereka direkrut, dipilih, dilatih, dimotivasi, diarahkan, dipimpin, dan dikembangkan.
  4. Skills (Keterampilan). Kemampuan dan kompetensi dosen / guru dan tenaga kependidikan yang diperlukan institusi. Tentu saja mereka diharapkan berkinerja tinggi sesuai dengan harapan stakeholder. Mereka harus punya orientasi yang kuat dalam menjalankan budaya mutu pendidikan. Bagaimana cara efektif dan efisien untuk membangun kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan?

Manfaat Model 7S Mc Kinsey

Tom Peters & Robert Waterman, pakar yang pernah bekerja di perusahaan konsultan McKinsey, mengatakan bahwa keselarasan 7 elemen ini merupakan faktor kunci bagi keberhasilan organisasi. Model 7S Mc Kinsey ini, dapat diimplementasikan dalam lembaga pendidikan untuk banyak hal seperti:

  • Menyusun strategi pengembangan SPMI dan budaya mutu lembaga pendidikan.
  • Menyelaraskan integrasi antar departemen, fakultas dan unit kerja (prodi).
  • Merancang desain baru struktur organisasi (reingenering).
  • Meningkatkan kinerja manajemen, pendidikan dan tenaga kependidikan.
  • Menguji faktor-faktor pendukung dan penghambat untuk perbaikan SPMI.
  • Evaluasi keberhasilan  program SPMI.

SPMI & Penerapan 7S Mckinsey

  1. Identifikasi area internal institusi pendidikan yang belum selaras / efektif. Dalam menerapkan SPMI, identifikasi apakah elemen 7S telah selaras satu dengan lainnya. Apakah ada gap, celah, ketidakkonsistenan, gap, celah dan kelemahan lainnya.
  2. Merancang desain organisasi yang optimal. Rancang desain organisasi yang efektif dan efisien untuk keberhasilan SPMI. Kerjasama yang harmonis antara pimpinan, senat dan yayasan, tentu sangat diperlukan (termasuk stakeholder lainnya).
  3. Tetapkan area perbaikan. Rancang detail tindakan, rinci area-area yang ingin diperbaiki dan diselaraskan. Tetapkan manajemen perubahan yang baik.
  4. Lakukan tindakan perbaikan. Perbaikan yang tepat akan memiliki dampak positif bagi institusi pendidikan. Oleh karena itu, perlu dicari anggota tim yang tepat atau merekrut tenaga konsultan. Peran penting kepemimpinan yang efektif sangat diperlukan.
  5. Monitoring & Evaluasi Pelaksanaan 7S. Monitor, evaluasi dan tinjau ulang secara berkelanjutan. 7S elemen Mc Kinsey bersifat dinamis & berubah secara konstan. Dinamika di satu elemen tentu memiliki efek pada elemen-elemen yang lain. Terapkan model PDCA dan PPEPP yang tepat.

Demikian uraiang singkat tentang SPMI & 7S McKinsey Framework, semoga bermanfaat.

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

SPMI dan Keterampilan Konseptual

SPMI dan Keterampilan Konseptual

SPMI dan Keterampilan Konseptual

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah pendekatan manajemen yang fokus pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (kaizen) dan melibatkan semua elemen organisasi. Sebagai suatu sistem manajemen mutu yang komprehensif, SPMI memerlukan peran yang kuat dari para pemimpin organisasi. Peran ini penting ini dalam bentuk memperkenalkan, mengimplementasikan, dan memelihara praktik SPMI.

Ada banyak keterampilan yang penting untuk dikuasai para pemimpin, salah satunya adalah keterampilan konseptual. Keterampilan ini membantu memimpin institusi pendidikan menuju keberhasilan implementasi SPMI. 

Keterampilan Konseptual

Keterampilan konseptual (conceptual skills) adalah kemampuan individu untuk mengenal, memahami dan menggunakan konsep-konsep dan prinsip-prinsip abstrak dalam situasi kerja & manajemen. Keterampilan konseptual berkaitan dengan kemampuan untuk memahami gambaran besar (big picture), memahami kaitan antara konsep-konsep, dan mengembangkan strategi / rencana berdasarkan pemahaman konseptual.

Manfaat Ketrampilan Konseptual untuk Keberhasilan SPMI

Manfaat Keterampilan Konseptual

Berikut beberapa manfaat keterampilan konseptual pemimpin bagi keberhasilan SPMI:

  1. Membangun pemahaman yang kuat tentang SPMI: Pemimpin Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus memiliki pemahaman yang kokoh tentang ide, konsep, prinsip, dan metode SPMI, serta memahami bagaimana SPMI berperan membantu lembaga mencapai sasaran jangka panjang.
  2. Membangun visi, misi dan strategi SPMI: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam merumuskan visi, misi dan strategi SPMI yang jelas dan terarah. Rencana strategi tersebut harus relevan dan dapat diimplementasikan oleh seluruh karyawan organisasi (pendidik & dan tenaga kependidikan)
  3. Membangun komunikasi yang efektif: Pemimpin lembaga pendidikan harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif tentang konsep-konsep, prinsip-prinsip SPMI dan mampu mengartikulasikan visi, misi dan strategi SPMI. Selain itu pemimpin (rektor, kepala sekolah dan pemimpin lainnya) harus mampu memotivasi karyawan untuk bekerja keras menuju keberhasilan standar SPMI.
  4. Mendorong inovasi dan perubahan: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk keberhasilan SPMI. Kegagalan dalam mendorong inovasi dan perubahan menyebabkan organisasi menjadi tidak relevan dalam lingkungan yang sedang berubah pesat.
  5. Meningkatkan keterampilan analitis: Pemimpin lembaga pendidikan harus memiliki keterampilan dalam mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data, sehingga mampu membuat keputusan (decision making) yang tepat berdasarkan data.

Baca juga: Cara Meningkatkan Keterampilan Konseptual

Penutup

Kesimpulan, keterampilan konseptual (conceptual skills) sangat penting bagi pemimpin lembaga pendidikan dalam mengimplementasikan SPMI. Rektor, Ketua, Kepala Sekolah yang memiliki keterampilan konseptual akan lebih efektif dalam mengembangkan strategi, menyusun visi-misi, mendorong perubahan, dan menganalisis data untuk mencapai keberhasilan SPMI. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Pernyataan Komitmen dalam Kebijakan SPMI

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi bertujuan untuk memastikan bahwa semua proses pendidikan memenuhi standar-standar SPMI yang telah ditetapkan dan terus ditingkatkan.

Pernyataan komitmen terhadap mutu adalah salah satu elemen penting dalam kebijakan SPMI. Artikel ini membahas alasan mengapa pernyataan komitmen ini penting dan memberikan contoh bagaimana pernyataan tersebut dapat dirumuskan dengan dengan baik.

Pentingnya Pernyataan Komitmen

Pentingnya Pernyataan Komitmen

1. Menunjukkan Keseriusan Institusi

Pernyataan komitmen mengindikasikan bahwa perguruan tinggi serius, bersungguh sungguh dalam upaya penjaminan mutu. Ini memberikan sinyal kuat kepada seluruh stakeholder bahwa institusi “bertekad” untuk mencapai dan mempertahankan standar mutu yang tinggi.

2. Memberikan Arah dan Fokus

Komitmen terhadap mutu memberikan arah yang jelas bagi seluruh komponen institusi. Ini membantu memastikan bahwa semua tindakan dan keputusan yang diambil oleh pimpinan, dosen dan staf karyawan selaras dengan tujuan / standar / target penjaminan mutu.

3. Membangun Kepercayaan dan Kredibilitas

Stakeholder seperti masyarakat umum, mahasiswa, orang tua, dan mitra industri cenderung memiliki kepercayaan lebih tinggi terhadap institusi yang “menunjukkan komitmen kuat” terhadap mutu. Ini meningkatkan kredibilitas perguruan tinggi di mata publik.

4. Mendorong Partisipasi Seluruh Pihak

Dengan pernyataan komitmen, perguruan tinggi (manajemen) mengajak semua anggota komunitas akademik untuk berpartisipasi aktif dalam upaya penjaminan mutu. Ini menciptakan budaya mutu yang inklusif dan partisipatif.

5. Menjadi Dasar Evaluasi dan Kaizen

Pernyataan komitmen menyediakan dasar yang kuat untuk evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Ini membantu perguruan tinggi untuk secara sistematis mengevaluasi pencapaian mutu dan mengidentifikasi area-area mana saja yang memerlukan peningkatan.

6. Menyelaraskan dengan Visi dan Misi Institusi

Komitmen terhadap mutu yang dirumuskan dalam kebijakan SPMI biasanya selaras dengan visi dan misi institusi. Ini memastikan bahwa upaya penjaminan mutu mendukung pencapaian tujuan jangka panjang perguruan tinggi (renstra).

Contoh Pernyataan Komitmen

Berikut adalah contoh konkret pernyataan komitmen yang dapat dimasukkan dalam kebijakan SPMI perguruan tinggi:

Kami, [Universitas XYZ], berkomitmen untuk memberikan pendidikan bermutu tinggi yang mendukung pengembangan intelektual, profesional, dan pribadi para mahasiswa. Dalam rangka mencapai dan mempertahankan standar mutu yang unggul, kami bertekad untuk:

  1. Mengutamakan Mutu dalam Setiap Aspek Pendidikan: Kami akan memastikan bahwa kurikulum, metode pengajaran, dan fasilitas pendidikan kami memenuhi dan melampaui standar nasional dan internasional.
  2. Melibatkan Seluruh Pihak dalam Proses Penjaminan Mutu: Kami mengajak seluruh dosen, staf, dan stakeholder eksternal untuk berpartisipasi aktif dalam upaya peningkatan mutu secara berkelanjutan.
  3. Mengembangkan Sistem Evaluasi yang Transparan dan Akuntabel: Kami akan mengimplementasikan mekanisme evaluasi yang transparan untuk menilai kinerja dan menetapkan langkah-langkah improvement yang diperlukan.
  4. Mendukung Pengembangan Profesional Dosen dan Staf Karyawan: Kami berkomitmen untuk menyediakan program pelatihan, workshop dan pengembangan yang terus-menerus untuk meningkatkan kompetensi dan kapabilitas dosen dan staf.
  5. Mengutamakan Kepuasan Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya: Kami akan senantiasa berusaha untuk memahami dan memenuhi kebutuhan serta harapan mahasiswa dan stakeholder lainnya melalui komunikasi yang efektif dan responsif.
  6. Mendorong Inovasi dan Penelitian: Kami akan men support kegiatan penelitian dan inovasi yang berkontribusi pada peningkatan mutu pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan.

Penutup

Pernyataan komitmen dalam kebijakan SPMI adalah elemen kunci yang memastikan bahwa perguruan tinggi memiliki arah dan fokus yang jelas dalam upaya penjaminan mutu.

Dengan menyatakan komitmen terhadap mutu, perguruan tinggi dapat membangun kepercayaan, mendorong partisipasi, dan mendukung evaluasi serta peningkatan berkelanjutan.

Contoh pernyataan komitmen yang diberikan diatas menunjukkan bagaimana perguruan tinggi dapat merumuskan komitmen mereka secara konkret dan efektif. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami