Cara menyederhanakan dokumen SPMI

29Oct 0

Cara menyederhanakan dokumen SPMI

Cara menyederhanakan dokumen SPMI

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.

Dalam sesi diskusi dengan beberapa guru, dosen dan para pegawai tendik, ada kecenderungan mereka tidak begitu tertarik membaca dokumen-dokumen SPMI. Mengapa demikian? Jawabannya karena seringkali dokumen SPMI, baik itu kebijakan SPMI, Manual maupun Standar disajikan sarat narasi, panjang dan dengan bahasa formal yang membosankan. Hal ini perlu dicarikan alternatif solusi.

Berikut adalah tips beberapa cara untuk menyederhanakan dokumen SPMI:

Tentukan Tujuan Dokumen SPMI: Pertama-tama, pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang visi misi organisasi, juga harus memahami apa tujuan dokumen tersebut dibuat. Apa yang ingin disampaikan dan kepada siapa? Dokumen apa yang akan dibuat, dokumen akademik atau non akademik. Setiap dokumen yang dibuat harus relevan dengan visi misi dan tantangan perubahan kondisi eksternal.
Susun Struktur Informasi: Susun dan organisasikan informasi dengan baik agar mudah dicerna dan dipahami. Gunakan judul, subjudul dan bagian yang mudah diikuti untuk membantu pembaca mengikuti informasi. Gunakan sistem penomoran yang sistematis.
Bahasa yang Mudah Dimengerti: Hindari memakai bahasa-bahasa yang terlalu teknis atau khusus yang mungkin sulit dicerna oleh pembaca awam. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca. Lengkapi dengan penjelasan definisi dan kosa kata yang tepat. Misal Singkatan SPMI harus dijelaskan menjadi Sistem Penjaminan Mutu Internal.
Delete Informasi yang Tidak Penting: Review dokumen yang telah disusun, cari informasi yang tidak relevan atau berlebihan, delete /hapus informasi tersebut untuk menjaga dokumen tetap terfokus dan mudah dipahami. Hilangkan persepsi bahwa dokumen yang baik itu yang panjang dan sarat narasi. Dokumen yang baik adalah yang simpel, praktis, sederhana, dan mudah dipahami dan dijalankan.
Format yang Sederhana: Gunakan format yang sederhana, simpel dan mudah dijalankan. Hindari penggunaan terlalu banyak font, warna, variasi, atau gambar yang tidak relevan/ membingungkan.
Memakai Contoh / Ilustrasi: Kembangkan contoh-contoh atau ilustrasi yang relevan untuk membantu menjelaskan konsep atau ide yang kompleks. Dapat pula dokumen SPMI memakai flowchart yang sederhana atau media infografis.
Dapatkan Feedback dari Pemakai: Setelah menyederhanakan dokumen, mintalah umpan balik dari pemakai dokumen untuk memastikan bahwa dokumen tersebut mudah dipahami. Gunakan formulir untuk pengisian umpan balik.
Update dokumen secara teratur: Perbarui (update) dokumen SPMI secara teratur untuk memastikan tetap relevan dan mudah dipahami. Kondisi eksternal yang berubah dengan cepat menuntut dokumen untuk senantiasa di sesuai dengan tantangan eksternal yang berkembang.

Dengan mengikuti beberapa cara tips diatas, Kita akan dapat menyederhanakan dokumen SPMI yang rumit dan memudahkan pengguna (user) untuk memahami informasi (kebijakan, standar, prosedur) yang disampaikan. Stay Relevant !

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan