SPMI: Tanggung Jawab Kolektif?

30Sep 0

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah instrumen utama untuk menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan di perguruan tinggi, khususnya di Indonesia. Walaupun sering “diasumsikan” bahwa tanggung jawab utama SPMI berada di pundak Rektor atau Kepala Penjaminan Mutu, kenyataannya SPMI melibatkan lebih banyak pihak.

SPMI adalah “sistem mutu” yang seharusnya dikelola secara kolektif oleh semua aras / tingkatan manajemen. Mulai dari rektor, dekan, kepala program studi, hingga kepala unit kerja, setiap manajer memiliki “role” / peran penting dalam memastikan bahwa sistem penjaminan mutu berjalan efektif di seluruh aspek perguruan tinggi.

SPMI Tanggung Jawab Kolektif

SPMI tidak hanya menjadi tanggung jawab Rektor atau pimpinan tertinggi (Ketua / Direktur). Semua aras / lapisan manajemen terlibat dalam mengimplementasikan dan memantau mutu di berbagai aspek institusi. Dari mutu akademik, administrasi, hingga layanan penelitian dan pengabdian masyarakat, setiap elemen ini membutuhkan keterlibatan aktif dari seluruh stakeholder di perguruan tinggi.

Memang benar Rektor memegang peran strategis dalam menetapkan visi dan arah kebijakan mutu institusi. Namun, keberhasilan SPMI dalam praktik memerlukan kolaborasi yang erat dengan Dekan, Kepala Departemen, Kepala Program Studi, dan Kepala Unit Kerja. Mereka bertanggung jawab untuk menerjemahkan visi dan kebijakan tersebut ke dalam langkah-langkah operasional di tingkat fakultas dan program studi masing-masing.

Rektor Sebagai “Owner” SPMI

Sebagai pimpinan tertinggi, Rektor memiliki tanggung jawab untuk menetapkan kebijakan mutu strategis atau Kebijakan SPMI. Rektor memimpin dalam menetapkan visi dan misi perguruan tinggi, serta memastikan bahwa SPMI selaras dengan tujuan strategis jangka panjang perguruan tinggi. Selain itu, Rektor bertanggung jawab menyediakan resources yang diperlukan—baik dari sisi finansial, SDM, teknologi, dan lain-lain—untuk mendukung pelaksanaan SPMI di seluruh institusi.

Agar berhasil, Rektor tidak boleh bekerja sendiri. Pelaksanaan SPMI berada di tangan berbagai pimpinan di tingkatan lebih rendah, termasuk Dekan dan Kepala Program Studi, yang bertugas menerjemahkan kebijakan strategis menjadi langkah-langkah nyata (operasional) di lapangan.

Peran Dekan dan Kaprodi

Masing-masing Dekan dan Kaprodi, menterjemahkan kebijakan strategis Rektorat menjadi Standar Pendidikan Tinggi untuk masing-masing Fakultas, baik Standar Pendidikan dan Pengajaran, Standar Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.

Dekan wajib mengimplementasikan dan mengelola SPMI di tingkat fakultas. Dekan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kebijakan SPMI yang ditetapkan oleh Rektor diimplementasikan di fakultas masing-masing. Dalam hal ini, Dekan juga berfungsi “sebagai jembatan” antara kebijakan tingkat universitas dan pelaksanaan di tingkat program studi.

Kepala Program Studi memainkan peran “krusial” dalam mengelola mutu di tingkat program studi. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kurikulum, penelitian, dan layanan mahasiswa berjalan sesuai standar mutu yang telah ditetapkan. Selain itu, Kepala Program Studi juga terlibat dalam memantau Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Tambahan (IKT) untuk memastikan bahwa program studi mencapai standar SPMI yang telah ditetepkan.

Peran Kepala Unit Kerja

Selain elemen akademik, Kepala Unit Kerja juga memainkan peran penting dalam menjamin mutu layanan non-akademik.

Misalnya, layanan administrasi kemahasiswaan, teknologi informasi, dan perpustakaan berperan mendukung proses akademik. Kepala Unit Kerja bertanggung jawab untuk memastikan bahwa layanan tersebut berjalan sesuai standar SPMI yang mendukung keberhasilan akademik dan kepuasan mahasiswa.

Mutu layanan non-akademik tidak bisa diabaikan dalam SPMI. Kinerja unit-unit ini berkontribusi secara langsung terhadap keberhasilan SPMI secara keseluruhan. Tanpa dukungan dari unit-unit kerja yang efisien, sulit bagi program akademik untuk mencapai mutu yang optimal.

Baca juga: Transformatif SPMI: Kunci Bertahan di Era BANI

Siklus PPEPP: Peran Bersama!

Salah satu elemen penting dalam SPMI adalah siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar). Dalam siklus ini, semua stakeholder manajerial, dari Rektor hingga Kepala Unit Kerja, memiliki peran spesifik yang saling memperkuat dan saling melengkapi.

Siklus PPEPP	Peran Manajerial
Penetapan Standar Pendidikan Tinggi	Rektor menetapkan kebijakan dan standar mutu strategis, yang kemudian diterjemahkan oleh Dekan dan Kepala Program Studi dalam konteks operasional fakultas dan program studi.
Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi	Dekan, Kepala Program Studi, dan Kepala Unit Kerja melaksanakan kebijakan tersebut dengan memantau implementasi di bidang akademik dan non-akademik.
Evaluasi Pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi	Setiap stakeholder internal terlibat dalam proses audit dan penilaian kinerja. Kepala Penjaminan Mutu, bersama dengan unit-unit terkait, mengoordinasikan evaluasi ini untuk menilai apakah standar mutu yang ditetapkan telah tercapai.
Pengendalian Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi	Dilakukan melalui pemantauan terus-menerus dan pengambilan langkah-langkah korektif dan preventif bila ditemukan kekurangan.
Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi	Melibatkan seluruh level pimpinan untuk terus mencari cara memperbaiki sistem penjaminan mutu agar lebih efektif dan efisien.

Teori Sistem…

Teori Sistem pertama kali dipelopori oleh Ludwig von Bertalanffy, seorang peneliti biologi asal Austria pada tahun 1940-an. Teori sistem berpendapat bahwa sebuah sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan.

Dalam konteks organisasi atau institusi pendidikan, teori ini menjelaskan bahwa setiap bagian atau elemen, seperti individu, departemen, atau unit kerja, tidak dapat bekerja sendiri sendiri. Setiap elemen saling kait mengkait dan memengaruhi keseluruhan sistem, yang menciptakan hasil yang lebih besar (sinergi) dari sekadar jumlah masing-masing elemen tersebut.

Pemahaman teori sistem dalam SPMI menekankan bahwa keberhasilan mutu perguruan tinggi tidak hanya ditentukan oleh upaya individu atau satu unit kerja saja, namun oleh koordinasi dan sinergi antar unit kerja.

Dengan demikian, setiap aras pimpinan—mulai dari Rektor hingga Kepala Unit Kerja—memiliki peran yang tidak hanya berdiri sendiri, namun saling melengkapi, saling berkontribusi melalui interaksi dinamis untuk mencapai tujuan kolektif. Interaksi yang efektif antara elemen-elemen ini menentukan keberhasilan keseluruhan sistem mutu.

**SPMI: Pentingnya Komitmen untuk Kepemilikan Bersama**

Kepemilikan Bersama: Kunci Sukses SPMI

Dengan tanggung jawab yang tersebar di seluruh aras manajemen, jelas bahwa SPMI adalah sebuah sistem yang membutuhkan komitmen untuk “kepemilikan bersama“. Rektor memimpin di tingkat kebijakan strategis, sementara Dekan, Kepala Program Studi, dan Kepala Unit Kerja bertanggung jawab untuk menjalankan dan memastikan implementasi di lapangan.

Kolaborasi di antara stakeholder internal ini sangat penting untuk memastikan keberhasilan SPMI. Setiap tingkatan manajemen “memiliki peran spesifik” dalam siklus PPEPP. Mereka harus saling melengkapi (sinergi) untuk memastikan mutu pendidikan yang berkelanjutan dan responsif terhadap tantangan zaman.

Penutup

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah tanggung jawab kolektif yang melibatkan semua stakeholder internal di perguruan tinggi. Rektor, Dekan, Kepala Departemen, Kepala Program Studi, dan Kepala Unit Kerja semuanya memiliki peran masing-masing dalam memastikan keberhasilan sistem ini.

Bila satu bagian tidak berjalan, maka akan mengganggu bagian yang lain.

“Setiap elemen dalam sistem Perguruan Tinggi memiliki peran penting, dan interaksi positif antar elemenlah yang menentukan kesuksesan.”

Kepemilikan SPMI tidak hanya ada di tangan satu individu atau posisi tertentu, melainkan tersebar di seluruh elemen manajerial, yang bersama-sama bertanggung jawab untuk menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan di perguruan tinggi.

Dengan konsep “kepemilikan kolektif” ini, perguruan tinggi dapat lebih agile, adaptif dan responsif terhadap perubahan, sekaligus memastikan bahwa SPMI berjalan dengan efektif dan berkelanjutan. Stay Relevant!

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan