Author Archive admin

Teori 2 Faktor: Memadukan SPMI dengan Motivasi Intrinsik

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pendahuluan

Di era globalisasi yang berubah pesat, institusi perguruan tinggi menghadapi tekanan besar untuk memastikan tercapainya mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang kokoh. SPMI berperan sebagai framework penting yang terdiri dari siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP). Siklus PPEPP didesain untuk memastikan bahwa semua proses akademik dan non akademik memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan. Efektivitas SPMI tidak hanya terletak pada prosedur dan kebijakan yang dijalankan, namun juga pada motivasi, keterlibatan aktif unit kerja, staf pengajar dan tendik (tenaga kependidikan) dalam mendukung pencapaian mutu berkelanjutan.

Teori Motivasi 2 Faktor dari Frederick Herzberg (1968) memberikan wawasan untuk mengenal dan memahami motivasi kerja dalam konteks SPMI. Herzberg membedakan faktor yang menciptakan kepuasan kerja (faktor motivator) dari faktor yang hanya mencegah ketidakpuasan (faktor higienis / pemelihara).

Menurut Herzberg, faktor motivator meniputi aspek seperti pencapaian, pengakuan, dan tanggung jawab (motivasi intrinsik). Faktor-faktor tersebut dapat mendorong unit kerja, tenaga pengajar dan staf untuk bekerja lebih giat / lebih baik karena mereka merasakan makna dan kepuasan dari pekerjaan yang mereka emban.

Faktor kedua adalah faktor “higienis”. Faktor higienis (pemelihara) seperti kebijakan organisasi, kondisi kerja, dan keamanan kerja juga memainkan peran krusial. Walaupun faktor higienis tidak menciptakan kepuasan langsung, mereka penting untuk “mencegah ketidakpuasan” yang juga dapat mengganggu prestasi kerja. Dalam konteks SPMI, faktor higienis perlu diberikan (dipenuhi) untuk menciptakan stabilitas dan dukungan bagi kepala unit kerja, staf dosen dan staf administrasi. Ketika kondisi kerja sudah mendukung, tenaga kerja akan merasa nyaman dan “siap” untuk bekerja / berkontribusi bagi peningkatan mutu.

Untuk penguatan dan keberhasilan SPMI, institusi harus mempertimbangkan “keseimbangan” antara faktor motivator dan faktor higienis.

Penting sekali memfasilitasi unit kerja, dosen dan staf dengan kebijakan yang jelas dan menyediakan kesempatan (peluang) untuk tanggung jawab serta pengakuan. Hal tersebut adalah cara-cara untuk menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kepuasan, motivasi dan keterlibatan penuh. Keterlibatan ini pada akhirnya berkontribusi pada keberhasilan pelaksanaan mutu (SPMI) secara holistik.

Implementasi teori 2 faktor dari Herzberg dapat menumbuhkan kepuasan kerja yang lebih tinggi dan mendorong keterlibatan yang lebih baik. Dengan memperhatikan 2 kebutuhan tersebut (motivator dan higienis), perguruan tinggi dapat membangun lingkungan yang mendukung peningkatan mutu, mendorong institusi untuk lebih unggul, adaptif, dan berdaya saing tinggi.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

Tantangan Era VUCA dan BANI

Saat ini perubahan lingkungan semakin bergejolak dan mengarah ke era VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) dan BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible). Di era tersebut, perguruan tinggi menghadapi tantangan yang semakin ambigu, kompleks dan sulit diprediksi. Kondisi yang tidak stabil ini dapat mengganggu kenyamanan kerja dari unit kerja, tenaga pengajar dan staf. Tentu saja bila tidak ada solusi, dapat berdampak langsung pada keberlanjutan pelaksanaan SPMI. Di sinilah peran teori 2 faktor Herzberg memberikan panduan penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif secara psikologis maupun profesional.

Faktor higienis atau faktor pemelihara dalam teori Herzberg, seperti kebijakan kerja yang adil, kondisi kerja yang menyenangkan, dan stabilitas karier, sangat diperlukan untuk menghadapi ketidakpastian era VUCA dan BANI. Institusi dapat menyesuaikan kebijakan kerja dengan memperkuat stabilitas dan keamanan kerja bagi tim unit kerja, dosen dan staf. Kebijakan organisasi yang adil dan menarik membantu menjaga kenyamanan anggota organisasi, sehingga mereka “tetap dapat fokus” pada peningkatan mutu.

Herzberg menjeleskan bahwa faktor higienis (faktor pemelihara) tidak langsung menciptakan motivasi intrinsik, namun tetap penting untuk mencegah ketidakpuasan kerja.

Di era BANI, di mana kecemasan (Anxious) menjadi hal sering terjadi, faktor-faktor higienis ini berperan besar dalam menciptakan lingkungan yang stabil dan mendukung. Dengan adanya stabilitas lingkungan organisasi, unit kerja, dosen dan staf akan lebih tenang dalam menghadapi dinamika perubahan yang sering terjadi.

Pemenuhan faktor higienis yang tepat membantu perguruan tinggi meminimalkan risiko ketidakpuasan dan menciptakan rasa aman bagi tenaga kerja. Dalam lingkup SPMI, perguruan tinggi juga dapat memberikan dukungan profesional yang berkelanjutan dan menyesuaikan kebijakan SPMI sesuai kebutuhan perubahan. Sehingga, institusi dapat menjaga motivasi staf SDM secara lebih efektif di tengah kondisi yang sulit diprediksi.

Implementasi teori 2 faktor Herzberg dalam lingkungan VUCA dan BANI menunjukkan bahwa stabilitas di tingkat higienis adalah strategi penting. Walau faktor higienis tidak menambah motivasi intrinsik, namun membantu menciptakan lingkungan yang kondusif bagi penguatan SPMI, memastikan perguruan tinggi mencapai keunggulan mutu di tengah tantangan lingkungan yang uncertainty, kompleks dan beragam.

Baca juga: Transformatif SPMI: Kunci Bertahan di Era BANI

SPMI dan Motivasi Intrinsik

Selain faktor higienis (faktor pemelihara), Herzberg juga menekankan pentingnya faktor motivator untuk membangun motivasi intrinsik. Dalam konteks SPMI, faktor motivator ini sangat berperan dalam implementasi siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan standar SPMI). Perguruan tinggi perlu memperkuat faktor ini untuk mendorong motivasi dan keterlibatan unit kerja, dosen dan staf secara lebih mendalam.

Pada tahap penetapan standar (dalam PPEPP), melibatkan semua unit kerja dalam proses perumusan standar mutu dan kebijakan akademik dapat “meningkatkan rasa memiliki” terhadap tujuan yang ditetapkan. Ketika unit kerja merasa terlibat dalam penetapan standar, mereka akan memiliki tanggung jawab yang lebih besar. Menurut Frederick Herzberg, pencapaian (achievement) dan tanggung jawab merupakan motivator kuat yang mendorong unit kerja untuk bekerja dengan lebih baik dan terarah.

Selanjutnya, pada tahap pelaksanaan (dalam PPEPP), memberikan tanggung jawab kepada tim unit kerja untuk mengimplementasikan standar mutu, dapat menumbuhkan rasa puas terhadap pekerjaan mereka. Ketika mereka diberi kebebasan untuk menjalankan standar, kepuasan kerja akan meningkat seiring dengan kepercayaan yang telah diberikan. Rasa tanggung jawab (responsibility) yang tinggi ini dapat memperkuat motivasi intrinsik.

Pengakuan (recognition) juga menjadi elemen penting dalam menumbuhkan motivasi kerja yang kuat. Memberikan penghargaan atau apresiasi kepada unit kerja yang berhasil mencapai atau bahkan melampaui standar SPMI. Unit kerja dan dosen yang berhasil berinovasi dalam pengajaran dan penelitian, memperoleh penghargaan yang nyata. Herzberg menjelaskan bahwa pengakuan (recognition) adalah elemen motivator penting yang dapat mendorong kepuasan kerja secara signifikan.

Pada akhirnya, implementasi teori 2 faktor dari Herzberg dalam SPMI memungkinkan perguruan tinggi untuk membangun lingkungan yang mendukung motivasi intrinsik. Prestasi, penghargaan dan pengakuan terhadap kontribusi unit kerja, tidak hanya meningkatkan motivasi dan keterlibatan, namun juga memicu pencapaian standar SPMI yang lebih tinggi.

Baca juga: SPMI: “Satu Kali Dayung, Dua Tiga Pulau Terlampaui”

Sinergi SPMI dan Teori Dua Faktor

Herzberg menjelaskan bahwa “faktor motivasi dan higienis” saling melengkapi satu dengan lainnya dalam menumbuhkan kepuasan dan ketahanan kerja. Dalam konteks SPMI, kedua faktor tersebut dapat dioptimalkan secara sinergis untuk membangun motivasi, komitmen dan keterlibatan penuh dalam siklus PPEPP. Hal ini menjadi fondasi utama bagi pencapaian mutu di perguruan tinggi.

Pada tahap evaluasi dan pengendalian (dalam PPEPP), dukungan perguruan tinggi berupa akses ke sumber daya yang memadai serta kebijakan yang transparan berfungsi sebagai faktor higienis yang penting. Faktor ini memastikan bahwa segenap tim kerja merasa didukung dan dilindungi, hal ini sangat diperlukan untuk stabilitas kerja mereka.

Dengan adanya kebijakan yang adaptif, rasa aman dapat dipertahankan. Ketika kebutuhan SDM diperhatikan, potensi ketidakpuasan dapat diminimalkan, sehingga pelaksanaan siklus SPMI berjalan lebih produktif. Kebijakan yang adaptif ini memastikan bahwa standar SPMI dapat dipenuhi meskipun di tengah kondisi yang penuh gejolak era VUCA dan BANI.

Selanjutnya, pada tahap peningkatan (dalam PPEPP), perguruan tinggi dapat memperkuat motivasi intrinsik tim kerja (pimpinan, dosen dan staf) dengan memberikan pengakuan atas kontribusi mereka. Penghargaan (recognition) atas keberhasilan dalam meningkatkan standar SPMI dapat mendorong motivasi intrinsik.

Implementasi teori dua faktor dari Herzberg dalam SPMI memungkinkan institusi menghadapi tantangan era VUCA dan BANI dengan menciptakan lingkungan kerja yang stabil dan berorientasi pada pencapaian mutu. Integrasi faktor motivator dan higienis dapat menghasilkan sistem mutu yang lebih responsif terhadap kebutuhan SDM. Hal ini bila dilaksanakan dengan baik, dapat berkontribusi pada pencapaian standar SPMI, dan menjadikan perguruan tinggi lebih unggul dan kompetitif. Stay Relevant!

Baca juga: SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Referensi

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
2. Herzberg, F. (1968). Work and the Nature of Man. Cleveland: World Publishing Company.
3. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
4. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
5. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2022). Organizational Behavior (18th ed.). Pearson.

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

SPMI Tanpa Visualisasi? Saatnya Perguruan Tinggi Berubah!

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pendahuluan

Penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di institusi perguruan tinggi kini menjadi kebutuhan mendesak yang tidak bisa ditawar lagi. Dalam era pendidikan tinggi yang semakin dinamis dan penuh gejolak (Era VUCA dan BANI), perguruan tinggi harus terus meningkatkan standar mutu mereka agar unggul dan tidak tertinggal. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 53 Tahun 2023, Pasal 68 ayat 1, SPMI mencakup lima tahapan siklus, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan, atau sering disingkat dengan sebutan siklus PPEPP.

Kelima tahapan siklus PPEPP ini didesain untuk menumbuhkan keteraturan, meningkatkan akuntabilitas, serta membangun mutu perguruan tinggi secara holistik. Melalui implementasi siklus PPEPP secara teratur, perguruan tinggi diharapkan mampu mengelola mutu institusi secara berkesinambungan. Namun, faktanya, banyak perguruan tinggi masih menghadapi permasalahan dalam menjalankan setiap siklus ini dengan efektif. Tantangan utama sering kali muncul dalam aspek “pengendalian” dan “peningkatan” mutu (dalam PPEPP) yang berkelanjutan (kaizen).

Problematik lain, institusi perguruan tinggi tertentu kerap terjebak dalam budaya formalitas prosedural. SPMI dijalankan “sekedar ada dokumen”, tanpa berfokus pada “impact” nyata dalam operasional, kegiatan akademik dan non akademik. Pelaksanaan SPMI sering kali terbatas pada semangat pemenuhan dokumen dan laporan formal semata. Situasi ini sering kali menyebabkan SPMI tidak memberi dampak “substansi” terhadap perbaikan mutu yang dicita-citakan bersama. Dampak negatifnya, SPMI yang seharusnya menjadi tools dalam membangun mutu justru terkesan kaku dan kurang berfungsi secara optimal.

Inilah alasan utama mengapa process mapping dapat memainkan peran yang sangat penting. Robert Damelio, dalam bukunya The Basics of Process Mapping (1996), menjabarkankan bahwa visualisasi alur kerja yang sistematis sangat bermanfaat bagi organisasi untuk mengenali aliran proses secara keseluruhan (holistik). Visualisasi ini membantu organisasi, termasuk institusi perguruan tinggi, untuk mengidentifikasi tantangan-tantangan dan mengungkap peluang perbaikan yang sebelumnya sulit diidentifikasi.

Melalui process mapping yang tepat, perguruan tinggi dapat melihat dengan jelas “big picture”, bagaimana setiap proses berinteraksi dan di mana letak masalah / hambatan yang mungkin dapat muncul.

Alur kerja (flow chart) yang divisualisasikan, memungkinkan institusi untuk lebih memahami aspek operasional day to day, bukan sekadar administratif belaka. Kelebihan ini menjadikan process mapping sebagai metode yang menarik untuk memperkuat efektivitas SPMI.

Permendikbudristek no 53 tahun 2023 adalah momentum penting untuk mengubah cara pandang terhadap SPMI. Dengan memanfaatkan konsep process mapping dan metode visualisasi proses, perguruan tinggi tidak hanya fokus pada pemenuhan dokumen dan laporan saja, namun juga dapat lebih berorientasi pada “result” dan peningkatan mutu yang nyata. Inilah saatnya perguruan tinggi bertransformasi, beradaptasi dan menumbuhkan SPMI yang lebih inovatif, berbasis data, dan berkelanjutan.

Baca juga: Transformatif SPMI: Kunci Bertahan di Era BANI

Visualisasi sebagai “Pendorong Mutu”

Pada tahap penetapan standar (P) dalam SPMI, process mapping membantu perguruan tinggi merancang “peta proses kerja” yang lengkap. Peta proses ini mencakup berbagai kegiatan akademik dan non akademik, termasuk administratif, yang relevan dengan tantangan mutu pendidikan.

Melalui visualisasi, tim pelaksana dapat melihat alur proses secara keseluruhan (big picture) dan memastikan setiap langkahnya berjalan sesuai standar yang diharapkan (berisi 5 W dan 1 H).

Visualisasi alur kerja (process mapping), membantu manajemen (rektor, dekan, kaprodi) memahami keterkaitan antar-fungsi dalam organisasi. Selain itu, juga membantu untuk menghitung kebutuhan sumber daya (resources), serta jalur komunikasi yang diperlukan. Dengan demikian, setiap bagian (unit kerja) dalam setiap proses dapat berjalan lebih terintegrasi dan terkoordinasi. Peluang ini juga memberi kesempatan bagi institusi untuk mengidentifikasi titik-titik kritis (key success factors) yang perlu mendapat perhatian lebih besar dalam pelaksanaannya.

Keuntungan lain, process mapping juga tidak hanya membantu memetakan prosedur; metode ini juga dapat membuka peluang untuk mengidentifikasi risiko potensial yang mungkin timbul di berbagai titik-titik proses (manajemen resiko). Contoh, dalam proses penerimaan mahasiswa baru (PMB), pemetaan alur kerja memungkinkan institusi mengantisipasi hambatan-hambatan yang mungkin dapat terjadi dan mempersiapkan langkah-langkah mitigasi yang diperlukan.

Pada tahap pelaksanaan standar (P), process mapping mendukung institusi untuk mengkoordinasikan dan memantau pelaksanaan kegiatan secara terperinci dan sistematis.

Karena SPMI melibatkan kolaborasi antar-unit, peta proses yang telah dibuat menyediakan gambaran peran dan tanggung jawab setiap unit dengan jelas. Dengan peta yang terstruktur, risiko tumpang tindih (overlap) atau keterlambatan dalam pelaksanaan program mutu dapat dikurangi /dicegah.

Secara umum, process mapping memberi panduan yang kuat, berfungsi sebagai “peta jalan” yang memastikan setiap langkah teridentifikasi dengan baik. Pendekatan ini memungkinkan institusi untuk mencapai target mutu secara efektif dan efisien, sekaligus mengoptimalkan penggunaan resources yang ada.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

Process Mapping sebagai alat untuk “Kaizen”

Pada tahap evaluasi pemenuhan standar (E) dalam SPMI, process mapping menyediakan panduan untuk melakukan avaluasi mendalam terhadap kinerja proses. Evaluasi ini berguna untuk menilai efektivitas pelaksanaan, memastikan setiap langkah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Dengan adanya peta proses, perguruan tinggi dapat lebih mudah mengidentifikasi aspek-aspek mana saja yang perlu diperbaiki (tindakan korektif)

Visualisasi alur kerja yang disediakan melalui process mapping membantu institusi menilai kinerja secara visual. Kondisi ini memungkinkan identifikasi dini terhadap elemen-elemen yang membutuhkan tindakan koreksi. Keunggulan visualisasi, perguruan tinggi dapat segera memprediksi dan mengatasi kekurangan sebelum masalah tersebut berkembang lebih lanjut.

Keunggulan lain, process mapping juga bermanfaat sebagai alat untuk membandingkan antara perencanaan awal dengan hasil aktual dari proses yang berjalan (fungsi kontrol). Kondisi ini memberi institusi perguruan tinggi dasar yang kuat untuk melakukan mengevaluasi. Proses ini mendukung dan memudahkan pengambilan keputusan, agar lebih akurat berdasarkan data nyata.

Pada tahap pengendalian (P), process mapping berperan krusial dalam merancang mekanisme kontrol yang lebih efektif. Damelio dalam bukunya menjelaskan bahwa visualisasi alur kerja memungkinkan penetapan tahapan titik-titik kontrol yang kritis. Hal ini sangat relevan pada proses-proses penting yang berdampak pada mutu pendidikan, seperti proses belajar mengajar, penilaian akademik dan lain-lain.

Dalam konteks SPMI, menetapkan titik kontrol kritis ini, penting untuk memastikan mutu pendidikan terjaga dengan baik, terutama pada area-area yang berisiko tinggi. Dengan adanya panduan visual yang holistik, perguruan tinggi dapat mencegah risiko dan mempertahankan mutu melalui fungsi kontrol yang konsisten.

Tahap peningkatan (P) dalam PPEPP adalah “inti” dari SPMI, terjadinya proses perbaikan standar yang dilakukan secara terus menerus. Process mapping memainkan peran vital dalam pembantu terlaksananya tahap Peningkatan (P). Setelah evaluasi dan pengendalian, “pemetaan yang diperbarui secara berkala” memberikan gambaran menyeluruh tentang area-area mana saja yang memerlukan peningkatan. Hal ini mendukung perbaikan berkelanjutan (kaizen) dan proses inovasi dalam sistem pendidikan tinggi.

Baca juga: SPMI: “Satu Kali Dayung, Dua Tiga Pulau Terlampaui”

Contoh proses mapping dalam bentuk visualisasi

Berikut adalah contoh visualisasi sederhana untuk proses PMB (penerimaan mahasiswa baru). Dengan menggunakan diagram alur (flowchart), manajemen dapat menjelaskan tahap-tahap utama dalam proses PMB. Dalam diagram ini, setiap tahap (steps) diilustrasikan secara runtut untuk membantu memahami alur kerja.

Inilah contoh visualisasi alur kerja process mapping untuk proses penerimaan mahasiswa baru. Diagram ini menunjukkan alur kerja mulai dari proses registrasi online hingga proses daftar ulang. Langkah-langkah utama adalah sebagai berikut:

1. Registrasi Online
2. Verifikasi Dokumen
3. Ujian Masuk
4. Pengumuman Kelulusan
5. Daftar Ulang

Setiap langkah saling terhubung melalui arah membaca dari kiri ke kanan. Arah dari kiri ke kanan menunjukkan urutan proses yang jelas dan aliran kerja yang sistematis. Visualisasi ini membantu tim kerja di perguruan tinggi dalam memahami keseluruhan proses, mengidentifikasi potensi hambatan, dan mengoptimalkan efisiensi di setiap tahap. Adapun bentuk-bentuk desain visualisasi tentu ada beberapa model bentuk, ada bebrapa aplikasi software yang dapat membantu pembuatan desain visualisasi, misalnya dengan Visio atau Canva.

Baca juga: SPMI & Fenomena ‘Knowledge Hoarding’ di Kampus

Transformasi Budaya Mutu melalui Process Mapping

Secara umum dapat disimpulkan, penerapan process mapping dalam kerangka SPMI (PPEPP) menjadi pendekatan strategis yang mampu mendorong peningkatan efisiensi dan budaya mutu di institusi perguruan tinggi.

Visualisasi “proses bisnis” memungkinkan perguruan tinggi untuk memetakan alur kerja dengan jelas dan runtut. Hal ini membantu unit kerja untuk memahami fungsi, kontribusi dan peran mereka dalam mencapai standar mutu yang lebih baik.

Peta proses yang jelas dan transparan membantu proses “integrasi” berbagai pihak dalam satu pemahaman utuh tentang alur kerja. Dengan keterlibatan seluruh unit kerja, perguruan tinggi dapat membangun pemahaman bersama mengenai kontribusi masing-masing terhadap capaian mutu secara holistik. Hal ini membangun motivasi dan “keterhubungan” (integrasi) antara semua elemen dalam organisasi.

Sejalan dengan paparan Robert Damelio, dalam bukunya The Basics of Process Mapping (1996) process mapping memberi perguruan tinggi kemampuan untuk melihat kontribusi setiap proses secara utuh dan lengkap. Kondisi ini memastikan bahwa setiap tahap dalam alur kerja memberikan kontribusi nyata bagi peningkatan mutu. Melalui pemetaan proses, perguruan tinggi dapat melihat jalur perbaikan yang konkret dan mengefektifkan aliran kerja yang ada.

Pendekatan process mapping juga menjadi salah satu “solusi inovatif” bagi perguruan tinggi untuk memperkuat sistem penjaminan mutu. Dengan metode visualisasi proses bisnis, perguruan tinggi memiliki alat efektif untuk memperbaiki dan meningkatkan daya saing institusi. Proses ini mendukung kesiapan perguruan tinggi dalam menghadapi tantangan mutu di era pendidikan yang semakin kompetitif.

Melalui penerapan process mapping yang optimal, institusi tidak hanya meningkatkan capaian akreditasi, namun juga dapat membangun komitmen bersama menuju mutu pendidikan yang berkelanjutan. Transformasi besar ini memungkinkan perguruan tinggi menjadi institusi yang tidak hanya berdaya saing tinggi, namun juga tetap relevan dalam persaingan global. Stay Relevant!

Baca juga: SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Referensi

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
2. Damelio, R. (1996). The Basics of Process Mapping. Productivity Press.
3. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
4. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
5. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2022). Organizational Behavior (18th ed.). Pearson.

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Motivasi dan SPMI: Mengapa Keduanya Tak Terpisahkan

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Mutu Pendidikan: Apakah Kebutuhan?

Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi merupakan langkah strategis untuk meningkatkan mutu pendidikan di Indonesia. SPMI dirancang untuk memastikan bahwa setiap aspek-aspek pendidikan, termasuk proses pembelajaran, kurikulum dan hasil evaluasi, memenuhi standar yang ditetapkan. Hal ini sangat penting untuk menjamin mutu pendidikan yang ditawarkan kepada mahasiswa.

Kita semua maklum bahwa implementasi SPMI tidak hanya fokus pada aspek administratif dan teknis saja, namun juga harus mempertimbangkan “aspek motivasi” yang memberi dampak dan mempengaruhi semua pemangku kepentingan di perguruan tinggi.

Pimpinan, dosen, mahasiswa, dan staf administrasi memiliki peran krusial dalam mendukung keberhasilan SPMI. Motivasi mereka sangat berpengaruh terhadap partisipasi dan komitmen dalam proses peningkatan mutu pendidikan.

Dalam konteks ini, teori motivasi dari Abraham Maslow memberikan perspektif yang menarik untuk memahami bagaimana kebutuhan individu (need) dapat dipenuhi dalam lingkungan akademik. Dengan memenuhi kebutuhan berdasarkan hierarki Maslow, perguruan tinggi dapat menciptakan lingkungan yang mendukung pertumbuhan dan perkembangan semua pemangku kepentingan, sehingga kondisi ini “dapat meningkatkan efektivitas implementasi SPMI”.

Baca juga: Transformatif SPMI: Kunci Bertahan di Era BANI

SPMI dan Hierarki Kebutuhan Maslow

Teori motivasi Maslow mengelompokkan kebutuhan manusia (need) dalam lima tingkatan: fisiologis, rasa aman, sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri.

Dalam konteks implementasi SPMI, pemahaman tentang hierarki kebutuhan ini sangat penting untuk merumuskan strategi yang efektif dalam meningkatkan motivasi, partisipasi dan komitmen dari semua pihak di perguruan tinggi.

Kebutuhan fisiologis dan rasa aman (di perguruan tinggi) mencakup penyediaan fasilitas serta lingkungan kerja yang aman bagi dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa. Memastikan bahwa kebutuhan dasar (basic need) bisa terpenuhi menjadi langkah awal yang penting dalam menciptakan suasana akademik yang nyaman dan kondusif.

Dengan memenuhi kebutuhan dasar tersebut, institusi dapat mendorong individu untuk berkontribusi aktif dalam proses peningkatan mutu pendidikan. Kondisi yang ideal ini, menurut Maslow dapat meningkatkan motivasi dan partisipasi semua stakeholder, sehingga bersemangat untuk mendukung keberhasilan SPMI.

Baca juga: Mengapa Temuan Audit Sering Tak Ditindaklanjuti?

Membangun Komunitas Akademik

Kebutuhan sosial dan kebutuhan penghargaan merupakan kebutuhan yang ke 3 dan ke 4. Kebutuhan ini memainkan fungsi penting dalam membangun komunitas akademik yang kondusif. Oleh sebab itu, institusi perlu menciptakan lingkungan yang mendukung interaksi sosial dan kolaborasi antara dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa. Kegiatan seperti family gathering, outbound, seminar, lokakarya, dan diskusi kelompok menjadi sarana efektif untuk memenuhi kebutuhan sosial ini.

Pengakuan terhadap prestasi individu dan tim juga merupakan aspek penting dalam memenuhi kebutuhan yang ke 4 yaitu penghargaan. Memberikan penghargaan (recognisi) kepada dosen yang sukses menerapkan metode pengajaran interaktif atau mahasiswa yang berprestasi dalam pengabdian masyarakat dapat meningkatkan semangat, motivasi dan rasa percaya diri mereka.

Dengan memfasilitasi kegiatan-interaksi sosial dan memberikan pengakuan, perguruan tinggi tidak hanya memotivasi individu (tim) untuk berpartisipasi aktif, namun juga mendorong peningkatan mutu pendidikan secara holistik. Langkah ini penting untuk menciptakan komunitas akademik yang menyenangkan, inovatif dan produktif.

Baca juga: Audit Mutu Internal: Membaca yang Tak Terucap

Aktualisasi Diri: Kunci Peningkatan Mutu?

Kebutuhan ke 5 menurut teori Maslow adalah aktualisasi diri. Kebutuhan ini berada di puncak hierarki Maslow dan berkaitan dengan pencapaian potensi tertinggi dari individu. Dalam konteks SPMI, penting bagi institusi untuk memberikan kesempatan bagi dosen, tendik dan mahasiswa untuk mengeksplorasi minat dan bakat mereka.

Dukungan untuk penelitian skala internasional, kolaborasi dengan dunia usaha (industri), dan program pengembangan diri yang berkelanjutan merupakan langkah strategis untuk memenuhi kebutuhan aktualisasi diri ini. Dengan menyediakan sarana, fasilitas dan kesempatan tersebut, perguruan tinggi dapat mendorong individu untuk mencapai potensi terbaik mereka (aktualisasi diri).

Memenuhi kebutuhan aktualisasi diri tidak hanya dapat menghasilkan lulusan yang bermutu, namun juga menciptakan budaya akademik yang inovatif dan responsif terhadap perubahan. Ini sangat penting dalam menghadapi tantangan dan tuntutan dunia pendidikan yang terus berubah dengan cepat.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

Sinergi antara Kebijakan dan Motivasi

Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi harus melibatkan partisipasi semua stakeholder dan menciptakan mekanisme evaluasi yang transparan, sebagaimana diatur dalam Panduan SPMI yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi (2023).

Dengan mengintegrasikan teori motivasi Maslow dalam perencanaan dan pelaksanaan kebijakan SPMI, manajemen perguruan tinggi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi memperbaiki mutu pendidikan. Hal ini dapat terjadi karena institusi telah membantu mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan (need) individu di lingkungan akademik dan non akademik.

Keterlibatan aktif semua pihak (quality is everyone responsibility) dalam proses penjaminan mutu sangat penting untuk keberhasilan SPMI. Upaya ini juga sejalan dengan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, yang menekankan pentingnya integrasi, kolaborasi dan partisipasi dalam mencapai mutu pendidikan yang unggul.

Baca juga: SPMI: “Satu Kali Dayung, Dua Tiga Pulau Terlampaui”

Mengapa Motivasi dan SPMI Tak Terpisahkan?

Sebagai penutup, berikut catatan yang bisa diambil, hubungan antara pelaksanaan kebijakan SPMI dan teori motivasi Maslow menegaskan pentingnya “pendekatan holistik” dalam pengelolaan pendidikan tinggi.

Perguruan tinggi yang memahami dan merespons kebutuhan motivasi individu akan lebih efektif dalam menciptakan lingkungan yang mendukung proses pembelajaran dan pengembangan. Kondisi ini menjadi dasar untuk menghasilkan lulusan yang bermutu dan siap menghadapi tantangan di dunia kerja.

Implementasi SPMI “tidak cukup” hanya melibatkan aspek teknis dan administratif saja, namun juga aspek pengembangan manusia sebagai sumber daya utama dalam pendidikan. Dengan memberikan “perhatian penuh” pada kebutuhan motivasi setiap individu, institusi akan mendapatkan kemudahan dalam membangun budaya akademik yang inovatif dan produktif, dosen dan mahasiswa merasa dihargai dan termotivasi untuk berkontribusi secara maksimal.

Dalam perjalanan menuju peningkatan mutu pendidikan, penting bagi perguruan tinggi untuk menyadari bahwa motivasi dan proses penjaminan mutu “tidak dapat dipisahkan”.

Motivasi dan proses penjaminan mutu merupakan satu kesatuan yang holistik. Seperti yang dikatakan oleh Abraham Maslow, “Apa yang manusia dapat lakukan, mereka harus lakukan,” (What a man can be, he must be) menekankan bahwa potensi manusia dapat terwujud ketika kebutuhan mereka terpenuhi dan mereka merasa termotivasi. Individu yang termotivasi akan menjadi kekuatan dahsyat untuk memajukan SPMI secara holistik. Stay Relevant!

Baca juga: SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Pernyataan Metodologi:

“Dalam mengembangkan kerangka teori dan eksplorasi konsep awal, penulis menggunakan bantuan ChatGPT, model AI dari OpenAI, yang memberikan masukan dalam proses brainstorming dan merumuskan ide.”

Referensi

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
2. Maslow, A. H. (1943). A Theory of Human Motivation. Psychological Review, 50(4), 370-396.
3. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
4. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
5. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2022). Organizational Behavior (18th ed.). Pearson.

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Revolusi Mutu Perguruan Tinggi dan SPMI Digital

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) telah menjadi regulasi penting dalam menjaga dan meningkatkan mutu perguruan tinggi di Indonesia. Siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) memastikan bahwa standar mutu diterapkan secara berkelanjutan (kaizen), sehingga perguruan tinggi dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu sesuai dengan tuntutan zaman.

SPMI berperan penting dalam membantu perguruan tinggi menjaga konsistensi dalam mutu layanan pendidikan. Regulasi SPMI Pendidikan tinggi, diatur dalam Permendikbudristek no 53 tahun 2023 pasal 67 sampai dengan pasal 70.

Akan tetapi, dengan perubahan cepat dalam dunia pendidikan serta perkembangan teknologi digital, perguruan tinggi harus mengadopsi pendekatan baru yang lebih strategis.

Transformasi digital dalam SPMI bukan lagi sebuah pilihan, namun merupakan kebutuhan untuk tetap relevan dan kompetitif di era global.

Digitalisasi SPMI memungkinkan perguruan tinggi meningkatkan efisiensi, responsivitas, dan aksesibilitas layanan, yang berujung pada peningkatan mutu dan kepuasan mahasiswa. Melalui SPMI digital, perguruan tinggi tidak hanya mengadopsi teknologi dalam aspek administratif, namun juga dalam meningkatkan mutu pengajaran, pelayanan, penelitian serta interaksi dengan mahasiswa.

Keandalan dan Digitalisasi SPMI

Menurut temuan jurnal “Student Satisfaction and Retention: Impact of Service Quality and Digital Transformation” oleh Forid et al. (2022), dicatat bahwa “keandalan tetap menjadi pilar utama kepuasan mahasiswa, karena layanan yang andal secara langsung memengaruhi pengalaman pendidikan mereka.”

Dalam konteks SPMI digital, keandalan layanan pendidikan dan administrasi harus dipastikan melalui sistem digital yang terintegrasi dan dapat diandalkan. Digitalisasi di sini berperan penting dalam menjamin kecepatan dan akurasi layanan, mulai dari pendaftaran mahasiswa hingga penyediaan materi pembelajaran secara online.

Perguruan tinggi yang sukses menerapkan SPMI digital akan mampu memberikan pengalaman yang lebih baik bagi mahasiswa melalui layanan yang responsif dan terpercaya. Ini juga sejalan dengan temuan jurnal bahwa “pembeda dalam kepuasan mahasiswa adalah responsif dan kehandalan dalam layanan.” Layanan yang cepat tanggap terhadap keluhan, kebutuhan akademik, serta komunikasi yang lebih efisien akan memperkuat kepercayaan dan kepuasan mahasiswa.

Transformasi Digital: Bukan Pilihan!

Temuan dalam jurnal diatas juga menegaskan bahwa “transformasi digital bukan lagi sebuah kemewahan, tetapi sebuah keharusan untuk memenuhi harapan mahasiswa modern dan meningkatkan kepuasan mereka.” Perguruan tinggi yang gagal mengadopsi teknologi digital dalam SPMI akan tertinggal di belakang.

Sistem digital tidak hanya mempercepat proses administrasi, tetapi juga memungkinkan perguruan tinggi untuk memantau dan mengevaluasi mutu dengan data yang lebih tepat dan akurat.

Dalam era ini, layanan berbasis teknologi seperti platform LMS (e-learning), penggunaan big data untuk analisis kinerja akademik, serta aplikasi digital untuk komunikasi antara dosen dan mahasiswa menjadi sangat penting. Perguruan tinggi yang mampu memanfaatkan teknologi informasi (IT) akan dapat dengan cepat beradaptasi dan meningkatkan efektivitas proses PPEPP secara keseluruhan.

Personal vs Fungsional

Temuan jurnal berikutnya, “Empati, meskipun penting, tidak secara signifikan mempengaruhi kepuasan mahasiswa, mahasiswa lebih memprioritaskan aspek fungsional daripada aspek emosional dalam kualitas layanan.”

Hal diatas menandakan bahwa dalam implementasi SPMI digital, perguruan tinggi harus berfokus pada aspek fungsional, seperti efisiensi sistem dan kemudahan akses layanan, daripada terlalu menekankan interaksi emosional. Apa artinya empati dan keramahtamahan bila tidak diimbangi dengan aspek fungsional dari layanan digital yang ada.

Penguatan layanan digital yang mudah digunakan dan diakses kapan saja menjadi prioritas utama. Dengan mengoptimalkan aspek-aspek yang lebih fungsional, perguruan tinggi dapat meminimalisasi kesenjangan antara harapan mahasiswa dan layanan yang diterima, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan dan retensi mahasiswa.

Baca juga: SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Retensi dan Kepuasan: Membangun Loyalitas!

Jurnal diatas juga menemukan, “Retensi mahasiswa sangat terkait dengan kepuasan. Mahasiswa yang puas cenderung menyelesaikan studi dan mempromosikan institusi.”

Dalam konteks ini, SPMI digital tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan mutu akademik, namun juga mempertahankan mahasiswa dan meningkatkan reputasi perguruan tinggi. Mahasiswa yang puas dengan sistem pendidikan berbasis digital akan lebih loyal dan cenderung menyelesaikan studi dengan baik.

SPMI digital juga membuka peluang bagi perguruan tinggi untuk membangun komunitas alumni yang kuat dan proaktif, yang dapat berkontribusi pada pertumbuhan institusi di masa yang akan datang.

Revolusi SPMI Melalui Digitalisasi

Melalui integrasi SPMI digital, perguruan tinggi dapat memanfaatkan teknologi untuk menciptakan layanan yang lebih responsif dan andal, sesuai dengan tuntutan mahasiswa modern. Digitalisasi SPMI memberikan perguruan tinggi kemampuan untuk menghadirkan layanan pendidikan yang lebih cepat, tepat, dan mudah diakses, baik dari segi administrasi maupun pembelajaran. Kecepatan dan keandalan dalam pelayanan sangat penting karena berkontribusi langsung terhadap kepuasan mahasiswa. Pengelolaan berbasis digital ini memastikan perguruan tinggi lebih efisien dalam memantau dan mengelola mutu pendidikan mereka.

Transformasi digital, seperti yang dikemukakan dalam temuan Forid et al. (2022), memiliki dampak yang signifikan dalam meningkatkan kepuasan mahasiswa dan memperkuat daya saing perguruan tinggi di tingkat global. Teknologi memungkinkan universitas untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa yang semakin digital-savvy dan mengharapkan pengalaman pendidikan yang lebih modern. Hal ini juga memungkinkan perguruan tinggi untuk berinovasi dalam metode pembelajaran dan administrasi, yang pada akhirnya mendukung efektivitas SPMI dan meningkatkan reputasi mereka di kancah internasional.

Di era digital, kualitas layanan bukan hanya soal pencapaian standar, tetapi soal menciptakan keunggulan kompetitif yang baru.

Dengan SPMI digital, perguruan tinggi dituntut tidak hanya sekedar melaksanakan standar SPMI, namun juga menetapkan standar baru yang lebih tinggi untuk pendidikan berkelanjutan.

Transformasi ini tidak hanya memastikan perguruan tinggi mampu bersaing di era global, tetapi juga memberikan fondasi bagi inovasi yang mendukung keberlanjutan dan relevansi pendidikan di masa depan. Stay Relevant!

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Integrasi Konsep McKinsey 7S untuk Penguatan SPMI

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan framework penting dalam menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan di perguruan tinggi.

Menurut Permendikbudristek 53 tahun 2023, dalam pasal 68 ayat 1, diatur tentang implementasi siklus PPEPP.

Melalui siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan), SPMI memungkinkan perguruan tinggi untuk menyesuaikan proses pendidikan sesuai dengan standar minimal yang ditetapkan oleh pemerintah. Siklus ini memastikan bahwa institusi secara berkelanjutan memantau dan memperbaiki kinerja pendidikan, menciptakan standar mutu yang konsisten dan terukur.

Namun, di tengah tantangan global yang terus berkembang seperti kemajuan teknologi dan perubahan kebutuhan pasar tenaga kerja, perguruan tinggi dituntut untuk lebih adaptif.

Sistem mutu yang hanya memenuhi standar statis tidak lagi cukup; diperlukan kemampuan dinamis untuk merespons perubahan eksternal dengan cepat.

Dalam konteks ini, integrasi McKinsey 7S Model menawarkan pendekatan yang relevan untuk memperkuat SPMI. Model ini memberikan panduan yang komprehensif untuk menyelaraskan tujuh elemen kunci dalam organisasi, yaitu struktur, strategi, sistem, staf, keterampilan, gaya, dan nilai bersama, sehingga perguruan tinggi dapat secara fleksibel menyesuaikan diri dengan lingkungan yang terus berubah.

McKinsey 7S Model adalah kerangka kerja yang digunakan secara luas untuk membantu organisasi mengelola perubahan dengan menyelaraskan tujuh elemen utama: struktur, strategi, sistem, staf, keterampilan, gaya, dan nilai bersama.

Dalam konteks perguruan tinggi, model Mc kinsey 7S menjadi sangat relevan karena setiap elemen tersebut harus bekerja bersama secara sinergis untuk memastikan keberhasilan implementasi SPMI. Pendekatan ini memungkinkan perguruan tinggi untuk mengelola perubahan internal yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis dengan lebih efektif.

Dengan melakukan evaluasi dan penyesuaian terus-menerus terhadap elemen-elemen 7S, perguruan tinggi dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal, seperti perkembangan teknologi, perubahan regulasi dan kebutuhan pasar kerja. Hal ini memastikan bahwa upaya peningkatan mutu pendidikan tinggi tidak hanya memenuhi standar SPMI yang ditetapkan, tetapi juga memperkuat daya saing perguruan tinggi dalam menghadapi tantangan perubahan zaman.

Menyesuaikan 7S

Konsep McKinsey 7S telah terbukti efektif dalam membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan lingkungan, seperti yang dijelaskan dalam jurnal “Implementing McKinsey 7S Model of Organizational Diagnosis and Planned Change, Best Western Italy Case Analysis” yang diterbitkan dalam Journal of International Business and Management (JIBM). DOI: https://doi.org/10.37227/JIBM-2021-09-1438

Studi kasus di Best Western Italy menunjukkan bahwa perusahaan tersebut berhasil mengelola perubahan organisasi (managing change) dengan menyesuaikan setiap elemen dalam model 7S.

Jurnal diatas menekankan bahwa perubahan yang berhasil hanya dapat terjadi ketika semua elemen organisasi—struktur, strategi, sistem, staf, keterampilan, gaya, dan nilai bersama—“berfungsi secara harmonis”​.

Dalam konteks perguruan tinggi, penerapan konsep 7S juga diperlukan untuk memperkuat Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Struktur organisasi perguruan tinggi harus dirancang agar mendukung pelaksanaan strategi mutu yang telah ditetapkan. Misalnya, pembagian peran dan tanggung jawab antara fakultas, departemen, dan unit pendukung harus dikelola dengan baik untuk mencapai tujuan strategis secara efektif.

Sejauh mana pola sentralisasi dan desentralisasi organisasi dibangun agar iklim inovatif dapat terwujud. Sejauh mana sinkronisasi dan integrasi pekerjaan dapat dibangun agar tercapai sinergi yang optimal.

Selain itu, sistem penilaian dan evaluasi di perguruan tinggi harus dirancang sedemikian rupa agar memberikan informasi yang akurat dan relevan kepada para stakeholder (pemangku kepentingan).

Dengan sistem evaluasi yang tepat, perguruan tinggi dapat lebih cepat melakukan perbaikan untuk memastikan bahwa peningkatan mutu pendidikan dapat dilakukan secara tepat waktu dan terukur.

Nilai bersama (shared values) dalam organisasi, seperti yang diuraikan dalam jurnal JIBM, memainkan peran penting dalam memfasilitasi perubahan. Di perguruan tinggi, nilai-nilai seperti inovasi, komitmen terhadap keunggulan akademik, dan inklusivitas harus terus diperkuat. Nilai-nilai ini menciptakan budaya perguruan tinggi yang mendukung keberhasilan implementasi SPMI.

Budaya organisasi yang dipandu oleh nilai-nilai bersama ini tidak hanya memastikan keberhasilan perubahan, tetapi juga memberikan arah bagi setiap langkah dalam pengelolaan mutu di perguruan tinggi. Dengan demikian, nilai bersama (shared values) menjadi pusat dari perubahan yang berkelanjutan, memastikan setiap elemen berfungsi secara sinergis.

Dalam lingkungan pendidikan tinggi yang semakin kompleks, penyesuaian terhadap elemen 7S menjadi kunci penting untuk menjaga fleksibilitas dan keberlanjutan mutu. Dengan mengintegrasikan konsep 7S ke dalam SPMI, perguruan tinggi berpeluang memastikan keberhasilan mereka dalam menghadapi tantangan masa depan.

Evaluasi dan Adaptasi

Agar perguruan tinggi tetap unggul, relevan dan kompetitif, evaluasi berkelanjutan terhadap elemen-elemen dalam McKinsey 7S sangat penting. Lingkungan pendidikan tinggi terus berkembang, sehingga perguruan tinggi harus terus menilai dan menyesuaikan staf (staff), keterampilan (skills), serta gaya kepemimpinan (style) mereka.

Staf akademik dan administratif harus memiliki keterampilan yang sesuai dengan perkembangan zaman, baik dalam hal pengajaran, penelitian, pengabdian, maupun administrasi.

Selain keterampilan (skills), gaya kepemimpinan (style) di perguruan tinggi juga harus mendukung proses manajemen (systems) yang inovatif dan fleksibel. Pemimpin perguruan tinggi harus mampu berperan sebagai agen perubahan (change agent) yang mendorong budaya inovatif dan lingkungan akademik yang dinamis. Dengan gaya kepemimpinan yang “proaktif dan responsif”, perguruan tinggi akan lebih siap menghadapi perubahan lingkungan eksternal dan memperkuat implementasi SPMI.

Proses evaluasi yang terus-menerus terhadap elemen-elemen McKinsey 7S tidak hanya membantu perguruan tinggi beradaptasi dengan perubahan, tetapi juga memastikan setiap elemen mendukung tujuan strategis perguruan tinggi (pencapaian visi dan misi). Evaluasi yang berkelanjutan memungkinkan setiap elemen, seperti staf, keterampilan, dan sistem, untuk tetap relevan dengan kebutuhan institusi.

Evaluasi terhadap staf mencakup penilaian kompetensi dalam menghadapi perubahan teknologi dan metodologi pengajaran baru. Perguruan tinggi harus menyediakan pelatihan yang memadai untuk memastikan bahwa staf memiliki keterampilan yang relevan dengan perkembangan terkini.

Lebih jauh lagi, keterampilan manajemen (skills) juga harus dinilai secara berkala untuk memastikan bahwa sistem dan proses yang dijalankan dapat mendukung implementasi strategi secara efektif. Keterampilan ini penting dalam menghadapi perubahan kebijakan pendidikan, perkembangan teknologi, dan tuntutan pasar tenaga kerja.

Seperti yang diuraikan dalam jurnal diatas, evaluasi berkelanjutan terhadap elemen-elemen organisasi membantu menjaga fleksibilitas dan ketangguhan dalam menghadapi tantangan masa depan​.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

Integrasi 7S untuk Penguatan SPMI

Integrasi McKinsey 7S Model ke dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) memberikan perguruan tinggi alat (tools) yang cukup handal untuk menghadapi tantangan global.

Evaluasi dan adaptasi terus-menerus terhadap elemen-elemen kunci seperti struktur, strategi, sistem, staf, keterampilan, gaya kepemimpinan, dan nilai bersama (shared values) menjadi kunci keberhasilan dalam menjaga mutu pendidikan.

Dalam dunia pendidikan yang semakin dinamis, perguruan tinggi tidak hanya dituntut untuk memenuhi standar SPMI yang ada, tetapi juga perlu membangun kapabilitas internal yang tangguh.

Sebagaimana diuraikan dalam jurnal “Implementing McKinsey 7S Model of Organizational Diagnosis and Planned Change, Best Western Italy Case Analysis”, penerapan 7S membantu organisasi tetap relevan di tengah perubahan.

Jurnal diatas menjelaskan bagaimana Best Western Italy berhasil melakukan perubahan signifikan dengan menyesuaikan setiap elemen organisasi agar berjalan selaras. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan elemen-elemen internal secara sinergis sangat penting untuk menghadapi tantangan organisasi di masa depan​.

Dalam konteks perguruan tinggi, evaluasi terhadap elemen-elemen seperti staf (staff) dan keterampilan (skills) sangat diperlukan untuk memastikan mereka tetap relevan dengan perkembangan terbaru di bidang pendidikan, teknologi, dan riset.

Perguruan tinggi harus memastikan bahwa sistem (systems) dan struktur organisasi (structure) dapat mendukung inovasi dan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk menjawab tuntutan zaman. Penyesuaian ini tidak hanya memastikan keberlanjutan mutu, tetapi juga memperkuat kapabilitas institusi untuk tetap kompetitif.

Nilai bersama (shared values) dan budaya organisasi juga memainkan peran sentral dalam memastikan keberhasilan SPMI. Nilai-nilai seperti komitmen terhadap inovasi, kolaborasi, dan keunggulan akademik harus terus dijaga dan diperkuat. Nilai ini menciptakan landasan moral yang kuat dan memotivasi seluruh pemangku kepentingan untuk bekerja menuju tujuan yang sama dalam meningkatkan mutu pendidikan.

Dengan demikian, integrasi McKinsey 7S Model tidak hanya membantu perguruan tinggi memenuhi standar, tetapi juga membangun kapabilitas yang tangguh dan fleksibel untuk menghadapi masa depan.

“Untuk berhasil dalam dunia yang terus berubah, perguruan tinggi tidak cukup hanya memenuhi standar SPMI; namun mereka harus menciptakan standar-standar baru untuk layanan pendidikan terbaik, McKinsey 7S model dapat menjadi toolnya” Stay Relevant!

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan